МІНІСТР ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 2/5 від 04.01.98
(Наказ втратив чинність на підставі
Наказу Міністерства юстиції
N 105/5 від 14.09.2004)
Про затвердження Методичних вказівок щодо проведення
перевірок законності виконання приватними
нотаріусами своїх службових обов'язків
На виконання вимог ст.33 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та з метою поліпшення організації роботи приватних нотаріусів НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Методичні вказівки щодо проведення перевірок законності виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків (додається)
2. Управлінню нотаріата та ліцензування юридичної діяльності (Круповес Н.В.) довести цей наказ до відома управлінь юстиції в областях.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра юстиції Б.С. Стичинського.
С.Р. Станік
Методичні вказівки
щодо проведення перевірок законності
виконання приватними нотаріусами своїх обов'язків
Відповідно до ст. 33 Закону "Про нотаріат" ( 3425-12 ) та з метою успішного виконання завдань, що стоять перед органами нотаріату по захисту прав та законних інтересів громадян, підприємств та організацій, попередженню правопорушень і запобіганню судовим спорам, а також поліпшення організації роботи приватних нотаріусів Міністерство юстицій вважає за необхідне дати наступні рекомендації.
Проведення перевірок роботи приватних нотаріусів має за мету виконання завдань, що стоять перед ними, шляхом виявлення помилок та недоліків, поглибленого аналізу причин, які їх породжують, та надання необхідної допомоги нотаріусам для їх усунення.
Зазначені перевірки мають бути як комплексними (у випадку перевірки всіх напрямків діяльності нотаріуса), так і цільовим (якщо перевіряється одне або декілька питань законності діяльності нотаріуса), наприклад, виконання нотаріусом вказівок попередньої перевірки, ведення ним діловодства тощо.
Комплексна перевірка діяльності приватного нотаріуса має провадитись не рідше одного разу на два роки.
Таку перевірку проводить начальник відділу або старший консультант відділу нотаріату регіонального управління юстиції. З метою обміну досвідом доцільним є залучення до таких перевірок кваліфікованих нотаріусів з інших нотаріальних округів області. Перевіряючі та нотаріус, робота якого перевіряється повинні дотримуватися професійної етики. До перевірки можуть бути залучені представники відділень Української нотаріальної палати.
Комплексній перевірці підлягає діяльність приватного нотаріуса за весь період з часу попередньої перевірки
Період, за який провадиться цільова перевірка, визначається керівництвом управління юстиції з урахуванням конкретних обставин.
Проведення перевірки не повинно заважати розпорядку роботи приватного нотаріуса і прийому громадян.
Перед проведенням комплексної перевірки діяльності приватного нотаріуса відповідальна особа управління юстиції вивчає всі матеріали, які знаходяться в управлінні юстиції і стосується роботи цього приватного нотаріуса, при цьому особливу увагу слід звернути на матеріали попередніх перевірок, вказівки управління юстиції за їх результатами, доповідні записки щодо виконання цих вказівок, заяви та скарги на роботу нотаріуса та їх аналіз тощо.
При підготовці до цільової перевірки ці матеріали вивчаються в аспекті того питання, що має перевірятися.
За результатами вивчення згаданих матеріалів, відповідальним працівником управління складається план проведення перевірки, який в свою чергу розглядається і затверджується начальником управління юстиції або його заступником.
В плані комплексної перевірки слід передбачити перевірку всіх питань діяльності нотаріуса та правильності вчинення ним усіх видів нотаріальних дій.
При перевірці організації роботи приватного нотаріуса перевіряючий має проаналізувати правильність та доцільність встановленого режиму роботи нотаріуса, організацію прийому громадян, культуру спілкування з відвідувачами, грамотність та охайність при оформлені документів, здатність на належному рівні надати консультацію з питань застосування чинного законодавства, перевірити сертифікацію робочого місця нотаріуса, забезпеченність засобами оргтехніки тощо. Слід звернути особливу увагу на дотримання нотаріусом принципів таємниці вчинюваних нотаріальних дій, дотримання ним принципів неупередженості та запобігання судовим спорам, а також вимог ст.ст.9 та 36 Закону "Про нотаріат" ( 3425-12 ) щодо обмеження в праві вчинення нотаріальних дій тощо.
Перевірка законності вчинюваних нотаріальних дій повинна бути пов'язана з перевіркою обгрунтованості скарг та інших звернень, які надходять до нотаріуса. Перевірка їх обгрунтованості поєднується з перевіркою своєчасності та правильності надання по них відповідей.
Перевіряючи стан діловодства, слід звернути увагу на відповідність його Правилам ведення нотаріального діловодства, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 р. N 6/5 і зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 28.02.94 р. за N 33/242, у зв'язку з чим рекомендується вивчити правильність ведення реєстрів, алфавітних та інших книг, журналів, наявність номенклатури справ, які знаходяться в провадженні нотаріуса, збереження архіву тощо.
При проведенні перевірки слід звертати увагу на ведення нотаріусом контрольного обліку чинного законодавства з питань нотаріальної та судової практики. Під час перевірки цієї ділянки виконання своїх обов'язків нотаріусом рекомендується з'ясувати рівень володіння нотаріусом питаннями чинного законодавства.
Основним елементом перевірки роботи приватного нотаріуса є перевірка дотримання ним норм чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій.
Цей етап перевірки рекомендується починати з аналізу обсягу вчиненних нотаріальних дій (загальне навантаження; кількість складних нотаріальних дій та їх співвідношення до загальної кількості нотаріальних дій; порівняльний аналіз із статистичними даними за попередній період, що перевірявся тощо).
Перевірці на відповідність вимогам чинного законодавства підлягають всі види вчинених приватним нотаріусом нотаріальних дій. Для цього слід перевірити заведені нотаріусом наряди з першими примірниками угод, свідоцтв виконавчими написами тощо. Перевірці підлягають не лише нотаріально оформлені документи, а й документи, що видані іншими організаціями, підприємствами чи установами, які надані нотаріусу для вчинення нотаріальної дії.
При виявленні порушень чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій перевіряючі мають обов'язково з'ясувати обставини, за яких були допущені помилки та порушення чинного законодавства та вжити всіх необхідних заходів щодо їх усунення.
Обов'язковій перевірці також підлягають стан зберігання, витрачання та облік спеціальних бланків нотаріальних документів.
По наслідках проведеної перевірки роботи приватного нотаріуса перевіряючий складає доповідну записку на ім'я начальника управління юстиції.
В доповідній записці повинна бути відображена загальна оцінка роботи нотаріуса, рівень та якість натаріального обслуговування населення, характеристика всіх ділянок його роботи, аналіз виявлених недоліків, їх причини та пропозиції щодо їх усунення. Крім того, слід вказати заходи, які були вжиті на місці перевіряючим разом із нотаріусом для усунення встановлених перевіркою недоліків та щодо поліпшення діяльності нотаріуса.
Один примірник доповідної записки залишається у нотаріуса.
У випадку надання нотаріусу практичної допомоги складається відповідна довідка.
Нотаріус вправі письмово викласти свої заперечення або пояснення на висновки перевіряючих, які розглядаються керівництвом управління юстиції разом з доповідною запискою та іншими матеріалами перевірки.
В залежності від наслідків перевірки керівництво управління юстиції приймає рішення щодо форми реалізації матеріалів перевірки. Це може заслуховування нотаріуса на засіданні колегії управління юстиції або на оперативній нараді в присутності начальника управління юстиції, обговорення на семінарах нотаріусів області, обговорення на місці, підготовка подання на адресу Міністерства юстиції про необхідність анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю тощо.
Реалізація матеріалів перевірки повинна провадитись безпосередньо після закінчення перевірки.
Термін, який надається нотаріусу для усунення недоліків, визначається в залежності від наслідків перевірки, але не повинен перевищувати 3-х місяців. На цей термін діяльність нотаріуса може бути призупинена.
Своєчасність виконання нотаріусом вказівок за результатами перевірки має бути під контролем відповідальних працівників управління юстиції. Нотаріус у визначений управлінням юстиції термін повинен проінформувати про заходи, які були ним вжиті.
У випадку, коли нотаріус не вжив передбачених чинним законодавством заходів для усунення зазначених перевіряючими недоліків, управління юстиції має право підготувати на розгляд Міністерства юстиції подання щодо анулювання виданого йому свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.