МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
14.09.2004 N 105/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 вересня 2004 р.за N 1149/9748
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2260/5 від 24.12.2008)
Про затвердження Правил здійснення перевірки
законності виконання приватними нотаріусами
своїх обов'язків
На виконання вимог статті 33 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та підпункту 24 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97 (із змінами і доповненнями), наказую:
1. Затвердити Правила здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додаються).
2. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для неухильного виконання.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра юстиції України від 04.01.98 N 2/5 "Про затвердження Методичних вказівок щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх службових обов'язків".
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ємельянову I.I.
Міністр О.В.Лавринович
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України
14.09.2004 N 105/5
Правила
здійснення перевірки законності виконання
приватними нотаріусами своїх обов'язків
Відповідно до статті 33 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ), підпункту 24 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97 (із змінами і доповненнями), з метою удосконалення форм контролю за роботою приватних нотаріусів, підвищення якості роботи приватного нотаріату та захисту прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб Міністерство юстиції України вважає за необхідне дати такі вказівки.
1. Метою перевірки роботи приватних нотаріусів є контроль за дотриманням ними вимог чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій, забезпечення належної організації роботи та приймання фізичних осіб і представників юридичних осіб, виконання наказів Міністерства юстиції України (далі - Мін'юст) та інших обов'язків, покладених на приватних нотаріусів чинним законодавством.
2. Перевірки роботи приватних нотаріусів мають право здійснювати уповноважені працівники Мін'юсту, керівники Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції (далі - управління юстиції) та їх заступники з питань діяльності нотаріату, начальники, головні та провідні спеціалісти відділів нотаріату управлінь юстиції (далі - особи, які здійснюють перевірку).
До перевірок, що проводяться Мін'юстом, можуть залучатися нотаріуси та спеціалісти інших управлінь юстиції, а до перевірок, що проводяться управліннями юстиції - кваліфіковані нотаріуси відповідно Автономної Республіки Крим, області, міст Києва та Севастополя.
Особи, які здійснюють перевірку, та нотаріус, робота якого перевіряється, повинні дотримуватися норм професійної етики.
3. Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється в приміщенні, яке є робочим місцем цього нотаріуса.
4. Приватний нотаріус зобов'язаний надати особам, які здійснюють перевірку, усі документи та відомості, що стосуються його діяльності та вчинених ним нотаріальних дій.
Ухилення приватного нотаріуса від перевірки або відмова в наданні необхідних документів чи відомостей є підставою для зупинення його діяльності до надання зазначених документів чи відомостей для здійснення перевірки.
5. Перевірки роботи приватних нотаріусів можуть бути комплексними (перевіряються всі напрямки роботи) та цільовими (перевіряються окремі напрямки роботи або певні категорії нотаріальних дій). Крім того, Мін'юстом чи відповідним управлінням юстиції може бути перевірено відповідність до вимог законодавства вчиненої приватним нотаріусом конкретної нотаріальної дії, щодо якої до зазначених установ надійшла скарга.
Комплексні перевірки роботи приватних нотаріусів здійснюються не рідше одного разу на два роки.
Період, що підлягає перевірці, визначається відповідно Мін'юстом чи управліннями юстиції.
Мін'юст має право перевірити роботу будь-якого приватного нотаріуса, навіть якщо робота цього нотаріуса вже перевірялась відповідними управліннями юстиції.
6. Проведенню перевірки має передувати вивчення особами, які здійснюватимуть перевірку, усіх матеріалів щодо роботи приватного нотаріуса, що є в управлінні юстиції, зокрема матеріалів попередніх перевірок, виконання нотаріусом указівок та рекомендацій за наслідками цих перевірок, узагальнень та аналізів нотаріальної практики, аналізів звернень та скарг на роботу нотаріуса тощо.
7. Перевірка роботи приватного нотаріуса здійснюється за планом, затвердженим відповідно заступником Міністра юстиції України (директором Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату) або начальником (заступником начальника) управління юстиції.
Планом комплексної перевірки мають бути передбачені всі питання діяльності нотаріуса та додержання ним вимог чинного законодавства при вчиненні всіх видів нотаріальних дій.
План цільової перевірки має містити перелік питань, що стосуються мети такої перевірки.
8. При перевірці організації роботи приватного нотаріуса особами, які здійснюють перевірку, мають бути проаналізовані відповідність приміщення, що є його робочим місцем, установленим вимогам, режим роботи цього нотаріуса, організація приймання відвідувачів, надання їм консультацій та іншої допомоги, забезпечення оперативного виготовлення документів, забезпечення засобами оргтехніки тощо.
Особливої уваги заслуговують питання додержання приватним нотаріусом вимог статей 5, 8, 9, 28, 29, 36 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ).
Перевірка стану діловодства приватного нотаріуса має базуватися на додержанні ним вимог Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Мін'юсту від 03.02.94 N 6/5, зареєстрованих у Мін'юсті 28.02.94 за N 33/242, та Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 15.07.2003 N 87/5, зареєстрованого у Мін'юсті 15.07.2003 N 598/7919.
9. Одним з основних елементів комплексної перевірки роботи приватного нотаріуса є перевірка додержання ним норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій.
Цей етап перевірки слід починати з аналізу та порівняння статистичних даних про роботу нотаріуса, перевірки відповідності цих даних дійсності.
Перевірці на відповідність вимогам чинного законодавства підлягають усі види вчинених нотаріусом нотаріальних дій.
З цією метою перевіряються заведені нотаріусом наряди з першими примірниками нотаріальних документів. При цьому перевіряються не тільки нотаріально оформлені документи, але й документи, видані фізичними та юридичними особами на підтвердження тих чи інших фактів і прийняті нотаріусом при вчиненні нотаріальних дій.
10. Обов'язковій перевірці підлягає додержання нотаріусом Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.07.2004 за N 67/5 і зареєстрованого в Мін'юсті 14.07.2004 за N 878/9477, а також нормативно-правових актів ведення державних реєстрів Мін'юсту.
11. При проведенні перевірок обов'язково з'ясовується стан ведення нотаріусом контрольного обліку чинного законодавства з питань нотаріальної та судової практики, пов'язаної з діяльністю нотаріату. При цьому перевіряється, як нотаріус знає чинне законодавство, що регулює діяльність нотаріату.
12. При виявленні допущених приватним нотаріусом порушень чинного законодавства особи, які здійснюють перевірку, повинні з'ясувати обставини, за яких ці порушення були допущені, та зобов'язати нотаріуса вжити необхідних заходів до їх усунення.
13. За наслідками перевірки особами, які здійснюють перевірку, складається доповідна записка на ім'я відповідно Міністра юстиції України чи начальника управління юстиції.
У доповідній записці відображаються рівень та якість роботи приватного нотаріуса, характеристика всіх чи конкретних напрямків його діяльності, аналіз виявлених порушень і недоліків та причин, що призвели до цих порушень, загальна оцінка роботи нотаріуса, а також відповідні висновки і пропозиції.
Крім того, у доповідній записці зазначаються заходи, які були вжиті нотаріусом за рекомендацією осіб, які здійснили перевірку, у процесі перевірки з усунення виявлених порушень та поліпшення роботи нотаріуса.
До доповідної записки додаються ксерокопії документів, виписки з них, пояснення нотаріуса та інших осіб тощо. Копія доповідної записки надсилається нотаріусу, робота якого перевірялась, не пізніше п'яти днів з дня закінчення перевірки.
14. Приватний нотаріус, робота якого перевірялась, має право письмово викласти свої пояснення або заперечення на висновки осіб, які здійснювали перевірку. Ці пояснення або заперечення розглядаються керівництвом Мін'юсту чи управлінням юстиції разом з доповідною запискою та іншими матеріалами перевірки.
15. Залежно від наслідків перевірки керівництво Мін'юсту або управління юстиції ухвалює рішення щодо форми реалізації наслідків перевірки (заслуховування на засіданні колегії чи оперативній нараді, обговорення на семінарі нотаріусів, підготовка подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю та ін.).
16. Термін, який надається приватному нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки, але не повинен перевищувати трьох місяців.
За цей період нотаріус повинен не тільки вжити заходів з усунення зазначених недоліків, але й вивчити нормативно-правові акти, на підставі яких повинна бути вчинена нотаріальна дія, що була вчинена з порушенням цих норм. Після цього нотаріус повинен пройти співбесіду з уповноваженим працівником Мін'юсту чи управління юстиції.
Виконання нотаріусом указівок і рекомендацій за наслідками перевірки повинно контролюватись відповідно Мін'юстом чи управлінням юстиції. Нотаріус у встановлений термін зобов'язаний повідомити про вжиті ним заходи з усунення недоліків та підвищення рівня роботи.
17. У разі необхідності після спливу зазначеного терміну проводиться контрольна перевірка роботи приватного нотаріуса.
Якщо в результаті цієї перевірки буде встановлено, що нотаріус не вжив заходів з усунення порушень і недоліків, управління юстиції звертається до Мін'юсту з поданням про анулювання виданого цьому нотаріусу свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
У разі, якщо нотаріус не усуне допущені порушення і недоліки, виявлені за наслідками перевірки, проведеної Мін'юстом, копія доповідної записки, складеної за наслідками контрольної перевірки, разом з іншими документами надсилається Мін'юстом відповідному управлінню юстиції з дорученням підготувати зазначене подання та направити його до Мін'юсту.
Директор Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату Л.М.Павлова