МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
14.09.2004 N 105/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 вересня 2004 р. за N 1149/9748
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2260/5 від 24.12.2008)
Про затвердження Правил здійснення перевірки
законності виконання приватними нотаріусами
своїх обов'язків
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства юстиції
N 33/5 від 03.04.2006 )
На виконання вимог статті 33 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та підпункту 24 пункту 4 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 30.12.97 N 1396/97 (із змінами і доповненнями), наказую:
1. Затвердити Правила здійснення перевірки законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додаються).
2. Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату (Павлова Л.М.) довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції для неухильного виконання.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністра юстиції України від 04.01.98 N 2/5 "Про затвердження Методичних вказівок щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх службових обов'язків".
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Ємельянову I.I.
Міністр О.В.Лавринович
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції
України
14.09.2004 N 105/5
(у редакції наказу
Міністерства юстиції України
від 03.04.2006 N 33/5)
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 вересня 2004 р. за N 1149/9748
Правила
здійснення перевірки законності виконання
приватними нотаріусами своїх обов'язків
1. Проведення перевірок роботи приватних нотаріусів має за мету виконання завдань, що стоять перед ними, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, надання необхідної допомоги нотаріусам для їх усунення, а також ужиття заходів задля недопущення їх на майбутнє.
2. Зазначені перевірки мають бути як комплексними (у разі перевірки всіх напрямків діяльності нотаріуса), так і цільовими (якщо перевіряється одне або декілька питань законності діяльності нотаріуса), наприклад, виконання нотаріусом вказівок попередньої перевірки, ведення ним діловодства, розгляду скарги, заяви, що надійшли від юридичних чи фізичних осіб тощо.
3. Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої комплексної перевірки.
Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на п'ять років.
У разі надходження до Міністерства юстиції обґрунтованих звернень від фізичних та юридичних осіб, а також Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату за ініціативою Міністерства юстиції комплексна перевірка може бути проведена в окремо визначений ним строк.
Комплексні перевірки діяльності приватних нотаріусів провадяться згідно з річними планами комплексних перевірок, складеними Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласними, Київським та Севастопольським міськими управліннями юстиції (далі - управління юстиції) та затвердженими Міністерством юстиції.
Зміни до річних планів комплексних перевірок роботи приватних нотаріусів уносяться Міністерством юстиції за власною ініціативою або за вмотивованою пропозицією управління юстиції.
4. Проведення цільової перевірки діяльності нотаріуса здійснюється уповноваженими представниками Міністерства юстиції та/або управлінь юстиції, діяльність яких безпосередньо пов'язана з організацією та контролем за законністю діяльності нотаріусів.
5. До перевірок можуть бути залучені представники Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, нотаріуси з інших нотаріальних округів.
6. Проведення перевірки не повинно заважати розпорядку роботи приватного нотаріуса і прийому громадян.
При проведенні перевірки перевіряючі та нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язані дотримуватися взаємоповаги та професійної етики.
7. Перед проведенням комплексної перевірки діяльності приватного нотаріуса вповноважені Міністерством юстиції чи управлінням юстиції особи вивчають всі матеріали, які містяться в Міністерстві юстиції та/або управлінні юстиції і стосуються діяльності цього приватного нотаріуса, зокрема матеріали попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, заяви та скарги щодо діяльності приватного нотаріуса, їх аналіз тощо.
При підготовці до цільової перевірки ці матеріали вивчаються в аспекті того питання, що має перевірятися.
8. За результатами вивчення згаданих матеріалів відповідальним представником Міністерства юстиції або управління юстиції складається план проведення перевірки, який, у свою чергу, розглядається і затверджується директором Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (його заступником) або начальником управління юстиції (його заступником).
У плані комплексної перевірки слід передбачити перевірку всіх питань діяльності нотаріуса та правильності вчинення ним усіх видів нотаріальних дій.
9. Приватний нотаріус, діяльність якого перевіряється, зобов'язаний надати особам, які здійснюють перевірку, усі документи та відомості, що стосуються його діяльності та вчинених ним нотаріальних дій.
10. Ухилення приватного нотаріуса від перевірки або відмова в наданні документів на вимогу перевіряючих є підставою для зупинення його діяльності.
11. При перевірці організації роботи приватного нотаріуса перевіряючі мають проаналізувати організацію прийому громадян, культуру спілкування з відвідувачами, грамотність та охайність при оформленні документів, здатність на належному рівні надати консультацію з питань застосування чинного законодавства, перевірити відповідність його робочого місця встановленим вимогам, забезпеченість засобами оргтехніки тощо. Слід звернути особливу увагу на дотримання нотаріусом принципів таємниці вчинюваних нотаріальних дій, дотримання ним принципів неупередженості та запобігання судовим спорам, а також вимог статей 9 та 36 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) щодо обмеження в праві вчинення нотаріальних дій тощо.
Перевірка законності вчинюваних нотаріальних дій повинна бути пов'язана з перевіркою обґрунтованості скарг та інших звернень, які надходять до нотаріуса, або у зв'язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності. Перевірка їх обґрунтованості поєднується з перевіркою своєчасності та правильності надання за ними відповідей.
12. Перевіряючи стан діловодства, слід звернути увагу на відповідність його Правилам ведення нотаріального діловодства, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 N 6/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 28.02.94 за N 33/242, у зв'язку з чим рекомендується вивчити правильність ведення реєстрів, алфавітних та інших книг, журналів, наявність номенклатури справ, які перебувають у провадженні нотаріуса, збереження архіву тощо.
13. Основним елементом перевірки роботи приватного нотаріуса є перевірка дотримання ним норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій. Під час перевірки цієї ділянки виконання своїх обов'язків нотаріусом необхідно з'ясувати рівень володіння нотаріусом питаннями чинного законодавства.
Цей етап перевірки рекомендується починати з аналізу обсягу вчинених нотаріальних дій (загальне навантаження; кількість складних нотаріальних дій та їх співвідношення до загальної кількості нотаріальних дій; порівняльний аналіз із статистичними даними за попередній період, що перевірявся, тощо).
Перевірці на відповідність вимогам чинного законодавства підлягають усі види вчинених приватним нотаріусом нотаріальних дій. Для цього слід перевірити заведені нотаріусом наряди з першими примірниками угод, свідоцтв, виконавчими написами тощо. Перевірці підлягають не лише нотаріально оформлені документи, а й документи, що видані іншими організаціями, підприємствами чи установами, які надані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії.
При виявленні порушень чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій перевіряючі мають обов'язково з'ясувати обставини, за яких були допущені помилки та порушення чинного законодавства та вжити всіх необхідних заходів щодо їх усунення.
14. Обов'язковій перевірці також підлягає додержання нотаріусом Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14.07.2004 за N 67/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 14.07.2004 N 878/9477, а також всіх інших нормативно-правових актів ведення державних реєстрів Міністерства юстиції.
15. За наслідками проведеної перевірки роботи приватного нотаріуса перевіряючі складають доповідну записку на ім'я керівництва Міністерства юстиції чи начальника управління юстиції.
У доповідній записці повинні відображатися загальна оцінка роботи нотаріуса, рівень та якість нотаріального обслуговування населення, характеристика всіх ділянок його роботи, аналіз виявлених недоліків, їх причини та пропозиції щодо їх усунення. Крім того, слід указати заходи, які були вжиті на місці перевіряючими разом із нотаріусом для усунення виявлених перевіркою недоліків та щодо поліпшення діяльності нотаріуса.
Один примірник доповідної записки залишається у нотаріуса.
У разі надання нотаріусу практичної допомоги складається відповідна довідка.
Нотаріус управі письмово викласти свої заперечення або пояснення щодо висновків, зроблених перевіряючими.
Заперечення та /або пояснення розглядаються Міністерством юстиції та/або управлінням юстиції разом з доповідною запискою та іншими матеріалами перевірки.
16. У залежності від наслідків перевірки та на підставі пропозицій перевіряючих Міністерством юстиції чи управлінням юстиції приймається рішення щодо реалізації матеріалів перевірки.
За наслідками проведеної перевірки до нотаріуса можуть бути застосовані такі заходи:
за ініціативою управління юстиції:
заслуховування нотаріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорення на семінарах нотаріусів області;
ухвалення рішення про зупинення діяльності приватного нотаріуса до усунення виявлених перевіркою недоліків;
порушення питання перед Міністерством юстиції щодо необхідності заслуховування нотаріуса на засіданні Вищої кваліфікаційної комісії;
підготовка подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю;
за ініціативою Міністерства юстиції:
ухвалення рішення про зупинення діяльності приватного нотаріуса до усунення виявлених перевіркою недоліків;
розгляд Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату питання щодо необхідності проходження нотаріусом курсів підвищення кваліфікації та атестації за наслідками їх проходження;
ухвалення рішення щодо підготовки відповідним управлінням юстиції подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
17. Реалізація матеріалів перевірки повинна провадитись безпосередньо після закінчення перевірки.
18. Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається залежно від наслідків перевірки. На цей термін діяльність приватного нотаріуса може бути зупинена.
19. Своєчасність виконання нотаріусом указівок за результатами перевірки перебуватиме під контролем начальника відповідного управління юстиції. Нотаріус у визначений Міністерством юстиції або управлінням юстиції термін повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті.
20. Необхідність проведення контрольної перевірки діяльності нотаріуса погоджується з Міністерством юстиції.
21. У разі, якщо нотаріусом ігноруються висновки перевірки, а також не виконуються рішення, прийняті за її наслідками Міністерством юстиції може бути прийнято рішення щодо підготовки відповідним управлінням юстиції подання про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльність такого нотаріуса.
( Правила в редакції Наказу Міністерства юстиції N 33/5 від 03.04.2006 )
Директор Департаменту у справах цивільного стану громадян та нотаріату Л.М.Павлова