Актуальні новини  
10.05.2018 №4 

Робота з документами, що містять комерційну таємницю

В наш час конкурентна боротьба комерційних підприємств є звичним явищем. Якщо підприємство в своїй діяльності використовує особливі прийоми, які забезпечують перевагу над конкурентами, воно зберігає їх в секреті. В свою чергу, конкуренти прагнуть виявити ці секрети, щоб використовувати їх у своїх інтересах.

Отримання, використання, розголошення таких секретів без згоди їх власників віднесені законодавством до однієї з форм недобросовісної конкуренції - промислового шпигунства. Секрети комерційної діяльності, які потребують захисту, отримали назву комерційної таємниці. Розглянемо, як зберегти комерційну таємницю і забезпечити нерозголошення конфіденційної інформації на підприємстві.

Основним документом, який регулює інформаційну діяльность є принятий 2 жовтня 1992 року Закон України "Про інформацію".

Відповідно до ст. 20 Закону "Про інформацію", інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Будь-яка інформація є відкритою, крім тієї, що віднесена законом до інформації з обмеженим доступом.

Інформація з обмеженим доступом поділяється на конфіденційну, таємну та службову (ст. 21 Закону "Про інформацію").

Конфіденційною є інформація про фізичну особу, а також інформація, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою, крім суб'єктів владних повноважень. Конфіденційна інформація може поширюватися за бажанням (згодою) відповідної особи у визначеному нею порядку відповідно до передбачених нею умов, а також в інших випадках, визначених законом.

Роботу з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, регламентує "Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію", затверджена Постановою КМУ N 736 від 19 жовтня 2016 р.

Саме на цю Інструкцію орієнтується більшість підприємств для організації конфіденційного діловодства у власному бізнесі.

Згідно статті 36 Господарського кодексу України, відомості, пов'язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю суб'єкта господарювання, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди інтересам суб'єкта господарювання, можуть бути визнані його комерційною таємницею. Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, спосіб їх захисту визначаються суб'єктом господарювання відповідно до закону.

Тобто, перелік відомостей розробляється для кожного підприємства самим власником інформації. Але є відомості, що не можуть складати комерційну таємницю:

1) про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

2) про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;

3) про стан здоров'я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

4) про факти порушення прав і свобод людини;

5) про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

6) щодо діяльності державних та комунальних унітарних підприємств, господарських товариств, у статутному капіталі яких більше 50 відсотків акцій (часток) належать державі або територіальній громаді, а також господарських товариств, 50 і більше відсотків акцій (часток) яких належать господарському товариству, частка держави або територіальної громади в якому становить 100 відсотків, що підлягають обов’язковому оприлюдненню;

7) інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України (ст.21 Закону "Про інформацію").

Розголошенням комерційної таємниці є ознайомлення іншої особи без згоди особи, уповноваженої на те, з відомостями, що відповідно до закону становлять комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені у встановленому порядку або стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди суб'єкту господарювання.

Отже, однією з обов’язкових вимог до конфіденційного діловодства є перевірка наявності документів, справ і носіїв інформації.

Також це є однією з головних функцій контролю за роботою співробітників з конфіденційними матеріалами і дає можливість визначити міру відповідального ставлення кожного співробітника до цієї роботи. Водночас виявляються факти втрати конфіденційних матеріалів.

Облік конфіденційних документів включає присвоєння і реєстрацію в облікових формах і документах реєстраційних номерів, запис облікових і пошукових даних про документи (дата, автор, заголовок, кількість аркушів, місцезнаходження тощо).

Основні вимоги обліку конфіденційних документів:

- забезпечення збереження документів;

- створення можливостей для швидкого знаходження, контролю виконання;

- наведення необхідних довідок про документи без залучення самих документів;

- перевірка наявності документів.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства", заходи щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами, що мають гриф "Комерційна таємниця".

Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього. Це можуть бути працівники, для яких робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Що може бути віднесено до відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства:

- відомості про методи управління виробництвом;

- організаційна структура підприємства;

- відомості про плани розвитку підприємства або з розширення виробництва;

- обсяг майбутніх закупівель за строками, асортиментом, цінами, країнами, фірмами;

- відомості щодо фінансового і майнового стану підприємства;

- відомості про клієнтуру, постачальників, представників, посередників, дилерів і партнерів;

- місця закупки товарів;

- умови за контрактами, угодами, як укладеними, так і тими, що плануються (строки, обсяги, номенклатура, умови поставки);

- відомості про методики розрахунків цін та принципи ціноутворення;

- умови укладень контрактів між адміністрацією підприємства і працівниками;

- відомості про оплату праці, преміальні, доплати і компенсації, тощо.

У трудовому договорі з працівником має бути прописаний пункт, щодо обов'язку зберігати комерційну таємницю та наслідки його недотримання.

Співробітника можна покарати як матеріально (якщо це передбачено трудовим договором), так і дисциплінарно.

Адміністративна відповідальність за порушення комерційної таємниці встановлюється ст. 164-3 Кодексу про адміністративні правопорушення України - за отримання, використання, розголошення, штраф від 9 до 18 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Кримінальна відповідальність передбачена статтями 231 та 232 Кримінального кодексу України. Незаконне збирання з метою використання або використання відомостей, що становлять комерційну або банківську таємницю, карається штрафом від трьох тисяч до восьми тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Розголошення комерційної або банківської
таємниці карається штрафом від однієї тисячі до трьох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

_______________________________________________________

СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:

14 березня 2018 року (Діловодство в державних установах та електронний документообіг)

22 лютого 2018 року (Первинна документація по новому)

15 листопада 2017 року (Від сьогодні набув чинності новий порядок обміну електронними документами з контролюючими органами)

26 липня 2017 року (Нагадуємо, що починаючи з 19.07.2017 р. вимога печатки на документі загрожує чиновникам штрафом)

07 квітня 2017 року (Знищення документів із закінченим терміном зберігання)

15 вересня 2016 року (щодо електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів)