ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 2 від 15.01.2001
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
24 травня 2001 р. за N 440/5631
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державного комітету архівів України
N 236 від 25.11.2008)
Про затвердження Порядку доступу до приміщень і
на територію державних архівних установ
Відповідно до Закону "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12), п. 34 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000, та з метою забезпечення схоронності архівних документів як складової частини вітчизняної історико-культурної спадщини НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ (додається).
2. Скасувати наказ Головархіву від 06.12.94 N 47 "Про затвердження примірної інструкції щодо режиму допуску в приміщення державних архівних установ".
3. Покласти на керівників державних архівних установ відповідальність за дотримання вимог Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ.
4. Покласти контроль за виконанням цього наказу на заступника Голови Державного комітету Г.В.Боряка.
Голова Державного комітету Р.Я.Пиріг
Затверджено
наказом Державного комітету
архівів України
від 15 січня 2001 р. N 2
Зареєстровано в
Міністерстві юстиції України
24 травня 2001 р. за N 440/5631
Порядок
доступу до приміщень і на територію державних
архівних установ
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ), Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000, Порядку користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України, зареєстрованого Мін'юстом 5 квітня 2001 р. за N 313/5504.
1.2. Порядок установлює основні вимоги щодо організації та оформлення доступу громадян та юридичних осіб до приміщень і на територію архівних державних установ (далі - архівів).
1.3. На підставі цього Порядку державні архівні установи можуть здійснювати розробку нормативних актів, що регламентують порядок доступу до архівів з урахуванням особливостей розміщення своїх фондів та режиму роботи.
2. Оформлення документів, що дають право доступу до
приміщень державної архівної установи
2.1. Доступ до приміщень державної архівної установи здійснюється за відповідними документами.
2.2. Документ, що дає право на вхід до приміщень архіву, оформлюється на підставі документа, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).
2.3. Документами, що дають право на вхід (вихід) до приміщень архіву, є:
- членський квиток - для членів Спілки архівістів України;
- перепустка до читального залу (додаток 1) - для користувачів документів, які працюють у читальному залі;
- разова перепустка (додаток 2) - для осіб, які звертаються за отриманням довідок та з інших питань.
2.4. Відвідувачі державних архівних установ при вході до архіву зобов'язані показати черговому на посту охорони відповідний документ, що дає право на вхід.
2.5. Представники органів законодавчої, виконавчої і судової влади мають право проходити до приміщень архіву за своїми службовими посвідченнями.
2.6. Оформлення перепустки до читального залу здійснює співробітник, відповідальний за роботу читального залу. Перепустка підлягає поверненню співробітникові, відповідальному за роботу читального залу, після закінчення терміну її дії.
2.7. Разову перепустку замовляє директор архіву, його заступник або співробітник відповідного структурного підрозділу архіву. Перелік співробітників, які мають право замовляти разові перепустки, затверджується наказом директора архіву. Оформлення разової перепустки здійснює черговий на посту охорони.
2.8. Разова перепустка для групи осіб оформлюється на керівника групи із зазначенням кількості відвідувачів.
2.9. Разова перепустка, підписана особою, яка її замовляла, здається відвідувачем або керівником групи на пост охорони при виході з архіву.
2.10. В окремих випадках дозволяється відвідування приміщень архіву без оформлення разової перепустки. У цьому разі відвідувачів реєструють в книзі обліку відвідувачів після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Книга обліку відвідувачів архіву (додаток 3) ведеться на посту охорони.
2.11. Члени експертно-перевірних комісій і методичних рад (методичних комісій) архівів, студенти-практиканти, особи, які прибувають для участі в конференціях, нарадах, семінарах, інших заходах, допускаються до приміщень архіву за списком, підписаним директором архіву або його заступником, після пред'явлення документа, що посвідчує особу. Список подається на пост охорони заздалегідь.
2.12. Громадяни іноземних держав допускаються до приміщень архіву на загальних підставах.
2.13. Кур'єри з поштою допускаються до приміщень архіву за службовими посвідченнями.
2.14. Пост охорони має бути забезпечений зразками документів, зазначених у п. 2.3, та підписів відповідальних посадових осіб архіву.
2.15. Вхід до приміщень архіву заборонений у таких випадках:
- за відсутності у відвідувача документа, що дає право на вхід до приміщень архіву;
- при неправильному оформленні перепустки, її невідповідності встановленим зразкам;
- при невідповідності підписів на перепустці зразкам.
2.16. Вхід до приміщень архіву відвідувачів з портфелями, господарськими та спортивними сумками, пакунками заборонений.
2.17. Унесення до приміщень архіву фотоапаратів, кінокамер, розмножувальних апаратів і т. п. без погодження з директором архіву заборонене.
2.18. Користувачі документів, які працюють в читальному залі, мають право за погодженням із керівництвом архіву вносити власні технічні засоби (сканери, фотоапарати, цифрові та портативні копіювальні апарати, відеокамери) для виготовлення копій документів.
2.19. Адміністрація архівної установи зобов'язана створити умови для тимчасового зберігання верхнього одягу та предметів, вхід з якими до приміщень архіву заборонений.
3. Порядок виносу (вивозу) документів, друкованих видань
3.1. Виносити (вивозити) документи (архівні й службові) та їх копії, друковані видання дозволяється на підставі перепустки на винос (вивіз) документів (додаток 4). Перепустка оформлюється в двох примірниках. Один з них залишається в архіві, а другий видається особі, яка виносить (вивозить) документи. Оформлення перепустки здійснює співробітник архіву, відповідальний за роботу читального залу. При виході перепустка пред'являється черговому на посту охорони.
3.2. На друковані видання, що не мають штампа архіву, перепустка не оформлюється.
3.3. Черговий на посту охорони зобов'язаний перевірити вантаж та транспортний засіб на відповідність супроводжувальним документам з метою запобігання несанкціонованому вивезенню документів.
3.4. На посту охорони ведеться книга обліку перепусток на винос (вивіз) документів і матеріальних цінностей (додаток 5), що має бути пронумерована, прошнурована та засвідчена печаткою.
4. Порядок в'їзду (виїзду) транспорту на територію архіву
4.1. Документом, що дає право на в'їзд (виїзд) на територію архіву транспорту з вантажем (за вантажем), є перепустка на винос (вивіз) документів або матеріальних цінностей.
4.2. В'їзд (виїзд) транспорту в святкові та вихідні дні дозволяється на підставі наказу або письмового розпорядження директора архіву.
4.3. У разі стихійного лиха, пожежі, аварії, іншої надзвичайної ситуації спеціальний транспорт з персоналом, а також спеціальні аварійні бригади пропускаються на територію архіву без перепусток.
Начальник відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України Г.П.Рижкова
Додаток 1
до п. 2.3 Порядку
Обкладинка перепустки до читального залу
-----------------------------------------------------------------
| Наявність персональних | |
| технічних засобів | |
| _____________________________ | _____________________________ |
| (назва технічного засобу) | (назва архіву) |
| | |
| _____________________________ | Перепустка до читального залу |
| _____________________________ | N ______ |
| _____________________________ | |
-----------------------------------------------------------------
Розгорнутий вигляд перепустки до читального залу
(лівий бік та правий бік перепустки)
------------ Пред'явник цієї перепустки
| Місце |
| для | Прізвище_____________________
|фотокартки| Ім'я ________________________
------------ По батькові__________________Перепустка є дійсною до ______________ р.
Директор архіву ________ ___________________________
(підпис) (розшифровування підпису)Дата видачі перепустки "__"___________ р.
Перепустку продовжено до______________ р.
М.П.
до __________ р.
М.П.
Обов'язки користувачів Національного архівного фонду
Користувачі документів Національного архівного фонду зобов'язані:
1) дотримуватися встановленого порядку користування документами, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архівної установи;
2) забезпечувати збереженість документів, наданих їм у користування;
3) негайно інформувати архівну установу про виявлення пошкоджень чи недостачі документів;
4) не допускати перекручення або фальсифікації використаної архівної інформації;
5) інформувати власника документів або уповноважену ним архівну установу про наміри щодо використання архівної інформації з комерційною метою;
6) виконувати обов'язки, передбачені угодами, укладеними користувачем з власником документів або уповноваженою власником юридичною чи фізичною особою;
7) відшкодувати завдані ними збитки архівним установам;
8) повернути після закінчення роботи в читальному залі перепустку працівнику архіву, відповідальному за роботу читального залу.
Форма перепустки до читального залу
Формат 270 х 75
Додаток 2
до п. 2.3 Порядку
---------------------------------------------------------
|_______________________________________________________|
| (назва архіву) |
| |
| Разова перепустка N |
|Видана ________________________________________________|
| (прізвище, ім'я та по батькові) |
|_______________________________________________________|
|Дата і час видачі перепустки___________________________|
|-------------------------------------------------------|
|___________________|________|______________|___________|
|(посада працівника,|(підпис)|(розшифрування|(дата, час)|
| що замовив | | підпису) | |
| перепустку | | | |
|-------------------------------------------------------|
|Перепустку здано ______________________________________|
| (дата, час) |
|-------------------------------------------------------|
| __________________ | ________ | ___________________|
| (посада працівника | (підпис) | (розшифрування |
| охоронної служби) | | підпису) |
---------------------------------------------------------
Форма разової перепустки
Формат 95 х 70
Додаток 3
до п. 2.10 Порядку
Книга обліку відвідувачів архіву
____________________________________________
(назва архіву)
------------------------------------------------------------------------------
| N | Дата, |Кількість| Прізвище, | Місце | Мета | Дата,| Прізвище |Підпис |
|з/п| час | відві- | ім'я та | роботи,|відві- | час |працівника|праців.|
| |відві- | дувачів*|по батькові|навчання|дування|повер-|охоронної |охорон.|
| |дування| |відвідувача| відві- | |нення | служби |служби |
| | | | | дувача | |пере- | | |
| | | | | | |пустки| | |
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
|---+-------+---------+-----------+--------+-------+------+----------+-------|
-----------------------------------------------------------------------------
_____________
* Графа 3 заповнюється у разі групового відвідування, а у графі 4 вказується прізвище керівника групи.
Форма книги обліку відвідувачів архіву
Формат А4 (297 х 210)
Додаток 4
до п. 3.1 Порядку
-------------------------------------------------
| _________________________________________ |
| (назва архіву) |
| |
| Перепустка на винос (вивіз) |
| документів N |
| |
| Видана _______________________________________|
| (прізвище, ім'я та по батькові) |
|на винос (вивіз)_______________________________|
| (загальна кількість справ, |
|_______________________________________________|
| одиниць зберігання, одиниць друкованих видань)|
|Транспортний засіб ____________________________|
| (назва, номерний знак) |
|Дата ____________________________________ |
|Директор ________ ______________ |
| архіву (підпис) (розшифрування |
| підпису) |
| М.П. |
-------------------------------------------------
Форма перепустки на винос (вивіз) документів
Формат 95 х 70
Додаток 5
до п. 3.4 Порядку
Книга
обліку перепусток на винос (вивіз) документів і
матеріальних цінностей
_____________________________________________________
(назва архіву)
----------------------------------------------------------------------------
| N |Номер| Дата | Прізвище, |Номер | Назва |Кількість|Прізвище | Підпис |
|з/п|пере-|видачі| ім'я та |авто- |вантажу|вантажу |працівника| праців- |
| |пуст-|пере- |по батькові|машини| | |охоронної | ника |
| | ки |пустки|особи, яка | | | | служби |охоронної|
| | | |супроводжує| | | | | служби |
| | | | вантаж | | | | | |
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
|---+-----+------+-----------+------+-------+---------+----------+---------|
----------------------------------------------------------------------------
Форма книги обліку перепусток на винос (вивіз) документів
і матеріальних цінностей
Формат А4 (297 х 210)