Правила оформлення видаткових касових документів
Облік та ведення касових операцій - це, на перший погляд, найпростіший вид бухгалтерського обліку, так як він практично повністю регламентований нормативними документами і підприємствам/установам необхідно лише скрупульозно їх виконувати.
Але з іншого боку цей вид бухгалтерського обліку практично не допускає помилок і виправлень, що в свою чергу накладає певну відповідальність на облікових працівників, відповідальних за ведення даного виду обліку. Адже помилки, що будуть допущені в касових документах, можуть призвести до значних штрафних (фінансових) санкцій.
Саме тому до оформлення касових документів потрібно відноситися дуже відповідально та чітко дотримуватися чинних нормативно-правових актів.
Нагадаємо, що питання обігу готівки до 04.01.2018 р. регулювалися Положенням N 637, а з 05.01.2018 р. - новим Положенням N 148.
Поява нового нормативно-правового акту вимагає ретельного його вивчення. Адже самі незначні зміни необхідно врахувати в роботі з готівковими коштами та при оформленні первинних документів.
Нагадаємо, що для ведення касових операцій в штаті підприємства/установи, як правило, передбачається посада касира, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження та видачу всіх цінностей, що надходять або видаються з каси.
Керівник установи/підприємства під час прийняття на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його під підпис із вимогами Положення N 148.
Керівник установи/підприємства для здійснення функцій касира може прийняти рішення щодо виконання таких функцій працівником іншої/іншого установи/підприємства, залученого на підставі укладеної угоди на надання послуги з надання персоналу, у якій обов’язково зазначається вимога про повну матеріальну відповідальність такого працівника (п. 44 розд. IV Положення N 148).
Обов'язки бухгалтера та касира при веденні касових операцій
При документальному оформленні касових операцій важливо розмежовувати обов’язки між касиром та бухгалтером. Зробити це необхідно виходячи зі змісту Положення N 148. Саме в цьому документі містяться вказівки щодо розподілу обов’язків між бухгалтерами та касирами.
Звичайно, що посадові інструкції бухгалтерів та касирів повинні містити такий же розподіл обов’язків та не суперечити нормам Положення N 148.
Обов’язки бухгалтера при веденні касових операцій
Бухгалтер, відповідальний за облік касових операцій і роботу з касовими документами, займається випискою та оформленням касових ордерів.
Це випливає зі змісту п. 32 розд. IІІ Положення N 148:
"Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою установи/підприємства, на яку покладено обов'язок з оформлення цих документів) у будь-який спосіб, який забезпечив би належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача касових ордерів і видаткових відомостей на руки особам, які вносять або одержують готівку, забороняється...".
До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Після оформлення касового ордера бухгалтер передає його на підпис головному бухгалтеру та/або керівнику підприємства.
Видатковий касовий ордер має бути підписаний керівником підприємства та головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. Виняток становить випадок, коли на документах (заявах, рахунках тощо), що додаються до видаткового касового ордера, стоїть дозвільний напис керівника підприємства. У такому разі його підпис на видатковому касовому ордері не обов'язковий (п. 26 розд. IІІ Положення N 148). Бухгалтер до передавання касових ордерів до каси підприємства реєструє їх у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п. 33 розд. IІІ Положення N 148).
Обов’язки касира при видачі готівки з каси
Після одержання з бухгалтерії видаткових касових ордерів касир зобов'язаний перевірити (п. 34 розд. IІІ Положення N 148):
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених додатком 3 до Положення N 148, а на видатковій відомості - дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
Касир повертає документи для оформлення в разі невиконання хоча б однієї із вимог, наведених у п. 34 розд. IІІ Положення N 148.
Касові ордери або видаткові відомості після їх одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах проставляється відбиток штампа або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Касові документи після складання касиром звіту та оброблення цього звіту комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, формуються в справи відповідно до номенклатури справ та зберігаються відповідно до законодавства України відповідальною особою, на яку керівником покладено обов'язок щодо їх зберігання (п. 35 розд. IІІ Положення N 148).
Касові документи виносяться з приміщення установи/підприємства тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня такі документи обов’язково повинні бути повернуті до приміщення установи/підприємства.
Касир здійснює записи в касовій книзі за операціями з видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються (п. 40 розд. IV Положення N 148).
Касир щоденно в кінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіт касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі.
Готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат згідно з п. 18 розд. II Положення N 148, а закриття вищезазначених документів та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються в порядку, визначеному в п. 31 розд. IІІ Положення N 148.
Пунктом 31 розд. IІІ Положення N 148 передбачено, що касир зобов'язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями:
1) у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис "Депоновано";
2) скласти реєстр депонованих сум;
3) у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис "Готівку за відомістю видав (підпис)";
4) здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
Бухгалтер здійснює перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.
Підприємства (установи), які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов'язків касира покладають на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником також укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов’язків касира.
Установи/підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника.
Алгоритм дій бухгалтера та касира при видачі готівки з каси
Послідовність дій бухгалтера та касира при оформленні операцій з видачі готівки з каси наведемо на рис. 1.
Оформлення видаткових касових документів
Перш ніж видати грошові кошти за видатковим касовим ордером, касир зобов’язаний перевірити правильність його оформлення та наявність усіх його реквізитів. Перелік обов’язкових реквізитів видаткового касового ордера та порядок їх заповнення наведемо в таблиці.
Таблиця.
| Реквізити видаткового касового ордеру | Порядок заповнення реквізитів видаткового касового ордера |
| "найменування підприємства/установи/організації" | Вказується назва суб'єкта господарювання, який видає готівкові кошти |
| "Ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України" | Зазначається ідентифікаційний код суб’єкта господарювання, який видає готівкові кошти, згідно з ЄДРПОУ |
| "Видатковий касовий ордер" | Ставиться номер та дата оформлення касового ордеру |
| "N з/п" | Це новий реквізит у видатковому касовому ордері. Його поява може означати лише одне, що в видатковому касовому ордері можуть бути заповнені декілька рядків, в яких будуть задіяні різні бухгалтерські рахунки чи субрахунки (наприклад, якщо підприємство веде облік підзвітних сум окремо по відрядженням та господарським потребам, то вказуються різні субрахунки при видачі коштів під звіт на відрядження та вирішення господарських потреб, а ордер виписується один на загальну суму). Зрозуміло, що на бланках, виготовлених друкарським способом, може бути лише один номер за порядком, а ось на бланках, що роздруковуються на комп’ютерах (чи інших аналогічних пристроях), можлива наявність декількох рядків. При цьому ніяких пояснень в Положенні N 148 відносно даного реквізиту немає, а тому необхідно дочекатися чітких роз’яснень від НБУ чи фіскальних органів, щоб не було непорозумінь в подальшому |
| "Номер документа" | Зазначають порядковий номер видаткового касового ордера, за яким він зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| "Дата складання" | Відображають дату складання видаткового касового ордера. Вона повинна відповідати даті, за якою цей документ зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів |
| "Кореспондуючий рахунок, субрахунок" | Наводять дебет рахунка (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунка 30 "Готівка" |
| "Код аналітичного рахунку" | Цей реквізит заповнюють у тому випадку, якщо підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій, у тому числі видачі готівки з каси |
| "Сума" | Відображають суму операції цифрами |
| "Код цільового призначення" | Цей реквізит заповнюють тоді, коли підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій, у тому числі видачі готівки з каси |
| "Видати" | Зазначається прізвище, ім’я по батькові особи, яка отримує кошти. Звертаємо увагу, що видача готівки може здійснюватися за довіреністю, оформленою у встановленому порядку згідно із законодавством України, особам, які з поважних причин не мають змоги поставити підпис власноручно. У такому разі в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержувати грошові кошти. Довіреність або нотаріально засвідчена копія довіреності залишається в касира і додається до видаткового касового ордера або видаткової відомості. У разі видачі зарплати за видатковою відомістю касиром або іншою особою, на яку за письмовим наказом керівника покладаються обов’язки, установлені для касирів, у рядку "Видати" касового ордеру, що оформляється на загальну суму проведених касових операцій (видачі готівки за видатковою відомістю) вказуються прізвище, ім’я, по батькові особи, відповідальної за здійснення вказаної господарської операції і правильність її оформлення (тобто касира чи іншої особи, на яку за письмовим наказом керівника покладаються обов’язки, установлені для касирів) |
| "Підстава" | Відображаються підстави щодо видачі даних коштів, а саме: - видача готівки під звіт (витрати на відрядження та господарські потреби); - виплата заробітної плати, соціальних допомог, матеріальної допомоги; - видача позики працівникові; - виплата дивідендів учасникам товариства; - здача готівкової виручки та інших надходжень до каси підприємства на поточний рахунок у банку (самостійно, через інкасаторів тощо) |
| "Сума" | Зазначається фактично видана сума коштів прописом (гривень - прописом, копійок - цифрами) |
| "Додаток:" | Зазначаються додаткові документи, що додаються до видаткового касового ордера і є підставою для його оформлення (заяви, розрахунки тощо) |
| "Керівник", "Головний бухгалтер" | Зазначаються підпис, прізвище та ініціали керівника і головного бухгалтера. Видатковий касовий ордер має право підписувати заступник керівника (або інший працівник) за умови, що він наділений керівником підприємства відповідними повноваженнями. Такі повноваження мають бути закріплені внутрішніми розпорядчими документами (наказами, положеннями тощо). Керівник, за наявності на підприємстві посад головного бухгалтера та касира, не має права одноосібно підписувати касові документи. Водночас, у разі відсутності на підприємстві інших працівників, керівник має право підписувати касові документи одноосібно, як керівник підприємства. Наявність у штаті посади бухгалтера робить неправомірним підписання касових документів керівником підприємства одноосібно. Суміщення однією особою обов’язків головного бухгалтера і касира не означає, що на касовому ордері може ставитися один підпис - адже коло обов'язків головбуха та касира не збігається. Аналогічний висновок справедливий і в ситуації, коли обов’язки касира виконує керівник підприємства. На той факт, що в цій ситуації керівник повинен розписуватися в касовому ордері окремо як касир і як керівник підприємства, вказували і податківці в консультації, розміщеній у категорії 109.15 "ЗІР". Отже безпечніше все ж буде поставити всі підписи, які вимагає форма відповідного касового документа |
| "Одержав" "___" ______20__року" |
Відображається прописом сума отриманих коштів (гривень - словами, копійок - цифрами) та дата отримання. У касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за відомостями на виплату грошей, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку), реквізит "Одержав" не заповнюють (абзац п’ятий п. 32 розд. IІІ Положення N 148). При цьому документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, засвідчена підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки (штампу) банку. Якщо підприємство здає виручку до банку через інкасаторів, таким документом буде копія супровідної відомості до сумки з готівкою, засвідчена підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача. Документом, що свідчить про прийняття готівки програмно-технічним комплексом самообслуговування для подальшого її переказу, є квитанція платіжного термінала (сліп) |
| "Підпис одержувача" | Проставляється підпис особи, яка отримала кошти. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами). Цей реквізит може не заповнюватися у видаткових касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (зокрема, при видачі готівки за відомостями на виплату готівки) |
| "(найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)" | Зазначається найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача. Касир вимагає пред'явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу та відповідно до законодавства України може бути використаний на території України для укладення правочинів, у разі видачі окремим фізичним особам готівки (у тому числі працівникам установи/підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. У касових ордерах, які оформляють на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за відомостями на виплату готівки, здача готівки до банку), цей реквізит не заповнюють |
Проконтролювавши наявність і правильність заповнення всіх перелічених вище реквізитів видаткового касового ордера, касир приступає до видачі за ним грошей.
У разі невиконання хоча б однієї із зазначених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.
Відомість на виплату готівки
Можливість застосування відомості на виплату грошей передбачено Положенням N 148 (її типову форму наведено в додатку 1 до цього документа).
Відомість є касовим документом. Про це свідчить пп. 11 п. 3 розд. І Положення N 148:
"Касові документи - документи (касові ордери та відомості на виплату готівки, розрахункові документи, квитанції програмно-технічних комплексів самообслуговування, відомості закупівлі сільськогосподарської продукції, інші прибуткові та видаткові касові документи), за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку".
Відомість, як і видаткові касові ордери, застосовують для видачі готівки з каси (п. 27 розд. IІІ Положення N 148).
Видаткові касові ордери або видаткові відомості не приймаються для виведення залишку готівки в касі, якщо видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача. При оформленні касових документів замінювати власноручний підпис факсимільним не можна.
Відомість оформляють, як правило, щоразу, коли потрібно здійснити ту чи іншу виплату одразу декільком працівникам.
Видача готівки фізичним особам, яких немає в штатному розписі установи/підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю.
Крім того, як правило, окремі відомості відкривають на кожен структурний підрозділ підприємства, а також на кожен вид виплат.
Оформлена належним чином (з додержанням усіх передбачених Положенням N 148 вимог) відомість передається на підпис головному бухгалтеру та керівнику підприємства. Далі відомість передають до каси підприємства для виплати грошей.
Після одержання оформленої відомості на виплату грошей касир зобов’язаний перевірити:
- наявність на документах і справжність відповідних підписів (головного бухгалтера та керівника);
- правильність оформлення відомості та наявність усіх її реквізитів.
У разі невиконання хоча б однієї з вимог, що висуваються до оформлення відомості на виплату грошей, касир повертає її до бухгалтерії для відповідного переоформлення.
Якщо ж перевірка показала, що відомість оформлена правильно, то касир на її підставі виплачує з каси підприємства належні відповідним особам суми готівкових коштів.
Фрагмент заповнення Відомості на виплату готівки наведемо на рис. 2.
Бухгалтер підприємства перевіряє записи, здійснені касиром у відомості, і здійснює підрахунок виданих і депонованих за нею сум.
На видану заробітну плату бухгалтером оформлюється видатковий касовий ордер (рис. 3).
Аналітичний облік розрахунків за неотриману в установлений для виплати з каси підприємства термін суму з оплати праці (розрахунків з депонентами) ведеться в Реєстрі депонованої заробітної плати.
Касир зобов'язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов’язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, скласти реєстр депонованих сум.
Форма Реєстру депонованої заробітної плати наведена в Методичних рекомендаціях N 356. Зразок Реєстру депонованої заробітної плати наведемо на рис. 4.
На загальну суму депонованої заробітної плати бухгалтер оформляє один загальний видатковий касовий ордер, на підставі якого сума невиданої заробітної плати здається до банку для зарахування на поточний рахунок підприємства (рис. 5).
Видаткові касові ордери на видачу готівки під звіт
Готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктам господарювання відповідно до законодавства України. Готівка видається під звіт (п. 9 розд. II Положення N 148):
1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;
2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів - на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;
3) на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівки під звіт.
Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.
Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.
Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.
Зразок заповнення видаткового касового ордера на видачу коштів під звіт на відрядження наведемо на рис. 6.
Далі наведемо зразок заповнення видаткового касового ордера на видачу коштів під звіт на відрядження та для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань.
Припустимо, що облік коштів, виданих під звіт, підприємство веде окремо: на відрядження (субрахунок 3721), для вирішення виробничих (господарських) питань (субрахунок 3722). Видачу готівки для прикладу оформимо одним касовим (рис. 7).
Нагадаємо, що складання таких касових ордерів до офіційних роз’яснень НБУ та Мінфіну України є передчасним і може призвести до непорозумінь з контролюючими органами.
Рисунки 1-7 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".
Список використаних документів
Методические рекомендации N 356 - Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. N 356
Положення N 148 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р N 148
Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р N 637 (втратило чинність)
Людмила Волинець
"Консультант бухгалтера" N 4 (848) 26 лютого 2018 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)