МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

НАКАЗ
05.12.2016 N 510

Про затвердження Інструкції з діловодства в
Міністерстві аграрної політики та продовольства України

Відповідно до пункту 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року N 1119, на виконання постанов Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (із змінами), від 08 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" та з метою удосконалення порядку опрацювання документів наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Інструкція), що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Мінагрополітики забезпечити безумовне дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних підрозділів апарату міністерства.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України від 03.07.2012 N 390 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України" (із змінами).

4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату М. Осійчука.

Міністр Т. Кутовий

Затверджено
Наказ Міністерства аграрної
політики та продовольства України
05.12.2016 N 510

Інструкція
з діловодства в Міністерстві аграрної
політики та продовольства України

I. Загальні положення

1. Інструкцію з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Інструкція) розроблено на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 (із змінами), ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003), Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 листопада 2015 року N 1119.

2. Ця Інструкція встановлює загальні правила, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі - Міністерство) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.

3. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та документування управлінської діяльності в електронній формі, здійснення діловодства в Міністерстві стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

4. Міністерство організовує діловодство на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі - регламенти та національні стандарти).

Перелік документів, проходження в Міністерстві яких переведено в електронну форму, крім документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, звернень громадян, запитів на інформацію та електронних документів, що в установлених законом випадках не можуть бути застосовані як оригінали, затверджується наказом Міністра.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в Міністерстві повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.

5. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе Державний секретар Міністерства, а до його призначення в установленому законом порядку - особа, яка виконує його функції відповідно до вимог чинного законодавства (далі - керівник державної служби).

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі - акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають заступники Міністра, керівник державної служби згідно з розподілом функціональних повноважень.

За строки виконання, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства з використанням системи електронного документообігу в Міністерстві (далі - СЕД) та зберігання документів у самостійних структурних підрозділах Міністерства відповідають їх керівники.

Керівник структурного підрозділу визначає особу, на яку покладаються обов'язки з організації діловодства у самостійному структурному підрозділі, яка забезпечує облік і проходження документів у встановлений строк з використанням СЕД, інформує керівника про стан виконання, формує справи відповідно до номенклатури справ та готує документи на архівне зберігання, здійснює ознайомлення працівників з нормативними та методичними документами з діловодства.

6. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції та збереженість документів, що знаходяться у них на опрацюванні.

7. Права, обов'язки, відповідальність працівників, які задіяні у документаційному забезпеченні діяльності Міністерства, визначаються посадовими інструкціями.

8. Передавання документів, їх копій стороннім установам дозволяється з дозволу керівництва Міністерства або керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства.

Висвітлення діяльності Міністерства у мережі Інтернет здійснюється відповідно до Порядку інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Міністерства аграрної політики та продовольства України, затвердженого наказом Міністерства від 03 серпня 2015 року N 309.

9. Організація діловодства в Міністерстві покладається на структурний підрозділ з питань діловодства (далі - служба діловодства).

Організація діловодства в структурних підрозділах Міністерства покладається на спеціально призначену для цього особу.

10. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства.

Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ Міністерства;

здійснює реєстрацію та веде облік документів;

організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архіву Міністерства;

забезпечує впровадження та контролює дотримання самостійними структурними підрозділами Міністерства вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів діловодства;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери управління Міністерства;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

координує впровадження та експлуатацію СЕД у Міністерстві;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Міністерстві;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства та архівної справи;

засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом Міністерства.

11. На службу діловодства Міністерства покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери його управління, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

12. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

13. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про Міністерство, положеннями про самостійні структурні підрозділи і посадовими інструкціями працівників Міністерства.

14. У Міністерстві визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

15. Відповідно до повноважень, визначених законодавством, Міністерство видає правові акти у формі наказів.

16. Акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, що надходять до Міністерства, доводяться до відома установ, що належать до сфери його управління, шляхом:

видання власних наказів, у яких викладається зміст документа відповідного органу державної влади стосовно завдань Міністерства і визначаються конкретні заходи щодо їх виконання;

надсилання інформаційних листів за підписом керівництва Міністерства, якщо акт державного органу має обов'язкове значення, але не містить доручень, на виконання яких Міністерство визначало би конкретні дії;

розсилання копій актів із супровідним листом.

17. Документи, що видаються на підставі актів органів державної влади, повинні мати посилання на них, зокрема вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок).

18. У межах своєї компетенції Міністерство направляє листи для здійснення оперативних зв'язків з центральними та місцевими органами виконавчої влади, установами, що належать до сфери його управління, сторонніми установами та організаціями, окремими громадянами тощо.

19. Хід обговорення питань і рішень, які приймаються колегіальними органами на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах.

20. Рішення колегії Міністерства доводяться до виконавців і установ, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій відповідних рішень.

21. Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телеграмами, телефонограмами, факсимільним зв'язком, електронною поштою.

22. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

23. Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

24. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів.

25. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

26. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1 до цієї Інструкції.

27. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

28. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції з дотриманням ДСТУ 4163-2003.

29. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) способом.

30. У Міністерстві використовують такі бланки документів:

бланк для листів (додаток 2);

бланк наказу (додаток 3);

бланк доручення Міністра, першого заступника Міністра, керівника державної служби, заступника Міністра (додаток 4).

31. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Під час створення (проходження) в Міністерстві документів в електронній формі бланки можуть виготовлятися за допомогою комп'ютерної техніки чорно-білими або кольоровими та у разі потреби друкуються.

Шаблони бланків установлюються на персональних комп'ютерах працівників Міністерства. Облік бланків не здійснюється.

Обов'язковому обліку підлягають пронумеровані бланки у паперовій формі.

32. Міністерство розробляє бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 60 цієї Інструкції.

33. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

34. Організаційно-розпорядчі документи мають строго установлений певний комплекс реквізитів (додаток 5) і стабільний порядок їх розміщення (додаток 6) відповідно до ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного герба України

35. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року N 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України на бланках із повздовжнім розташуванням реквізитів розміщується у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

Зображення Державного Герба України відтворюється на всіх бланках Міністерства, крім бланків посадових осіб Міністерства.

Коди

36. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) та розміщується на бланках для листів після реквізиту "Довідкові дані про Міністерство".

37. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Найменування Міністерства

38. Найменування Міністерства - автора документа повинно відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про Міністерство. Скорочене найменування "Мінагрополітики" розміщується нижче повного окремим рядком у центрі.

Довідкові дані про Міністерство

39. Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Міністерства.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

40. Назва виду документа (наказ, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку великими літерами друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД. У листах назву виду документа не зазначають.

Дата документа

41. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад: 02.03.2016

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2016 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2016 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому Міністерством спільно з однією або кількома установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

42. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Міністерстві, зокрема індексами кореспондентів, посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, тощо.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою або дефісом. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в Міністерстві.

Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, індексу за класифікатором кореспондентів (додаток 7) та індексу адресата - структурного підрозділу, якому направляється на виконання відповідно до індексатора посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра (додаток 8) або іншого індексу, що застосовується в Міністерстві, наприклад: 845/7-21, де 845 - порядковий номер, 7 - індекс за класифікатором кореспондентів, 21 - індекс адресата.

У вихідного документа реєстраційний індекс складається з індексу служби діловодства, індексу структурного підрозділу, який готував документ, індексу адресата (кому документ адресується) та порядкового номера, наприклад: 37-21-7/845, де 37 - індекс служби діловодства, 21 - індекс структурного підрозділу, який готував документ, 7 - індекс адресата, 845 - порядковий номер. У разі потреби можуть зазначатися також інші індекси, що застосовуються в Міністерстві.

З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 975/11 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

Якщо документ підготовлено Міністерством спільно з кількома установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату

43. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складення або видання

44. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.

Гриф обмеження доступу

45. Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

Адресат

46. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Національне агентство України з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Державна архівна служба України
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
прізвище, ініціал імені

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної фіскальної служби України
прізвище, ініціал імені

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Центральним органам виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року N 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Державна спеціалізована бюджетна установа
Аграрний фонд
вул. Б. Грінченка, буд. 1,
м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович
вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 1,
м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається, наприклад:

Кабінет Міністрів України

Кожна складова частина реквізиту "Адресат" друкується з нового рядка.

Гриф затвердження документа

47. Документ затверджується Міністром або заступниками Міністра, керівником державної служби. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються наказом Міністерства.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 9).

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціала імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

Затверджую
Міністр аграрної політики та продовольства України
підпис, ініціал імені, прізвище
Дата

У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, наприклад:

Затверджено
Наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України
12 березня 2009 р. N 298

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

48. Резолюція - це самостійно зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа, перелік виконавців.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена перша особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

Першою зазначається особа, до функціональних обов'язків якої входять розгляд (вирішення) порушених у документі питань.

Інші виконавці визначаються за необхідністю відповідно до порушених питань, що відображені в документі та знаходяться поза межами компетенції основного виконавця.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, на лицьовому боці у верхній частині, поряд з реквізитом "Адресат", чітко і розбірливо, паралельно до основного тексту, але не на полі документа, призначеного для підшивання. Якщо місця для резолюції недостатньо, використовується спеціальний аркуш паперу формату А6, спеціальний бланк, на якому послідовно зазначаються: прізвище, ініціал та посада особи, яка склала резолюцію, текст резолюції із зазначенням індексу і дати документа, якого вона стосується.

У разі коли документ підлягає поверненню визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці.

Обов'язковим є внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) документа у СЕД. Така резолюція повинна бути ідентичною резолюції, що проставлена на паперовій формі документа. Внесення резолюції до електронної форми реєстраційно-контрольної картки здійснюють співробітники відповідних підрозділів служби діловодства, які реєструють документи.

Заголовок до тексту документа

49. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Відмітка про контроль

50. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Текст документа

51. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої він був створений. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Міністерства.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи-автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, які нумеруються римськими цифрами.

52. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

53. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

Відмітки про наявність додатків

54. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

55. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

56. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 47 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)".

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка, яка включає номер додатка та заголовок нормативного акта і розміщується у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5
до Інструкції (пункт 8)

57. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до наказу Міністерства аграрної
політики та продовольства України
20 квітня 2015 року N 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

58. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: "Додаток 1", "Додаток 2" тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.

У разі наведення у додатку таблиці, що розміщується на декількох аркушах, на кожному аркуші, крім першого, робиться відмітка: "Продовження таблиці" та її номер.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено, та у разі необхідності - керівником структурного підрозділу з правового забезпечення (далі - юридична служба).

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), які затверджуються наказами Міністерства, підписуються керівниками самостійних структурних підрозділів Міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

59. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. в 1 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Міністерства аграрної політики та продовольства України 20.02.2012 N 37/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Підпис

60. Посадові особи Міністерства підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Міністерство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками у строк, що не перевищує трьох робочих днів з моменту подання їх на підпис. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та заступників Міністра і посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається наказом Міністерства. У разі відмови у підписанні (візуванні) проект документа повертається автору з обґрунтуванням такої відмови.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням - заступником Міністра, керівником державної служби. У Міністерстві право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися окремим наказом Міністерства керівникам самостійних структурних підрозділів.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками, керівником державної служби згідно з розподілом повноважень чи керівниками самостійних структурних підрозділів відповідно до їх повноважень та наданих їм доручень (текст резолюції містить вказівку "...та надати відповідь").

61. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала імені і прізвища, наприклад:

або

62. У разі надсилання документа одночасно кільком органам одного або вищого рівня Міністр підписує всі його примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства (автора документа), а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.

63. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, наприклад:

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

64. Документи колегії Міністерства підписують голова колегії і секретар, наприклад:

65. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціал імені, прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення Міністра за наказом.

66. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Візи та гриф погодження

67. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

68. Погодження може здійснюватись як у Міністерстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

69. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціал імені і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

70. Віза проставляється на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Міністерстві.

71. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник загального відділу

підпис, ініціал імені, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

72. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає керівник самостійного структурного підрозділу, в якому створюється документ, виходячи з його змісту.

Порядок візування проектів листів здійснюється у такій послідовності: працівником, який створив документ, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому його створено, іншими виконавцями, посадовими особами, які зазначені в резолюції, заступниками Міністра, керівником державної служби відповідно до функціональних повноважень, керівником Патронатної служби Міністра і літредактором, якщо документ повинен підписувати Міністр, а у разі його відсутності - посадова особа, яка виконує його обов'язки.

При складанні проектів законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України візування здійснюється в такому порядку: працівником, який створив документ, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому його створено, іншими виконавцями, посадовими особами, яких стосується документ, керівниками та спеціалістами структурних підрозділів з питань запобігання та виявлення корупції і юридичною службою, літредактором та заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень.

Листи, які направляються за підписами заступників Міністра, керівника державної служби, візуються виконавцями, співвиконавцями та їх керівниками, а листи на запити правоохоронних органів - юридичною службою.

Супровідні листи, які направляються до Міністерства юстиції України та Кабінету Міністрів України разом з проектами нормативно-правових актів, візуються виконавцями, керівником відповідного самостійного структурного підрозділу та юридичною службою.

Керівник юридичної служби візує проекти нормативно-правових актів за наявності віз керівників заінтересованих самостійних структурних підрозділів Міністерства.

Службові записки керівників самостійних структурних підрозділів Міністерства, адресовані Міністру або керівнику державної служби в обов'язковому порядку погоджуються заступниками Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень шляхом проставляння візи у правому нижньому кутку лицьового боку останнього аркуша документа. Резолюція до службової записки проставляється відповідно до абзацу сьомого пункту 48 цієї Інструкції.

73. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

74. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

75. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціал імені, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

Погоджено
Міністр аграрної політики та продовольства України
підпис, ініціал імені, прізвище
Дата

Погоджено
Протокол засідання
експертної комісії
Міністерства аграрної політики
та продовольства України
Дата N

76. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

77. У разі коли зміст документа погоджується більше ніж трьома установами складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

Назва проекту документа

Найменування посади підпис ініціал імені, прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

78. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

Відбиток печатки

79. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства. Орієнтовний перелік документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено у додатку 10 до Інструкції.

80. Відбиток печатки служби діловодства (без зазначення герба) ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

81. Наказом Міністерства визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

Відмітка про засвідчення копій документів

82. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, або у разі наявності оригіналів документів, виданих іншими установами, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту Інструкції. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, його заступників, керівника державної служби або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Міністерством, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

83. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою Міністерства (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби управління персоналом тощо).

84. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його
в електронній формі та надходження до Міністерства

85. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 256 23 29

або

Петренко Олена Іванівна 256 23 29

86. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його необхідно долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату, наприклад:

До справи N 02.1-16

Лист-відповідь від 20.05.2013

N 02.1-16/102/8025

посада, підпис, ініціал імені, прізвище 21.05.2013

87. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи N 05.1-19

Питання вирішено позитивно

під час телефонної розмови 04.03.2013

посада, підпис, ініціал імені, прізвище 05.03.2013

88. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2013/instr_1.doc

89. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється за допомогою унікального штрих-коду, який автоматично формується СЕД, проставляється на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа, відповідає реєстраційному індексу документа та дає можливість ідентифікувати документ. Елементами зазначеного у цьому пункті штрих-коду є повна назва Міністерства, реєстраційний індекс документа та дата присвоєння документу реєстраційного індексу у СЕД.

Документи реєструються централізовано у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу документа.

Забороняється опрацювання документів без відмітки про надходження до Міністерства (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 11 до Інструкції, а також документів, які містять службову інформацію, відповідно до законодавства).

90. Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 159 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа-автор або особа-автор документа подає на реєстрацію документ разом з його копією, то на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у Міністерстві. Відмітка про факт прийому документа проставляється за допомогою штампа у правому нижньому кутку першого аркуша копії документа. Елементами зазначеної у цьому пункті відмітки є повна назва Міністерства, дата надходження документа до Міністерства, а також підпис особи, яка прийняла документа.

Запис про державну реєстрацію

91. Запис про державну реєстрацію робиться на наказах Міністерства у Міністерстві юстиції України в установленому законодавством порядку.

На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

Складення деяких видів документів

Накази

92. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з питань основної діяльності Міністерства та кадрових питань (особового складу).

93. Проекти наказів з основної діяльності готуються і подаються самостійними структурними підрозділами відповідно до Плану роботи Міністерства, а також за дорученням керівництва Міністерства чи за власною ініціативою.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу, відпусток, відрядження тощо) готує служба управління персоналом на підставі доповідних записок керівників самостійних структурних підрозділів, заяв працівників, погоджених в установленому порядку, колективного договору та інших документів.

94. Проекти наказів з основної діяльності та додатки до них візуються у такій послідовності: працівником, який створив документ, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому його створено, іншими виконавцями, посадовими особами, які зазначені у резолюції, керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, заступниками Міністра відповідно до функціональних повноважень, керівником державної служби, керівником Патронатної служби Міністра, літредактором та керівником служби діловодства. В окремих випадках перелік осіб, які повинні завізувати проект наказу, може доповнюватися за рішенням Міністра.

Проекти наказів Міністерства, що підписує керівник державної служби відповідно до своїх функціональних повноважень, візуються також завідувачем сектору Секретаріату Державного секретаря.

Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, обов'язково візуються керівником державної служби.

95. Візи проставляються на зворотньому боці останнього аркуша проекту наказу за формою, викладеною у пункті 77 цієї Інструкції. Після підписання накази реєструються та зберігаються у службі діловодства.

96. Керівником юридичної служби обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проекти наказів з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) із проставленням штампу юридичної служби. Віза літредактора проставляється на зворотньому боці кожного аркуша проекту наказу з усіма додатками до нього.

97. Проекти наказів з особового складу візуються працівником, який створив документ, керівником служби управління персоналом, керівниками заінтересованих самостійних структурних підрозділів, юридичною службою, а також залежно від видів наказів - керівником підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, керівником підрозділу з питань бухгалтерського обліку, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

98. У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

99. Накази підписуються Міністром, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов'язки.

Керівник державної служби підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

100. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

101. Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "головам районних державних адміністрацій", "начальникам структурних підрозділів".

При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.

102. Якщо наказом відміняється (скасовується) попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...". Разом із наказом, який визнається таким, що втратив чинність, визнаються такими, що втратили чинність, усі накази, якими до нього внесено зміни.

У переліках наказів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, накази розміщуються у хронологічному порядку.

Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Зміни вносяться до основного наказу, а не до наказу про внесення змін до нього.

Зміни до наказу формулюються виключно у наказі. При цьому у відповідному пункті наказу зазначаються назва наказу, до якого вносяться зміни, дата і номер прийняття, заголовок і після двокрапки у лапках викладається текст змін, наприклад: "внести до наказу Міністерства аграрної політики та продовольства України від 18 травня 2015 року N 73 "Про затвердження Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах" такі зміни".

У разі внесення змін до заголовка нормативного акта, затвердженого наказом, відповідні зміни повинні бути внесені також до заголовка та тексту наказу.

Якщо зміни до нормативного акта мають незначний обсяг (як правило, до двох сторінок), їх викладають у наказі. При цьому, якщо зміни вносяться лише до однієї структурної одиниці нормативного акта, у відповідному пункті наказу зазначаються ця структурна одиниця, заголовок нормативного акта, назва наказу, дата і номер прийняття і після двокрапки в лапках викладається текст зміни, наприклад: "абзац четвертий пункту 2.4 глави 2 Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 18 травня 2015 року N 73, викласти в такій редакції". У разі внесення змін до кількох структурних одиниць наказу вони об'єднуються в один пункт з таким формулюванням: "Унести до (повна назва наказу, дата і номер прийняття) такі зміни".

При внесенні змін до кількох наказів вони наводяться в хронологічному порядку.

У разі внесення до нормативного акта значних за обсягом змін (більше двох сторінок) до наказу окремо додається текст змін під грифом "ЗАТВЕРДЖЕНО", а в наказі дається таке формулювання: "Затвердити Зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття), що додаються", наприклад:

Затверджено
Наказ Міністерства аграрної
політики та продовольства України
20 січня 2015 року N 15

Зміни
до Положення про проведення іспитів на
передатестаційних циклах (текст змін)

У разі внесення до нормативного акта (структурної одиниці) змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, акт (структурну одиницю) доцільно викласти в новій редакції.

При викладенні нормативного акта у новій редакції у наказі дається таке формулювання: "Внести зміни до (заголовок нормативного акта, повна назва наказу, яким він затверджений, дата і номер прийняття,), виклавши його в новій редакції, що додається", наприклад: "Внести зміни до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 18 травня 1994 року N 73, виклавши його в новій редакції, що додається".

У грифі "ЗАТВЕРДЖЕНО" дається посилання на дату і номер наказу, яким було затверджено первинний акт, та зазначається, що акт наведено в редакції наказу, яким вона затверджується, за такою формою:

Затверджено
Наказ Міністерства аграрної
політики та продовольства України
20 січня 2015 року N 15

(у редакції наказу
Міністерства аграрної політики та
продовольства України
07 липня 2016 року N 300)

Якщо додаток до наказу, який вводиться ним у дію, викладено у новій редакції, відмітка до нього оформляється за такою формою:

Додаток
до наказу Міністерства аграрної
політики та продовольства України
20 січня 2015 року N 15

(у редакції наказу
Міністерства аграрної політики
та продовольства України
від 07 липня 2016 року N 300)

Якщо у новій редакції викладається додаток до нормативного акта, затвердженого наказом, то відмітка до нього оформляється за формою з урахуванням вимог, наведених у пункті 57 цієї Інструкції.

У разі коли зміни вносяться до наказу, який викладено у новій редакції, зміни вносяться до тексту його оновленої редакції, а в дужках вказується розпорядчий документ, яким затверджено нову редакцію. Посилання на попередні редакції оновленого наказу не робляться, наприклад: "Унести до Положення про проведення іспитів на передатестаційних циклах, затвердженого наказом Міністерства аграрної політики та продовольства України від 18 травня 1994 року N 73 (у редакції наказу Міністерства аграрної політики та продовольства України від 07 липня 2009 року N 484), такі зміни". Якщо до наказу чи нормативного акта було внесено більше однієї зміни, після його назви робиться позначка "(із змінами)".

У разі доповнення наказу новими структурними одиницями або виключення з наказу акта структурних одиниць поточна нумерація його структурних одиниць відповідно змінюється, наприклад:

"у пункті 5 абзац другий виключити. У зв'язку з цим абзаци третій - п'ятий вважати відповідно абзацами другим - четвертим;

доповнити пункт 6 після абзацу першого новим абзацом такого змісту: "...". У зв'язку з цим абзаци другий і третій вважати відповідно абзацами третім і четвертим".

При цьому наступні структурні одиниці наказу позначаються з урахуванням доповнення або виключення.

У разі доповнення нормативного акта новою структурною одиницею з посиланням на новий додаток або виключення з тексту нормативного акта структурної одиниці, яка містить посилання на відповідний додаток, нумерація додатків та відповідні посилання на них у тексті нормативного акта змінюються, наприклад: "Доповнити Положення новим додатком 19 (додається). У зв'язку з цим додатки 19 - 34 вважати відповідно додатками 20 - 35. У тексті Положення посилання на додатки 19 - 34 замінити посиланнями відповідно на додатки 20 - 35".

При внесенні змін до пункту (підпункту), який налічує декілька абзаців (речень), слід обов'язково вказувати місце розташування цих змін, наприклад: "пункт 5 після абзацу другого доповнити новим абзацом такого змісту".

Якщо абзац, яким доповнюється пункт, є останнім, його номер не зазначається, наприклад: "пункт 7 доповнити новим абзацом такого змісту:".

У разі необхідності внесення доповнення або уточнення нормативного припису можлива заміна однієї структурної одиниці кількома, наприклад: "підпункт 2 пункту 4 замінити двома новими підпунктами такого змісту:".

103. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.

104. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.

105. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

106. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

107. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.

108. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу.

109. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом, наприклад:

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1) АНТОНЕНКО Ольгу Степанівну на посаду начальника відділу бухгалтерського обліку з 15 листопада 2005 р. з посадовим окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Антоненко О. С. від 10.11.2005.

2) ГЕРАСИМЕНКА Вадима Федоровича на посаду головного спеціаліста відділу опрацювання кореспонденції з 15 листопада 2005 р. місячним випробним терміном, з окладом згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява Герасименка В. Ф. від 09.11.2005.

110. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

111. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

112. У наказах з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

113. Під час ознайомлення з наказом вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

114. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа - складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

115. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, визначається законодавством.

116. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

До номерів наказів з питань основної діяльності літери не додаються. До номерів наказів з грифом обмеження доступу додається позначка "ДСК".

З метою розрізняння наказів з особового складу до їх номерів присвоюються літерні індекси.

117. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи службою управління персоналом і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.

Протоколи

118. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Міністерстві рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

119. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

120. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату A4 (210 х 297 міліметрів).

121. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

122. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

123. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

124. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

125. У вступній частині протоколу зазначаються прізвище та ініціал голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб та посилання на розпорядчий документ, яким затверджено склад комісії.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ім'я по батькові присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

126. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

127. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціал імені кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

128. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціала імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

129. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

130. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

131. Протокол підписується головуючим на засіданні колегії та секретарем.

В окремих випадках протокол можуть підписувати члени комісії та інші присутні.

132. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) відповідно до положень про ці колегіальні органи підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження відповідно до пункту 47 цієї Інструкції.

133. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Службові листи

134. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

135. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

136. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати короткий зміст або заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 60 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

137. Службовий лист візується у порядку, визначеному пунктом 72 цієї Інструкції. У листі обов'язково мають зазначатися прізвище працівника Міністерства, який є виконавцем, та номер його робочого телефону. Ця відмітка проставляється в нижній частині аркуша, під підписом керівника.

138. Вносити будь-які виправлення або доповнення у підписані листи не дозволяється.

Документи до засідань колегії Міністерства

139. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про неї.

140. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів її роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціал імені доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегії складається секретарем, який відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи колегії з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений головою колегії план роботи доводиться до відома її членів і керівників структурних підрозділів Міністерства. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегії інформує всіх членів колегії та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

141. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за сім днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

довідку з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;

проект рішення колегії;

список членів колегії;

список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питань порядку денного засідання колегії, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

142. Документи, підготовлені для розгляду колегії, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання.

143. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

144. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих самостійних структурних підрозділів Міністерства та секретар колегії.

145. Секретар колегії забезпечує організацію роботи колегії, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд, перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

146. Рішення колегії оформляються протоколами, які складаються з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 118 - 133 цієї Інструкції, та після підписання реєструються секретарем колегії.

147. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою службою діловодства.

Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом прийняття відповідного наказу Міністерства.

Документи про службові відрядження

148. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Міністерства.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Міністерства, керівником самостійного структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я керівника державної служби (на ім'я Міністра у разі відрядження заступників Міністра), за погодженням заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень. У доповідній записці зазначається місце, строк поїздки та з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка про відрядження працівника подається до служби управління персоналом не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 12).

149. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк готує письмовий звіт або повідомляє керівника самостійного структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у порядку та у строки, що визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником самостійного структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до структурного підрозділу з питань бухгалтерського обліку.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

150. Документообіг Міністерства - це проходження документів у Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

151. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

152. У Міністерстві застосовується система електронного документообігу (СЕД).

153. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, порядком експлуатації СЕД, інструкцією користувача при роботі в СЕД, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

Облік обсягу документообігу

154. Обсяг документообігу Міністерства - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Міністерстві (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

155. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані діловодною службою, підраховуються окремо на основі прийнятої в Міністерстві системи обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як за Міністерством у цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються діловодною службою і подаються Міністру для вжиття заходів з метою удосконалення роботи з документами.

156. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі.

Приймання та первинне опрацювання документів,
що надходять до Міністерства

157. Доставка документів до Міністерства здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового, факсимільного зв'язку, електронною поштою, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами факсимільного зв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми.

Електронною поштою доставляються документи в електронному вигляді на електронну адресу info@minagro.gov.ua.

158. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано службою діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а й час доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні, приймаються черговим працівником Міністерства, реєструються у журналі чергового працівника Міністерства та передаються до служби діловодства у перший наступний робочий день.

Черговий працівник Міністерства повідомляє відповідального працівника, визначеного керівником служби діловодства, про факт надходження документів у неробочий час.

Відвідувачі залишають вхідну кореспонденцію у скриньках прийому вхідної кореспонденції. При наданні документів безпосередньо співробітникам Пункту реєстрації з проханням надати вхідний реєстраційний номер, на копії документа, що повертається установі-авторові (особі-авторові), проставляється відмітка, яка засвідчує факт прийому документа у Міністерстві відповідно до вимог пункту 90 цієї Інструкції.

Документи, покладені у скриньки прийому вхідної кореспонденції виймаються працівниками служби діловодства з періодичністю у 2 години.

Вийняті зі скриньок документи підлягають обробці та реєстрації.

Реєстрація документів у службі діловодства полягає у здійсненні відмітки про надходження до Міністерства відповідно до вимог пункту 89 цієї Інструкції та скануванні цих документів.

При цьому скан-копії документів розміщуються у СЕД, яка автоматично присвоює їм реєстраційний індекс. Заповнення електронної форми РКК документів здійснюється відповідно до пункту 180 цієї Інструкції.

159. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти, що мають напис "особисто", подаються адресатові через службу діловодства у нерозкритому вигляді. Реєстрація таких листів у СЕД здійснюється лише за вимогою адресата.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

Конверти зберігаються в обов'язковому порядку та додаються до документів, які надійшли від судових органів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціала імені та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства.

При виявленні у конвертах предметів, які становлять загрозу життю та здоров'ю людей, працівник, відповідальний за отримання поштової кореспонденції, повинен діяти відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

160. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

161. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 89 цієї Інструкції.

162. Електронні носії інформації обов'язково передаються до Міністерства із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

163. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

Попередній розгляд документів

164. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

165. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Міністром, його заступниками, керівником державної служби або керівниками структурних підрозділів.

Міністру подаються на розгляд документи, які надійшли на його ім'я за підписом Президента України, Глави Адміністрації Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Прем'єр-міністра України, Першого віце-прем'єр-міністра України, віце-прем'єр-міністрів України, Генерального прокурора України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови вищої Ради юстиції України, Голови Національного банку України, Голови Центральної виборчої комісії України, перших керівників міністерств, Голови рахункової палати України, запити, звернення і листи народних депутатів України, звернення Героїв України. Зазначені документи після реєстрації невідкладно подаються на розгляд Міністру. Розглянуті (з резолюцією) Міністром документи, які мають контрольні завдання, терміново повертаються до діловодної служби для постановки на контроль, після чого передаються визначеним у дорученні посадовим особам для виконання.

Заступникам Міністра, керівнику державної служби подаються на розгляд адресовані на їх ім'я або на адресу Міністерства листи та звернення, інші документи відповідно до розподілу між ними обов'язків, а структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов'язків.

У разі відсутності Міністра термінові документи подаються на розгляд посадовій особі, яка тимчасово виконує обов'язки Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень між Міністром та його заступниками.

166. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

167. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про Міністерство та у положеннях про структурні підрозділи, наказах про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також, номенклатурі справ.

168. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 11), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.

Реєстрація документів

169. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

170. Документи реєструються у СЕД незалежно від способу їх доставки, передачі чи типу (за виключенням документів, перелік яких наведено у додатку 11 до цієї Інструкції, а також документів, які містять гриф "Для службового користування").

СЕД автоматично створює реєстраційний номер документа.

Документи тимчасового зберігання, що надійшли до Міністерства через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, реєструються виключно в електронній формі.

171. Реєстраційні номери вхідних документів присвоюються централізовано в СЕД у службі діловодства відповідно до вимог пункту 89 цієї Інструкції.

172. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, протоколів і рішень колегіальних органів, інших документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, керівника державної служби, розпорядчих документів, листів за підписом Міністра та його заступників, керівника державної служби проводиться централізовано службою діловодства.

173. Реєстрація вихідних документів здійснюється централізовано службою діловодства з проставленням реєстраційного індексу за допомогою унікального штрих-коду на лицьовому нижньому полі першого аркуша документа.

Спеціальна вихідна кореспонденція реєструється відповідно до вимог чинного законодавства.

174. Інші документи, що стосуються напрямів діяльності самостійних структурних підрозділів Міністерства та виконуються ними, реєструються в цих структурних підрозділах, відповідно до вимог цієї Інструкції.

Накази з основної діяльності, з грифом "ДСК" реєструються у службі діловодства. Для здійснення реєстрації працівник, який створив документ, надає оригінал наказу, його копію та електронну версію. Після проставлення дати та номера, накази вносяться до електронної бази реєстрації наказів. Електронні версії наказів з грифом "ДСК" до електронної бази не вносяться.

Відповідальність за відповідність електронної версії наказу його оригіналу несе безпосередньо виконавець.

Накази з особового складу, про відрядження, а також трудові договори, заяви про призначення, переведення, звільнення, відпустку, відрядження, стажування, атестацію працівників Міністерства та керівників підпорядкованих установ реєструються у службі управління персоналом.

Договори реєструються відповідно до затвердженого Міністерством Порядку ведення договірної роботи в Міністерстві аграрної політики та продовольства України.

Запити на публічну інформацію реєструються окремо у структурному підрозділі з питань публічної інформації.

Документи, що надходять поштою і відповідно до законодавства віднесені до категорії звернень громадян, та ті, які надходять електронною поштою від державної установи "Урядовий контактний центр" на урядову "гарячу лінію", реєструються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" у структурному підрозділі по роботі зі зверненнями громадян.

Прейскуранти, наряди, заявки, рознарядки, тощо реєструються відповідно до вимог додатка 11 цієї Інструкції.

175. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

176. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів відповідно до вимог пункту 42 цієї Інструкції.

Окремо реєструються:

кореспонденція органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, що надійшли до Мінагрополітики;

накази з основної діяльності;

накази з кадрових питань (особового складу, відпусток, відрядження тощо) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

177. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються шляхом додавання до реєстраційного номера літери "ф" після цифри реєстраційного індексу.

178. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата з присвоєнням після цифри реєстраційного індексу літер "ел".

179. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 175 цієї Інструкції.

180. Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 42 цієї Інструкції.

181. СЕД, що застосовується в Міністерстві, забезпечує формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді та електронної картотеки РКК.

182. Працівник служби діловодства заповнює електронну форму РКК (вводить всі необхідні відомості про документ).

Після реєстрації вхідний документ сканується з подальшим прикріпленням відповідного файла до РКК.

183. Для реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється єдина РКК.

184. У самостійних структурних підрозділах Міністерства застосовується автоматизована система реєстрації документів у СЕД. У разі ведення журнальної системи реєстрації окремих видів документів мають бути передбачені графи, що містять основну інформацію про документ (додаток 13).

Організація передачі документів та їх виконання

185. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву Міністерства і структурним підрозділам.

186. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Міністерства в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Передача вхідної кореспонденції на розгляд керівництву Міністерства фіксується у СЕД.

Відразу після реєстрації керівнику установи у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

187. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, повертаються у той же день з відповідною резолюцією до служби діловодства, яка здійснює передачу документів до самостійних структурних підрозділів Міністерства на виконання. Заступники Міністра, керівник державної служби визначають головними виконавцями документів структурні підрозділи, які вони спрямовують, координують та контролюють їх діяльність. Співвиконавцями можуть бути визначені інші заінтересовані структурні підрозділи Міністерства, або центральні органи виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України.

Якщо розгляд (вирішення) порушених у документі питань відноситься до компетенції центрального органу виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, головний виконавець визначається відповідно до Порядку взаємодії Міністерства аграрної політики та продовольства України з центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України, затвердженого наказом Мінагрополітики від 27 лютого 2012 року N 86, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16 березня 2012 року за N 415/20728 (зі змінами).

Документи, що надійшли від юридичних осіб, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень Міністерства, пересилаються для розгляду за належністю відповідному органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до Міністерства, про що повідомляється кореспонденту.

Документи направляються визначеному органу разом із супровідним листом за підписом Міністра або його заступників, керівника державної служби згідно з розподілом функціональних повноважень, у якому міститься прохання повідомити кореспондента про результати розгляду.

Працівник, відповідальний за організацію діловодства у структурному підрозділі, отримавши документи в СЕД, негайно надає їх на розгляд керівникові самостійного структурного підрозділу, визначеного як виконавець.

188. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, передається виконавцям у порядку визначення їх у резолюції через СЕД або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному у резолюції першим.

189. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в РКК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

190. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка зареєструвала документ.

191. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство у самостійному структурному підрозділі.

192. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва Міністерства та працівники, яким безпосередньо доручено їх виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, шляхом підготовки, у разі необхідності, плану виконання з визначенням строків подання ними пропозицій, порядку погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій у межах своєї компетенції. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру або його заступникам, керівнику державної служби, а у деяких випадках - керівникові самостійного структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

193. Підготовка документа починається зі складання його проекту. При цьому виконавець повинен враховувати зміст раніше виданих документів і чинних нормативно-правових актів, що стосуються порушеного питання. Проект документа, надрукований і оформлений відповідно до вимог цієї Інструкції, виконавець узгоджує з керівником самостійного структурного підрозділу, а в разі необхідності - із заінтересованими самостійними структурними підрозділами.

194. Працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис Міністру або його заступникам, керівнику державної служби не пізніше ніж за день до контрольного строку виконання разом з документами, на підставі яких його було складено.

195. Якщо документ надсилається до кількох установ, після його реєстрації виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.

196. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати про передачу документів іншому виконавцеві особу, відповідальну за діловодство у структурному підрозділі, для внесення відповідних змін до РКК в СЕД.

Організація контролю за виконанням документів

197. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, виконання якого підлягає обов'язковому контролю (додаток 14).

198. Обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення народних депутатів, громадян, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення Міністра, його заступників, керівника державної служби, рішення колегії Міністерства, запити на інформацію тощо.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює керівник державної служби відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Контроль за виконанням окремих доручень Міністра та протокольних доручень за підсумками нарад під його головуванням здійснює Патронатна служба Міністра.

Розроблення проекту нормативно-правового акта в Міністерстві на виконання завдань, визначених законами України, актами органів державної влади, дорученнями вищих посадових осіб та керівництва Міністерства покладається на структурний підрозділ відповідно до його компетенції.

Структурний підрозділ, який визначений головним виконавцем, здійснює контроль за кожним етапом стану погодження в Міністерстві, заінтересованих центральних органах виконавчої влади проекту акта до схвалення або прийняття відповідного проекту акта. Інформацію щодо стану підготовки акта виконавець повинен вносити в СЕД з періодичністю, визначеною у дорученнях керівництва Міністерства.

199. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства.

У самостійних структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство, яка інформує керівника самостійного структурного підрозділу про стан виконання контрольних документів.

200. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

201. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15 цієї Інструкції.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства (структурного підрозділу) під час розгляду документів. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

202. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа у Міністерстві.

203. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. Документи з резолюцією: "Терміново" - не пізніше 7 робочих днів; "Невідкладно" - 3 робочих днів; "Негайно" - протягом дня.

204. Співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

205. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено службою контролю на обґрунтоване прохання виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.

206. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається за підписом Міністра до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за п'ять днів до закінчення установленого раніше строку.

207. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до РКК СЕД.

208. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Міністра, його заступників або керівника державної служби.

209. Контроль за виконанням документів включає взяття завдань, визначених у документах на контроль, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.

210. У Міністерстві застосовується автоматизований контроль за виконанням документів за допомогою СЕД.

211. Контроль за ходом виконання документів проводиться службою контролю на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, проводять моніторинг контрольних документів, керуючись нагадуваннями.

212. Контрольний документ вважається виконаним у визначений термін і знімається з контролю тоді, коли фактично виконано передбачені в ньому завдання, підготовлено письмову відповідь і про виконання оперативно повідомлено службу контролю.

Про стан і кінцевий результат виконання окремих доручень Міністра та протокольних доручень за підсумками нарад під його головуванням головний виконавець інформує службу контролю у вигляді інформаційної довідки за підписом керівника самостійного структурного підрозділу (центрального органу виконавчої влади, діяльність якого спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра аграрної політики та продовольства України). У разі неможливості своєчасного виконання головний виконавець не пізніше ніж за три дні до кінцевого строку інформує службу контролю у письмовому вигляді із зазначенням причин.

Зняти документ з контролю може тільки Міністр, його заступники, керівник державної служби, які установили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.

Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК в СЕД.

213. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів про виконання завдань.

214. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів, з урахуванням індивідуальних строків виконання завдань, узагальнюється щотижнево та подається керівництву Міністерства на апаратну нараду або за його запитом.

Інформаційно-довідкова робота з документами

215. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.

216. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.

217. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:

класифікатор видів документів (додаток 16);

класифікатор кореспондентів (додаток 7);

індексатор посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра (додаток 8).

Індексатор посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра створюється службою діловодства для використання у зведеній номенклатурі справ Міністерства, номенклатурі справ структурних підрозділів, реєстраційних позначках документів, реєстрах, розписках, у роботі з формування архівів та поточній роботі з архівними документами, під час здійснення контрольних функцій.

Індексатор посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра затверджується щороку до 31 січня керівником державної служби. Протягом року у разі потреби до нього вносяться зміни.

Структурні підрозділи Міністерства подають щороку до 15 січня (у разі потреби - протягом року) службі діловодства виписки з положень про підрозділи, інформацію про правонаступництво у разі передачі функцій іншим підрозділам для забезпечення на належному рівні адресування кореспонденції, підготовки зведеної номенклатури справ Міністерства, номенклатури справ структурних підрозділів, формування архівних фондів.

Необхідність розроблення та впровадження інших класифікаційних довідників у Міністерстві визначається службою діловодства.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

218. Вихідні документи надсилаються адресатам із використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською службою.

219. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства Міністерства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

220. З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

221. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв'язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються іншими нормативно-правовими актами та розпорядчими документами.

222. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.

223. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано щотижня, а термінові - в день їх надходження від структурних підрозділів-виконавців.

224. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства, окрім спеціальних документів.

225. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

зазначення на документі відмітки про додатки, їх наявність та повноту;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

При реєстрації вихідного документа на зворотній стороні бланка листа Міністерства проставляється черговий номер бланка.

Після реєстрації та сканування вихідного документа у службі діловодства виконавцю для формування справ у самостійному структурному підрозділі та подальшого зберігання до моменту їх передачі до архіву Міністерства повертаються:

відпуск (копія вихідного документа з візами посадових осіб, з якими він погоджений, та візами виконавців);

підписаний оригінал листа у разі надсилання електронною поштою або за допомогою системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.

226. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

227. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт.

На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

228. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача.

229. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

230. Самостійні структурні підрозділи та окремі виконавці передають вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у день їх підпису керівництвом Міністерства (щоденно у понеділок - четвер з 9.00 до 16.00, у п'ятницю - з 9.00 до 15.00), але не пізніше наступного робочого дня.

231. Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється службою діловодства у такому порядку:

систематизація кореспонденції за видами поштових відправлень;

фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

заклеювання та маркування конвертів;

визначення вартості відправлення;

складання списку на кореспонденцію з грифом "ДСК" та рекомендованих листів;

передавання до відділення поштового зв'язку.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

232. Номенклатура справ - це обов'язковий для Міністерства систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

233. Номенклатура справ призначена для встановлення в Міністерстві єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного, особового складу та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

234. У Міністерстві складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 17) і зведена номенклатура справ Міністерства (додаток 18).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом Міністерства та Центральним Державним архівом вищих органів влади України (далі - ЦДАВО України).

235. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється експертною комісією (далі - ЕК) Міністерства та погоджується експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни структури, функцій та характеру роботи Міністерства, після чого затверджується наказом Міністерства.

236. Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО України. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО України.

Структурні підрозділи Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

237. Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з першого січня наступного календарного року.

238. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Міністерстві, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

239. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (за штатним розписом або індексатором посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 2810-07, де 2810 - індекс самостійного відділу, 07 - порядковий номер справи, або 3710-18, де 37 - індекс самостійного структурного підрозділу, 10 - індекс відділу у складі самостійного структурного підрозділу, 18 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування Міністерства, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Міністерства.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Мінагрополітики".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення".

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:

"Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників служби управління персоналом".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства аграрної політики та продовольства України на 2017 рік.

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерством аграрної політики та продовольства України за 2016 рік".

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.

240. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

Формування справ

241. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.

242. Справи формуються у Міністерстві децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

243. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

244. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

245. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

246. Накази з питань основної діяльності Міністерства, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

247. Документи засідань колегій групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо).

248. Протоколи засідань колегії групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

249. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

250. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

251. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

252. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 731.

253. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця в межах року. Це стосується і персоніфікацій працівників Міністерства.

254. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та його структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом Міністерства.

Зберігання документів у Міністерстві

255. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.

Керівники самостійних структурних підрозділів Міністерства і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечувати зберігання документів і справ.

256. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах. Для підвищення оперативності розшуку документів справи повинні розміщуватися відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

257. Цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії зберігаються у його секретаря. Секретар колегії відповідає за їх зберігання.

258. Видача справ для тимчасового користування працівникам структурних підрозділів Міністерства здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу на спеціально відведеному робочому місці абонента у читальному залі за письмовою заявкою з обґрунтуванням такої необхідності (наприклад: видача працівникам служби управління персоналом особових справ для уточнення записів у трудовій книжці громадянина; або видача працівникам підрозділу з питань бухгалтерського обліку особових рахунків для оформлення бухгалтерських довідок і т. д.).

На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

259. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. В окремих випадках на підставі письмового рішення судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому впровадженні, вилучення документів допускається з дозволу Міністра, його заступників або керівника державної служби з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій. Про вилучення оригіналів документів складається протокол в порядку, визначеному Кримінально-процесуальним кодексом України.

V. Порядок підготовки справ до
передачі для архівного зберігання

260. Підготовка справ для передачі до архіву Міністерства включає:

попередню експертизу цінності документів;

складання описів справ;

оформлення справ;

передачу справ до архіву Міністерства.

Експертиза цінності документів

261. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

262. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві утворюється постійна діюча експертна комісія.

263. Експертиза цінності документів проводиться щороку у структурних підрозділах Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву Міністерства.

264. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, не внесених до НАФ, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

265. Відповідальними за діловодство у структурних підрозділах здійснюється відбір документів постійного зберігання на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, зведеної номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду та нумерації (олівцем) кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.

266. За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), акт про вилучення для знищення документів (додаток 19), не внесених до НАФ.

267. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно за період, за який здійснюється упорядкування. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Міністром, тільки після цього Міністерство має право знищити документи.

268. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначено справи кількох самостійних структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками служби діловодства, за згодою архіву, господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Складення описів справ

269. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

270. Описи справ укладаються окремо на справи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

271. Описи справ структурного підрозділу Міністерства складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на основі цієї Інструкції та методичної допомоги архіву Міністерства.

272. Номер опису справ структурного підрозділу Міністерства повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ із додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису, наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу N 25, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 25П-2011; 25Т-2011; 25ОС-2011.

273. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам Міністерства або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

274. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

275. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N _____".

276. Опис справ структурного підрозділу Міністерства підписується укладачем із зазначенням його посади і затверджується керівником структурного підрозділу. До затвердження опис розглядається та схвалюється експертною комісією структурного підрозділу (за наявності).

277. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший - залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

278. Структурні підрозділи Міністерства зобов'язані описувати документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві.

Архів Міністерства зобов'язаний передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.

279. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

280. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення ЕК Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром. Один примірник затвердженого опису передається до ЦДАВО України разом з документами.

281. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК Міністерства і затверджуються Міністром.

282. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК Міністерства, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром. Один примірник зведеного опису подається до ЦДАВО України.

Оформлення справ

283. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає:

чітку нумерацію аркушів у справі;

складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;

наявність засвідчувального напису справи (додаток 21) про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;

підшивання або оправлення справи в обкладинку з твердого картону (швидкозшивач);

оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додаток 22).

284. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються у кожному томі (частині) окремо.

285. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

286. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

287. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

288. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

289. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

290. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Міністерства - номер опису і фонду.

291. У разі зміни найменування Міністерства (його структурних підрозділів) протягом періоду, який охоплюють документи справи, в описах та на обкладинках справ зазначається нове найменування Міністерства (структурного підрозділу), а попереднє - береться в дужки.

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Передача справ до архіву Міністерства

292. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані за описами через два роки після завершення їх ведення (наприклад справи за 2010 рік передаються до архіву Міністерства у 2013 році) для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, що знаходяться у структурних підрозділах, не можуть знищуватися без проведення експертизи їх цінності, яка здійснюється експертною комісією структурного підрозділу (у разі наявності), про що складається відповідний акт.

Знищення документів проводиться при упорядкуванні відповідного періоду загальним актом по всьому Міністерству.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.

293. У кінці кожного примірника опису працівник архіву Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші - залишаються в архіві Міністерства для ведення обліку справ.

294. Передача справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником державної служби, для подальшого зберігання та користування в установленому порядку.

295. Якщо окремі справи необхідні для поточної роботи у структурному підрозділі, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування (додаток 23).

296. Приймання - передавання кожної справи здійснюється працівником архіву Міністерства, у присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

Справи, що передаються до архіву Міністерства, повинні бути зв'язані належним чином.

297. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу відповідальний за діловодство у структурному підрозділі в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства. Передача справ здійснюється за описами і номенклатурою справ.

Міністерство зобов'язане забезпечувати зберігання прийнятих архівних документів та передачу документів, що належать до НАФ, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства для постійного зберігання до ЦДАВО України.

Директор Департаменту
електронного документообігу
та контролю апарату І. Кавун

Схвалено
Протокол засідання ЕК
Міністерства аграрної політики
та продовольства України
_______________ N ______

Додаток 1
до Інструкції
(пункт 26)

Вимоги
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Додаток 2
до Інструкції
(пункт 30)

Додаток 2 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 3
до Інструкції
(пункт 30)

Наказ

Наказ (Додаток 3) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 4
до Інструкції
(пункт 30)

Доручення

Доручення (Додаток 4) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 5
до Інструкції
(пункт 34)

Перелік
реквізитів організаційно-розпорядчих документів

Додаток 6
до Інструкції
(пункт 34)

Схеми розташування реквізитів документів

Схеми розташування реквізитів документів (Додаток 6) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 7
до Інструкції
(пункт 42, 217)

Класифікатор кореспондентів

Додаток 8
до Інструкції
(пункт 42, 217)

Індексатор
посадових осіб та структурних підрозділів Міністерства,
центральних органів виконавчої влади, діяльність яких
спрямовується і координується
Кабінетом Міністрів України через Міністра

0001 Міністр

0002 Перший заступник Міністра

0003 Заступник Міністра

0004 Керівник державної служби

0005 Заступник Міністра з питань європейської інтеграції

1000 Секретаріат Державного секретаря

1100 Департамент стратегії та економічного розвитку

1200 Патронатна служба Міністра

1300 Департамент землеробства та технічної політики в АПК

1400 Департамент тваринництва

1700 Прес-служба

1800 Департамент науково-освітнього забезпечення та розвитку підприємництва на селі

1900 Управління бухгалтерського обліку та звітності, адміністративно-господарських питань та охорони праці

2000 Відділ міжнародної інтеграції в сфері технічного регулювання, санітарних та фітосанітарних заходів в АПК

2100 Департамент фінансово-кредитної політики

2300 Департамент міжнародного співробітництва

2400 Управління внутрішнього аудиту

2500 Департамент роботи з персоналом

2600 Відділ публічної інформації, взаємодії з Кабінетом Міністрів України та розгляду звернень громадян

2700 Департамент з управління державною власністю

2900 Сектор запобігання та виявлення корупції

3000 Державне агентство рибного господарства України

3100 Департамент правової та законопроектної роботи

3200 Департамент продовольства

3300 Державна інспекція сільського господарства України

3500 Оперативно-режимне управління

3700 Департамент електронного документообігу та контролю апарату

4900 Державне агентство лісових ресурсів України

6000 Державна служба України з питань безпечності харчових продуктів та захисту споживачів

9100 Державна служба України з питань геодезії, картографії та кадастру

Додаток 9
до Інструкції
(пункт 47)

Перелік
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути (положення) установ.

15. Структура установи.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.

Додаток 10
до Інструкції
(пункт 79)

Перелік
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).

2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).

5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, посвідчення тощо), які засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.

8. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).

17. Протоколи (погодження планів поставок).

18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

19. Специфікації (виробів, продукції тощо).

20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.

21. Статути установ.

22. Титульні списки.

23. Трудові книжки.

24. Штатні розписи.

25. Інші документи (на вимогу).

Додаток 11
до Інструкції
(пункт 89, 168, 170, 174)

Перелік
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Листи, що надійшли на запитувану інформацію.

5. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

6. Прейскуранти (копії).

7. Норми витрати матеріалів.

8. Вітальні листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

10. Наукові звіти за темами.

11. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

12. Форми статистичної звітності.

13. Договори.

14. Тендерні пропозиції.

____________

* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 9 - 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (підрозділах з питань бухгалтерського обліку, службі управління персоналом тощо).

Додаток 12
до Інструкції
(пункт 148)

Журнал
реєстрації відряджень

Додаток 13
до Інструкції
(пункт 184)

Журнал
реєстрації вхідних документів*

Журнал
реєстрації вихідних документів*

____________

* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

Додаток 14
до Інструкції
(пункт 197)

Перелік
документів, що підлягають обов'язковому контролю виконання

1. Укази та розпорядження Президента України.

2. Доручення Президента України, Адміністрації Президента України.

3. Листи та доручення керівництва Апарату Ради національної безпеки і оборони України.

4. Закони, постанови Верховної Ради України, рекомендації та рішення комітетів Верховної Ради України.

5. Запити та звернення народних депутатів України.

6. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати.

7. Акти та доручення Кабінету Міністрів України.

8. Акти органів державної влади.

9. Протести, подання та приписи прокуратури.

10. Запити на інформацію.

11. Накази Мінагрополітики з основної діяльності.

12. Доручення керівництва Мінагрополітики.

Додаток 15
до Інструкції
(пункт 201)

Строки
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим - у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради - в установлений зазначеною Радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.

3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) - протягом не більш як 10 днів з дня надходження.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).

5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати України - 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).

6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.

7. Подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що цьому сприяли, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб - у визначений прокурором строк, що обчислюється з дня надходження подання.

Постанова прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності - у десятиденний строк з дня її надходження, якщо інше не встановлено законом.

8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі - запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

9. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них строку.

11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

Додаток 16
до Інструкції
(пункт 217)

Класифікатор
видів документів

Додаток 17
до Інструкції
(пункт 234)

Номенклатура справ

Номенклатура справ (Додаток 17) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 18
до Інструкції
(пункт 234)

Номенклатура

Номенклатура (Додаток 18) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 19
до Інструкції
(пункт 266)

Акт
Про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду

Акт Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (Додаток 19) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 20
до Інструкції
(пункт 271)

Опис

Опис (Додаток 20) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 21
до Інструкції
(пункт 283)

Засвідчувальний напис справи N _____(розділу опису)

Засвідчувальний напис справи N __ (розділу опису) (Додаток 21) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 22
до Інструкції
(пункт 283)

Справа (Додаток 22) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 23
до Інструкції
(пункт 295)

Книга видавання справ з архівосховища

Книга видавання справ з архівосховища (Додаток 23) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".