КОНСУЛЬТИРУЕТ КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ
Департамент контроля в сфере органов власти и обороны ГлавКРУ

Учет приходных и расходных кассовых ордеров

ВОПРОС: С 1 января 2008 года приходные и расходные кассовые ордера стали бланками строгого учета. По какой стоимости следует учитывать бланки приходных и расходных кассовых ордеров? Как отразить их приобретение и списание в бухгалтерском учете?

ОТВЕТ: С 1 января 2008 года согласно постановлению КМУ “О дополнении приложения к постановлению Кабинета Министров Украины от 19 апреля 1993 г. № 283” от 06.06.2007 г. № 809 приходные и расходные кассовые ордера являются бланками документов строгого учета.

Какое бы мнение у нас с вами ни было по этому вопросу, а учитывать приходные и расходные кассовые ордера придется согласно требованиям, касающимся бланков строгого учета.

Если раньше можно было использовать сделанные самостоятельно электронные шаблоны таких бланков или приобретать их в местах продажи обычных бланков бухгалтерского учета, то теперь приходные и расходные кассовые ордера можно приобрести в местах, где торгуют бланками производителей - государственных специализированных предприятий, имеющих специальную лицензию на изготовление бланков строгого учета, выданную Минфином.

Следует отметить, что учет бланков строгого учета должен проводиться в разрезе их серий и номеров.

Типовые формы первичного учета бланков строгого учета, утвержденные приказом Министерства статистики Украины “Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности” от 11.03.96 г. № 67 (см. табл. 1)

Таблица 1

Напомним, что согласно п. 1.2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637, документом, применяемым для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, является Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы КО-3, КО-3а). Форма этого Журнала утверждена приказом Министерства статистики Украины “Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций” от 15.02.96 г. № 51.

Основанием для оприходования бланков строгого учета является накладная формы № СЗ-1. Кроме того, следует отметить, что отпуск бланков производится на основании доверенности типовой формы № М-2, утвержденной постановлением Государственного комитета СССР по статистике “Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций” от 28.12.89 г. № 241.

Прием бланков строгого учета оформляется актом формы № СЗ-4, который составляется в двух экземплярах. Если при проверке наличия бланков строгого учета при их поступлении выявлена недостача, то в этом акте указываются серия, номер и количество недостающих бланков. Один из экземпляров акта направляется поставщику для решения вопроса по недостаче бланков, выявления причин расхождения и принятия мер.

Для ведения учета бланков строгого учета на местах хранения применяют Книгу формы № СЗ-2. Эта Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Для ведения учета отдельных видов бланков строгого учета в книге выделяется одна или несколько страниц.

Бланки строгого учета должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, т. е. в местах, обеспечивающих их сохранность. Доступ к местам хранения бланков строгого учета должны иметь только материально ответственные лица, с которыми заключены договоры о материальной ответственности.

Выдача бланков лицам, которые их выписывают и регистрируют (в этом случае, вероятнее всего, это будет кассир или бухгалтер-кассир) осуществляется с обязательной записью в книге формы № СЗ-2 и подписью лица - получателя бланков. Кроме того, обычно в больших организациях для внутренней передачи бланков применяется накладная формы № СЗ-1.

Для ведения аналитического учета по выданным и использованным бланкам строгого учета применяется карточка-справка формы № СЗ-5. Она открывается на каждое материально ответственное лицо, осуществляющее учет бланков строгого учета, и на каждый вид бланков отдельно.

Основанием для ведения карточки-справки служат первичные документы: приходно-расходные накладные, акты проверки наличия бланков и акты на списание использованных бланков строгого учета.

На балансе бюджетных учреждений бланки “строгих” приходных и расходных кассовых ордеров учитываются на субсчете 331 “Денежные документы в национальной валюте”.

Кроме того, для учета бланков строгого учета Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 10.12.99 г. № 114, предусмотрен забалансовый счет 08 “Бланки строгого учета”.

Учет бланков производится по их номинальной стоимости, указанной на бланках, или фактической стоимости приобретения, если номинальная стоимость не определена.

Списание использованных бланков строгого учета с подотчета материально ответственных лиц производится, как правило, в конце отчетного периода. Для этого используется акт на списание формы № СЗ-3, который составляет специально созданная комиссия.

“Строгие” бланки приходных и расходных кассовых ордеров подлежат инвентаризации не реже одного раза в квартал согласно требованиям п. 1.5.11 Инструкции по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной совместным приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.98 г. № 90. Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков документов строгого учета и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности (приложение 8 к Инструкции по инвентаризации).

Если в ходе проведения инвентаризации выявлена недостача бланков строгого учета, то размер убытков, которые должно возместить материально ответственное лицо, определяется на основании п. 7 Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Так, размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) документов строгого учета исчисляется с применением коэффициента:

5 - к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгого учета, или к стоимости документов строгого учета, установленной законодательством;

50 - к стоимости приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строгого учета, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством.

Из сумм, взысканных согласно Порядку определения размера убытков, в первую очередь возмещаются убытки, причиненные учреждению. Оставшиеся средства перечисляется в Государственный бюджет Украины.

Рассмотрим учет приходных и расходных кассовых ордеров как бланков строгого учета на примере:

Учреждение приобрело 1 блок бланков приходных кассовых ордеров (50 шт.) и 1 блок расходных кассовых ордеров (50 шт.) по цене 18,00 грн. за блок (0,36 грн. за 1 шт., в том числе НДС - 0,06 коп.).

В январе было использовано 45 бланков ордеров, в том числе 30 - приходных и 15 - расходных.

Эти операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом (табл. 2).

Таблица 2

Итак, как учитывать “строгие” бланки приходных и расходных кассовых ордеров, мы разобрались. Возникает следующий вопрос: что делать с бланками “нестрогих” ордеров, которые приобретены учреждениями в прошлом году и остались неиспользованными, поскольку их уже нельзя использовать.

Бланки “нестрогих” приходных и расходных кассовых ордеров, которые были приобретены учреждениями и остались неиспользованными, следует списать с баланса как такие, которые согласно действующему законодательству не могут использоваться при оформлении кассовых операций.

Для этого приказом руководителя создается специальная комиссия (это может быть постоянно действующая комиссия), которая выносит решение о невозможности дальнейшего применения “нестрогих” кассовых ордеров и оформляет акт на списание этих ордеров. При списании материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, в том числе “нестрогих” бланков кассовых ордеров, следует соблюдать требования Типовой инструкции о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденной совместным приказом Государственного казначейства Украины и Министерства экономики Украины от 10.08.2001 г. № 142/181.

Что касается акта, которым оформляется списание, то его форма утверждена приказом Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130 “Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции по их составлению” (форма № С-2 Акт списания). Дальше “нестрогие” ордера утилизируют (возможная также сдача этих бланков в макулатуру).

Какая же ответственность предусмотрена за неиспользование “строгих” приходных и расходных кассовых ордеров?

Прежде всего соблюдение норм действующего законодательства должны контролировать должностные лица учреждений, организаций и заведений. Таким образом, именно они и будут нести ответственность, если кассовые операции будут оформлены без соблюдения норм действующего законодательства по использованию бланков кассовых ордеров строгого учета.

Если при проведении ревизии органами ГКРС будет установлен факт несоблюдения учреждением норм действующего законодательства по использованию приходных и расходных кассовых ордеров строгого учета, то на должностных лиц (руководителя и главного бухгалтера учреждения-нарушителя) будет наложен административный штраф в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 до 255 грн.). За повторное такое нарушение - от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.). Основание - ст. 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях.

Ольга Безрукавая,
заместить начальника отдела инспектирования
в сфере органов юстиции, правосудия,
охраны общественного порядка и обороны