МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ ТА З ПИТАНЬ
ЄВРОПЕЙСЬКОЇ ІНТЕГРАЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
06.05.2004 N 180
(Наказ втратив чинність на підставі
Наказу Міністерства економіки України
від 06.06.2008 N 197)
Про утворення в Міністерстві експертних
комісій з визначення цінності документів
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Міністерства економіки
N 515 від 20.12.2005
N 141 від 21.05.2007 )
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 N 1739, Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 29.01.2003 N 16, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 12.02.2003 за N 112/7433, та враховуючи структуру та штатну чисельність Міністерства, наказую:
( Пункт 1 виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )
2. Затвердити такі, що додаються:
Положення про експертну комісію Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності;
Положення про експертну комісію управління (відділу на правах самостійного) з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності.
( Пункт 3 виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )
4. Начальникам управлінь та відділів на правах самостійних:
утворити в тижневий термін у підпорядкованих структурних підрозділах експертні комісії управлінь (відділів на правах самостійних) з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі їх діяльності (далі - експертна комісія структурного підрозділу), та затвердити їх персональний склад, у разі потреби вносити до них відповідні зміни;
забезпечити неухильне додержання експертними комісіями структурних підрозділів вимог затвердженого цим наказом Положення про експертну комісію управління (відділу на правах самостійного) з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності.
5. Експертній комісії Міністерства здійснювати методичне керівництво, роботою експертних комісій структурних підрозділів.
6. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства від 19.02.2001 N 41 "Про затвердження Положень про центральну постійно діючу експертну комісію Мінекономіки, постійно діючі експертні комісії структурних підрозділів Мінекономіки та затвердження їх складу".
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора адміністративно-господарського департаменту Дробного В.В. та начальників управлінь та відділів на правах самостійних.
Міністр економіки та з питань європейської інтеграції України М.Деркач
( Додаток виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 515 від 20.12.2005 )
Затверджено
Наказ Міністерства економіки
та з питань європейської
інтеграції України
06.05.2004 N 180
Положення
про експертну комісію Міністерства з визначення цінності
документів, що накопичуються в процесі його діяльності
( У тексті Положення слова "адміністративно-господарський",
"управління", "експертні комісії структурних підрозділів"
у всіх відмінках замінено відповідно словами
"адміністративний", "відділ", "експертні комісії
департаментів, управлінь, самостійних відділів" у
відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства
економіки N 515 від 20.12.2005 )
( У тексті Положення слова "директор адміністративного
департаменту", "відділ документального забезпечення"
в усіх відмінках замінено відповідно словами
"директор департаменту документального забезпечення",
"департамент документального забезпечення" у
відповідному відмінку, а слово "управління" в усіх
відмінках виключено згідно з Наказом Міністерства
економіки України N 141 від 21.05.2007 )
Це Положення визначає порядок утворення та діяльності експертної комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності.
1. Загальні положення
1.1. Експертна комісія Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності (далі - експертна комісія Міністерства), утворюється з метою проведення попередньої експертизи цінності документів, які накопичуються в процесі діяльності Міністерства, та підготовки відповідних документів для подання їх на розгляд експертно-перевірочній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та відділу України.
1.2. Експертна комісія Міністерства є координаційно-дорадчим органом Міністерства. Її рішення набирають чинності після затвердження директором департаменту документального забезпечення та погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та відділу України і є обов'язковими для виконання в Міністерстві.
1.3. У своїй діяльності експертна комісія Міністерства керується Конституцією ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву України з питань архівної справи та діловодства, наказами Міністерства та цим Положенням.
2. Порядок утворення експертної комісії Міністерства
2.1. Експертна комісія Міністерства утворюється наказом Міністерства, яким також призначається її голова та затверджується персональний склад. У разі необхідності голова експертної комісії Міністерства має право вносити зміни до її складу, але такі зміни не повинні стосуватися більше за одну третю персонального складу комісії. ( Пункт 2.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )
2.2. До складу експертної комісії Міністерства входить не менше семи чоловік, обов'язково представники департаменту документального забезпечення, режимно-таємного відділу, юридичного департаменту та представник Центрального державного архіву вищих органів влади та відділу України (за згодою) і очолює її голова, який має заступника.
2.3. Секретарем експертної комісії Міністерства є працівник департаменту документального забезпечення, на якого згідно з посадовою інструкцією покладаються завдання щодо організації та забезпечення роботи архіву Міністерства. ( Пункт 2.3 в редакції Наказів Міністерства економіки N 515 від 20.12.2005, N 141 від 21.05.2007 )
3. Основні завдання експертної комісії Міністерства
3.1. Розгляд та прийняття рішень про схвалення та погодження в установленому порядку в Центральному державному архіві вищих органів влади та відділу України:
зведеного опису справ постійного зберігання самостійних відділів, відділів та секторів у складі департаментів та Міністерства (далі - структурні підрозділи); ( Абзац другий пункту 3.1 в редакції Наказу Міністерства економіки N 515 від 20.12.2005 )
зведеної номенклатури справ структурних підрозділів поточного діловодства.
3.2. Розгляд та прийняття рішення щодо погодження актів експертних комісій департаментів, самостійних відділів з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі їх діяльності (далі - експертна комісія департаменту, самостійного відділу), про виділення документів для знищення.
3.3. Участь у підготовці методичних матеріалів з організації проведення експертизи цінності документів.
3.4. Розгляд пропозицій структурних підрозділів про зміну строків зберігання окремих документів, не передбачених діючим переліком, прийняття та погодження в установленому порядку відповідних рішень.
3.5. Надання методичної допомоги експертним комісіям департаментів, самостійних відділів.
4. Права експертної комісії Міністерства
4.1. Давати рекомендації експертним комісіям департаментів, самостійних відділів щодо проведення експертизи цінності документів та підготовки їх до передачі в архів Міністерства.
4.2. Повертати експертним комісіям департаментів, самостійних відділів для усунення недоліків їх документи, підготовлені з порушенням установлених вимог.
4.3. Одержувати від працівників структурних підрозділів інформацію, необхідну для визначення строків зберігання документів.
4.4. Залучати до своєї роботи як консультантів і експертів з визначення цінності документів за згодою безпосередніх керівників фахівців структурних підрозділів, а за необхідності - працівників Центрального державного архіву вищих органів влади та відділу України.
4.5. Приймати рішення про недоцільність подальшого зберігання справ, строк використання яких закінчився, склавши про це відповідний акт.
4.6. Брати безпосередню участь в організації і проведенні перевірок стану ведення діловодства та збереження документів з грифом "Для службового користування" в структурних підрозділах.
4.7. Звертатися у разі відмови директора департаменту документального забезпечення затвердити її рішення до Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву України, рішення якої остаточним.
4.8. Вносити керівництву Міністерства пропозиції щодо вдосконалення роботи з архівними документами.
5. Порядок роботи експертної комісії Міністерства
5.1. Експертна комісія Міністерства працює згідно з планом роботи на відповідний рік, який затверджується директором департаменту документального забезпечення.
5.2. Основною формою роботи експертної комісії Міністерства є її засідання, що проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутньо не менше третини складу членів комісії. Скликання засідань зазначеної комісії забезпечується її секретарем за вказівкою голови.
5.3. Рішення експертної комісії Міністерства приймаються більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою та секретарем комісії, та набирають чинності з моменту затвердження протоколу засідання директором департаменту документального забезпечення.
5.4. У разі необхідності підписаний протокол засідання експертної комісії Міністерства доводиться секретарем до відома структурних підрозділів Міністерства. Облік та ведення документів експертної комісії Міністерства здійснюється її секретарем.
Директор адміністративно-господарського департаменту В.Дробний
Затверджено
Наказ Міністерства економіки
та з питань європейської
інтеграції України
06.05.2004 N 180
Положення
про експертну комісію департаменту,
самостійного підрозділу
Цим Положенням визначено порядок утворення, функціонування, основні завдання, права експертних комісій департаментів, самостійних підрозділів з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі їх діяльності (далі - експертна комісія структурного підрозділу).
1. Експертні комісії утворюються в департаментах, самостійних підрозділах (далі - структурний підрозділ) з метою проведення попередньої експертизи цінності документів, що накопичуються в процесі діяльності підрозділу, та подання її рішення на розгляд експертній комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності (далі - експертна комісія Міністерства), організації роботи щодо формування документів самостійних відділів, відділів та секторів у складі департаментів та управлінь у справи, передавання їх до архіву Міністерства, відбирання документів до знищення, а також внесення експертній комісії Міністерства пропозицій щодо відомостей, яким згідно з орієнтовними критеріями віднесення інформації до конфіденційної (додаток 17 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - орієнтовний перелік), може надаватися гриф обмеженого доступу "Для службового користування" (далі - гриф "ДСК").
2. У своїй діяльності експертна комісія структурного підрозділу керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів України, Положенням про експертну комісію Міністерства, положеннями про структурні підрозділи Міністерства та відділи й сектори у складі цих структурних підрозділів, цим Положенням.
3. Експертна комісія структурного підрозділу утворюється за вказівкою директора департаменту, начальника управління та самостійного відділу зі спеціалістів, добре обізнаних з діловодством, очолює її голова.
До складу такої експертної комісії департаменту та управління входять по одному представнику від кожного відділу, сектору (далі - структурні одиниці), що входять до складу департаменту, управління. Загальна чисельність такої експертної комісії структурного підрозділу дорівнює чисельності структурних одиниць, що входять до складу структурного підрозділу, плюс голова комісії. Головою експертної комісії структурного підрозділу за вказівкою директора департаменту, начальника управління є один із його заступників.
Експертна комісія самостійного відділу складається не менше як з трьох чоловік. Її головою є заступник начальника самостійного відділу.
Персональний склад комісії затверджується у двох примірниках:
у департаментах - директором департаменту за погодженням з начальниками структурних одиниць;
в управлінні - начальником управління за погодженням з начальниками структурних одиниць;
у самостійному відділі - начальником відділу.
Один примірник затвердженого в установленому порядку складу експертної комісії структурного підрозділу передається секретареві експертної комісії Міністерства, якого також інформують у разі зміни складу експертної комісії структурного підрозділу.
4. Експертна комісія структурного підрозділу співпрацює з експертною комісією Міністерства.
Свої рішення зазначена комісії оформляє відповідним актом, що візується начальником структурної одиниці, питання діяльності якої зачіпаються в рішенні, підписується усіма її членами, затверджується начальником структурного підрозділу, які набирають чинності тільки після погодження експертною комісією Міністерства.
Ведення документації експертної комісії структурного підрозділу здійснюється її секретарем.
5. На експертну комісію структурного підрозділу покладається виконання таких завдань:
надання спеціалістам структурних одиниць консультацій щодо розроблення їх номенклатури справ та підготовки до подання її на розгляд експертної комісії Міністерства, визначення строків зберігання справ, відбору документів постійного і тимчасового строків зберігання та таких, що містять документи з грифом "ДСК", для передавання до архіву Міністерства та знищення тих, що втратили науково-практичне значення;
забезпечення подання в установленому порядку номенклатури справ структурної одиниці на затвердження та погодження;
організація перевірки відповідності номенклатури справ структурної одиниці фактично сформованим справам, правильності визначення строків їх зберігання;
експертиза документів, що втратили науково-практичне значення, для подальшого передання їх на знищення та забезпечення цього знищення;
розгляд пропозицій спеціалістів структурних одиниць про зміну строків зберігання окремих категорій документів та подання експертній комісії Міністерства щодо них відповідно оформленого рішення.
6. Експертній комісії структурного підрозділу надано такі права:
вимагати від спеціалістів самостійного відділу та структурних одиниць
додержання установлених вимог щодо формування та оформлення справ для передачі до архіву Міністерства та відбирання документів до знищення;
звертатися до експертної комісії Міністерства за консультаціями щодо формування справ та визначення цінності документів, складання номенклатур справ самостійного відділу та структурних одиниць;
перевіряти правильність формування документів у справу та повертати спеціалістам самостійного відділу та структурних одиниць неправильно сформовані справи для усунення недоліків;
за погодженням з начальником самостійного відділу, структурної одиниці виходити до експертної комісії Міністерства з пропозиціями щодо зміни строків зберігання справ;
знищувати в установленому порядку відібрані для цього документи;
залучати до роботи спеціалістів самостійного відділу та структурних одиниць;
виходити до керівництва самостійного відділу та структурних одиниць з пропозиціями щодо вдосконалення їх роботи з документами. ( Положення в редакції Наказу Міністерства економіки N 515 від 20.12.2005 )
Директор адміністративно-господарського департаменту В.Дробний