Наказ : Про електронний документообіг у Держгеокадастрі

Документ втратив чиннiсть!

ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ГЕОДЕЗІЇ, КАРТОГРАФІЇ ТА КАДАСТРУ

НАКАЗ
05.01.2016 N 5

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної служби України з питань
геодезії, картографії та кадастру
N 50 від 27.03.2018)

Про електронний документообіг у Держгеокадастрі

Відповідно до Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5 та зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198, для автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням наказую:

1. Реєстрацію документів у Держгеокадастрі здійснювати в автоматизованій системі діловодства на базі "ДОК ПРОФ^тм СТЕП 2.0" (далі - Система).

2. Затвердити повноваження (регламентування прав доступу) користувачів автоматизованої системи діловодства, що додаються.

3. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити:

адміністрування Системи та доступ до неї працівників апарату;

зберігання та захист інформації, яка обробляється в Системі.

4. Управлінню справами забезпечити створення документів постійного зберігання одночасно у паперовій та електронній формах.

5. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.

6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В. о. Голови Л. М. Шемелинець

Затверджено
Наказ Держгеокадастру
05.01.2016 N 5

Повноваження
(регламентування прав доступу) користувачів
автоматизованої системи діловодства

Відділ діловодства Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основної діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками центрального апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;

обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом діловодства;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ;

аудит подій;

візування документів.

Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:

підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;

створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;

підтримка системних довідників журналів;

підтримка службових довідників журналів (штатний розклад, структура, види документів, кореспонденти, тощо);

візування документів.

Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:

підготовка проектів резолюцій до документів;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами:

візування документів.

Сектор контролю:

поточна робота з документами;

доступ до картотек в режимі "Перегляд";

взяття на контроль та зняття з контролю документів;

моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;

підтвердження етапів виконання контрольних документів;

направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;

формування звітів щодо виконання доручень;

візування документів;

аналіз виконавської дисципліни.

Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації:

реєстрація звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації з нанесенням штрих-коду та скануванням;

редагування документів;

підготовка резолюцій;

створення реєстру передач звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації;

моніторинг та контроль опрацювання звернень та запитів на отримання публічної інформації;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації;

формування та облік справ;