Трудовые книжки и правила их ведения

Основным документом о трудовой деятельности работника является трудовая книжка. Порядок ведения трудовых книжек регулируется нормами Инструкции N 58.

Общие положения ведения трудовых книжек

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятиях всех форм собственности или у физического лица свыше 5-ти дней, в том числе:

- лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию;

- студентов высших и учащихся профессионально-технических учебных заведений, получивших профессию (квалификацию) по образовательноквалификационному уровню "квалифицированный рабочий", "младший специалист", "бакалавр", "специалист" и продолжающих учиться на следующем образовательноквалификационном уровне, которые проходят стажировку на предприятиях всех форм собственности.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Работники обязаны подавать трудовую книжку при устройстве на работу.

Лица, которые впервые ищут работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить:

- паспорт;

- диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;

- военный билет - должны предъявить военнослужащие, уволенные из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Гражданской обороны Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других военных формирований, созданных в соответствии с законодательством Украины и военнослужащие, уволенные из Вооруженных сил бывшего Союза ССР и Вооруженных сил государств-участников СНГ;

- справку об освобождении - должны предъявить освобожденные из места отбывания уголовного наказания.

Порядок заполнения трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках.

Заполнение трудовой книжки впервые производит владелец или уполномоченный им орган.

Заполнение трудовой книжки впервые производится не позднее недельного срока со дня:

- приема работника на работу;

- принятия студента высшего, ученика профессионально-технического учебного заведения, получившего профессию (квалификацию) по образовательноквалификационному уровню "квалифицированный рабочий", "младший специалист", "бакалавр", "специалист" и продолжающего учиться на следующем образовательноквалификационном уровне, на стажировку.

В трудовую книжку вносятся сведения:

- о работнике, то есть фамилия, имя и отчество, дата рождения;

- о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

- о наградах и поощрениях: о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, поощрении за успехи в работе и других поощрениях в соответствии с действующим законодательством Украины;

- об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся.

При увольнения или переводе на другую работу записи в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Все записи в трудовую книжку (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, о наградах и поощрениях) вносятся после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц - двузначными).

Например, если рабочий или служащий принят на работу 6 ноября 2017 года, в графе 2 "Дата число месяц год" трудовой книжки записывается "06.11.2017".

Записи выполняются аккуратно, ручкой шариковой или с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.

Записи об увольнении, а также сведения о наградах и поощрениях заверяются печатью.

При этом, с ноября 2014 года иметь печать субъекты хозяйствования не обязаны в соответствии с изменениями, которые внесены Законом N 1206 в ХК Украины.

Следовательно, положения Инструкции N 58 следует применять в части, не противоречащей нормативно-правовым актам высшей юридической силы, к которым и относится ХК Украины.

Так как ст. 58-1 ХК Украины разрешает субъектам хозяйствования не иметь печати, то записи в трудовой книжке, в том числе и на первой станице (титульном листе), они обязаны заверять печатью, только если имеют ее. Если у предприятия печати нет, записи в трудовой книжке удостоверяет лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, только своей подписью.

С каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании Приказа (распоряжения) о назначении на работу, переводе и увольнении, собственник обязан ознакомить работника под роспись в Личной карточке (типовая форма N П-2), в которой должна повторяться соответствующая запись из трудовой книжки (вкладыша).

Министерства и ведомства по согласованию с соответствующими отраслевыми профсоюзами могут, как исключение, разрешить предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), проводить ознакомление с записями, внесенные в трудовую книжку, в заочном порядке путем направления владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в Личной карточке.

В трудовые книжки вносятся исправления в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о наградах и поощрениях и т. д. Исправление осуществляется собственником предприятия, где была сделана соответствующая неверная запись.

Собственник по новому месту работы обязан предоставить работнику необходимую помощь в осуществлении исправления владельцем предприятия, где была сделана неверная запись.

Следовательно, сам новый работодатель не может вносить изменения в неверные (ошибочные) записи предыдущих работодателей.

В случае необходимости владелец выдает работникам по их просьбе заверенные выписки из трудовых книжек сведений о работе.

Если предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующая запись осуществляется:

- правопреемником и удостоверяется печатью (при ее наличии);

- в случае его отсутствия - вышестоящей организацией, которой было подчинено предприятие;

- в случае его отсутствия - облархивом, госархивом г. Киева, госархивом г. Севастополя и госархивом при Совете Министров Крыма.

Исправленные сведения о работе, о переводе на другую работу, о наградах и поощрениях и др. должны полностью соответствовать оригиналу Приказа или распоряжения.

В случае утраты Приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основе других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей показания свидетелей.

Не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)" пишется: "Запис за N таким-то є недійсним. Прийнято за такою-то професією (посадою)" и в графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" повторяются дата и номер Приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, рассматривающим трудовые споры, и восстановление на прежней работе или изменение формулировки причины увольнения.

Например, пишется: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запис за N такому-то є недійсним, звільнений ..." и указывается новая формулировка.

В графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" в этом случае делается ссылка на Приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается "Дубликат" трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Внесение сведений о работнике

Сведения о работниках записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, а дату рождения - на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью заверить правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров - при их наличии), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется собственником по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.

Вносятся указанные изменения на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия и печатью предприятия (или отдела кадров).

Внесение сведений о работе

Общий порядок заполнения раздела "Сведения о работе" по графам представлен в таблице.

Таблица.

Особые случаи заполнения раздела "Сведения о работе"

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке делается на основании Приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.

Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в Карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.

Порядок заполнения Карты оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации приведен в Инструкции N 06-41-48.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Работа по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указывается отдельной строкой. Эта запись производится по желанию работника.

Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

Если за время работы работника название предприятия меняется, то об этом отдельной строкой делаются такие записи:

- в графе 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)" - "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване в таке-то";

- в графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" - основание переименования - Приказ (распоряжение), его дата и номер.

Записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) ВУЗ для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, имеющих трудовые книжки, вносит учебное заведение (научное учреждение).

Основанием для таких записей являются Приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период работы указанных выше студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, при прохождении производственной практики и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики и при прохождении стажировки подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.

На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе и стажировки согласно полученным данным.

Справки хранятся в личных делах указанных лиц, как документы строгой отчетности.

Запись в трудовую книжку о стажировке студентов высших, учащихся профессионально-технических учебных заведений, получивших профессию (квалификацию) по образовательно-квалификационному уровню "квалифицированный рабочий", "младший специалист", "бакалавр", "специалист" и продолжающих учиться на следующем образовательноквалификационном уровне, вносится предприятием, учреждением, организацией, где они проходили стажировку, с указанием должности, периода и места прохождения (структурное подразделение) стажировки, специальности (квалификации) или профессии (квалификационного уровня) стажера.

Основанием для таких записей являются Приказ о прохождении стажировки.

Для студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, которые ранее не работали и в связи с этим не имели трудовых книжек, сведения о работе в студенческих лагерях, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.

Трудовые книжки работников, работающих у физических лиц - субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т. д.) хранятся непосредственно у работников.

Указанные выше физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными письменными трудовыми договорами.

Обратите внимание, хотя с 01.01.2015 г. регистрация трудовых договоров между ФЛП и наемным сотрудником в службе занятости отменена, в Инструкции N 58 все еще остается ссылка на это требование.

Поэтому на данный момент целесообразным представляется использовать нормы Инструкции N 58 относительно взаимодействия со службой занятости только в части расторжения уже зарегистрированного в ней трудового договора.

А именно, при увольнении в трудовые книжки работников вносится запись: "Звільнено з роботи (далее указывается основание освобождения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины)", при этом в графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: "Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)".

В этом случае внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, независимо от места регистрации трудового договора, и удостоверяются его печатью.

Если трудовой договор заключался после 01.01.2015 г., то взаимодействия со службой занятости не требуется ни при заключении, ни при расторжении трудового договора.

В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

- о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

- о времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других учреждениях в учебнокурсовых комбинатах (центре, пункте и т.п.);

- о времени обучения в ВУЗах (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

- о работе в качестве членов колхоза - в том случае, когда действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

- о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16-ти лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе (п. "с" ст. 56 Закона о пенсионном обеспечении), в том числе за престарелым, достигшим 80-тилетнего возраста (согласно медицинскому заключению);

- безработным лицам о периоде получения пособия по безработице - заносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Эти записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

Внесение сведений о наградах и поощрениях

В трудовые книжки работников вносятся:

- в раздел "Відомості про нагородження" - сведения о наградах государственными наградами Украины и отличиями Украины;

- в раздел "Відомості про заохочення" - сведения о поощрениях за успехи в работе.

В трудовые книжки не заносятся данные о премиях, предусмотренных системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Заполняя трудовую книжку при увольнении работника, следует руководствоваться следующими правилами:

- записи о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

Например: "Звільнений у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України";

- при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится с указанием этих причин.

Например: "Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України";

- днем увольнения считается последний день работы.

Обратите внимание на некоторые особенности заполнения графы 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)":

- в случае перевода с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на таке-то підприємство, п. 5 ст. 36 КЗпП України";

- в случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: "Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п. 5 ст. 36 КЗпП України";

- в случае расторжения трудового договора по инициативе собственника или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мер по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение правительства Украины.

Например, в графе 3 записывается "Звільнено за скороченням штатів (чи чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України" и далее в скобках указывается соответствующее Постановление Кабмина.

В трудовой книжке умершего работника в разделе "Відомості про роботу" в:

- графе 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)" пишется: "Роботу припинено у зв’язку зі смертю";

- графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" - указываются дата и номер Приказа (распоряжения).

Эта запись заверяется в установленном порядке.

Назначение пенсии

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп "Пенсію призначено" (п. 2.30 Инструкции N 58).

Штамп ставится в разделе "Відомості про призначення пенсії".

В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.

Вкладыш в трудовую книжку

В том случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Виданий вкладиш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей его выдаче должен ставиться другой штамп и указываться серия и номер нового вкладыша.

Обратите внимание, в случае необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного 1938 г. и 1974 г. образцов).

Выдача трудовой книжки при увольнении

В случае увольнения работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия и печатью предприятия (или отдела кадров) (при их наличии).

При этом для лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое прошел работник за последние 2 года перед увольнением.

Трудовая книжка заполняется одновременно на украинском и русском языках и удостоверяются отдельно оба текста.

Собственник обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается Приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в общем порядке.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то собственник в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки может быть выдан вследствие:

- ее утери;

- ее порчи;

- отсутствия доступа к ней. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом собственнику по месту последней работы.

Не позднее 15-ти дней после заявления (в случае осложнения - в другие сроки) собственник выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дублікат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделе "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" и "Відомості про заохочення" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о наградах и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Відомості про роботу" в графу 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)" прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

- в графе 2 "Дата число місяць рік" указывается дата приема на работу;

- в графе 3 "Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)" пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

Запись в дубликате трудовой книжки сведений о работе по совместительству и по совмещению профессий производится по желанию работника. Если из представленных документов видно, что работник переводился на постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись;

- после этого в графе 2 записывается дата увольнения;

- в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах;

- в графе 4 "На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)" указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи, в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Собственник обязан содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие.

Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

- о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;

- о работе в качестве члена артели промышленной кооперации.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришли в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т. д.), то собственник по последнему месту работы также выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Замість видано дублікат", а книжка возвращается ее владельцу. При устройстве на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации или проведения антитеррористической операции на территории, где работал работник.

Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при Службе безопасности Украины о проведении антитеррористической операции на территории, где работал работник, которая предоставляется в произвольной форме.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи из дубликата о периодах работы переносятся в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делается надпись: "Дублікат анульовано", заверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращается его владельцу.

Расчеты за трудовые книжки и их хранение

При выписке трудовой книжки, или вкладыша к ней, или дубликата трудовой книжки собственник взимает с работника сумму ее стоимости.

В случае неверного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

Если трудовая книжка работника утеряна предприятием вследствие стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2-х лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в:архиве предприятия в течение 50-ти лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Собственник обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учет трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек на предприятии ведутся:

- Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обе книги должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью (при ее наличии).

Список использованных документов

КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины

ХК Украины - Хозяйственный кодекс Украины

Закон N 1206 - Закон Украины от 15.04.2014 г. N 1206-VII "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по упрощению порядка открытия бизнеса"

Закон о пенсионном обеспечении - Закон Украины от 05.11.1991 г. N 1788-XII "О пенсионном обеспечении"

Инструкция N 06-41-48 - Инструкция по заполнению Карты условий труда при проведении аттестации рабочих мест, разработанная Министерством здравоохранения и Министерством труда Украины от 27.11.1992 г. N 06-41-48

Инструкция N 58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минсоцзащиты, Минюст от 29.07.1993 г. N 58

Яна Лебединская

"Консультант бухгалтера" N 22 (842) 27 листопада 2017 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)