Заповнення трудової книжки
Що таке трудова книжка і для чого вона існує? Як зазначено у ст. 48 Кодекса Законів про Працю (далі за текстом КзпП), трудова книжка - це основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться. Тобто, трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.
Розглянемо загальні вимоги до оформлення та заповнення цього важливого документа. Вони встановлені Інструкцією, що затверджена Наказом Мінпраці N 58 від 29.07.1993 року (далі за текстом - Інструкція N 58). Форма трудової книжки і вкладиша до неї, що діють на сьогодні, затверджені Постановою КМУ N 301 від 27.04.1993 року (далі за текстом Постанова N 301). Якщо ви маєте трудову книжку зразка раніше 1993 року (до набуття чинності Постановою N 301), повідомляємо: трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають. Але якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки, вкладиш використовують нового формату (п. 3.3 Інструкції N 58).
Наголошуємо, що заповнювати трудову книжку потрібно акуратно, бо закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в жодному разі не можна.
Згідно п. 2.1 Інструкції N 58, трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачено відповідні розділи. Тобто всі записи в документі дублюються двома мовами. Але по цьому питанню є ще роз'яснення Мінсоцполітики (лист від 21.11.2012 р. N 183/06/186-12), в якому зазначено що заповнення трудової книжки іншою мовою, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка.
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. (п. 2.4 Інструкції N 58).
Записи до трудової книжки працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи цього працівника. Зазвичай на підприємствах веденням трудових книжок займається спеціаліст відділу кадрів. Але якщо такого немає в штаті, цю функцію може виконувати сам керівник підприємства або інша уповноважена ним особа.
Якщо людина працює у вас за сумісництвом, запис до його трудової книжки ви не вносите, тому що цей документ зберігається за основним місцем роботи сумісника (п. 1.1 Інструкції N 58). Суміснику на вимогу видається лише довідка про таку роботу, а основний роботодавець, за бажанням працівника, вносить запис про сумісництво до його трудової книжки окремим рядком (п. 2.14 Інструкції N 58).
Вперше трудову книжку працівнику заводить та заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи. Це, до речі, може зробити й фізособа-підприємець (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. N 492/06/186-15). Якщо трудова книжка у працівника вже є, він повинен пред’явити її новому роботодавцю.
Які відомості вносяться до трудової книжки?
На титульному аркуші:
- прізвище, ім'я та по батькові;
- дата народження.
Про місце роботи:
- найменування підприємства;
- дата і запис про прийняття, переведення, звільнення;
- дата і номер відповідного наказу.
Також вносяться відомості про:
- заохочення та нагородження;
- відкриття, які підтверджені дипломами;
- використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції;
- виплачені у зв'язку з цим винагороди.
Назву роботи, професії або посади, на яку приймають працівника, записують у відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Не вносять до трудової книжки відомості про:
- накладені на працівника стягнення (догани) (п. 2.2 Інструкції № 58);
- премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, що мають регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);
- характер трудового договору, за яким приймається працівник (строковий чи безстроковий). Це вказується в наказі про прийняття на роботу (лист Мінпраці від 29.05.2007 р. N 126/13/133-07);
- строк випробування;
- перебування працівника в соціальній відпустці (у зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
- перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати, що надається за медичними показаннями для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (16 (18))-річного віку;
- переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, застереженої трудовим договором;
- тимчасове переведення на іншу роботу працівника, суміщення ним професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Перед заповненням трудової книжки працівника, роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про:
- прийняття його на роботу;
- переведення на іншу роботу;
- заохочення та нагородження;
- звільнення.
І вже на підставі цього наказу робиться запис до трудової книжки, не пізніше тижневого строку (в разі звільнення - у день звільнення). Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження).
Підставами для записів до трудової книжки є також довідки інших підприємств та організацій про роботу, навчання, службу у ЗСУ тощо.
Для того, щоб завести трудову книжку вперше, потрібні такі документи:
- паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
- диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він необхідний для допуску до виконання певної роботи;
- військовий квиток для військовослужбовців, звільнених з військової служби;
- довідку про звільнення для громадян, які звільнені з місць відбуття кримінального покарання (п. 1.4 Інструкції N 58).
Бланки трудових книжок роботодавець придбаває самостійно (розд. 6, 7 Інструкції N 58) Вартість бланка трудової книжки роботодавець стягує з працівника (п. 6.1 Інструкції N 58).
Зберігається трудова книжка у роботодавця за основним місцем роботи працівника (п. 3 постанови N 301). Виняток - ФОПи і фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають, у цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників (п. 2.21-1 Інструкції N 58).
При звільненні, працівнику в день звільнення видають його трудову книжку, про що він розписується у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 4.1 Інструкції N 58).
_______________________________________________________
СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:
14 березня 2017 року (Облік та зберігання трудових книжок на підприємстві)
14 березня 2017 року (Втрата трудової книжки або вкладиша до неї по своїй недбалості чи неуважності)