ГНАУ всерьез взялась за кассовую дисциплину

К работе фирмы с наличностью и кассовым операциям законодатель предъявляет особые требования. Поэтому и кассиры, и бухгалтеры должны тщательно их соблюдать, чтобы, визит налоговиков или работников контрольно-ревизионного управления не обернулся для них неприятным сюрпризом.

Соблюдение кассовой дисциплины предусматривает, прежде всего, правильное документальное оформление всех операций, связанных как с оприходованием наличности, так и с выдачей ее из кассы.

В настоящее время в Украине сложилась парадоксальна я ситуация, с одной стороны, типовых форм бланков по учету кассовых операций нет, то есть их отменили год назад, но, с другой стороны, они по-прежнему действуют, и теперь ГНАУ всерьез проинструктировала своих подопечных о методах проверки касс в Методических рекомендациях № 210 (извлечение из текста документа приведено после статьи).

Напомним, что формы первичного учета кассовых операции, утвержденные Приказом № 51 и просуществовавшие более 12 лет, признаны утратившими силу с 09.06.2008 г.

В их число вошли:

- КО-1 “Приходный кассовый ордер”;

- КО-2 “Расходный кассовый ордер”;

- КО-3 “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

- КО-3а “Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов”;

- КО-4 “Кассовая, книга”;

- КО-5 “Книга учета принятых и выданных кассиром денег”.

Отмена действовавших ранее форм первичного учета кассовых операций оставила бухгалтерскую общественность вообще без какой-либо формы кассовых ордеров, да и всей кассовой первички в целом.

Некоторые субъекты хозяйствования решили, что раз пет официально утвержденных форм учета, то кассовые операции можно пустить на самотек. Тем более, что наличка - такой лакомый кусочек, который особенно привлекает внимание не очень честных на руку бизнесменов.

Появление Методических рекомендаций № 210 не случайно и оно лишь отрезвляющее напоминание налоговиков тем, кто забылся и начал злоупотреблять операциями с наличными.

Учетным работникам необходимо напомнить, что независимо от того, есть ли типовые формы учета или нет, но хозяйствующие субъекты должны осуществлять документирование хозяйственных операций в соответствии с Законом о бухучете, который предоставляет право предприятиям самостоятельно определять форму кассовых документов.

Перечень основных реквизитов первичных документов приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете, который включает:

- название документа (формы);

- дату и место составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личную подпись или другие данные, предоставляющие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее восуществленой хозяйственной операции.

Также не следует забывать о существовании Положения № 637, которое содержит целый ряд существенных требований к порядку заполнения кассовых документов, и игнорировать их на том основании, что нет типовых форм учета, предприятиям нельзя.

Помимо нюансов с оформлением первичных документов, существуют еще и очень жесткие требования по сумме хранения, наличных в кассах предприятий, а также в расчетах наличными между хозяйствующими субъектами.

Необходимо отметить, что в Методических рекомендация № 210 главное налоговое ведомство очень скрупулезно расписало все тонкости и нюансы, связанные с учетом кассовых операций. Ознакомиться с ними следует и всем субъектам предпринимательской деятельности, так как в них помимо выдержек из Положения № 637 содержится еще масса ценных указаний по сложным (неурегулированным) вопросам, связанным, с хранением выручки в выходные и праздничные дни, а также ведением кассовых книг обособленными структурными подразделениями и т.д.

Сколько денег хранить в кассе

Предприятие может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который рассчитывает самостоятельно. Если к концу рабочего дня у предприятия оказалось денег больше, чем установлено, то “лишние” деньги оно обязано сдать в банк.

Сверх установленного лимита предприятие может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения в большинстве случаев не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги, были получены в банке.

Предприятия не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда. Таким образом, если к вам поступила наличная выручка и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.

Порядку определения сроков сдачи наличной выручки (наличности) и расчету лимита кассы в Положении № 637 посвящен специальный раздел 5.

Кто проверяет кассу

Согласно п. 7.1 Положения № 637 контроль кассовых операций ведут органы контроля, действующие в соответствии с законодательством Украины. Периодичность проведения этих проверок и срок, в течение которого они осуществляются, определяют не посредственно органы контроля.

Перечень предприятий (предпринимателей), подлежащих указанным проверкам за конкретные периоды, определяется с учетом объемов осуществляемых ими операций с наличными.

В ходе проверок выясняются, структура предприятия, количество открытых текущих счетов предприятия (предпринимателя) в банках, наличие у предприятия (предпринимателя) налогового долга, результаты ранее осуществленных проверок, соблюдение ими порядка ведения операции с наличными.

Органы контроля участвуют в проведении совместных проверок.

Проверка непосредственно по местонахождению предприятия (предпринимателя) осуществляется на основании документов, определенных законодательством Украины, за определенный период - квартал, полугодие, год и т. п.

Проблема личных денег

Некоторые предприятия считают, что личные деньги можно хранить в сейфе предприятия и особенно в наше неспокойное время. Достаточно только заключить договор хранения между предприятием и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату.

Конечно, с точки зрения ГК Украины так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.

Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Положение № 637. А пунктом 4.1 Положения № 637 установлено, что хранение в кассе наличных и других ценностей, не принадлежащих этому предприятию, запрещено. Касса - это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов.

Каков предел расчета наличными

Предприятия должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или частными предпринимателями.

Так, согласно п. 2.3 Положения № 637 и Постановлению № 32 сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем), которая осуществляется в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам, не должна превышать 10 000 гривень.

Также необходимо иметь в виду, что установленные ограничения распространяются на физических лиц - работников предприятия, которые за собственные средства приобрели для хозяйственных нужд предприятия товары, а предприятие возместило физическому лицу понесенные расходы.

При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты, не ограничивается.

При приобретении работником предприятия за собственные наличные средства товаров для хозяйственных нужд предприятия считается, что такое физическое лицо действует от имени предприятия - юридического лица и на такие расчеты соответственно распространяются требования, указанных нормативных документов НБУ.

В случае, если физическое лицо - работник предприятия приобрело за собственный счет для хозяйственных нужд предприятия товары у другого предприятия или другого субъекта (в том числе у частного предпринимателя) хозяйствования в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам на сумму, превышающую 10 000 грн, то на такое превышение распространяется норма, установленная Постановлением № 32, поскольку в этом случае работник действует от имени предприятия.

ГНАУ в Методических рекомендациях № 210 утверждает, что выдачу средств из кассы под отчет работникам частных предпринимателей необходимо оформлять расходными кассовыми ордерами. По мнению ГНАУ, действие Положения № 637 распространяется, и на частных предпринимателей.

Ответственность за нецелевые расходы из кассы

Необходимо обратить внимание на требования, касающиеся целевого использования полученных в банке наличных.

В частности, в п. 2.10 Положения № 637 сказано, что суммы наличных, полученные в банке и не использованные по назначению в течение установленных сроков, должны быть возвращены в банк не позднее следующего рабочего дня пли могут остаться в кассе в пределах установленного лимита.

Обратите внимание, что в Положении № 637 нет требования об использовании средств, оставшихся в кассе, на те же цели, на которые они были получены.

Напрашивается вывод, что если предприятием" были получены средства на хозяйственные нужды, но в связи с возникшей необходимостью нужно срочно выдать средства на командировку, то теперь нет необходимости сдавать на счет средства, полученные на хозяйственные нужды, и заново получать командировочные.

Можно в день получения средств на хозяйственные нужды выплатить за счет этих средств суточные, т. е. командировочные расходы.

Кроме того, в разделе 7 Положения № 637, касающемся контроля за соблюдением порядка ведения, операций с наличными, нет требования о проверке целевого использования наличных, полученныx предприятием в учреждении банка.

В Методических рекомендациях № 210 ГНАУ отмечает такой вид финансовых санкций, но не акцентирует внимание на специфике проверки такого нецелевого использования средств в кассе предприятия.

Список использованных документов

ГК Украины - Гражданский кодекс Украины

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. № 996-XIV “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”

Положение № 637 - Положение о ведении кассовых операций, в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. ,№ 637

Постановление № 32 - Постановление Правления НБУ от 09.02.2005 г. № 32 “Об установлении предельной суммы наличного расчета”

Приказ № 51 - Приказ Минстата Украины от 15.02.1996 г. № 51 “Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций” (утратил силу)

Методические рекомендации № 210 - Методические рекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. №210

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 22-23 (700-701),
1 июня 2009 г.
Подписной индекс 40783