ДЕРЖАВНА СЛУЖБА СТАТИСТИКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
11.04.2017 N 86
Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку,
зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних
носіїв інформації, що містять службову інформацію, у
територіальних органах Державної служби статистики України
На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року N 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію", з метою встановлення в територіальних органах Державної служби статистики України єдиного порядку роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що містять службову інформацію, наказую:
1. Затвердити Типову інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у територіальних органах Державної служби статистики України (далі - Інструкція), що додається.
2. Головному управлінню регіональної статистики, головним управлінням статистики в областях і м. Києві розробити відповідно до Інструкції та затвердити в одномісячний строк власні інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію.
3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова І. Є. Вернер
Затверджено
Наказ Державної служби статистики України
11.04.2017 N 86
Типова інструкція
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення
документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять
службову інформацію, у територіальних органах Державної
служби статистики України
Загальна частина
1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження діяльності у сфері статистики, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), у територіальних органах Державної служби статистики України (далі - територіальні органи Держстату).
2. У територіальному органі Держстату утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються наказом територіального органу Держстату.
З урахуванням особливостей діяльності територіального органу Держстату за рішенням його керівника можуть утворюватися кілька таких комісій за напрямами діяльності територіального органу Держстату.
3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:
1) подання на розгляд комісії з питань роботи із службовою інформацією Державної служби статистики України з урахуванням вимог законодавства пропозицій до переліку відомостей щодо діяльності органів державної статистики, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей);
2) перегляд документів із грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;
3) розгляд документів із грифом "Для службового користування" на предмет установлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
4) розслідування на підставі рішення керівника територіального органу Держстату фактів втрати документів із грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;
5) розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ.
До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів територіального органу Держстату, в яких створюється службова інформація, а також працівники режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів, підрозділів криптографічного та/або технічного захисту інформації (у разі їх створення), структурного підрозділу з діловодства (далі - служба діловодства), підрозділу з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій у територіальному органі Держстату.
До складу комісій, утворених за напрямами діяльності територіального органу Держстату, включаються кваліфіковані працівники з відповідних напрямів діяльності.
4. Перелік відомостей, що складає Держстат відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", на підставі пропозицій самостійних структурних підрозділів апарату Держстату та його територіальних органів, затверджує Голова Держстату.
Затверджений перелік відомостей оприлюднюється на офіційних веб-сайтах Держстату та його територіальних органів.
5. Працівників, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначає керівник територіального органу Держстату, його заступники, керівники структурних підрозділів у резолюції до такого документа.
Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів територіального органу Держстату, які не є його працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.
6. Організація в територіальному органі Держстату роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на службу діловодства, а за її відсутності - на окрему посадову особу.
Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками "Літер "М" та "Літер "К" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в територіальному органі Держстату за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації.
Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів із грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.
7. Служба діловодства ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів, зазначених у пункті 5 цієї Інструкції, з інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, у відповідному територіальному органі Держстату (далі - інструкція територіального органу Держстату) під розпис.
8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з:
1) мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";
2) питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К".
Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.
9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішує виконавець або посадова особа, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
2) установити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.
12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в територіальному органі Держстату порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію, покладається на його керівника.
Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
13. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в територіальних органах державної статистики України, затвердженої наказом Державної служби статистики України від 11 лютого 2014 року N 34 (зі змінами), та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів із грифом "Для службового користування" в територіальних органах Держстату здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі наказу керівника територіального органу Держстату з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.
16. У разі ліквідації територіального органу Держстату рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.
17. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.
Приймання та реєстрація документів
18. Приймання та реєстрацію документів із грифом "Для службового користування", крім документів, зазначених в абзаці другому цього пункту, здійснює централізовано служба діловодства.
Порядок приймання та реєстрації документів із грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", визначається інструкцією територіального органу Держстату з урахуванням специфіки його діяльності.
19. У неробочий час конверти (паковання) з документами з грифом "Для службового користування" приймає черговий працівник територіального органу Держстату (у разі його наявності), який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) з грифом "Для службового користування" за формою згідно з додатком 1.
20. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.
21. Вхідну кореспонденцію з грифом "Для службового користування" розкриває працівник служби діловодства, відповідальний за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та в супровідному листі.
22. У разі ведення окремої реєстрації документів із грифом "Для службового користування" з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації конверти (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт у територіальному органі Держстату, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із грифом "Для службового користування" (додаток 1) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів".
23. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
24. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.
25. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора, штрих-коду) служба діловодства проставляє відмітку про надходження із зазначенням найменування територіального органу Держстату - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації), а також з відміткою "Особисто" відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) із грифом "Для службового користування" (додаток 1) та дати його одержання.
26. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, служба діловодства проставляє номер облікової форми, порядковий номер і дату взяття додатка на облік.
27. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів із грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:
"251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК".
На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М", наприклад:
"М/251/04-12 ДСК".
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
На документі, що оформлений не на бланку територіального органу Держстату, індекс вихідного номера проставляється у лівому верхньому куті першого аркуша документа над його текстом без відступу від межі лівого поля.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
"До вх. N 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016".
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
28. Реєстрація документів із грифом "Для службового користування" здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4, на картках або в електронній базі даних.
29. Реєстрація документів із грифом "Для службового користування" в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп'ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
30. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.
У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
31. Етапи проходження документів із грифом "Для службового користування" в територіальному органі Держстату повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
Облік видань із грифом "Для службового користування"
32. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений у територіальному органі Держстату, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
33. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
Облік електронних носіїв інформації
34. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет і бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід'ємної частини модулів флеш-пам'яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, веде служба діловодства у журналі за формою згідно з додатком 7.
35. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід'ємній частині корпусу модулів флеш-пам'яті тощо) зазначаються найменування територіального органу Держстату, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
36. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
37. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 35 і 36 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
38. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію (додаток 7).
39. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
40. Заміну електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадить представник організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні територіального органу Держстату та в присутності працівника, якому такий носій видано у встановленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні територіального органу Держстату для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
41. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в територіальному органі Держстату в присутності працівника, якому такий носій у встановленому порядку видано, та в разі необхідності працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в територіальному органі Держстату. У разі виникнення необхідності в передачі за межі територіального органу Держстату такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий у встановленому порядку.
Друкування і розмноження документів
42. Друкування і розмноження в територіальному органі Держстату документів із грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюють працівники територіального органу Держстату, які мають допуск до роботи з такими документами.
43. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника, наприклад:
"Для службового користування Прим. N 3".
Установа, яка є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:
"Для службового користування Прим. N 2 Копіюванню не підлягає".
Відмітки "Літер "М", "Літер "К", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:
"Для службового користування Літер "М" Прим. N 2
або
"Для службового користування Літер "К" Прим. N 2
44. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:
Для службового користування Прим. N 4
Додаток до наказу __________________________________ (найменування територіального __________________________________ органу Держстату)
від ___ ____________ 20__ р. N ___".
або
Для службового користування Прим. N 4
Додаток до листа __________________________________ (найменування територіального __________________________________ органу Держстату)
від ___ ____________ 20__ р. N ___".
Якщо додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:
| "Додаток: | відомості про чисельність працюючих та військовозобов'язаних, які заброньовані згідно з переліками посад і професій, та військовозобов'язаних, які підлягають бронюванню, від 14.08.2016 N 18-46/52 ДСК на 1 арк., прим. N 1.". |
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:
"Для службового користування (без додатка - відкрита інформація) Прим. N 1".
45. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
46. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі територіального органу Держстату, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, та дата, наприклад:
"Надруковано три примірники. Прим. N 1 - Держстату Прим. N 2 - Одеській обласній державній адміністрації Прим. N 3 - до справи N 02-10 Пункт 7 переліку відомостей АРМ інвентарний номер 5 09.12.2016".
47. Якщо документ надсилається більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку, який підписує особа, яка підписала документ, або керівник структурного підрозділу, в якому його підготовлено. На кожному примірнику документа зазначається тільки один адресат. У списку на розсилку зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі, що залишається у справі територіального органу Держстату, робиться узагальнений напис, наприклад:
"Прим. N 1 - 8 - за списком на розсилку Прим. N 9 - до справи N 02-10".
48. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша без відступу від межі лівого поля зазначаються прізвище (прізвище, ім'я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:
"Марченко 255 55 55"
або
"Марченко Петро Васильович 255 55 55".
49. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти виконавець знищує шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
50. Розмноження документів із грифом "Для службового користування" здійснюється у спеціально обладнаному приміщенні засобами копіювально-розмножувальної техніки, що визначені наказом керівника територіального органу Держстату, з дотриманням вимог нормативних документів з питань технічного захисту інформації.
Розмноження документів із грифом "Для службового користування" здійснює служба діловодства або інший структурний підрозділ, що визначені наказом територіального органу Держстату, з дозволу керівника територіального органу Держстату (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції керівника територіального органу Держстату.
Керівник територіального органу Держстату може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, у яких документи опрацьовуються або зберігаються.
51. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
52. Документ із грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 50 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
53. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.
Надсилання документів
54. Надсилання документів із грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур'єрською службою установи (кур'єрами), підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку.
У разі надсилання документів із грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку або органів спеціального зв'язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
Надсилання конвертів (паковань) з відмітками "Літер "К" у межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку, органів спеціального зв'язку або відомчого фельд'єгерського зв'язку.
Надсилання документів із грифом "Для службового користування" за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою "Літер "К", які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку.
Передача службової інформації (надсилання документів із грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
55. Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.
Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються іншим установам разом із супровідним листом із грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість і номери примірників з урахуванням вимог пункту 44 цієї Інструкції.
56. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
57. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
58. У разі надсилання документів, які має розкрити певна посадова особа установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 57 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
59. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".
60. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
61. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім'я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
62. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.
Формування виконаних документів у справи
63. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в територіальному органі Держстату зведеною номенклатурою справ (далі - номенклатура справ). Дозволяється долучати до справи із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М".
Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в територіальному органі Держстату, формує у справи у відповідному структурному підрозділі працівник, відповідальний за виконання такого виду робіт.
64. До номенклатури справ уключаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів із грифом "Для службового користування".
65. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад:
"04-10 ДСК".
66. На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".
67. Якщо в територіальному органі Держстату створюється понад 50 документів на рік із грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
68. Якщо в територіальному органі Держстату створюється менш як 50 документів на рік із грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначає експертна комісія територіального органу Держстату з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року N 1004 (зі змінами).
Якщо в територіальному органі Держстату створюється незначна кількість розпорядчих документів із грифом "Для службового користування", дозволяється групувати їх у справи разом з іншими розпорядчими документами відкритого доступу відповідно до їх видів та строків зберігання. Після долучення розпорядчих документів із грифом "Для службового користування" до справи на обкладинці тому справи у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування", а до номенклатури справ уносяться відповідні зміни.
Реєстрація розпорядчих документів із грифом "Для службового користування" проводиться в облікових формах разом з розпорядчими документами відкритого доступу.
69. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
70. Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
71. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
72. Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формує служба криптографічного захисту інформації територіального органу Держстату або працівник, відповідальний за виконання такого виду робіт.
73. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначає Адміністрація Держспецзв'язку.
Користування документами
74. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника територіального органу Держстату або його заступників, керівників структурних підрозділів територіального органу Держстату.
Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у службі діловодства чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам територіального органу Держстату на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції керівника територіального органу Держстату або затвердженого керівником територіального органу Держстату списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск працівників територіального органу Держстату до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного структурним підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу, і затвердженого керівником територіального органу Держстату.
75. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
76. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення зі змістом таких документів сторонніх осіб.
77. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису, який складається за формою згідно з додатком 12.
78. Справи із грифом "Для службового користування", що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) територіального органу Держстату, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів територіального органу Держстату на підставі замовлення за формою згідно з додатком 13.
Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівного підрозділу (архіву) територіального органу Держстату робиться запис у книзі видавання справ у робочі приміщення територіального органу Держстату (додаток 14).
79. Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
80. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії та витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівника територіального органу Держстату або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
81. Копії документів та витяги з них засвідчують керівник служби діловодства або інша визначена в інструкції територіального органу Держстату посадова особа, наприклад:
"Згідно з оригіналом
| Начальник відділу документального забезпечення та контролю виконання |
____________ (підпис) |
О. О. Павленко |
20.07.2016".
82. Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
83. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів із грифом "Для службового користування" у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Робочий зошит реєструється у службі діловодства в журналі обліку робочих зошитів, що ведеться за формою згідно з додатком 15.
Аркуші робочих зошитів нумеруються, прошиваються нитками та опечатуються шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки служби діловодства або печатки "Для пакетів".
На зворотному боці останнього аркуша робочого зошита робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, який засвідчується підписом керівника служби діловодства, скріпленим печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів".
На обкладинці робочого зошита у правому верхньому куті проставляється гриф "Для службового користування", прізвище, ініціали виконавця та реєстраційний номер робочого зошита.
84. Працівник іншої установи може ознайомитися зі змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
85. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах із грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до територіального органу Держстату запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", здійснюється з урахуванням вимог пункту 87 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до територіального органу Держстату іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
Перегляд документів із грифом "Для службового користування"
86. Перегляд документів із грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.
Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів із грифом "Для службового користування", з метою можливого скасування грифа, обов'язково здійснюється під час підготовки:
1) справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) територіального органу Держстату;
2) документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
87. Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймає комісія з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідна комісія установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
88. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
89. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником територіального органу Держстату. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг із протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) територіального органу Держстату, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
90. Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
91. На обкладинках справ і документах гриф "Для службового користування" погашає працівник служби діловодства або архівного підрозділу (архіву) територіального органу Держстату шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення
92. Експертиза цінності документів із грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
Кожний аркуш документів, долучених до тому справи з грифом "Для службового користування", нумерується арабськими цифрами валовою нумерацією. Номери проставляються простим м'яким олівцем у правому верхньому куті аркуша над текстом документа. Бланки резолюцій керівників, аркуші ознайомлення із документами, а також передбачені пунктом 47 цієї Інструкції списки на розсилку документів нумеруються разом з такими документами та вносяться до внутрішнього опису справи.
У кінці кожної закінченої справи з грифом "Для службового користування" на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис (додаток 16), в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
1) наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
2) номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
3) номери великоформатних аркушів;
4) номери конвертів з укладеннями;
5) кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів". Усі подальші зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.
Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
93. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".
94. Під час передачі справ із грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради територіальний орган Держстату (установа-фондоутворювач) разом з актом приймання-передавання справ, оформленим у встановленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
95. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ територіального органу Держстату в цілому.
Знищення видань із грифом "Для службового користування", що зберігаються у бібліотеках, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.
96. Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією територіального органу Держстату в складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавленім, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
97. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:
"Справи N 17-4 ДСК, 17-11 ДСК, 18-5 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії:
| ____________ (підпис) |
В. А. Іваненко | |
| ____________ (підпис) |
П. В. Марченко | |
| ____________ (підпис) |
О. О. Павленко |
10.02.2016".
98. Після знищення документів із грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад 10 років) зберігання робиться відмітка "Документи знищено. Акт від ___ ____________ 20__ р. N _____".
99. Телефонні й адресні довідники, стенографічні записи з грифом "Для службового користування", друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників територіального органу Держстату, які провели таке знищення.
Забезпечення збереженості документів та
проведення перевірки їх наявності
100. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) територіального органу Держстату.
101. Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися й опечатуватися особистими номерними металевими печатками.
Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюють працівники, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
102. Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 101 цієї Інструкції.
Для ведення записів, що містять службову інформацію, виконавцям видаються робочі зошити.
Порядок оформлення робочого зошита визначено у пункті 83 цієї Інструкції.
103. Передача документів із грифом "Для службового користування" структурним підрозділам територіального органу Держстату здійснюється через службу діловодства з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
Порядок передачі одержаних у службі діловодства документів із грифом "Для службового користування" всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм визначається інструкцією територіального органу Держстату з урахуванням специфіки його діяльності.
104. Забороняється переміщення документів із грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів із справ із грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) територіального органу Держстату або служба діловодства за письмовою вказівкою керівника територіального органу Держстату здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому в архівному підрозділі (архіві) територіального органу Держстату повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
105. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі територіального органу Держстату, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення територіального органу Держстату, та в разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі територіального органу Держстату здійснюється на підставі резолюції керівника територіального органу Держстату або його заступника. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
106. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
107. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівник територіального органу Держстату (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів із грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними, з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
108. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію, а також наявність і фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування", не рідше ніж один раз на рік перевіряє комісія з питань проведення перевірки наявності документів із грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються наказом територіального органу Держстату.
До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М" та "Літер "К" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
109. Перевірка наявності справ та видань із грифом "Для службового користування" в архівних підрозділах (архівах) територіальних органів Держстату та бібліотеках, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п'ять років.
110. Результати перевірок, зазначених у пунктах 108 і 109 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 17.
Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника територіального органу Держстату та керівника служби діловодства.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження діяльності у сфері статистики з питань оборонно-промислового комплексу держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв'язку.
111. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника територіального органу Держстату може утворюватися спеціальна комісія.
112. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників територіального органу Держстату письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
113. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
114. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт за формою згідно з додатком 18, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівникові територіального органу Держстату на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника територіального органу Держстату не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
115. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність територіального органу Держстату, а також наводиться перелік втрачених документів.
116. Відмітку про втрату документів служба діловодства вносить до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
117. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу (архіву) територіального органу Держстату для відповідної роботи.
Виготовлення, облік, використання та знищення печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток
118. Зображення Державного Герба України помішується на печатках територіального органу Держстату відповідно до вимог Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року N 2137-XII та положення про територіальний орган Держстату.
119. Зображення емблеми Державної служби статистики України помішується на печатках територіальних органів Держстату відповідно до Порядку використання емблеми і прапора Державної служби статистики України, затвердженого Указом Президента України від 20 березня 2004 року N 349/2004 "Про символіку Державної служби статистики України", та положення про територіальний орган Держстату.
120. Територіальні органи Держстату можуть мати тільки по одному примірнику гербової печатки.
У деяких випадках є припустимим за наказом керівника територіального органу Держстату виготовлення додаткових гербових печаток з цифрами "1", "2" і т. ін.
121. Служба персоналу територіального органу Держстату може замовляти малу гербову печатку для засвідчень службових посвідчень.
122. Територіальні органи Держстату незалежно від наявності в них печаток з Державним Гербом України можуть виготовляти печатки із зображенням емблеми Державної служби статистики України, а також прості круглі печатки та різні штампи з найменуванням територіального органу Держстату для:
відокремлених підрозділів;
режимно-секретних підрозділів;
служб діловодства;
управлінь справами;
адміністративно-господарських управлінь (відділів);
служб персоналу,
а також інших, які передбачені положенням про територіальний орган Держстату або наказом керівника територіального органу Держстату.
У деяких випадках є припустимим за наказом керівника територіального органу Держстату виготовлення додаткових печаток із зображенням емблеми Державної служби статистики України з цифрами "1", "2" і т. ін.
123. Режимно-секретні підрозділи, служби діловодства та служби персоналу мають право замовляти просту круглу печатку "Для пакетів".
124. Особисті номерні металеві печатки (пломбіри під пластилін, пломбіри під сургуч), призначені для опечатування службових приміщень, сховищ (шаф, сейфів), спеціально обладнаних приміщень архівного підрозділу (сховищ архіву), пакувань з документами та іншими матеріальними носіями інформації, що мають відповідний гриф обмеження доступу, тощо виготовляються на замовлення режимно-секретних підрозділів, служб діловодства й архівних підрозділів (архівів) територіальних органів Держстату.
125. Печатки, штампи та особисті номерні металеві печатки виготовляються за рішенням керівника територіального органу Держстату за поданням керівника служби діловодства.
126. Виготовлення печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 19.
127. Виготовлення печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток здійснюється у випадках:
1) створення, реорганізації або зміни найменування територіального органу Держстату;
2) втрати, викрадення, зношення, пошкодження;
3) службової необхідності (недостатньої кількості вже виготовлених, зміни вимог нормативно-правових актів, які регламентують наявність або написи на певних печатках, штампах, особистих номерних металевих печатках).
128. При виготовленні/заміні печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток:
1) керівник служби діловодства надає керівнику територіального органу Держстату службову записку про необхідність виготовити/замінити печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки. До неї додаються зразки (ескізи) печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток, які належить замовити;
2) керівник територіального органу Держстату затверджує наказом зразки (ескізи) нових печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток. У цьому чи іншому наказі визначаються терміни виготовлення та відповідальна за це особа;
3) територіальний орган Держстату укладає договір із штемпельно-граверною майстернею про виготовлення печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток і до нього додає затверджені зразки (ескізи) нових печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток;
4) після отримання виготовлених печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток наказом керівника територіального органу Держстату визначається працівник служби діловодства, що персонально відповідає за облік і зберігання печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток (далі - матеріально відповідальна особа);
5) печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки, що використовуються в діяльності територіального органу Держстату, підлягають обов'язковому обліку в службі діловодства. Печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки видаються відповідальним за зберігання і використання особам (далі - відповідальна особа) під підпис у журналі обліку печаток та штампів, що застосовуються в територіальному органі Держстату (додаток 20), у якому ставляться їх відбитки. Відповідальні особи визначаються наказом керівника територіального органу Держстату.
129. Журнал уключається у номенклатуру справ служби діловодства, його аркуші нумеруються, прошиваються нитками та опечатуються шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки служби діловодства або печатки "Для пакетів".
На зворотному боці останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, який засвідчується підписом керівника служби діловодства, скріпленим печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів".
130. Печатки та штампи проставляються на документах з використанням чорнила синього кольору, крім штампів, у яких зазначено реквізит "Контроль". Такі штампи проставляються з використанням чорнила червоного кольору.
131. Відповідальність і контроль за дотриманням порядку виготовлення, обліку, зберігання та знищення печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток, а також законністю користування ними покладається на керівника територіального органу Держстату.
Контроль за виготовленням, зберіганням, використанням і знищенням печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток покладається на службу діловодства.
132. Печатки, штампи та особисті номерні металеві печатки, виготовлені на замовлення режимно-секретного підрозділу, служба діловодства передає до цього підрозділу для подальшого обліку, зберігання та використання за актом.
133. При зміні матеріально відповідальної особи печатки, штампи та особисті номерні металеві печатки передаються новопризначеному працівнику служби діловодства, що персонально відповідає за облік і зберігання печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток, за актом.
134. Печатки і штампи повинні зберігатися в шафах або сейфах, які надійно замикаються та опечатуються.
135. Винесення печаток і штампів за межі територіального органу Держстату без дозволу керівника територіального органу Держстату, а також передача стороннім особам, безоблікова передача іншим працівникам територіального органу Держстату категорично забороняються.
136. Перевірку наявності печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток здійснює щорічно комісія в складі не менше 3 осіб, призначена наказом керівника територіального органу Держстату. Про результати перевірки доповідається керівникові. В журналі обліку печаток та штампів, що застосовуються в територіальному органі Держстату (додаток 20), після останнього запису робиться відмітка про перевірку наявності печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток.
137. У разі порушення правил обліку, зберігання, використання та знищення печаток, штампів та особистих номерних металевих печаток територіального органу Держстату комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом довільної форми та доводяться до відома керівника територіального органу Держстату.
138. Печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки в разі звільнення, переведення відповідальної особи передаються до служби діловодства, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток та штампів, що застосовуються в територіальному органі Держстату (додаток 20). Керівник територіального органу Держстату наказом визначає іншу відповідальну особу, яка отримує їх відповідно до вимог підпункту 5 пункту 128 цієї Інструкції.
139. Відповідальна особа в разі виявлення факту втрати або викрадення печатки, штампа чи особистої номерної металевої печатки невідкладно в письмовій формі інформує керівника свого структурного підрозділу, який доповідною запискою терміново інформує про такий факт керівника територіального органу Держстату.
140. Керівник територіального органу Держстату організовує проведення службового розслідування та вживає заходів щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки, штампа або особистої номерної металевої печатки.
141. Для проведення службового розслідування за фактом втрати або викрадення печатки, штампа чи особистої номерної металевої печатки за рішенням керівника територіального органу Держстату утворюється спеціальна комісія у складі не менше 3 осіб. До її складу входять працівники служби діловодства, бухгалтерської та юридичної служб територіального органу Держстату.
142. Спеціальна комісія має право оглядати приміщення і сховища територіального органу Держстату, отримувати від матеріально відповідальної особи та відповідальної особи письмові пояснення з питань, що є предметом розслідування.
143. Члени спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
144. За результатами службового розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт довільної форми.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведеного розслідування керівником територіального органу Держстату.
145. В акті про результати службового розслідування зазначають, яку печатку, штамп чи особисту номерну металеву печатку втрачено або викрадено, обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність територіального органу Держстату.
Акт спеціальна комісія підписує у повному складі.
146. Якщо в результаті службового розслідування місцезнаходження печатки, штампа або особистої номерної металевої печатки не встановлено, таку печатку, штамп, особисту номерну металеву печатку визнають недійсними, про що в графі "Примітка" журналу обліку печаток і штампів, що застосовуються в територіальному органі Держстату (додаток 20), робиться відповідна відмітка "Недійсна. Акт від ___ ____________ 20__ р. N _____". Акт із висновком та матеріалами службового розслідування (пояснення матеріально відповідальної особи тощо) за фактом втрати або викрадення печатки, штампа або особистої номерної металевої печатки передаються до бухгалтерської служби для включення їх до справи.
147. У разі встановлення нестачі або втрати печатки, штампа або особистої номерної металевої печатки відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення нестачі та втрати передаються правоохоронним органам, а на суму виявленої нестачі та втрати подається цивільний позов.
148. Розмір збитків від нестачі або втрати печатки, штампа або особистої номерної металевої печатки визначається відповідно до законодавства.
149. Про визнання печатки із зображенням Державного Герба України недійсною повідомляються зацікавлені органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші юридичні та фізичні особи, у разі необхідності відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації.
150. Печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки знищуються у разі:
1) пошкодження або зношення;
2) відсутності потреби у подальшому використанні;
3) ліквідації або реорганізації територіального органу Держстату.
151. При знищенні печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток:
1) керівник служби діловодства надає керівнику територіального органу Держстату службову записку, зазначивши в ній кількість печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток, які потрібно знищити, а також обґрунтовані підстави для знищення;
2) до службової записки додають відбитки печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток, які належить знищити;
3) службову записку з візою керівника територіального органу Держстату разом із печатками, штампами, особистими номерними металевими печатками, що підлягають знищенню, передають комісії, призначеній наказом керівника територіального органу Держстату, яка складає відповідний акт про їх знищення.
152. Печатки, штампи, особисті номерні металеві печатки знищуються в присутності матеріально відповідальної особи шляхом обпилювання двома перехресними лініями металевих виробів, а гумові та каучукові деталі розрізають на малі нез'єднувані частини.
153. Акти про відібрання для знищення печаток, штампів, особистих номерних металевих печаток реєструються та зберігаються в бухгалтерській службі, а їх копії передаються матеріально відповідальній та відповідальній особам.
154. Відображення господарських операцій оприбуткування, переміщення і списання печаток та штампів у територіальному органі Держстату здійснюється з урахуванням вимог чинного законодавства.
Ведення обліку шаф, сейфів і ключів
155. Для постійного або тимчасового зберігання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, приміщення територіального органу Держстату забезпечуються необхідною кількістю сховищ.
За наявності великої кількості документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, дозволяється зберігати їх на відкритих стелажах в окремих сховищах архіву. При цьому персональна відповідальність за збереження документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, покладається на керівника архівного підрозділу (архіву).
156. Сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, а також ключі від них обліковуються у службі діловодства у журналі обліку сховищ (шаф, сейфів) документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, та ключів від них, який ведеться за формою згідно з додатком 21.
157. Сейфи та шафи повинні бути промислового виробництва.
158. До кожного сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, прикріплюється табличка із зазначенням облікового номера сховища, прізвища, ініціалів та номера особистої номерної металевої печатки відповідальної особи.
159. Сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, обладнуються врізними замками з не менш як двома комплектами ключів кожний.
160. Запасні ключі від усіх сховищ документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, і вхідних дверей приміщень, де вони встановлені, постійно зберігаються у сейфі (шафі) керівника служби діловодства чи його заступника в пеналах (пакетах), опечатаних особистими номерними металевими печатками відповідальних осіб.
161. Мастика, сургуч або інший матеріал для опечатування накладається на пристрої для опечатування сховищ документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, так, щоб унеможливити розкриття сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, без пошкодження відбитка особистої номерної металевої печатки.
162. Сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, опечатуються особистою номерною печаткою відповідальної особи.
163. Робочі комплекти ключів від розташованих у приміщеннях територіального органу Держстату сховищ документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в неробочий час зберігаються у відповідальної особи.
164. Після закінчення робочого дня сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, замикаються й опечатуються.
165. Опечатані сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, можуть відчиняти тільки відповідальні особи, визначені наказом керівника територіального органу Держстату.
166. За відсутності відповідальної особи сховище документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, може відкрити керівник структурного підрозділу територіального органу Держстату, в приміщенні якого зберігається сховище документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у присутності працівника цього структурного підрозділу та керівника служби діловодства або його заступника.
167. Перед відкриттям сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, перевіряється цілісність відбитка печатки, справність замків. Якщо виявлено порушення цілісності відбитка печатки, пошкодження замків, інші ознаки несанкціонованого відкриття сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, його відкривають, перевіряють наявність усіх документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у випадку відсутності одного з носіїв складають акт та інформують про це керівника територіального органу Держстату.
168. Про втрату ключа від сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, відповідальна особа зобов'язана негайно поінформувати керівника служби діловодства, який невідкладно організовує заміну відповідного замка. Про заміну замка складається акт і робиться відмітка в журналі за формою згідно з додатком 21.
Зберігання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у сховищі, ключ від якого втрачено, до заміни замка забороняється.
Відкриття сховища документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, ключ від якого втрачено, здійснюється тільки у присутності відповідальної особи, а в разі відсутності цієї особи відкриття здійснюється працівниками, зазначеними у пункті 166 цієї Інструкції.
169. Умови зберігання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в архівному підрозділі (архіві) територіального органу Держстату повинні відповідати встановленим вимогам.
Директор департаменту
кадрово-організаційного забезпечення П. П. Титаренко
Додаток 1
до Інструкції
(пункти 19, 22, 25)
Журнал
обліку конвертів (паковань) із грифом "Для службового користування"
| Порядковий номер | Дата надходження конверта (паковання) | Найменування установи, з якої надійшов конверт (паковання) | Номери документів, що зазначені на конверті (пакованні) | Підпис працівника, відповідального за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (паковання), дата отримання | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 23)
Акт
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
Акт про відсутність вкладень або порушень цілісності, пошкодження конверта (паковання) (Додаток 2) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 28)
Журнал
реєстрації вхідних документів із грифом "Для службового користування"
| Дата надходження та реєстраційний індекс вхідного документа | Дата та реєстраційний індекс вихідного документа | Автор документа | Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст | Кількість аркушів | Кількість і номери примірників | Резолюція або відповідальний виконавець | Відмітка про розмноження (кількість примірників, кому вручено (надіслано)) | Відмітка про взяття на контроль документа та строк його виконання | Дата і підпис | Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ | Відмітка про знищення документа | ||
| документа | додатка | отримання | повернення | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 28)
Журнал
реєстрації вихідних та внутрішніх документів із грифом "Для службового користування"*
| Дата надходження та реєстраційний індекс документа | Вид документа та короткий зміст | Найменування структурного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця | Підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом | Підготовлено | Відправлено | Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ | Номер реєстру або дата отримання документа і підпис виконавця | Відмітка про знищення документа | Примітка | ||
| кількість примірників, їх номери | кількість аркушів у кожному примірнику | найменування установи - одержувача документа, структурного підрозділу | номер примірника | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 30)
Реєстраційно-контрольна картка
Реєстраційно-контрольна картка (Додаток 5) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 32)
Журнал
обліку та розподілу видань із грифом "Для службового користування"*
| Порядковий номер | Назва видання | Надійшло | Розподіл | Додаткове виготовлення примірників | Повернення | Знищення | ||||||
| звідки надійшло або де надруковано | реєстраційний індекс вхідного супровідного листа і дата | кількість примірників та їх номери | куди надіслано або кому видано | реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата | кількість примірників та їх номери | кількість примірників та їх номери | куди надіслано або кому видано | реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата | дата, номери примірників | дата, номер акта | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 7
до Інструкції
(пункти 34, 38)
Журнал
обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*
| Порядковий номер | Обліковий номер | Дата взяття на облік | Вид електронного носія, серійний номер | Відмітка про видачу | Відмітка про повернення | Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа) | Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстраційний індекс акта) | Примітка | |||
| найменування структурного підрозділу | прізвище, ініціали виконавця | дата отримання носія і підпис виконавця | прізвище, ініціали працівника служби діловодства | дата і підпис працівника служби діловодства | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 50)
Замовлення
на розмноження документа з грифом
"Для службового користування"
Замовлення на розмноження документа з грифом "Для службового користування" (Додаток 8) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 53)
Журнал
обліку розмножених документів із грифом
"Для службового користування"
| Порядковий номер | Дата розмноження | Вид документа, його заголовок або короткий зміст | Дата та реєстраційний індекс документа | Кількість аркушів | Кількість примірників | Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмноження | Дата видачі розмножених примірників | Прізвище та ініціали працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис | Відмітка про знищення документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 74)
Замовлення
на видачу справ із грифом "Для службового користування"
Замовлення на видачу справ із грифом "Для службового користування" (Додаток 10) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 75)
Журнал
обліку видачі справ із грифом "Для службового користування"*
| Порядковий номер | Назва справи або видання | Номер справи, номери примірників видань і кількість сторінок | Підрозділ і прізвище працівника | Підпис і дата | Примітка | |
| отримання | повернення | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковим графами.
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 77)
Внутрішній опис
документів справи
Внутрішній опис документів справи (Додаток 12) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 78)
Замовлення
на видачу справ з архівного підрозділу (архіву)
Замовлення на видачу справ з архівного підрозділу (архіву) (Додаток 13) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 78)
Книга видавання справ у робочі приміщення
Книга видавання справ у робочі приміщення (Додаток 14) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 83)
Журнал
обліку робочих зошитів
____________________________________________
(найменування територіального органу Держстату)
| Порядковий номер | Дата реєстрації | Гриф обмеження доступу | Кількість аркушів | Прізвище та ініціали виконавця, найменування підрозділу | Підпис і дата | Дата і номер акта про знищення (дата, номер реєстру) | Примітка | |
| отримання | повернення | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 92)
Засвідчувальний напис справи (тому)
N _______
Засвідчувальний напис справи (тому) N (Додаток 16) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 110)
Акт
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом
"Для службового користування" та організації роботи з ними
Акт про результати перевірки наявності та фізичного стану документів, справ, видань... (Додаток 17) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 114)
Акт
Про результати розслідування фактів
втрати документів (справ) із грифом "Для
службового користування" та/або
розголошення службової інформації
Акт Про результати розслідування фактів втрати документів (справ) із грифом "Для службового користування"... (Додаток 18) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 126)
Вимоги
до виготовлення печаток, штампів та
особистих номерних металевих печаток
1. Печатка територіального органу Держстату із зображенням Державного Герба України має форму кола діаметром 45 міліметрів, край печатки обрамований подвійним бортиком. У центрі - зображення малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 11 міліметрів, заввишки 15 міліметрів, обрамоване колом діаметром 24 міліметри.
На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням малого Державного Герба України (тризуба) зліва направо окремими рядками по колу центровим способом розміщується найменування організації вищого рівня "Державна служба статистики України", найменування територіального органу Держстату та його ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (далі - ЄДРПОУ).
Напис "Державна служба статистики України" та найменування територіального органу Держстату виконується шрифтом рубленої гарнітури.
2. Печатка територіального органу Держстату із зображенням емблеми Державної служби статистики України має форму кола діаметром 45 міліметрів, край печатки обрамований подвійним бортиком. У центрі - зображення емблеми Державної служби статистики України, обрамованої колом діаметром 24 міліметри.
На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням емблеми Державної служби статистики України зліва направо окремими рядками по колу центровим способом розміщується найменування організації вищого рівня "Державна служба статистики України", найменування територіального органу Держстату, його відокремленого структурного підрозділу, ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.
Напис "Державна служба статистики України", найменування територіального органу Держстату, його відокремленого структурного підрозділу виконується шрифтом рубленої гарнітури.
3. Проста кругла печатка територіального органу Держстату без зображення Державного Герба України та емблеми Державної служби статистики України має форму кола діаметром 45 міліметрів, край печатки обрамований подвійним бортиком. У центрі печатки розміщуються горизонтальними рядками написи "Режимно-секретний орган", "Для пакетів" тощо. Написи у центрі печатки обрамовуються колом діаметром 24 міліметри та виконуються шрифтом рубленої гарнітури.
На полі між зовнішнім обрамленням і обрамленням написів "Режимно-секретний орган", "Для пакетів" тощо зліва направо окремими рядками по колу центровим способом розміщується найменування організації вищого рівня "Державна служба статистики України", найменування територіального органу Держстату, його відокремленого структурного підрозділу, ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ.
Напис "Державна служба статистики України", найменування територіального органу Держстату, його відокремленого структурного підрозділу виконується шрифтом рубленої гарнітури.
4. Напис на печатках і штампах повинен відповідати назві, яка зазначена у свідоцтві про державну реєстрацію територіального органу Держстату.
5. На печатках і штампах кожний реквізит зазначається українською мовою.
6. На кутовому штампі територіального органу Держстату у верхній частині розмішується напис "Україна", під ним найменування установи вищого рівня "Державна служба статистики України". Нижче найменування установи вищого рівня розміщується найменування територіального органу Держстату.
На кутовому штампі Державний Герб України не зображується.
7. Текст, зображений на кутовому штампі територіального органу Держстату, повинен відповідати тексту, зображеному на печатці.
8. На печатках і штампах, що містять найменування територіального органу Держстату, повинен зазначатись ідентифікаційний код територіального органу Держстату згідно з ЄДРПОУ.
9. Територіальні органи Держстату можуть виготовляти штампи без найменування територіального органу Держстату, наприклад: "Контроль", "Копія", "Для службового користування" тощо. Ідентифікаційний код територіального органу Держстату згідно з ЄДРПОУ на таких штампах не зазначається.
10. Усі види печаток і штампів слід виготовляти за прийнятими розмірами:
печатка круглої форми - діаметр 45 міліметрів;
мала кругла печатка - діаметр 20 - 25 міліметрів;
кутовий штамп - розмір сторони не менше 40 х 60 міліметрів;
особисті номерні металеві печатки - діаметр від 10 до 40 міліметрів;
пломбіри під сургуч - діаметр від 24 до 35 міліметрів.
Додаток 20
до Інструкції
(підпункт 5 пункту 128,
пункти 136, 138, 146)
Журнал*
обліку печаток та штампів, що застосовуються в
_____________________________________________________________________________
(найменування територіального органу Держстату)
| Порядковий номер | Відбитки печаток і штампів | Кому видано | Дата повернення і розписка про приймання | Відмітка про знищення | Примітка | ||
| найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи | прізвище та ініціали відповідальної особи | дата і розписка про отримання | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 21
до Інструкції
(пункти 156, 168)
Журнал
обліку сховищ (сейфів, металевих шаф)
документів та інших матеріальних
носіїв інформації, що містять службову інформацію
_____________________________________________________________________________
(найменування територіального органу Держстату)
| Порядковий номер | Вид сховища | Інвентарний заводський номер сховища | Місцезнаходження сховища (підрозділ, номер корпусу, будівлі, приміщення) | Найменування матеріальних носіїв із грифом "Для службового користування", що зберігаються (документи, вироби тощо) | Кількість дублікатів ключів, їх номери | Номер особистої металевої печатки, якою опечатуватиметься сховище | Прізвище та підпис особи, відповідальної за сховище, і дата | Прізвище та підпис особи про одержання ключа і дата | Підпис працівника служби діловодства про прийняття ключів, особистих металевих печаток, дата повернення | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |