ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ГЕОДЕЗІЇ, КАРТОГРАФІЇ ТА КАДАСТРУ

НАКАЗ
05.01.2016 N 5

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної служби України з питань
геодезії, картографії та кадастру
N 50 від 27.03.2018)

Про електронний документообіг у Держгеокадастрі

(Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної служби України
з питань геодезії, картографії та кадастру
N 65 від 14.02.2017)

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198, для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням наказую:

1. Реєстрацію документів у Держгеокадастрі здійснювати в автоматизованій системі діловодства на базі "ДОК ПРОФд СТЕП 2.0" (далі - Система).

2. Затвердити повноваження (регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.

3. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити:

адміністрування Системи та доступ до неї працівників апарату;

зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі.

4. Управлінню справами забезпечити створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.

5. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В.о. Голови Л.М. Шемелинець

Затверджено
Наказ Держгеокадастру
05.01.2016 N 5

(у редакції наказу Держгеокадастру
14.02.2017 N 65)

Повноваження
(регламентування прав доступу) користувачів
автоматизованої системи діловодства

Загальний відділ Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції; внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основних питань діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

обмін документами з центральними органами виконавчої влади та державними установами і організаціями, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;

обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані загальним відділом;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ;

аудит подій;

візування документів.

Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:

підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;

створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;

підтримка системних довідників журналів;

підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо);

візування документів.

Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:

підготовка проектів резолюцій;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами;

візування документів.

Відділ аналітики та взаємодії з органами державної влади Департаменту забезпечення діяльності служби:

реєстрація звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

взяття на контроль та зняття з контролю звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

моніторинг проходження звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

внесення даних про виконання документів;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

формування та облік справ;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами;

візування документів.

Відділ консультацій громадськістю та зв'язків зі ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності служби:

ведення реєстру публічної інформації;

доступ до картотеки "Накази з основної діяльності" в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Сектор контролю:

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

взяття на контроль та зняття з контролю документів;

надсилання документів до виконання територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;

підтвердження етапів виконання контрольних документів;

внесення даних про виконання документів;

направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;

формування звітів щодо виконання доручень;

візування документів;

аналіз виконавської дисципліни.

Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації:

реєстрація звернень громадян, листів інформаційного характеру та запитів на отримання інформації з нанесенням штрих-коду та скануванням;

реєстрація вихідної кореспонденції;

отримання та реєстрація документів від центральних органів виконавчої влади та державних установ і організацій, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом;

редагування документів;

підготовка резолюцій;

створення реєстру передач звернень громадян та запитів на отримання інформації;

взяття на контроль звернень громадян, запитів на отримання інформації;

моніторинг та контроль опрацювання звернень та запитів на отримання інформації;

надсилання звернень громадян, запитів на отримання інформації до виконання територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян та запитів на отримання інформації;

формування та облік справ;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Юридичний департамент:

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент кадрової політики та персоналу:

реєстрація наказів з кадрових питань, наказів про відрядження, наказів про відпустки, дисциплінарних справ, документів для участі в конкурсі, надісланих особами, які бажають взяти у ньому участь;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент державного земельного кадастру:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент контролю за використанням та охороною земель:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

реєстрація наказів про проведення державного контролю за додержанням земельного законодавства, використанням та охороною земель усіх категорій і форм власності;

реєстрація клопотань про надання документів, матеріалів та іншої інформації, необхідних для здійснення державного нагляду (контролю) за використанням та охороною земель, актів перевірки дотримання вимог земельного законодавства, клопотань з питань дотримання вимог земельного законодавства тощо;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Управління державної експертизи:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Діловоди структурних підрозділів:

поточна робота з документами підрозділу;

створення реєстру передачі документів, підтвердження отримання документів;

постановка на контроль;

моніторинг виконання контрольних доручень;

формування звітів;

закриття документів та направлення їх до справи;

поточне і архівне зберігання;

формування та ведення номенклатури справ підрозділу.

Керівники структурних підрозділів:

поточна робота з документами підрозділу;

створення та підписання резолюцій;

візування документів;

контроль за виконанням документів;

моніторинг виконання контрольних доручень.

Користувачі - працівники апарату:

поточна робота з документами підрозділу;

розробка проектів документів на базі створених шаблонів документів;

електронне погодження, візування та затвердження проектів документів;

внесення даних про виконання документів;

пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу.

Керівництво Держгеокадастру:

доступ до документів в режимі "Перегляд";

підписання резолюцій;

підписання документів, вихідної кореспонденції.

(Повноваження в редакції Наказу Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру N 65 від 14.02.2017)

Заступник начальника управління - начальник відділу
діловодства Управління справами Т.О. Чебан