Діловодство в державних установах та електронний документообіг
Кабінет Міністрів України своєю постановою від 17 січня 2018 р. N 55 "Деякі питання документування управлінської діяльності" затвердив Типову інструкцію з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну. Остання, окремими розділами визначає:
- порядок проходження електронного документа з моменту його створення, відправлення або одержання до моменту передавання до архіву установи;
- засади організації документування управлінської інформації в електронній формі для установ, які тимчасово створюють документи у паперовій формі;
- загальні засади функціонування та використання системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
- оперативний інформаційний обмін з використанням службової електронної пошти.
Дана Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Секретаріатом КМУ, центральними органами виконавчої влади, їхніми територіальними органами, Радою міністрів АР Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим.
Вимоги цієї Інструкції до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються ТІЛЬКИ в частині загальних принципів роботи з документами.
Типову інструкцію з діловодства також використовують в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади і ця Інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті КМУ, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Додатково визначений регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, яка є основною формою провадження діловодства в установах.
Документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:
- документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
- електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
- документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.
_______________________________________________________
СХОЖІ НОВИНИ ЗА ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРІОД:
22 лютого 2018 року (Первинна документація по новому)
07 квітня 2017 року (Знищення документів із закінченим терміном зберігання)
15 вересня 2016 року (щодо електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів)