ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
25.11.2008 N 236
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 грудня 2008 р. за N 1190/15881
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 1117/5 від 11.07.2014)
Про затвердження Порядку доступу до приміщень
і на територію державних архівних установ
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899, та з метою посилення охоронних заходів щодо збереження документів Національного архівного фонду наказую:
1. Затвердити Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ, що додається.
2. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду управління діловодства, формування та зберігання Національного архівного фонду (Кисельова Л.А.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 15.01.2001 N 2 "Про затвердження Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 24.05.2001 за N 440/5631.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України К.Є.Новохатського.
Голова Державного комітету О.А.Удод
Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
25.11.2008 N 236
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 грудня 2008 р. за N 1190/15881
Порядок
доступу до приміщень і на територію
державних архівних установ
I. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2007 N 899.
1.2. Порядок установлює основні вимоги щодо організації та оформлення доступу фізичних осіб та представників юридичних осіб до приміщень і на територію державних архівних установ (далі - архівів).
1.3. На підставі цього Порядку архіви регламентують порядок доступу до приміщень і на територію архівів з урахуванням особливостей розміщення архівних фондів та режиму роботи.
Ураховується можливість розподілу приміщень архіву на зони доступу відповідно до їх призначення.
II. Оформлення документів, що дають право доступу
до приміщень архіву
2.1. Доступ до приміщень архіву здійснюється за пред'явленням особою відповідних документів.
2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).
2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архіву, є:
службове посвідчення працівника архіву;
членський квиток - для членів Спілки архівістів України;
перепустка до читального залу (сектору користування документами) (додаток 1) - для користувачів документами, які працюють у читальному залі;
разова перепустка (додаток 2) - для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.
2.4. Працівники органів законодавчої, виконавчої і судової влади, а також правоохоронних органів при виконанні ними службових обов'язків, кур'єри з кореспонденцією, працівники ремонтних, енергетичних та інших організацій, що обслуговують архів, мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями. Інформація щодо відвідувачів архіву зазначається у книзі обліку відвідувачів архіву (додаток 3), яка ведеться особами, на яких покладено цей обов'язок, і яка має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.
2.5. Оформлення перепустки до читального залу здійснює працівник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню працівникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення строку її дії.
2.6. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або працівник відповідного структурного підрозділу архіву особисто. Перелік працівників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом директора архіву. Оформлення разової перепустки здійснюється особами, на яких покладено цей обов'язок.
2.7. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, підлягає поверненню черговому на посту охорони при виході з архіву.
2.8. Члени колегій, громадських рад та інших дорадчих органів архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директором архіву або його заступником, після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.
2.9. Громадяни іноземних держав та особи без громадянства допускаються до приміщень архіву на загальних підставах.
2.10. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у пункті 2.3, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.
2.11. Доступ до приміщень архіву заборонено:
за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;
у разі неправильного оформлення перепустки, закінчення терміну її дії.
2.12. Вхід до приміщень архіву відвідувачам з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками не дозволяється.
2.13. Унесення (увезення) до приміщень архіву сторонніх документів, їх копій, друкованих видань, технічних засобів (фотоапаратів, кінокамер, розмножувальних апаратів тощо) без погодження з директором архіву забороняється.
2.14. Унесення (увезення) до архіву архівних документів здійснюється тільки за письмовим дозволом директора архіву або його заступника.
2.15. Адміністрація архіву зобов'язана створити умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.
2.16. Відповідальними за дотримання порядку перебування на території архіву будь-яких осіб є службові особи, які надали їм право на доступ.
III. Порядок виносу (вивозу) документів,
друкованих видань та інших матеріальних цінностей
3.1. Виносити (вивозити) документи (архівні і службові) та їх копії, друковані видання та інші матеріальні цінності дозволяється на підставі перепустки на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей (додаток 4).
Перепустка оформлюється у двох примірниках. Один примірник залишається в архіві, а другий видається особі, яка виносить (вивозить) документи. Оформлення перепустки здійснюється працівником архіву, на якого наказом директора архіву покладено обов'язок щодо оформлення перепусток. При виході особа, яка виносить (вивозить) документи, залишає перепустку черговому на посту охорони.
3.2. На посту охорони ведеться книга обліку перепусток на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей (додаток 5), що має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.
IV. Порядок в'їзду (виїзду) транспорту
на територію архіву
4.1. Документом, що дає право на в'їзд (виїзд) на територію архіву транспорту з вантажем (за вантажем), є перепустка на винос (вивіз) документів та інших матеріальних цінностей.
4.2. Черговий на посту охорони зобов'язаний перевірити вантаж та транспортний засіб на відповідність супровідним документам з метою запобігання несанкціонованому вивезенню документів та інших матеріальних цінностей.
4.3. В'їзд (виїзд) транспорту у святкові та вихідні дні дозволяється на підставі наказу або письмового розпорядження директора архіву.
4.4. У разі стихійного лиха, пожежі, аварії, іншої надзвичайної ситуації аварійно-рятувальні служби, а також транспортні засоби, залучені до виконання робіт з ліквідації надзвичайної ситуації, пропускаються на територію архіву без перепусток. Про це черговий на посту охорони складає акт, який підписує керівник відповідної аварійно-рятувальної служби і затверджує керівник архіву.
Заступник начальника управління - начальник відділу
зберігання та обліку Національного архівного фонду
Держкомархіву України Л.А.Кисельова
Додаток 1
до Порядку доступу
до приміщень і на територію
державних архівних установ
ОБКЛАДИНКА ПЕРЕПУСТКИ ДО ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ
______________________________________________________________________________
| | |
| Наявність технічних засобів | |
|______________________________________________|_______________________________|
| (назва технічного засобу) | (назва архіву) |
|______________________________________________| ПЕРЕПУСТКА ДО ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ |
|______________________________________________| N_______ |
|______________________________________________| |
|______________________________________________|_______________________________|
РОЗГОРНУТИЙ ВИГЛЯД ПЕРЕПУСТКИ ДО ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛУ (ЛІВИЙ БІК ТА
ПРАВИЙ БІК ПЕРЕПУСТКИ)
______________________________________________________________________________
| ------------ | | Обов'язки користувачів |
| | | | Пред'явник цієї перепустки | Національного архівного фонду |
| | Місце для| | Прізвище _____________________|Користувачі документами |
| |фотокартки| | Ім'я _________________________|Національного архівного фонду |
| | | | По батькові __________________|зобов'язані: |
| ------------ | |1) дотримуватися встановленого |
|______________________________________________|порядку користування |
|Перепустка є дійсною до _____________ р. |документами, своєчасно |
|Директор архіву ________ ____________________ |виконувати законні вимоги |
| (підпис) (розшифрування |працівників архівної установи; |
| підпису) |2) забезпечувати збереженість |
| |документів, наданих їм у |
|Дата видачі перепустки "___"_____________ р. |користування; |
|Перепустку продовжено до _____________ р. |3) негайно інформувати архівну |
| М.П. |установу про виявлення |
| до _____________ р. |пошкоджень чи недостачі |
| М.П. |документів; |
|______________________________________________|4) не допускати перекручення |
| |або фальсифікації використаної |
| |архівної інформації; |
| |5) інформувати власника |
| |документів або уповноважену ним|
| |архівну установу про наміри |
| |щодо використання архівної |
| |інформації з комерційною метою;|
| |6) виконувати обов'язки, |
| |передбачені угодами, |
| |укладеними користувачем з |
| |власником документів або |
| |уповноваженою власником |
| |юридичною чи фізичною особою; |
| |7) відповідно до закону чи умов|
| |договору відшкодовувати завдані|
| |ними збитки архівним установам;|
| |8) повернути після закінчення |
| |роботи в читальному залі |
| |перепустку працівнику архіву, |
| |відповідальному за роботу |
| |читального залу. |
|_______________________________________________________________________________
Форма перепустки до читального залу
Формат 270х75
Додаток 2
до Порядку доступу
до приміщень і на територію
державних архівних установ
---------------------------------------------
| __________________________________________|
| (назва архіву) |
| |
| РАЗОВА ПЕРЕПУСТКА N |
| |
|Видана ___________________________________ |
| (прізвище, ім'я та по батькові |
| |
|Дата і час видачі перепустки _____________ |
|__________________________________________ |
|(посада праців- |
| ника, що замо- |
| вив перепустку) |
| |
|Мета візиту ______________________________ |
|Час закінчення візиту ____________________ |
|Перепустку здано _________________________ |
| (дата, час) |
| |
|__________________ ________ ______________ |
|(посада працівника (підпис) (розшифрування |
| охоронної службі) підпису) |
---------------------------------------------
Форма разової перепустки
Формат 95х70
Додаток 3
до Порядку доступу
до приміщень і на територію
державних архівних установ
КНИГА ОБЛІКУ ВІДВІДУВАЧІВ АРХІВУ
____________________________________________
(назва архіву)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата, час | Кількість | Прізвище, | Місце | Мета | Дата, час| Прізвище | Підпис |
|з/п|відвідування|відвідувачів|ім'я та по | роботи, |відвідування|повернення|працівника|працівника|
| | | (*) | батькові | навчання | |перепустки|охоронної |охоронної |
| | | |відвідувача|відвідувача| | | служби | служби |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+------------+------------+-----------+-----------+------------+----------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
_______________
(*) Графа 3 заповнюється у разі групового відвідування, а в
графі 4 вказується прізвище керівника групи.
Форма книги обліку відвідувачів архіву
Формат А4 (297х210)
Додаток 4
до Порядку доступу
до приміщень і на територію
державних архівних установ
---------------------------------------------
| __________________________________________|
| (назва архіву) |
| |
| ПЕРЕПУСТКА НА ВИНОС (ВИВІЗ) ДОКУМЕНТІВ ТА |
| ІНШИХ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ N ___ |
| |
|Видана ___________________________________ |
| (прізвище, ім'я та по батькові |
| |
|на винос (вивіз) _________________________ |
| (загальна кількість справ,|
| |
|__________________________________________ |
| одиниць зберігання, одиниць друкованих |
| видань) |
| |
|Мета _____________________________________ |
|Підстава видачі (лист, заява) ____________ |
|Місце зберігання поза архівом ____________ |
|Строк повернення _________________________ |
|Транспортний засіб _______________________ |
| (назва, номерний знак) |
| |
|Дата _____________________________________ |
| |
|Директор архіву ________ _________________ |
| (підпис) (розшифрування |
| М.П. підпису) |
---------------------------------------------
Форма перепустки на винос (вивіз) документів
та інших матеріальних цінностей
Формат 95х70
Додаток 5
до Порядку доступу
до приміщень і на територію
державних архівних установ
КНИГА
обліку перепусток на винос (вивіз) документів
та інших матеріальних цінностей
____________________________________________
(назва архіву)
------------------------------------------------------------------------------------------
| N | Номер | Дата | Прізвище, | Номер | Назва |Кількість| Прізвище | Підпис |
|з/п|перепустки| видачі | ім'я та по|автомашини|вантажу| вантажу |працівника|працівника|
| | |перепустки| батькові | | | |охоронної | охоронної|
| | | | особи, яка| | | | служби | служби |
| | | |супроводжує| | | | | |
| | | | вантаж | | | | | |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
|---+----------+----------+-----------+----------+-------+---------+----------+----------|
| | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------------------------------
Форма книги обліку перепусток на винос
(вивіз) документів та інших
матеріальних цінностей
Формат А4 (297х210)