ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
26.11.2014 N 1375
(Розпорядження втратило чинність на підставі Розпорядження
Київської міської державної адміністрації
N 581 від 16.06.2015)
Про затвердження Положення про управління
документального забезпечення апарату виконавчого органу
Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
Відповідно до законів України "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", Положення про апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 вересня 2011 року N 1627, та враховуючи розпорядження Київського міського голови від 29 липня 2014 року N 105 "Про посаду заступника голови Київської міської державної адміністрації - керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)":
1. Затвердити Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 09 грудня 2011 року N 2337 "Про затвердження Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)".
Голова В. Кличко
Затверджено
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
26 листопада 2014 року N 1375
Положення
про управління документального забезпечення
апарату виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
1. Управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент), цим Положенням та іншими нормативними актами.
3. Положення про управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
4. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
5. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та територіальними органами центральних органів виконавчої влади.
6. Управління має печатку (негербову) із відтворенням назви управління та штампи встановленого зразка.
7. Основними завданнями управління є:
7.1. Встановлення в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.
7.2. Контроль і методичне керівництво за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.
7.3. Організація обліку, проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів.
7.4. Реєстрація службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.
7.5. Підготовка проектів резолюцій Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
7.6. Організація своєчасного доведення доручень Київського міського голови через систему електронного документообігу до структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, яким вони адресовані.
7.7. Забезпечення контролю за додержанням встановлених вимог до підготовки і погодження розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших ділових документів.
7.8. Забезпечення реєстрації, випуску та доведення до виконавців через систему електронного документообігу розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
7.9. Ведення баз даних службової кореспонденції та виданих розпоряджень.
7.10. Підготовка проектів розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.
7.11. Узагальнення та аналіз роботи з питань, покладених на управління, надання практичної та методичної допомоги структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районним в місті Києві державним адміністраціям з питань, що відносяться до компетенції управління.
8. Управління відповідно до покладених на нього завдань:
8.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту та Інструкції з діловодства.
8.2. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.3. Забезпечує своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд Київському міському голові через систему електронного документообігу. Готує проекти резолюцій Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.4. Здійснює передачу документів у паперовому вигляді до головного виконавця, визначеного резолюцією Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.5. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.
8.6. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації.
8.7. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.8. Надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.9. Формує зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.10. Забезпечує облік, зберігання, використання та підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до міського державного архіву в установленому порядку й у визначені терміни.
8.11. Перевіряє за дорученням Київського міського голови стан діловодства в структурних підрозділах апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.
8.12. Здійснює контроль за додержанням вимог щодо підготовки та погодження розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.13. Здійснює спеціальне літературне редагування розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та інших ділових документів за підписом Київського міського голови, голови Київської міської державної адміністрації. У разі необхідності повертає їх на доопрацювання і повторне погодження.
8.14. Здійснює реєстрацію розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), забезпечує своєчасне доведення їх через систему електронного документообігу до відповідних структурних підрозділів апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), секретаріату Київської міської ради, підприємств, установ, організацій, районних в місті Києві державних адміністрацій; надає копії й витяги з виданих розпоряджень.
8.15. Здійснює реєстрацію угод (договорів), підписаних Київським міським головою, першим заступником, заступниками голови Київської міської державної адміністрації, та їх зберігання.
8.16. У процесі підготовки на підпис проектів розпоряджень проставляє спеціальну відмітку "підлягає реєстрації у Головному управлінні юстиції у м. Києві".
8.17. Оформляє розпорядження (оригінал та копії), які подаються на державну реєстрацію до Головного управління юстиції у м. Києві.
8.18. Сприяє впровадженню сучасних інформаційних технологій у сфері електронного документообігу.
8.19. Вживає заходів до скорочення документообігу.
8.20. Готує аналітичну довідку за підсумками роботи управління за рік стосовно службової кореспонденції, підготовки і випуску розпоряджень та інформує Київського міського голову й керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.21. Бере участь в організації і проведенні семінарів, нарад з питань, що належать до компетенції управління.
8.22. Виконує інші функції, що випливають з покладених на управління завдань.
9. Управління має право:
9.1. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
9.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати наради з питань, віднесених до його компетенції.
9.3. Готувати за дорученням керівництва проекти розпоряджень виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, віднесених до компетенції управління.
9.4. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення встановленого порядку роботи з питань, віднесених до компетенції управління.
9.5. Подавати в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками, з питань, що належать до його компетенції.
9.6. Залучати спеціалістів структурних підрозділів апарату та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до його компетенції.
9.7. Повертати структурним підрозділам апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям проекти розпоряджень Київського міського голови та виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), інші службові документи, підготовлені з порушенням вимог нормативних актів з питань діловодства, та вимагати їх доопрацювання.
10. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова за поданням керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
На посаду начальника управління призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менш як три роки або має практичний досвід роботи на керівних посадах не менш як п'ять років.
11. Начальник управління:
11.1. Здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності своїх заступників, керівників структурних підрозділів управління. Контролює роботу структурних підрозділів управління та забезпечує підвищення ділової кваліфікації їх працівників.
11.2. Контролює організацію діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях; надає їм методичну допомогу.
11.3. Розробляє та здійснює заходи, спрямовані на вдосконалення організації праці працівників управління.
11.4. Координує в межах компетенції роботу управління із структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями.
11.5. Забезпечує зберігання документації щодо діяльності апарату та передає її на державне зберігання у встановленому порядку.
11.6. Готує і подає на затвердження в установленому порядку Положення про управління та його структуру, затверджує положення про відділи управління та посадові інструкції працівників.
11.7. Працює із службовими документами, яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування".
11.8. Забезпечує в межах компетенції збереження інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства України.
11.9. Відповідає за зберігання печатки управління та правильність її використання.
11.10. Вносить на розгляд керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції з питань, що належать до компетенції управління.
11.11. Подає згідно із законодавством пропозиції керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щодо призначення, звільнення з посад та переміщення працівників управління, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень; вносить подання про присвоєння рангів; контролює стан трудової та виконавської дисципліни.
11.12. Виконує інші обов'язки, покладені на нього Київським міським головою та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
12. Начальник управління має заступників, яких за його поданням, погодженим керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), призначає на посади та звільняє з посад Київський міський голова.
13. Працівники управління призначаються на посади та звільняються з посад у встановленому порядку за поданням начальника управління.
14. Для здійснення функцій, покладених на управління, начальник та працівники управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого органу Київської міського ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.
15. Витрати на утримання управління проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
16. Покладення на управління та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.
Керівник апарату В. Бондаренко