МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 470/7 від 05.07.99
м.Київ
( Наказ скасовано на підставі Наказу Міністерства
юстиції
N 2274/5 від 25.12.2008 )
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту
N 2/5 від 10.01.2002
N 729/7 від 16.06.2004
N 69/5 від 21.07.2004
N 120/5 від 20.10.2004
N 89/5 від 15.08.2005
N 58/5 від 12.07.2006
N 116/5 від 20.03.2007
N 1873/7 від 24.11.2008 )
З метою забезпечення виконання Закону України "Про державну виконавчу службу" ( 202/98-ВР ) та Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах державної виконавчої служби (додається). ( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 69/5 від 21.07.2004 )
2. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції забезпечити вивчення працівниками відділів державної виконавчої служби зазначеної Інструкції, здійснювати систематичний контроль за її виконанням та надавати практичну допомогу в організації діловодства.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра юстиції України - директора Департаменту державної виконавчої служби Тертичного В.Г.
Міністр С.Р.Станік
Затверджено
наказом Міністерства
юстиції України
від 5 липня 1999 р. N 470/7
Інструкція з діловодства
в органах державної виконавчої служби
( Назва Інструкції в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7
від 16.06.2004 )
( У тексті Інструкції слово "відділу" у всіх відмінках
і числі замінено словами "відділу (підрозділу)" у
відповідному відмінку і числі згідно з Наказом Мін'юсту
N 729/7 від 16.06.2004 )
( У тексті Інструкції та додатків до
Інструкції слова "відділ (підрозділ)" у всіх відмінках
і числі замінити словами "орган ДВС" у відповідному
відмінку і числі згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 89/5 від 15.08.2005 )
1. Загальні положення
1.1. Державна виконавча служба входить до системи органів Міністерства юстиції України і здійснює виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб) відповідно до законів України. ( Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
1.2. Інструкція з діловодства в органах державної виконавчої служби (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розподілу та подальшого передання для виконання виконавчих документів та іншої кореспонденції, методику складання документів, які регламентують діяльність відділу примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України, підрозділу примусового виконання рішень відділів державної виконавчої служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) відділів державної виконавчої служби (далі - відділ (підрозділ). ( Пункт 1.2 в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006, N 116/5 від 20.03.2007 )
1.3. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має конфіденційного характеру. Порядок діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством.
1.4. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах законодавства, що регулює порядок виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), та Законі України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). ( Пункт 1.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
1.5. Відповідальність за організацію роботи органу ДВС в цілому, в тому числі і роботи посадової особи, що відповідає за діловодство (далі - діловода), покладається на начальника цього органу ДВС державної виконавчої служби. ( Абзац перший пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Начальник органу ДВС має право в разі службової потреби перерозподіляти обов'язки між працівниками органу ДВС залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.
2. Розподіл основних обов'язків
2.1. Начальник органу ДВС здійснює загальне керівництво роботою органу ДВС, безпосередньо контролює роботу канцелярії органу ДВС, стан діловодства, зберігання і використання документів, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і недоглядів у роботі.
2.2. На начальника органу ДВС, крім безпосереднього виконання рішень, покладається:
2.2.1. Розподіл обов'язків між працівниками органу ДВС та контроль за їх виконанням;
2.2.2. Розподіл кореспонденції, що надійшла до органу ДВС;
2.2.3. Контроль за веденням документів первинного обліку, номенклатурних справ, реєстрації та обліку звернень громадян і юридичних осіб, строками їх вирішення;
2.2.4. Організація роботи з обліку і збереження виконавчих проваджень та інших документів, що забезпечують функціонування органу ДВС;
2.2.5. Ведення статистичної звітності;
2.2.6. Контроль та перевірка стану депозитного рахунку;
2.2.7. Контроль за дотриманням термінів виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб); ( Підпункт 2.2.7 пункту 2.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
2.2.8. Контроль за веденням фінансово-господарської діяльності;
2.2.9. Контроль за веденням зведених виконавчих проваджень;
2.2.10. Упровадження науково-технічних засобів у роботу працівників органу ДВС.
2.3. На час відсутності начальника органу ДВС його обов'язки виконує заступник начальника або особа, на яку ці обов'язки покладаються начальником органу ДВС.
2.4. На діловода покладаються:
2.4.1. Прийом, реєстрація і підготовка для розгляду начальником органу ДВС вхідної кореспонденції;
2.4.2. Реєстрація, облік і зберігання виконавчих проваджень, передача їх на виконання державним виконавцям;
2.4.3. Ведення довідково-облікової картотеки;
2.4.4. Ведення зведених виконавчих проваджень;
2.4.5. Ведення реєстраційно-облікових книг, журналів та номенклатурних справ; ( Підпункт 2.4.5 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.6. Підготовка та передача до архіву виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС; ( Підпункт 2.4.6 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.7. Облік і зберігання актів передачі та актів знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву; ( Підпункт 2.4.7 пункту 2.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
2.4.8. Контроль за наявністю довідкової інформації у органі ДВС: покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян;
2.4.9. Виконання разових доручень начальника органу ДВС, його заступника.
3. Реєстрація кореспонденції та діловодство з
виконання рішень
3.1. Реєстрація виконавчих документів та іншої кореспонденції забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх пошуку. Кожен документ реєструється у органі ДВС лише один раз.
3.2. Приймання всіх виконавчих документів і кореспонденції, що надійшла до органу ДВС, відправлення виконавчих документів та іншої кореспонденції покладаються на діловода органу ДВС, який переглядає всю кореспонденцію в день її надходження, реєструє і передає її начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня з моменту надходження.
3.3. Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому (крім звернень громадян, які розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), документів щодо відкриття виконавчого провадження, листів-відповідей на запити державного виконавця), підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 1).
Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження (додаток 20) під одним реєстраційним номером.
Дата надходження документів зазначається у журналах реєстрації через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.
При реєстрації документів у цих журналах складові частини індексу документа у реєстраційному штампі розміщуються в такому порядку: порядковий номер за журналом, індекс журналу за номенклатурою справ, в якому здійснюється реєстрація документа, та індекс виконавця.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/03-016/8.
Окремо діловодом ведеться Журнал обліку листів-відповідей на запити державного виконавця (додаток 21). ( Пункт 3.3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.4. Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до органу ДВС:
3.4.1. Виклики (додаток 15), постанови про відкриття виконавчого провадження, що повернулися до органу ДВС через відсутність адресата;
3.4.2. Розписки про одержання викликів, постанов про відкриття виконавчого провадження.
3.5. Реквізити кожного зареєстрованого виконавчого документа, а у разі неподання виконавчого документа - заяви про примусове виконання, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 2), не пізніше наступного робочого дня після накладення резолюції керівником органу ДВС або у день накладення резолюції, якщо виконавчий документ підлягає негайному виконанню.
Одночасно діловод заводить обкладинку на виконавче провадження до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження. ( Пункт 3.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.6. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який переноситься із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.
Передавання виконавчих проваджень державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. В день отримання документів під підпис державний виконавець зазначає на обкладинці виконавчого провадження у графі "Передано державному виконавцеві" дату отримання. Цей день вважається днем надходження виконавчого документа до державного виконавця. ( Пункт 3.6 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.7. З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика виконавчих проваджень (додаток 3).
Такі журнали можуть вестися окремо щодо кожного державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані. ( Пункт 3.7 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.8. Книги обліку та реєстрації повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом начальника органу ДВС та скріплені печаткою органу ДВС. ( Пункт 3.8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.9. Державний виконавець, після одержання виконавчого провадження, у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) (далі - Закон) строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті. ( Абзац перший пункту 3.9 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Про всі виконані дії по відкритому виконавчому провадженню державний виконавець робить відмітки на зворотній стороні обкладинки виконавчого провадження. ( Пункт 3.9 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Усі документи, що надходять до державного виконавця у зв'язку з виконанням рішень, накопичуються у виконавчих провадженнях (обкладинках) у хронологічному порядку за датами їх надходження (додаток 4).
3.10. Органом ДВС з метою об'єднання всіх виконавчих документів щодо одного й того самого боржника формується зведене виконавче провадження. Контроль за зведеним виконавчим провадженням здійснює посадова особа, визначена начальником органу ДВС. Ця особа веде облікову картку про зведене виконавче провадження (додаток 5). ( Пункт 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
3.11. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду органу ДВС під розписку в книзі обліку виконавчих документів.
3.12. Державним виконавцем у виконавчому документі робиться відмітка про розмір виплачених сум стягувачеві, після якої зазначається його посада, прізвище та ініціали і ставиться його підпис, який скріплюється печаткою органу ДВС. ( Пункт 3.12 доповнено абзацом згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
У супровідних листах (постановах) до виконавчих документів, повернутих державним виконавцем стягувачеві, у всіх випадках робиться відповідний запис про причини повернення документа. Супровідний лист (постанова) підписується начальником органу ДВС, державним виконавцем та скріплюється печаткою органу ДВС.
3.13. Якщо виконавчий документ про стягнення штрафу, держмита та інших сум у бюджет держави повертається після виконання до органу ДВС, то готується довідка із зазначенням номера квитанції банку про здавання коштів у бюджет держави. Довідка засвідчується підписом начальника органу ДВС та печаткою.
3.14. Після виконання рішення виконавчий документ повертається до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, про що робиться відмітка в книзі обліку виконавчих документів. ( Абзац перший пункту 3.14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
Виконаним слід вважати виконавчий документ, за яким указані в ньому вимоги виконані в повному обсязі, оформлені відповідним актом та записом у виконавчому документі.
3.15. Вихідна кореспонденція, у тому числі виконавчі документи, відсилається через діловода органу ДВС. Для обліку таких документів ведеться журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 6). Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, то вона записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції й здається за призначенням під розписку в цій книзі (додаток 7).
Подання державних виконавців, що направляються в порядку, передбаченому Законом, реєструються також в журналі обліку подань державних виконавців (додаток 16). ( Пункт 3.15 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.16. Зберігання документів, закінчених у діловодстві, здійснюється у спеціальних сховищах тимчасового зберігання документів органів ДВС (далі - архів). Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи були розташовані в порядку щорічних надходжень. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються крайні номери справ та рік, за який документи уміщені у картонаж (в'язку).
Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.
Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.
Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.
Передавання документів діяльності органів ДВС до архіву за рік що минув, проводиться в строк не пізніше 1 лютого поточного року. ( Пункт 3.16 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.17. Передачі до архіву підлягає виконавче провадження, у разі: ( Пункт 3.17 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.17.1. Відмови у відкритті виконавчого провадження згідно із статтею 26 Закону ( 606-14 ). ( Пункт 3.17 доповнено підпунктом 3.17.1 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.17.2. Закінчення виконавчого провадження згідно із статтею 37 Закону; ( Підпункт 3.17.1 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
3.17.3. Повернення виконавчого документа стягувачу згідно із статтею 40 Закону ( 606-14 ); ( Підпункт 3.17.2 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.17.4. Повернення виконавчого документа до суду або іншого органу (посадовій особі), який його видав, згідно із статтею 40-1 Закону ( 606-14 ). ( Підпункт 3.17.3 пункту 3.17 в редакції Наказу Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.18. Належним чином сформовані виконавчі провадження (скріплені та пронумеровані аркуші) передаються державним виконавцем особі, відповідальній за формування архіву, про що складається здавальний опис завершених виконавчих проваджень до архіву (додаток 22).
Передача виконавчих проваджень до архіву здійснюється не рідше одного разу на місяць в день, визначений керівником органу ДВС.
Дата, зазначена на здавальному описі завершених виконавчих проваджень до архіву, переноситься державним виконавцем на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до архіву".
Особа, відповідальна за формування архіву, після отримання від державних виконавців завершених виконавчих проваджень за здавальним описом складає опис виконавчих проваджень, переданих до архіву (додаток 8).
Кожне завершене виконавче провадження вноситься до опису під самостійним порядковим номером, який повинен бути ідентичним архівному, після чого архівний номер переноситься на обкладинку виконавчого провадження. Якщо виконавче провадження складається з кількох томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером.
Виконавчі провадження залежно від обсягу систематизуються у в'язки (10 - 50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери архівних справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.
Відлік строків зберігання документів у архіві, завершених у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2008 році, підлягають знищенню не раніше 1 січня 2012 року. ( Пункт 3.18 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.19. Строк зберігання переданих до архіву завершених виконавчих проваджень становить 3 роки.
У тому разі, коли державному виконавцеві повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених законом дій, передане на зберігання виконавче провадження підлягає поверненню державному виконавцю, про що робиться відмітка в описі виконавчих проваджень, переданих до архіву.
За умови оскарження у судовому порядку виконавчих дій, строк зберігання виконавчого провадження, переданого до архіву, обчислюється після вступу в законну силу останнього рішення по даній справі. ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.19 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3.20. Знищення виконавчих проваджень, які передано до архіву, здійснюється комісією один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках за встановленою формою (додаток 17).
Склад комісії затверджується наказом керівника органу юстиції. ( Абзац другий пункту 3.20 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006, N 116/5 від 20.03.2007 )
До складу комісії входить не менше п'яти осіб: керівник органу юстиції, начальник органу ДВС, державний виконавець, працівник цього органу ДВС та працівник іншого структурного підрозділу органу юстиції. ( Абзац третій пункту 3.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005; в редакції Наказів Міністерства юстиції N 58/5 від 12.07.2006, N 116/5 від 20.03.2007 )
Знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, здійснюється паперорізальними машинами або шляхом спалення, про що зазначається в акті.
Акти знищення виконавчих проваджень, переданих до архіву, зберігаються у номенклатурній справі. ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.20 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
3.21. Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем у термін до 20 січня наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номера, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження. ( Розділ 3 доповнено пунктом 3.21 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
4. Реєстрація та облік звернень громадян.
Організація особистого прийому громадян
4.1. У відповідності до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) під зверненнями слід уважати викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
4.2. Усі письмові звернення, які надходять до органу ДВС поштою чи здаються особисто, приймаються та реєструються діловодом органу ДВС в день їх надходження в єдиному журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 9) або в реєстраційно-контрольних картках, придатних для опрацювання персональним комп'ютером (додаток 10). Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з листами.
Окремо діловодом органу ДВС ведуться журнали щодо розгляду судами та начальником органу ДВС скарг, пред'явлених в порядку, передбаченому статтею 85 Закону ( 606-14 ), на дії (бездіяльність) державного виконавця та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню рішення або відмову у здійсненні передбачених цим Законом дій, а також щодо розгляду судами позовів, пред'явлених до органу ДВС (додатки 18, 19). ( Пункт 4.2 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
4.3. Письмові звернення громадян після їх реєстрації передаються на розгляд начальнику органу ДВС не пізніше наступного дня після їх надходження. Розглянуте, не пізніше наступного робочого дня, начальником органу ДВС звернення передається того ж дня через діловода державному виконавцю під розписку, а діловод виставляє картку контролю за виконанням у визначений термін. Якщо начальник органу ДВС не визначив термін виконання, то звернення повинно бути розглянуте і вирішено по суті у строки, передбачені Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ). ( Абзац перший пункту 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
На кожне звернення повинна даватися письмова відповідь за підписом начальника органу ДВС. ( Абзац другий пункту 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
4.4. Особистий прийом громадян проводять начальник органу ДВС, його заступник та державні виконавці. Прийом проводиться регулярно у визначені дні та години відповідно до графіка, затвердженого начальником органу ДВС. Облік особистого прийому громадян ведеться у спеціальному журналі (додаток 11). ( Пункт 4.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
4.5. У органі ДВС має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян щодо складання заяв, скарг, пропозицій. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналі або реєстраційно-контрольній картці.
4.6. Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні органу ДВС на видному місці.
4.7. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе начальник органу ДВС.
4.8. Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться шляхом заповнення визначених реквізитів.
4.9. Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом уведення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я та по батькові, категорія (соціальний стан заявника); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
4.10. Автоматизована або журнальна реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я та по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання; прийняті рішення, дата одержання відповіді.
Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатися органом ДВС.
4.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби - на принтер.
4.12. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги складається з першої літери прізвища, порядкового номера за алфавітом та індексу державного виконавця і зазначається у реєстраційному штампі (додаток 12). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
4.13. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
4.14. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "повторно" і підбирається все попереднє листування.
4.15. Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Д-201/1, Д-201/2, Д-201/3.
При потребі ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.
Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію, то всі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "контроль" або літерою "К".
4.16. Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.
Якщо за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, то здійснюється відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та в документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.
4.17. Індекс письмової відповіді відповідає номеру вхідної кореспонденції і складається з реєстраційного індексу та номера справи, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
4.18. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.
4.19. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 13).
У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
4.20. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на начальника органу ДВС, інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків. ( Абзац другий пункту 4.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальниками органами ДВС переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву за рішенням начальника органу ДВС.
5. Складання і оформлення службових документів
5.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
5.2. Як правило всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм, верхнє - не менше 10 мм, праве і нижнє - не менше 8 мм.
5.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, зрозуміло, не мати перекреслень і виправлень, їх зміст повинен бути повним і унеможливлювати повторне листування з цього самого питання.
5.4. Кожний вид документів повинен мати конкретно визначений комплекс реквізитів (складових частин) і відповідний порядок їх розташування.
5.5. При зазначенні адресата додержуються таких правил: якщо документи адресуються організації, установі і підприємству або конкретній службовій особі - указується найменування організації, установи, підприємства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата в давальному відмінку, поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.
5.6. У відповідях на запити на початку тексту вказуються номер і дата документа, на який дається відповідь.
5.7. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що". Якщо в документі йдеться про кілька питань, то заголовок повинен бути узагальнений.
5.8. Текст документа може бути друкований, рукописний або змішаний.
5.9. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (12.05.99 або 01.04.99), а документів, що містять відомості фінансового характеру - словесно-цифровим способом (30 червня 1999 року).
Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланка, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
5.10. Унизу на останньому аркуші вказуються прізвище та телефон виконавця.
5.11. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.
Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.12. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч проставляється відмітка "копія".
5.13. Якщо надсилається документ кільком адресатам, то підписуються всі примірники, що надсилаються.
Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.
У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість аркушів.
Назва додатка в супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.
Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище друкуються розбірливо.
При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані.
5.14. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв магнітної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.15. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.
5.16. Усі підписані документи відправляються тільки через діловода.
5.17. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, то відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених у органі ДВС документів та від дати надходження - для вхідних документів або строки зазначаються в документі чи встановлюються керівником.
5.18. Документи формуються в справи згідно з номенклатурою.
6. Складання номенклатури та формування справ
6.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік (список) найменування справ, створюваних в канцелярії органу ДВС. Номенклатура справ розробляється діловодом на підставі пропозицій державних виконавців і підписується начальником органу ДВС.
Номенклатура справ органу ДВС входить до складу зведеної номенклатури справ відповідного органу чи установи юстиції. ( Пункт 6.1 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 ) ( Пункт 6.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
6.2. Усі документи (за винятком виконавчих проваджень) повинні групуватися після їх розгляду в окремих справах, яким даються найменування (заголовки), що в стислій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.
6.3. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються чи перебувають на контролі. Як правило, першими розміщуються постанови законодавчих урядових органів інструкції, розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
6.4. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати порядковий номер. За наявності в справі декількох томів, після номера справи проставляється номер тому.
6.5. При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
6.5.1. Справи відкриваються аркушем внутрішнього опису документів;
6.5.2. У справах групуються тільки оригінали виконаних, правильно оформлених документів без чорнових записів;
6.5.3. У справу включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань;
6.5.4. Документи, справи групуються у хронологічній послідовності.
Наприкінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість фактично заведених за рік документів. Цей запис робиться на останній сторінці, підписується діловодом та начальником органу ДВС, скріплюється печаткою органу ДВС. ( Абзац другий пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
До номенклатурних справ органу ДВС належать:
1. Постанови законодавчих і урядових органів, інструкції, накази та розпорядження органів Міністерства юстиції. ( Пункт 1 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
2. Доручення органів чи установ юстиції та документи про їх виконання. ( Пункт 2 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
3. Плани роботи органу ДВС і документи щодо їх виконання. Протоколи оперативних нарад.
4. Акти перевірок органу ДВС, доповідні записки, узагальнення, інші матеріали з перевірки роботи державних виконавців.
5. Звернення громадян. ( Пункт 5 абзацу третього пункту 6.5.4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
6. Довідки та узагальнення щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг за результатами вивчення цієї роботи. ( Пункт 6 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
7. Листування з установами, організаціями, підприємствами.
8. Статистичні звіти органу ДВС, листи та роз'яснення до них.
9. Фінансові документи про надходження депозитних сум.
10. Листування з кадрових питань (резерв на висунення, навчання кадрів, інше).
11. Описи виконавчих проваджень, переданих до архіву. ( Пункт 11 абзацу третього пункту 6.5.4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
12. Накази та акти про знищення виконавчих проваджень та інших документів органу ДВС. ( Пункт 12 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004 )
13. Виконавчі провадження. ( Абзац третій пункту 6.5.4 доповнено пунктом 13 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Примітка. Наведений перелік з такою самою нумерацією є обов'язковим для кожного органу ДВС. Він може доповнюватись іншими справами на підставі пропозицій працівників органу ДВС). До номенклатури справ вносяться всі облікові та реєстраційні журнали, в кінці списку вноситься справа "Номенклатура справ органу ДВС. ( Примітка абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 1
до пункту 3.3 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 1
Журнал реєстрації загальної вхідної
кореспонденції
---------------------------------------------------------------------------------
N |Дата і | Від кого|Кількість| Короткий|Кому і |Розписка | Номер | Дата і
п/п|індекс | надійшов| аркушів | зміст | коли |виконавця|справи, |результат
|одержа-|документ,| |документа|передано | про |до якої |виконання
|ного | адреса | | |документ,|одержання|увійшов |
|доку- | автора | | | з якою |документа|документ |
|мента | | | |вказівкою| | |
---+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
---+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------
---------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Дата надходження документа пишеться щоденно через
усю сторінку.
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 2
до пункту 3.5. Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 2
ЖУРНАЛ
обліку виконавчих проваджень,
переданих державному виконавцеві
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N з/п | Назва |Борж-|Стя-|Характер |Дата передачі| Підпис | Дата | Адресат, | Дата та | Дата |
|(пере- |виконавчого | ник |гу- |стягнення| документа |державного|завершення | якому | підпис | передачі |
|носить-| документа, | |вач | | державному |виконавця |виконавчого|надсилається| діловода |виконавчого|
| ся на |найменування| | | | виконавцеві | про |провадження| виконавчий | про |провадження|
|обкла- | органу, | | | |(переноситься|отримання |або відмови| документ | отримання | до архіву |
| динку | посадової | | | | на | |у відкритті| |виконавчого| |
| вико- | особи, що | | | | обкладинку | |виконавчого| | документа | |
|навчого| видали | | | | виконавчого | |провадження| | | |
|провад-| документ, | | | |провадження) | | | | | |
|ження) |дата видачі | | | | | | | | | |
| |виконавчого | | | | | | | | | |
| |документа та| | | | | | | | | |
| | його номер | | | | | | | | | |
|-------+------------+-----+----+---------+-------------+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|-------+------------+-----+----+---------+-------------+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| | | | | | | | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Форма журналу друкується на 2 сторінках.
( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 3
до пункту 3.7 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 3
Алфавітний покажчик до виконавчих документів
------------------------------------------------------------------
Номер виконавчого | Боржник | Стягувач | Характер
провадження | | | стягнення
------------------+------------+-------------+--------------------
1 | 2 | 3 | 4
------------------+------------+-------------+--------------------
------------------------------------------------------------------
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 4
до пункту 3.9 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 4
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу ДВС)
Виконавче провадження N _______ індекс __________
Номер за ЄДРВП ______________________________
NN перереєстрації ______________________________
___________________________________________________________
найменування органу (посадової особи), що видали документ
Боржник _________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Стягувач ________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Характер стягнення ______________________________________________
_________________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Передано державному виконавцеві "___" ____________
Відкрито (відмовлено у відкритті) "___" ____________
Завершено "___" ____________
Підстава завершення __________________ (пункт, частина, стаття
Закону України "Про виконавче провадження")
Передано до архіву "___" ____________
Архівний номер /номер справи за номенклатурою
( Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 5
до пункту 3.10 Інструкції з діловодства в
органах державної виконавчої служби
Форма N 5
Облікова картка
на зведене виконавче провадження
----------------------------------------------------------------------------------
N | Номер |Боржник|Стягувач| Сума, що| Від кого | Куди |Стягнуті| Залишок
з/п|виконавчого| | | підлягає| надійшов |надіслано| суми |нестягну-
| документа,| | |стягненню|виконавчий|виконавчі| | тих сум
|коли та ким| | | | документ |документи| |
| виданий | | | | | | |
---+-----------+-------+--------+---------+----------+---------+--------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
---+-----------+-------+--------+---------+----------+---------+--------+---------
----------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 6
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 6
Журнал реєстрації вихідної кореспонденції
-----------------------------------------------------------------------
N | Дата |Короткий|Кількість аркушів| Кому |Виконавець|Справи, в
з/п|відправ-| зміст | |адресовано| | яких
| лення | |-----------------| | |містяться
| | |основного|додатка| | |матеріали
| | |документа| | | |
---+--------+--------+---------+-------+----------+----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
---+--------+--------+---------+-------+----------+----------+---------
-----------------------------------------------------------------------
( Додаток 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 7
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 7
Розносна книга
для місцевої кореспонденції
------------------------------------------------------------------------------
Поряд-| Наймену-| Кому | Вихідний| Дата | Прізвище,|Розписка в|Примітка
ковий| вання |надіслано| номер і |одержання|ім'я та по|одержанні |
номер |кореспон-| | дата | | батькові | |
| денції | |листування| |особи, яка| |
| | | | | одержала | |
| | | | | кореспон-| |
| | | | | денцію | |
------+---------+---------+----------+---------+----------+----------+--------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
------+---------+---------+----------+---------+----------+----------+--------
------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 8
до пункту 3.18 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 8
ОПИС
виконавчих проваджень, переданих до архіву
--------------------------------------------------------------------------
| N | Номер виконавчого |Стягувач|Боржник|Кількість| Строк |Примітка|
|з/п| провадження | | | аркушів |зберігання| |
| |---------------------| | | | | |
| | Обліковий |Архівний| | | | | |
| | (згідно з | | | | | | |
| | журналом | | | | | | |
| | обліку | | | | | | |
| | виконавчих | | | | | | |
| |проваджень, | | | | | | |
| | переданих | | | | | | |
| | державному | | | | | | |
| |виконавцеві)| | | | | | |
|---+------------+--------+--------+-------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---+------------+--------+--------+-------+---------+----------+--------|
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 9
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 9
Журнал реєстрації
пропозицій, заяв, скарг громадян
----------------------------------------------------------------------------------------------
N | Дата | П.I.Б. | Короткий| Категорія | Зміст |Викона-| Дата |Результат|Примітка
з/п|надход-| автора | зміст |(пропозиція,|резолюції,|вець |отримання,|розгляду |
| ження |звернення,|звернення| заява, | термін | | підпис | |
| | його | | скарга) |виконання | |виконавця | |
| | адреса | | | | | | |
---+-------+----------+---------+------------+----------+-------+----------+---------+--------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10
---+-------+----------+---------+------------+----------+-------+----------+---------+--------
----------------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 10
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 10
Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)
----------------------------------------------------------------------------------------
| Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль
-----------------------+----------------------------------------+-----------------------
Кореспондент | | Адреса | |
|-----------------------+----------------+-----------------------
| | | Пропозиція, |
| | | заява, скарга |
|-----------------------+----------------+------------------+----
| | | Колективна |
----------------------------------------------------------------+------------------+----
Дата | Реєстра- | Звідки | Дата | Індекс | Одержано поштою, |
надход- | ційний індекс |одержана |надіслання |документа| на особистому |
ження | | | | |прийомі, передано |
кореспон- | | | | | через |
денції | | | | | уповноважену |
| | | | | особу |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Попередні звернення від N від N | Індекси
----------------------------------------------------------------+-----------------------
|1. | Питання | Підпитання
|----------------------------------------------+-----------+-----------
Короткий зміст |----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|2. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|3. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
-----------------+----------------------------------------------+-----------------------
| | Категорія (соціальний
Резолюція | | стан) заявника
|----------------------------------------------+-----------------------
|----------------------------------------------+-----------------------
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Автор резолюції |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Термін виконання |Виконано за ______ днів
----------------------------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
Хід виконання
Дата передачі Виконавець Записи про продовження Контрольні
на виконання терміну, попередню відмітки
відповідь або
додаткові питання
Перевірено на місці "___"____________ 2___ р. працівником
апарату ______
Дата, індекс, виконання ____________________ Адресат ________
Вирішено
___________________
Результати 1.
розгляду питань 2.
3.
З контролю зняв _____________________________________________
Справа __________ Том _________ Аркушів _______ Фонд ________
Опис ____________ Справа ____________
( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 11
до пункту 4.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 11
Журнал (картка) обліку
особистого прийому громадян
------------------------------------------------------------------------
N | Дата | Хто | П.I.Б. | Короткий|Категорія| Кому |Наслідки
з/п|прийому|приймає|громадянина| зміст |звернення| доручено |розгляду,
| | | |звернення| |перевірку,|дата
| | | | | | термін |направ-
| | | | | |виконання |лення
| | | | | | |відповіді
---+-------+-------+-----------+---------+---------+----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
---+-------+-------+-----------+---------+---------+----------+---------
------------------------------------------------------------------------
( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 12
до пункту 4.12 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 12
Форма реєстраційного штампа
--------------------------
| Найменування |
| організації |
|------------------------|
| Дата |
|------------------------|
| Індекс |
--------------------------
Розмір 41,6 х 16 мм
( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 13
до пункту 4.20 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 13
Форма
обкладинки провадження за зверненням громадян
_____________________________________________________________
(найменування органу ДВС)
Провадження за зверненням N _________________________________
_____________________________________________________________
(П.І.Б. заявника, його адреса)
Розпочато "___" _______________ 2___ р.
Закінчено "___" _______________ 2___ р.
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 14
до Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 14
Контрольна картка на підприємство, організацію,
установу
------------------------------------------------------------------
Найменування підприємства, |Адреса N
організації, установи |телефону
----------------------------------+-------------------------------
Виконавчі документи | N |Період, за який проводиться
|з/п| перевірка
| |---------------------------
| |---------------------------
| | 1 | 2 | 3 | 4
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
|Кількість | 1 | | | |
|виконавчих | | | | |
|документів, що | | | | |
|перебувають на | | | | |
Виконавчі |контролі на | | | | |
документи про |момент | | | | |
відшкодування |перевірки | | | | |
збитків, | | | | | |
завданих |-----------------+---+-------+-------+------+----
злочинами |Сума збитків, що | 2 | | | |
|підлягала | | | | |
|відшкодуванню з | | | | |
|боржників | | | | |
|-----------------+---+-------+-------+------+----
|Утримано з | 3 | | | |
|боржників | | | | |
|-----------------+---+-------+-------+------+----
|Залишок | 4 | | | |
|невідшкодованих | | | | |
|сум збитків | | | | |
----------------+-----------------+---+-------+-------+------+----
|Кількість | 5 | | | |
|виконавчих | | | | |
Виконавчі |документів, що | | | | |
документи про |-----------------+---+-------+-------+------+----
стягнення |у т. ч. | 6 | | | |
аліментів |перевірено | | | | |
|правильність | | | | |
|утримання із | | | | |
|зарплати за | | | | |
|виконавчими | | | | |
|документами | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Оштрафовано посадових осіб та | 7 | | | |
суть порушень порядку виконання | | | | |
(найбільш характерних) | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Сума штрафу (загальна) | 8 | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Підпис посадової особи | 9 | | | |
(керівника, гол. бухгалтера) | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Підпис державного виконавця |10 | | | |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 15
до пункту 3.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 15
Виклик
у відповідності зі статтею 5 Закону України "Про виконавче
провадження"
__________________________________ Куди
(найменування органу ДВС)
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
____________________________
(місто) ____________________________
викликає Вас як Кому
___________________
на ____ год "___"_________ 2___ р. ____________________________
у зв'язку ____________________________
__________________________
Адреса органу ДВС Слід подати документи
_____________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
Державний
виконавець _______________________
( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004, N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 16
до пункту 3.15 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 16
Журнал обліку
подань державних виконавців
--------------------------------------------------------------------------------------
| N |Дата |Прізвище | N |Суть |До якого|Дата |Дата |Наслідки|Примітка|
|з/п|направ-|державного|виконав-|подання|органу |розгляду|надход- |розгляду| |
| |лення |виконавця,|чого | |направ- |подання |ження |подання | |
| |та |який |провад- | |лено | |повідом-| | |
| |вих. N |направив |ження | | | |лення | | |
| | |подання | | | | |про | | |
| | | | | | | |наслідки| | |
| | | | | | | |розгляду| | |
|---+-------+----------+--------+-------+--------+--------+--------+--------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10" |
--------------------------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено Додатком 16 згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002; із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 17 до пункту 3.20
Інструкції з діловодства
в органах державної
виконавчої служби
Форма N 17
"ЗАТВЕРДЖУЮ"
____________________________
(найменування посади
____________________________
керівника органу юстиції)
____________________________
(підпис, прізвище та
ініціали)
"___" ____________ 2___ р.
АКТ
про знищення виконавчих проваджень
та інших документів органу ДВС
від "___" ____________ 2___ р.
Нами, ___________________________________________________________
(посади, прізвища, ініціали кожної особи,
__________________________________________________________________
яка була присутня під час знищення)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
складено цей акт про те, що _________________________ проведено
(дата)
знищення виконавчих проваджень (документів) ______________________
__________________________________________________________________
(найменування органу ДВС)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
------------------------------------------------------------------
| N | Номер та |Найменування|Найменування | Характер |Примітки|
|з/п | дата | боржника | стягувача |виконання | |
| |виконавчого | | | | |
| |провадження,| | | | |
| |на скількох | | | | |
| | аркушах | | | | |
|----+------------+------------+-------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----+------------+------------+-------------+----------+--------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Знищення проведено ______________________________________________
(найменування і місцезнаходження підприємства)
на підставі таких документів: ____________________________________
Технологія знищення _____________________________________________
Участь у знищенні брали:
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
_________________________ _________________________
(прізвище та ініціали) (підпис)
( Інструкцію доповнено Додатком 17 згідно з Наказом Мін'юсту N 120/5 від 20.10.2004; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 18
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 18
ЖУРНАЛ
обліку щодо розгляду судами позовів, пред'явлених
до органу ДВС, а також скарг на дії (бездіяльність)
державного виконавця та інших посадових осіб
органу ДВС по виконанню рішення або відмову
у здійсненні передбачених Законом України
"Про виконавче провадження" дій
------------------------------------------------------------------------
| N |Найменува-| Дата | Корот- | Номер та |Прийня-| Оскарження |При- |
|з/п| ння |слухання| кий | дата |те по |рішення суду|мітки|
| |судового | | зміст |виконавчо-|справі | | |
| | органу, | | скарги | го |рішення| | |
| |до якого | |(позову)|проваджен-| | | |
| | подано | | | ня та | | | |
| | скаргу | | |виконавчо-| | | |
| |(позов), | | | го | | | |
| | дата та | | |документа,| | | |
| | номер | | |найменува-| | | |
| |рішення, | | | ння | | | |
| | ухвали | | |стягувача | | | |
| | суду, | | | та | | | |
| |прізвище | | |боржника | | | |
| | та | | | | | | |
| |ініціали | | | | | | |
| | судді | | | | | | |
|---+----------+--------+--------+----------+-------+------------+-----|
| | | | | | |апеля-|каса-| |
| | | | | | |ційне |ційне| |
|---+----------+--------+--------+----------+-------+------+-----+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+----------+--------+--------+----------+-------+------+-----+-----|
| | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено Додатком 18 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 19
до пункту 4.2 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 19
ЖУРНАЛ
обліку щодо розгляду начальником органу ДВС скарг
на дії (бездіяльність) державного виконавця
та інших посадових осіб органу ДВС по виконанню
рішення або відмову у здійсненні передбачених
Законом України "Про виконавче провадження" дій
------------------------------------------------------------------
| N | Ким | Дата | Короткий | Номер та |Результати|Примітки|
|з/п|подано|подання| зміст | дата | розгляду | |
| |скаргу|скарги |скарги та |виконавчого | скарги | |
| | | | прізвище |провадження | | |
| | | |державного | та | | |
| | | |виконавця, |виконавчого | | |
| | | |посадової |документа, | | |
| | | | особи |найменування| | |
| | | | органу | стягувача | | |
| | | | ДВС, дії |та боржника | | |
| | | |(бездіяль- | | | |
| | | |ність) якої | | | |
| | | |оскаржується| | | |
|---+------+-------+------------+------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+------+-------+------------+------------+----------+--------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено Додатком 19 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 89/5 від 15.08.2005 )
Додаток 20
до пункту 3.3 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 20
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
про відкриття виконавчого провадження
-----------------------------------------------------------------------
| N | Дата та | Заявник |Дата видачі|Боржник|Характер | Номер |
|з/п| індекс |(стягувач)|виконавчого| |стягнення|виконавчого|
| | вхідного | | документа | | |провадження|
| | документа | | та | | | з |
| | (заяви, | |його номер,| | | журналу |
| |супровідного| | назва | | | обліку |
| | листа) | |виконавчого| | |виконавчих |
| | | | документа | | |проваджень |
| | | | | | | та індекс |
| | | | | | |державного |
| | | | | | | виконавця |
|---+------------+----------+-----------+-------+---------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+------------+----------+-----------+-------+---------+-----------|
| | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено додатком 20 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 21
до пункту 3.3 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 21
ЖУРНАЛ
обліку листів-відповідей на запити
державного виконавця
----------------------------------------------------------------------
| N | Вихідний |Кореспондент|Номер, на |Кількість| Індекс | Підпис |
|з/п| номер та | (від кого | який |додатків |виконавця|виконавця|
| | дата | надійшов | надано | | | в |
| |документа,| документ) |відповідь | | |отриманні|
| | що | | (за | | |документа|
| | надійшов | | його | | | |
| | | |наявності | | | |
| | | | у | | | |
| | | | тексті | | | |
| | | | листа- | | | |
| | | |відповіді)| | | |
|---+----------+------------+----------+---------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+----------+------------+----------+---------+---------+---------|
| | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Примітка. Дата надходження листа-відповіді пишеться щоденно
через усю сторінку.
( Інструкцію доповнено додатком 21 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )
Додаток 22
до пункту 3.18 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 22
ЗДАВАЛЬНИЙ ОПИС
завершених виконавчих проваджень до архіву
______________________________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові державного виконавця)
------------------------------------------------------------------
| N | Обліковий номер |Боржник |Стягувач |Кількість |Примітка |
|з/п | виконавчого | | | аркушів | |
| |провадження (через | | | | |
| | дріб - індекс | | | | |
| | державного | | | | |
| | виконавця) | | | | |
|----+-------------------+--------+---------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----+-------------------+--------+---------+----------+---------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Передав: державний виконавець Прийняв:
_________________________ ____________________________
(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)
Дата Дата
( Інструкцію доповнено додатком 22 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1873/7 від 24.11.2008 )