МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
24.11.2008 N 1873/7
Про внесення змін до Інструкції
з діловодства в органах державної
виконавчої служби
З метою приведення положень Інструкції з діловодства в органах державної виконавчої служби, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 05.07.99 N 470/7 (із змінами) (далі - Інструкція), у відповідність до вимог Законів України "Про державну виконавчу службу" ( 202/98-ВР ) та "Про виконавче провадження" ( 606-14 ), вдосконалення порядку реєстрації документів, здійснення належного обліку переданих до архіву завершених виконавчих проваджень наказую:
1. Унести до Інструкції з діловодства в органах державної виконавчої служби, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 05.07.99 N 470/7 (із змінами) (далі - Інструкція), такі зміни:
1.1. Пункт 3.3 Інструкції викласти в такій редакції:
"3.3. Кореспонденція, що надійшла поштою або з прийому (крім звернень громадян, які розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), документів щодо відкриття виконавчого провадження, листів-відповідей на запити державного виконавця), підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою (додаток 1).
Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження (додаток 20) під одним реєстраційним номером.
Дата надходження документів зазначається у журналах реєстрації через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року.
При реєстрації документів у цих журналах складові частини індексу документа у реєстраційному штампі розміщуються в такому порядку: порядковий номер за журналом, індекс журналу за номенклатурою справ, в якому здійснюється реєстрація документа, та індекс виконавця.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/03-016/8.
Окремо діловодом ведеться Журнал обліку листів-відповідей на запити державного виконавця (додаток 21)".
1.2. Пункти 3.5 - 3.7 Інструкції викласти в такій редакції:
"3.5. Реквізити кожного зареєстрованого виконавчого документа, а у разі неподання виконавчого документа - заяви про примусове виконання, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві (додаток 2), не пізніше наступного робочого дня після накладення резолюції керівником органу ДВС або у день накладення резолюції, якщо виконавчий документ підлягає негайному виконанню.
Одночасно діловод заводить обкладинку на виконавче провадження до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження.
3.6. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який переноситься із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві.
Передавання виконавчих проваджень державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. В день отримання документів під підпис державний виконавець зазначає на обкладинці виконавчого провадження у графі "Передано державному виконавцеві" дату отримання. Цей день вважається днем надходження виконавчого документа до державного виконавця.
3.7. З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика виконавчих проваджень (додаток 3).
Такі журнали можуть вестися окремо щодо кожного державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані".
1.3. У пункті 3.8 Інструкції після слова "обліку" доповнити словами "та реєстрації".
1.4. Пункт 3.16 Інструкції викласти в такій редакції:
"3.16. Зберігання документів, закінчених у діловодстві, здійснюється у спеціальних сховищах тимчасового зберігання документів органів ДВС (далі - архів). Документи, що надходять до архіву, розміщуються на стелажах (у шафах) так, щоб справи були розташовані в порядку щорічних надходжень. На картонажі наклеюються, а до в'язок прикріплюються ярлики, на яких зазначаються крайні номери справ та рік, за який документи уміщені у картонаж (в'язку).
Забороняється зберігати архівні справи в штабелях на підлозі, підвіконнях та інших не передбачених для цього місцях.
Усі стелажі (шафи) та їх полиці нумеруються арабськими цифрами. Стелажі (шафи) нумеруються зліва направо від входу до архівосховища, полиці на стелажах (у шафах) - зверху вниз зліва направо.
Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.
Передавання документів діяльності органів ДВС до архіву за рік що минув, проводиться в строк не пізніше 1 лютого поточного року".
1.5. Пункт 3.18 Інструкції викласти в такій редакції:
"3.18. Належним чином сформовані виконавчі провадження (скріплені та пронумеровані аркуші) передаються державним виконавцем особі, відповідальній за формування архіву, про що складається здавальний опис завершених виконавчих проваджень до архіву (додаток 22).
Передача виконавчих проваджень до архіву здійснюється не рідше одного разу на місяць в день, визначений керівником органу ДВС.
Дата, зазначена на здавальному описі завершених виконавчих проваджень до архіву, переноситься державним виконавцем на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до архіву".
Особа, відповідальна за формування архіву, після отримання від державних виконавців завершених виконавчих проваджень за здавальним описом складає опис виконавчих проваджень, переданих до архіву (додаток 8).
Кожне завершене виконавче провадження вноситься до опису під самостійним порядковим номером, який повинен бути ідентичним архівному, після чого архівний номер переноситься на обкладинку виконавчого провадження. Якщо виконавче провадження складається з кількох томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером.
Виконавчі провадження залежно від обсягу систематизуються у в'язки (10 - 50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери архівних справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.
Відлік строків зберігання документів у архіві, завершених у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2008 році, підлягають знищенню не раніше 1 січня 2012 року".
1.6. Пункт 3.19 Інструкції викласти в такій редакції:
"3.19. Строк зберігання переданих до архіву завершених виконавчих проваджень становить 3 роки.
У тому разі, коли державному виконавцеві повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених законом дій, передане на зберігання виконавче провадження підлягає поверненню державному виконавцю, про що робиться відмітка в описі виконавчих проваджень, переданих до архіву.
За умови оскарження у судовому порядку виконавчих дій, строк зберігання виконавчого провадження, переданого до архіву, обчислюється після вступу в законну силу останнього рішення по даній справі".
1.7. Пункт 3.21 Інструкції викласти в такій редакції:
"Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем у термін до 20 січня наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номера, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження".
1.8. Пункт 6.1 Інструкції доповнити другим абзацом такого змісту:
"Номенклатура справ органу ДВС входить до складу зведеної номенклатури справ відповідного органу чи установи юстиції".
1.9. У пункті 6.5.4 Інструкції :
1.9.1 у першому реченні абзацу другого слова "кожна номенклатурна справа" замінити на слова "номенклатура справ обов'язково", після слова "кількість" доповнити словами "фактично заведених за рік";
1.9.2 пункт 1 абзацу третього після слова "законодавчих" доповнити словом "і урядових", а слова "та листування з ними" виключити;
1.9.3 пункт 2 абзацу третього викласти в такій редакції:
"2. Доручення органів чи установ юстиції та документи про їх виконання";
1.9.4 пункт 5 абзацу третього викласти в такій редакції:
"5. Звернення громадян";
1.9.5 у пункті 6 абзацу третього слова "Звернення громадян," виключити;
1.9.6 пункт 11 абзацу третього викласти в такій редакції:
"11. Описи виконавчих проваджень, переданих до архіву";
1.9.7 доповнити абзац третій пунктом 13 такого змісту:
"13. Виконавчі провадження";
1.9.8 примітку до абзацу третього доповнити третім реченням такого змісту:
"До номенклатури справ вносяться всі облікові та реєстраційні журнали, в кінці списку вноситься справа "Номенклатура справ органу ДВС".
1.10. У додатку 1 до пункту 3.3 Інструкції :
1.10.1 слова "Журнал реєстрації вхідної кореспонденції" замінити словами "Журнал реєстрації загальної вхідної кореспонденції";
1.10.2 у назві графи 2 слова "Дата надходження і номер документа" замінити словами "Дата і індекс одержаного документа";
1.10.3 у назві графи 8 слова "Термін виконання" замінити словами "Номер справи, до якої увійшов документ".
1.11. Додаток 2 до пункту 3.5 Інструкції викласти в такій редакції:
"Додаток 2
до пункту 3.5. Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 2
ЖУРНАЛ
обліку виконавчих проваджень,
переданих державному виконавцеві
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N з/п | Назва |Борж-|Стя-|Характер |Дата передачі| Підпис | Дата | Адресат, | Дата та | Дата |
|(пере- |виконавчого | ник |гу- |стягнення| документа |державного|завершення | якому | підпис | передачі |
|носить-| документа, | |вач | | державному |виконавця |виконавчого|надсилається| діловода |виконавчого|
| ся на |найменування| | | | виконавцеві | про |провадження| виконавчий | про |провадження|
|обкла- | органу, | | | |(переноситься|отримання |або відмови| документ | отримання | до архіву |
| динку | посадової | | | | на | |у відкритті| |виконавчого| |
| вико- | особи, що | | | | обкладинку | |виконавчого| | документа | |
|навчого| видали | | | | виконавчого | |провадження| | | |
|провад-| документ, | | | |провадження) | | | | | |
|ження) |дата видачі | | | | | | | | | |
| |виконавчого | | | | | | | | | |
| |документа та| | | | | | | | | |
| | його номер | | | | | | | | | |
|-------+------------+-----+----+---------+-------------+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|-------+------------+-----+----+---------+-------------+----------+-----------+------------+-----------+-----------|
| | | | | | | | | | | |
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Примітка. Форма журналу друкується на 2 сторінках".
1.12. Додаток 4 до пункту 3.9 Інструкції викласти в такій редакції:
Додаток 4
до пункту 3.9 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 4
МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
_____________________________________________
(найменування органу ДВС)
Виконавче провадження N _______ індекс __________
Номер за ЄДРВП ______________________________
NN перереєстрації ______________________________
___________________________________________________________
найменування органу (посадової особи), що видали документ
Боржник _________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Стягувач ________________________________________________________
Адреса __________________________________________________________
Характер стягнення ______________________________________________
_________________________________________________________________
Інформація про виконавче провадження:
Передано державному виконавцеві "___" ____________
Відкрито (відмовлено у відкритті) "___" ____________
Завершено "___" ____________
Підстава завершення __________________ (пункт, частина, стаття
Закону України "Про виконавче провадження")
Передано до архіву "___" ____________
Архівний номер /номер справи за номенклатурою
1.13. Додаток 8 до пункту 3.18 Інструкції викласти в такій редакції:
"Додаток 8
до пункту 3.18 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 8
ОПИС
виконавчих проваджень, переданих до архіву
--------------------------------------------------------------------------
| N | Номер виконавчого |Стягувач|Боржник|Кількість| Строк |Примітка|
|з/п| провадження | | | аркушів |зберігання| |
| |---------------------| | | | | |
| | Обліковий |Архівний| | | | | |
| | (згідно з | | | | | | |
| | журналом | | | | | | |
| | обліку | | | | | | |
| | виконавчих | | | | | | |
| |проваджень, | | | | | | |
| | переданих | | | | | | |
| | державному | | | | | | |
| |виконавцеві)| | | | | | |
|---+------------+--------+--------+-------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|---+------------+--------+--------+-------+---------+----------+--------|
| | | | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
1.14. Доповнити Інструкцію додатками 20 - 22 такого змісту:
"Додаток 20
до пункту 3.3 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 20
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
про відкриття виконавчого провадження
-----------------------------------------------------------------------
| N | Дата та | Заявник |Дата видачі|Боржник|Характер | Номер |
|з/п| індекс |(стягувач)|виконавчого| |стягнення|виконавчого|
| | вхідного | | документа | | |провадження|
| | документа | | та | | | з |
| | (заяви, | |його номер,| | | журналу |
| |супровідного| | назва | | | обліку |
| | листа) | |виконавчого| | |виконавчих |
| | | | документа | | |проваджень |
| | | | | | | та індекс |
| | | | | | |державного |
| | | | | | | виконавця |
|---+------------+----------+-----------+-------+---------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+------------+----------+-----------+-------+---------+-----------|
| | | | | | | |
-----------------------------------------------------------------------
Додаток 21
до пункту 3.3 Інструкції з
діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 21
ЖУРНАЛ
обліку листів-відповідей на запити
державного виконавця
----------------------------------------------------------------------
| N | Вихідний |Кореспондент|Номер, на |Кількість| Індекс | Підпис |
|з/п| номер та | (від кого | який |додатків |виконавця|виконавця|
| | дата | надійшов | надано | | | в |
| |документа,| документ) |відповідь | | |отриманні|
| | що | | (за | | |документа|
| | надійшов | | його | | | |
| | | |наявності | | | |
| | | | у | | | |
| | | | тексті | | | |
| | | | листа- | | | |
| | | |відповіді)| | | |
|---+----------+------------+----------+---------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+----------+------------+----------+---------+---------+---------|
| | | | | | | |
----------------------------------------------------------------------
Примітка. Дата надходження листа-відповіді пишеться щоденно
через усю сторінку.
Додаток 22
до пункту 3.18 Інструкції
з діловодства в органах
державної виконавчої служби
Форма N 22
ЗДАВАЛЬНИЙ ОПИС
завершених виконавчих проваджень до архіву
______________________________________________________________
(прізвище, ім'я та по батькові державного виконавця)
------------------------------------------------------------------
| N | Обліковий номер |Боржник |Стягувач |Кількість |Примітка |
|з/п | виконавчого | | | аркушів | |
| |провадження (через | | | | |
| | дріб - індекс | | | | |
| | державного | | | | |
| | виконавця) | | | | |
|----+-------------------+--------+---------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|----+-------------------+--------+---------+----------+---------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Передав: державний виконавець Прийняв:
_________________________ ____________________________
(підпис, прізвище, ініціали) (підпис, прізвище, ініціали)
Дата Дата
2. Департаменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України (Стадніку Г.В.):
2.1. Довести наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі та забезпечити його належне виконання.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції В.І.Цоклана.
Міністр М.Оніщук