ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
НАКАЗ
28.12.2002 N 747
Про затвердження інструкції з діловодства
в митній службі України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Державної
митної служби
N 640 від 30.07.2007
N 828 від 27.07.2010 )
Відповідно до пункту 2 постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 наказую:
1. Затвердити інструкцію з діловодства в митній службі України (далі - інструкція), що додається.
2. Заступникам Голови Служби, начальникам підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, керівникам митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій:
особисто ознайомитися з інструкцією, забезпечити її вивчення та дотримання вимог інструкції всіма працівниками;
визначити конкретних посадових осіб, на яких покладається здійснення діловодства в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях та їх підрозділах;
запровадити обов'язкове вивчення інструкції новоприйнятими працівниками;
здійснювати систематичні перевірки стану діловодства в митних органах, спеціалізованих митних установах і організаціях та їх підрозділах;
впроваджувати в роботу з документами сучасні засоби обчислювальної техніки.
Секретаріату Держмитслужби у двомісячний термін з дня підписання інструкції провести з працівниками підрозділів, відповідальними за діловодство, практичні заняття із її застосування.
3. Управлінню по роботі з особовим складом забезпечити включення до програми професійного навчання без відриву від служби курсу діловодства в митній службі України в обсязі 4-х годин. Для слухачів Академії митної служби ввести до програми навчання курс "Діловодство в митній службі України" в обсязі 12-и годин. У системі підвищення кваліфікації керівного складу передбачити заняття з діловодства в митній службі України в обсязі 2-х годин.
4. Секретаріату Держмитслужби України забезпечити тиражування та доведення цього наказу до митних органів, спеціалізованих митних установ і організацій України.
5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державної митної служби України від 06.04.98 N 184 "Про затвердження інструкції з діловодства в митних органах України".
6. Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Голови Служби Єгорова О.Б.
Голова Служби М.Каленський
Затверджено
Наказ Державної митної
служби України
28.12.2002 N 747
Інструкція
з діловодства в митній службі України
1. Загальні положення
1.1. Ця інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ і організацій (далі - митні органи) та регламентує порядок роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву.
1.2. інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документаційної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153 (далі - Примірна інструкція).
Діловодство за документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, і діловодство за зверненнями громадян здійснюються окремо. Порядок їх здійснення визначається інструкцією про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, та інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.
1.3. Викладені в інструкції правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у митних органах розроблено відповідно до положень Конституції ( 254к/96-ВР ) та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади; нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держмитслужби України; Примірної інструкції та рішень колегії Держмитслужби України з питань здійснення контролю за виконанням документів і дотриманням державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. Організаційно-методичну допомогу митним органам у вдосконаленні та організації діловодства подають архівні установи України, що розробляють і затверджують обов'язкові для виконання нормативно-правові акти з питань діловодства, мають право перевіряти стан діловодства в митних органах без вивчення змісту справ і вимагати від керівників цих органів усунення виявлених недоліків.
1.5. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів у митних органах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.
1.6. Відповідальність за організацію діловодства в митних органах України несуть їх керівники. Здійснення діловодства відповідно до вимог цієї інструкції покладається: у центральному апараті Держмитслужби України на Секретаріат, у митних органах на загальні відділи, групи документаційного забезпечення (далі - діловодна служба).
Працівники митних органів несуть персональну відповідальність за порушення вимог цієї інструкції та недотримання встановленого в митному органі порядку роботи з документами (за втрату, неналежне зберігання, відмову виконавця від отримання документа тощо).
У структурних підрозділах митних органів, у яких штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на посадову особу, яка спеціально вповноважується на це наказом митного органу, а її завдання, обов'язки та відповідальність визначаються посадовою інструкцією.
1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюють керівники митних органів. Керівник митного органу в межах наданих йому повноважень зобов'язаний:
вживати необхідних заходів для забезпечення безумовного виконання вимог цієї інструкції, зокрема заходів до скорочення обсягів службового листування;
не допускати вимагання від структурних підрозділів митного органу, інших установ, підприємств, організацій (далі - організації) і окремих громадян не передбачених нормативно-правовими актами документів, відомостей, звітів, зведень тощо, якщо це не викликано службовою потребою;
забезпечувати проведення регулярних перевірок (не рідше одного разу на два роки) стану діловодства в митному органі та його структурних підрозділах і вживати заходів до його поліпшення;
всебічно сприяти раціоналізації та автоматизації діловодних процесів, вживати заходів до оснащення діловодної служби сучасним обладнанням, автоматизованими робочими місцями, локальними обчислювальними мережами на базі персональних комп'ютерів, засобами оргтехніки, витратними матеріалами й канцелярським приладдям;
сприяти організації навчання й підвищення кваліфікації працівників діловодної служби митного органу та його структурних підрозділів;
здійснювати контроль за обов'язковим дотриманням у митному органі, його структурних підрозділах і у підпорядкованих митних органах вимог до складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених цією інструкцією.
1.8. У разі відпустки працівника, його відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі невиконані ним службові документи за вказівкою керівника підрозділу передаються посадовій особі, що заміщує відсутнього.
При звільненні працівника всі документи, журнали, печатки, штампи тощо, що за ним значилися, передаються його безпосередньому начальникові.
1.9. Митні органи України здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування державною мовою.
1.10. Відповідальність за недотримання встановлених термінів і неналежну якість виконання документів несуть безпосередні виконавці.
1.11. Відповідальність за недотримання вимог до роботи зі службовими документами несуть керівники митних органів та начальники підрозділів Держмитслужби України.
2. Документування управлінської діяльності митних органів
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.
2.3. Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.
2.4. Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:
Конституція ( 254к/96-ВР ) та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;
провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;
потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.
2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.
Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.
2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.
Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.
2.9. Митний орган під час здійснення оперативних зв'язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.
2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.
3. Прийняття, розгляд і реєстрація документів
3.1. Прийняття документів
3.1.1. Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою.
У разі надходження документів з органів вищого рівня в неробочий час вони приймаються черговим по митному органу, який, перевіривши наявність документів за реєстром, передає їх наступного робочого дня до діловодної служби, а документи з позначкою "Терміново" - одному з присутніх керівників митного органу, зробивши про це відповідну відмітку в книзі обліку вхідних документів та на конвертах, які передає після розгляду до діловодної служби.
3.1.2. Кореспонденція, що надходить до митних органів України іноземними мовами, передається для перекладу або анотації за реєстром:
- у Держмитслужбі - до Управління міжнародного митного співробітництва;
- у митних органах - працівникам, визначеним керівником митного органу, які володіють відповідними мовами й отримують надбавку до посадового окладу за їх використання в роботі.
Не пізніше ніж через 3 доби ці документи разом з перекладом (анотацією) повертаються до діловодної служби для реєстрації та подальшого опрацювання.
Якщо переклад не може бути здійснений працівниками митного органу, то для цього на договірних засадах залучаються компетентні фахівці, яким передається ксерокопія документа.
3.1.3. Документи, що надходять до митних органів засобами електронного й факсимільного зв'язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийняття та передаватися для реєстрації до діловодної служби.
3.1.4. Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.
3.1.5. У діловодній службі митного органу розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". При розкритті конвертів перевіряється відповідність номерів документів їх номерам зазначеним на і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, то складається акт у двох примірниках (за довільною формою), один з яких надсилається відправникові разом з документами, що підлягають поверненню, а другий зберігається в справі діловодної служби.
У разі отримання поштового відправлення в пошкодженому конверті про це робиться відмітка в поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються й додаються до документів, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час фактичних відправлення та одержання документа або якщо в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів їх номерам на конверті.
3.1.6. Документи, неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, повертаються відправнику після складання акта разом з одним його примірником, надіслані не за адресою - пересилаються адресатові.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби митного органу або іншою вповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом митного органу, і такі, що передаються для розгляду виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення при потребі термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо їх керівникам.
3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня в разі надходження їх у неробочий час. Доручення, телеграми, телефонограми й телефакси органів вищого рівня, одержані в робочий час, розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про митний орган та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів тощо.
3.2.5. Керівництву митного органу в першу чергу передаються закони України, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності митного органу та потребують вирішення керівництвом.
3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи діловодна служба за погодженням з керівником митного органу може розробляти графіки доставки кореспонденції керівництву та отримання документів структурними підрозділами.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.
При реєстрації документів, що надходять до митного органу, на лицьовому боці першого аркуша кожного з них у нижньому правому кутку проставляється реєстраційний штамп, на якому зазначено найменування митного органу (при децентралізованій реєстрації - назву підрозділу) і до якого вносяться необхідні записи. За відсутності вільного від тексту місця відбиток штампа наноситься на текст. Записи виконуються чорнилом чи пастою, помітного кольору на фоні тексту документа. Місце для відбитка штампа слід обирати так, щоб ним не були закриті важливі фрагменти тексту.
3.3.2. Як правило, реєстрація документів повинна проводитися централізовано.
Децентралізована реєстрація документів допускається в митних органах з обсягом документообігу понад 20 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності органу, і запроваджується наказом митного органу.
Місце реєстрації документів визначається керівником митного органу; він же затверджує перелік документів, що не підлягають реєстрації в діловодній службі. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в додатку 1 до цієї інструкції.
3.3.3. Реєстрації в діловодній службі підлягають документи, що потребують обліку, виконання або призначені для використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні; річні бухгалтерські й фінансові звіти тощо), як ті, що створюються та використовуються в митному органі, так і ті, що надходять з інших організацій і від громадян, крім зазначених у додатку 1 до цієї інструкції.
Реєстрації підлягають як машинописні (рукописні) документи, так і виготовлені чи отримані за допомогою комп'ютерної або факсимільної техніки.
3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в митному органі лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється, але обов'язково обліковується.
3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора (кореспондента) і змісту. Окремо реєструються накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників; протоколи нарад керівного складу; акти ревізій фінансово-господарської діяльності, перевірок оперативно-службової діяльності, службових розслідувань та інвентаризаційних комісій; бухгалтерські документи тощо.
3.3.6. Документи реєструються за наскрізною нумерацією, окремою для кожної групи документів. При цьому документові надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається:
для вхідних документів - з порядкового номера та індексів за переліком кореспондентів і номенклатурою справ;
для вихідних документів - з індексів підрозділу за переліком кореспондентів, у якому готувався документ, посадової особи, що підписала документ, тощо та порядкового номера.
Документи, що надійшли до митного органу факсимільним чи електронним зв'язком, реєструються з доданням позначки відповідно "F" або "ЕП".
Реєстраційні індекси документів інших груп, як правило, складаються з порядкового номера й позначок, установлених для конкретної групи.
3.3.7. Для реєстрації вхідних документів застосовуються єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері (додаток 2), і створювані на кожний календарний рік окремо основна та допоміжна картотеки.
3.3.8. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється в реєстраційно-контрольній картці, що містить обов'язкові реквізити (додаток 3), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів.
Обов'язкові реквізити в разі потреби можуть бути доповнені такими відомостями: прізвищем безпосереднього виконавця, розпискою виконавця про одержання документа, фактичним терміном виконання, інформацією про додатки до документа тощо. Порядок розміщення реквізитів на полі картки визначатися митним органом.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані банки реєстраційних даних забезпечують працівників інформацією про всі документи та місце їх розміщення (перебування) шляхом виведення інформації на екран монітора та її роздруковування. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна забезпечуватися сумісність традиційної та автоматизованої систем реєстрації та пошуку.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано в місцях автоматизованої реєстрації й оброблення інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації, а також точну адресу місця знаходження документа в момент пошуку.
3.3.9. Реєстраційно-контрольні картки можуть групуватися в довідкові картотеки, що створюються окремо на кожний календарний рік.
3.3.10. Усі документи, що надходять до структурних підрозділів, підлягають обов'язковому обліку (реєстрації). Облік документів, що надійшли до підрозділу митного, органу може здійснюватися за реєстраційно-контрольними картками або за журнальною формою.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в митних органах чи їх підрозділах з обсягом документообігу від 2500 до 3000 документів на рік (додатки 4, 5).
3.3.11. Журнали реєстрації та обліку документів загального діловодства, їх ксерокопій не нумеруються й не прошиваються.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів у митних органах повинен використовуватися папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкуються через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами. Початок абзаців - із 6-го символа.
4.1.2. З метою прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити, як правило, одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів і узагальнюючих документів.
4.1.3. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з цього питання документів.
4.1.4. Відповідальність за зміст, правильні підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів митного органу та безпосередніх виконавців.
Відповідальність за зміст документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.
4.1.5. Службові й доповідні записки, адресовані керівництву митного органу, приймаються для реєстрації діловодною службою з обліковими номерами цих документів, наданими останнім структурними підрозділами.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Як правило, усі службові документи (за винятком зазначених у п. 4.2.3) повинні оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:
установлюються два види бланків: номерний бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6 (для регіональних митниць), 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо потрібна їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від лівого й правого полів бланка) або прапоровим способом (кожний рядок реквізиту починається від лівого поля);
бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору;
бланки документів повинні мати такі поля:
ліве - 25 міліметрів;
верхнє - не менш як 10 міліметрів;
праве й нижнє - не менш як 15 міліметрів.
Бланки з найменуванням митного органу можуть замовлятися:
- Державною митною службою України:
- регіональними митницями, митницями,
- іншими установами й організаціями митної служби України.
Структурні підрозділи користуються бланками митного органу, до складу якого вони входять, на яких найменування цих підрозділів додруковуються нижче найменування митного органу.
4.2.2. Номерні бланки зберігаються в металевих шафах чи сейфах. Особа, що відповідає за збереження бланків, повинна вести облік їх використання. На зіпсовані бланки складається акт про знищення, про що робиться відмітка в журналі обліку. Використовувати бланки митних органів для особистих звернень до державних і громадських організацій забороняється.
4.2.3. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки, листи одного підрозділу митного органу до іншого тощо) і документи, створювані від імені кількох або більше підрозділів оформлюються не на бланках.
У цих документах найменування підрозділів зазначаються в найменуваннях посад у реквізиті "Підпис".
Наприклад. Начальник вантажного відділу Бориспільської митниці (підпис).
4.2.4. Документ оформлюється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний текст документа повинен містити граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовувати під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування складання документа, у другій наводяться висновки, пропозиції, рішення, доручення чи прохання.
Форма анкети використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання й збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про кількох об'єктів за обсягом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення на ПК, об'єкти, ознаки та їх показники в разі потреби кодуються.
Працівники митних органів для вирішення службових питань використовують також доповідні й службові записки.
Доповідна записка - документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).
Службова записка - документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.
Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, надаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов'язків).
4.2.5. Службовий документ, що створюється в митному органі, повинен мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додатки 9,10, 10-а, 10-б): малий герб України, найменування митного органу - автора документа, назву виду документа (не зазначається в листах), дату, номер чи індекс, гриф обмеження доступу (у разі потреби), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, прізвище й номер телефону виконавця, відмітку про виконання.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його оброблення.
Нормативно-правові акти, що відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10 см) для запису про державну реєстрацію.
4.2.6. Найменування митного органу на бланках документів і в документах повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про цей орган. Скорочене найменування вживається тільки в разі, якщо воно офіційно визначено в положенні про митний орган. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
4.2.7. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції митного органу, змістові управлінської діяльності.
4.2.8. Заголовок до документа повинен містити короткий і ємний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника й відповідати на питання "про щоі", "чогоі". Наприклад: наказ (про щоі) про створення митного органу, або наказ про заохочення співробітників відділу митниці; протокол (чогоі) засідання експертної комісії.
Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється готувати без заголовка.
Тексти телефонограм, телеграм і повідомлень заголовків не мають.
4.3. Датування документів
4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації.
4.3.2. Дати підписання й затвердження документів, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 18 січня 2003 року слід писати: 18.01.03.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то слід писати, наприклад, 3 квітня 2003 року, або 03.04.03. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2003 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, що його підписує або затверджує, у момент підписання чи затвердження.
4.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).
4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом (за винятком номера наказу) на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється ліворуч нижче підпису. Дата затвердження документа зазначається у грифі затвердження.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів.
Порядок оформлення індексу документа визначається прийнятою в митному органі системою індексації документів.
4.4.2 Індекси вхідних і створених митним органом документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися прийнятими в митному органі індексом внутрішнього чи зовнішнього кореспондента, індексом за номенклатурою справ, індексом напряму діяльності, підрозділу тощо. Перелік індексів внутрішніх та зовнішніх кореспондентів (прийнятих у центральному апараті Держмитслужби), наведено в додатку 11.
4.4.3. Номер спільного нормативно-правового акта повинен складатися з номерів, присвоєних документу в організаціях, що видали його, які проставляються через косу риску.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби визначення доцільності створення документа, його обґрунтованості та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватись як у митному органі зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.
4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Начальник Управління правової роботи
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша примірника проекту документа, що залишається в митному органі.
4.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник Управління технологій митного контролю
Підпис, ініціали, прізвище
Зауваження й пропозиції додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідаються виконавцем документу особі, що підписує документ.
4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами.
4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, якою погоджується проект документа (включаючи найменування митного органу, іншої організації), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження й засвідчується гербовою печаткою відповідного органу чи організації, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Голови Держмитслужби України
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної комісії України
Дата, N
4.5.7. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, то складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в проекті документа на місці грифа погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається".
Аркуш погодження оформлюється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
Підпис, ініціали, прізвище Підпис, ініціали, прізвище
Дата Дата
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, установленої чинними нормативно-правовими актами.
У митному органі документи підписуються лише його керівником або заступником керівника відповідно до повноважень.
Документи, що надсилаються Держмитслужбою України митним органам, підписуються Головою Держмитслужби України, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Держмитслужби України відповідно до встановлених повноважень. Документи, що надсилаються регіональними митницями підпорядкованим їм митницям, підписуються начальниками регіональних митниць або їх заступниками.
4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, що підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого, - якщо документ, надруковано на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. ініціали й прізвище друкуються на рівні останнього рядка назви посади, наприклад:
Начальник Управління
тарифного регулювання Державної
митної служби України Підпис, ініціали, прізвище
Начальник Управління
тарифного регулювання Підпис, ініціали, прізвище
4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня чи стороннім організаціям, керівник підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком митним органам чи структурним підрозділам митного органу підписується тільки оригінал, що залишається в справі митного органу - автора, а на місця діловодною службою надсилається документ електронною поштою або його ксерокопії, які при потребі засвідчуються.
4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним послідовно відповідно до рівня посади, наприклад:
Начальник Управління
податків та зборів Підпис, ініціали, прізвище
Заступник начальника
Управління технологій
митного контролю Підпис, ініціали, прізвище
4.6.7. У разі підписання документа кількома особами, що займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Заступник Голови Державної Заступник Міністра
митної служби України юстиції України
Підпис, ініціали, прізвище Підпис, ініціали, прізвище
4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем, наприклад:
Голова комісії Підпис, ініціали, прізвище
Секретар комісії Підпис, ініціали, прізвище
Під документом, підготовленим комісією, зазначаються особи згідно з розподілом їх обов'язків у складі комісії, наприклад:
Голова комісії Підпис, ініціали, прізвище
Члени комісії Підпис, ініціали, прізвище
Підпис, ініціали, прізвище
4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено в проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").
Забороняється підписання документа з прийменником "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено в додатку 12 до цієї інструкції.
4.6.11. Затвердження документа здійснюється шляхом проставлення грифа затвердження або шляхом видання наказу. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися наказом митного органу.
4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Державної митної служби України
Підпис, ініціали, прізвище
Дата
4.6.13. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф затвердження за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної митної служби України
20.01.03 N 15
4.6.14. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа, що затверджується.
4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян (фізичних осіб) і підприємств, установ, організацій (юридичних осіб), фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, також на договорах, посвідченнях, довіреностях тощо підпис керівної особи митного органу повинен завірятися гербовою печаткою.
Перелік інших документів, на яких підпис керівника завіряється гербовою печаткою, визначається митним органом на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13 до цієї інструкції).
Якщо документ, що потребує завірення гербовою печаткою, не входить до цього переліку, то питання проставлення на ньому гербової печатки розглядається в кожному конкретному випадку керівником митного органу.
Печатка (негербова), яка відтворює найменування митного органу або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються до інших установ, і на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, що підписала документ.
4.6.16. Гербова печатка митного органу зберігається в сейфі начальника загального відділу (діловодної служби). Начальник загального відділу (керівник діловодної служби) несе відповідальність за її збереження й використання.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.
У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Міністерство охорони здоров'я України
Головне лікувальне управління
Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство промислової політики України
Управління справами
Головному спеціалісту
Прізвище, ініціали
У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Державного комітету
архівів України
Прізвище, ініціали
У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, то адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Начальникам регіональних
митниць
Начальникам митниць
центрального підпорядкування
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається розрахунок розсилки, а на кожному примірнику документа зазначається тільки один адресат.
4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу
"Архіви України"
вул. Солом'янська, 24,
Київ-110
04110
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:
Прізвище, ініціали
вул. Дегтярівська, 30, кв. 4
Київ
04119
4.7.3. У разі надсилання документа органам державної влади й постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція - це зроблений керівником митного органу напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Якщо доручення надається кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
4.8.3. Резолюції на документах терміни виконання яких визначено та які не потребують додаткових вказівок, містять тільки прізвище виконавця, підпис автора резолюції, дату.
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Якщо резолюцією керівника митного органу визначено завдання його заступникам, то при потребі деталізації порядку виконання завдань на документі мають бути відповідно і їх резолюції.
На документах, що надходять до структурного підрозділу, керівник цього підрозділу обов'язково визначає безпосередніх виконавців.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання й уточнюються виконавці.
4.8.5. Якщо копія документа надійшла до митного органу електронною поштою раніше паперового примірника, то паперовий примірник на розгляд керівництву не подається, а на ньому робиться примітка: "Див. документ N_______" або " До вх. N______".
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Під час проходження документа в митному органі обов'язково робляться такі відмітки:
про надходження (реєстрацію) документа - у нижній частині правого поля першого аркуша документа (скорочене найменування митного органу, дата надходження документа, індекс документа);
про виконання документа й направлення його до справи - у нижній частині лівого поля першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання; слова "До справи" і номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата внесення запису, найменування посади й підпис керівника підрозділу), який виконував документ, наприклад:
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
в телефонній розмові 05.03.97
Посада, ініціали, прізвище
Відмітка "До справи" заноситься до контрольно-реєстраційної картки та свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
4.9.2. Кожний документ на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з його прізвища й номера службового телефону, наприклад:
Власенко, 247 12 64.
У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:
Кравченко 551 47 12
ЛГ 5 12.01.98
В окремих випадках з урахуванням специфіки змісту документа за мотивованим рішенням керівника підрозділу, що готував документ, з викладеного вище правила можуть бути зроблені винятки.
4.10. Оформлення копій документів Оформлення завізованих проектів вихідних документів
4.10.1. Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника митного органу або керівника відповідного структурного підрозділу. Митний орган або його структурний підрозділ може засвідчувати копії документів, що створюються в процесі його діяльності, а також копії документів інших організацій, зареєстрованих діловодною службою, виготовлені на запити правоохоронних, податкових та інших органів.
Під час вирішення питань прийняття громадян на роботу чи навчання, для засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників митний орган може виготовляти для власних потреб копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способами або за допомогою засобів комп'ютерної чи розмножувальної техніки. Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю, включаючи реквізити бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" проставляється у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади й особистого підпису особи, що засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії та розміщується нижче реквізиту "Підпис", наприклад:
Згідно
Інспектор загального
відділу Секретаріату Підпис, ініціали, прізвище
Дата
4.10.3. На копіях документів або завізованих проектах вихідних документів, що залишаються в справах, реквізити бланків не відтворюються, зазначаються лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, або номер (для наказів, тощо), посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, ініціали, прізвище й дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
__________________________________________________________________
(текст)
__________________________________________________________________
Найменування посади
ініціали, прізвище Слово "Підпис"
Згідно
Інспектор загального відділу
(Секретаріату) Підпис, ініціали, прізвище
Дата
На завізованих проектах вихідних документів повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, і візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідного митного органу або його структурного підрозділу (загального відділу). Завізований примірник проекта вихідного документа повинен містити всі зміни та виправлення, внесені до проекту документа при його погодженні й підписанні.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів, а саме:
що затверджуються або вводяться в дію наказом (додатки до розпорядчих документів);
що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах.
У наказі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:
"Розробити й подати на затвердження заходи з виконання рішення колегії за формою, наведеною в додатку 1".
Додатки до наказу повинні мати відмітку з посиланням на цей наказ, його дату й номер. Відмітка робиться праворуч на верхньому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу Держмитслужби
України
19.05.03 N 45
За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "N" перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до наказу повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів митного органу, у яких вони підготовлені, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх потрібно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану капітального
будівництва пунктів пропуску у II кварталі 2002 р. на 5 арк.
в 1 прим.
2. Табель штатного комплектування митних органів
транспортними засобами на 2 арк. в 1 прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформлюється таким чином:
Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.01
N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), то кількість аркушів не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу, або
Додатки: 1. Довідка на 4 арк. в 1 прим. на першу адресу.
2. Ксерокопія вантажної митної декларації на 1 арк. в 1 прим. на другу адресу.
3. Витяг з довідки на 1 арк. в 1 прим. на третю адресу.
Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі у відмітці про наявність додатків, зазначається "тільки адресатові".
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються комп'ютерним і друкарським способами
4.12.1. У структурних підрозділах митних органів друкуються тільки службові документи. Рукописи, що передаються на друкування, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.
Рукописи, написані нечітко, світлим кольоровим чорнилом (пастою) або олівцем, до друку не приймаються.
На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників потрібно друкувати, на папері якого формату, дату передання матеріалів до друку.
4.12.2. Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкують через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами, початок абзаців у тексті - із 6-го символу.
4.12.3. Документ має поля: ліве - 25 мм, верхнє - не менш як 10 мм, праве й нижнє - не менш як 15 мм.
4.12.4. Назва установи та посада адресата наводяться повністю. ініціали адресата зазначаються після прізвища, пропуск між ініціалами не робиться. Розмір шрифту - 14.
4.12.5. Реквізити документів, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. У реквізитах "Заголовок до тексту", "Додаток", "Підстава" та "Прізвище виконавця й номер його телефону" розмір шрифту - 12. Реквізити документа відокремлюються один від одного 3 міжрядковими інтервалами.
4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.
4.12.7. Реквізити "Додаток", "Підстава", "Наказую", "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), найменування посади в реквізитах "Підпис" і "Гриф погодження", "Прізвище виконавця й номер його телефону" друкують з нульової позиції.
4.12.8. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" і розділових знаків.
4.12.9. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, то виконавець повертає особі, яка друкувала, надруковані аркуші з рукописом для виправлення.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Підрозділ, що здійснює розмноження документів з використанням засобів розмножувальної техніки залежно від їх виду визначається керівником митного органу, а потреба розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися безпосередньо в структурному підрозділі за допомогою наявних засобів оргтехніки тільки за погодженням з начальником підрозділу та з обов'язковим обліком виготовлених копій в окремому журналі цього підрозділу.
4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (копіювально-розмножувальним бюро тощо), а в разі його відсутності - підрозділом, визначеним керівником митного органу, згідно з такими правилами:
для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 14);
документи на розмноження передаються до копіювально-розмножувального бюро із замовленням;
замовлення реєструється в спеціальному журналі обліку роботи копіювально-розмножувального бюро (додаток 15) та установлюється термін його виконання. Під час одержання розмноженого документа особа, що його одержує, зазначає дату й розписується на замовленні;
оригінали документів після виготовлення їх копій повертаються замовнику.
4.13.4. Організація технічного обслуговування копіювально-розмножувальних технічних засобів, придбання потрібних для їх функціонування витратних матеріалів (паперу, тонеру тощо) забезпечуються адміністративно-господарськими підрозділами митних органів.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів (колегії Держмитслужби України)
4.14.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються зміст питання, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, що готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за потрібне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися керівнику колегіального органу не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:
доповідну записку (адресовану колегіальному органу), у якій ґрунтовно викладено питання з висновками й пропозиціями;
проект рішення колегіального органу, а в разі потреби - і проект наказу;
довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;
список осіб, що запрошуються на засідання колегіального органу.
4.14.3. Під час кожного засідання колегіального органу ведеться протокол.
Документи, подані для розгляду колегіальним органом, і по одному примірнику їх копій зберігаються в секретаря колегіального органу за кожним засіданням окремо.
4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів митного органу.
4.14.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд і перевіряє правильність їх оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіальним органом секретар доповідає про це керівникові колегіального органу, який вирішує, буде це питання розглядатися на засіданні чи буде зняте з порядку денного.
4.14.7. Особи, що одержали проекти рішень та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи митного органу та за викликом Держмитслужби України у межах асигнувань, передбачених кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, то керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я керівника митного органу або його заступника зазначає, куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника.
Доповідна записка разом з проектами наказу та посвідчення про відрядження передається керівникові митного органу, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 16).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у 3-денний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання й подає авансовий звіт за встановленою формою.
Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання й візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії митного органу.
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються централізовано в день їх підписання керівництвом митного органу або протягом наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації в діловодній службі чи у відповідному структурному підрозділі митного органу.
5.2. Під час прийняття від виконавців вихідних документів діловодною службою обов'язково перевіряється:
правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;
правильність зазначеної адреси;
наявність усіх потрібних підписів на документі та додатках до нього, реквізитів виконавця (прізвища, номера телефону);
наявність віз на копії чи другому примірнику проекту документа, що залишається в митному органі;
наявність на документі відмітки про додатки та самих додатків;
відповідність кількості примірників документа кількості адресатів;
наявність відмітки про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень).
У разі виявлення в підписаному керівником документі порушення вищезазначених вимог до оформлення документ повертається виконавцю на доопрацювання без реєстрації.
5.3. На оригіналах документів, що підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки робиться відмітка або ставиться штамп "Підлягає поверненню".
5.4. Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому.
Якщо додатки надсилаються в кількох пакетах, то супровідний лист вкладається в перший пакет, на ньому проставляється номер цього листа, а на інших пакетах - цей же номер з доданням перед ним прийменника "до".
5.5. У разі надсилання кореспонденції адресату поштою, крім найменування установи та прізвища й ініціалів посадової особи, слід зазначати точну адресу (прізвище адресата, вулицю й номер будинку, місто, область і поштовий індекс).
При надсиланні документів до військових частин, розміщених на території України, на конверті зазначається поштовий індекс населеного пункту або пункту приписки військової частини до підприємства зв'язку, умовне найменування військової частини, пишуться слова "командиру частини".
5.6. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах, на яких зазначаються машинописним способом адреси одержувача та відправника.
5.7. Пересилання справ про контрабанду та порушення митних правил, бланків суворої звітності, печаток, штампів здійснюється через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами в правому верхньому кутку робиться відмітка "Службовий", проставляється підпис особи, що конвертувала пакет, і мастикова печатка "Для пакетів", праворуч нижче зазначається адреса одержувача, номери вкладених матеріалів (супровідних листів), а вгорі ліворуч - адреса відправника. На зворотному боці пакета в місцях з'єднання клапанів проставляється мастикова печатка "Для пакетів".
5.8. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, адресат, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія.
5.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під підпис у розносній книзі або на копії документа, яка залишається в справах митного органу.
5.10.У разі необхідності термінової доставки документів до державних органів ці документи можуть бути передані діловодною службою керівництву митного органу з відповідною відміткою в реєстраційній картці або під підпис особі, визначеній керівником структурного підрозділу, у якому готувався документ.
5.11. Зареєстровані листи-відповіді, адресовані організаціям, на прохання останніх можуть передаватися безпосередньо їх уповноваженим представникам тільки працівником діловодної служби (при пред'явленні документа, що засвідчує повноваження та особу) під підпис у книзі реєстрації документів або на копії документа, що залишається в справі митного органу.
5.12. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в митних органах, які є авторами цих документів. До інших митних органів та сторонніх організацій надсилаються завірені копії документів.
5.13. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються на магнітних носіях (із супровідним листом) в упаковці, що відповідає технічним вимогам до збереження носіїв і записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.14. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи й окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу (діловодної служби) у години, установлені внутрішнім розпорядком роботи митного органу.
5.15. Передання службових документів митних органів особам, установам та організаціям, які не зазначені в цих документах як адресати або не внесені до розрахунку розсилки, забороняється.
5.16. Оприлюднення службових документів митних органів здійснюється тільки з дозволу керівника митного органу, який їх підписав.
( Розділ 6 втратив чинність на підставі Наказу
Державної митної служби N 828 від 27.07.2010 )
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.
7.1.3. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Примірну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.
7.1.4. Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.
Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.
7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.7. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.
7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого митного органу (накази, рішення тощо), планово-звітна документація й листи. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.
7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов'язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів:
перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;
другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу;
третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.
7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.
7.1.13. Спеціалізовані митні управління й організації, що належать до сфери управління Державної митної служби України, складають окремі номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ Держмитслужби.
7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність митного органу в цілому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурні підрозділи; штатний розпис; примірна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в митному органі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рік.
7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.
Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.
Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.
7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи митного органу.
До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.
Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.
7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.
7.1.18. Зведена номенклатура справ митного органу після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником митного органу (додаток 20). Митні органи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.
7.1.19. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ митного органу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ до архівного підрозділу митного органу тощо.
7.1.20. Наприкінці року зведена номенклатура справ митного органу обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник діловодної служби. Про фактичну наявність заведених протягом року справ повідомляється керівник архівного підрозділу митного органу (особа, відповідальна за архів).
7.1.21. Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примірниках, кожний з яких повинен містити гриф погодження з відповідним державним архівом.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:
перший - зберігається в справі діловодної служби;
другий - передається до архівного підрозділу митного органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;
четвертий - згідно з розділами номенклатури, направляється для практичної роботи до відповідного структурного підрозділу.
7.1.22. Зведена номенклатура справ митного органу, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується керівником митного органу.
Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях митного органу.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, розмножених копій документів;
документи, що надійшли електронною поштою й містять резолюцію керівництва, підшивати до справ разом з паперовим примірником;
групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особова справа формується протягом усього часу роботи особи в митному органі;
групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового термінів зберігання.
7.2.3. Як виняток, коли цього потребує специфіка роботи митного органу, документи постійного й тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні діловодного року або перед переданням справи до архівного підрозділу митного органу документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:
в одну справу - документи постійного, в іншу - тимчасового зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;
якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані в справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання до чинної номенклатури справ.
7.2.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).
Її оформлення включає такий обов'язковий комплекс робіт, як опис усіх реквізитів справи на обкладинці, підшивання документів після їх групування, нумерацію аркушів справи та їх внутрішній опис, проставлення засвідчувального підпису в кінці справи.
7.2.5. Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.
Нумерація аркушів справи здійснюється чорним графітовим олівцем чи нумератором у правому верхньому куті аркуша, не зачіпаючи текст документа. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
У разі виявлення помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація: старий номер закреслюється однією косою рискою й поряд ставиться новий номер.
У кінці справи ставиться новий засвідчувальний запис, попередній закреслюється й зберігається в справі.
7.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників групуються в різні справи.
7.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, проекти й копії рішень тощо).
Протоколи групуються в хронологічному порядку й за номерами.
Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.
7.2.8. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності митного органу. За невеликої кількості таких документів вони формуються в одну справу. У кожній справі документи систематизуються за датами доручень.
7.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.
7.2.10. Листи групуються за змістом та кореспондентським принципом і систематизуються в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.
7.2.11. Підрозділам митних органів дозволяється формування інших справ з питань, що належать до їх компетенції.
7.2.12. Особові справи працівників митних органів формуються та ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731, зі змінами й доповненнями.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання й до особових справ не включаються.
Копії наказів про зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це в доповнення до особової картки.
7.2.13. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.14. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у митному органі та його структурних підрозділах здійснюється діловодною службою.
7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передання їх до архівного підрозділу митного органу зберігаються за місцем їх формування в справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси згідно з номенклатурою.
7.3.2. У разі зберігання справ у структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися з обмеженням доступу до них сторонніх осіб у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються в секретаря. На стрічці й коробці робиться відмітка про дату засідання й час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.
7.3.5. Видача справ у тимчасове користування стороннім організаціям здійснюється з дозволу керівника митного органу. На видану справу заводиться картка - замінник справи, у якій зазначаються назва структурного підрозділу, номер справи, дата її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні й прийнятті справи.
7.3.6. Підрозділи по боротьбі з контрабандою та порушеннями митних правил і підрозділи власної безпеки митних органів, наділені правами контролю за дотриманням законодавства, мають право позачергового отримання будь-яких документів, зданих до архіву.
Забороняється видача структурним підрозділам митного органу справ, зданих до архіву підрозділами по боротьбі з контрабандою та порушеннями митних правил і підрозділами власної безпеки митних органів, без погодження з керівниками цих підрозділів.
7.3.7. Вилучення документа зі справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника митного органу з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого й тимчасового (понад 5 років) термінів зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу митного органу для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 5 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за погодженням з його керівником.
8.2. Підготовка документів до передання до архівного підрозділу митного органу включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передання справ до архівного підрозділу митного органу й забезпечення схоронності документів.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання, а також для відбору на державне зберігання. Проведення експертизи цінності документів організується архівним підрозділом (чи особою, відповідальною за ведення архіву) митного органу.
8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у митних органах створюються постійно діючі експертні комісії.
8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
8.6. Знищенню підлягають документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, або документи, термін зберігання яких закінчився.
Виділення документів для знищення й складання про це акта проводяться після підготовки описів справ постійного й тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертних комісій митних органів одночасно з описами справ і погоджуються з відповідними місцевими державними архівами (додаток 21).
Акти митного органу про передання документів на державне зберігання затверджуються керівником цього органу після затвердження описів справ постійного терміну зберігання експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.
8.7. Після затвердження акта про виділення для знищення документів вони здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу митного органу господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини. При цьому слід дотримуватись порядку, що унеможливлює ознайомлення сторонніх осіб з матеріалами, які повинні бути знищені, а також випадкове знищення документів.
8.8. Документи митного органу групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого (понад 10 років) термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшиванню в обкладинку з твердого картону; нумерації аркушів у справі; складанню підсумкового напису; складанню (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформленню обкладинки справи.
8.9. Документи тимчасового терміну зберігання (до 5 років), сформовані в справи, не підшиваються, аркуші в справі не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.
8.10. Окремі групи справ постійного зберігання (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), найменування яких не повністю розкривають зміст справ, повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи й містить перелік індексів документів у справі, короткий зміст останніх, їх дату й номери аркушів у справі.
8.11. Обкладинки справ постійного й тривалого терміну зберігання оформлюються за встановленою формою (додаток 22).
8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання вносяться необхідні уточнення; перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змістові підшитих документів; у разі потреби до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).
8.13. Дати на обкладинці справи повинні відповідати рокам початку й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "Є документи за ... роки".
8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
8.15. На обкладинці справи проставляється її номер за описом; за погодженням з архівним підрозділом митного органу - номер опису й фонду.
8.16. У разі зміни назви митного органу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або при переданні справи до іншого митного органу (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва митного органу (структурного підрозділу).
8.17. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, а також справ особового складу.
8.19. Описи справ категорій, зазначених у пункті 8.18 цієї інструкції, як митного органу в цілому, так і кожного його структурного підрозділу складаються окремо за встановленою формою (додаток 23).
8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу митного органу.
8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:
номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового індексу структурного підрозділу згідно з номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, і останніх двох цифр року, у якому заведено справи.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання та справ особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2001 році, будуть мати номери: 5 П-01; 5 Т-01; 5 О/С-01;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком";
графа опису "Примітки" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам митного органу, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і митного органу;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, а інші відомості про ці справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, що значаться за описом (цифрами й літерами), першого й останнього номерів справ за описом, а також запис про наявні особливості нумерації справ в описі (пропущені номери справ, номери з доданням літери, тощо).
До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у справі N ______ розділу за _________ рік".
8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником діловодної служби митного органу та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в митному органі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.
8.24. Опис справ структурного підрозділу митного органу складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архівного підрозділу митного органу, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається в трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу засідання ЕК.
8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ митного органу, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.
8.26. Зведений опис справ постійного терміну зберігання митного органу складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ діловодством. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники опису, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається митному органу. Відповідно до затверджених описів митний орган зобов'язаний передавати справи до державного архіву в установлені терміни.
8.27. Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і опис справ постійного терміну зберігання.
Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.
8.28. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, реєстраційно-контрольними картками на документи передаються до архівного підрозділу митного органу через два роки після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються до архівного підрозділу у 2003 році). Належно оформлені справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу й раніше зазначеного терміну за рішенням керівника митного органу.
Передання справ до архівного підрозділу митного органу здійснюється за технологічною схемою та графіком, складеним особою, відповідальною за ведення архіву, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником митного органу.
Якщо окремі справи потрібно залишити в діловодстві для подальшої поточної роботи, то архівний підрозділ митного органу оформлює видачу справ у тимчасове користування.
8.29. Прийняття (передання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого термінів зберігання передаються до архівного підрозділу за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу митного органу розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й словами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі митного органу.
Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за номенклатурою справ.
8.30. Справи передаються до архівного підрозділу митного органу, зв'язаними належним чином.
8.31. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) схоронність документів у митному органі забезпечується наявністю архівного підрозділу або посадової особи, відповідальної за ведення архіву.
9. Функції діловодної служби
9.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган і цієї інструкції та затверджується наказом митного органу.
9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, що розробляються керівником діловодної служби та затверджуються керівником митного органу.
9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та зменшення обсягів документообігу.
9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів, інформування за документами;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у митному органі, вживає заходів до скорочення термінів проходження й виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення справ і використання документів, що створюються під час діяльності митного органу та його структурних підрозділів, для передання на державне зберігання;
удосконалює форми та методи роботи з документами в митному органі та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням можливостей організаційної техніки й ПК;
( Абзац сьомий пункту 9.4 розділу 9 виключено на підставі Наказу Державної митної служби N 640 від 30.07.2007 )
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах митного органу;
організує підвищення кваліфікації працівників митного органу в роботі з документами;
організує друкарське виготовлення (комп'ютерний набір), копіювання й тиражування документів для структурних підрозділів;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в митному органі та його структурних підрозділах;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією чи нормативно-розпорядчими документами Держмитслужби України.
9.5. Діловодну службу митного органу очолює керівник, який призначається на посаду й звільняється з неї наказом митного органу за погодженням: у регіональній митниці та митному органі, безпосередньо підпорядкованому Держмитслужбі України, - з начальником управління Секретаріату Держмитслужби України, у митниці та митному органі, підпорядкованій регіональній митниці, - з начальником відповідної регіональної митниці та начальником управління Секретаріату Держмитслужби України.
9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту й стаж роботи в діловодній службі не менше трьох років.
Посадова особа, відповідальна за діловодство в митному органі, який не має діловодної служби, повинна мати базову вищу освіту та досвід роботи в діловодній службі не менше двох років.
9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
з керівниками структурних підрозділів митного органу - з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки й подання потрібних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
з підрозділами по роботі з особовим складом і фінансово-економічними підрозділами - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами тощо;
зі службами матеріально-технічного постачання й господарського обслуговування - з питань забезпечення митного органу та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, з питань облаштування робочих місць і приміщень тощо.
9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших організацій з питань роботи з документами.
9.9. Керівник діловодної служби:
контролює дотримання встановлених правил роботи з документами в митному органі та його структурних підрозділах;
доповідає керівникові митного органу про стан роботи з документами;
вносить на розгляд керівництва митного органу подання про прийняття, переведення й звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення та застосування до них дисциплінарних стягнень і заходів дисциплінарного впливу;
здійснює контроль та вживає організаційних заходів до зменшення обсягів зайвої документаційної інформації в митному органі та його структурних підрозділах;
підписує й візує документи в межах своєї компетенції;
бере участь у нарадах, що проводяться керівництвом митного органу, забезпечує контроль за виконанням прийнятих рішень. ( Абзац сьомий пункту 9.9 розділу 9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Державної митної служби N 640 від 30.07.2007 )
Керівник діловодної служби має право:
перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митного органу та в підпорядкованих митних органах;
вносити на розгляд керівництва митного органу пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;
залучати спеціалістів структурних підрозділів митного органу до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
вимагати від структурних підрозділів митного органу відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
виконання в повному обсязі вимог положення про загальний відділ митного органу;
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами;
збереження й використання гербової печатки митного органу та печаток і штампів, закріплених за відділом;
виконання плану роботи й створення необхідних умов праці посадовим особам діловодної служби;
дотримання трудової та виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.
10. Механізація й автоматизація діловодних процесів
10.1. Механізація й автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожному митному органі, засобом підвищення продуктивності й здешевлення управлінської праці.
10.2. Механізація й автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
10.3. Механізація й автоматизація впроваджуються на всіх етапах діловодного процесу: підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання й транспортування, контролю за виконанням тощо.
10.4. Засоби механізації й автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними й передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення й засобів, що використовуються, залежить від конкретних умов роботи апарату управління митного органу з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості й змісту документів, потреб в оперативній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
10.6. Технічні засоби, ПК повинні використовуватися раціонально та ефективно, при достатньому навантаженні.
10.7. Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання й пересилання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її оброблення у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
10.8. Під час впровадження нових технічних засобів у роботі з документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування та ремонту техніки.
10.9. Керівник митного органу несе відповідальність за ефективність використання технічних засобів у роботі з документами, забезпечує здійснення перевірку знань посадовими особами технічних інструкцій з роботи з відповідною технікою.
Начальник Управління справами В.П.Карпенко
Додаток 1
до (п. 3.3.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Затверджую
(керівник митного органу)
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
в загальних відділах і канцеляріях митних органів
1. Повідомлення про збори, конференції, засідання колегії тощо, запрошення, програми й повідомлення про порядок денний.
2. Графіки нарад, заявки, рознарядки, фондові повідомлення (підлягають обліку в адміністративно-господарських відділах).*
3. Пояснювальні записки з питань порушення трудової дисципліни, адресовані на ім'я керівника структурного підрозділу.
4. Поздоровчі листи.
5. Надіслані до відома зведення, довідки, інформація, доповіді.
6. Рекламні повідомлення, проспекти, каталоги виставок і оглядів, плакати тощо.
7. Навчальні плани й програми занять, заяви на відпустки, переміщення, звільнення тощо (підлягають обліку в підрозділі по роботі з особовим складом).*
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрат матеріалів.
10. Бухгалтерські документи (підлягають обліку в бухгалтерії).*
11. Місячні, квартальні, піврічні звіти (підлягають обліку в бухгалтерії).*
12. Проекти внутрішніх документів.
13. Форми статистичної звітності (місячної, квартальної, піврічної) (обліковуються у підрозділах статистики, платежів, тарифів).*
14. Листи з дрібних адміністративно-господарських питань.*
15. Протоколи про порушення митних правил.*
16. ВМД, пасажирські декларації, документи контролю за доставкою вантажів, провізні відомості (реєструються на митних постах чи у вантажних відділах).*
17. Договори з фінансово-господарських питань, з питань супроводження вантажу.*
18. Передатні відомості, товаротранспортні накладні.
Якщо зазначені в цьому Переліку документи надходять до загальних відділів чи канцелярій, то вони передаються до підрозділів тільки за реєстром - без реєстрації в журналах чи реєстраційно-контрольних картках.
______________
* Документи, зазначені в пунктах 2, 7, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах митних органів.
Додаток 2
до (п. 3.3.7)
інструкції з діловодства
в митній службі України
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
__________________________________________________________________
(вид документа, кореспондент)
__________________________________________ кільк. стор. __________
Вхід. N _________________, дата __________________________________
Вих. N _________________ (кореспондента), а дата _________________
Короткий зміст документа:
Зміст доручення
Кому надіслано Дата Розписка в
отриманні
документа
Номер справи, у якій зберігається документ
Відмітка про виконання доручення
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________
Підпис, ініціали, прізвище виконавця
(розбірливо)
Додаток 3
до (п. 3.3.8)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
обов'язкових реквізитів для заповнення
машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної
картки (РКК)
------------------------------------------------------------------
| Реквізит | Пояснення до заповнення |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Назва виду |Заповнюється відповідно до назви документа, |
|документа |що реєструється. Для листів графа не |
| |заповнюється |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Автор |Під час реєстрації документа, що надійшов, |
|(кореспондент) |записується найменування митного органу, |
| |іншої організації (посадової особи) - автора|
| |документа. Під час реєстрації документа, що |
| |відправляється, записується найменування |
| |митного органу, іншої організації (посадової|
| |особи) - кореспондента. Допускається |
| |застосування скороченого найменування |
| |митного органу, інших організацій |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Дата документа |Дата, надана документу його автором, |
| |записується в РКК трьома парами арабських |
| |цифр (число, місяць, рік) |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Індекс документа |Індекс, наданий документу його автором, |
| |переноситься до РКК з документа, що надійшов|
| |або відправляється |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Дата надходження |Дата надходження документа до митного |
| |органу, що міститься в реєстраційному |
| |штампі, записується в РКК трьома парами |
| |арабських цифр |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Індекс надходження |Індекс, наданий документу митним органом - |
| |одержувачем, переноситься до РКК з |
| |реєстраційного штампа. Після виконання |
| |документа доповнюється номером справи за |
| |номенклатурою справ або іншими індексами |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Заголовок документа|Переноситься заголовок, сформульований у |
|або короткий зміст |документі. У разі відсутності заголовка |
| |документа він формулюється відповідно до |
| |правил |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Резолюція |До РКК переносяться з документа основний |
| |зміст доручення, прізвище автора й дата |
| |резолюції |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Відповідальний |Прізвище, ініціали відповідального виконавця|
|виконавець |переносяться до РКК з резолюції; можливе |
| |зазначення номера телефону |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Термін виконання |Проставляються число, місяць, рік (трьома |
| |парами арабських цифр). Під час реєстрації |
| |ініціативного документа, що відправляється, |
| |записується очікувана дата отримання |
| |відповіді |
|-------------------+--------------------------------------------|
|Відмітка про |Короткий запис про вирішення питання по суті|
|виконання |або дату й індекс документа-відповіді |
------------------------------------------------------------------
Додаток 4
до (п. 3.3.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
------------------------------------------------------------------
| Дата |Кореспондент,|Корот-|Резолюція |Позначка |N справи, |
|надходження|дата й індекс| кий | і кому | про | у якій |
| та індекс | одержаного |зміст |направлено|виконання| зберіга- |
| документа | документа | | документ |документа| ється |
| | | | | | документ |
|-----------+-------------+------+----------+---------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----------+-------------+------+----------+---------+----------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 5
до (п. 3.3.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
------------------------------------------------------------------
| Дата й |Кореспон-|Короткий|Виконавець | Позначка про |
| реєстраційний | дент | зміст | документа | виконання |
|індекс документа | | | | документа |
|-----------------+---------+--------+-----------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-----------------+---------+--------+-----------+---------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 6
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА THE STATE
МИТНА СЛУЖБА CUSTOMS SERVICE
УКРАЇНИ OF UKRAINE
04119, Київ-119, 11-g, Dehtiarivs'ka St.,
вул. Дегтярівська, 11-г 04119 Kiev, Ukraine
Телефони: (044) 247-26-06, tel: (044) 247-26-06,
247-27-06 247-27-06
Телефакс: (044) 274-82-81 telefax: (044) 274-82-81
____________ N ___________
На N _____________________
Додаток 7
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА
СЛУЖБА УКРАЇНИ
____________ N ___________
Додаток 8
до (п. 4.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Н А К А З
___________ N ______
Київ
Додаток 9
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Примірний перелік
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Малий Герб України (порядок використання визначається чинним законодавством).
2. Емблема Державної митної служби України.
3. Зображення нагород (якщо такі є).
4. Код митного органу за Українським класифікатором митних органів.
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування: ДЕРЖАВНА МИТНА служба України (Держмитслужба).
7. Найменування митного органу.
8. Найменування структурного підрозділу митного органу.
9. індекс підприємства зв'язку, поштова та електронна адреси, номер телефону і факсу, номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату й індекс вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця й номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
Додаток 10
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Герб
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Н А К А З
16.05.97 N 20
Київ
Про затвердження... Напис за встановленою формою
(6х10 см) про державну
реєстрацію нормативного акта
Відповідно до пункту Положення про Державну митну службу
України Н А К А З У Ю:
(текст наказу)
Голова Служби Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
Голова Національного банку України
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 10-а
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
... РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ
Н А К А З
Дата N
(місто)
Про...
Відповідно до пункту Положення про ... регіональну митницю
Н А К А З У Ю:
(текст наказу)
Начальника Підпис Ініціали, прізвище
... регіональної митниці
ПОГОДЖЕНО
.................... Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 10-б
до (п. 4.2.5)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
... РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ
... МИТНИЦЯ
Н А К А З
Дата N
(місто)
Про...
Відповідно до пункту ... Положення про ... митницю
Н А К А З У Ю:
(текст наказу)
Начальник ... митниці Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО
.................... Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 11
до (п. 4.4.2)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
індексів та внутрішніх і зовнішніх
кореспондентів Центрального апарату
Держмитслужби України
Індекс Найменування кореспондентів
Внутрішні кореспонденти
1 Голова Державної митної служби України
2 Перший заступник Голови Державної митної служби України
3 Перший заступник Голови Державної митної служби України
4 Заступник Голови Державної митної служби України
5 Заступник Голови Державної митної служби України
6 Заступник Голови Державної митної служби України
7 Заступник Голови Державної митної служби України
8 Апарат Голови Служби
9 Управління технологій митного контролю
10 Управління митних режимів
11 Секретаріат
12 Управління фінансів та бухгалтерського обліку
13 Управління контролю митної вартості та номенклатури
14 Управління тарифного регулювання
15 Управління податків та зборів
16 Управління митної статистики
17 Управління по роботі з особовим складом
18 Управління міжнародного митного співробітництва
19 Управління правової роботи
20 Управління організації боротьби з контрабандою та
порушеннями митних правил
21 Управління митної варти
22 Управління аналізу та прогнозування
23 Управління власної безпеки
24 Управління організаційно-контрольної роботи
25 Управління матеріально-технічного забезпечення
26 Режимно-секретний відділ
27 Прес-служба
28 Автотранспортне митне господарство
29 Центральна митна лабораторія
30 Господарсько-експлуатаційне митне управління
31 інформаційно-аналітичне митне управління
32 Київський центр підвищення кваліфікації та перепідготовки
кадрів
Зовнішні кореспонденти
1 Верховна Рада України, комітети та постійні комісії
Верховної Ради України
2 Адміністрація Президента України
3 Координаційний комітет по боротьбі з корупцією і
організованою злочинністю при Президентові України
4 Кабінет Міністрів України
5 Міністерство закордонних справ України
6 Міністерство внутрішніх справ України
7 Міністерство фінансів України
8 Національний банк України
9 Служба безпеки України, Державний комітет у справах охорони
державного кордону України
10 Інші міністерства, державні комітети та центральні установи
України
11 Верховна Рада й Рада міністрів Автономної Республіки Крим,
обласні, міські, районні ради, Адміністрації Президента
України в обласних, міських, районних центрах.
12 Державні корпорації, заводи, фабрики, трести, концерни,
асоціації, об'єднання, залізниці, пароплавства України
13 Науково-дослідні, проектні інститути, творчі й громадські
об'єднання, організації; генеральні консульства, посольства,
представництва
14 Зовнішньоторговельні, комерційні, виробничі та
науково-виробничі об'єднання, центри, спільні та малі
підприємства, фірми, корпорації, бюро, кооперативи
15 Митні комітети, департаменти, управління держав СНД та інших
іноземних держав
16 Корпорації, концерни, об'єднання, асоціації, фірми держав
СНД
Регіональні митниці
17 Дніпровська
18 Донбаська
19 Західна
20 Карпатська
21 Київська
22 Кримська
23 Подільська
24 Північна
25 Східна
26 Чорноморська
Митниці
27 Амвросіївська
28 Білгород-Дністровська
29 Бердянська
30 Бориспільська
31 Вадул-Сіретська
32 Волинська
33 Вінницька
34 Галицька
35 Глухівська
36 Житомирська
37 Закарпатська
38 Запорізька
39 Івано-Франківська
40 Кельменецька
41 Керченська
42 Кіровоградська
43 Котовська
44 Красноперекопська
45 Криворізька
46 Куп'янська
47 Луганська
48 Магістральна
49 Маріупольська
50 Миколаївська
51 Могилів-Подільська
52 Новгород-Сіверська
53 Оперативна
54 Полтавська
55 Придунайська
56 Рава-Руська
57 Рівненська
58 Роздільнянська
59 Севастопольська
60 Сумська
61 Тернопільська
62 Херсонська
63 Центральна енергетична
64 Черкаська
65 Чернігівська
66 Чопська
67 Ягодинська
68 Академія митної служби України
69 Хмельницький центр підвищення кваліфікації та перепідготовки
кадрів
70 Медично-реабілітаційний центр "Жемчужина"
71 Кінологічний центр
Додаток 12
до (п. 4.6.10)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню
1. Акти (комплексних і цільових перевірок, ревізій, експертизи прийняття закінчених будівництвом об'єктів, списання; передання справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на вивчення конкретних ситуацій, пов'язаних з розробленням технологій проведення митного контролю та митного оформлення товарів, предметів з нарахуванням і стягненням податків і зборів; на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про службову діяльність, відрядження, стан підготовки та перепідготовки особового складу митних органів, науково-дослідні роботи в галузі митної справи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).
5. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
6. Переліки (посад працівників, уповноважених на прийом громадян у митних органах; типових документальних матеріалів, що створюються в митних органах, із зазначенням строків зберігання документів тощо).
7. Плани (діяльності за напрямами митної справи; науково-дослідних, будівельно-монтажних робіт; впровадження нової техніки; роботи колегії Держмитслужби України, Митно-тарифної ради України тощо).
8. Програми (проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
9. Розцінки на здійснення робіт (науково-дослідних, видавничих тощо).
10. Структура й штатна чисельність митного органу, його структурних підрозділів.
11. Форми уніфікованих документів.
12. Штатні розписи.
Додаток 13
до (п. 4.6.15)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Примірний перелік
документів, підпис керівника на яких
завіряється гербовою печаткою
1. Аркуш погодження проекту нормативно-правового акту.
2. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями тощо).
3. Висновки й відзиви митних органів на дисертації й автореферати, і направляються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; про використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).
5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей; бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряд, оренду приміщень, здійснення робіт тощо).
7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
8. Акти (про прийняття закінчених будівництвом об'єктів; отримання обладнання; виконання окремих робіт; списання; проведення експертизи тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і зразки підписів працівників, що мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання митного органу; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
14. Протоколи (погодження планів поставок).
15. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
16. Специфікації (виробів, продукції тощо).
17. Статути державних підприємств (об'єднань).
18. Титульні списки.
19. Штатні розписи.
20. Посвідчення про відрядження.
21. Доручення на ведення справ у судових інстанціях.
Додаток 14
до (п. 4.13.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ДОЗВОЛЕНО ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ
Посада, підпис Дата
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу
Управління (відділ) ______________________________________________
Замовник ___________________________ Кімната _____ телефон _______
(прізвище)
Найменування роботи ______________________________________________
__________________________________________________________________
Кількість сторінок _____ Формат _____ Кількість примірників ______
Начальник управління "___"________200__ р. ____________
(відділу) (прізвище)
Прийнято до виконання "___"____________200__ р.
Термін виконання "___"________200__ р.
Виконавець ____________________
(підпис)
Виконану роботу одержано "____"________200__ р. __________________
(підпис замовника)
Формат А5 (148х210)
Додаток 15
до (п. 4.13.3)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
обліку роботи копіювально-розмножувального бюро
------------------------------------------------------------------
| N |Дата| Повне |Наймену- |Кіль-|Ти-| Дата | Дата | При- |
|з/п| |наймену-| вання |кість|раж| одержання |видачі| мітки|
| | | вання |структур-|арку-| |дозволу на |замов-| |
| | | замов-| ного | шів | |копіювально-| лення| |
| | | лення | підроз- | | | розмножу- | | |
| | | | ділу | | | вальну | | |
| | | |замовника| | | роботу | | |
|---+----+--------+---------+-----+---+------------+------+------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|---+----+--------+---------+-----+---+------------+------+------|
| | | | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 16
до (п. 4.15.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище,| Посада | Пункт |Підпис про| Термін | Прізвище |
|з/п| ім'я та | й назва|відряд- |отримання |відряд- | особи, що |
| | по |підроз- | ження | посвід- | ження | підписала |
| |батькові | ділу | | чення | | наказ; N і |
| | | | | | |дата наказу |
|---+---------+--------+--------+----------+--------+------------|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+---------+--------+--------+----------+--------+------------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 17
до (п. 6.2.1)
інструкції з діловодства
в митній службі України
Перелік
документів із нормативно-встановленими
термінами виконання
Депутатський запит - не пізніше ніж у 15-денний термін з дня його одержання або в інший термін, установлений Верховною Радою України.
Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - протягом 10-ти днів з дня одержання.
Листи-запити правоохоронних органів (УБОЗ, СБУ, ДПА, судів, управлінь юстиції, УМВС, прокуратури) у разі посилання на ст. 12 Закону України "Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю" ( 3341-12 ), ст. ст. 8, 19 Закону України "Про прокуратуру" ( 1789-12 ), ст. ст. 5, 8 Закону України "Про оперативно-розшукову діяльність" ( 2135-12 ) - протягом 10-ти днів з дня одержання.
Листи-доручення й листи-запити - до зазначеного в них терміну або протягом 30-ти днів.
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження й повідомлення рішень за ними - у 15-денний термін з дня одержання.
Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2-х днів, решта - протягом 10-ти днів.
Додаток 18
до (п. 6.3.11)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ПЕРЕЛІК
документів, не виконаних _________________________________________
__________________________________________________________________
(найменування та індекс структурного підрозділу)
у встановлений термін, за станом на _________________ 20 ______ р.
----------------------------------------------------------------------------
| N | Звідки |Короткий| Термін |Прізвище | Причини | Стан |Коли буде|
|з/п|надійшов | зміст |виконання| посада |невиконання|виконання|виконаний|
| |документ,| | |виконавця| в термін | | |
| | його | | | | | | |
| | номер і | | | | | | |
| | дата | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
|---+---------+--------+---------+---------+-----------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------
|Керівник канцелярії |Підпис |Ініціали, прізвище|
| | | Дата|
-----------------------------------------------------------------
Примітка. Графи шоста, сьома й восьма заповнюються в
структурному підрозділі.
Формат А4 (210х297)
Додаток 19
до (п. 6.3.11)
інструкції з діловодства
в митній службі України
ВІДОМОСТІ
про наявність на контролі документів
Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України,
Адміністрації Президента України з термінами
виконання в період з до
за станом на ___ год. __________ 200__ р.
------------------------------------------------------------------
| Виконавець | Вх. N, дата | Термін виконання | Примітка |
|--------------+---------------+---------------------+-----------|
| | | | |
|--------------+---------------+---------------------+-----------|
| | | | |
------------------------------------------------------------------
Секретаріат
Додаток 20
до (п. 7.1.18)
інструкції з діловодства
в митній службі України
___________________________________________
найменування структурного підрозділу)
Найменування митного органу ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника митного органу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ N _____ Підпис Ініціали і прізвище
на ___________ рік Дата
------------------------------------------------------------------
| Індекс |Заголовок | Кількість |Термін зберігання справи,|При- |
| справи | справи |справ, томів| тому, їх N за переліком |мітка|
|--------+----------+------------+-------------------------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|--------+----------+------------+-------------------------+-----|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування Підпис Ініціали і прізвище
посади керівника
діловодної служби
Віза керівника
архівного підрозділу
установи
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЦЕК
_____ N ___ ______ N ___
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених
у ______ році в структурному підрозділі:
постійного -___________________________________________,
зберігання
тимчасового -___________________________________________,
зберігання
разом - __________________________________________,
Дата
Формат А4 (210х297)
Найменування посади Підпис Ініціали і прізвище
службової особи,
відповідальної за
діловодство
Дата
Формат А4 (210 х 297)
Додаток 21
до 8.6 інструкції
з діловодства в митній
службі України
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Найменування установи
Підпис, ініціали та прізвище
Дата
А К Т
N _______ від _______
про виділення для
знищення документів,
що не підлягають
подальшому зберіганню
На підставі ______________________________________________________
(назви документів, на підставі яких
__________________________________________________________________
проведено відбір)
відібрано для знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності й втратили практичне значення:
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс |Заголовок | Дата |Кількість | Термін |Примітки |
|з/п|справи | справи |справи | справ |зберігання| |
| | | |(тому, |(томів, | справи | |
| | | |частини) |частин) | (тому, | |
| | | | | |частини) | |
|---+-------+----------+---------+----------+----------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
|---+-------+----------+---------+----------+----------+---------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом _____________________________________ справ до знищення
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного (тривалого) зберігання
за ____________ роки затверджені, з особового складу погоджені з
ЕПК (ЕК)
__________________________________________________________________
(найменування державного архіву або органу вищого рівня)
(протокол від ______________ N ___________)
Посада особи,
яка проводила
експертизу
цінності документів Підпис Ініціали і прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол ЕПК (ЕК) державного Протокол ЕК установи
архіву від __________ N_____
від _________ N _____
Документи в кількості _________________________________ справ
(цифрами й літерами)
вагою __________________ кг здано до _____________________________
(найменування установи)
__________________ на переробку за приймально-здавальною накладною
від _____________ N ____ (або запис про знищення шляхом спалення).
Посада особи митного
органу, яка здала
(знищила) документи Підпис Ініціали і прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)
Додаток 22
до п. 8.11 інструкції
з діловодства
в митній службі України
Титульний аркуш справи
ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
СПРАВА N___ ТОМ N ___
Почато ____________ Закінчено __________
(дата справи)
Ф N На ______ арк.
Оп N Зберігати ______
Спр. N
Додаток 23
до (п. 8.19)
інструкції з діловодства
в митній службі України
_______________________________
(найменування митного органу)
_______________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис ініціали і прізвище
Дата
ОПИС N ___
(справ постійного, тривалого термінів зберігання*,
справ з особового складу)
за ________ р.
------------------------------------------------------------------
| N |Індекс | Заголовок | Дата |Кількість| Термін |Примітки|
|з/п|справи | справи | справи | аркушів |зберігання| |
| | | | (тому, |у справі | справи | |
| | | | частини) | (томі, | (тому, | |
| | | | | частині)|частини)**| |
|---+-------+-----------+----------+---------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|---+-------+-----------+----------+---------+----------+--------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
У цей запис включено _____ справ з N ___, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади
укладача опису Підпис Ініціали і прізвище
_______________
* Тривалого терміну зберігання (більше 10 років)
** Графа шоста відсутня в описах справ постійного зберігання
ПОГОДЖЕНО
СХВАЛЕНО
Найменування посади
керівника діловодної
служби митного органу Протокол ЕК
__________ N ___
Підпис Розшифровка підпису
Дата
Передав ____________________ справ
(цифрами й літерами)
Найменування посади
працівника структурного
підрозділу Підпис Ініціали і прізвище
Прийняв до архіву ____________________ справ
(цифрами й літерами)
Найменування посади
службової особи
архівного підрозділу Підпис Ініціали і прізвище
Дата
Формат А4 (210х297)