МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
28.08.2018 N 2805/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 серпня 2018 р. за N 991/32443
Про затвердження Порядку
підготовки документальних публікацій
Відповідно до статті 18 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" наказую:
1. Затвердити Порядок підготовки документальних публікацій, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І. С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д. В.
Перший заступник Міністра Н. Бернацька
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
28.08.2018 N 2805/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 серпня 2018 р. за N 991/32443
Порядок
підготовки документальних публікацій
1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги щодо організації підготовки документальних публікацій центральними державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя, галузевими державними архівами (далі - архіви) з використанням інформації документів Національного архівного фонду (далі - НАФ).
2. Публікаційна діяльність архівів - сукупність робіт з підготовки документальних публікацій, що включає визначення типу та виду публікації документів НАФ, організацію підготовки публікацій, виявлення і відбір документів, вибір та передавання тексту, археографічне оформлення документів та створення до них науково-довідкового апарату, формування оригінал-макета документальної публікації, роботу з видавництвом.
3. Державна архівна служба України (далі - Укрдержархів) координує роботу архівів з підготовки міжгалузевих та міжархівних публікацій, у тому числі серійних, а також публікацій, що готуються відповідно до договорів з науковими установами, закладами вищої освіти або окремими науковими працівниками, міжнародних договорів України і міжнародних договорів міжвідомчого характеру з архівними службами та іншими заінтересованими установами й організаціями іноземних держав.
4. Тип і вид документальної публікації архів визначає самостійно та передбачає її підготовку у плані науково-публікаційної роботи архіву на рік.
За наявності фінансових та кадрових ресурсів архів може здійснювати підготовку документальної публікації позапланово та/або на договірних засадах.
5. Річний і перспективний плани науково-публікаційних робіт Укрдержархіву складаються з урахуванням пропозицій та планів науково-публікаційної роботи архівів.
Проекти річного і перспективного планів науково-публікаційних робіт Укрдержархіву розглядаються Науково-видавничою радою Укрдержархіву та затверджуються Головою Укрдержархіву.
Укрдержархів здійснює коригування затверджених планів на підставі відповідних письмових пояснень архіву.
6. Для забезпечення процесу підготовки документальної публікації наказом керівника архіву створюється редакційна колегія у складі найкваліфікованіших працівників архіву, архівних установ вищого рівня, науковців, фахівців-програмістів (за потреби), які здійснюють програмно-методичне забезпечення підготовки конкретної публікації, та/або призначається науковий редактор, відповідальний виконавець.
Також цим наказом визначається група виконавців (упорядників) або співвиконавців (за умови підготовки міжархівних, міжгалузевих публікацій).
7. Відповідальний виконавець організовує роботу з розроблення документів, необхідних для підготовки документальної публікації, а саме:
плану-проспекту, який розкриває цільове призначення, передбачуваний обсяг, структуру, основні розділи, склад довідкового апарату, види додатків;
плану-графіка, де фіксуються строки виконання окремих видів робіт та їх виконавці;
робочої інструкції, яка визначає методику відбирання, аналізу та узагальнення інформації в описових статтях, принципи їх систематизації, підготовки тексту та довідкового апарату до документальної публікації.
8. Документальна публікація має містити передмову, що включає історичну та археографічну частини, тексти документів, що публікуються, та довідковий апарат.
Залежно від типу і виду документальної публікації її довідковий апарат включає примітки до тексту, покажчики, хроніку подій, список скорочень, термінологічний словник, бібліографію, перелік опублікованих і неопублікованих документів за темою видання, зміст, ілюстрації, таблиці тощо.
9. Підготовлений упорядниками проект документальної публікації редагує відповідальний виконавець, після чого науковий редактор здійснює загальне редагування, яке передбачає усунення різностильового викладення текстової частини, допущених помилок у групуванні документів, у послідовності розміщення описових елементів тощо.
10. Відредагований проект документальної публікації передають на зовнішнє рецензування (не менше двох рецензій) та доопрацьовують з урахуванням зауважень рецензентів.
11. Рукописи документальних публікацій, включених до річного і перспективного планів науково-публікаційних робіт Укрдержархіву, після розгляду їх науково-методичними радами архівів подаються в установленому порядку до Науково-видавничої ради Укрдержархіву для розгляду та надання рекомендації до друку.
12. У разі рекомендування документальної публікації до друку готують її оригінал-макет.
За відсутності поліграфічної бази архів укладає з видавництвом договір, в якому зазначаються наклад документальної публікації, рівень поліграфічного оформлення, кількість примірників документальної публікації, що передаватимуться до архіву, фінансові умови, дотримання авторського та суміжного прав, інші особливі умови.
13. Якщо документальна публікація готується декількома юридичними особами-співвиконавцями, між ними укладається договір, де зазначаються юридична особа, яка буде головним виконавцем, обсяги і строки здійснення співвиконавцями робіт, фінансове забезпечення та інші умови.
Юридична особа - головний виконавець координує та організовує роботу з підготовки документальної публікації, організовує роботу редколегії, рецензування та обговорення рукопису документальної публікації, веде перемовини та укладає договір з видавництвом.
Фінансове забезпечення міжгалузевих, міждержавних видавничих проектів здійснюється на паритетних засадах або передбачається умовами договору.
Директор Департаменту взаємодії з органами державної влади
І. С. Лозінський