МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

НАКАЗ
04.05.2018 N 395

Про затвердження Примірного порядку організації міжнародних і
всеукраїнських професійних, студентських та учнівських
мистецьких конкурсів

Відповідно до підпункту 109 пункту 4 Положення про Міністерство культури України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03 вересня 2014 року N 495, з метою поширення позитивного досвіду, набутого в процесі організації і проведення міжнародних і всеукраїнських професійних, студентських та учнівських мистецьких конкурсів, наказую:

1. Затвердити Примірний порядок організації міжнародних і всеукраїнських професійних, студентських та учнівських мистецьких конкурсів, що додається.

2. Рекомендувати застосовувати затверджений цим наказом Примірний порядок організації міжнародних і всеукраїнських професійних, студентських та учнівських мистецьких конкурсів структурним підрозділам у сфері культури обласних, Київської міської державних адміністрацій, закладам культури та закладам освіти у сфері культури державної та комунальної форми власності.

3. Управлінню сценічного і візуального мистецтва (Білаш П. М.) забезпечити оприлюднення цього наказу на офіційному веб-сайті Міністерства культури України.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Карандєєва Р. В.

Міністр Є. Нищук

Затверджено
Наказ Міністерства культури
04.05.2018 N 395

Примірний порядок
організації міжнародних і всеукраїнських професійних,
студентських та учнівських мистецьких конкурсів

I. Загальні положення

1. Цей примірний Порядок розроблений з урахуванням зарубіжного та вітчизняного досвіду проведення міжнародних і всеукраїнських професійних, студентських та учнівських мистецьких конкурсів (далі - Конкурс) та з метою забезпечення єдиного підходу до їх організації.

2. Засновником Конкурсу може бути центральний або місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого самоврядування, а також інші юридичні особи, які відповідно до установчих документів здійснюють діяльність у сфері культури і мистецтва. Основні вимоги до проведення Конкурсу визначаються його засновником, який може здійснювати часткове або повне його фінансування.

У рамках Конкурсу відповідно до його специфіки можуть проводитися науково-практичні конференції, семінари, "круглі столи", майстер-класи, творчі лабораторії, виставки тощо.

3. Рішення про проведення Конкурсу приймає засновник Конкурсу. Основні правила організації та проведення Конкурсу визначаються у Положенні про Конкурс, яке затверджується його засновником.

II. Робочі органи Конкурсу

1. З метою підготовки та проведення Конкурсу його засновник:

1) затверджує положення про Конкурс;

2) визначає організатора Конкурсу, юридичну особу, що здійснюватиме організацію роботи по підготовці та проведенню Конкурсу (у разі необхідності);

3) утворює організаційний комітет з підготовки та проведення Конкурсу (далі - оргкомітет), до складу якого, як правило, включаються не менше п'яти осіб: представників засновника та організатора Конкурсу, митців та фахівців у сфері культури, мистецтва, мистецької освіти, незалежних фахівців у сфері публічного або бізнес-адміністрування (за згодою) тощо.

Зміни до складу оргкомітету в разі необхідності можуть затверджуватися відповідним рішенням засновника Конкурсу на строк проведення оголошеного Конкурсу.

2. Робочими органами Конкурсу є оргкомітет, дирекція та журі.

3. Склад оргкомітету формується із голови, заступника голови, секретаря та членів оргкомітету.

Головою оргкомітету може бути представник засновника Конкурсу, який керуватиме роботою з організації та проведення Конкурсу.

4. До складу оргкомітету, в разі необхідності, може входити особа, яка здійснюватиме художнє керівництво Конкурсом. Повноваження такої особи визначаються оргкомітетом.

5. При проведенні міжнародного Конкурсу оргкомітет може залучати міжнародних спостерігачів з числа представників незалежних міжнародних організацій у сфері культури та мистецтва.

6. Оргкомітет повноважний приймати рішення з питань, що виникають у зв'язку з організацією та проведенням Конкурсу.

Основні завдання оргкомітету:

1) визначення:

місця та строків проведення Конкурсу;

розміру вступного (реєстраційного) внеску, якщо такий внесок передбачено положенням про Конкурс;

необхідність створення дирекції та/або робочої групи Конкурсу;

фінансових умов Конкурсу;

2) створення:

дирекції Конкурсу (переважно на базі організатора Конкурсу);

журі Конкурсу;

3) розгляд та подання на затвердження голові оргкомітету:

умов проведення Конкурсу, конкурсної програми;

плану-графіка проведення Конкурсу;

персонального складу журі (в тому числі кандидатури відповідального секретаря);

персонального складу дирекції Конкурсу, робочої групи Конкурсу (в разі необхідності);

положення про журі Конкурсу;

символіки Конкурсу, зразків інформаційно-рекламної продукції;

3) координація роботи з підготовки, організації та проведення Конкурсу;

4) перевірка достовірності наданої учасниками інформації;

5) виключення з членів журі осіб у разі порушення ними вимог положення про журі Конкурсу;

6) розгляд пропозицій, участь у реалізації своїх рішень;

7) участь в організаційних заходах, пов'язаних з проведенням Конкурсу;

8) надання інформації про Конкурс зацікавленим особам з дотриманням вимог Закону України "Про захист персональних даних".

Рішенням засновника Конкурсу на оргкомітет можуть бути покладені додаткові обов'язки.

У разі потреби оргкомітет може вносити зміни або доповнення до умов та конкурсної програми Конкурсу, але не пізніше ніж за два місяці до строку подання документів на Конкурс.

7. Організаційною формою роботи оргкомітету, як правило, є засідання. Засідання оргкомітету проводить його голова або за його дорученням заступник голови оргкомітету, а у разі його відсутності - визначений головою оргкомітету член оргкомітету. За рішенням оргкомітету засідання може вважатися правомочним, якщо на ньому присутні не менше половини або не менше 2/3 його членів. Рішення оргкомітету приймаються колегіально на його засіданнях шляхом відкритого голосування простою більшістю голосів його членів, присутніх на засіданні. Оргкомітетом може бути встановлено, що у випадку рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого на засіданні. Делегування членами оргкомітету права голосу у разі їх відсутності на засіданні іншим членам оргкомітету не рекомендується.

Дату і час проведення засідань визначає голова оргкомітету відповідно до потреб та завдань, що виникають під час підготовки і проведення Конкурсу.

8. Рішення оргкомітету оформлюються протоколами. Протоколи засідань підписуються головуючим на засіданні та секретарем оргкомітету або за рішенням оргкомітету усіма присутніми на засіданні членами. Протокольні рішення оргкомітету оприлюднюються на офіційному веб-сайті Конкурсу.

9. Організаційне забезпечення діяльності оргкомітету здійснює секретар оргкомітету, який забезпечує:

1) підготовку документів для розгляду на засіданнях оргкомітету;

2) інформування членів оргкомітету про чергове його засідання;

3) ведення протоколів засідань оргкомітету.

Як правило, секретар оргкомітету бере участь у засіданнях без права голосу, про що зазначається у положенні про конкурс.

10. Для вирішення поточних організаційних питань оргкомітет може утворювати дирекцію Конкурсу (далі - дирекція).

11. На дирекцію Конкурсу (у разі її утворення) покладаються завдання щодо:

1) забезпечення:

підготовки, організації та проведення Конкурсу;

виготовлення інформаційно-рекламної продукції;

проведення рекламної кампанії конкурсних заходів;

2) створення належних умов для перебування учасників, журі, гостей Конкурсу;

3) розгляду заявок претендентів на участь у Конкурсі та, у разі невідповідності поданих документів умовам Конкурсу, прийняття рішень про недопущення їх до участі у Конкурсі;

4) формування та оприлюднення складу учасників Конкурсу;

5) внесення на розгляд оргкомітету положення про журі Конкурсу;

6) формування складу журі та подання його на затвердження голові оргкомітету;

7) сприяння висвітленню проведення Конкурсу в засобах масової інформації;

8) передачі протоколів засідань журі на зберігання до архіву засновника Конкурсу;

9) організації роботи прес-центру Конкурсу (за наявності) під час проведення Конкурсу;

10) виконання інших функцій, пов'язаних з організацією та проведенням Конкурсу.

12. Для виконання своїх завдань оргкомітет та дирекція за необхідності взаємодіють з центральними і місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, інститутами громадянського суспільства та іншими юридичними і фізичними особами.

13. У разі недоцільності створення дирекції оргкомітету її завдання покладаються безпосередньо на організатора Конкурсу.

14. Склад журі Конкурсу формується з урахуванням специфіки Конкурсу із фахівців відповідного профілю: видатних діячів культури і мистецтва, провідних науково-педагогічних та/або педагогічних працівників закладів культурно-мистецької освіти тощо (за згодою).

15. До складу журі входять голова, члени журі та відповідальний секретар.

16. При проведенні Конкурсу у різних номінаціях персональний склад журі може затверджуватися з урахуванням пункту 3 розділу III цього Примірного порядку: у кожній номінації окремо або одним складом у всіх видах (жанрах) мистецтв, що включені до конкурсних номінацій.

17. Положення про журі є основним документом, що регламентує його діяльність. Члени журі мають бути ознайомлені з положенням про журі до початку проведення Конкурсу. Положення про журі не може змінюватися впродовж проведення усіх етапів (турів) Конкурсу.

У положенні про журі, зокрема, зазначаються:

права та обов'язки членів журі;

порядок:

оцінювання виступів учасників;

присудження премій і нагород;

проведення голосування, підбиття підсумків та оформлення результатів Конкурсу.

18. Організація роботи журі та його взаємодії з іншими робочими органами конкурсу здійснюється відповідальним секретарем журі.

Відповідальний секретар журі бере участь у роботі журі без права голосу.

19. Відповідальний секретар журі:

забезпечує своєчасне заповнення оціночних відомостей для голосування;

забезпечує підбиття підсумків голосування журі;

веде протоколи засідань журі;

передає протоколи засідань та оціночні відомості для голосування після завершення Конкурсу його засновнику.

III. Умови проведення Конкурсу

1. Конкурси можуть проводитися:

у різних видах (жанрах) мистецтва;

у одному виді (жанрі) мистецтва;

в рамках виду (жанру) мистецтва у різних номінаціях.

2. Основними умовами до проведення Конкурсу є:

некомерційний характер заходу (відсутність мети одержання прибутку);

назва Конкурсу не може повторювати назви конкурсів, які вже існують в Україні;

регулярність та періодичність проведення Конкурсу;

проведення Конкурсу не менше ніж у два тури;

наявність технічних умов для проведення Конкурсу (майданчик, репетиційна та матеріально-технічна бази);

запобігання конфлікту інтересів під час підготовки та проведення Конкурсу, зокрема, між засновником, організатором, журі Конкурсу, між журі та учасниками конкурсу;

рівноправність для всіх учасників Конкурсу;

формування складу учасників Конкурсу за результатами попереднього відбору відповідно до умов Конкурсу за документами, фото-, аудіо- відеозаписами, записами на електронних носіях або відкритими прослуховуваннями;

створення та підтримка офіційного веб-сайту Конкурсу, на якому публікується інформація про Конкурс, зокрема умови Конкурсу, склад журі, кількість учасників Конкурсу, представництво учасників (країна/область), переможці та інша інформація, пов'язана з проведенням Конкурсу.

3. Додатковими умовами проведення міжнародних та всеукраїнських конкурсів є:

1) щодо міжнародного Конкурсу:

кількісний склад журі - не менше семи осіб (для учнівських та студентських - не менше п'яти осіб). У разі проведення Конкурсу в різних номінаціях кількісний склад журі становить не менше трьох осіб в кожній номінації;

склад журі Конкурсу не менше ніж на 2/3 складається з представників різних іноземних держав;

для професійного мистецького конкурсу учасники Конкурсу представляють не менше п'яти іноземних держав; для учнівських та студентських мистецьких конкурсів - не менше трьох іноземних держав.

2) щодо всеукраїнського Конкурсу:

кількісний склад журі - не менше п'яти осіб. У разі проведення Конкурсу в різних номінаціях з одним складом журі його кількісний склад складається не менше трьох фахівців у кожній із номінацій. Одночасна присутність у складі журі однієї номінації фахівців з одного закладу (установи, організації) не може перевищувати 1/3 його членів;

склад журі Конкурсу не менше ніж на 2/3 складається з представників інших областей (регіонів) України;

для професійних, учнівських та студентських мистецьких конкурсів учасники Конкурсу представляють не менше десяти областей України.

4. У разі якщо умовами всеукраїнського Конкурсу передбачена участь у ньому представників іноземних держав, такий Конкурс вважається відкритим.

5. Джерелом офіційної інформації про підготовку та проведення Конкурсу, як правило, є офіційний веб-сайт Конкурсу.

Інформація про міжнародний конкурс, як правило, розміщується державною та англійською мовами, а також, у разі необхідності, за рішенням оргкомітету іноземною мовою, яка є однією з офіційних мов Ради Європи.

6. Оголошення про проведення Конкурсу здійснюється шляхом оприлюднення відповідної інформації на офіційному веб-сайті Конкурсу та у засобах масової інформації не пізніше ніж за дванадцять місяців до початку міжнародного Конкурсу та не пізніше ніж за вісім місяців до початку всеукраїнського Конкурсу.

7. Загальна інформація про Конкурс (історична довідка, умови Конкурсу, премії та нагороди, план-графік проведення тощо), персональний склад журі Конкурсу, учасники Конкурсу з їх конкурсною програмою розміщується до початку проведення Конкурсу на офіційному веб-сайті Конкурсу.

8. Порядок приймання заявок на учать у Конкурсі, визначений оргкомітетом, розміщується в оголошенні про проведення Конкурсу.

9. Засновник Конкурсу може відмовитися від його проведення у разі, якщо проведення Конкурсу стало неможливим з обставин, які від нього не залежать, про що засновник Конкурсу має попередити шляхом публікації відповідного оголошення на офіційному веб-сайті Конкурсу та/або у засобах масової інформації, але не пізніше дати, визначеної для кінцевого строку приймання документів. У разі виникнення непередбачених під час оголошення конкурсу обставин та скасування Конкурсу після визначення всіх його учасників, засновник Конкурсу або за його дорученням організатор Конкурсу має повідомити про це кожного учасника будь-якими доступними засобами зв'язку, при цьому сплачений вступний внесок повертається учаснику.

IV. Примірний зміст Положення та умов Конкурсу

1. У Положенні про Конкурс міститься така інформація:

загальні положення (засновник Конкурсу, періодичність проведення Конкурсу, мета та завдання Конкурсу);

робочі органи Конкурсу (оргкомітет, дирекція, журі, інш.);

порядок проведення Конкурсу;

кваліфікаційні вимоги до учасників Конкурсу, фінансові умови участі у Конкурсі, премії та нагороди Конкурсу, наявність вступного (реєстраційного) внеску;

особливості оцінювання журі учасників Конкурсу (порядок присудження премій і нагород, виходячи з рекомендацій, що зазначені пунктом 7 розділу V цього Порядку).

У разі потреби засновник Конкурсу може вносити зміни до Положення про Конкурс. Зміни не можуть вноситися у період після оголошення Конкурсу до його завершення.

Розділи Положення можуть змінюватися залежно від специфіки окремого Конкурсу.

2. Умови Конкурсу, затверджені оргкомітетом, перед кожним проведенням Конкурсу, мають узгоджуватися з Положенням про Конкурс. В умовах Конкурсу встановлюються правила проведення Конкурсу та вимоги до його учасників. В умовах Конкурсу, як правило, зазначається така інформація:

1) загальні положення:

місце та строки проведення Конкурсу;

номінації та кількість турів;

кваліфікаційні вимоги до учасників Конкурсу: вікові категорії, освітня кваліфікація та професійний рівень тощо;

2) фінансові умови участі:

розмір вступного (реєстраційного) внеску (за наявності);

порядок відшкодування витрат, пов'язаних з проїздом учасників та осіб, що їх супроводжують;

порядок відшкодування витрат, пов'язаних з перебуванням (проживання та добові);

3) премії, нагороди та відзнаки:

премії, їх розмір (кількість премій, суми премій);

види нагород (дипломи, сертифікати, медалі, спеціальні премії, спеціальні призи, відзнаки, концертні ангажементи);

умови присудження та виплати премій;

4) графік проведення Конкурсу:

дати та час реєстрації, жеребкування, відкриття, репетицій, конкурсних прослуховувань (по турам), закриття;

місце проведення;

задіяні мистецькі колективи та умови залучення концертмейстерів (за потреби);

5) порядок подання документів:

умови і терміни подання заявок;

додаткові документи та умови їх подання (наприклад, фотокартки; резюме; копія документа, що посвідчує особу учасника - копія паспорта, для осіб до 14 років - копія свідоцтва про народження; копія диплома; копії документів, що засвідчують попередні нагородження тощо);

дату або строк підтвердження про допуск до участі у Конкурсі;

інше;

6) порядок проведення Конкурсу:

порядок виступів учасників;

умови допуску до наступного туру;

графік проведення репетицій;

умови дотримання та відчуження авторських прав;

врегулювання розбіжностей, спорів;

інше;

7) програмні вимоги:

програма кожного туру;

умови виконання програми.

3. Інформація, що міститься в умовах Конкурсу, має бути вичерпною та такою, що не допускає її суперечливого тлумачення.

Оргкомітетом, як виняток, можуть бути внесені зміни до умов Конкурсу не пізніше ніж за два місяці до визначеного кінцевого строку подання документів на участь у Конкурсі. Оголошення про зміни в умовах Конкурсу оприлюднюється в такому ж порядку, в якому Конкурс був оголошений.

V. Оцінювання учасників Конкурсу, премії та нагороди

1. Журі здійснює свою діяльність незалежно та неупереджено.

2. Перед початком Конкурсу члени журі письмово засвідчують наявність або відсутність конфлікту інтересів.

Члени журі, які мають конфлікт інтересів, мають повідомити про це перед початком засідання і пояснити суть конфлікту інтересів.

У разі виявлення фактів, що свідчать про конфлікт інтересів члена журі, такий член журі не бере участі в голосуванні.

Якщо конфлікт інтересів виявлено після ухвалення журі рішення про визначення переможців, таке рішення підлягає перегляду.

3. Установлений факт порушення членом журі або журі в цілому процедури оцінювання і прийняття рішення, що може призвести або призвело до необ'єктивного визначення остаточних результатів Конкурсу, є підставою для відсторонення від роботи такого члена журі або складу журі в цілому. Рішення про зміни у складі журі приймає оргкомітет.

4. Результати проведення кожного етапу (туру) Конкурсу оформлюються протоколами засідання журі за підсумками голосування. Протокол підписується головою, членами журі, які брали участь у засіданні та відповідальним секретарем.

Оцінювання учасників Конкурсу визначається відповідно до набраних учасниками балів.

У разі оцінювання учасників Конкурсу по кількості набраних балів члени журі Конкурсу складають індивідуальні оціночні відомості для голосування. Бали, подані в індивідуальній оціночній відомості для голосування, підраховуються відповідальним секретарем у присутності члена оргкомітету та/або дирекції. Кількість голосів, поданих "за" або "проти" учасників у всіх етапах (турах), вносяться у зведену оціночну відомість для голосування, що складається на підставі індивідуальних оціночних відомостей. У зведеній оціночній відомості зазначаються виставлені членами журі бали щодо кожного учасника конкурсу та вказується загальна сума балів.

З метою забезпечення незалежності та неупередженості здійснення членами журі оцінювання учасників Конкурсу інформація, що міститься в індивідуальних та зведених оціночних відомостях, має бути конфіденційною.

5. Протоколи засідань журі та оціночні відомості для голосування зберігаються у засновника Конкурсу протягом двох років.

6. Дипломи переможців Конкурсу підписуються головою та всіма членами журі.

7. Премії та нагороди, визначені умовами Конкурсу, вручаються за результатами Конкурсу на підставі рішення журі Конкурсу.

За наслідками оцінювання учасників Конкурсу журі рекомендовано приймати рішення про:

1) присудження усіх призових місць та нагород (премій), які були визначені умовами Конкурсу;

2) присудження окремих призових місць, якщо їх було встановлено декілька, та нагород (премій);

3) відмову у присудженні призових місць, якщо жоден учасник не набрав необхідної кількості балів;

4) присудження заохочувального призу та (або) нагороди (премії).

8. Підприємства, установи, організації, громадські об'єднання, благодійні фонди, а також фізичні особи можуть за власний рахунок встановлювати додаткові премії, спеціальні призи та інші відзнаки учасникам Конкурсу за погодженням з оргкомітетом.

9. Додаткові премії, спеціальні призи та інші відзнаки учасникам Конкурсу (не анонсовані в умовах Конкурсу) рекомендовано погоджувати з оргкомітетом не пізніше ніж за день до церемонії нагородження.

VI. Нагородження переможців Конкурсу

1. Імена переможців Конкурсу оголошуються відразу після підбиття підсумків голосування журі.

Під час церемонії нагородження також оголошуються додаткові премії та спеціальні призи, які не були анонсовані в умовах Конкурсу.

2. Церемонія нагородження переможців Конкурсу, як правило, проводиться в урочистій обстановці.

Начальник управління сценічного і візуального мистецтва П. Білаш