Передача документов на архивное хранение

ВОПРОС: Предприятие является открытым акционерным обществом. Реестр владельцев ценных бумаг ведет независимый регистратор и такие документы, как список учредителей, реестр собственников ценных бумаг и др. документы, несущие конфиденциальную информацию, находятся у независимого регистратора.

Данные документы являются, согласно приказу Государственного комитета архивов Украины от 26.11.01 г. N 93 "О внесении дополнений в Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главархива Украины от 20.07.98 г. N 41", документами постоянного хранения. На предприятии в структурное подразделение АХО входит архив. Работа архива организована с учетом Правил работы архивных подразделений, утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.01 г. N 16, и Перечня типовых документов, утвержденного приказом Главархивуправления при КМУ от 20.07.98 г. N 41, который предусматривает передачу документов постоянного хранения в облархив по составленной описи документов.

Кто должен описывать и передавать вышеуказанные документы, находящиеся у независимого регистратора, в облархив?

ОТВЕТ: В результате изучения документов, указанных в вопросе, а также Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (далее -Закон N 3814) приходим к мнению, что обязательность и сроки передачи в архивные учреждения документов, в частности, списка учредителей, реестра собственников ценных бумаг и др. документов (какие документы конфиденциального характера имелись в виду под термином "др. документы" - мы можем только догадываться), не предусмотрены законодательством.

По нашему мнению, передача архивным учреждениям документов, которые прекратили исполнять функции, для выполнения которых они были созданы (архивных документов), - это право собственника таких документов, а не обязанность.

Следует отметить, что в Национальный архивный фонд Украины (далее - НАФ) подлежат передаче документы, которые признаны культурной ценностью согласно экспертизе и зарегистрированы как составная часть НАФ. Экспертиза ценности документов производится по инициативе собственника либо государственного архивного учреждения по согласию собственника.

Методика и критерии выявления и включения уникальных документальных достопримечательностей Национального архивного фонда Украины в Государственный реестр национального культурного достояния утверждены приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины и Национальной академии наук Украины от 19.11.98 г. N73/298.

Документы НАФ могут находиться в любой форме собственности, в частности, государственной, коммунальной, коллективной и частной. То есть, иными словами, документы НАФ могут передаваться архивным учреждениям как с сохранением, так и без сохранения права собственности за собственником, что оформляется соответствующим договором между собственником и архивным учреждением.

Частью 7 ст. 8 Закона N 3814 предусмотрено, что запрещается изъятие документов НАФ у собственника либо уполномоченного им лица без их согласия, кроме случаев, предусмотренных законами Украины.

Исходя из содержания положений ст. 13, ч. 4 и 5 ст. 16 и ст. 17 Закона N 3814, приходим к выводу, что документы, которые передаются в архивное учреждение, должны передаваться собственником на основании соответствующего договора. Такой вывод следует из следующих положений указанных норм: собственник, который передал архивные документы для хранения архивному учреждению с оставлением за собой права собственности на эти документы, в случае нарушения ним условий хранения документов, имеет право вытребовать их возврата в судебном порядке; государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов могут предоставлять юридическим и физическим липам, которые имеют документы НАФ. в пределах выделенных ассигнований помощь в улучшении условий их хранения, реставрации и создании фондов пользования, а также по просьбе собственников принимать документы НАФ на постоянное или временное хранение: доступ к документам НАФ, которые содержат конфиденциальную информацию о лице, а такжесоздают угрозу для жизни или неприкосновенности жилья граждан, ограничивается на 75 лете момента создания этих документов, если иное не предусмотрено законом.

Ранее указанного срока доступ осуществляется с разрешения гражданина, права и законные интересы которого могут быть нарушены, ав случае его смерти - с разрешения наследников; в случае передачи по договору в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов документов НАФ, которые не принадлежали государству, территориальным обшинам. условия последующего пользования ими определяются с бывшими собственниками данным договором. Указанный порядок может быть установлен также вслучаях передачи документов на хранение безизменения права собственности на них: архивные подразделения объединений граждан, религиозных организаций, а также предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, архивные учреждения, основанные физическими лицами, имеют право ограничить доступ к документам НАФ с целью обеспечения сохранности документов и зашиты прав и законных интересов собственника документов или других лиц.

Ограничения устанавливаются по требованию собственника документов или других заинтересованных лиц с письменным уведомлением центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела иделопроизводства.

Следует отметить, что в случаях, предусмотренных законом, ограничения, указанные в частях четвертой и пятой ст. 16 и ч. 1 ст. 17 Закона N 3814, не распространяются на работников государственных архивных учреждений, суда, правоохранительных, контрольно-ревизионных и налоговых органов, которые выполняют служебные задания. Законом могут быть предусмотрены другие случаи, когда указанные ограничения не применяются.

Согласно положениям ч. 2 ст. 19 Закона N 3814, порядок пользования документами НАФ, которые принадлежат другим собственникам, устанавливается собственником или уполномоченным им лицом с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Согласно положениям ст. 32 Закона N 3814, предприятия, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, которые не принадлежат государству, территориальным общинам, передавать документы Наиионального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить хранение документов, которые накопились за время их деятельности, до проведения экспертизы их иенности в порядке, установленном этим Законом, и на протяжении года со дня регистраиии данных юридических лии в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.

Минимальные сроки хранения архивных документов юридическими лицами, указанными в части первой ст. 31 Закона N 3814, определяются центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, если иное не предусмотрено законом.

В случае ликвидации указанных юридических лиц ликвидационные комиссии обязаны обеспечить хранение их архивных документов и по согласованию с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или уполномоченным им архивным учреждением определить место последующего хранения архивных документов этих юридических лиц.

Положения об архивных подразделениях объединений граждан, религиозных организаций, а также предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, утверждаются их учредителями с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

В соответствии с положениями ст. 35 Закона N 3814, архивные учреждения могут выполнять на платной основе работы, связанные с научно-технической проработкой и обеспечением хранения архивных документов, которые являются собственностью государства, территориальных общин, физических и юридических лип, осуществлять другую не запрещенную законом деятельность из архивного дела и делопроизводства. Работы выполняются на договорных основах с оплатой в соответствии с ценами и тарифами, утвержденными согласно законодательству.

Предоставление архивных справок, необходимых для обеспечения социальной защиты граждан, предоставление физическим лицам для пользования в читальном зале архивного учреждения архивных документов, которые принадлежат государству, территориальным общинам, и архивных справок судам, правоохранительным, контрольно-ревизионным органам Украины, а также юридическим и физическим лииам. которые передали указанные документы на хранение, осуществляется бесплатно.

На основании вышеизложенного приходим к мнению, что в случае если предприятие имеет желание передать документы на архивное хранение, необходимо произвести экспертизу таких документов и передавать их на хранение в государственное архивное учреждение на основании соответствующего договора.

По своей юридической природе договор с регистратором на ведение реестра является договором поручения, а предприятие фактически является собственником документов, которые составляет регистратор, поскольку указанные документы составляются последним по поручению предприятия.

В зависимости от того, кто является собственником документов (необходимо изучать договор поручения, т. е. договор с регистратором), о которых шла речь в вопросе, лицо (собственник документов) должно поднимать вопрос о проведении экспертизы и передаче таких документов в архивное учреждение.

Что касается требований п. 2.9 Перечня типовых документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. N 41, относительно того, что "сроки хранения "до ликвидации" означает, что документы подлежат экспертизе ценности и в зависимости от результатов те из них, которые затрагивают права граждан и интересы государства, передаются соответствующим архивным учреждениям", то они были актуальны до внесения изменений в Закон N 3814, который изложен в редакции закона от 13.12.01 г. N 2888-III. Положения п. 2.9 соответствовали требованиям ст. 13 Закона N 3814 в редакции от 17.12.96 г. относительно обязательности передачи документов архивным учреждениям, а в данное время такое требование противоречит положениям действующего Закона N 3814, поскольку передача документов архивным учреждениям является правом, а не обязанностью предприятия. По нашему мнению, указанные документы подлежат обязательной передаче архивным учреждениям в случае ликвидации собственника в порядке, предусмотренном ч. 3 ст. 32 Закона N 3814.

Если же предприятие не имеет желания (намерения) передавать указанные документы на архивное хранение в государственное архивное учреждение, то либо само предприятие, либо регистратор - в зависимости от условий договора с последним должны обеспечить хранение таких документов в соответствии с Положением об условиях хранения архивных учреждений, которое утверждено приказом Государственного комитета архивов от 15.01.03 г. N 6.

"Адвокат бухгалтера" N 12(42), 23 июня 2003 г.
Подписной индекс 23311