Облік в бюджетних установах і організаціях та щорічна інвентарізація
На початку сьогоднішньої новини, вважаємо за потрібне одразу розібрати саме поняття "інвентаризація".
Так, інвентаризація - це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану, оцінка активів та зобов'язань (майно, вкладення підприємства в статутні фонди інших підприємств, розрахунки з дебіторами та кредиторами) підприємства.
На законодавчому рівні визначені випадки, за наявності яких проведення інвентаризації носить обов'язковий характер. Такими є:
- передача майна в оренду, викуп, продаж, перетворення державного або муніципального унітарного підприємства;
- перед складанням річної бухгалтерської звітності;
- зміна матеріально відповідальних осіб;
- виявлення фактів розкрадання, зловживання або псування майна;
- стихійне лихо, пожежа або інші надзвичайні ситуації, викликані надзвичайними умовами;
- реорганізація або ліквідація організації.
Тепер, обговоримо обов’язковість річної інвентаризації.
Сама інвентаризація активів і зобов’язань - це передбачений законом спосіб перевірки останніх, а також -документальне підтвердження, необхідне для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Про це говорить пункт 6 статті 145 Господарського кодексу та пункт 1 статті 10 Закону від 16.07.99 р. N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі за текстом - Закон N 996).
Як і зазначено у попередньому абзаці - в ході інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку. Тому проведення інвентаризації є обов’язковим перед складанням річної фінзвітності. Останнє передбачено частиною 1 ст. 10 Закону N 996, пунктом 7 розділу І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. N 879 (далі - Положення N 879) та пунктом 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 р. N 419.
На підставі зазначених норм щорічно всі підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію своїх активів і зобов’язань.
За пунктом 6 розділу 1 Положення N 879 - річна інвентаризація має бути суцільною. Це означає, що інвентаризацією охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, у тому числі предмети, які передано у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві незалежно від технічного стану. Перевірці також підлягають активи та зобов’язання, які обліковуються на позабалансових рахунках, зокрема цінності, що не належать підприємству, але тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі), умовні активи та зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи.
Хто проводить інвентаризацію?!
З метою проведення інвентаризації на підприємстві створюється, шляхом видання наказу, розпорядження керівника тощо, спеціальна інвентаризаційна комісія (п. 1 розд. ІІ Положення N 879). В зазначеному розпорядчому документі також затверджуються об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації (п. 3 розд. ІІ Положення N 879).
У склад інвентаризаційної комісії потрібно включити:
- представників апарату управління підприємства;
- працівників бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності - фізичної особи, яка здійснює ведення бухгалтерського обліку на підприємстві на договірних засадах);
- досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів тощо).
Також, за рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені члени ревізійної комісії господарського товариства. Якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації, то для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання та виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії. Вимоги до складу такої комісії визначені у пункті 2.1 розділу ІІ Положення N 879.
Взагалі, саму інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства. Таку тимчасову посаду голови комісії, може зайняти і головний бухгалтер.
Звертаємо вашу увагу! Заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні в тих самих матеріально відповідальних осіб (далі - МВО), одного й того самого працівника два роки підряд. Ця норма передбачена пунктом 2.4 розділу ІІ Положення N 879. МВО до складу інвентаризаційної комісії не включають, оскільки вони є особами, що перевіряються.
Але, за пунктом 1 розділу ІІ Положення N 879 - МВО зобов’язані бути присутніми під час перевірки і вони дають в інвентаризаційному описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здано в бухгалтерію, що всі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, що вибули, списано.
Також, при необхідності, МВО надають письмові пояснення (у разі виявлення нестачі, псування цінностей, які знаходяться на відповідальному зберіганні).
Пунктом 1 розділу ІІ Положення N 879 визначено, що інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та в присутності МВО.
Таким чином, якщо член інвентаризаційної комісії не може з певних причин узяти участь у її роботі, він має бути замінений (до складу комісії мають бути внесені зміни).
Міністерство фінансів України у своєму листі від 15.12.03 р. N 31-04200-30-23/191 зазначило, що керівник підприємства або інша посадова особа, яка затвердила склад інвентаризаційної комісії, відповідним розпорядчим документом може здійснити заміну голови інвентаризаційної комісії в разі, якщо відсутність раніше призначеного голови викликана, зокрема, його хворобою чи відрядженням. До того ж, за пунктом 18 розділу ІІ Положення N 879 відповідальність за повноту та точність унесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна, матеріальних цінностей, коштів та документів, цінних паперів та заборгованості у розрахунках несуть усі члени робочих інвентаризаційних комісій.
Далі про форми інвентаризаційних документів та правила їх оформлення.
Згаданим раніше Положенням N 879 не встановлені типові форми інвентаризаційних документів. У пункті 14 розділу II цього документа, зазначено, що інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюються відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. N 88 (за текстом - Положення N 88).
Враховуючи зазначене - підприємства, розробляючи інвентаризаційні документи, можуть узяти за базу:
- форми первинної облікової документації для підприємств та організацій, затверджені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. N 241 (див. листи Держкомстату від 26.05.04 р. N 03-04-05/41 і від 30.01.03 р. N 03-04-05/18);
- типові форми для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.15 р. N 572.
Вказані форми обов’язкові для застосування бюджетними установами, а інші суб’єкти господарювання можуть їх використовувати за бажанням.
Одночасно із цим - не заборонено включати до інвентаризаційних форм й інші реквізити, якщо цього вимагає специфіка діяльності підприємства; спеціалізовані форми, наведені в додатках до Методрекомендацій N 14023.
А взагалі, можна не прив’язуватись до встановлених форм і документувати процес інвентаризації на самостійно виготовлених бланках (лист Держкомстату від 15.07.10 р. N 14/2-18/72).
В інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) помарки та підчистки не допускаються. Про це голосить пункт 17 розділу ІІ Положення N 879. В разі, якщо ж така потреба виправити помилку виникла, слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення слід зробити в усіх примірниках документа! Такі виправлення мають бути підписані всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та МВО.
Далі, правильно оформлені та підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають до бухгалтерії для перевірки, виявлення та відображення в обліку результатів інвентаризації.
Тепер обговоримо відповідальність за непроведення (неналежне проведення) річної інвентаризації.
Так як проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності є обов’язковим, звітність, не підтверджена інвентаризацією, може бути кваліфікована як неправильна й недостовірна.
Останнє в свою чергу, загрожує негативним наслідками. Якими саме - розглянемо далі.
Випадки непроведення (або неналежного проведення) річної інвентаризації підпадають під дію норм Кодексу України про адміністративні правопорушення. Стаття 164-2 останнього (порушення законодавства з фінансових питань) передбачає відповідальність, зокрема, за внесення неправдивих даних до фінзвітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів і матеріальних цінностей. Штраф становить від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.).
Такі ж самі дії, вчинені особою, на яку протягом року було накладено адмінстягнення за правопорушення, зазначене в ч. 1 цієї статті, тягнуть за собою штраф від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.); ст. 1863 передбачає покарання, зокрема, за подання органам Держстату недостовірних даних для проведення держстатспостережень. Такі дії тягнуть за собою штраф з посадових осіб підприємства - від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.).
Ті самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адмінстягнення, призведуть до штрафу на посадових осіб у розмірі від 15 до 20 НМДГ (від 255 до 340 грн.). Розглядають такі справи й накладають адмінсанкції: у першому випадку - орган державного фінконтролю (Державна аудиторська служба); другому - органи Держстату.
Одночасно із цим - доказом виявлення адміністративних правопорушень є складений належним чином адмінпротокол. А право на його складання мають лише уповноважені особи органів внутрішніх справ, а саме Національної поліції (про це йдеться мова у ст. 255 КУпАП та у листі МВС від 25.09.09 р. N 18401/ВР).
Виходячи з останнього, за практикою - малоймовірно, що поліцейські "копатимуть" у цій справі.
Провевши аналіз статті 2 Закону від 26.01.93 р. N 2939-XII "Про основні засади здійснення державного фінансового контролю в Україні", можна зробити висновок, що Держаудитслужба по факту може торкнутися лише держорганів або держпідприємств, або до підприємств, що мають справу з бюджетними коштами та/або майном.
Такий саме висновок випливає й з положень самого Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою КМУ від 03.02.16 р. N 43.
Таким чином виходить, що керівники підприємств приватної форми власності, які не фінансуються з боку держави, не можуть бути покарані на підставі норм cт. 164-2 КУпАП. Одночасно із цим радимо не зловживати цим фактом і проводити річну інвентаризацію згідно з вимогами законодавства.
Підведемо підсумки: На обов’язковість проведення інвентаризації перед складанням річної фінансової звітності вказує як Закон N 996, так і "інвентаризаційне" Положення N 879. Інвентаризація дозволяє перевірити й документально підтвердити наявність, стан та оцінку власних активів і зобов’язань підприємства, а також цінностей, що йому не належать, але обліковуються в позабалансовому обліку. Тобто за допомогою інвентаризації ви можете впевнитися у правильності даних бухобліку та достовірності складеної на підставі цих даних фінансової звітності Непроведення інвентаризації може спричинити для підприємства неприємні наслідки: чи адміністративне покарання у вигляді штрафу, чи втручання судових органів. Тож радимо виконувати свій обов’язок щодо здійснення інвентаризації. Таким чином і проблем можна уникнути, і дані бухгалтерського обліку вкотре перевірити. На цьому організаційні аспекти річної інвентаризації завершуються. Однак сама інвентаризація лише починається.
_______________________________________________________
СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД: