МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 470/7 від 05.07.99
м.Київ
( Наказ скасовано на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 2274/5 від 25.12.2008 )
Про затвердження Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Мін'юсту
N 2/5 від 10.01.2002
N 729/7 від 16.06.2004
N 69/5 від 21.07.2004 )
З метою забезпечення виконання Закону України "Про державну виконавчу службу" ( 202/98-ВР ) та Закону України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в органах державної виконавчої служби (додається). ( Пункт 1 в редакції Наказу Мін'юсту N 69/5 від 21.07.2004 )
2. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції забезпечити вивчення працівниками відділів державної виконавчої служби зазначеної Інструкції, здійснювати систематичний контроль за її виконанням та надавати практичну допомогу в організації діловодства.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра юстиції України - директора Департаменту державної виконавчої служби Тертичного В.Г.
Міністр С.Р.Станік
Затверджено
наказом Міністерства
юстиції України
від 5 липня 1999 р. N 470/7
Інструкція з діловодства
в органах державної виконавчої служби
( Назва Інструкції в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7
від 16.06.2004 )
( У тексті Інструкції слово "відділу" у всіх відмінках
і числі замінено словами "відділу (підрозділу)" у
відповідному відмінку і числі згідно з Наказом Мін'юсту
N 729/7 від 16.06.2004 )
1. Загальні положення
1.1. Державна виконавча служба входить до системи органів Міністерства юстиції України і здійснює виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб) відповідно до законів України. ( Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
1.2. Інструкція з діловодства в органах державної виконавчої служби (далі - Інструкція) встановлює єдиний порядок прийому, реєстрації, розподілу та подальшого передання для виконання виконавчих документів та іншої кореспонденції, методику складання документів, які регламентують діяльність відділу примусового виконання рішень Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України, підрозділу примусового виконання рішень відділів державної виконавчої служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділів державної виконавчої служби (далі - відділ (підрозділ). ( Пункт 1.2 в редакції Наказу Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
1.3. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має конфіденційного характеру. Порядок діловодства з документами, які містять конфіденційну інформацію, виконання судових вироків, рішень, ухвал, постанов визначається чинним законодавством.
1.4. Викладені в Інструкції правила грунтуються на вимогах законодавства, що регулює порядок виконання рішень, та Законі України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ).
1.5. Відповідальність за організацію роботи відділу (підрозділу) в цілому, в тому числі і роботи посадової особи, що відповідає за діловодство (далі - діловода), покладається на начальника відділу (підрозділу) державної виконавчої служби.
Начальник відділу (підрозділу) має право в разі службової потреби перерозподіляти обов'язки між працівниками відділу (підрозділу) залежно від штатної чисельності працівників та обсягу роботи.
2. Розподіл основних обов'язків
2.1. Начальник відділу (підрозділу) здійснює загальне керівництво роботою відділу (підрозділу), безпосередньо контролює роботу канцелярії відділу (підрозділу), стан діловодства, зберігання і використання документів, своєчасно вживає заходів до усунення недоліків і недоглядів у роботі.
2.2. На начальника відділу (підрозділу), крім безпосереднього виконання рішень, покладається:
2.2.1. Розподіл обов'язків між працівниками відділу (підрозділу) та контроль за їх виконанням;
2.2.2. Розподіл кореспонденції, що надійшла до відділу (підрозділу);
2.2.3. Контроль за веденням документів первинного обліку, номенклатурних справ, реєстрації та обліку звернень громадян і юридичних осіб, строками їх вирішення;
2.2.4. Організація роботи з обліку і збереження виконавчих проваджень та інших документів, що забезпечують функціонування відділу (підрозділу);
2.2.5. Ведення статистичної звітності;
2.2.6. Контроль та перевірка стану депозитного рахунку;
2.2.7. Контроль за дотриманням термінів виконання судових рішень та рішень інших органів;
2.2.8. Контроль за веденням фінансово-господарської діяльності;
2.2.9. Контроль за веденням зведених виконавчих проваджень;
2.2.10. Упровадження науково-технічних засобів у роботу працівників відділу (підрозділу).
2.3. На час відсутності начальника відділу (підрозділу) його обов'язки виконує заступник начальника або особа, на яку ці обов'язки покладаються начальником відділу (підрозділу).
2.4. На діловода покладаються:
2.4.1. Прийом, реєстрація і підготовка для розгляду начальником відділу (підрозділу) вхідної кореспонденції;
2.4.2. Реєстрація, облік і зберігання виконавчих проваджень, передача їх на виконання державним виконавцям;
2.4.3. Ведення довідково-облікової картотеки;
2.4.4. Ведення зведених виконавчих проваджень;
2.4.5. Ведення реєстраційно-облікових книг та номенклатурних справ;
2.4.6. Підготовка та передача до архіву закінчених виконавчих проваджень та інших документів відділу (підрозділу);
2.4.7. Облік і зберігання актів передачі виконавчих проваджень до архіву;
2.4.8. Контроль за наявністю довідкової інформації у відділі (підрозділі): покажчиків кабінетів, графіків прийому громадян;
2.4.9. Виконання разових доручень начальника відділу (підрозділу), його заступника.
3. Реєстрація кореспонденції та діловодство з
виконання рішень
3.1. Реєстрація виконавчих документів та іншої кореспонденції забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх пошуку. Кожен документ реєструється у відділі (підрозділі) лише один раз.
3.2. Приймання всіх виконавчих документів і кореспонденції, що надійшла до відділу (підрозділу), відправлення виконавчих документів та іншої кореспонденції покладаються на діловода відділу (підрозділу), який переглядає всю кореспонденцію в день її надходження, реєструє і передає її начальнику відділу (підрозділу) не пізніше наступного дня з моменту надходження.
3.3. Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому, крім звернень громадян, реєструється в журналі реєстрації вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 1). На першій сторінці кожного вхідного документа ставиться вхідний реєстраційний номер, який повинен відповідати порядковому номеру запису в журналі.
3.4. Не реєструються в журналі, а додаються до справи з написом про надходження до відділу (підрозділу):
3.4.1. Виклики (додаток 15), постанови про відкриття виконавчого провадження, що повернулися до відділу (підрозділу) через відсутність адресата;
3.4.2. Розписки про одержання викликів, постанов про відкриття виконавчого провадження.
3.5. Після розгляду кореспонденції начальник відділу (підрозділу) повертає її діловоду з відповідною резолюцією і встановленим терміном для виконання. Діловод під розписку передає цю кореспонденцію конкретному виконавцю.
3.6. Виконавчі документи, які підлягають примусовому виконанню, реєструються в книзі передачі виконавчих документів, яка заводиться на кожного державного виконавця і зберігається у діловода відділу (підрозділу) (додаток 2).
3.7. На кожний переданий державному виконавцю виконавчий документ діловод відділу (підрозділу) заводить виконавче провадження (обкладинку) за тим же номером, за яким зареєстрований цей документ, складає обліково-статистичну картку, яка зберігається у виконавчому провадженні. Крім цього, всі виконавчі документи записуються в алфавітний покажчик виконавчих документів, який зберігається у діловода відділу (підрозділу) (додаток 3).
3.8. Книги обліку повинні мати номенклатурний номер, бути прошнуровані, пронумеровані, засвідчені підписом начальника відділу (підрозділу) та скріплені печаткою відділу (підрозділу).
3.9. Державний виконавець у виконавчому провадженні робить відмітки про всі дії з виконання, починаючи з дати ухвали постанови про відкриття провадження.
Усі документи, що надходять до державного виконавця у зв'язку з виконанням рішень, накопичуються у виконавчих провадженнях (обкладинках) у хронологічному порядку за датами їх надходження (додаток 4).
3.10. Відділом (підрозділом) з метою об'єднання всіх виконавчих документів щодо одного й того самого боржника формується зведене виконавче провадження. Контроль за зведеним виконавчим провадженням здійснює посадова особа, визначена начальником відділу (підрозділу). Ця особа веде облікову картку про зведене виконавче провадження (додаток 5). ( Пункт 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
3.11. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду відділу (підрозділу) під розписку в книзі обліку виконавчих документів.
3.12. Державним виконавцем у виконавчому документі робиться відмітка про розмір виплачених сум стягувачеві, після якої зазначається його посада, прізвище та ініціали і ставиться його підпис, який скріплюється печаткою відділу (підрозділу). ( Пункт 3.12 доповнено абзацом згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
У супровідних листах (постановах) до виконавчих документів, повернутих державним виконавцем стягувачеві, у всіх випадках робиться відповідний запис про причини повернення документа. Супровідний лист (постанова) підписується начальником відділу (підрозділу), державним виконавцем та скріплюється печаткою відділу (підрозділу).
3.13. Якщо виконавчий документ про стягнення штрафу, держмита та інших сум у бюджет держави повертається після виконання до відділу (підрозділу), то готується довідка із зазначенням номера квитанції банку про здавання коштів у бюджет держави. Довідка засвідчується підписом начальника відділу (підрозділу) та печаткою.
3.14. Після виконання рішення виконавчий документ повертається органу, який виніс дане рішення, про що робиться відмітка в книзі обліку виконавчих документів.
Виконаним слід вважати виконавчий документ, за яким указані в ньому вимоги виконані в повному обсязі, оформлені відповідним актом та записом у виконавчому документі.
3.15. Вихідна кореспонденція, у тому числі виконавчі документи, відсилається через діловода відділу (підрозділу). Для обліку таких документів ведеться журнал реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 6). Якщо кореспонденція передається іншим установам, організаціям через розсильного, то вона записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції й здається за призначенням під розписку в цій книзі (додаток 7).
Подання державних виконавців, що направляються в порядку, передбаченому Законом України "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), реєструються також в журналі обліку подань державних виконавців (додаток 16). ( Пункт 3.15 доповнено абзацом другим згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002 )
3.16. На кожному виконавчому провадженні, що закінчене й передане на зберігання до архіву, повинна бути резолюція начальника відділу (підрозділу) про передачу справи до архіву, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні.
Без такої резолюції діловод не приймає виконавче провадження від державного виконавця.
3.17. Передачі до архіву підлягають виконавчі провадження, за якими:
3.17.1. Рішення виконано;
3.17.2. Виконавчий документ повернуто без виконання на вимогу органу, який видав цей документ;
3.17.3. Виконавчий документ повернуто стягувачеві.
3.18. Закінчені виконавчі провадження зберігаються в архіві відділу (підрозділу) відповідно до хронології у пачках по сто справ, де обов'язково має бути зроблений опис переданих до архіву проваджень (додаток 8).
Передача закінчених виконавчих проваджень проводиться державним виконавцем щоквартально за описом після складення статистичного звіту. Опис переданих до архіву виконавчих проваджень з підписом діловода відділу (підрозділу) зберігається у справі, визначеній номенклатурою відділу (підрозділу).
4. Реєстрація та облік звернень громадян.
Організація особистого прийому громадян
4.1. У відповідності до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) під зверненнями слід уважати викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
4.2. Усі письмові звернення, які надходять до відділу (підрозділу) поштою чи здаються особисто, приймаються та реєструються діловодом відділу (підрозділу) в день їх надходження в єдиному журналі реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян (додаток 9) або в реєстраційно-контрольних картках, придатних для опрацювання персональним комп'ютером (додаток 10). Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом з листами.
4.3. Письмові звернення громадян після їх реєстрації передаються на розгляд начальнику відділу (підрозділу) не пізніше наступного дня після їх надходження. Розглянуте начальником відділу (підрозділу) звернення передається через діловода державному виконавцю під розписку, а діловод виставляє картку контролю за виконанням у визначений термін. Якщо начальник не визначив термін виконання, то звернення повинні бути розглянуті і вирішені по суті протягом одного місяця від дня їх надходження.
На кожне звернення повинна даватися письмова відповідь за підписом начальника відділу (підрозділу). ( Абзац другий пункту 4.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
4.4. Особистий прийом громадян проводять начальник відділу (підрозділу), його заступник, старший державний та державний виконавці. Прийом проводиться регулярно у визначені дні та години відповідно до графіка, затвердженого начальником відділу (підрозділу). Облік особистого прийому громадян ведеться у спеціальному журналі (додаток 11).
4.5. У відділі (підрозділі) має бути спеціальне місце і створені належні умови для ознайомлення громадян щодо складання заяв, скарг, пропозицій. Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в журналі або реєстраційно-контрольній картці.
4.6. Графік прийому громадян має бути вивішений в приміщенні відділу (підрозділу) на видному місці.
4.7. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несе начальник відділу (підрозділу).
4.8. Реєстраційно-контрольна картка, журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг, картка (журнал) обліку особистого прийому громадян ведуться шляхом заповнення визначених реквізитів.
4.9. Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом уведення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звернення; прізвище, ім'я та по батькові, категорія (соціальний стан заявника); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю; номер справи за номенклатурою.
4.10. Автоматизована або журнальна реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів: дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я та по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушені питання - короткий зміст, індекси; кому доручено розгляд, зміст доручення, термін виконання; прийняті рішення, дата одержання відповіді.
Склад зазначених елементів за потреби може бути доповнений (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання тощо). Порядок розміщення елементів у разі проведення автоматизованої реєстрації може визначатися відділом (підрозділом).
4.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби - на принтер.
4.12. Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги складається з першої літери прізвища, порядкового номера за алфавітом та індексу державного виконавця і зазначається у реєстраційному штампі (додаток 12). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
4.13. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.
4.14. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки, журналу або на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора персонального комп'ютера (під час автоматизованої реєстрації), зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "повторно" і підбирається все попереднє листування.
4.15. Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного і того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї й тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Д-201/1, Д-201/2, Д-201/3.
При потребі ведеться алфавітний покажчик прізвищ громадян, від яких надійшли пропозиції, заяви і скарги.
Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію, то всі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш контрольованого звернення позначаються словом "контроль" або літерою "К".
4.16. Пропозиції, заяви, скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.
Якщо за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові та усні відповіді, то здійснюється відповідний запис у реєстраційно-контрольних формах та в документах справи на вільному від тексту місці останнього аркуша (крім місця, призначеного для підшивки) або в окремій довідці.
4.17. Індекс письмової відповіді відповідає номеру вхідної кореспонденції і складається з реєстраційного індексу та номера справи, до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
4.18. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м'яку обкладинку.
4.19. Обкладинка справи оформляється за встановленою формою (додаток 13).
У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
4.20. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на начальника, інших посадових осіб відповідно до їх функціональних обов'язків.
Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими начальниками відділів (підрозділів) переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.
Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архіву за рішенням начальника відділу (підрозділу).
5. Складання і оформлення службових документів
5.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір відповідних форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
5.2. Як правило всі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки документів повинні мати поля: ліве - 20 мм, верхнє - не менше 10 мм, праве і нижнє - не менше 8 мм.
5.3. При складанні і оформленні документів слід дотримуватися таких основних правил: документи повинні бути викладені стисло, зрозуміло, не мати перекреслень і виправлень, їх зміст повинен бути повним і унеможливлювати повторне листування з цього самого питання.
5.4. Кожний вид документів повинен мати конкретно визначений комплекс реквізитів (складових частин) і відповідний порядок їх розташування.
5.5. При зазначенні адресата додержуються таких правил: якщо документи адресуються організації, установі і підприємству або конкретній службовій особі - указується найменування організації, установи, підприємства в називному відмінку, а посада і прізвище адресата в давальному відмінку, поштова адреса вказується послідовно - країна, республіка, поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку. При адресуванні документа приватній особі зазначається поштова адреса, прізвище та ініціали одержувача.
5.6. У відповідях на запити на початку тексту вказуються номер і дата документа, на який дається відповідь.
5.7. До тексту документа повинен бути заголовок - короткий виклад змісту документа. Заголовок повинен відповідати на питання "про що". Якщо в документі йдеться про кілька питань, то заголовок повинен бути узагальнений.
5.8. Текст документа може бути друкований, рукописний або змішаний.
5.9. Дати підписання, затвердження документа, а також дати в тексті повинні оформлятися цифровим способом, трьома парами цифр (12.05.99 або 01.04.99), а документів, що містять відомості фінансового характеру - словесно-цифровим способом (30 червня 1999 року).
Дата підписання документа проставляється на спеціально відведеному для цього місці бланка, не на бланку дата проставляється нижче підпису, ліворуч.
5.10. Унизу на останньому аркуші вказуються прізвище та телефон виконавця.
5.11. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та скріплення печаткою.
До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ, її особистий підпис, ініціали і прізвище.
Печатка проставляється таким чином, щоб її відтиск захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
5.12. Копія з документа відтворюється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії.
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч проставляється відмітка "копія".
5.13. Якщо надсилається документ кільком адресатам, то підписуються всі примірники, що надсилаються.
Супровідний лист до справ та документів, що надсилаються, повинен бути належно оформлений.
У супровідному листі після слова "додаток" повинно бути зазначено найменування справи (документа), її номер, кількість аркушів.
Назва додатка в супровідному листі повинна відповідати назві справи (документа). За наявності великої кількості додатків на них складається опис. Слово "додаток" друкується нижче тексту супровідного листа через три інтервали.
Посада службової особи, яка підписує супровідний лист, її прізвище друкуються розбірливо.
При оформленні документів на кількох сторінках друга та інші сторінки повинні бути пронумеровані.
5.14. Документи, створені засобами обчислювальної техніки, відправляються за наявності супровідного листа в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв магнітної та іншої інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.15. Телеграфне листування допускається тільки в термінових випадках.
5.16. Усі підписані документи відправляються тільки через діловода.
5.17. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені як виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, то відповідальним за виконання (складання) є виконавець, який у резолюції зазначений першим. Строки виконання документів вираховуються в календарних днях від дати підписання або затвердження - для виготовлених у відділі (підрозділі) документів та від дати надходження - для вхідних документів або строки зазначаються в документі чи встановлюються керівником.
5.18. Документи формуються в справи згідно з номенклатурою.
6. Складання номенклатури та формування справ
6.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік (список) найменування справ, створюваних в канцелярії відділу (підрозділу). Номенклатура справ розробляється діловодом на підставі пропозицій державних виконавців і підписується начальником відділу (підрозділу). ( Пункт 6.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
6.2. Усі документи (за винятком виконавчих проваджень) повинні групуватися після їх розгляду в окремих справах, яким даються найменування (заголовки), що в стислій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.
6.3. Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються чи перебувають на контролі. Як правило, першими розміщуються постанови законодавчих урядових органів інструкції, розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
6.4. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати порядковий номер. За наявності в справі декількох томів, після номера справи проставляється номер тому.
6.5. При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
6.5.1. Справи відкриваються аркушем внутрішнього опису документів;
6.5.2. У справах групуються тільки оригінали виконаних, правильно оформлених документів без чорнових записів;
6.5.3. У справу включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань;
6.5.4. Документи, справи групуються у хронологічній послідовності.
Наприкінці року кожна номенклатурна справа закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість документів. Цей запис робиться на останній сторінці, підписується діловодом та начальником відділу (підрозділу), скріплюється печаткою відділу (підрозділу).
До номенклатурних справ відділу (підрозділу) належать:
1. Постанови законодавчих органів, інструкції, накази та розпорядження органів Міністерства юстиції та листування з ними.
2. Накази начальника відділу (підрозділу). ( Пункт 2 абзацу третього пункту 6.5.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
3. Плани роботи відділу (підрозділу) і документи щодо їх виконання. Протоколи оперативних нарад.
4. Акти перевірок відділу (підрозділу), доповідні записки, узагальнення, інші матеріали з перевірки роботи державних виконавців.
5. Акти перевірок державними виконавцями установ, підприємств та організацій про виконання ними рішень.
6. Звернення громадян, довідки та узагальнення щодо розгляду пропозицій, заяв і скарг за результатами вивчення цієї роботи.
7. Листування з установами, організаціями, підприємствами.
8. Статистичні звіти відділу (підрозділу), листи та роз'яснення до них.
9. Фінансові документи про надходження депозитних сум.
10. Листування з кадрових питань (резерв на висунення, навчання кадрів, інше).
11. Опис справ, переданих до архіву.
12. Накази та акти про знищення документів.
Примітка. Наведений перелік з такою самою нумерацією є обов'язковим для кожного відділу (підрозділу). Він може доповнюватись іншими справами на підставі пропозицій працівників відділу (підрозділу).
Додаток 1
до пункту 3.3 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 1
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
---------------------------------------------------------------------------------
N |Дата | Від кого|Кількість| Короткий|Кому і |Розписка | Термін | Дата і
п/п|надход-| надійшов| аркушів | зміст | коли |виконавця|виконання|результат
|ження і|документ,| |документа|передано | про | |виконання
|номер | адреса | | |документ,|одержання| |
|доку- | автора | | | з якою |документа| |
|мента | | | |вказівкою| | |
---+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
---+-------+---------+---------+---------+---------+---------+---------+---------
---------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Дата надходження документа пишеться щоденно через усю сторінку.
( Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 2
до пункту 3.6 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 2
Книга обліку
виконавчих документів, переданих
державному виконавцеві
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
N |Дата | Назва |Боржник|Стягу-| Характер| Дата |Підпис про| Дата | Дата | Адресат, | Дата
п/п|надход-| органу, що| | вач |стягнення| передачі | одержання|виконання| передачі | якому | передачі
|ження | видав | | | | документа|документа | | державним |надсилається|виконавчих
|вико- | документ, | | | |державному| | | виконавцем| документ |документів
|навчого| номер | | | |виконавцю | | |документа в| |до архіву
|доку- |виконавчого| | | | | | |канцелярію | |
|мента | документа | | | | | | | | |
| | та дата | | | | | | | | |
| | видання | | | | | | | | |
| | документа | | | | | | | | |
---+-------+-----------+-------+------+---------+----------+----------+---------+-----------+------------+----------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12
---+-------+-----------+-------+------+---------+----------+----------+---------+-----------+------------+----------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 3
до пункту 3.7 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 3
Алфавітний покажчик до виконавчих документів
------------------------------------------------------------------
Номер виконавчого | Боржник | Стягувач | Характер
провадження | | | стягнення
------------------+------------+-------------+--------------------
1 | 2 | 3 | 4
------------------+------------+-------------+--------------------
------------------------------------------------------------------
( Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 4
до пункту 3.9 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 4
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
відділ (підрозділ) _______________
__________________________________
__________________________________
Виконавче провадження N _______ індекс ______
Справа N _________ від "___" ____________________
_________________________________________________________________
(орган, що постановив рішення)
Боржник ____________________________________________________
Адреса ______________________________________________________
Стягувач ___________________________________________________
Адреса ______________________________________________________
Суть виконання ______________________________________________
_____________________________________________________________
Почато "___" ___________________
Закінчено "___" _________________
Наслідок виконання.
Виконано реально.
Повернуто з актом про неможливість стягнення.
Надіслано за місцем роботи, за місцем ув'язнення.
Повернуто без виконання
(підкреслити)
В архів "___" ____________________ Начальник відділу (підрозділу) ____________________ (_______)
Хід виконання
------------------------------------------------------------------
N | Дата | Відмітки про виконавчі дії
з/п | |
----------+---------------+---------------------------------------
1 | 2 | 3
----------+---------------+---------------------------------------
----------+---------------+---------------------------------------
----------+---------------+---------------------------------------
----------+---------------+---------------------------------------
----------+---------------+---------------------------------------
----------+---------------+---------------------------------------
------------------------------------------------------------------
( Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 5
до пункту 3.10 Інструкції з діловодства в
органах державної виконавчої служби
Форма N 5
Облікова картка
на зведене виконавче провадження
----------------------------------------------------------------------------------
N | Номер |Боржник|Стягувач| Сума, що| Від кого | Куди |Стягнуті| Залишок
з/п|виконавчого| | | підлягає| надійшов |надіслано| суми |нестягну-
| документа,| | |стягненню|виконавчий|виконавчі| | тих сум
|коли та ким| | | | документ |документи| |
| виданий | | | | | | |
---+-----------+-------+--------+---------+----------+---------+--------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
---+-----------+-------+--------+---------+----------+---------+--------+---------
----------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 6
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 6
Журнал
реєстрації вихідної кореспонденції
-----------------------------------------------------------------------
N | Дата |Короткий|Кількість аркушів| Кому |Виконавець|Справи, в
з/п|відправ-| зміст | |адресовано| | яких
| лення | |-----------------| | |містяться
| | |основного|додатка| | |матеріали
| | |документа| | | |
---+--------+--------+---------+-------+----------+----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
---+--------+--------+---------+-------+----------+----------+---------
-----------------------------------------------------------------------
( Додаток 6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 7
до пункту 3.15 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 7
Розносна книга
для місцевої кореспонденції
------------------------------------------------------------------------------
Поряд-| Наймену-| Кому | Вихідний| Дата | Прізвище,|Розписка в|Примітка
ковий| вання |надіслано| номер і |одержання|ім'я та по|одержанні |
номер |кореспон-| | дата | | батькові | |
| денції | |листування| |особи, яка| |
| | | | | одержала | |
| | | | | кореспон-| |
| | | | | денцію | |
------+---------+---------+----------+---------+----------+----------+--------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
------+---------+---------+----------+---------+----------+----------+--------
------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 7 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 8
до пункту 3.18 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 8
Опис справ
та інших матеріалів, переданих до архіву
проваджень
------------------------------------------------------------------
N | Номер справи або|Найменування|Кількість| Строк | Інші
з/п| матеріалу | справи, | аркушів |зберігання|відмітки
|------------------| матеріалу | | |
|реєстра- |архівний| | | |
| ційний | | | | |
---+---------+--------+------------+---------+----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
---+---------+--------+------------+---------+----------+---------
------------------------------------------------------------------
( Додаток 8 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 9
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 9
Журнал реєстрації
пропозицій, заяв, скарг громадян
----------------------------------------------------------------------------------------------
N | Дата | П.I.Б. | Короткий| Категорія | Зміст |Викона-| Дата |Результат|Примітка
з/п|надход-| автора | зміст |(пропозиція,|резолюції,|вець |отримання,|розгляду |
| ження |звернення,|звернення| заява, | термін | | підпис | |
| | його | | скарга) |виконання | |виконавця | |
| | адреса | | | | | | |
---+-------+----------+---------+------------+----------+-------+----------+---------+--------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10
---+-------+----------+---------+------------+----------+-------+----------+---------+--------
----------------------------------------------------------------------------------------------
( Додаток 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 10
до пункту 4.2 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 10
Реєстраційно-контрольна картка
(Лицьовий бік)
----------------------------------------------------------------------------------------
| Реєстраційно-контрольна картка | Відмітка про контроль
-----------------------+----------------------------------------+-----------------------
Кореспондент | | Адреса | |
|-----------------------+----------------+-----------------------
| | | Пропозиція, |
| | | заява, скарга |
|-----------------------+----------------+------------------+----
| | | Колективна |
----------------------------------------------------------------+------------------+----
Дата | Реєстра- | Звідки | Дата | Індекс | Одержано поштою, |
надход- | ційний індекс |одержана |надіслання |документа| на особистому |
ження | | | | |прийомі, передано |
кореспон- | | | | | через |
денції | | | | | уповноважену |
| | | | | особу |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Попередні звернення від N від N | Індекси
----------------------------------------------------------------+-----------------------
|1. | Питання | Підпитання
|----------------------------------------------+-----------+-----------
Короткий зміст |----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|2. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------+-----------+-----------
|3. | |
|----------------------------------------------| |
|----------------------------------------------| |
-----------------+----------------------------------------------+-----------------------
| | Категорія (соціальний
Резолюція | | стан) заявника
|----------------------------------------------+-----------------------
|----------------------------------------------+-----------------------
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Автор резолюції |
----------------------------------------------------------------+-----------------------
Термін виконання |Виконано за ______ днів
----------------------------------------------------------------------------------------
(Зворотний бік)
Хід виконання
Дата передачі Виконавець Записи про продовження Контрольні
на виконання терміну, попередню відмітки
відповідь або
додаткові питання
Перевірено на місці "___"____________ 19__ р. працівником
апарату ______
Дата, індекс, виконання ____________________ Адресат ________
Вирішено
___________________
Результати 1.
розгляду питань 2.
3.
З контролю зняв _____________________________________________
Справа __________ Том _________ Аркушів _______ Фонд ________
Опис ____________ Справа ____________
( Додаток 10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 11
до пункту 4.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 11
Журнал (картка) обліку
особистого прийому громадян
------------------------------------------------------------------------
N | Дата | Хто | П.I.Б. | Короткий|Категорія| Кому |Наслідки
з/п|прийому|приймає|громадянина| зміст |звернення| доручено |розгляду,
| | | |звернення| |перевірку,|дата
| | | | | | термін |направ-
| | | | | |виконання |лення
| | | | | | |відповіді
---+-------+-------+-----------+---------+---------+----------+---------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
---+-------+-------+-----------+---------+---------+----------+---------
------------------------------------------------------------------------
( Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 12
до пункту 4.12 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 12
Форма реєстраційного штампа
--------------------------
| Найменування |
| організації |
|------------------------|
| Дата |
|------------------------|
| Індекс |
--------------------------
Розмір 41,6 х 16 мм
( Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 13
до пункту 4.20 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 13
Форма
обкладинки провадження за зверненням громадян
_____________________________________________________________
(назва відділу (підрозділу)
Провадження за зверненням N _________________________________
_____________________________________________________________
(П.I.Б. заявника, його адреса)
Розпочато "___" _______________ 19__ р.
Закінчено "___" _______________ 19__ р.
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 14
до Інструкції з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 14
Контрольна картка на підприємство, організацію,
установу
------------------------------------------------------------------
Найменування підприємства, |Адреса N
організації, установи |телефону
----------------------------------+-------------------------------
Виконавчі документи | N |Період, за який проводиться
|з/п| перевірка
| |---------------------------
| |---------------------------
| | 1 | 2 | 3 | 4
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
|Кількість | 1 | | | |
|виконавчих | | | | |
|документів, що | | | | |
|перебувають на | | | | |
Виконавчі |контролі на | | | | |
документи про |момент | | | | |
відшкодування |перевірки | | | | |
збитків, | | | | | |
завданих |-----------------+---+-------+-------+------+----
злочинами |Сума збитків, що | 2 | | | |
|підлягала | | | | |
|відшкодуванню з | | | | |
|боржників | | | | |
|-----------------+---+-------+-------+------+----
|Утримано з | 3 | | | |
|боржників | | | | |
|-----------------+---+-------+-------+------+----
|Залишок | 4 | | | |
|невідшкодованих | | | | |
|сум збитків | | | | |
----------------+-----------------+---+-------+-------+------+----
|Кількість | 5 | | | |
|виконавчих | | | | |
Виконавчі |документів, що | | | | |
документи про |-----------------+---+-------+-------+------+----
стягнення |у т. ч. | 6 | | | |
аліментів |перевірено | | | | |
|правильність | | | | |
|утримання із | | | | |
|зарплати за | | | | |
|виконавчими | | | | |
|документами | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Оштрафовано посадових осіб та | 7 | | | |
суть порушень порядку виконання | | | | |
(найбільш характерних) | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Сума штрафу (загальна) | 8 | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Підпис посадової особи | 9 | | | |
(керівника, гол. бухгалтера) | | | | |
----------------------------------+---+-------+-------+------+----
Підпис державного виконавця |10 | | | |
------------------------------------------------------------------
( Додаток 14 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 15
до пункту 3.4 Інструкції з діловодства
в органах державної виконавчої служби
Форма N 15
Виклик
у відповідності з ст.5 Закону України "Про виконавче
провадження"
відділ (підрозділ ) ______________ Куди
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
____________________________
(місто) ____________________________
викликає Вас як Кому
___________________
на ____ год "___"_________ 19__ р. ____________________________
у зв'язку ____________________________
__________________________
Адреса відділу (підрозділу) Слід подати документи
_____________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
__________________________________ ____________________________
Державний
виконавець _______________________
( Додаток 15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )
Додаток 16
до пункту 3.15 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 16
Журнал обліку
подань державних виконавців
--------------------------------------------------------------------------------------
| N |Дата |Прізвище | N |Суть |До якого|Дата |Дата |Наслідки|Примітка|
|з/п|направ-|державного|виконав-|подання|органу |розгляду|надход- |розгляду| |
| |лення |виконавця,|чого | |направ- |подання |ження |подання | |
| |та |який |провад- | |лено | |повідом-| | |
| |вих. N |направив |ження | | | |лення | | |
| | |подання | | | | |про | | |
| | | | | | | |наслідки| | |
| | | | | | | |розгляду| | |
|---+-------+----------+--------+-------+--------+--------+--------+--------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10" |
--------------------------------------------------------------------------------------
( Інструкцію доповнено Додатком 16 згідно з Наказом Мін'юсту N 2/5 від 10.01.2002; із змінами, внесеними згідно з Наказом Мін'юсту N 729/7 від 16.06.2004 )