МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
04.01.1998 N 4/5
(в редакції наказу
Міністерства юстиції
України
27.05.2010 N 1135/5)
(Інструкція втратила чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 973/5 від 02.07.2012)
Інструкція
з діловодства в Міністерстві юстиції України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві юстиції України /далі - Інструкція/ встановлює єдині правила документування управлінської діяльності Міністерства юстиції України /далі - Міністерства/ і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву Міністерства.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документованої інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 року N 1893.
Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 02.10.96 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 18 березня 2004 року за N 342/8941.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції України ( 254к/96-ВР ) та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 року N 1153 (із змінами й доповненнями) (далі - Примірна інструкція), та наказу N 55 від 07.04.2003 року Держспоживстандарту України N 4163-2003 на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. Відповідно до документообігу у Міністерстві застосовується децентралізована система реєстрації документів.
Застосування децентралізованої системи діловодства в Міністерстві передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міністерства.
1.5. Організація ведення діловодства в Міністерстві, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на Управління документального забезпечення.
1.5.1. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих органів влади покладається на Відділ контролю.
1.5.2. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах Міністерства, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву Міністерства покладається на керівників цих підрозділів. Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається за вказівкою керівника на одного або декількох працівників структурного підрозділу.
1.6. Загальне керівництво роботою діловодної служби здійснюється Міністром юстиції України. Міністр юстиції зобов'язаний:
- забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр Міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надходять до Міністерства;
- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших документів, що не передбачені нормативно-правовими актами і не викликані необхідністю;
- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення структурних підрозділів сучасним обладнанням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними машинами (ЕОМ);
- забезпечувати організацію навчання працівників структурних підрозділів Міністерства у підвищенні кваліфікації;
- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Міністерства та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї Інструкції.
- визначення порядку документообігу в центральному апараті Міністерства та здійснення контролю за його додержанням покладається наказом Міністра на одного з його заступників, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
1.7. Працівники Міністерства юстиції, робота яких за посадовими обов'язками пов'язана з виготовленням, оформленням, реєстрацією документів, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з ними відповідно до вимог цієї Інструкції.
1.8. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату Міністерства.
1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках.
1.10. Публікація у пресі службових документів Міністерства здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 ) від 2 жовтня 1992 р.
1.11. Міністерство здійснює діловодство державною мовою.
2. Документування управлінської
діяльності Міністерства
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.2. Створені документи повинні відповідати правовому статусу Міністерства.
Право видавання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України N 1577 від 14 листопада 2006 року (із змінами і доповненнями), положеннями про структурні підрозділи центрального апарату та посадовими інструкціями.
Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.3. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.
Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:
- Конституція України ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України;
- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;
- потреба в правовому регулюванні діяльності апарату Міністерства.
2.4. Відповідно до чинного законодавства Міністерство видає постанови, накази, вказівки, інструкції, крім того, затверджує Положення про структурні підрозділи Міністерства. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в постановах і наказах. Рішення інших питань повсякденної діяльності - у дорученнях.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери його управління, шляхом розсилки ксерокопій цих документів разом із супровідним листом.
2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються й заносяться до протоколу.
2.7. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм роздрукованих примірників рішень. Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами Міністерства.
2.8. Видання розпорядчих документів обов'язкове:
- з організаційних питань - при створенні, реорганізації і ліквідації органів, установ і організацій системи Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи Міністерства та структурних підрозділів; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;
- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;
- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.
2.9. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищих органів влади, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень, розпоряджень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань Міністерства.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.
2.10. При здійсненні оперативних зв'язків із вищими органами влади, міністерствами, іншими органами виконавчої влади України, підвідомчими та іншими установами Міністерство надсилає листи електронною поштою.
3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції
3.1. Приймання документів
3.1.1. Кореспонденція, що надходить до Міністерства, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається централізовано в Управлінні документального забезпечення та Відділі контролю, відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
У разі надходження кореспонденції у неробочий час та святкові дні, прийом здійснюється приймальною Міністра.
Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
3.1.2. Документи надходять до Управління документального забезпечення через поштове відділення та скриньку для приймання документів. Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів.
В реєстрі працівником Управління документального забезпечення проставляється відмітка про приймання кореспонденції.
Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.
Інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.
3.1.3. Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб розкривається і реєструється в Управлінні документального забезпечення, а листи що надійшли від фізичних осіб передаються на реєстрацію до Управління розгляду звернень та прийому громадян.
Пакети, що мають напис "особисто" передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в Управлінні документального забезпечення (додаток 1).
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.
3.1.4. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до Міністерства, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється начальником Управління документального забезпечення, начальником Відділу контролю або іншою визначеною особою відповідно до функціональних повноважень.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.
3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Міністерство та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.
3.2.5. Відразу після реєстрації на розгляд Міністрові передаються акти законодавства та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, рішення та доручення Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом невідкладно.
Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
3.2.6. Документи, що отримані до 16-00 реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, або на наступний. Отримані після 16-00 - на другий день, термінові - негайно.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
3.3.2. Реєстрація законів України, постанов та листів Верховної Ради України, указів, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України проводиться у Відділі контролю.
Реєстрація звернень, пропозицій, скарг громадян проводиться в Управлінні розгляду звернень та прийому громадян.
Реєстрація вхідної кореспонденції від міністерств, відомств та інших органів державної влади, юридичних осіб проводиться в Управлінні документального забезпечення.
Реєстрація вхідних документів про відкриття виконавчого провадження здійснюється з урахуванням правил, визначених Порядком роботи з документами в органах державної виконавчої служби, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 25.12.2008 року N 2274/5 (із змінами).
Облік вихідної кореспонденції ведеться у структурних підрозділах центрального апарату.
3.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як і ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Не підлягають реєстрації в Управлінні документального забезпечення документи зазначені у додатку 2 (додаток 2).
Реєстрація проставлення апостиля на документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану України та призначених для використання на території інших держав, проводиться у Департаменті у справах цивільного стану громадян в окремому журналі встановленого зразка (додаток 14).
На документах, які надійшли до Міністерства, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах-відповідях) та штрих-коду на листах, які пройшли комп'ютерну реєстрацію. Основним принципом реєстрації документів є однократність.
Кожний документ реєструється у Міністерстві лише один раз: вхідні (первинні) - у день надходження, або на наступний день, створені (за ініціативи Міністерства) - у день підписання або затвердження.
Зареєстрований документ передається особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під розпис у Реєстрі отримання документів.
Якщо питання викладені в листі не відносяться до компетенції структурного підрозділу зазначеного у резолюції, то документ передається через службову записку на ім'я Міністра або заступників Міністра, які за розподілом функціональних обов'язків відповідають за дане питання. Факт передачі документа фіксується в Управлінні документального забезпечення у реєстраційній картці.
При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3.3.4. Документи реєструються в межах груп у залежності від кореспондента на підставі відомчої номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази Міністерства з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії Міністерства, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.
3.3.5. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою Міністерства), йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента, за номенклатурою відомчої картотеки справ, (проставляється співробітниками підрозділу де створено документ) та порядкового номера по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що ведеться у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства.
Приклад
26-32/55
де 26 - індекс структурного підрозділу Міністерства;
32 - індекс кореспондента за відомчою номенклатурою;
55 - порядковий номер по журналу реєстрації.
3.3.6. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через дріб індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).
Приклад
10272-0-26-09/30
де 10272-0-26-09 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до Міністерства;
30 - індекс структурного підрозділу Міністерства.
3.3.7. Ініціативні листи підготовлені у структурних підрозділах центрального апарату реєструються в структурних підрозділах особами відповідальними за діловодство у журналах вихідної кореспонденції.
Ініціативні листи, підготовлені помічниками Міністра та помічниками заступників Міністра, реєструються особисто в Управлінні документального забезпечення.
У неробочий час реєстрація вихідної кореспонденції (ініціативний лист) проводиться в приймальні Міністра.
3.3.8. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів Міністерством застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка.
Контрольна картка містить наступні реквізити: вид (тип) документа; контрольний строк; дата реєстрації та реєстраційний номер документа; автор (кореспондент); вихідні дата та номер документа; короткий зміст; кому направлено; резолюції; відмітка про виконання документа.
3.3.9. Реєстраційні картки на документи виготовляються у одному примірнику. Картка є невід'ємним додатком до документа і залишається разом з документом у структурному підрозділі, де він виконується.
3.3.10. При постановці документа на контроль виготовляється додатковий примірник картки, що зберігається у контрольній картотеці.
Контрольна картотека формується за строками виконання документів.
3.3.11. Реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.
3.3.12. Вхідна кореспонденція, що надійшла до Міністерства реєструється в автоматизованому режимі та в журналах (листи-відповіді).
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.
Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату інформацією про всі документи, які надходять до Міністерства, та місце знаходження за допомогою виводу інформації на дисплей. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції (додатки 15, 16, 17, 18, 19, 20).
У Міністерстві застосовують такі види бланків:
- загальний бланк для створення різних видів документів;
- бланки для листування з постійними закордонними кореспондентами (виготовлені двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною);
- бланк конкретного виду документа (накази);
- бланки структурних підрозділів.
Бланки структурного підрозділу створюються тоді, коли керівник підрозділу має право підписувати документи в межах своєї компетенції.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо кількість на рік перевищує 200 одиниць;
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.
Бланки документів повинні мати такі береги:
лівий - 30 мм;
правий - 10 мм;
верхній та нижній - 20 мм.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.
4.1.3. Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити лише одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.4. Службові документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
4.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих із даного питання документів.
4.1.6. Текст документа оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: накази - розпорядчу частину без констатуючої, листи - прохання без пояснення.
4.1.7. Суцільний зв'язний текст складних документів може складатись з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку (1.1.2, 1.1.3, 2.1.1, 2.1.2). Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.
Довільне скорочення найменування Міністерства та окремих слів не допускається.
4.1.8. Для економії часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Суцільний зв'язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію й пропуски для внесення змінної інформації.
4.1.9. Форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для обробки ПК, об'єкти, ознаки та їх показники при необхідності кодуються.
4.1.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
В органах виконавчої влади, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службові документи, що складаються в Міністерстві, повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа й направлення його до справи (додаток 3).
При підготовці й оформленні документів склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо. Нормативно-правові акти Міністерства, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера чи грифу затвердження вільне місце (6 х 10 см) для напису про державну реєстрацію.
4.2.2. Найменування установи повинно відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в положенні. Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.
4.2.3. Назва виду документа.
Назву виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) друкують великими літерами.
4.2.4. Заголовок до тексту документа.
Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і містким, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення Департаменту; протокол (чого?) засідання експертної комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.
Заголовки до текстів службових листів слід формулювати за тими ж правилами.
При складанні документа на основі уніфікованої форми, постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Дозволяється не складати заголовки до тексту на документі формату А5.
Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми та повідомлення.
4.3. Датування документів
4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.
Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яка оформлюється цифровим способом.
Датування спільного нормативно-правового акта визначається органом, підпис якого стоїть першим.
4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.
Документи, що підлягають державній реєстрації у Міністерстві набувають чинності через 10 днів після їх державної реєстрації, якщо в них не встановлено іншого строку надання їм чинності. При цьому нормативно-правові акті, які визначають права та обов'язки громадян, набирають чинності не раніше дня доведення до відома населення.
4.3.3. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік
Приклад
16.10.2006
Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.
Приклад
2006.10.16
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0.
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 16 жовтня 2006 року.
4.3.4. Дата на документі проставляється після його підписання або затвердження.
4.3.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його у справу тощо).
4.3.6. Дата підписання документа проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що присвоюються документам при реєстрації і вказують на місце їх складання, виконання та зберігання.
4.4.2. Індекси вхідних за реєстраційною системою і створюваних Міністерством документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які стосовно завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, структурних підрозділів, кореспондентів, виконавців тощо.
4.4.3. Індекс спільного нормативно-правового акту (наказу) повинен складатися з індексів органів, що видали його, і який проставляється через дріб.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності чинному законодавству і правовим актам здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як усередині Міністерства (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень та доручень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи або особи яка його заміщає невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ та дату візування. При необхідності зазначається найменування посади цієї особи.
Приклад
Директор фінансового законодавства
Підпис (Ініціал(и), прізвище)
Дата
Проставляється віза як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо кількість осіб, які повинні завізувати документ перевищує число три, а місця для поставлення віз на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.
4.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:
Приклад
Заступник директора департаменту -
начальник відділу
Підпис Ініціал(и), прізвище
Дата
Зауваження й пропозиції додаються
Зауваження обов'язково подаються особі, яка підписує документ.
4.5.4. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьову боці останнього аркуша документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції України
Підпис, ініціал(и), прізвище
Дата
4.5.5. Якщо документ погоджується листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Колегії
Міністерства юстиції України
16.10.2006 N 2
4.5.6. У випадках, коли зміст документа зачіпає інтереси більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифа погодження.
Приклад
Аркуш погодження додається.
Ініціали, прізвище виконавця, підпис дата
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
підпис (ініціали, прізвище) підпис (ініціали, прізвище)
дата дата
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.
Документи, що надсилаються до вищих органів влади, підписуються Міністром або його заступником, відповідно до розподілу повноважень.
Документи, що надсилаються установам від імені Міністерства, підписуються Міністром або його заступниками у межах їх компетенції.
Керівники структурних підрозділів центрального апарату мають право підписувати документи згідно їх Посадової інструкції та Положення про структурний підрозділ.
Документи, що надсилаються підвідомчим органам, підписуються Міністром, його заступниками, керівниками структурних підрозділів Міністерства у межах їх компетенції.
Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.
4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку) особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Приклад
Міністр підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
4.6.4. Коли документ надсилається одночасно кільком установам вищого рівня Міністр підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються примірники.
4.6.6. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:
Заступник Міністра підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер підпис Ініціал(и), прізвище
4.6.7. При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні.
Приклад:
Заступник Міністра Заступник Міністра
охорони здоров'я України юстиції України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:
Голова комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар комісії Підпис Ініціал(и), прізвище
4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о. "заст"). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставленням похилої риски перед найменуванням посади.
4.6.10. Особливим способом набуття чинності документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 4).
4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр юстиції України
Підпис Ініціал(и), прізвище
16.10.2006
4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за такою формою:
Приклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
16.10.2006 N 15
4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на статутах установ, на договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, котрі необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі діючих нормативно-правових актів (додаток 5).
Печатка, що відтворює найменування Міністерства або його підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.
При адресуванні документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подають у називному відмінку.
Приклад:
Міністерство юстиції України
Департамент фінансового законодавства
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному, уживаючи паралельні форми давального відмінка: посада - закінчення (-ові), прізвище - закінчення (-у).
Приклад:
Міністерство юстиції України
Директорові Департаменту
фінансового законодавства
Олексієнку В.Ф.
У разі адресування документа Міністру або його заступникам найменування Міністерства входить до складу найменування посади адресата.
Приклад:
Міністру(-ові) юстиції України
Прізвище, ініціали
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть вказуватись почесне звання та вчений ступінь.
При адресуванні документа багатьом однорідним установам адресат необхідно зазначати узагальнено.
Приклад:
Міністерствам і відомствам
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресатів не вказується. При наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
4.7.2. До реквізиту "адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установ мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку України.
Повна поштова адреса зазначається при надсиланні документа разовим кореспондентам.
Приклад:
Міністерство охорони здоров'я
вул. М.Грушевського, 7
м. Київ, 01021
Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, потім вулицю, номер будинку й квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Приклад
Мельник Л.Ф.
вул. Борщагівська, буд. 85, кв. 65
м. Київ, 03058
4.7.3. При надсиланні документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.7.4. При надсиланні документа кореспондентам країн далекого зарубіжжя зазначається повна поштова адреса англійською мовою (або латинськими літерами).
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціал(и) виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису Міністра або його заступників, дати. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
Приклад
Прізвище, ініціал(и)
Прошу підготувати відповідь
Підпис
16.10.2006
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі або на реєстраційних картках у спеціальній графі.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим проставленням на ньому:
- позначки про надходження (реєстрацію) документа, що проставляється на нижньому полі першого аркуша праворуч і містить такі елементи: найменування Міністерства, дату надходження документа, індекс документа;
- позначки про взяття документа на контроль, що проставляється на лівому полі першого аркуша документа, і позначається словом "Контроль" або літерою "К";
- позначки про виконання документа і направлення його у справу, що проставляється на нижньому лівому полі першого аркуша документа і містить такі елементи: коротку довідку про виконання (якщо немає документа про виконання), слова "До справи" і номер справи, до якої документ буде підшито, дату направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця.
Приклад
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 16.10.2006
(посада) ініціал(и), прізвище
Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, що зазначаються на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті.
Приклади
Петренко 275 12 64
або
Петренко Микола Іванович 275 12 64
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва Міністерства або керівника структурного підрозділу. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Міністерстві.
При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб та учнів, Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.
Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.
Засвідчуваний напис складається зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту "підпис".
Приклад
Згідно з оригіналом
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище
16.10.2006
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.
Приклад
дата індекс
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище
З оригіналом згідно
Дата
Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою, що відтворює найменування Міністерства (не гербова). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
4.11.3. У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.
Приклад
"Розробити й подати на затвердження Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка по формі, зазначеній у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.
Приклад
Додаток 1 до наказу Міністерства юстиції України від 16.10.2006 N 15.
У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери.
Приклад
Додаток 1, Додаток 2 і т.д.
Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівником структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.11.4. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, повинні мати відмітку у тексті документа про їх наявність.
Приклад
- якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі документального забезпечення (додаток 1).
Такі додатки повинні мати порядковий номер та відмітку з посиланням на пункт тексту документа, що вони пояснюють, та повну назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її дозволяється скоротити.
Відмітка проставляється на верхньому полі першого аркуша додатка праворуч.
Приклад
Додаток 1
до п. 3.1.2.
Примірної інструкції
з діловодства
у міністерствах,
інших центральних
органах виконавчої влади,
Раді міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих
органах виконавчої влади
Ці додатки мають суцільну нумерацію аркушів разом з основним документом.
4.11.5. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо документ має додатки, які не названо у тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.
Приклад:
Додатки: 1. Довідка про використання нотаріальних бланків за
1 квартал 2006 р. на 5 арк. у 1 прим.
2. Графік прийому відвідувачів на 2 квартал 2006 р. на
2 арк. у 1 прим.
Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: Висновок судово-медичної експертизи від 25.01.2006 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 1 прим.
Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначають.
Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додаток: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилається не в усі зазначені у документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 1 прим. на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами.
4.12.1. У Міністерстві друкуються тільки службові документи, за допомогою ПК, ретельно вивірені та завізовані виконавцем та керівником підрозділу.
4.12.2. Текст документів формату А4 друкують через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
Приклад
ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1
юстиції України
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8. При друкуванні документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 від межі лівого поля для - реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";
1 - після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;
2 - після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
3 - після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;
4 - після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";
5 - після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
6 - після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису у реквізиті "Підпис";
7 - після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження й узгодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються службової діяльності Міністерства, визначається керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження документації повинно здійснюватись у спеціалізованому підрозділі за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 7);
- документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється строк виконання замовлення;
- замовлення реєструється у спеціальному журналі (додаток 6). При одержанні розмноженого матеріалу посадова особа, як його одержує, розписується на замовленні і зазначає дату одержання;
- оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до планів їх роботи.
У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, строк подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають до занесення в план роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегіального органу. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
4.14.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи складають:
- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;
- проект рішення колегіального органу, а при потребі й проект наказу;
- довідку із зауваженнями до проекту, складену зацікавленими установами та структурними підрозділами;
- узагальнення, аналіз чи довідки з питань, що обговорюються;
- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, що оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів Міністерства.
4.14.6. Після засідання члени колегіального органу та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегіального органу, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки документів. Зайві примірники знищуються секретарем колегіального органу.
4.14.7. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань та перевіряє наявність всіх документів і правильність їх оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде знято з порядку денного засідання.
4.14.8. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і при потребі чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
4.15.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міністерства зазначає куди, на який строк, із якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву Міністерства, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 8).
4.15.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.
5. Робота виконавців із документами
5.1. Керівники структурних підрозділів Міністерства забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.
5.2. Виконавець одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.
5.3. Виконання документа передбачає: збір і обробку необхідної інформації, підготовку проекту документа, його оформлення, узгодження, подання на підпис (затвердження) керівництву Міністерства та підготовку до відправлення адресату.
Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.
5.4. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.
Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.
5.5. При наявності відповідального виконавця, всі інші виконавці відповідають за своєчасну і якісну інформацію та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей тощо).
Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.
6. Порядок оброблення та відсилання
вихідних документів
6.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від підрозділів або на наступний робочий день.
Не допускається відправлення або передача документів без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.
6.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси кореспондента;
- наявність необхідних підписів на документі;
- наявність на документі відмітки про додатки;
- наявність прізвища виконавця та номера телефону;
- відповідність кількості екземплярів до кількості адресатів.
6.3. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.
6.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.
6.5. Документи, що адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.
6.6. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку).
6.7. У журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, кількість додатків.
6.8. Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, облікуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".
6.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установі, що є автором зазначених документів. В інші установи надсилаються другі примірники або завірені копії.
6.10. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають в Управління документального забезпечення уповноваженій особі, що здійснює відправку документів у конкретно визначені для цього години:
понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 години.
п'ятниця - до 15 години.
7. Організація контролю за виконанням документів
7.1. Завдання й порядок контролю за виконанням документів
7.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного їх виконання.
7.1.2. Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків розгляду запитів та звернень народних депутатів України та інших документів, визначених резолюцією керівництва Міністерства.
7.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у документі (постанові, рішенні, наказі, розпорядженні тощо), резолюції керівництва міністерства та безпосередні виконавці. У тих випадках, коли документ виконується кількома посадовими особами, відповідальною за організацію виконання (скликання) є посадова особа, яка у резолюції зазначена першою.
7.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами та листами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, здійснює заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних повноважень. Безпосередній контроль за строками виконання документів, що надійшли від вищестоящих органів влади покладається на Відділ контролю.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, відповідальна за ведення діловодства.
7.2. Строки виконання документів
7.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 9).
7.2.2. Завдання щодо яких визначено строки виконання, виконуються в установлені строки.
Якщо строк виконання завдання не визначено, керівництво міністерства розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученням Прем'єр-міністра, запитами та зверненнями народних депутатів України, відразу після реєстрації.
У разі відсутності у резолюції керівництва Міністерства строку виконання, відділ контролю самостійно встановлює строк відповідно до актів законодавства, Порядку організації та здійснення контролю за виконанням актів та доручень у Міністерстві, затвердженому наказом Міністерства юстиції або резолюції керівництва.
7.2.3. Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження, створених установою документів.
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, документи з позначкою "терміново" - протягом 7 днів від дати підписання документа, документи із резолюцією Міністра "доповісти" - протягом 7 днів, або у строк, визначений резолюцією Міністра. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
7.2.4. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим письмовим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дня до закінчення встановленого строку виконання.
7.3. Здійснення контролю за виконанням документів
7.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольних документів;
- перевірки своєчасного доведення документа до виконавця;
- попередньої перевірки й регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
- інформування Міністра про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- зняття документів із контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
7.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК), додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на реєстраційно-контрольній картці проставляється штамп чи надпис "Контроль", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
7.3.3. РКК контрольних документів групуються в спеціальній контрольній картотеці за строками виконання документів.
7.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК до графи "відмітка про виконання документа". При цьому попередні записи не закреслюються.
7.3.5. Пошук необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, строком виконання і змістом.
7.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені, і кореспонденту надано відповідь по суті.
7.3.7. Зупинити виконання документа, скасувати його або змінити виконавця має право лише вищий орган, а внутрішніх документів керівництво Міністерства.
7.3.8. Співробітники контрольної служби щодня переглядають картки і нагадують по телефону виконавцям про закінчення терміну виконання документів.
7.3.9. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому в РКК та комп'ютерній базі даних робиться відмітка про зняття з контролю.
7.3.10. Датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями та дорученнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України, вважається дата реєстрації в міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
8. Складання номенклатури і формування справ
8.1. Складання номенклатури справ
8.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку, із зазначенням строків зберігання справ.
8.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для Міністерства документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їх змістом та різновидом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
8.1.3. Незалежно від наявності номенклатури справ Міністерства кожний структурний підрозділ повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
8.1.4. Номенклатура справ Міністерства складається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.
8.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється працівником відповідальним за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником підрозділу та обов'язково погоджується з сектором архівної справи Міністерства. Номенклатура справ (додаток 10) складається на підставі вивчення документів, що утворюються в структурному підрозділі з усіх питань його діяльності.
8.1.6. Документи після їх виконання повинні групуватись у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальнюючій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), із якого вона заводиться.
8.1.7. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів, далі розпорядча документація самого Міністерства (постанови, рішення, накази, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з вищими органами.
8.1.8. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами). Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. При наявності у справі томів (частин), індекс проставляється на кожному томі з додаванням: т. 1, т. 2 тощо.
8.1.9. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у 2-х примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюється гриф погодження з сектором архівної справи, а також подається до сектору архівної справи в електронному вигляді.
Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - зберігається у структурному підрозділі;
2-й примірник - передається в сектор архівної справи.
Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.
8.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом (продовження додатка 10). Підсумковий запис скріпляє своїм підписом керівник структурного підрозділу.
8.1.11. При розробці єдиної номенклатури справ Міністерства, крім зведення номенклатури справ структурних підрозділів вивчається й аналізується діяльність Міністерства в цілому. При цьому використовуються положення про Міністерство і його підрозділи; штатні розписи; типові чи примірні номенклатури справ; номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що функціонують у Міністерстві; реєстраційно-контрольні картотеки; Типовий перелік документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також враховуються завдання Міністерства на наступний рік.
8.1.12. У Міністерстві запроваджено структурний принцип складання зведеної номенклатури справ. Підзаголовком у такій номенклатурі справ є назва структурного підрозділу. При цьому першим розділом номенклатури зазначається Управління документального забезпечення.
8.1.13. Як у номенклатуру справ структурного підрозділу, так і у зведену по Міністерству, включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи Міністерства.
У номенклатури включаються незакінчені в діловодстві справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, що утворені за допомогою обчислювальних машин.
Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього строку їх вирішення.
До номенклатури справ включаються справи з грифом "Для службового користування" (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань із грифом ДСК.
8.1.14. У номенклатури справ не включаються друковані видання, збірники постанов, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
8.1.15. Зведена номенклатура справ Міністерства затверджується заступником Міністра (додаток 11).
8.1.16. Як і у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі по Міністерству протягом діловодного року в графі "Примітка" треба своєчасно робити відмітки про заведення й включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ у структурних підрозділах, про передачу справ в архів Міністерства та інші установи, для продовження тощо.
8.1.17. Зведена номенклатура справ складається у 3-х примірниках.
Примірники номенклатури розподіляються так:
1-й примірник - недоторканий, зберігається в секторі архівної справи Управління документального забезпечення.;
2-й примірник - використовується у поточній роботі;
3-й примірник - розподіляється за розділами у відповідні структурні підрозділи для практичної роботи.
8.1.18. Зведена номенклатура справ Міністерства, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щорічно (не пізніше грудня) переглядається, аналізується й уточнюється. Після внесення відповідних змін, номенклатура передруковується й затверджується керівництвом (продовження додатка 11).
Зведена номенклатура погоджується з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО) один раз на п'ять років.
8.2. Формування справ
8.2.1. Формування справ полягає у групуванні виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Формування справ відбувається в структурних підрозділах за місцем виконання документів.
8.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності - засвідчені у встановленому порядку копії) лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, тих, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом років, поки дана особа працює в Міністерстві;
- групувати у справи окремо документи постійного й тимчасового строків зберігання.
Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні року або перед передачею справи в архів Міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі - документи постійного, в іншій - документи тимчасового строків зберігання;
- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи, в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру;
- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;
- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм у товщині).
8.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.
8.2.4. Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази тощо) разом з додатками групуються у справи за їх, різновидом і хронологією.
Статути, положення, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують у самостійні справи.
Накази з основної діяльності, накази з особового складу й накази з адміністративно-господарських питань групуються у різні справи.
8.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
- протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи щодо організації засідання (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.
8.2.6. Доручення установ вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Усередині справи документи систематизуються за датами доручень.
8.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
8.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ - відповідь йде за документом-запитом.
8.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, що знаходяться у справі; заява про прийом на роботу; анкета, аркуш по обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення; доповнення до особового аркуша про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не підшиваються у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
8.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
8.2.11. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у Міністерстві і його структурних підрозділах здійснюється Управлінням документального забезпечення.
8.3. Оперативне зберігання документів
8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі в архів Міністерства зберігаються за місцем їх виконання і формування у справах.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
8.3.2. При зберіганні справ у підрозділах Міністерства схоронність документів і справ забезпечується керівниками підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
8.3.3. Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повна схоронність документів.
8.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх збереженість.
8.3.5. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігаються на загальних підставах.
8.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється за дозволом заступника міністра. На видану справу заводиться картка-замісник справи, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підстав в одержанні та прийомі справи.
8.3.7. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється. В особливих випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва Міністерства з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
9. Підготовка справ до наступного зберігання
та використання
9.1. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються в архів Міністерства для наступного зберігання та використання.
9.2. Підготовка документів до наступного зберігання й використання складається з таких видів робіт:
- експертизи цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передачі справ до архіву Міністерства й забезпечення схоронності документів.
9.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів та відбору їх на державне зберігання.
9.4. Для організації й проведення експертизи цінності документів у структурних підрозділах Міністерства створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
9.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і типового переліку документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого строків зберігання та акти виділення документів і справ до знищення.
9.6. Акти про вилучення документів і справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК Міністерства. Акти затверджуються керівниками структурних підрозділів та погоджуються ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України після затвердження описів постійного терміну зберігання за ці ж роки (додаток 12).
9.7. Після затвердження актів документи й справи, виділені до знищення, здаються до контор по заготівлі вторинної сировини.
9.8. Справи постійного й тривалого строків зберігання підлягають повному оформленню працівниками структурних підрозділів, відповідальними за діловодство. Документи (тільки оригінали) в середині справи складаються в хронологічному порядку за датами доручень (з січня по грудень): реєстраційна картка, доручення, відповідь. Видаляються скоби, скріпки, конверти, чисті аркуші, ксерокси, факси. Аркуші нумеруються валовою нумерацією олівцем у верхньому правому кутку. У кінці справи робиться підсумковий запис
Приклад:
В даній справі прошито і пронумеровано 140 (сто сорок)
аркушів
Посада Підпис Ініціал(и), прізвище.
Справа підшивається в обкладинку з твердого картону. Оформляється титульний аркуш на справу. На титульному аркуші справи назва та індекс структурного підрозділу зазначається згідно номенклатури справ за вказаний рік. Опис справ постійного терміну зберігання складається у 2-х примірниках за яким справи передаються на зберігання в архів.
9.9. Документи тимчасового строку зберігання сформовані у справи, оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
9.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких неповністю розкривають зміст (справи з постановами, рішеннями, наказами), можуть мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.
9.11. Дата на обкладинці повинна відповідати року заведення й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: (є документи за.. роки).
9.12. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються крайні дати документів кожного тому (частини).У зазначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
9.13. На обкладинці проставляється номер справи за описом і, за погодженням з архівом Міністерства, номер опису й фонду.
9.14. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом, тушшю або за допомогою ПК.
9.15. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
9.16. Описи справ зазначених категорій кожного структурного підрозділу окремо складаються за встановленою формою (додаток 13).
9.17. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі при методичній допомозі посадової особи архіву Міністерства.
9.18. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватись таких правил:
- номер опису підрозділу повинен складатись з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ із додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені занесені до опису справи.
Так, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 8, що значаться за номенклатурою і заведені у 1996 р., будуть мати номери: 8 П-96, 8 Т-96, 8 О/С -96;
- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справі тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";
- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості стану справ, про передачу справ іншим підрозділом, про наявність копій тощо;
- систематизація справ підрозділу, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як підрозділу, так і Міністерства;
- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;
- при внесенні до опису підряд справ з однаковим заголовком пишеться повністю заголовок першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
9.19. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з сектором архівної справи міністерства і затверджується керівником структурного підрозділу.
9.20. Опис справ підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один із яких передається разом із справами в архів Міністерства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
9.21. Описи справ структурного підрозділу є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за яким справи передаються на зберігання до ЦДАВО.
9.22. Зведений опис справ постійного зберігання Міністерства складається у чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК ЦДАВО через два роки після завершення справ у діловодстві. На затвердження надсилаються всі чотири примірники описів, один із яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається Міністерству. Відповідно до затверджених описів, Міністерство передає свої справи в ЦДАВО у встановлені строки.
9.23. Зведені описи Міністерства ведуться протягом кількох років із єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказується (цифрами і буквами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості, нумерації справ у опису (літерні й пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, діловодством зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі за рік, N ___".
9.24. Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого зберігання на затвердження до державного архіву не надсилаються.
9.25. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом із реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архів Міністерства через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2003 рік передаються в архів Міністерства у 2006 році).
9.26. Передача справ в архів Міністерства здійснюється за графіком, складеним архівом, затвердженим Першим заступником Міністра.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.
9.27. Прийом кожної справи в архів Міністерства здійснюється працівником сектору архівної справи Управління документального забезпечення в присутності відповідального за діловодство в структурному підрозділі лише після здійснення експертизи їх науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого зберігання передаються в архів Міністерства за описами. При цьому на всіх примірниках описів напроти кожної справи робиться позначка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідувач сектору архівної справи розписується у прийнятті переданих справ з обов'язковим зазначенням цифрами й буквами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається до структурного підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.
9.28. Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) зберігаються в структурних підрозділах.
9.29. Журнали реєстрації проставлення апостиля на документах, виданих органами реєстрації актів цивільного стану України та призначених для використання на території інших держав, передаються в архів Міністерства після закінчення кожного діловодного року.
9.30. Особи, відповідальні за ведення діловодної служби передають справи до архіву Міністерства у зв'язаних пачках.
9.31. Схоронність документів у Міністерстві забезпечується:
- наданням приміщення для архіву Міністерства;
- обладнанням приміщення архіву Міністерства засобами пожежогасіння, охоронної і протипожежної сигналізації;
- застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажів, сейфів, картонажів тощо);
- створенням оптимального температурно-вологісного і світлового режиму в приміщенні архіву Міністерства, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.
10. Функції діловодної служби
10.1. Вся робота щодо документального забезпечення в Міністерстві здійснюється Управлінням документального забезпечення, Відділом контролю та Управлінням розгляду звернень та прийому громадян.
10.2. Робота Управління документального забезпечення регламентується Положенням про Управління документального забезпечення, що розробляється на основі Положення про Міністерство та цією Інструкцією.
10.3. Робота Управління документального забезпечення, Відділу контролю, Управління розгляду звернень та прийому громадян регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний розподіл праці, передбачають рівномірне завантаження посадових осіб, розподіл роботи за складністю виконання й кваліфікацією виконавців.
10.4. Основним завданням є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві.
10.5. Відповідно до цих завдань діловодна служба:
- здійснює розробку Інструкції з діловодства для Міністерства, зведеної номенклатури та опису справ;
- здійснює прийом, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний розшук, інформування щодо документів, доставку документів;
- забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, схоронності, якості обробки та використання документів, що створюються в Міністерстві, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми і методи роботи з документами в Міністерстві з урахуванням використання організаційної техніки й засобів обчислювальної техніки;
- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах Міністерства;
- організовує підвищення кваліфікації посадових осіб установи в роботі з документами;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією.
10.6. Керівник діловодної служби за характером діяльності знаходиться в тісній взаємодії:
- з керівниками структурних підрозділів Міністерства з питань роботи з документами, підготовки і подання необхідних керівництву Міністерства документів, використання інформації у службових цілях;
- із службами кадрів, праці і заробітної плати - із питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
- із службами матеріально-технічного і господарського обслуговування.
10.7. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції здійснює взаємовідносини з іншими органами влади з питань роботи з документами.
10.8. Керівнику діловодної служби надається право:
- контролювати й вимагати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства;
- доповідати Міністру про стан роботи з документами;
- залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
- запитувати у структурних підрозділах відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
- підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;
- брати участь у засіданнях колегії, нарадах, які проводить керівництво Міністерства.
10.9. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
- забезпечення встановленого порядку роботи з документами в Міністерстві;
- виконання вказівок і доручень керівництва, плану роботи й дотримання необхідних умов праці посадових осіб с правочинної служби;
- дотримання трудової й виконавчої дисципліни.
11. Механізація й автоматизація діловодних процесів
11.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної постановки діловодства в Міністерстві, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.
11.2. Механізація і автоматизація з діловодних процесів в Міністерстві здійснюється на підставі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації і скорочення кількості форм документів, що використовуються.
11.3. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання і оперативне зберігання й транспортування, контроль виконання тощо.
11.4. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації до ПК, вирішення завдань і виведення результатів обробки у формі відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх у єдину систему.
11.5. Перед допуском кожного працівника до експлуатації ПК необхідно здійснювати перевірку знання ним технічних інструкцій роботи з ПК.
11.6. Керівництво Міністерства несе відповідальність за ефективність використання механізованої й автоматизованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій роботи з відповідною технікою.
12. Особливості підготовки та оформлення
окремих видів документів
12.1. НАКАЗ.
12.1.1. Наказ - розпорядчий документ Міністерства.
12.1.2. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.
Зразок наказу:
НАКАЗ
м. Київ N ___
Про внесення змін до Положення про структурні підрозділи
Міністерства
Відповідно до ___________________________________________________
/підстава/
НАКАЗУЮ:
Начальникам структурних підрозділів Міністерства внести в
Положення про структурні підрозділи такі зміни:
1. ______________________________________________________________
2. ______________________________________________________________
3. ______________________________________________________________
Термін подання Положень _________________________________________
Міністр Підпис Ініціал(и), прізвище
12.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності міністерством видаються такі накази:
- з основної діяльності;
- з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, заохочення звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу);
- про надання відпусток;
- з адміністративно-господарських питань; про стягнення; відрядження працівників.
12.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом Міністерства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.
12.1.5. Проект наказу з кадрових питань готуються Департаментом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках, на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником Департаменту, у разі потреби керівниками інших структурних підрозділів міністерства, заступником Міністра відповідно до розподілу повноважень.
12.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам центрального апарату міністерства, крім Міністра, першого заступника та заступників Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів, оформляються за типовою формою N П-3, затвердженою наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. N 489.
12.1.7. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба візують посадові особи, яким в проекті передбачено завдання і доручення.
12.1.8. Проект наказу візує заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
12.1.9. Наказ підписує Міністр, а у разі його відсутності заступник Міністра, який виконує його обов'язки.
12.1.10. Накази оформляються на бланках міністерства та містять такі обов'язкові елементи:
- дата; номер;
- заголовок до тексту;
- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.
12.1.11. Наказ оформляють на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про внесення змін... ") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи...").
12.1.13. Текст наказу складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. Вона може починатися словами "на виконання", "з метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок.
Розпорядчу частину наказу починають зі слова НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.
Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".
Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.
Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Вважати таким, що втратив чинність, Е ".
До наказів не слід включати пункт "Наказ довести до відома Е". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства.
12.1.14. Накази підписує керівник установи, а у разі його відсутності, посадова особа, яка виконує його обов'язки.
12.1.15. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту не оформляють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.
Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.
12.1.16. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Назви установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині.
Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЄМО (ЗОБОВ'ЯЗУЄМО).
Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ. Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів.
12.1.17. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття.. " У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".
У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.
Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.
До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст - через один міжрядковий інтервал.
12.1.18. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.
12.1.19. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у деяких випадках - опублікування, оприлюднення.
Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.
12.1.20. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року.
Оригінали наказів з основної діяльності реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.
12.1.21. Накази з особового складу, про надання відпусток, з адміністративно-господарських питань, про стягнення та відрядження працівників реєструються та зберігаються в Департаменту кадрової роботи та державної служби.
12.1.22. Накази міністерства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами.
12.1.23. Завізовані проекти наказів з кадрових питань зберігаються в особових справах працівників або у відповідних номенклатурних справах згідно з резолюцією керівника Департаменту, а з адміністративно-господарських питань - у структурному підрозділі, який підготував проекти відповідних наказів.
12.1.24. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються Департаментом кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.
12.1.25. Копії наказів з основної діяльності засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються в Департаменті кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.
12.2. ПРОТОКОЛ
12.2.1. Протокол - організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на засіданнях колегіальних органів, нарадах, конференціях.
12.2.2. Протокол складається під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографується або проводиться магнітний звукозапис, протокол може складатись після їх розшифрування.
12.2.3. Складає протокол секретар колегіального органу.
12.2.4. Протокол складається за формою загального бланка з обов'язковим додаванням таких елементів:
- виду документа (протокол);
- дати засідання;
- номера;
- місця засідання;
- грифа затвердження (у тому випадку, коли протокол підлягає затвердженню);
- заголовка;
- тексту;
- підпису.
12.2.5. На протоколі ставиться дата засідання. У тому випадку, якщо засідання продовжується кілька днів, зазначається дата початку засідання і через риску закінчення. Наприклад, 10 - 12.10.2006. Номер протоколу є порядковим номером засідань колегіального органу протягом року. Протоколи спільних засідань повинні мати складені номери, що містять порядкові номери протоколів міністерств, які прийняли участь у роботі колегіального органу. В реквізиті "місце засідання" зазначається місто, де відбулось засідання.
12.2.6. Заголовок протоколу містить зазначення виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) і назву колегіального органу у родовому відмінку. Наприклад, "засідання колегії Міністерства".
12.2.7. Після оформлення заголовної частини складається текст.
12.2.8. Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.
12.2.9. Вступ складається із зазначення головуючого, секретаря, присутніх і порядку денного.
Якщо кількість присутніх на засіданні перевищує число 12, їх склад зазначається кількісно, а перелік із прізвищами в алфавітному порядку додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у протоколі.
Приклад:
Присутні: 43 особи (перелік додається).
12.2.10. Основна частина протоколу фіксує хід засідання і складається з розділів, що відповідають питанням порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Основний зміст доповідей та виступів розміщується у тексті протоколу (коротка форма протоколу застосовується у тому випадку, коли до протоколу додаються тексти доповідей або виступів, коротко протоколюються також оперативні наради); рішення друкується повністю. Текст рішення будується за зразком наказу і складається з таких складових частин: кому, що робити і до якого строку.
Приклад
1. СЛУХАЛИ:
Макаренка А.Д. - текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Іваненко Є.В. - короткий запис виступу.
Петренко Т.В. - короткий запис виступу
УХВАЛИЛИ:
1.1. Усім підрозділам підготувати..., до 16.04.97.
1.2. Портнову Б.С. організувати подання матеріалів до
10.04.97.
2.СЛУХАЛИ;
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
Голова (підпис) В.А.Ковальов
Секретар (підпис) Є.М.Петров
12.2.11. Протокол підписується головуючим на засіданні та секретарем.
12.2.12. Під час засідання можна скласти тільки чернетку протоколу.
12.2.13. У п'ятиденний термін протокол уточнюється, додається, вивіряється за стенограмами і фонозаписами, редагується й оформляється.
12.2.14. Рішення колегіальних органів у Міністерстві повинні проводитись у життя наказами.
12.2.15. Друкується протокол у необхідній кількості екземплярів.
12.2.16. Зразок Протоколу:
Найменування міністерства
ПРОТОКОЛ
дата N
Київ
Засідання колегії
Голова -
Секретар -
Присутні: 30 осіб (список додається)
Порядок денний:
1. Про розробку Положень...
Доповідь начальника...
2. Про...
1. СЛУХАЛИ:
Іваненка Б.В. - текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Петренко О.І. - короткий запис виступу.
Нестеренко Н.О. - короткий запис виступу.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Ухвалити...
1.2....
2. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
ВИРІШИЛИ:
Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище
12.3. Листи
12.3. Службові листи - узагальнена назва великої кількості управлінських документів, які є засобом спілкування з установами та приватними особами.
12.3.1. Текст листа повинен висвітлювати одне питання. Це прискорить виконання документа. Якщо текст листа складається з кількох питань, встановлюється черговість щодо висвітлювання питань.
12.3.2. Як правило, текст листа складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що спричинили складення документа, тут може бути зроблено посилання на рішення вищих органів, що стали підставою для складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, із приводу якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження тощо. Допускається змінювати традиційний порядок викладення тексту листа і починати його із суті питання, розміщувати докази й доведення у другу частину.
12.3.3. Причини прийняття рішень також формулюються за допомогою зворотів: "враховуючи", "зважаючи", "беручи до уваги", "розглядаючи", "керуючись" тощо.
Так як лист оформляється на спеціальному бланку, його текст не треба починати із зазначення назви установи-автора, воно вже є у самому бланку, призначеному для листа.
12.3.4. Виконавець документа, крім тексту, повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), зазначити адресат, посаду, прізвище і ініціали того, хто підписує документ, своє прізвище й номер телефону, зазначити додатки та перевірити N, якщо вони є.
12.3.5. Листи, що відправляються з Міністерства, розподіляються на дві групи - ініціативні і листи-відповіді. Якщо лист є відповіддю, виконавець зазначає дату й номер документа, на який він відповідає, і надає вихідний номер, який був наданий при реєстрації документа, а датують документ тим числом, яким було підписано керівництвом Міністерства. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа.
12.3.6. За характером інформації листи можна розподілити на велику кількість різновидів.
12.3.7. Листи за нескладними, обумовленими раніше питаннями можуть складатись з одної основної частини, без пояснень.
Приклад
"Просимо виділити 2 комп'ютери для Департаменту кадрової роботи".
12.3.8. Головна мета службового листа - побудити до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та лаконічністю тексту. Слова повинні точно відбивати зміст. Багатослів'я заважає виділити суть документа. Тон листа повинен бути нейтральним.
12.3.9. Рекомендується уникати у листі категоричних виразів, що досягається вставними словами і конструкцією: мабуть, певно, як колись, як і досі, як і раніше, як відомо, якщо можливо тощо.
Повагу до адресата допомагають висловити такі звороти: "старанно вивчив Ваші зауваження", "уважно розглянув Ваші пропозиції...".
12.3.10. Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються у листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та заключних словотворень і висловлювань: "У порядку обміну...", "За винятком...", "У зв'язку...", "Відповідно..." тощо.
12.3.11. Супровідний лист - документ, що інформує адресата про надіслання до нього документів, що додаються до листа.
12.3.12. Супровідний лист складається у тому випадку, коли необхідно пояснити або доповнити документи, що додаються: зазначити термін виконання, пояснити причину затримки, пояснити складні моменти тощо. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо", "Направляємо", "Повертаємо", "Додаємо" тощо, далі зазначаються заголовки та пошукові дані (дата й номер) документа, що надсилається.
Приклад
Надсилаємо Вам на погодження проект "Інструкції по веденню
діловодства в Міністерстві у справах сім'ї та молоді". Якщо у Вас
є зауваження та пропозиції щодо цього проекту, просимо подати їх
до Міністерства до 15 квітня 1997 р.
Додаток: на 90 стор. у 1 прим.
12.3.13. Листи-запрошення - пропонують адресату взяти участь у заходах, що проводяться. Вони можуть адресуватись як конкретним особам, так і установам. У цих документах розкривається характер заходу, що проводиться, зазначаються строки проведення та умови участі у ньому.
Приклад
Навчально-методичне об'єднання 22-23 червня 1997 р. проводить
широке обговорення посібника "Організатор документального
забезпечення управління". Так як спеціалісти такого профілю
працюють і в установах галузі, просимо Вас узяти участь у роботі
Навчально-методичного об'єднання, висловити свої пропозиції щодо
проектування навчального плану.
Засідання відбудеться у приміщенні товариства "Знання" за
адресою: м. Київ, вул. Червоноармійська, 57/3, зал засідань.
Початок роботи о 10-й годині.
Голова Ради
Навчально-методичного
об'єднання Г.В.Іваненко
12.3.14. Лист - повідомлення за своїм стилем наближений до листів - запрошень та інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і частіше за все є відповіддю на запит. Починається словами: "Повідомляємо", "Сповіщаємо", "Доводимо до Вашого відома" тощо, далі викладаються якісь факти.
Приклад
Повідомляємо, що для продовження терміну виконання доручення Кабінету Міністрів України від 18.02.2006 р. N 24909/30 щодо виконання Національної програми "Діти України" Вам необхідно подати до Кабінету Міністрів України довідку про стан виконання згаданого документа на 17.03.2006 р. Довідку подати не пізніше 20.03.2006 р.
12.3.15. Лист-підтвердження - містить повідомлення про одержання якогось відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, товарів, цінностей тощо), про те, що попередній документ залишається в силі, наприклад, договір, інструкція тощо. Лист може підтверджувати якийсь факт, дію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа словами, утвореними від дієслова "підтверджувати".
Приклад
Підтверджуючи одержання обладнання для лабораторії, повідомляємо, що для установлення й налагодження машин Ваш спеціаліст відповідно до договору повинен прибути до міністерства до 1 березня 2006 року.
Підтверджуємо одержання Ваших пропозицій, викладених у листі
N 0524/141 від 24.05.2006 р. Рішення Ради за цими питаннями буде прийнято 25.06.2006 р. і повідомлено Вам.
12.3.16. Надсилання таких листів є обов'язковою частиною ділових стосунків. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення адресату листів-нагадувань.
12.3.17. Лист - нагадування - містить вказівки на наближення або закінчення терміну виконання якогось зобов'язання або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним і містити одну заключну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".
Приклад
Нагадуємо Вам, що відповідно до договору 3/34 від 05.07.96 р. Ви повинні завершити розробку проекту до 15.10.97 р. Просимо Вас повідомити про стан роботи.
Або
Нагадуємо Вам, що термін виконання завдання, викладеного у листі N 03-05/114 від 02.03.2006 р., минув 12.04.2006 р.
12.3.18. Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. У ньому адресату гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо). Ці листи мають підвищену правову функцію, тому викладення тексту повинно бути гранично чітким та ясним.
Приклад
Просимо Вас надати допомогу у встановленні й налагодженні машин обчислювального центру інституту.
Оплата гарантується з рахунку N ___ у ____________ відділенні Держбанку.
12.3.19. Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. Велика категорія листів висловлює прохання (пропозиція, запит) до адресата в рішенні якихось питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких не обмежена. Проте їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного рішення поставленого питання.
Приклад
При розгортанні робіт щодо реставрації історично цінних споруд з'ясувалась неможливість поетапного проведення реставрації з продовженням роботи у частині приміщень.
Просимо Вас сприяти у виділенні орендних приміщень площею ___ кв. м. для тимчасової роботи на час реставрації споруд.
12.3.20. Листи-відповіді - за своїм змістом мають залежний характер від ініціативних листів, так як тема їх тексту вже задана і залишається викласти характер рішення питання, що поставлено в ініціативному листі: прийняття або відмова від пропозиції, виконання прохання. Відповідь повинна бути викладена у конкретній і чіткій формі: чи всі прохання можуть бути задоволені, в якій мірі, в які строки. Якщо лист містить відмову, вона повинна бути добре аргументована.
Приклад
Іваненко Б.М.
вул. Московська, буд. 5, кв. 6
м. Київ, 03127
Повідомляємо Вам, що документи Петровської МТС Климівського
району Іванівської області за 1934-1935 рр. в архів на зберігання
не надходили, у зв'язку з чим підтвердити стаж Вашої роботи у
названій МТС за вказані роки неможливо.
Директор Державного архіву К.М.Мороз
Зразок листа
Міністерство юстиції України
Адреса міністерства Держкомархів України
дата N вул. Солом'янська, 24
На N м. Київ, 03110
Просимо надіслати на нашу адресу один екземпляр Типового
переліку документів із зазначеними строками зберігання документів.
Оплату гарантуємо.
Перший заступник
Міністра Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище
Додаток 1
до п. 3.1.3
Міністерство юстиції України
Акт
__________ N ________
м. Київ
Про відсутність вкладень у конверті
Підстава: Примірна інструкція по діловодству в міністерствах,
інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від
17 жовтня 1997 року N 1153.
Складений _______________________________________________________
/прізвище, ініціали/
Присутні: _______________________________________________________
/посада, прізвище, ініціали/
"___" _____________ 200_ р. _____________________________________
назва установи, __________________________________________________
від якої надійшов пакет, в якому при розкритті не виявлено такі
вкладення: _______________________________________________________
(назви документів, номери документів,
яких не вистачає)
Акт складений у 2 примірниках, один з яких надсилається
відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.
Посада підпис П.І.Б.
Додаток 2
до п. 3.3.3
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження й відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій і т.п.
9. Прейскуранти цін. Копії.
10. Вітальні листи й запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Навчальні плани, програми. Копії.
14. Форми статистичної звітності.
15. Документи, отримані від Державного казначейства України (виписки з реєстраційних рахунків, проведені платіжні доручення, зареєстровані Реєстри юридичних та фінансових зобов'язань, тощо).
Додаток 3
до п. 4.2.1
Склад
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Зображення Державного герба України;
2. Емблема установи, організації або підприємства;
3. Зображення нагород;
4. Код установи, організації або підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
6. Найменування Міністерства;
7. Найменування установи, організації або підприємства;
8. Найменування структурного підрозділу;
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку;
10. Назва виду документа;
11. Дата;
12. Індекс;
13. посилання на дату та індекс вхідного документа;
14. Місце складення або видання;
15. Гриф обмеження доступу до документів;
16. Адресат;
17. Гриф затвердження;
18. Резолюція;
19. Заголовок до тексту;
20. Позначка про контроль;
21. Текст;
22. Позначка про наявність додатків;
23. Підпис;
24. Гриф погодження;
25. Візи;
26. Печатка;
27. Позначка про засвідчення копій;
28. Прізвище виконавця й номер його телефону;
29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи;
30. Позначка про перенесення даних на машинний носій;
31. Позначка про надходження.
Додаток 4
до п. 4.6.10
Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, виконаних робіт, послуг, прийому закінчених будівельних об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установи, організації, підприємства тощо);
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо);
Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо);
Кошториси (витрат на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; використання коштів фонду підприємства; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо);
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо);
Переліки (посад працівників із ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в міністерствах, відомствах, ін. установ із зазначенням строків зберігання документів тощо);
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих постачань продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; прибутки по житлово-комунальному господарству, по капітальному ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо);
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);
Розцінки на здійснення робіт;
Статути державних підприємств (об'єднань);
Структура і штатна чисельність;
Форми уніфікованих документів;
Штатні розписи та зміни до них.
Додаток 5
до п. 4.6.15
Примірний перелік
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо);
Аркуші погодження нормативних актів;
Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії;
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо);
Доручення (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);
Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);
Заявки (на обладнання, винаходи тощо);
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій;
Посвідчення про відрядження;
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо);
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);
Норма витрат на коштовні матеріали;
Фінансові документи про перерахування коштів стягувачам за виконавчими документами (платіжні вимоги, платіжні доручення);
Подання і клопотання (про нагородження орденами й медалями; преміями);
Протоколи (погодження планів поставок);
Реєстри (чеків, бюджетних доручень);
Специфікації (виробів, продукції тощо);
Статути державних підприємств (об'єднань);
Судові позови і заяви;
Титульні списки;
Штатні розписи і зміни до них.
Додаток 6
до п. 4.13.2
ЖУРНАЛ
обліку роботи розмножувального цеху
------------------------------------------------------------------
| N |Дата| Повне |Найменування |Кіль- |Тираж|Дата | Дата |
|з/п| | найменування |структурного |кість | |дозв.|видачі |
| | | замовлення | підрозділу |арку- | |дру- |замов- |
| | | | | шів | | ку |лення |
|---+----+--------------+-------------+------+-----+-----+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 7
до п. 4.13.2
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу
Назва структурного підрозділу ___________________________________
__________________________________________________________________
Виконавець ______________________________________________________
/прізвище/
Кімната ___________________ телефон _____________________________
Кількість сторінок ______________________________________________
Кількість примірників ___________________________________________
Керівник структурного підрозділу ________________________________
/дата, підпис/
Прийнято до виконання ___________________________________________
Начальник розмножувального цеху _________________________________
/дата, підпис/
Строк виконання _________________________________________________
Одержано виконану роботу ________________________________________
/дата, підпис/
Додаток 8
до п. 4.15.2
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------
|N з/п |Прізвище, ім'я та по|Місце роботи| Куди | Дата і N |
| | батькові | та посада, |відрядже- |посвідчення |
| | відрядженого | що займає |ний і мета| про |
| | |відряджений |відряджен-|відрядження |
| | | | ня | |
|------+--------------------+------------+----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
Додаток 9
до п. 7.2.1
Перелік
документів із зазначенням типових строків виконання
1. Закони України, постанови Верховної Ради України і її Президії, Укази і розпорядження Президента України; декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; рішення місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ, листи-доручення і листи-запити - відповідно до встановлених строків, або протягом 30 днів;
2. Законопроекти - не пізніше 20 числа кожного місяця;
3. Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України - до 2-х місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.
4. Запити комісій Верховної Ради України - 10 днів.
5. Запит депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 15-денний строк або інший встановлений Верховною Радою термін.
6. Звернення депутата Верховної Ради України - не більше ніж у 10-денний строк.
7. Пропозиції і заяви депутатів Верховної Ради України - до 1 місяця.
8. Критичні зауваження й пропозиції, висловлені у пресі - до 1 місяця.
9. Пропозиції громадян - у строк до 1 місяця, за винятком пропозицій, що потребують додаткового вивчення.
10. Заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з дня надходження; ті що не потребують додаткового вивчення і перевірки не пізніше 15 днів.
11. Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень по них у 15-денний строк з дня одержання.
12. Телеграми, що не потребують термінового вирішення - до 2 днів; решта - протягом 10 днів.
Додаток 10
до п. 8.1.5
Додаток не наводиться.
Додаток 11
до п. 8.1.5
Додаток не наводиться.
Додаток 12
до п. 9.6
ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник структурного
підрозділу
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
Найменування міністерства
АКТ
______________ N _________
__________________________
місце складання
Про вилучення для знищення документів, не внесених до
Національного архівного фонду
На підставі _________________________________________________
/назва і вихідні дані переліку документів
__________________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання/
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності і втратили практичне значення, документи фонду
N ________________________________________________________________
/назва фонду/
------------------------------------------------------------------
| N |Заго- | Дата | Номери | Індекс |Кільк.| Строки | При- |
|з/п|ловок |справи | описів | справи |справ |зберіган-|мітка |
| |справи| або |(номенк- | (тому, | (то- |ня справи| |
| | або |крайні |латур) за|частини) за| мів, | (тому, | |
| |групо-| дати | рік |номенклату-| час- |частини) | |
| | вий | справ | (роки) |рою або N | тин) | і NN | |
| |заго- | | | справи за | |статей за| |
| |ловок | | | описом | |переліком| |
| |справ | | | | | | |
|---+------+-------+---------+-----------+------+---------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
------------------------------------------------------------------
Разом ____________________ справ за _________________________ роки
/цифрами і літерами/
Описи справ постійного зберігання за _________________ роки
затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК ________________
__________________________________________________________________
/найменування
__________________________________________________________________
архівної установи/
(протокол від ________________ N _______________)
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від ___________________ N _____________
Документи у кількості ______________________________________ справ
/цифрами і літерами/
вагою ____________________ кг здано в ____________________________
/найменування установи/
____________________ на переробку за прийомно-здавальною накладною
від _______________ N _______________________
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 13
до п. 9.16
__________________________________________________
/найменування міністерства/
__________________________________________________
/найменування структурного підрозділу/
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
начальника структурного
підрозділу
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
ОПИС N
________________________________________________
/назва розділу/
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок | Дата | Кільк. | Строк | При- |
|з/п| справи | справи | справи | Аркушів у |зберігання |мітка |
| | (тому, | (тому, | (тому, | справі | справи | |
| |частини) | частини) |частини)| (томі, | (тому, | |
| | | | | частині) | частини), | |
| | | | | | стаття за | |
| | | | | | переліком | |
|---+---------+----------+--------+-----------+-----------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
------------------------------------------------------------------
В даний опис внесено ______________________________________ справ
з N __________________ по N __________________, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади укладача опису, підпис, ініціали, прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Директор Адміністративного
департаменту Підпис Ініціали, прізвище
Графа 6 опускається в описах справ постійного зберігання.
Передав ____________________________________________________ справ
/цифрами і літерами/
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних
/цифрами і літерами/
карток до документів/х/
Найменування посади особи
укладача опису Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Прийняв ____________________________________________________ справ
/цифрами і літерами/
та ______________________________________ реєстраційно-контрольних
/цифрами і літерами/
карток до документів.
Завідуючий архівом
міністерства Підпис Ініціали, прізвище
Дата
_______________
/х/ Передаються разом із справами канцелярії
Формат А4 (210 х 297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового
складу структурного
підрозділу установи
Додаток 14
до п. 3.3.3
ЖУРНАЛ
реєстрації проставлення апостиля
------------------------------------------------------------------
| N | Дата і ким |Прізвище особи, яка підписала поданий |Приміт-|
|з/п|проставлений | документ, та якість, в якій вона | ки |
| | апостиль | виступала, а стосовно документів які | |
| | | не підписані, назва органу, що | |
| | | проставив печатку або штамп | |
|---+-------------+--------------------------------------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
------------------------------------------------------------------