МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
19.11.2013 N 2438/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 листопада 2013 р. N 1983/24515
Про затвердження Порядку
користування документами Національного архівного фонду,
що належать державі, територіальним громадам
(Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
N 76/5 від 19.01.2015
N 1125/5 від 06.07.2015
N 2059/5 від 27.06.2018)
(У заголовку та тексті Наказу після слів
"Національного архівного фонду" слово "України"
виключено згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 2059/5 від 27.06.2018)
Відповідно до статті 19 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 6 квітня 2011 року N 395, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 24 листопада 2005 року N 139 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 9 грудня 2005 року за N 1473/11753 (зі змінами).
3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної архівної служби України Гінзбург О.П.
Міністр О. Лукаш
Погоджено:
Голова Державної архівної служби України О.П. Гінзбург
Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
19.11.2013 N 2438/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 листопада 2013 р. N 1983/24515
Порядок
користування документами Національного архівного фонду,
що належать державі, територіальним громадам
(Заголовок із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
I. Загальні положення
1. Державні архівні установи, архівні відділи міських рад (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для користування; створюють для цього необхідний загальнодоступний довідковий апарат; відповідно до наявних технічних можливостей забезпечують умови для віддаленого доступу до довідкового апарату і документів НАФ.
(Пункт 1 розділу I в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
2. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо оформлення осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі або територіальним громадам, видавання цих документів у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов’язки користувачів.
3. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.
Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, встановлюється власником або уповноваженою ним особою з урахуванням рекомендацій Державної архівної служби України.
4. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним або юридичним особам для користування документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, відповідно до встановлених у пункті 3 розділу II цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.
5. Платні послуги користувачам надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639 (зі змінами).
6. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці в суботу та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.
Графік роботи читального залу має бути вивішено в доступному для відвідувачів місці, а також оприлюднено на офіційному веб-сайті архіву, у місцевих засобах масової інформації, довідково-інформаційних виданнях архіву або в інший спосіб.
7. Архіви розміщують на своїх офіційних веб-сайтах інформацію про працівників, відповідальних за забезпечення доступу до архівної інформації репресивних органів, у тому числі їхні контактні дані, найменування посад, прізвища, імена та по батькові.
(Розділ I доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1125/5 від 06.07.2015)
II. Організація роботи користувачів
у читальних залах архівів, їхні права та обов’язки
1. Архіви надають користувачам відповідно до їхніх замовлень документи НАФ з різними носія-ми інформації та довідковий апарат до них (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо).
(Абзац перший пункту 1 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються в довідково-інформаційному фонді архіву, обладнанням читального залу, зокрема апаратами для перегляду мікрофільмів (мікрофіш), комп’ютерами (для роботи з автоматизованими інформаційно-пошуковими засобами та іншими електронними ресурсами архіву).
(Абзац другий пункту 1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
2. Документи НАФ надаються на підставі замовлення на видавання справ у читальний зал (додаток 1), що подається користувачем особисто, поштою або з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
Користувачеві надсилається електронне повідомлення про отримання його замовлення в електронній формі із зазначенням дати і реєстраційного індексу замовлення.
(Пункт 2 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
3. Користувачеві видаються щодня відповідно до його замовлення не більше 5 томів описів, 10 бюксів мікрокопій, однієї тисячі аркушів архівних справ (але загалом не більше 10 справ), 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць кінодокументів, а також звукозаписів, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання, 20 відеодокументів, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу, та до 20 справ в електронній формі.
Кількість справ, документів, друкованих видань, копій фонду користування, що одночасно перебувають у користувача, не може перевищувати 20 одиниць зберігання.
Оригінали документів видаються користувачу повторно через три місяці після повернення їх до архівосховища.
(Пункт 3 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
4. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві понад встановлені норми, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.
5. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, видаються до читальних залів архівів лише в копіях.
Оригінали унікальних документів заборонено видавати до читального залу (сектору користування документами) архіву.
За наявності фонду користування оригінали унікальних документів та оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються до читального залу (сектору користування документами) архіву з дозволу керівництва архіву лише для спеціального дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.
6. Працівники архівосховища здійснюють поаркушне та поодиничне (щодо аудіовізуальних документів) перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується в аркуші-засвідчувачі. На вимогу користувача перевірка повернутих документів має здійснюватися в його присутності.
(Пункт 6 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
7. Замовлені користувачем документи НАФ в читальному залі зберігаються в спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.
У разі якщо документ (одиницю зберігання) одночасно замовили кілька користувачів, порядок користування ним визначається завідувачем читального залу в порядку черговості.
8. Оригінали документів НАФ, описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на строк до 10 робочих днів, копії фонду користування та друковані видання - до одного місяця.
Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.
(Пункт 8 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами, то їх повертають до архівосховища після закінчення строку, зазначеного в пункті 8 цього розділу.
10. Друковані видання, примірники описів, що зберігаються безпосередньо в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.
Строк видавання інших описів, справ, документів не повинен перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.
Якщо документи з конкретного віддаленого архівосховища через технічні умови видаються лише раз на тиждень, то норма видавання таких документів для користувача збільшується втричі.
11. Доступ до документів НАФ, що містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, може бути обмежено виключно відповідно до Законів України "Про доступ до публічної інформації" та "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років".
Архіви забезпечують розміщення на своїх офіційних веб-сайтах інформації про наявні обмеження в доступі до архівної інформації, зокрема до архівної інформації репресивних органів, строк дії таких обмежень, а також іншої інформації, необхідної для реалізації права особи на доступ до архівної інформації репресивних органів.
(Пункт 11 розділу II в редакції Наказів Міністерства юстиції N 76/5 від 19.01.2015, N 1125/5 від 06.07.2015)
12. Підставою для відстрочки доступу користувачам до документів НАФ є:
установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов доступу до документів особового походження;
установлення особою, яка є жертвою репресивних органів, обмеження доступу до архівної інформації репресивних органів про себе відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років";
перебування документів НАФ у незадовільному стані, що визначається відповідно до методики оцінювання фізичного стану документів;
проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхового фонду та фонду користування, перевіряння наявності документів, тематичне опрацювання фондів. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжений з дозволу Державної архівної служби України, але не більше ніж на один рік;
перебування документів НАФ у тимчасовому користуванні за межами архіву або в іншого користувача в читальному залі архіву.
(Пункт 12 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
(Пункт 13 розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
13. Користувачі документів НАФ мають право:
1) користуватися в читальному залі архіву копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності - оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених Законами України "Про доступ до публічної інформації" та "Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років", а також відповідно до цих законів користуватися документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, крім інформації, що становить державну таємницю;
(Підпункт 1 пункту розділу II в редакції Наказів Міністерства юстиції N 76/5 від 19.01.2015, N 1125/5 від 06.07.2015)
2) отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;
3) отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;
4) отримувати у працівників архіву консультації відповідно до теми дослідження про зміст документів та довідковий апарат до них, місцезнаходження, зокрема щодо документів, які зберігаються в інших архівах;
(Підпункт 4 пункту розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом.
(Абзац другий підпункту 5 пункту розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов’язковим посиланням на місця їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством;
7) користуватися технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, ноутбук, планшет, мобільний телефон, диктофон), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;
(Підпункт 7 пункту розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
8) користуватися за умови інформування працівників читального залу послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, супроводжуючої особи (для осіб з обмеженими фізичними можливостями та неповнолітніх користувачів), яких оформлюють як окремих користувачів;
(Підпункт 8 пункту розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
9) оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів;
10) вносити керівництву архіву пропозиції щодо поліпшення організації діяльності архіву та умов роботи з документами НАФ;
11) у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу вимагати від архіву долучення до цих документів письмового обґрунтованого спростування чи доповнення зазначених відомостей;
(Абзац другий підпункту 11 пункту розділу II виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
12) отримувати безпосередньо в архіві або з використанням інформаційно-телекомунікаційних технологій інформацію про порядок роботи читального залу, послуги, що надає архів через читальний зал, і порядок їх надання, про наявність обмежень доступу до документів за темою дослідження та строки таких обмежень.
(Пункт розділу II доповнено новим підпунктом 12 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
14. Користувачі документів НАФ зобов’язані:
1) інформувати працівників архіву про зміну своїх персональних даних, а також про неможливість відвідувати читальний зал упродовж строку, на який видано справи, документи, з метою продовження строку їх перебування в читальному залі;
2) дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, виконувати законні вимоги працівників архіву, зокрема здавати перепустку працівнику читального залу, реєструватися в журналі відвідувань читального залу, перевіряти під час отримання описів, справ, документів, копій фондів користування їх цілісність та ставити підпис у замовленні про видавання справ про їх отримання, заповнювати аркуші користування архівними документами (додаток 2);
3) забезпечувати збереженість і вчасне повернення справ, документів НАФ, довідкового апарату, друкованих видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу (керівництво архіву) про виявлені випадки пошкодження чи нестачі документів;
4) не заносити до архіву сторонніх архівних документів (їх копій) та видань;
5) дотримуватися порядку роботи читального залу, тиші та чистоти під час роботи в читальному залі;
6) курити, приймати їжу та напої у спеціально відведених місцях;
7) здавати на зберігання в гардероб верхній одяг (шуби, пальта, куртки, плащі, головні убори), портфелі, спортивні та господарські сумки, пакунки, валізи, парасольки;
8) виконувати вимоги працівників архіву, служб охорони та пожежної безпеки архіву у надзвичайних ситуаціях (пожежа, аварія, загроза терористичного акту);
9) дотримуватися під час роботи з аудіовізуальними документами, електронними документами та мікрокопіями вимог поводження з цими документами та апаратурою;
10) не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ, а також порушень авторських та суміжних прав, розголошень персональних даних та іншої інформації, що охороняється законом;
11) надавати архівам бібліографічну інформацію про видання або примірник видання, адресу інтернет-ресурсу, в яких використано інформацію архівних документів;
12) підтверджувати родинні зв’язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, за умови згоди суб’єкта персональних даних та з метою підтвердження своїх законних прав та інтересів надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;
13) не використовувати з комерційною метою відомості, що містяться в документах НАФ, без укладання відповідного договору з архівом.
(Пункт розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
15. Під час роботи у читальному залі забороняється:
виносити справи, документи та передавати іншим особам, які не несуть відповідальності за їх зберігання;
деформувати архівні документи шляхом застосування до них механічного тиску для повного розкриття справи;
розкривати справи більше ніж на 180°;
загортати аркуші справ, якщо палітурка не дає змоги зробити це;
робити помітки, позначки та підкреслювання, виправлення на обкладинках, у текстах, на полях документів;
залишати у справах закладки та інші сторонні предмети;
калькувати документи, робити зліпки з воскових, сургучних та інших печаток та штампів, писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах.
(Розділ II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
16. Користувачі документів НАФ самостійно приймають рішення про спосіб використання і оприлюднення наданої їм архівної інформації і відповідають за її достовірність.
Керівництво та працівники архівів не несуть відповідальності за наслідки поширення архівної інформації.
(Розділ II доповнено новим пунктом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1125/5 від 06.07.2015)
ІІІ. Оформлення осіб для користування
документами НАФ у читальних залах
(секторах користування документами) архівів
1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, подають документ, що посвідчує особу, ознайомлюються з цим Порядком і заповнюють заяву користувача (додаток 3). Своїм підписом у заяві вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов’язання його виконувати. Заяву користувач може надіслати поштою, зокрема електронною (за наявності в архіві такої пошти).
Обов’язковим елементом заяви є згода користувача надати свої персональні дані для оброблення та внесення до бази даних користувачів читальним залом, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних.
2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов’язки щодо користування ними, як і громадяни України.
3. Особи, які мають намір користуватися документами, щодо яких юридичні і фізичні особи, котрі передали зазначені документи на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково подають відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів або їх правонаступників.
Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою подають документ, що підтверджує їхні повноваження представляти користувача - юридичну особу.
Порядок оформлення доступу до документів, які містять державну таємницю або іншу інформацію з обмеженим доступом, визначається відповідним законодавством.
(Абзац третій пункту 3 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 76/5 від 19.01.2015)
4. Керівник архіву перевіряє повноту і правильність наведення в заяві обов’язкових відомостей про користувача, наявність у нього повноважень представляти юридичну особу або належно оформленого права працювати з документами, доступ до яких обмежено відповідно до законодавства, і з відповідною резолюцією передає заяву до читального залу.
Керівник архіву інформує користувачів, які працюватимуть з носіями архівної інформації репресивних органів, про те, що вони несуть повну відповідальність за форму та зміст поширеної ними архівної інформації репресивних органів, а також про можливі наслідки такого поширення. Користувач вважається поінформованим про відповідальність від початку його роботи з носіями архівної інформації репресивних органів.
(Пункт 4 розділу III доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1125/5 від 06.07.2015)
Користувач має право на роботу в читальному залі один рік від часу оформлення, у разі необхідності строк роботи над даною темою продовжується.
При обранні нової теми роботи користувач оформляє нову заяву.
5. На підставі документа, що посвідчує особу, та згідно з резолюцією керівника архіву на заяві користувача завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов’язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.
6. Завідувач читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява, замовлення користувача на видавання конкретних документів НАФ, замовлення на копіювання документів, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.
(Пункт 6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
7. У разі використання інформації, що міститься в документах НАФ, або їх копіювання з комерційною метою архів укладає з користувачем або з особою, яку він представляє, договір.
8. Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Державної архівної служби України) має право припинити або обмежити доступ до документів НАФ особі, яка грубо порушила цей Порядок (у разі псування, знищення, підроблення, розкрадання документів НАФ або свідомого перекручення чи фальсифікації відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення. Про відмову (обмеження) в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням підстав відмови.
ІV. Видавання документів НАФ працівникам архіву
та в тимчасове користування за межами архіву
1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їхні робочі місця для виконання службових завдань.
Строки і обсяги видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом архіву.
Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.
Працівники архіву, які отримують документи НАФ у користування на робочих місцях, повинні виконувати обов’язки, зазначені в пункті 15 розділу II цього Порядку.
2. З огляду на особливості використання документованої інформації (експонування на виставках, богослужіння, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ видаються в тимчасове користування за межами архіву на строк відповідно до вимог пункту 5 цього розділу.
Унікальні документи НАФ у тимчасове користування за межами архіву не видаються.
3. В офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також гарантує забезпечення збереженості документів, проведення їх страхування та вчасне повернення документів. Для прийняття рішення щодо можливості надання документів у користування за межами архіву керівництво архіву організовує перевірку працівниками архіву умов забезпечення збереженості документів у майбутнього користувача.
Рішення щодо надання документів НАФ в тимчасове користування приймається керівництвом архіву впродовж місяця з дня реєстрації офіційного запиту користувача.
4. У разі згоди керівництва архіву на надання документів НАФ в тимчасове користування за межі архіву укладається договір архіву з користувачем. Видавання документів оформлюється актом видавання справ у тимчасове користування, зразок якого наведено в додатку 4 до цього Порядку.
5. Документи НАФ видаються у тимчасове користування за межами архіву на строк, що не перевищує одного місяця.
(Абзац перший пункту 5 розділу IV в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Релігійним організаціям документи богослужбового характеру (предмети культу) видаються в тимчасове користування на строк, що не перевищує одного року, за умови проведення їх грошової оцінки, наявності страхового фонду та фонду користування на ці документи, а також страхування одержувачем.
(Абзац другий пункту 5 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ в користуванні за межами архіву допускається з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та перевірки працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.
7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.
V. Організація копіювання документів на замовлення користувача
1. Копіювання документів НАФ здійснюється технічними засобами архіву або користувача. Замовлення на копіювання документів за темою дослідження оформлюється користувачем на бланку згідно з формами, наведеними у додатках 5, 6 до цього Порядку, і передається працівникові читального залу.
2. Копіювання документів НАФ може здійснюватися на підставі договору, укладеного між архівом та користувачем.
У додатку до договору зазначаються строки дії договору та умови копіювання, пошукові дані одиниць зберігання, документів, що підлягають копіюванню.
3. Копіювання документів НАФ архів здійснює після оплати користувачем вартості замовлення.
4. Копії документів НАФ виготовляються архівом відповідно до технічних можливостей архіву.
5. Обсяги, строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником та з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.
6. Копіювання документів НАФ технічними засобами користувача здійснюється у читальному залі у спеціально відведеному для цього місці, обладнаному столом, або за наявності в окремій кімнаті у присутності працівника архіву.
Самостійне виготовлення користувачем копій документів НАФ є безоплатним.
Копіювання технічними засобами користувачів здійснюється безконтактними мобільними копіювальними технічними засобами (телефони, фотоапарати, планшетні комп’ютери) без штативів, зйомних об’єктивів, освітлювального обладнання, спалаху, звукових сигналів.
Не дозволяються використання контактних технічних засобів (ручного, планшетного, протяжного сканерів, копірів тощо), фіксуючих та притискних засобів, підручних засобів та докладання фізичних зусиль.
Забороняється копіювати власними технічними засобами документи великих форматів (більше А4) та справи з товщиною корінця понад 4 см (крім справ, що містять архівну інформацію репресивних органів), а також берестяні грамоти, документи на пергаменті, рукописи, стародруки, документи із згасаючим чи слабоконтрастним текстом, документи, виконані аквареллю, гуашшю, олівцем, вугіллям, залізогаловим чорнилом, а також архівні фонди (нефондові комплекси), колекції у повному обсязі.
7. Не підлягають копіюванню документи НАФ, фізичний стан яких є незадовільним, або якщо копіювання може спричинити погіршення їх фізичного стану, а також інформація, що міститься в автоматизованих інформаційно-пошукових системах, базах даних архіву, облікових та довідкових документах архіву (неопублікованих описах, каталогах, картотеках).
8. У разі наявності копії фонду користування наступні копії виготовляються з неї.
9. Розшивання справ під час копіювання допускається у разі сплати замовником вартості палітурних робіт та витратних матеріалів.
Не допускається розшивання для копіювання справ, що мають первісне (оригінальне) оправлення зі шкіри, дерева, тканини, інших матеріалів.
10. Копіювання документів НАФ особового походження та документів, для яких фондоутворювачем або власником встановлені особливі умови користування, проводиться відповідно до встановлених ними умов.
Копіювання документів НАФ, що є об’єктом авторських та суміжних прав, у тому числі творчого характеру та аудіовізуальних, здійснюється із дотриманням законодавства про авторське право.
11. Копії документів НАФ, у тому числі з електронними носіями інформації, виготовлені архівом на замовлення користувачів, видаються їм чи їхнім повноважним представникам в архівах або надсилаються на електронну або іншу адресу, зазначену в заяві користувача чи замовленні на копіювання документів.
Фізична особа зазначає місце проживання (місцезнаходження), юридична особа - місцезнаходження.
Поштові витрати здійснюються за рахунок замовників.
12. Винесення з архіву копій документів НАФ на замовлення користувача оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівника архіву.
(Розділ V в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Директор Департаменту взаємодії з органами влади О.В. Анохін
Додаток 1
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду України,
що належать державі,
територіальним громадам
(пункт 2 розділу II)
Замовлення
на видавання справ у читальний зал
(Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Додаток 2
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду України,
що належать державі,
територіальним громадам
(пункт 15 розділу II)
(Форми аркушів користування)
(Додаток 2 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Додаток 3
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду України,
що належать державі,
територіальним громадам
(пункт 1 розділу III)
Заява
користувача
(Додаток 3 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Додаток 4
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду України,
що належать державі,
територіальним громадам
(пункт 4 розділу IV)
Акт
про видавання справ у тимчасове користування
(Додаток 4 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Додаток 5
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду України,
що належать державі, територіальним громадам
(пункт 1 розділу V)
Замовлення
на копіювання документів
(Додаток 5 в редакції Наказу Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)
Додаток 6
до Порядку користування документами
Національного архівного фонду,
що належать державі, територіальним громадам
(пункт 1 розділу V)
Замовлення
на копіювання документів технічними засобами користувача
(Порядок доповнено новим Додатком 6 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2059/5 від 27.06.2018)