Втрата трудової книжки або вкладиша до неї по своїй недбалості чи неуважності. Що робити?!
У випадку, якщо трапилася ситуація, що вказана у назві новини, вам потрібно повідомити про факт утрати підприємство за місцем останньої роботи. Підприємство, не пізніше 15 днів після прийняття заяви повинно видати працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї. В разі ускладнення, як свідчить п. 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників N 58, зробити це можна і в інші строки. При цьому новий документ відрізнятиметься тим, що буде містити напис "Дублікат" у правому верхньому кутку першої (титульної) сторінки.
Щодо правильності заповнення такого дублікату
До розділів "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" та "Відомості про заохочення" вносять записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Процесуально, виникає питання, що робити, якщо працівник до працевлаштування на це підприємство вже працював? При заповненні дубліката трудової книжки в такому разі в розділі "Відомості про роботу" у графі 3 насамперед наводять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство (такий стаж обов'язково має бути підтверджений документально).
В останньому випадку, є важливий нюанс - дані про загальний стаж працівника записують сумарно. Тобто загальну кількість років, місяців, днів роботи вказують без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Потім дані про загальний стаж, підтверджені документально, записують по окремих періодах роботи. Розглянемо більш детально відповідний порядок заповнення даних:
- у графі 2 вказують дату прийняття на роботу;
- у графі 3 наводять найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) та посаду (роботу), на яку його було прийнято.
- у графі 2 записують дату звільнення з роботи;
- у графі 3 наводять причину звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
Стається й так, що надані документи не містять повністю зазначені вище дані про роботу у минулому. Тоді до дубліката трудової книжки вносять лише ті дані, які є в документах
- у графі 4 зазначають найменування, дату та номер документа, на підставі якого здійснили відповідні записи в дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертають їх власнику.
Звертаємо увагу, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
У відповідності із п. 5.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників N 58 - не враховують при визначенні загального стажу роботи, а записують окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів записи про:
- час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування та дати звільнення зі служби;
- роботу як члена артілі промислової кооперації.
Враховуючи події останніх років на Сході та Півдні країни, питання відновлення втрачених трудових документів є дуже актуальним. Але, формально особи, що залишились без трудових книжок внаслідок печальних подій на вказаній території, мають керуватись тим же порядком, що прописаний в Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників N 58. Фактично ж це означає, що на сьогодні ситуація належним чином не врегульована.
Але, Міністерство соціальної політики України на своєму офіційному порталі винесло на обговорення проект змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників N 58. У вказаному проекту, Міністерство пропонує дублікати трудових книжок згаданій категорії громадян видавати згідно із заявою працівника та інформацією оперативного штабу, створеного при органі виконавчої влади, що підтверджує виникнення надзвичайної ситуації на відповідній території. Видавати дублікати будуть на новому місці роботи у зв'язку із неможливістю доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації чи проведення АТО на території, де мешкав працівник. З текстом змін до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників N 58 можна буде ознайомитись, коли ці зміни будуть прийняті.
Звертаємо увагу, що не тільки втрата трудової книжки може бути причиною видачі її дубліката. Це можливо також у разі, якщо трудова книжка працівника стала непридатною для подальших записів. Наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо. Перш, ніж видати дублікат такої книжки, на першій сторінці старої трудової необхідно зробити напис: "Замість видано дублікат". Лише після цього працівнику видають дублікат трудової книжки.
При подальшому влаштуванні на нове місце роботи працівник повинен пред’являти такий дублікат.
Якщо трудову книжку працівника загубили на підприємстві внаслідок стихійного лиха чи з інших причин, то дублікат йому видають без справляння її вартості. В загальному ж випадку при виписуванні дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. Тобто, все так само, як і при видачі трудової книжки чи вкладиша до неї.
_______________________________________________________
СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:
14 березня 2017 року (Облік та зберігання трудових книжок на підприємстві)
21 листопада 2016 року (щодо записів у трудовій книжці)
22 липня 2016 року (щодо головних новин трудового законодавства за останній час)