МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
29.10.2012 N 1578/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
2 листопада 2012 р. за N 1845/22157

Про затвердження Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

(Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
N 170/5 від 24.01.2013
N 1132/5 від 11.06.2013
N 2072/5 від 01.10.2013
N 1189/5 від 09.07.2015
N 2247/5 від 22.07.2016
N 3447/5 від 02.12.2016)

Відповідно до статті 18 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" та з метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до вимог законодавства НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 03 вересня 2002 року N 81/5 "Про затвердження Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 03 вересня 2002 року за N 727/7015 (із змінами).

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Державній реєстраційній службі (Єфіменко Л.В.) довести цей наказ до відома головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві і Севастополі.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О.В.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

Міністр О. Лавринович

Погоджено:

Голова Державної реєстраційної служби України Л.В. Єфіменко

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
29.10.2012 N 1578/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
2 листопада 2012 р. за N 1845/22157

Порядок
ведення обліку і звітності про використання бланків
свідоцтв про державну реєстрацію актів
цивільного стану, а також їх зберігання

(У тексті Порядку слова "Державна реєстраційна
служба України" у всіх відмінках замінено словами
"Міністерство юстиції України" у відповідних відмінках;
слова "головне управління юстиції" у всіх відмінках
і числах замінено словами "головне територіальне
управління юстиції" у відповідних відмінках і числах
згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 1189/5 від 09.07.2015)

(У тексті Порядку слова "відділ державної реєстрації актів цивільного
стану територіального управління юстиції" у всіх відмінках замінено
словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного
територіального управління юстиції" у відповідних відмінках; слова
"відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного
територіального управління юстиції" у всіх відмінках замінено словами
"відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної
реєстрації головного територіального управління юстиції" у відповідних
відмінках; слова "Міністерства внутрішніх справ" замінено словами
"Національної поліції України", слова "відділ Головного територіального
управління юстиції у місті Києві" у всіх відмінках замінено словами
"відділ Управління державної реєстрації Головного територіального
управління юстиції у місті Києві" у відповідних відмінках, слова
"відділ Головного територіального управління юстиції у м. Києві"
у всіх відмінках замінено словами "відділ Управління державної
реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві"
згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

І. Загальні положення

1.1. Про факти державної реєстрації актів цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видаються свідоцтва, виготовлені за зразками та їх описами, затвердженими відповідною постановою Кабінету Міністрів України.

1.2. Використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану (далі - бланки свідоцтв) інших зразків не допускається.

(Пункт 1.3 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 170/5 від 24.01.2013)

1.4. Бланки свідоцтв заповнюються друкарським способом.

ІІ. Замовлення бланків свідоцтв та порядок їх отримання

2.1. Міністерство юстиції України забезпечує відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) трирічним запасом бланків свідоцтв.

(Абзац перший пункту 2.1 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Щороку Міністерство юстиції України узагальнює звіти відділів державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції, на підставі яких складає розрахунки та рознарядку-реєстр для виготовлення та видачі необхідної кількості відповідних бланків свідоцтв.

У встановленому законодавством порядку Міністерство юстиції України здійснює закупівлю бланків свідоцтв та надсилає необхідні документи до підприємства, яке виготовляє бланки свідоцтв (далі - Підприємство).

(Пункт 2.1 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1132/5 від 11.06.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

2.2. Підприємство надсилає спецзв’язком виготовлені бланки свідоцтв відділам державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції, які забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв, або видає їх посадовим особам цих відділів за видатковою накладною.

(Пункт 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

2.3. Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв у секторі з архівної роботи, розташованому окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, одержує бланки свідоцтв у цьому відділі за видатковою накладною з розрахунку не більше місячної потреби в них, або відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції надсилає ці бланки свідоцтв спецзв’язком.

2.4. Керівник районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції) одержує бланки свідоцтв у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції за видатковою накладною з розрахунку не більше тримісячної потреби в них, або відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції надсилає ці бланки свідоцтв спецзв’язком.

(Абзац перший пункту 2.4 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого в декількох приміщеннях, одержує бланки свідоцтв у керівника зазначеного відділу за видатковою накладною з розрахунку не більше місячної потреби в них, або відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції надсилає ці бланки свідоцтв спецзв’язком чи реєстрованим поштовим відправленням з оголошеною цінністю.

2.5. Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, одержує бланки свідоцтв у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції за видатковою накладною з розрахунку не більше місячної потреби в них, або відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції надсилає ці бланки свідоцтв спецзв’язком чи реєстрованим поштовим відправленням з оголошеною цінністю.

2.6. Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, при розпакуванні пачки з бланками свідоцтв з метою видачі бланків свідоцтв в обов’язковому порядку перераховує кожний бланк свідоцтва, окремо перевіряє нумерацію бланків свідоцтв, після чого здійснює їх видачу.

При отриманні бланків свідоцтв посадовою особою сектору з архівної роботи, розташованому окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації територіального управління юстиції, працівником, відповідальним за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації територіального управління юстиції, розташованого в декількох приміщеннях, посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, в обов’язковому порядку переглядається та перераховується кожний бланк свідоцтва, а також окремо перевіряється нумерація бланків свідоцтв.

Про видачу та отримання бланків свідоцтв здійснюється запис у книгах обліку бланків свідоцтв, передбачених пунктом 4.2 розділу IV цього Порядку.

2.7. Для приймання бланків свідоцтв створюється комісія, головою якої призначається особа, відповідальна за їх зберігання.

У наказі про створення комісії визначаються також особи, які заміщують голову та членів комісії у разі їх відсутності.

2.7.1. Для приймання бланків свідоцтв від Підприємства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції наказом головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції) створюється комісія у складі не менше трьох осіб: два працівники цього відділу та працівник з іншого структурного підрозділу головного територіального управління юстиції.

(Абзац перший підпункту 2.7.1 пункту 2.7 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Комісія перевіряє відповідність даних, зазначених на паперовому ярлику, наклеєному на пачці з бланками свідоцтв, а також на контрольному ярлику, вкладеному в пачку, .супровідним документам, а також кількість отриманих пачок та їх стан. У разі пошкодження пачок з бланками свідоцтв також перераховується їх кількість.

Про прийняття бланків свідоцтв комісією складається акт про прийняття бланків свідоцтв від Підприємства (додаток 1) у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, а другий не пізніше п'яти робочих днів з дня одержання бланків свідоцтв надсилається Міністерству юстиції України.

(Підпункт 2.7.1 пункту 2.7 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

2.7.2. Для приймання бланків свідоцтв у секторі з архівної роботи, розташованому окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, наказом цього головного територіального управління юстиції створюється комісія у складі не менше трьох осіб: працівник сектору з архівної роботи, працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції та працівник іншого структурного підрозділу головного територіального управління юстиції.

Комісія перевіряє відповідність отриманих бланків свідоцтв супровідним документам та в обов’язковому порядку переглядає та перераховує кожний бланк свідоцтва, а також окремо перевіряє нумерацію бланків свідоцтв.

Про прийняття бланків свідоцтв комісія складає акт про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції (додаток 2) у двох примірниках, один з яких зберігається у секторі, а другий надсилається відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстраціїголовного територіального управління юстиції не пізніше двох робочих днів з дня отримання бланків свідоцтв.

2.7.3. Для приймання бланків свідоцтв у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції наказом відповідного головного територіального управління юстиції створюється комісія у складі не менше трьох осіб: два працівники цього відділу та працівник іншого структурного підрозділу головного територіального управління юстиції, розташованого на відповідній території.

(Абзац перший підпункту 2.7.3 пункту 2.7 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Комісія перевіряє відповідність одержаних бланків свідоцтв супровідним документам та в обов’язковому порядку переглядає та перераховує кожний бланк свідоцтва, а також окремо перевіряє нумерацію бланків свідоцтв.

Про прийняття бланків свідоцтв складається у двох примірниках акт, зазначений в абзаці третьому підпункту 2.7.2 цього пункту, один з яких зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, а другий не пізніше п'яти робочих днів з дня одержання бланків свідоцтв надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

2.8. В окремих приміщеннях відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого у декількох приміщеннях, комісія для приймання бланків свідоцтв не створюється.

Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого в декількох приміщеннях, не пізніше трьох робочих днів з дня їх отримання надає підтвердження про прийняття бланків свідоцтв (додаток 3) керівнику відповідного відділу.

2.9. Для проведення державної реєстрації актів цивільного стану та повторної видачі свідоцтв керівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції видає працівникам бланки свідоцтв у розмірі одноденної потреби, про що здійснюється відповідний запис у книзі обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу керівником чи посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу (далі - книга обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу) (додаток 4). Не використані протягом робочого дня та повернуті керівнику бланки свідоцтв також обліковуються у зазначеній книзі.

В окремих приміщеннях відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого в декількох приміщеннях, видача працівникам бланків свідоцтв у розмірі одноденної потреби, а також облік невикористаних і повернутих бланків свідоцтв здійснюються посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв у цьому приміщенні відділу, із записом у книзі обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу.

2.10. Виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради надсилає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, від якого одержано бланки свідоцтв, не пізніше трьох робочих днів з дня їх отримання підтвердження про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв (додаток 5).

2.11. У разі нестачі або виявлення дефектних бланків свідоцтв (відсутність або пошкодження захисної сітки, друкованого тексту, серій або номерів, дублювання номерів тощо), а також невідповідності супровідним документам даних у паперовому ярлику, наклеєному на пачці, контрольному ярлику, вкладеному у пачку, комісією для приймання бланків свідоцтв відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції; сектору архівної роботи, розташованого окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції; відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції складається акт у трьох примірниках, який скріплюється гербовою печаткою та підписується головою та членами комісії. Вказаний акт складається впродовж п’яти робочих днів з дня одержання бланків свідоцтв та виявлення зазначених фактів.

Сектор з архівної роботи, розташований окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, та відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції подають до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції не пізніше наступного робочого дня з дня складання акта, зазначеного в абзаці першому цього пункту, два примірники акта, до яких додаються документи, що підтверджують вказані факти. Третій примірник акта та копії документів залишаються у секторі, відділі.

В акті про виявлення нестачі або дефектних бланків свідоцтв, а також невідповідності супровідним документам даних на паперовому ярлику, наклеєному на пачці, контрольному ярлику, вкладеному у пачку, відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, склад комісії із зазначенням посад, дата прийняття бланків свідоцтв та їх оприбуткування, від кого та на підставі яких супровідних документів отримано, вид отриманих бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість отриманих бланків (цифрами і словами), а також про факти, що стали підставою для складання акта (необхідно зазначати про стан отриманих пачок, яку нестачу або дефекти було виявлено, із зазначенням серій та номерів свідоцтв), підписи голови та членів комісії. До акта додаються документи, що підтверджують ці факти (паперовий ярлик та контрольна картка при отриманні бланків свідоцтв у пачках, дефектні бланки свідоцтв).

2.12. У день складання акта, зазначеного у пункті 2.11 цього розділу, та на його підставі відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції оформлює претензію у трьох примірниках. У разі складання такого акта сектором з архівної роботи, розташованим окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції претензія оформлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції не пізніше наступного робочого дня після надходження акта та документів, що підтверджують нестачу або дефекти бланків свідоцтв.

Один примірник зазначеної претензії разом з актом та доданими до нього документами відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції надсилає до Підприємства. Другий примірник претензії з актом направляється до Міністерства юстиції України, третій залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції повідомляє Міністерство юстиції України про результати розгляду претензії Підприємством.

2.13. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції за письмовим погодженням з Міністерством юстиції України передає бланки свідоцтв до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції іншої адміністративно-територіальної одиниці. Про передавання бланків свідоцтв складається акт у трьох примірниках, у якому вказуються дата, місце його складання, кількість переданих бланків свідоцтв, їх серії та номери, що скріплюється гербовою печаткою та підписується керівниками цих відділів. Один примірник акта надсилається до Міністерства юстиції України, другий та третій залишаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції, які здійснили передачу.

2.14. Механізм відображення в бухгалтерському обліку операцій з централізованого постачання бланків свідоцтв проводиться з дотриманням чинного законодавства.

ІІІ. Зберігання бланків свідоцтв

3.1. Керівники відділів державної реєстрації актів цивільного стану є відповідальними за зберігання бланків свідоцтв, про що видається наказ відповідного головного територіального управління юстиції.

У секторі з архівної роботи, розташованому окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, а також в окремому приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації територіального управління юстиції, розташованого у декількох приміщеннях, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв є посадова особа, на яку цей обов'язок покладено наказом відповідного головного територіального управління юстиції.

3.2. У виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради відповідальною за зберігання бланків свідоцтв є посадова особа, що проводить державну реєстрацію актів цивільного стану та на яку цей обов'язок покладено розпорядженням виконавчого органу або рішенням відповідної ради, про що повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, який забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.

3.3. На час тимчасової відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв передаються за актом приймання-передачі іншій посадовій особі, яка виконує її обов'язки, в якому відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють приймання-передачу, види бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість бланків (цифрами і словами), що скріплюється гербовою печаткою та підписується посадовими особами, зазначеними в акті.

3.4. При зміні керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, приймання-передача бланків свідоцтв і відповідних документів щодо їх обліку в обов'язковому порядку проводиться:

3.4.1. У відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого структурного підрозділу головного територіального управління юстиції.

3.4.2. У відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції - у присутності працівника відповідного головного територіального управління юстиції та представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції.

(Підпункт 3.4.2 пункту 3.4 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

3.4.3. У виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради - у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, що забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.

3.5. Про приймання-передачу складається акт, у якому відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють приймання-передачу, види бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість бланків (цифрами і словами), що скріплюється гербовою печаткою та підписується посадовими особами, зазначеними в акті.

Після закінчення приймання-передачі бланків свідоцтв присутній представник відділу державної реєстрації актів цивільного стану зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок ведення обліку та зберігання бланків свідоцтв.

3.6. Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також у їхній присутності - посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність (працівники Міністерства юстиції України, головного територіального управління юстиції.

(Абзац перший пункту 3.6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Не дозволяється передавання незаповнених бланків свідоцтв за межі приміщення органу державної реєстрації актів цивільного стану для подальшого їх видавання при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану, крім випадків, передбачених абзацом другим пункту 2.4 та пунктом 2.13 розділу ІІ цього Порядку, а також інших випадків, передбачених законодавством.

(Абзац другий пункту 3.6 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2247/5 від 22.07.2016)

(Пункт 3.6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

3.7. Бланки свідоцтв повинні зберігатись у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, або у спеціально обладнаних приміщеннях. У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи й металеві ящики, спеціально обладнані приміщення з бланками свідоцтв належним чином опечатуються.

3.8. Вікна приміщень, де зберігаються бланки свідоцтв, внутрішньо обладнуються металевими ґратами. Приміщення органів державної реєстрації актів цивільного стану забезпечуються охороною відповідно до законодавства.

3.9. У разі втрати (викрадення) бланків свідоцтв виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради того самого дня повідомляє про виявлений факт відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, що забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції про цей факт або про факт утрати (викрадення) бланків свідоцтв безпосередньо у відділі повідомляє відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, а також територіальний орган Національної поліції України за місцем їх утрати (викрадення) для вжиття заходів щодо їх розшуку у день надходження повідомлення виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради або виявлення факту втрати (викрадення).

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції у разі втрати або викрадення бланків свідоцтв у відділі повідомляє про цей факт у день його виявлення територіальний орган Національної поліції України за місцем їх утрати (викрадення) для вжиття заходів щодо їх розшуку.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції про випадки втрати (викрадення) бланків свідоцтв також зобов’язаний у день встановлення такого факту або отримання повідомлення відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції поінформувати Міністерство юстиції України, зазначивши дату та обставини втрати (викрадення), вид, кількість, серію та номери викрадених (втрачених) бланків свідоцтв, а також про вжиті заходи щодо розшуку втрачених (викрадених) бланків свідоцтв та про дотримання вимог цього Порядку щодо їх зберігання.

3.10. З метою встановлення осіб, винних у втраті або викраденні бланків свідоцтв, наказом головного територіального управління юстиції створюється відповідна комісія для проведення службового розслідування, за наслідками якого вирішується питання про притягнення до відповідальності таких осіб, про що повідомляється Міністерство юстиції України.

(Пункт 3.10 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015, N 3447/5 від 02.12.2016)

3.11. Щодо осіб, відповідальних за зберігання бланків свідоцтв, у разі втрати або викрадення бланків свідоцтв відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції або відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції передає відповідні матеріали до слідчих органів територіальних органів Національної поліції України.

ІV. Облік бланків свідоцтв

4.1. Бланки свідоцтв оприбутковуються посадовою особою, відповідальною за їх зберігання, в день їх отримання.

4.2. Для обліку бланків свідоцтв ведуться:

4.2.1. У відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, секторі з архівної роботи, розташованому окремо від цього відділу, у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції (крім відділів, розташованих у декількох приміщеннях):

книга обліку бланків свідоцтв (додаток 6);

книга обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу (додаток 4);

книга обліку бланків свідоцтв про народження, смерть (додаток 7), книга обліку бланків свідоцтв про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені (додаток 8) (далі - книги обліку бланків свідоцтв за видами), які заповнюються лише в частині витрачання;

книга особових рахунків з обліку бланків свідоцтв (додаток 9);

книга обліку свідоцтв, які надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам (додаток 10).

4.2.2. В окремих приміщеннях відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого у декількох приміщеннях:

книга обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу, наведена в абзаці першому пункту 2.9 розділу ІІ цього Порядку;

книги обліку бланків свідоцтв за видами, які заповнюються як у частині оприбуткування, так і витрачання.

4.2.3. У виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради - книги обліку бланків свідоцтв за видами, що заповнюються як у частині оприбуткування, так і витрачання.

4.3. Книги, які ведуться для обліку бланків свідоцтв, мають титульні аркуші, прошнуровуються, їх аркуші пронумеровуються. На внутрішньому боці обкладинки книги робиться відмітка про загальну кількість аркушів у книзі, яка підписується керівником чи іншою посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, та скріплюється гербовою печаткою.

Ці книги заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітким розбірливим почерком. Підчистки не допускаються.

Неправильно зроблений запис закреслюється, а правильний записується поруч.

Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено й скріплено гербовою печаткою.

4.4. Книги, які ведуться для обліку бланків свідоцтв, підлягають постійному зберіганню.

4.5. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції; сектор з архівної роботи, який розташований окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції; відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції забезпечуються головним територіальним управлінням юстиції книгами, необхідними для ведення обліку бланків свідоцтв.

4.6. Для ведення обліку бланків свідоцтв виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради отримує книги у відділі державної реєстрації актів цивільного стану відповідного головного територіального управління юстиції.

(Пункт 4.6 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

V. Звітність про витрачання бланків свідоцтв

5.1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції подає Міністерству юстиції України звіт про витрачання бланків свідоцтв (додаток 11) щокварталу не пізніше 15-го числа наступного за звітним кварталом місяця, а також за підсумками року не пізніше 25 січня наступного за звітним року.

5.2. Сектор з архівної роботи, розташований окремо від відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, подає звіт про витрачання бланків свідоцтв цьому відділу щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця.

5.3. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції подає звіт про витрачання бланків свідоцтв відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції щокварталу не пізніше 10-го числа наступного за звітним кварталом місяця.

Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого у декількох приміщеннях, подає звіт про витрачання бланків свідоцтв керівнику цього відділу щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця.

5.4. Виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради подає звіт про витрачання бланків свідоцтв відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, який забезпечує ними цей виконавчий орган, щомісяця не пізніше 5-го числа наступного місяця. До звіту додається реєстр бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради (додаток 12) впродовж місяця.

5.5. Звіт про витрачання бланків свідоцтв та реєстр виданих бланків свідоцтв скріплюються гербовими печатками.

5.6. В книзі обліку бланків свідоцтв, книгах обліку бланків свідоцтв за видами, книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв щокварталу підраховуються та зазначаються залишки бланків свідоцтв.

(Абзац перший пункту 5.6 розділу V із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1132/5 від 11.06.2013)

У книгах обліку бланків свідоцтв за видами, книзі особових рахунків з обліку бланків свідоцтв щокварталу зазначаються також відомості щодо кількості використаних бланків свідоцтв (загальна кількість, у тому числі виданих при державній реєстрації актів цивільного стану повторно, зіпсованих при заповненні, викрадених або втрачених).

VI. Порядок знищення бланків свідоцтв

6.1. У відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, секторі з архівної роботи, розташованому окремо від цього відділу, зіпсовані при заповненні бланки свідоцтв, а також анульовані і здані у зв’язку із внесенням змін до актових записів цивільного стану свідоцтва знищуються один раз на півроку, про що складається акт про знищення бланків свідоцтв (додаток 13).

6.2. Зіпсовані при заповненні виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради бланки свідоцтв щомісяця разом зі звітом про витрачання бланків свідоцтв подаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, що забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.

Зіпсовані при заповненні бланки свідоцтв, а також анульовані та здані у зв’язку із внесенням змін до актових записів цивільного стану свідоцтва щомісяця разом зі звітом про витрачання бланків свідоцтв подаються працівником, відповідальним за зберігання бланків свідоцтв в окремих приміщеннях відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, розташованого у декількох приміщеннях, керівнику цього відділу.

У відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції зіпсовані при заповненні бланки свідоцтв, а також анульовані і здані у зв’язку із внесенням змін до актових записів цивільного стану свідоцтва знищуються один раз на півроку, про що складається акт про знищення бланків свідоцтв. Одночасно знищуються такі бланки свідоцтв (свідоцтва), подані для знищення виконавчим органом сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, а також подані працівником цього відділу, відповідальним за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні, у разі розташування відділу в декількох приміщеннях.

6.3. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції знищує бланки свідоцтв, використання яких припинено у зв’язку зі змінами у законодавстві, впродовж 2 місяців після набрання чинності відповідним нормативно-правовим актом, про що складається акт про знищення бланків свідоцтв.

6.4. Після закінчення року зберігання підлягають знищенню у відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції також повторно видані свідоцтва, надіслані іншими органами реєстрації актів цивільного стану і не одержані громадянами протягом року, про що складається акт про знищення. Одночасно знищуються свідоцтва, які надійшли до відділів державної реєстрації актів цивільного стану як втрачені (загублені) та не одержані громадянами.

У книзі обліку свідоцтв, які надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам, робиться відмітка про знищення певного свідоцтва із зазначенням номера та дати складання акта про знищення бланків свідоцтв.

6.5. У відділі державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції акт про знищення бланків свідоцтв складається в одному примірнику, на якому проти кожного вказаного в ньому свідоцтва наклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія та номер.

У відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, секторі з архівної роботи, розташованому окремо від цього відділу, акт про знищення бланків свідоцтв складається у двох примірниках. Один примірник акта, на якому навпроти кожного вказаного в ньому свідоцтва наклеюються вирізані у відповідному свідоцтві серія та номер, не пізніше трьох робочих днів з дня його складання подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції, а другий залишається у відділі, секторі з архівної роботи.

6.6. Знищення та складання про це акта проводиться комісією, створеною для приймання бланків свідоцтв.

6.7. Знищення бланків свідоцтв здійснюється шляхом їх спалення, про що зазначається в акті.

VІІ. Забезпечення Міністерства
закордонних справ України бланками свідоцтв

7.1. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві (далі - відділ Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві) видає Міністерству закордонних справ України бланки свідоцтв про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені з метою забезпечення річного запасу для проведення державної реєстрації актів цивільного стану дипломатичними представництвами та консульськими установами України.

(Пункт 7.1 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015, N 3447/5 від 02.12.2016)

7.2. Міністерство закордонних справ України надає відділу Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві інформацію про особу, відповідальну за зберігання бланків свідоцтв.

(Пункт 7.2 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

7.3. Відділ Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві видає бланки свідоцтв посадовій особі, відповідальній за зберігання бланків свідоцтв у Міністерстві закордонних справ України, за видатковою накладною.

При видачі бланків свідоцтв в обов'язковому порядку переглядається та перераховується кожний бланк свідоцтва, а також окремо перевіряється нумерація бланків свідоцтв.

(Пункт 7.3 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

7.4. Видані Міністерству закордонних справ України бланки свідоцтв обліковуються відділом Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві у книзі обліку бланків свідоцтв.

(Пункт 7.4 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

7.5. Про прийняті бланки свідоцтв складається акт про прийняття Міністерством закордонних справ України бланків свідоцтв (додаток 14) у двох примірниках, один з яких не пізніше п'яти робочих днів з дня одержання бланків свідоцтв надсилається відділу Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві.

7.6. До звіту про витрачання бланків свідоцтв відділом Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві включаються бланки свідоцтв, видані дипломатичними представництвами та консульськими установами України протягом року, на підставі звіту Міністерства закордонних справ України про витрачання бланків свідоцтв (додаток 15), що подається не пізніше 15 січня наступного за звітним року.

7.7. У разі втрати (викрадення) бланків свідоцтв у Міністерстві закордонних справ України того самого дня про виявлений факт повідомляються відділ Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві та відповідний територіальний орган Національної поліції України.

(Абзац перший пункту 7.7 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

Відділ Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві не пізніше наступного робочого дня з дня отримання від Міністерства закордонних справ України повідомлення про факт втрати (викрадення) бланків свідоцтв повідомляє про такий факт Міністерство юстиції України.

(Абзац другий пункту 7.7 розділу VII із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

(Порядок доповнено розділом VII згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2072/5 від 01.10.2013)

Директор Департаменту взаємодії з органами влади О.В. Зеркаль

Додаток 1
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Акт
про прийняття бланків свідоцтв від підприємства,
яке виготовляє бланки свідоцтв

Акт про прийняття бланків свідоцтв від підприємства, яке виготовляє бланки свідоцтв (Додаток 1) (зі змінами від 09.07.2015 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

Додаток 2
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Акт
про прийняття бланків свідоцтв від відділу
державної реєстрації актів цивільного
стану управління державної реєстрації
головного територіального управління юстиції

Акт про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану... (Додаток 2) (зі змінами від 02.12.2016 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015, N 3447/5 від 02.12.2016)

Додаток 3
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Підтвердження
про прийняття бланків свідоцтв

Підтвердження про прийняття бланків свідоцтв (Додаток 3) (зі змінами від 09.07.2015 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

Додаток 4
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Книга
обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам
відділу керівником чи посадовою особою, відповідальною
за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу

_____________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

ВИД БЛАНКІВ СВІДОЦТВ

Додаток 5
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Підтвердження
про прийняття бланків свідоцтв посадовою особою,
відповідальною за зберігання бланків свідоцтв

З Додатком 5 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 6
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Книга
обліку бланків свідоцтв

__________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

ОПРИБУТКУВАННЯ

ВИТРАЧАННЯ

Додаток 7
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Книга
обліку бланків свідоцтв про народження, смерть

__________________________________________________
(вид бланків свідоцтв)

__________________________________________________
(найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)

ОПРИБУТКУВАННЯ

ВИТРАЧАННЯ

Додаток 8
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Книга
обліку бланків свідоцтв про шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені

___________________________________________________
(вид бланків свідоцтв)

____________________________________________________
(найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)

ОПРИБУТКУВАННЯ

ВИТРАЧАННЯ

Додаток 9
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Книга
особових рахунків з обліку бланків свідоцтв

____________________________________________________
(вид бланків свідоцтв)

____________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

Особовий рахунок _____________________________________________________________________________________________

(найменування органу державної реєстрації актів цивільного стану)

Додаток 10
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про державну
реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання

Книга
обліку свідоцтв, які надійшли від інших органів
реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам

________________________________________________________
(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

Додаток 11
до Порядку ведення обліку і звітності
про використання бланків свідоцтв
про державну реєстрацію актів
цивільного стану, а також їх
зберігання

Найменування органу державної
реєстрації актів цивільного стану

Звіт
про витрачання бланків свідоцтв

за _________________________ 20__ року
(місяць, квартал, рік)

______________________________________ (посада, підпис, ініціали та прізвище особи, яка звітує)

М.П.

(Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 170/5 від 24.01.2013)

Додаток 12
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Реєстр
бланків свідоцтв, виданих виконавчим органом
_____________________________ сільської,
(найменування ради)

селищної, міської (крім міст обласного значення)
(необхідне підкреслити)
ради ____________ району

________________________________ області

у __________ ___ року
(місяць)

______________________________________________________________________ (посада, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв)

М.П.

Додаток 13
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання

Акт
про знищення бланків свідоцтв

Акт про знищення бланків свідоцтв (Додаток 13) (зі змінами від 09.07.2015 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

Додаток 14
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання (пункт 7.5)

Акт
про прийняття Міністерством закордонних
справ України бланків свідоцтв

Акт про прийняття Міністерством закордонних справ України бланків свідоцтв (Додаток 14) (зі змінами від 02.12.2016 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Порядок доповнено Додатком 14 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2072/5 від 01.10.2013; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015, N 3447/5 від 02.12.2016)

Додаток 15
до Порядку ведення обліку і звітності про
використання бланків свідоцтв про
державну реєстрацію актів цивільного
стану, а також їх зберігання (пункт 7.6)

Звіт
Міністерства закордонних справ України про витрачання бланків свідоцтв

за _________________________ 20__ року
(рік)

______________________________________________

(посада, підпис, ініціали та прізвище особи, яка звітує)

М.П.

(Порядок доповнено Додатком 15 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2072/5 від 01.10.2013)