МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ

НАКАЗ
01.08.2017 N 1150

Про затвердження Інструкції з діловодства
в Мінекономрозвитку

З метою встановлення єдиних правил документування управлінської діяльності, регламентування порядку роботи з документами в Мінекономрозвитку наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Мінекономрозвитку, що додається.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів апарату Мінекономрозвитку забезпечити ознайомлення всіх працівників підпорядкованих структурних підрозділів із затвердженою цим наказом Інструкцією та неухильне додержання її вимог.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Мінекономрозвитку від 14.09.2012 N 1015 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України" (зі змінами).

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Державний секретар О. Ю. Перевезенцев

Затверджено
Наказ Міністерства економічного
розвитку і торгівлі України
01.08.2017 N 1150

Інструкція
з діловодства в Мінекономрозвитку

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Мінекономрозвитку незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, проходження, реєстрацію, облік, контроль за виконанням, експертизу цінності, формування у справи, передавання до архіву, вилучення до знищення, знищення та передавання на державне зберігання до архівної установи - Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.

Обіг документів, що містять відкриту інформацію, у Мінекономрозвитку здійснюється через систему електронної взаємодії структурних підрозділів Мінекономрозвитку (далі - АСКОД) із застосуванням електронного цифрового підпису.

2. Порядок організації діловодства стосовно документів, що містять Інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначаються окремими інструкціями.

3. Відповідальність за організацію діловодства в Мінекономрозвитку, стан захищеності інформації, що обробляється в АСКОД, несе державний секретар.

4. Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення відповідно до вимог цієї Інструкції документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах Президента України, постановах Верховної Ради України, прийнятих відповідно до Конституції та законів України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра, Першого віце-прем'єр-міністра та віце-прем'єр-міністрів України (далі - акти органів державної влади; доручення посадових осіб держави), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України, погодження проектів нормативно-правових актів несуть заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

5. Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, організацію діловодства, зберігання та збереженість документів, а також за доступ до інформації, що в них міститься, її нерозголошення у структурних підрозділах Мінекономрозвитку несуть їх керівники.

Викладення в засобах масової інформації, у тому числі Інтернет, його соціальні мережі, документів Мінекономрозвитку, коментування їх змісту здійснюється виключно за погодженням державного секретаря. Відповідальність за несанкціоноване з'явлення в засобах масової інформації документів Мінекономрозвитку покладається на керівника структурного підрозділу, у якому створено (одержано на виконання) документ, та службу захисту інформації.

6. Організація діловодства в Мінекономрозвитку покладається на управління документального забезпечення департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - служба діловодства).

7. Технічне супроводження електронного документообігу Мінекономрозвитку, його програмно-апаратне забезпечення, здійснення контролю за станом захищеності інформації, що обробляється в АСКОД, покладаються на управління ІТ інфраструктури та захисту інформації, управління розвитку інформаційних ресурсів і систем та електронного урядування департаменту розвитку інформаційно-комунікаційних технологій, документообігу та електронних сервісів (далі - служба інформаційного забезпечення).

Стан захищеності інформації в АСКОД повинен відповідати вимогам законодавства України у сфері захисту інформації, що підтверджується відповідним сертифікатом.

8. Організація діловодства в структурних підрозділах Мінекономрозвитку покладається на визначену керівником підрозділу особу, у посадовій інструкції якого зазначено ці обов'язки.

9. Відповідальність за організацію діловодства, збереження документів, правильність формування архіву на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку, несуть їх керівники.

Керівниками зазначених підприємств, установ та організацій забезпечується додержання вимог актів законодавства з питань діловодства та архіву.

10. Відповідальність за збереженість службових документів, інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, дотримання правил користування документаційним фондом Мінекономрозвитку несе державний секретар.

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги до створення документів

11. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з додержанням вимог цієї Інструкції інформація про управлінські дії.

12. Управлінські документи Мінекономрозвитку за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами та нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31 грудня 1998 року N 1024 (із змінами) (далі - ДКУД).

13. Одним з класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління в Мінекономрозвитку, є організаційно- розпорядча документація, яка поділяється на:

організаційну, що містить правила, норми, які визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад Мінекономрозвитку, функціональний зміст діяльності його структурних підрозділів (положення про структурні підрозділи Мінекономрозвитку, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо);

розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно- розпорядчого характеру з основних питань діяльності Мінекономрозвитку, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (накази);

інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

14. Документи Мінекономрозвитку створюються у паперовій та електронній формах.

15. Документи постійного та тривалого зберігання створюються в паперовій та в електронній формах.

16. Документи тимчасового зберігання (крім супровідних листів до нормативно-правових актів Мінекономрозвитку, що подаються на державну реєстрацію до Мін'юсту, до проектів нормативно-правових актів, що направляються Мінекономрозвитку на погодження, правову експертизу, а також до погоджених ним проектів нормативно-правових актів, фінансових документів, документів, що містять персональні дані, потребують грифа "ЗАТВЕРДЖУЮ" (технічні завдання, директиви тощо), адресовані установам - учасникам системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ), створюються лише в електронній формі.

Електронні документи тимчасового зберігання, адресовані підприємствам, установам організаціям, які не є учасниками СЕВ, та зазначені як виняток в абзаці першому цього пункту, дублюються на папері.

Другий примірник документа тимчасового зберігання, що залишається у справі структурного підрозділу, створюється в електронній формі, дані про внутрішнє його погодження електронно-цифровим підписом-візою містяться в електронній реєстраційній картці АСКОД.

17. Рішення Мінекономрозвитку оформляються наказом.

Мінекономрозвитку відповідно до Положення про Міністерство економічного розвитку і торгівлі України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року N 459 (далі - Положення), зі змінами, у межах повноважень, на основі та на виконання Конституції, законів, актів Президента, Кабінету Міністрів України видає накази.

У разі потреби Мінекономрозвитку разом з іншими центральними органами виконавчої влади видає спільні накази. Накази Мінекономрозвитку та інших установ, уповноважених видавати інші за формою документи, видаються у формі рішення, яке має силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ.

18. У діяльності Мінекономрозвитку крім наказів для документування інформації про його діяльність створюються інші види документів: листи, протокольні рішення колегії, апаратних нарад, довідки, акти, ліцензії тощо.

Сукупність документів, у тому числі електронних, передбачається зведеною номенклатурою справ.

19. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

20. Оформлення документів незалежно від форми існування здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються відповідно до вимог цієї Інструкції, а саме: найменування (Мінекономрозвитку), назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця та номер службового телефону.

Під час оформлення документів можуть застосовуватися також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

Однакові за змістом документи уніфікуються шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до альбому уніфікованих форм документів Мінекономрозвитку. Уніфіковані форми документів розробляє служба діловодства.

21. Електронний документ оформляється згідно із загальними правилами документування і має реквізити, установлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.

Електронний документ оформляється електронними засобами документування інформації. Візуальна форма електронного документа за складом та розміщенням реквізитів відповідає вимогам до відповідного документа на папері. Усі складові електронного документа незалежно від його структури розміщуються в одному файлі. Створення електронного документа завершується накладенням на нього електронного цифрового підпису.

22. Мінекономрозвитку здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, складаються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

23. Заяви посадових та інших фізичних осіб дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

24. Організаційно-розпорядчі документи оформляються на бланках, виготовлених за допомогою засобів комп'ютерної техніки, що містяться в шаблонах АСКОД.

25. У Мінекономрозвитку використовуються такі бланки документів:

бланки для листів (додатки 2 і 3);

бланк Торгового представника України (додаток 4);

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення в бланку назви виду документа) (додаток 5);

бланк для наказів (додаток 6);

бланк для телефонограм (додаток 7);

бланк для телеграм (додаток 8);

Зазначені бланки документів друкуються на аркушах паперу формату А4.

26. Бланки документів, крім бланків для телефонограм, повинні мати такі поля (мм):

30 - ліве;

10 - праве;

20 - верхнє та нижнє (для електронних документів нижнє поле не менше ніж 25 мм).

27. Спільні накази, листи Мінекономрозвитку та інших центральних органів виконавчої влади оформляються на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ на одному рівні, а назви виду документа - посередині. Ліворуч зазначається дата, праворуч - реєстраційний індекс.

28. Бланк для телеграм відповідає вимогам, установленим уповноваженим органом з питань поштового зв'язку до відповідних бланків.

29. У Мінекономрозвитку як установі, що веде листування з постійними іноземними кореспондентами, використовуються бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - англійською.

30. Для листів з питань, що належать до повноважень Торгового представника України, використовується двомовний бланк Торгового представника України, що містить його довідкові дані.

31. Внутрішні документи (заяви працівників, службові записки, довідки тощо) та інші документи, що створюються від імені керівників, працівників структурних підрозділів Мінекономрозвитку, оформлюються на чистих аркушах паперу.

Оформлення реквізитів документів

32. Організаційно-розпорядчі та інші документи, які використовуються в управлінській діяльності Мінекономрозвитку, оформляються з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

33. Оформлення електронних документів, що створюються в Мінекономрозвитку здійснюється відповідно до вимог цієї Інструкції.

Оформлення резолюцій, внутрішнього погодження проекту документа здійснюється з використанням електронних засобів документування інформації.

Оформлення реквізитів "Підпис", "Затверджую" здійснюється з використанням електронних засобів документування інформації, обов'язково відтворюючи відповідні реквізити на документах постійного, тривалого зберігання, а також тимчасового зберігання, адресованих установам, з якими відсутній обмін електронними документами, на папері.

Зображення Державного Герба України

34. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року N 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування Мінекономрозвитку, на одномовних бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля, а на двомовних - у центрі верхнього поля.

Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

На бланку Торгового представника України зображення Державного Герба України не відтворюється.

Коди

35. Код Мінекономрозвитку (37508596) проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

Найменування Мінекономрозвитку

36. На бланках Мінекономрозвитку зазначається повне (Міністерство економічного розвитку і торгівлі України), а нижче під ним у дужках окремим рядком скорочене (Мінекономрозвитку) його найменування.

37. На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку (додаток 9), нежирним шрифтом, розмір якого на один порядок нижче назви підприємства, установи та організації, зазначається скорочене найменування "Мінекономрозвитку".

Напівжирним шрифтом нижче скороченого найменування "Мінекономрозвитку" зазначається повне та скорочене найменування підприємства, установи, організації.

38. Якщо документ підготовлено Мінекономрозвитку та іншими центральними органами виконавчої влади, їх назви розміщуються на одному рівні, наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

Довідкові дані про Мінекономрозвитку

39. Довідкові дані про Мінекономрозвитку (поштова адреса, номери телефонів, телефаксів, адреса електронної пошти) розміщуються нижче його найменування.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці - вул. М. Грушевського, номер будинку - 12/2, назва населеного пункту - м. Київ, поштовий індекс - 01008.

40. На бланках підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку, розміщуються їх довідкові дані.

Назва виду документа

41. Назва виду документа (наказ, протокол, доповідна записка, пояснювальна записка тощо) на відповідному бланку зазначається прописними літерами напівжирним шрифтом.

Дата документа

42. Датою документа відповідно є:

дата підписання - для наказів;

дата затвердження - для документів, затверджених посадовою особою;

дата проведення засідань - для протоколів;

дата реєстрації - для листів.

43. Дата документа оформляється цифровим способом арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік та зазначається у штрих-коді (крім наказів, договорів, актів тощо), відображеному на документі.

Складові частини реквізиту "Дата", оформлені цифровим способом, розділяються крапкою: перша пара цифр - число, друга пара цифр - місяць та чотирма цифрами - рік, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 05.01.2017.

Інформація про дату документа міститься також у даних його електронної реєстраційної картки.

44. У текстах проектів нормативно-правових актів, наказів Мінекономрозвитку, що підлягають державній реєстрації, зокрема в грифі "ЗАТВЕРДЖЕНО", у посиланнях на нормативно-правові акти і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 лютого 2017 року.

45. Дата реєстрації вхідного документа проставляється в нижньому правому кутку першої сторінки документа, а якщо на документі на зазначеному місці вільного місця недостатньо, - на вільному від тексту місці, крім лівого поля документа, призначеного для підшивання.

Дата реєстрації вхідного електронного документа, одержаного через СЕВ, міститься в його електронній реєстраційно-контрольній картці і візуально на електронному документі не відображається. У разі потреби створення паперової копії електронного вхідного документа його дата відтворюється шляхом проставляння штрих-коду.

46. Дата вихідного та внутрішнього, крім наказів, договорів, актів, документа, у тому числі електронного, проставляється автоматично при накладанні підписантом електронно-цифрового підпису та відображається на межі нижнього поля по центру його першої сторінки.

47. Дата наказу проставляється від руки на окремо відведеному на відповідному бланку місці.

48. У грифах затвердження та погодження дата проставляється від руки посадовою особою, яка здійснила затвердження, погодження документа, та є обов'язковою.

У разі створення відповідних документів лише в електронній формі дата їх затвердження/погодження фіксується в реєстраційно-контрольній картці документа.

49. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, взяття в роботу, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). У цих випадках дата фіксується в реєстраційно-контрольній картці електронного документа.

50. На документі, виданому Мінекономрозвитку з іншими установами, зазначається одна дата, що відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документів

51. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації та відображаються шляхом нанесення на документ штрих-коду.

52. Реєстраційний індекс вихідного документа складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу/сектору), порядкового валового номера згідно з електронною базою даних АСКОД та Індексу кореспондента, якому надсилається документ, наприклад: 2712-01/17-01, де 2712-01 - індекс справи відділу, 17 - порядковий валовий номер документа, 01 - індекс кореспондента (індекс вищих органів влади). Перелік індексів кореспондентів подано в додатку 10.

53. Реєстраційний індекс внутрішнього документа Мінекономрозвитку, крім нормативно-розпорядчих документів, договорів, актів, складається з індексу справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу (відділу/сектору) та порядкового валового номера в межах самостійного структурного підрозділу згідно з електронною базою даних журналу "Внутрішні документи" АСКОД, наприклад: 2712-03/25, де 2712-03 - індекс справи відділу, 25 - порядковий валовий номер згідно з базою даних АСКОД.

Реєстраційний індекс наказу Мінекономрозвитку з основної діяльності складається з порядкового валового номера згідно з базою даних АСКОД.

Реєстраційний індекс наказу Мінекономрозвитку з адміністративно- господарських питань складається з порядкового валового номера згідно з базою даних АСКОД для відповідних наказів з додаванням літери "А".

Реєстраційний індекс окремого доручення складається з числа "100" та проставленням через дріб з порядкового валового номера згідно з базою даних АСКОД для відповідних документів.

Реєстраційний індекс договору, акта складається з порядкового валового номера згідно з даними журналів обліку відповідних документів.

54. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з індексу кореспондента, порядкового валового номера згідно з даними електронного журналу "Вхідна кореспонденція" АСКОД та останніх двох цифр року, наприклад: 03/154-17, де 03 - індекс центрального органу виконавчої влади, 154 - порядковий валовий номер, 17 - рік.

Вхідні документи з одного і того самого питання реєструються за одним порядковим валовим номером із зазначенням через дріб порядкового валового номера документа з конкретного питання, наприклад: лист Мінфіну на виконання доручення Кабінету Міністрів України, зареєстрованого в Мінекономрозвитку за номером 01/154-17, матиме реєстраційний номер 03/154/1-17, де:

3 - індекс кореспондента - центральний орган виконавчої влади;

154 - валовий порядковий номер первинного документа;

1 - порядковий валовий номер документа, пов'язаного з первинним;

17 - рік реєстрації документа.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічними похилими рисками та дефісом.

Реєстраційний індекс вхідного електронного документа, що надійшов через СЕВ, на електронному документі візуально не відображається, а лише міститься у його електронній реєстраційно-контрольній картці.

55. У разі коли документ підготовлено Мінекономрозвитку разом з іншими установами реєстраційний індекс містить індекс Мінекономрозвитку та індекси інших установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, у якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/18 - для спільних наказів або 2712-01/17-04/02-11/208 - для спільних листів.

56. Реєстраційний індекс документа зазначається шляхом проставлення на першій, а для внутрішніх документів - на останній його сторінці штрих-коду (вихідного, внутрішнього - внизу по центру, вхідного - внизу праворуч) (додаток 11), якщо немає вільного місця внизу - на вільному від тексту місці, крім лівого поля документа, призначеного для підшивання.

Штрих-код містить скорочене найменування Мінекономрозвитку - Мінекономрозвитку, дату і час реєстрації та реєстраційний індекс документа.

57. Реєстраційний індекс наказів, договорів, актів проставляється рукописним способом після реквізиту "Назва виду документа" на відведеному для цього місці.

58. Реєстраційний індекс вихідних та внутрішніх, крім наказів, договорів, актів, документів проставляється в автоматичному режимі під час накладення на документ електронно-цифрового підпису.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа

59. Для вихідних документів Мінекономрозвитку посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс (вихідний установи) і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим для документа, що є відповіддю на інший документ, розташовується нижче реєстраційного індексу документа на спеціально відведеному місці на бланку: "На N від " і не потребує обов'язкового повторення в самому тексті документа.

Електронна реєстраційна картка вихідного документа-відповіді повинна обов'язково мати зв'язок з вхідним номером документа, на який дається ВІДПОВІДЬ.

Місце складення або видання документа

60. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Інформація про місце складення листа міститься в реквізиті "Довідкові дані про установу" відповідного бланку.

61. На бланках документів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінекономрозвитку і з найменування яких відомо їх географічне місцезнаходження, реквізит "Відомості про місце складення або видання" не зазначається. Однак, його зазначають, якщо документ було складено в іншому місці. У документі, автором якого є філія підприємства, зазначають місце її розташування.

Адресат

62. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих самих вимог, що і для документів на папері. Під час складання проекту електронної реєстраційної картки вихідного документа виконавець в обов'язковому порядку вносить до неї повну інформацію про всіх адресатів, користуючися при цьому базою даних АСКОД щодо правильного визначення їх коду, та зазначає найменування кожного адресата. Узагальнене найменування адресатів не допускається.

Кожна зі складових реквізиту "Адресат" друкується з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів. Відстань між ними - 1,5 міжрядкового інтервалу. Довжина рядка в реквізиті не повинна перевищувати 80 мм і заходити за праву межу текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами реквізиту не ставляться.

63. У разі адресування документа загальновідомому постійному кореспонденту зазначається неповна його адреса.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування наводиться у називному відмінку, наприклад:

Міністерство фінансів України

або

Міністерство фінансів України Юридичне управління

64. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України Фінансово-економічне управління Начальникові управління прізвище, ініціали

65. У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Голові Державної фіскальної служби України прізвище, ініціали

66. Якщо документ адресується кільком (більше чотирьох) однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади (згідно зі списком)

67. Документ не повинен мати більше ніж чотири адресати. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не зазначається, наприклад:

Міністерство фінансів України Міністерство закордонних справ України

68. Реквізит "Адресат" може містити поштову адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року N 270 (далі - Правила поштового зв'язку).

Складові поштової адреси зазначаються в називному відмінку в такій послідовності:

найменування організації - адресата (для юридичної особи) або прізвище, ім'я та по батькові чи ініціали (для фізичної особи);

назва вулиці (проспекту, бульвару, провулку), номер будинку, квартири;

назва населеного пункту (міста, селища, села, району, області);

назва країни призначення (для міжнародних поштових відправлень);

поштовий індекс.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Державне підприємство "Орбіта" вул. В. Чорновола, 15, м. Київ, 02115

69. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається в називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (чи ініціали), потім поштова адреса, наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 1, м. Київ 03178

70. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Гриф затвердження документа

71. Гриф затвердження документа вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа.

Документи, що підлягають затвердженню, оформлюються на чистих аркушах паперу.

72. Затвердження управлінських документів здійснюється посадовою особою відповідно до її повноважень або наказом Мінекономрозвитку з проставлянням грифа затвердження, оформленого відповідно до вимог цієї Інструкції.

73. Наказом Мінекономрозвитку затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

74. Посадовою особою затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (протоколи, акти, плати, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи, графіки тощо).

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставленням грифа затвердження, подано у додатку 12.

75. Якщо документ затверджується посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок), найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр економічного розвитку і торгівлі України ініціали, прізвище (підпис) Дата М. П.

76. У разі коли документ затверджується наказом Мінекономрозвитку або спільним наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО" (без лапок), назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України N

або

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства економічного розвитку і торгівлі України, Міністерства фінансів України N ______ / ______

77. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні, наприклад:

Резолюція

78. Резолюція - це створений в АСКОД окремо від документа та оформлений з використанням електронно-цифрового підпису запис у реєстраційно-контрольній картці електронного документа, що логічно з ним поєднується. Під час оформлення електронної резолюції дата та ініціали, прізвище особи - її автора, не зазначається.

Електронна резолюція на документах постійного та тривалого строку зберігання відтворюється на папері відповідальною особою за діловодство у самостійному структурному підрозділі під час формування документів у справи та засвідчується підписом та написом "Згідно з АСКОД". Відтворена на папері електронна резолюція містить згідно з електронно- цифровим підписом інформацію про час її накладення та дані про підписувана.

Текст електронної резолюції на документі тимчасового зберігання на папері не відтворюється.

79. Резолюція містить стислий зміст прийнятого посадовою особою рішення щодо виконання документа.

Резолюції є трьох типів: "До виконання", "Для врахування в роботі", "До відома".

Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, підпис керівника, дата.

На документах зі строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються лише прізвища та ініціали виконавців.

80. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є особа, зазначена першою в тексті резолюції. Головному виконавцеві надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу посаду.

Заголовок до тексту документа

81. Заголовок формулюється працівником, який створює документ, і повинен містити короткий виклад змісту документа, бути максимально стислим та відповідати на питання "про що?", "чого?", "кого?", наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; протокол (чого?) засідання експертної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; лист (про що?) щодо організації наради/про результати розгляду заяви.

Без заголовка дозволяється складати листи, текст яких не перевищує шести рядків.

Наказ не може мати заголовок, тотожний заголовку іншого чинного акта, крім наказів про внесення змін або втрату чинності (скасування).

82. Заголовок до тексту документа розміщується без відступу від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Відмітка про контроль

83. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

84. Відмітка про контроль проставляється в правому верхньому кутку першого аркуша документа за допомогою штампа червоного кольору "КОНТРОЛЬ", а в електронній реєстраційно-контрольній картці документа службою контролю заповнюються відповідні поля.

Текст документа

85. Текст документа повинен бути чітким, конкретним, лаконічним, інформативним та відповідати орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним нормам.

86. Документи складаються українською мовою, крім тих, що надсилаються зарубіжним адресатам, які допускається складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Документи, що адресуються органам державної влади, складаються лише українською мовою.

87. Текст документа повинен стосуватися питання, сформульованого в заголовку до тексту, чітко відображати причину і мету створення документа, розкривати суть справи та містити аргументовані докази, висновки, пропозиції. Документ оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, чи шляхом поєднання цих форм.

88. Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція Мінекономрозвитку.

У тексті документа, підготовленого відповідно до нормативно-правових актів чи на виконання інших документів, зазначаються їх реквізити в такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок.

89. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, глави, пункти, підпункти. Розділи, підрозділи та глави нумеруються римськими цифрами, пункти - арабськими з крапкою, а підпункти - арабськими з дужкою.

90. Форма анкети використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

91. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак.

Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої, якщо вони становлять одне ціле із заголовком графи, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Графи таблиці, яка розміщується на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку слова "Продовження таблиці".

92. Для складання тексту документа використовується офіційно-діловий стиль, для якого характерним є:

нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис;

уживання термінів та професіоналізмів, мовних формул, "штампів", усталених синтаксичних конструкцій - кліше, певних шаблонів викладу, складених відіменникових прийменників;

недопущення повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження, синонімів для позначення одного і того самого предмета, явища чи позначення декількох предметів або явищ одним і тим самим словом, іншомовних слів, що мають відповідні українські лексеми;

вираження найменування професії, посади, звання іменником чоловічого роду (незалежно від статі особи);

уживання двослівної форми вираження ступеня порівняння якісних прикметників (за допомогою прислівників більш, менш);

відтворення простого кількісного числівника, який називає однозначне число (без зазначення одиниці виміру) або позначає часові межі, словом, а не цифрою, крім числівників, що використовуються для позначення кількості відсотків, наприклад: о сімнадцятій годині, але 24,5 відсотка. Складні та складені числівники відтворюються цифрами, крім тих випадків, коли з них починається речення, наприклад: Шістнадцять (Двадцять п'ять) підприємств (на початку речення), але 16 (25) підприємств (у середині речення). Порядкові числівники записуються арабськими цифрами з нарощенням (відмінковим закінченням), наприклад: 2-му, 3-го, у разі перерахування кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз - після останнього. Римськими цифрами позначаються лише квартали. Складені слова, перша частина яких - цифрове позначення, пишуться словом, або цифрами і словом, наприклад, двокілометровий, тривідсотковий або 50-кілометровий, 25-річчя. Допускається передавання числової інформації у формі змішаного запису, наприклад: 200 тисяч. Приблизну кількість позначають словами наприклад: понад, більше ніж, менше ніж, близько.

93. Текст наказу викладається від першої особи однини. У спільних наказах використовується форма викладу тексту від першої особи множини.

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи множини.

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини ("Мінекономрозвитку вважає за необхідне").

У документах, складених посадовою особою та адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

Відмітки про наявність додатків

94. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

95. Додатки до документів поділяються на такі види:

додатки, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки, плани тощо). У відповідних пунктах такого наказу робиться посилання: "що додається" або " (додається/додаються)";

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа. У тексті такого документа робиться відмітка "згідно з додатком", " (додаток 1)", "див. додаток 2";

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

96. У разі створення додатків лише в електронній формі наприкінці відповідних посилань на додатки супровідного листа в дужках зазначається ім'я електронного файла цих електронних документів, наприклад:

Додаток: на 2 арк. в 1 прим. (pdf).

97. Додатки в електронній формі, що затверджуються наказом (положення, інструкції, правила, порядки тощо), розміщуються з ним в різних файлах але становлять єдиний електронний документ. Найменування файлів має відповідати найменуванню додатка, наприклад; НАКАЗ, ПОЛОЖЕННЯ

98. Додатки до електронного документа (положень, інструкцій, правил тощо), що пояснюють або доповнюють його зміст, (наприклад: додаток до пункту 5 Інструкції), розміщуються з ним у різних файлах у послідовності, зазначеній у тексті основного документа, та становлять єдиний електронний документ з основним документом. Файли із додатками іменуються, наприклад, так: Додаток 1 до п. 5 Інструкції, Додаток 2 до п. 21 Правил, Додаток до Положення.

99. Додатки, що є самостійними електронними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, розміщуються в окремих файлах у послідовності, зазначеній у листі. У цьому випадку супровідний лист та додатки становлять єдиний електронний документ. Файли із додатками іменуються відповідно до даних реквізиту "Відмітка про додатки" супровідного листа, наприклад: Додаток до листа, Додаток 1 до листа, Додаток 2 до листа.

100. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до наказу мають відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток
до наказу Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
20.02.2017 N 359

101. На додатках до документів, що затверджуються наказом, які доповнюють та розкривають їх зміст, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша, наприклад:

Додаток 5
до пункту 19 Інструкції

На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка" або "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: "додаток 1", "додаток 2" тощо. Знак "N " перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо до наказу є один додаток, то його не нумерують.

102. Сторінки додатка нумеруються окремо від основного документа посередині верхнього поля аркуша. Нумерація починається з другої сторінки.

103. Додатки до електронних документів, зазначені в пунктах 97, 98 цієї Інструкції, візуються електронно-цифровим підписом - візою працівника, який створив документ, підписуються керівником самостійного структурного підрозділу, у якому його створено, шляхом накладення електронно-цифрового підпису.

Додатки до електронного документа, зазначені в пункті 99 цієї Інструкції, підписуються лише одним електронно-цифровим підписом. У разі надсилання супровідним електронним документом погодженого Мінекономрозвитку проекту нормативно-правового акта виконавець створює для підписанта окремий файл під назвою "Погоджений ПНА".

На додатках до документів постійного та тривалого зберігання відтворюється підпис і на папері.

104. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед реквізитом "Підпис" без відступу від межі лівого поля документа.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється таким чином: Додаток: на 7 арк. у 1 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад:

Додатки: 1. Проект постанови "Назва" на 5 арк. в 1 прим.

2. Довідка про погодження проекту постанови на 3 арк. в 1 прим.

Назви додатків один від одного відділяються 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то вона друкується через один міжрядковий інтервал.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють таким чином:

Додаток: лист Мінфіну від 20.09.2016 N 595/04-12 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додатки: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Якщо додаток є документом, що супровідним листом повертається адресатові, відмітка про наявність додатка оформляється так:

Додаток: на 4 арк. в 1 прим, лише адресатові.

Підпис

105. Підписування документів у Мінекономрозвитку здійснюється його посадовими особами відповідно до законодавства та повноважень, наданих наказами, зокрема про розподіл обов'язків між Міністром, його першим заступником та заступниками, про надання права підпису документів, повноважень державного секретаря шляхом накладення на електронний документ електронно-цифрового підпису, дублюючи відповідні дії на документах постійного та тривалого строку зберігання в папері.

На документах тимчасового зберігання, адресованих кореспондентам, що не є учасниками СЕВ, а також фінансового характеру, з кадрових питань, що містять персональні дані, супровідних листах до опрацьованих у Мінекономрозвитку проектів нормативно-правових актів, наказів, що подаються на державну реєстрацію, підпис обов'язково відтворюється також і на папері.

106. Міністр як керівник установи, що діє за принципом єдиноначальності, має право підпису всіх документів Мінекономрозвитку, яке може бути делеговане ним іншим посадовим особам Міністерства. У разі відсутності Міністра право підпису документів має посадова особа, яка виконує його обов'язки згідно з наказом.

107. Документи підписується лише один раз, крім випадків надсилання документа на папері одночасно кільком установам вищого рівня та підписання деяких видів документів, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу, наприклад: акти, договори.

108. Складовими частинами реквізиту "Підпис" є найменування посади особи, яка підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису (на електронних документах - електронно-цифрового підпису), ініціалів і прізвища, наприклад:

або

109. Реквізит "Підпис" розміщують під текстом документа або відміткою про наявність додатка через два міжрядкових інтервали від попереднього реквізиту без відступу від межі лівого берега документа та друкується напівжирним шрифтом, текст вирівнюється по всій ширині сторінки.

110. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а в разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб, а підписання - від особи нижчого рівня до особи вищого рівня, наприклад:

111. У разі підписання спільного документа декількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розмішуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Підписання таких документів, як правило, здійснюється в послідовності зліва направо.

Підписи на спільних електронних документах засвідчуються електронною печаткою - спеціально призначеним для цього електронним цифровим підписом.

112. Протоколи засідань, зборів інших зібрань підписуються головуючим на засіданні та секретарем, наприклад:

113. Документи (акти, звіти тощо), складені комісією, підписуються головою комісії та всіма її членами.

114. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У разі зміни підписанта виконавець до проекту реєстраційної картки електронного документа вносить відповідні зміни щодо підписанта (зазначається нове прізвище підписанта, попередній підписант та представник служби його забезпечення знімаються з маршруту проходження проекту, виставляється новий маршрут проходження проекту документа на перевірку та підпис), додається виправлений файл проекту документа із зазначенням фактичної посади, ініціалів (імені), прізвища особи, яка підписуватиме документ (остання версія електронного документа обов'язково візується електронним цифровим підписом виконавця та його керівника).

Не допускається під час підписання документа на папері проставляти прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Додавання до найменування посади Міністра, державного секретаря слів "Виконувач обов'язків" здійснюється в разі заміщення Міністра, державного секретаря згідно з наказом.

115. У разі тимчасової відсутності посадової особи, якій окремим наказом Міністр делегував повноваження на підписання відповідних документів, їх підписує Міністр.

116. У разі тимчасової відсутності одного із заступників Міністра право на підписання документів, віднесених наказом про розподіл обов'язків між заступниками Міністра до компетенції відсутнього, має заступник Міністра, визначений схемою заміщення.

117. Факсимільне відтворення підпису посадової особи за допомогою механічного або іншого копіювання на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах Мінекономрозвитку та проектах актів законодавства не допускається.

Візи та гриф погодження

118. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, відповідності законодавству та його обґрунтованості здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у Мінекономрозвитку посадовими особами, до компетенції яких належать питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

119. Внутрішнє погодження проектів документів Мінекономрозвитку здійснюється в АСКОД із застосуванням електронного цифрового підпису - візи у строки, установлені розробником. Електронний цифровий підпис прикріплюється до файлу з проектом документа його реєстраційної картки.

Перелік осіб, яким надсилається проект документа на погодження, та етапність самого погодження визначаються розробником.

Обов'язково проект документа візується спеціалістом, який його створив, керівником структурного підрозділу, у якому підготовлено документ (завідувачем сектору, начальником відділу, начальником управління, директором департаменту), керівником заінтересованого структурного підрозділу і в разі необхідності подання документа на підпис Міністру - заступником Міністра згідно з розподілом обов'язків.

Перелік посадових осіб, які повинні додатково завізувати проект документа, визначає працівник, який створив документ, чи його безпосередній керівник, виходячи з його змісту.

Заінтересованим структурним підрозділам, крім юридичного департаменту, проект документа на погодження направляється за одним етапом. Юридичним департаментом погодження проекту документа здійснюється на етапі, що передує погодженню/підписанню проекту документа заступником Міністра.

120. Керівник структурного підрозділу, у якому розроблено проект документа, заступник Міністра, у підпорядкуванні якого перебуває структурний підрозділ - автор проекту, державний секретар, Міністр мають право повернути на доопрацювання або відхилити проект документа. Право повернути проект документа на доопрацювання мають юридичний департамент у разі протиріччя або невідповідності проекту документа вимогам законодавства, та структурний підрозділ з питань запобігання та виявлення корупції, якщо запропоновані в проекті норми або рішення містять корупційні чинники. У такому разі юридичний департамент та структурний підрозділ з питань запобігання та виявлення корупції мають зазначити конкретні причини повернення проекту документа на доопрацювання.

Працівник служби забезпечення роботи підписанта, якому проект документа направлено на перевірку, має право повернути проект на доопрацювання у разі некомплектності документа, неправильного його оформлення, зміни підписанта тощо.

121. Керівник заінтересованого структурного підрозділу має право надати свої зауваження до проекту документа окремим внутрішнім листом. При цьому проект візується із зауваженнями шляхом прикріплення електронного цифрового, а у поле "Результат погодження" реєстраційної картки проекту документа уноситься коментар, наприклад: "Із зауваженнями, зазначеними в листі від N".

Зауваження та пропозиції до проектів документів, що надійшли на погодження, надаються в межах компетенції структурних підрозділів та Мінекономрозвитку.

122. Розробник зобов'язаний опрацювати надані зауваження та пропозиції, ужити заходів для врегулювання розбіжностей у робочому порядку, а в разі потреби скликати узгоджувальну нараду,

У разі врахування розробником зауважень, наданих структурним підрозділом, у реєстраційній картці відповідного внутрішнього листа із зауваженнями в результат розгляду розробник уносить інформацію такого змісту: "Ураховано", "Частково ураховано", "Знято", а в разі неврахування - "Відхилено", при цьому проект документа повторно на погодження не надається.

Якщо зауваження до проекту документа за результатами узгоджувальної наради не врегульовано, розробник електронною доповідною запискою, до якої додаються зауваження, доповідає про них особі, яка підписує чи візує документ/проект документа.

Реєстраційна картка доповідної записки, внутрішнього листа із зауваженнями структурного підрозділу та проекту документа мають бути зв'язані між собою через закладку "Зв'язок з документом" в АСКОД.

123. Проект документа після доопрацювання повторно надсилається тим самим етапом на погодження особі, яка його повернула.

У разі відхилення проекту електронного документа робота над ним припиняється, сам проект потрапляє в теку відхилених документів АСКОД.

124. За результатами погодження в АСКОД в автоматичному режимі формується електронний аркуш внутрішнього погодження проекту документа (додаток 13), який міститься в його реєстраційно-контрольній картці.

Дані електронного аркуша внутрішнього погодження проекту документа постійного та тривалого строку зберігання після підписання документа як в електронному вигляді, так і на папері роздруковуються виконавцем на звороті останнього аркуша документа, що залишається у справі.

Інформація про погодження проектів документів тимчасового зберігання міститься в їх реєстраційних картках.

125. Проект наказу Мінекономрозвитку з основної діяльності та адміністративно-господарських питань візується електронним цифровим підписом розробника та в електронному вигляді надається на погодження в такій послідовності:

начальнику відділу, який вносить проект;

спеціалісту юридичного департаменту (юрист);

головному спеціалісту - літредактору;

начальнику управління, до складу якого входить відділ, що вносить проект;

керівникам заінтересованих самостійних структурних підрозділів;

директору департаменту, до складу якого входить структурний підрозділ, що вносить проект;

керівнику структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції;

директору юридичного департаменту;

заступнику Міністра згідно з розподілом обов'язків.

Перед підписанням наказу на папері електронний аркуш його внутрішнього погодження службою забезпечення роботи підписанта роздруковується на звороті останнього аркуша проекту. Відтворений на папері електронний аркуш внутрішнього погодження проекту наказу після перевірки засвідчується печаткою служби діловодства "Для документів".

126. Служба забезпечення роботи підписанта забезпечує перевірку повноти погодження проекту документа та в разі потреби в додатковому погодженні може передостаннім етапом направити проект відповідній особі на погодження.

127. Проекти наказів з особового складу візуються спеціалістом департаменту персоналу, який створив документ, його керівником, директором юридичного департаменту, керівником структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, директором департаменту фінансової роботи та господарського забезпечення, а також іншими посадовими особами, яких стосується документ. Зазначений вид наказів створюється та погоджується лише в паперовій формі.

128. Відповідальність за зміст документа, що візується кількома особами, несуть усі особи, які його візують, відповідно до компетенції.

129. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, що складається із слова "ПОГОДЖУЮ" (без лапок), найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистого підпису, ініціалів, прізвища і дати або слова "ПОГОДЖЕНО", назви документа, що підтверджує погодження, його дати і номера, наприклад:

або:

Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа без відступу від межі лівого берега.

За наявності двох або трьох грифів погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля, другий - через 104 мм:

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка в документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш зовнішнього погодження проекту документа оформляється таким чином:

Аркуш погодження
(назва проекту документа в родовому відмінку)

Підпис посадової особи на аркуші погодження проекту документа скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

130. Зовнішнє погодження електронного документа здійснюється шляхом накладання на нього електронного цифрового підпису відповідної посадової особи та скріплення його електронною печаткою.

131. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, що здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

132. Законопроекти та проекти нормативно-правових актів Кабінету Міністрів України, що надходять до Мінекономрозвитку як заінтересованого органу на погодження, погоджуються шляхом прикріплення до файлу з проектом нормативного акта реєстраційної картки супровідного листа вихідного документа електронного цифрового підпису-візи.

Свою позицію щодо проекту акта Міністр доводить до відома розробника шляхом надсилання за своїм підписом супровідного вихідного листа, до якого додається завізований (завізований із зауваженнями) проект акта, а також зауваження в разі їх наявності. Проекти нормативно-правових актів погоджуються Міністром шляхом накладання електронного цифрового підпису - візи. Усі файли вихідного електронного документа, що потребують підписання/візування, виділяються в проекті його реєстраційної картки як головні.

Відбиток печатки

133. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, у яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.

Відбиток гербової печатки на документі в паперовій формі ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

На відповідних електронних документах для засвідчення електронного цифрового підпису застосовується спеціально призначений для цього електронний цифровий підпис - електронна печатка. Право проставляння електронної печатки на електронних документах надається працівнику Мінекономрозвитку, який має повноваження проставляти відповідну печатку на документах з паперовим носієм інформації.

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 14.

134. Негербовою печаткою Мінекономрозвитку "Власноручний підпис засвідчується" на документах засвідчуються власноручні підписи його працівників. Печатка проставляється таким чином, щоб ініціали та прізвище особи, що підписала документ, розмістилися в межах відбитка печатки.

135. Право засвідчення власноручних підписів працівників Мінекономрозвитку надається його посадовій особі відповідним наказом. Засвідчення власноручних підписів працівників здійснюється лише за наявності зразків їх підписів.

Відмітка про засвідчення копій документів

136. Мінекономрозвитку може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку.

Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися Мінекономрозвитку у таких випадках:

на вимогу судових на інших правоохоронних органів;

для внутрішнього використання під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у відносинах з Мінекономрозвитку, під час формування особових справ його працівників - копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про здобуття освіти тощо).

137. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримання неможливо.

138. Копія документа виготовляється і видається на вимогу інших установ або громадян з дозволу державного секретаря.

139. Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або частину.

Не допускається виготовлення копій з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.

140. Право засвідчення копій документів надається відповідній посадовій особі наказом Мінекономрозвитку.

141. У разі необхідності засвідчення копії електронного документа зазначена в пункті 140 цієї інструкції особа здійснює перевірку цілісності електронного документа, створює його паперову копію, засвідчує її своїм власноручним підписом та печаткою Міністерства "Копія відповідає оригіналу", у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа проставляється штамп "КОПІЯ".

142. Для оформлення електронної копії документа з паперовим носієм інформації документ сканується в АСКОД та зберігається у форматі для фотоелектронних документів. На файл з електронною копією документа накладається електронний цифровий підпис особи, яка засвідчує копію.

143. Засвідчення копії документа на папері здійснюється шляхом проставлення нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега печатки з найменуванням Мінекономрозвитку "Копія відповідає оригіналу", зазначення посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія", "Ксерокопія". Сторінки копії документів, крім тих, що мають один аркуш, нумеруються і відмітка про засвідчення копії доповнюється відміткою "Усього в копії арк.". На вимогу установи, якій надається копія документа, копія документа засвідчується поаркушно.

Копія набуває юридичної сили оригіналу лише в разі її нотаріального засвідчення особою, що має на це право згідно із законодавством.

144. У Мінекономрозвитку використовуються факсимільні копії, виготовлені шляхом роздрукування з АСКОД документа або за допомогою копіювально-розмножувальної техніки, що точно відтворює всі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування, включаючи підпис та печатку.

Факсимільні копії документів, що надаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються у справі, підлягають засвідченню відповідно до пунктів 141 і 143 цієї Інструкції.

145. Для формування справ постійного, крім наказів з основної діяльності, та тривалого строку зберігання на роздрукований виконавцем з АСКОД документ та аркуш внутрішнього його погодження службою діловодства проставляється печатка "Для документів".

146. У разі відсутності необхідності у виготовленні копії всього документа з нього робиться витяг.

Витяг оформляється на чистому аркуші паперу з дотриманням таких вимог:

у назві виду документа зазначається: "витяг з наказу", "витяг з протоколу" тощо;

відтворюється повністю вступна його частина;

з основної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;

відтворюється реквізит "Підпис" (без особистого підпису);

робиться запис "Згідно з оригіналом", зазначається посада, проставляється підпис особи, яка склала витяг, її ініціали та прізвище. Підпис засвідчується печаткою "Власноручний підпис засвідчую".

Витяг з протоколу засвідчується секретарем, який складає протоколи і здійснює їх зберігання, витяг з наказу - керівником структурного підрозділу, у якому вони зберігаються.

147. Особливим видом копії документа є дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток гербової печатки Мінекономрозвитку (у разі потреби) і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката, а в правому верхньому куті проставляється відмітка "Дублікат".

Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Мінекономрозвитку

148. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону обов'язково зазначаються внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа без відступу від межі лівого поля, наприклад:

Петренко 253-75-12

або

Петренко Олена Іванівна 286-23-29.

До реєстраційної картки електронного документа вносяться дані щодо прізвища, імені та по батькові виконавця.

149. Про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації у відповідному полі реєстраційної картки документа зазначається кількість його примірників, збільшена на один.

У разі створення документа в електронній та паперовій формі про це зазначається у відмітці, проставленій у центрі нижнього поля першого аркуша тексту документа: на примірнику електронного документа - про наявність документа на папері, а на примірнику документа на папері - про наявність електронного документа, наприклад: bidna/proekt/2017/doc і містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

Відмітка про наявність примірника документа на папері містить номер справи, до якої долучено документ, наприклад: справа N 2011-01.

150. Після завершення роботи з документом постійного та тривалого зберігання на його паперовій формі проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить, що роботу над ним завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка про виконання документа містить слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату проставляє працівник - головний виконавець документа. Зазначений реквізит проставляється рукописним способом у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша документа, наприклад:

У поле "Справа" електронної реєстраційно-контрольної картки вхідного документа головним його виконавцем вносяться відомості про долучення документа до справи. Номер справи, до якої долучається вхідний документ, повинен відповідати номеру справи, за якою відправлено вихідний документ - відповідь, а всі документи, пов'язанні з його виконанням, протягом діловодного року до проведення експертизи їх цінності долучаються до однієї з ним справи.

Документ долучається до справи лише тоді, коли роботу над ним завершено, питання вирішено, надано остаточну відповідь. Документ, на виконання якого надано проміжну відповідь, до справи не долучається.

151. Після виконання документа до його електронної реєстраційно-контрольної картки виконавцем вноситься інформація про результат виконання документа, наприклад: Лист-відповідь від 23.02.2017 N 4101-01/25895-01; а також в автоматичному режимі через закладку "Виконати" інформується безпосередній керівник про виконання поставленого ним завдання, який у свою чергу, у разі згоди з виконавцем, підтверджує виконання завдання своїм підлеглим завдання, закриває свою резолюцію та звітує про виконання документа перед керівником вищого рівня.

152. Після опрацювання документів, що надійшли для врахування в роботі, у результаті розгляду вносить інформація: "Ураховано в N від " або "Не враховано".

153. Після ознайомлення з документом, що надійшов до відома, виконавець на папері проставляє відмітку "Взято до відома" та підпис, в АСКОД - автоматично відображає процедуру ознайомлення з документом.

154. Візуально відмітка про надходження документа до Мінекономрозвитку не відтворюється, але сам факт його надходження підтверджується:

на папері - шляхом нанесення праворуч на нижньому полі першого аркуша документа під час його реєстрації штрих-коду, елементами якого є скорочене найменування Мінекономрозвитку, реєстраційний індекс, дата і час реєстрації документа (додаток 11), зазначення у відповідному полі його електронної реєстраційної картки способу доставлення (пошта, фельдз'язок, через відділ, нарочно, через скриньку). Дата надходження та реєстрації документа у цьому разі є тотожними. У разі коли кореспонденція не розкривається відповідна відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (пакетах) за допомогою штампа для вхідної кореспонденції, на відбитку якого зазначаються дата і час надходження.

Відмітка про надходження до Мінекономрозвитку електронного документа відображається в СЕВ автоматично при підтвердженні його одержання. В електронну реєстраційну картку документа вноситься інформація про спосіб доставляння - СЕВ.

Запис про державну реєстрацію

155. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах Мінекономрозвитку, включених Мін'юстом в установленому законодавством порядку до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

На першій сторінці наказу та документа (положення, правила, зміни тощо), затвердженого цим наказом, для проставлення відмітки про державну реєстрацію залишається вільне місце (60 х 100 мм) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.

156. На державну реєстрацію до Мін'юсту наказ подається структурним підрозділом, що готував документ. Спільний наказ подається на державну реєстрацію суб'єктом нормотворення, який є головним його розробником, але службою діловодства наказ видається представнику структурного підрозділу Мінекономрозвитку, відповідальному за його підготовку.

157. Необхідність подання наказу на державну реєстрацію визначається виконавцем та юридичним департаментом, керівник якого під час візування проекту наказу в його реєстраційній картці робить відмітку "Підлягає державній реєстрації".

158. Державній реєстрації підлягають накази незалежно від строку їх дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них міститься, у тому числі з грифом "Для службового користування", а також прийняті в порядку експерименту, якщо в них є одна або більше норм, що:

зачіпають соціально-економічні, політичні, особисті та інші права, свободи і законні інтереси громадян, проголошені та гарантовані Конституцією та законами України, конвенцією, міжнародними договорами України, згоду на обов'язковість яких надано Верховною Радою України, та acguis communautaire, з урахуванням практики Європейського суду з прав людини, установлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують існуючий організаційно-правовий механізм їх реалізації;

мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для інших органів виконавчої влади, а також підприємств, установ і організацій, що не належать до сфери управління Мінекономрозвитку.

На державну реєстрацію подаються накази, що мають як одну із зазначених ознак, так і декілька.

159. Зміни до зареєстрованих у Мін'юсті наказів незалежно від того, містять вони правові норми чи ні, а також про втрату їх чинності підлягають державній реєстрації в загальновстановленому порядку.

160. У разі необхідності внесення змін до наказу, прийнятого до запровадження державної реєстрації, якщо він має зазначені у пункті 158 цієї Інструкції ознаки, розробляється та подається на державну реєстрацію новий наказ, а попередній, не внесений до державного реєстру, визнається таким, що втратив чинність.

161. На державну реєстрацію не подаються накази:

персонального характеру (про склад комісій, призначення на посаду та звільнення з неї, заохочення працівників);

дія яких вичерпується одноразовим застосуванням, крім наказів про затвердження положень, інструкцій та інших нормативно-правових актів, що містять правові норми, а також тимчасові, строк дії яких вичерпано;

оперативного, організаційно-розпорядчого характеру (разові доручення) та інші, що не містять нормативного характеру, зокрема ті, що мають лише індивідуально-конкретні приписи;

якими доводяться рішення Кабінету Міністрів України до відома підприємств, установ і організацій;

спрямовані на організацію виконання рішень Кабінету Міністрів України і власних рішень, що не містять нових правових норм;

рекомендаційного, роз'яснювального та інформаційного характеру (методичні рекомендації, роз'яснення, у тому числі податкові, тощо), нормативно-технічні документи (національні та регіональні стандарти, технічні умови, будівельні норми і правила, тарифно-кваліфікаційні довідники, кодекси усталеної практики, форми звітності, у тому числі щодо державних статистичних спостережень, адміністративних даних та інші).

162. Після реєстрації наказу в Мінекономрозвитку його оригінал (оригінали спільно прийнятих нормативно-правових актів подаються в кількості примірників, що відповідає кількості органів, які прийняли акт) та три засвідчені в установленому порядку службою діловодства його копії видаються під розписку працівникові, який готував наказ, для подальшого подання його на державну реєстрацію. На звороті останніх сторінок копій наказу друкується електронний аркуш внутрішнього його погодження, який засвідчується печаткою служби діловодства.

Зареєстрований в АСКОД наказ, що подається на державну реєстрацію, не сканується.

163. На державну реєстрацію наказ подається не пізніше п'ятиденного строку з дня його реєстрації у Мінекономрозвитку супровідним листом, у якому зазначаються прізвище уповноваженого працівника Мінекономрозвитку та номер його телефону. У разі коли наказ подається на державну реєстрацію повторно, а також якщо він прийнятий замість наказу, у державній реєстрації якого відмовлено, у супровідному листі зазначаються дата та номер листа Мін'юсту про повернення нормативно-правового акта без державної реєстрації для доопрацювання, або відмову в державній реєстрації.

164. Разом з наказом Мін'юсту подаються:

пояснювальна записка, у якій зазначаються обґрунтування підстав, мета розроблення нормативно-правового акта, визначається його місце у відповідній сфері правового регулювання, міститься аналіз причин, наводяться факти і цифрові дані, що обґрунтовують необхідність його прийняття, відображаються фінансово-економічні розрахунки та вносяться пропозиції щодо джерел покриття витрат (якщо реалізація нормативно-правового акта не потребує фінансування з державного чи місцевого бюджетів, про це окремо повідомляється в пояснювальній записці), відомості про наявність або відсутність у нормативно-правовому акті правил і процедур, що можуть містити ризики вчинення корупційних правопорушень, прогнозуються очікувані соціально-економічні результати реалізації нормативно-правового акта. Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох сторінок. До неї додається засвідчена в установленому порядку копія висновку юридичного департаменту за результатами юридичної експертизи проекту нормативно-правового акта;

відомості про чинні нормативно-правові акти з питань, що належать до сфери правового регулювання прийнятого нормативно-правового акта, інформація про строки приведення їх у відповідність із нормативно-правовим актом, поданим на державну реєстрацію, а також про нормативно-правові акти, що втратять чинність у зв'язку з прийняттям цього акта;

копія нормативно-правового акта, до якого вносяться зміни або який визнається таким, що втратив чинність, у контрольному стані та порівняльна таблиця;

оригінали та по дві копії засвідчених в установленому порядку аркушів зовнішнього погодження наказу. У разі коли на державну реєстрацію подається наказ з питань, що стосуються соціально-трудової сфери, додаються аркуш зовнішнього погодження акта уповноваженим представником від Всеукраїнських профспілок, їх об'єднань та уповноваженого представника від Всеукраїнських об'єднань організацій роботодавців, та надається інформація про проведену роботу з урахуванням зауважень і пропозицій та доцільність їх урахування;

оригінал та дві засвідчені в установленому порядку копії рішення Державної регуляторної служби України про погодження проекту наказу;

довідку щодо відповідності нормативно-правового акта acguis communautaire;

висновок Мін'юсту про відповідність нормативно-правового акта положенням Конвенції та практиці Європейського суду з прав людини;

інформаційно-аналітичні матеріали з публічного обговорення проекту нормативно-правового акта.

165. У разі виявлення Мін'юстом порушень норм українського правопису та нормопроектуальної техніки виконавець протягом строку, установленого для проведення державної реєстрації нормативно-правового акта (п'ятнадцять робочих днів із дня, наступного після подання його на реєстрацію до Мін'юсту), ураховує надані зауваження та супровідним листом надсилає Мін'юсту оригінал та дві засвідчені в установленому порядку копії відповідних сторінок опрацьованого нормативно-правового акта із зазначенням на звороті цих сторінок прізвища, ініціалів, підпису уповноваженого працівника Мінекономрозвитку і дати візування.

166. У разі прийняття Мін'юстом рішення про повернення нормативно-правового акта без реєстрації для доопрацювання виконавець ураховує надані зауваження та протягом місяця повторно подає нормативно-правовий акт на державну реєстрацію або готує наказ про його скасування. Копію наказу про скасування нормативно-правового акта, що подавався на державну реєстрацію, виконавець супровідним листом, що містить посилання на дату та номер листа Мін'юсту про повернення без реєстрації нормативно-правового акта, надсилає Мін'юсту.

167. Наказ Мінекономрозвитку, у державній реєстрації якого відмовлено, підлягає скасуванню у п'ятиденний строк з дня отримання листа-відмови Мін'юсту. У цей самий строк Мін'юсту надсилається засвідчена в установленому порядку копія наказу про скасування нормативно-правового акта, у державній реєстрації якого відмовлено. Проект наказу про скасування наказу готується структурним підрозділом, який готував наказ, що не пройшов державної реєстрації.

Повернутий без державної реєстрації наказ передається службі діловодства, яка здійснює його сканування до АСКОД. Через АСКОД наказ для ознайомлення надсилається структурному підрозділу, що його вніс, юридичному департаменту та службі підписанта.

168. У службі діловодства до повернення наказу з державної реєстрації зберігається розписка працівника, який готував наказ, та засвідчена в установленому порядку копія наказу.

169. Оригінал наказу та аркуші зовнішнього його погодження (за наявності) після державної реєстрації повертається виконавцем до служби діловодства для подальшого зберігання, сканування та доведення через АСКОД до структурних підрозділів Мінекономрозвитку.

170. У разі необхідності надсилання копій наказу за межі Мінекономрозвитку структурний підрозділ, який готував його, роздруковує їх з бази АСКОД та передає службі діловодства для засвідчення в установленому порядку, водночас у примітку графи "Розсилання" реєстраційної картки вноситься інформація про кількість виготовлених копій.

Складення деяких видів документів

Накази

171. Рішення Мінекономрозвитку оформляються наказом. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основної діяльності Мінекономрозвитку, адміністративно-господарських та з кадрових питань (особового складу).

Наказ оформляється на бланку для наказів.

172. Накази Мінекономрозвитку з основної діяльності - це рішення нормативно-правового характеру, що приймаються в результаті виконання ним завдань, визначених Положенням.

173. Накази з адміністративно-господарських питань - це розпорядчі документи, які видає державний секретар за власного ініціативою або з ініціативи структурних підрозділів з метою належного документального оформлення різних адміністративно-господарських питань. Накази з адміністративно-господарських питань видають у разі коли оперативні адміністративні та господарські питання потребують належного документального оформлення. Зазначені накази видають з питань організації та проведення певних заходів у Мінекономрозвитку або за участю його працівників (щодо проведення річної інвентаризації, про організацію курсів підвищення кваліфікації працівників), про фінансування певних заходів чи робіт, про утворення тимчасових робочих груп, комісій для проведення певних заходів або виконання робіт, щодо призначення відповідальних осіб, про запровадження незначних змін у роботі структурних підрозділів.

174. Проекти наказів з основної діяльності, адміністративно- господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням керівництва Мінекономрозвитку чи з власної ініціативи.

175. Проекти наказів з кадрових питань, крім питань оплати праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги, допуску та дозволу до державної таємниці, готуються департаментом персоналу на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів з кадрових питань щодо оплати праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги готуються департаментом фінансової роботи та господарського забезпечення.

Проекти наказів з кадрових питань щодо допуску та дозволу до державної таємниці готуються режимно-секретним управлінням.

176. Зміст наказу стисло викладається в заголовку, що починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про уведення...", "Про утворення...",) або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...") та не може бути тотожний заголовку іншого чинного наказу, крім наказів про внесення змін або втрату чинності (скасування).

177. Текст наказу з основної діяльності Мінекономрозвитку та адміністративно-господарських питань складається з констатуючої і розпорядчої частин. Якщо зміст наказу не потребує пояснення, його текст містить тільки розпорядчу частину.

У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Констатуюча частина не може містити посилання на проміжний нормативно-правовий акт (акт про внесення змін). Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

178. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ" (без лапок), що друкується з нового рядка великими літерами без відступу від межі лівого берега, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Кожна структурна одиниця наказу, крім абзацу, відокремлюється від попередньої пропуском рядка.

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починається із зазначення посади, прізвища, ініціалів (ініціали в тексті ставлять після прізвища) виконавця в давальному відмінку. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: "Директорам департаментів та керівникам інших самостійних структурних підрозділів". У пункті зазначаються конкретні завдання та строки їх виконання. Написання неконкретних доручень, що містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо, не допускається.

Якщо в результаті прийняття наказу втрачає чинність попередній документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: "Визнати таким, що втратив чинність,...". У разі необхідності, зумовленої прийняттям наказу, приведення у відповідність норм інших документів розпорядча частина має містити пункт про внесення змін до цих документів.

179. Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, що повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням назви виду документа, дати, номера, заголовка наказу, до якого вносяться зміни, та посилання, у разі необхідності, на реєстраційний номер документа в Єдиному державному реєстрі нормативно-правових актів. Такі накази можуть не мати констатуючої частини. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Унести зміни до наказу Мінекономрозвитку від ... N ...".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до наказу, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...;

2) пункт 3 виключити;

3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Зміни обсягом більше двох аркушів до наказу оформляються на окремих аркушах, а в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:

"1. Унести зміни до наказу Мінекономрозвитку від ... N ... "Про ..." (додаються)".

У разі коли обсяг унесених змін становить понад дві третини тексту документа його викладають у новій редакції.

180. Останній пункт розпорядчої частини в разі потреби може містити рішення про покладення функцій з контролю за виконанням наказу на державного секретаря. Накази про внесення змін такого пункту не містять.

181. До наказів не може включатися пункт "Наказ довести до відома...". Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються в проекті електронної реєстраційно-контрольної картки наказу, що готується виконавцем заздалегідь.

182. Не допускається включення до одного наказу структурних одиниць, якими затверджуються, змінюються або визнаються такими, що втратили чинність, накази, що підлягають державній реєстрації в Мін'юсті, та накази, які не підлягають цій реєстрації.

183. Накази з кадрових питань оформляються як індивідуальні, так і зведені. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника, у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду, звільнення тощо).

184. Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, що починається з прийменника "Про" і віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття... ". У зведених наказах застосовується узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання".

185. У тексті наказів з кадрових питань, як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення згідно з актами Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з посади Міністра, його заступників та державного секретаря. У такому разі в констатуючій частині зазначається посилання на відповідний правовий акт у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, заголовок (назва).

186. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива (без лапок): "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються в алфавітному порядку.

187. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок і доплат.

188. У зведених наказах з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. До одного зведеного наказу не може включатися інформація, що згідно із законодавством має різні строки зберігання.

189. У кожному пункті наказу з кадрових питань без відступу від межі лівого поля шрифтом 12 кегля зазначається підстава його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).

190. Під час ознайомлення з наказом з кадрових питань зазначені в ньому особи на першому його примірнику проставляють власноручні підписи із зазначенням дати ознайомлення.

191. Ознайомлення працівників Мінекономрозвитку з наказами щодо основної діяльності та з адміністративно-господарських питань здійснюється через АСКОД шляхом накладання на електронний документ резолюцій чи надсиланням їх на ознайомлення.

192. Спільний наказ Мінекономрозвитку та установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс наказу складатися з реєстраційних індексів, що проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні та скріплюються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, у яких їх видають.

193. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року. Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (у межах одного питання, ураховуючи строки їх зберігання) мають окрему порядкову нумерацію.

194. Надсилання копій наказу заінтересованим підприємствам, установам та організаціям здійснюється структурним підрозділом, який готував документ.

Протоколи

195. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Мінекономрозвитку рішень колегією, КОМІСІЯМИ, іншими дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів і тез доповідей та виступів, довідок, проектів рішень тощо.

196. Протоколи можуть складатися в повній (додаток 15) або скороченій (додаток 16) формі, У протоколах, складених у скороченій формі, зазначаються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

197. Датою протоколу є дата проведення засідання. У разі коли засідання тривало кілька днів через тире зазначаються перший і останній день засідання.

198. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, громадської ради тощо. У реквізиті "Місце засідання" зазначається назва населеного пункту, у якому відбулося засідання.

199. Нумерація протоколів засідань комісії з ліквідації/реорганізації ведеться в межах її діяльності.

200. Протоколи апаратних нарад у Мінекономрозвитку реєструються в службі діловодства та доводяться до структурних підрозділів через АСКОД.

201. Протоколи засідань колегії, комісій, робочих груп реєструються та зберігаються у справах структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання, що вирішуються колегіальними органами. З цією метою номенклатурою відповідного структурного підрозділу передбачається відповідна справа. У разі необхідності доведення до структурних підрозділів рішення відповідних колегіальних органів супровідним листом за підписом секретаря цих органів надсилається витяг з протоколу.

202. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

203. Текст протоколу складається із вступної та основної частин.

204. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, а потім - запрошених осіб із зазначенням посад і в разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує п'ятнадцять осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені в порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний зазначається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються посередині, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формулювання питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

205. Основна частина протоколу складається з розділів, що повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються відповідними арабськими цифрами і розміщуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка.

206. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка, через тире викладається від третьої особи однини текст виступу.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".

207. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка, а сам текст виступу - через тире після прізвища ті ініціалів.

208. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і відповідати на такі запитання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою та друкуються з абзацу.

209. У разі коли на засіданні приймається рішення про схвалення документа, що обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні і факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами, наприклад: Додаток 1, Додаток 2. У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

210. Протокол підписується головою або головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

211. Деякі протоколи засідань (наприклад, експертних комісій) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

212. Витяги з протоколів (додаток 17) підписуються секретарем відповідного колегіального органу і надсилаються супровідним листом через АСКОД посадовим особам та структурним підрозділам Мінекономрозвитку, щодо яких прийнято рішення.

213. Членам колегіального органу - представникам Мінекономрозвитку протокол надсилається через АСКОД, представникам інших установ його копія надсилається супровідним листом за підписом секретаря колегіального органу.

214. Оригінал протоколу та матеріали засідань колегії, апаратних нарад зберігаються у справі управління взаємодії з органами державної влади та зв'язків з громадськістю.

Службові листи

215. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між Мінекономрозвитку та іншими установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб держави;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Апарату Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України;

відповіді на виконання доручень Кабінету Міністрів України;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

листи-запити;

листи-вимоги;

листи-нагадування;

листи-запрошення;

листи-подяки;

супровідні листи.

216. Службовий лист оформляється на електронному бланку для листів (додатки 2 - 4).

217. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, адресат, заголовок до тексту, текст, у разі потреби - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, відмітка про наявність додатків, підпис, відмітка про виконавця.

218. Заголовок до тексту листа повинен відповідати на запитання "про що?" і розміщуватися перед реквізитом "Текст" без відступу від межі лівого поля. Заголовок друкується курсивом (шрифт Times New Roman, розмір 12 друкарських пунктів).

219. Текст листа складається з трьох частин.

У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення.

У другій частині характеризується стан справ з питання.

Третя частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо.

У листі порушується одне питання. Обсяг тексту листа не повинен перевищувати трьох аркушів.

220. Текст листа викладається від першої особи множини ("просимо повідомити", "роз'яснюємо, що") або від третьої особи однини ("Мінекономрозвитку повідомляє", "Мінекономрозвитку вважає за доцільне").

Якщо лист складено на бланку Торгового представника України, текст викладається від першої особи однини ("прошу", "пропоную").

221. Лист-відповідь створюється через реєстраційну картку ініціативного вхідного документа, на який дається відповідь. Ініціативний лист створюється через закладку "Проекти - Вихідний проект".

222. Службові листи підписуються відповідно до наказів про розподіл обов'язків та про надання права підпису окремих видів документів.

Торговий представник України має право підписувати листи, оформлені тільки на відповідному бланку, з питань, що належать до його компетенції, у межах наданих йому повноважень.

223. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

Документи до засідань колегії

224. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положенням про колегію.

225. Засідання колегії проводяться відповідно до затвердженого плану її роботи та в разі потреби.

Проект плану роботи колегії складається її секретарем з урахуванням пропозицій структурних підрозділів Мінекономрозвитку.

У плані роботи колегії зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали доповідача та найменування структурного підрозділу Мінекономрозвитку, який готує документи для розгляду питання на засіданні колегії, строк подання документів.

Керівники структурних підрозділів Мінекономрозвитку завчасно подають через АСКОД для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав винесення питання на розгляд колегії.

План роботи колегії затверджується наказом Мінекономрозвитку, через АСКОД доводиться до відома членів колегії та керівників самостійних структурних підрозділів Мінекономрозвитку. Членам колегії, які не є працівниками Мінекономрозвитку, копія плану колегії доводиться супровідним листом за підписом секретаря колегії. Додаткові питання можуть бути включені до затвердженого плану роботи колегії за рішенням її голови в робочому порядку. Секретар колегії інформує всіх її членів та виконавців про внесені до плану зміни.

226. Документи з питань, що виносяться на розгляд колегії, повинні електронним супровідним листом подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до початку засідання колегії, а в разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день.

До зазначених документів входить:

доповідна записка, у якій ґрунтовно викладаються питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення, завізований електронним цифровим підписам керівників заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), а в разі потреби - проект наказу;

список осіб, які запрошуються на засідання;

інші документи, необхідні для розгляду питань.

227. Документи, підготовлені для розгляду колегією, зберігаються в електронному вигляді окремо з кожного засідання шляхом заповнення секретарем граф "Справа" і "Том" електронної реєстраційної картки документа.

228. У разі проведення закритого засідання колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

229. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегії відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Мінекономрозвитку.

230. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасним поданням на розгляд колегії документів, перевіряє правильність їх оформлення та комплектність.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, на розгляд не приймаються.

231. Протокол засідання колегії складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 202 - 211 цієї Інструкції.

232. Рішення колегії Мінекономрозвитку реалізуються шляхом видання наказів Мінекономрозвитку, якими вони вводяться в дію.

У разі потреби стороннім установам можуть надсилатися витяги з протоколів. Витяги з протоколів оформляються згідно з додатком 17 і підписуються секретарем колегії.

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

233. Документообіг Мінекономрозвитку - це проходження документів у Мінекономрозвитку з моменту їх створення або одержання до завершення виконання чи відправлення.

234. Ефективна організація документообігу передбачає:

централізоване приймання, реєстрацію, сканування в АСКОД усієї кореспонденції;

організацію обігу документів у електронному вигляді через АСКОД;

чітке визначення видів кореспонденції, що потребує розгляду керівництвом Мінекономрозвитку та такої, що надсилається безпосередньо на опрацювання самостійним структурним підрозділам;

надсилання документів інформаційного характеру безпосередньо самостійним структурним підрозділам;

надсилання вхідної кореспонденції, що містить посилання на зареєстрований у Мінекономрозвитку документ, за одним з цим документом маршрутом;

накладення електронних резолюцій на документ з використанням електронного цифрового підпису;

створення можливості одночасного опрацювання документа декількома структурними підрозділами, одночасного направлення проекту документа на погодження, погодження його в електронному вигляді, автоматичне формування інформації про погодження проекту документа, об'єднання документів, пов'язаних між собою, в один блок та формування їх до однієї справи;

автоматичну реєстрацію вихідного та внутрішнього документа з накладенням підписантом електронного цифрового підпису, відправлення електронного документа через загальнодержавні канали електронного зв'язку.

235. Документообіг в Мінекономрозвитку здійснюється за схемою згідно з додатком 18.

236. У Мінекономрозвитку вхідні документи на папері надходять до головного виконавця як в паперовій, так і в електронній формі, до співвиконавців - в електронній, внутрішні документи та проекти вихідних документів - в електронній. Датою одержання виконавцем документа є дата надходження його електронного образу.

Електронні документи до виконавця надходять лише в електронній формі.

Облік обсягу документообігу

237. Обсяг документообігу Мінекономрозвитку - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (місяць, квартал, рік).

Підрахування кількості документів здійснюється службою діловодства згідно з базою даних АСКОД. За одиницю обліку береться документ.

Результати обліку документів щомісяця узагальнюються службою діловодства. Інформація про обсяг документообігу за формою згідно з додатком 19 подається державному секретарю для вжиття в разі необхідності заходів щодо вдосконалення роботи з документами та для використання при прийнятті відповідних управлінських рішень.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Мінекономрозвитку

238. Доставлення документів до Мінекономрозвитку здійснюється через відділення поштового зв'язку N 8 у м. Києві, кур'єрською, фельд'єгерською службами, факсом, електронною поштою, через СЕВ чи нарочно через скриньку для кореспонденції Мінекономрозвитку, установлену в 6-му під'їзді Будинку Уряду.

У реєстраційно-контрольній картці вхідного документа в полі "Доставлення" під час реєстрації документа зазначається вид доставлення: п/в зв'язку N 8; кур'єр; фельдзв'язок; факс; електронна пошта; СЕВ; через скриньку.

239. Документи, що надходять до Мінекономрозвитку, крім заяв на одержання адміністративної послуги, приймаються централізовано службою діловодства.

Заяви на одержання адміністративної послуги з доданим до них пакетом документів приймаються представниками структурних підрозділів, що визначені відповідальними за надання відповідної адміністративної послуги.

Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

Зі скриньки на 6-му під'їзді Будинку Уряду кореспонденція виймається згідно з графіком: о 9:30; о 12:00, о 14:00, о 16:30 (у передсвяткові дні та п'ятницю - о 15:30) працівником служби діловодства, на якого покладено ці функції. Кореспонденція, доставлена до скриньки Мінекономрозвитку після 16:30 (у передсвяткові та у п'ятницю - після 15:30), зі скриньки виймається о 9:30 наступного робочого дня.

Нарочне приймання вхідної кореспонденції здійснюється працівниками служби діловодства в години, установлені для виймання документів зі скриньки.

240. Виймання кореспонденції зі скриньки, одержання її від кореспондентів нарочно (крім заяв на одержання адміністративної послуги) працівниками інших структурних підрозділів категорично забороняється.

241. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і час доставлення. У разі коли поштовий конверт надійшов пошкодженим, робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

242. У разі передання кореспонденції кур'єром організації - автора документа на його вимогу на другому примірнику документа, що передається, чи його копії працівником, який прийняв документ, проставляється відмітка про час і дату одержання документа, підпис та його розшифрування. Вхідний реєстраційний номер документа на копії не проставляється.

243. Документи, що надійшли через службу фельдзв'язку в неробочий час, приймаються черговим Мінекономрозвитку, який наступного робочого дня о 9:00 передає документи на реєстрацію до служби діловодства. У разі надходження документів, що потребують негайного виконання, черговий працівник інформує про це керівництво Мінекономрозвитку та структурного підрозділу, до компетенції якого належать порушені в документі питання.

244. Приймання електронних документів здійснюється відповідно до вимог Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 N 1886/5, зареєстрованим у Мін'юсті 11.11.2014 за N 1421/26198 (далі - Порядок роботи).

245. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

Конверти із зазначеним написом реєструються в журналі обліку пакетів і через реєстр передаються на розгляд посадовій особі, якій вони адресовані. У разі прийняття посадовою особою рішення про необхідність реєстрації вкладень, що містяться у конверті, документи передаються службі діловодства для реєстрації. До журналу обліку пакетів уносяться реєстраційні дані документів.

246. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.

247. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправнику надсилається письмовий запит або повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, що здійснила запит. У разі неусунення протягом 10 днів з дати повідомлення виявлених недоліків документ повертається відправнику без розгляду.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, пакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках згідно з додатком 20 до цієї Інструкції. Один примірник акта разом з документом надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправнику без розгляду.

248. У разі надходження документа через поштову скриньку Мінекономрозвитку, розміщену на 6-му під'їзді Будинку Уряду, з розбіжністю в даті реєстрації і надходження понад тиждень працівником служби діловодства робиться відмітка про фактичну дату і час надходження, наприклад: Одержано через поштову скриньку о 12:00 12.01.2012 Іванова 1.1.

249. У разі надходження документів телефаксом перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформується відправник.

250. У разі одержання електронного документа працівник служби діловодства, на якого покладено функції приймання електронних документів, здійснює технічну перевірку його файлів відповідно до вимог Порядку роботи. Технічна перевірка здійснюється в день надходження електронного документа або не пізніше 10:00 наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час чи наприкінці робочого дня (після 17:00, у п'ятницю - після 16:45, у передсвятковий день - на годину раніше).

251. Після технічної перевірки вхідного електронного документа працівником служби діловодства, що здійснював перевірку, створюється електронне повідомлення про отримання/відхилення цього електронного документа, яке в автоматичному режимі через СЕВ надсилається автору документа. В електронному повідомленні про відхилення документа обов'язково зазначається причина його відхилення.

252. Електронні документи, що не пройшли технічної перевірки, знищуються адміністратором СЕВ на підставі електронного акта про знищення відхилених вхідних електронних документів методом, який не дозволяє відновити інформацію.

253. Технічне забезпечення проведення зазначеної перевірки покладається на службу інформаційного забезпечення.

Попередній розгляд документів

254. Документи, що надходять до Мінекономрозвитку, крім заяв на одержання адміністративної послуги, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Під час попереднього розгляду документів ураховуються повноваження Мінекономрозвитку, визначені в Положенні про Мінекономрозвитку, структурних підрозділів, визначені у відповідних положеннях, наказ про розподіл обов'язків між Міністром та його заступниками, повноваження державного секретаря, визначені законодавством, зведена номенклатура справ Мінекономрозвитку, схема проходження документів.

Попередній розгляд заяв на одержання адміністративної послуги здійснюється представником структурного підрозділу, відповідального за надання відповідної послуги.

255. Попередній розгляд документів здійснюється в день надходження або наступного робочого дня в разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та інші неробочі дні (далі - неробочий час). Доручення вищих посадових осіб держави, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Попередній розгляд електронних документів, у тому числі і засвідчених електронним цифровим підписом фотокопій електронних документів, здійснюється одразу після проведення їх технічної перевірки або не пізніше наступного робочого дня, якщо перевірка електронного документа завершилася пізніше ніж за одну годину до закінчення робочого дня.

256. Метою попереднього розгляду документів є розподіл документів на такі, що підлягають реєстрації службою діловодства, і такі, що їй не підлягають.

Не підлягають реєстрації службою діловодства документи, примірний перелік яких наведено в додатку 21.

257. Документи, що підлягають реєстрації службою діловодства, поділяють на такі, що передаються на розгляд:

керівництва Мінекономрозвитку;

керівників самостійних структурних підрозділів.

258. На розгляд Міністра передаються документи:

особистий розгляд яких Міністром передбачено законодавством;

протоколи засідань Кабінету Міністрів України, урядових комітетів, членом яких є Міністр;

протоколи засідань інших колегіальних органів, у засіданнях яких Міністр брав участь;

листи-запрошення Міністра до участі в засіданнях, нарадах, комісіях, робочих групах чи щодо делегування для цього представника Мінекономрозвитку на рівні заступника Міністра;

документи щодо фактів зловживань керівниками центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, своїм службовим становищем;

документи центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, щодо призначення, звільнення, заохочення, погодження відпусток, відряджень керівників цих органів тощо;

Протоколи засідань Кабінету Міністрів України та урядових комітетів, членом яких є Міністр, зберігаються в управлінні взаємодії з органами державної влади та зв'язків з громадськістю.

Протоколи нарад, засідань, у яких Міністр брав участь, надіслані до відома, зберігаються в управлінні взаємодії з органами державної влади та зв'язків з громадськістю, а на ті, що містять завдання Мінекономрозвитку, Міністром накладається резолюція.

259. На розгляд першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - Торгового представника України передаються документи з питань, що належать до їх компетенції згідно з розподілом обов'язків, а також протоколи урядових комітетів, членами яких вони є, та витяги з них, протоколи нарад, засідань, у яких вони брали участь, листи- запрошення до участі в нарадах, засіданнях, комісіях, робочих групах тощо або стосовно делегування представника Мінекономрозвитку на рівні керівника самостійного структурного підрозділу,

Надіслані до відома протоколи нарад, засідань, у яких брали участь перший заступник Міністра, заступник Міністра, заступник Міністра - Торговий представник України та які не містять завдань Мінекономрозвитку, зберігаються у структурних підрозділах, що забезпечують їх роботу, а на ті, що містять завдання Мінекономрозвитку, накладається резолюція.

260. На розгляд державного секретаря передаються документи з питань, віднесених актами законодавства до його повноважень.

261. На розгляд керівників самостійних структурних підрозділів відповідно до завдань, визначених положеннями про структурні підрозділи, передаються:

1) акти законодавства, що надходять до Мінекономрозвитку для керівництва в роботі (оригінали - юридичному департаменту, сканований образ через АСКОД - структурним підрозділам, до компетенції яких належать питання, що регулюються цими актами);

2) листи Секретаріату Кабінету Міністрів України, якими здійснюється пересилання документів, адресованих Кабінету Міністрів України;

3) документи з накладеними Прем'єр-міністром України, Першим віце-прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами України на них резолюціями щодо необхідності інформування за результатами їх розгляду лише заявника або взяття до відома;

4) документи з накладеними Прем'єр-міністром України, Першим віце-прем'єр-міністром України, віце-прем'єр-міністрами України на них резолюціями адміністративного характеру, зокрема щодо:

прискорення опрацювання документів (структурним підрозділам, що брали участь в опрацюванні документа, розгляд якого потребує прискорення, та до відома - службі контролю);

перенесення строків виконання документів (структурним підрозділам, що брали участь в опрацюванні документа, строк виконання якого переноситься, службі контролю для зміни строку виконання та до відома державному секретарю);

необхідності додаткового узгодження з іншими органами виконавчої влади (структурному підрозділу, що готував документ);

погодження відпусток заступників Міністра, державного секретаря (департаменту персоналу, до відома - відділу забезпечення роботи Міністра (патронатна служба), та службі забезпечення роботи відпускника);

погодження відряджень (департаменту персоналу, структурному підрозділу, працівник якого відряджається, до відома - державному секретарю);

преміювання (департаменту фінансової роботи та господарського забезпечення, до відома - державному секретарю)

Документи із зазначених питань, що стосуються керівників центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, надсилаються до відома структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади, і відділу забезпечення роботи Міністра (патронатна служба);

5) повістки про виклик до суду, повістки-повідомлення у справах за участю Мінекономрозвитку (юридичному департаменту);

6) документи Кабінету Міністрів України, що надходять до відома;

7) супровідні листи до повторно поданих на погодження до Мінекономрозвитку та доопрацьованих проектів актів законодавства (структурному підрозділу, що здійснював опрацювання попереднього варіанта проекту, до відома - державному секретарю);

8) супровідні листи до повторно поданих центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, на погодження та візування Міністром після доопрацювання проектів актів законодавства (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади, до відома - державному секретарю та заступнику Міністра, у підпорядкуванні якого перебуває відповідний структурний підрозділ);

9) супровідні листи до проектів актів законодавства, підготовлених центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, що надсилаються для внесення на розгляд Кабінету Міністрів України (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади);

10) проекти наказів Мінекономрозвитку, розроблені центральними органами виконавчої влади, діяльність яких спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра, що надіслані для опрацювання та подання на підпис Міністру (структурному підрозділу, відповідальному за взаємодію з відповідним центральним органом виконавчої влади).

262. Керівники самостійних структурних підрозділів у разі потреби мають право під час накладення резолюції на документ залучати до виконання завдань як співвиконавців інші структурні підрозділи, що не перебувають у їх підпорядкуванні, за попередньою згодою керівників відповідних самостійних структурних підрозділів. Для здійснення контролю за виконанням залученими структурними підрозділами завдання документ доводиться до відома керівників відповідних структурних підрозділів.

Якщо вирішення питання, порушеного в документі, що передається самостійному структурному підрозділу, не належить до його компетенції, такий документ через службу діловодства передається в день його надходження або не пізніше наступного робочого дня на розгляд державного секретаря.

Реєстрація документів

263. Реєстрація документів - це фіксація факту створення, відправлення або одержання документа, шляхом унесення необхідних відомостей про документ в АСКОД. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах Інформації.

Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.

У разі зміни головного виконавця зареєстрованого документа новий реєстраційний індекс на ньому не проставляється.

264. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи Мінекономрозвитку незалежно від форми існування та способу доставлення.

Працювати з документами, не зареєстрованими в Мінекономрозвитку, заборонено.

265. Реєстрація всіх вхідних, вихідних та внутрішніх (крім наказів з кадрових питань, договорів, актів, довідок щодо) документів Мінекономрозвитку здійснюється централізовано в АСКОД.

Реєстрація вхідних документів, крім заяв на одержання адміністративних послуг, здійснюється централізовано службою діловодства.

Заяви на одержання адміністративних послуг реєструються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за надання відповідної адміністративної послуги, в окремих піджурналах вхідної кореспонденції АСКОД - адміністративні послуги.

266. Накази Мінекономрозвитку з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, окремі доручення керівництва Мінекономрозвитку реєструються службою діловодства.

267. Накази Мінекономрозвитку з особового складу (крім наказів з питань оплати праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги, допуску та дозволу до державної таємниці, довідок про розмір заробітної плати), довідки з кадрових питань, заяви працівників Мінекономрозвитку та підприємств, що належать до сфери його управління, з питань, що регулюються трудовим законодавством, реєструються у відповідному журналі департаменту персоналу.

268. Фінансові документи, у тому числі договори, довідки фінансового характеру, накази з особового складу з питань оплати праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги тощо реєструються у відповідних журналах департаменту фінансової роботи та господарського забезпечення.

269. Накази Мінекономрозвитку з особового складу з питань допуску та дозволу до державної таємниці реєструються у відповідному журналі режимно-секретного управління.

270. Документи, що видаються як результат адміністративної послуги (ліцензії, довідки, висновки, сертифікати тощо) реєструються структурними підрозділами, відповідальними за надання відповідної адміністративної послуги, у відповідних електронних піджурналах АСКОД.

271. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються в журналі вхідної кореспонденції АСКОД із зазначенням способу надходження - факсом. Оригінал документа, що надійшов пізніше, реєструється за тим же номером, а в реєстраційній картці робиться запис про отримання оригіналу із зазначенням дати, сам документ надсилається відповідному структурному підрозділу для включення до справи.

Факсограма після надходження її оригіналу знищується.

Продубльовані на папері електронні документи реєструються в АСКОД за номером електронного документа із зазначенням кількості примірників.

Електронний документ, що надійшов після надходження його на папері, відхиляється, адресат інформується про реєстрацію документа на папері із зазначенням його вхідного номера та дати.

272. Протоколи засідань колегіальних органів (колегії, комісій, рад, зібрань тощо) реєструються у відповідних журналах структурного підрозділу, відповідального за організацію роботи колегіального органу.

273. Під час реєстрації документів в АСКОД формується електронна база даних про документи, що дає можливість установити місцезнаходження документа, бачити його образ, здійснювати пошук за різними реквізитами. Під час реєстрації документів оформляється електронна реєстраційно-контрольна картка (додаток 22) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 23).

274. Реєстрація вихідної та внутрішньої, крім наказів, кореспонденції Мінекономрозвитку, здійснюється автоматично під час накладення підписантом електронного цифрового підпису, штрих-код проставляється внизу посередині першого аркуша документа автоматично.

275. Реєстрація вхідної кореспонденції, що надійшла в паперовій формі, здійснюється шляхом нанесення в нижньому правому кутку першого аркуша документа штрих-коду, який формується відповідно до пункту 56 цієї Інструкції.

276. Реєстрація вхідних електронних документів, що надійшли через СЕВ, здійснюється в автоматичному режимі, при цьому Інформація про реєстраційний індекс документа міститься в його реєстраційно-контрольній картці і візуально на електронному документі не відображається. У разі потреби створення паперової копії електронного документа штрих-код з реєстраційним індексом документа наноситься на роздрукований документ.

Організація передання документів та їх виконання

277. Службою діловодства документи надаються за результатами попереднього розгляду на розгляд керівництва Мінекономрозвитку чи самостійних структурних підрозділів.

На виконання документи надсилаються згідно з резолюціями, зокрема:

Міністра - першому заступникові, заступникам, державному секретареві, керівникам самостійних структурних підрозділів, державним службовцям та працівникам апарату Мінекономрозвитку;

першого заступника та заступників Міністра - державним службовцям структурних підрозділів державної політики апарату Мінекономрозвитку, які координуються ними згідно з розподілом обов'язків. Доручення першого заступника Міністра та заступників Міністра не можуть дублювати доручення Міністра;

державним секретарем - державним службовцям та працівникам апарату Мінекономрозвитку.

Доручення Міністра, надані державним службовцям і працівникам апарату Мінекономрозвитку, та доручення першого заступника, заступників Міністра, надані державним службовцям структурних підрозділів державної політики, одночасно доводяться до відома державного секретаря для забезпечення організації та здійснення контролю їх виконання.

278. Документи на розгляд та виконання надходять через АСКОД в електронному вигляді. У разі надходження документа на папері він передається головному виконавцю для формування у справу.

279. У разі тимчасової відсутності Міністра (відпустка, відрядження, через хворобу) кореспонденція направляється на розгляд виконувачу його обов'язків.

У разі відставки Міністра до призначення нового відповідна кореспонденція направляється на розгляд державному секретарю.

280. У разі відсутності одного з заступників Міністра, його кореспонденція направляється на розгляд заступнику Міністра відповідно до схеми заміщення.

У разі звільнення заступників Міністра при відправленні у відставку Міністра кореспонденція, що потребує їх розгляду, до призначення нового Міністра направляється на розгляд державному секретарю.

У разі тимчасової відсутності (відпустка, відрядження, через хворобу) державного секретаря його кореспонденція направляється на розгляд одному із директорів департаментів, на якого державним секретарем наказом покладено тимчасове виконання його обов'язків.

281. У разі тимчасової відсутності (відпустка, відрядження) чи звільненні керівника структурного підрозділу кореспонденція направляється на розгляд його заступнику чи головному спеціалістові, на якого покладено виконання обов'язків керівника.

У разі тимчасової відсутності з непередбачених причин (через хворобу тощо) керівника структурного підрозділу чи іншого працівника, у якого перебуває на виконанні документ, відповідальний за діловодство у цьому підрозділі негайно інформує про це службу інформаційного забезпечення для надання заступнику керівника чи іншому працівнику доступу до кореспонденції.

У разі планової тимчасової відсутності (відпустка, відрядження) зазначених працівників відповідальний за діловодство у структурному підрозділі за тиждень інформує про це службу інформаційного забезпечення. У зазначених випадках працівник, у якого залишаються на час відпустки/відрядження невиконані документи, інформує про це безпосереднього керівника для прийняття ним управлінських рішень щодо цих документів.

282. Розгляд документів та накладення на них електронних резолюцій здійснюється посадовою особою, визначеною за результатами попереднього розгляду документа, у день їх надходження на розгляд, а зі стислими строками виконання - невідкладно протягом години з часу надходження.

Електронна резолюція засвідчується електронним цифровим підписом.

283. Рух електронного документа здійснюється в автоматичному режимі через АСКОД відповідно до резолюцій після накладення електронного цифрового підпису або за результатом попереднього розгляду після завершення реєстрації документа та визначення маршруту його руху.

284. Датою надходження документа на виконання є дата надходження його через АСКОД. Виконавець зобов'язаний підтвердити факт надходження електронного документа відразу після його отримання шляхом інформування про початок виконання.

Датою надходження документа до відома є дата його перегляду, яка фіксується в автоматичному режимі.

285. Працівники, яким не адресовано документ, не мають доступу до нього, крім працівника, відповідального за діловодство в структурному підрозділі, працівників служби діловодства, служби контролю та працівників служб забезпечення роботи керівництва Мінекономрозвитку.

286. Документи, що надходять до Мінекономрозвитку на папері, після реєстрації та сканування розміщуються службою діловодства в чарунках самостійних структурних підрозділів, визначених за результатом попереднього розгляду чи резолюцією головними виконавцями.

Відповідальний за діловодство в самостійному структурному підрозділі не пізніше 10:30 наступного робочого дня забирає з відповідної чарунки кореспонденцію структурного підрозділу. Документи у паперовій формі, що помилково потрапили до чарунки іншого самостійного підрозділу, негайно повертаються службі діловодства.

Рух паперових документів безпосередньо в самостійному структурному підрозділі забезпечується відповідальним за діловодство в підрозділі.

287. У разі зміни електронної резолюції документ через АСКОД та обов'язково у паперовій формі перенаправляється визначеним у новій резолюції особам (зміна виконавців доручень керівництва Мінекономрозвитку здійснюється лише цією особою, що дала це доручення, за умови надання обґрунтованого пояснення виконавця з посиланням на норми положення про відповідний структурний підрозділ. Така зміна виконавця можлива протягом одного робочого дня від дати направлення документа на виконання, а термінового доручення - протягом трьох годин з часу направлення. Після завершення зазначено строку резолюція не змінюється, а документ вважається взятим до виконання).

Структурний підрозділ, визначений головним виконавцем у попередній резолюції, зобов'язаний у день зміни резолюції передати документ у паперовій формі визначеному в новій резолюції головному виконавцю. Змінювати резолюції без передання документів у паперовій формі категорично заборонено.

288. Відповідальність за виконання документа несуть особи, визначені в резолюції.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за належну підготовку та своєчасне подання пропозицій головному виконавцю.

Свої пропозиції та зауваження співвиконавці зобов'язані подати головному виконавцю в першій половині строку виконання доручення, а в разі відсутності пропозицій чи зауважень закрити гілку резолюції та внести в результат виконання інформацію про відсутність пропозицій чи зауважень. У разі несвоєчасного подання співвиконавцями пропозицій головний виконавець інформує про це керівника, який дав доручення.

289. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді, його оформлення, створення проекту реєстраційної картки вихідного документа (у разі коли проект документа є проектом листа-відповіді проект реєстраційної картки вихідного документа готується через закладку "Відповісти - Вихідні проекти" вхідного документа, на який дається відповідь), погодження, направлення на підписання (затвердження) керівництву Мінекономрозвитку, а в деяких випадках - керівнику структурного підрозділу.

290. Перед направленням проекту документа на погодження працівник, який підготував документ, зобов'язаний:

перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані;

створити проект реєстраційної картки вихідного документа, заповнивши всі його поля. У разі надсилання документа на декілька адрес обов'язково зазначаються всі адресати, їх адреси, спосіб доставлення, кількість аркушів документа, додатків та його примірників (кількість примірників документа має відповідати кількості адресатів). У разі створення проекту реєстраційної картки листа-відповіді в полі "Примітка" обов'язково зазначається тип відповіді; ОСТАТОЧНА, ПРОМІЖНА;

розмістити проект електронного документа на електронному бланку для листів (електронний бланк для листів міститься в шаблонах проекту реєстраційно-контрольної картки вихідного електронного документа), прикріпивши його разом з додатками (додатки розміщуються в послідовності, зазначеній у листі) як файл до проекту реєстраційно-контрольної картки вихідного документа;

надати імена файлам з проектами електронних документів; ЛИСТ, Додаток 1, Додаток 2 (у послідовності, зазначеній у листі);

визначити файли з проектами електронних документів, що потребують підпису підписанта, як головні документи, завізувати їх своїм електронно - цифровим підписом-візою (у разі коли додатки не потребують накладення підписантом електронного-цифрового підпису, вони підписуються лише одним електронно-цифровим підписом виконавця та не мають ознаки головного документа);

направити проект електронного документа на особисте погодження, попередньо визначивши строки погодження, його маршрут та етапність (1 - безпосередній керівник, 2 - керівник самостійного структурного підрозділу, 3 - керівники заінтересованих структурних підрозділів, 4 - заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків), перевірку та підпис. Проект документа посадовій особі надходить через відповідний режим АСКОД ("На погодження", "На перевірку", "На підпис").

291. Погодження проекту документа здійснюється шляхом прикріплення до проекту посадовою особою електронного цифрового підпису-візи та переміщення свого прізвища з переліку осіб, яким проект подано на погодження, до переліку осіб, які погодили його (виконавцю надходить Інформація про погодження проекту документа).

292. Останнім етапом маршруту проходження проекту електронного документа є направлення його на підпис. Зазначеному етапові проходження проекту електронного документа передує перевірка щодо повноти його внутрішнього погодження, наявності у разі потреби файлів з додатками, правильності встановлення ознаки "головний документ" (з додатків, що не потребують підпису підписанта, ознака "головний документ" знімається). Перевірку проекту електронного документа здійснює керівник служби забезпечення роботи підписанта.

Підписант одержує електронний документи на підпис через вікно "На підпис. АСКОД сьогодні", підписує електронним цифровим підписом файл з електронним документом, визначений як головний документ.

Під час накладення підписантом на документ електронного цифрового підпису здійснюється автоматична реєстрація електронного документа.

Виконавець після надходження повідомлення про підписання електронного документа має перевірити правильність установлення на файлах з документами ознаки "головний документ", наявність на них лише одного електронного цифрового підпису (у разі некоректного підписання файлів з електронними документами-додатками створити ще раз файл з ними та підписати його одним підписом, установивши при цьому ознаку "головний документ").

293. На папері відтворюються електронні документи постійного, тривалого зберігання, фінансового характеру, з кадрових питань, а також документи тимчасового зберігання, адресовані кореспондентам, які не є учасниками СЕВ, інші документи, дублювання яких на папері передбачено законодавством.

Друкування електронного документа разом з додатками до нього на папері здійснює служба забезпечення роботи підписанта.

294. Служба забезпечення роботи підписанта перевіряє комплектність підписаних на папері документів та передає їх на відправку до служби діловодства.

Документи, що не потребують відтворення на папері та адресовані учасникам СЕВ, після накладення підписантом електронного цифрового підпису в автоматичному режимі надходять до служби діловодства на відправлення.

Документи, що не містять зазначених у них додатків, не підписані електронним цифровим підписом та не зареєстровані в автоматичному режимі, службою діловодства для відправлення не приймаються.

295. Оформлення відправлення вихідної кореспонденції здійснюється виключно службою діловодства. Спосіб доставляння кореспонденції вибирається виконавцем (СЕВ - на адресу учасників СЕВ; пошта, у тому числі електронна, - підприємства, установи, організації, громадяни тощо; через відділ - на будь-яку адресу на вимогу виконавця, експедиція - на папері на адресу Кабінету Міністрів України; фельдзв'язок - на папері на адресу міністерств, СБУ, Верховної Ради України, Адміністрації Президента України);

296. Служба діловодства:

1) електронні документи перевіряє, у тому числі додатки до супровідного листа, на цілісність (наявність електронно-цифрового підпису), відповідність електронного цифрового підпису даним реквізиту "підпис", наявність зазначених у листі додатків та кількість їх аркушів, відповідність даних поля реєстраційної картки документа "адресат" та "кількість примірників" відповідному реквізиту документа, перейменовує у разі потреби файли, уносить до реєстраційної картки інформацію про дату передання на відправлення та відправлення документа, спосіб відправлення, відправляє електронний документ, що містить установлену виконавцем ознаку "головний документ" через СЕВ. У разі потреби відправлення документа, підписаного на папері, через СЕВ відтворює його реєстраційний номер на папері, сканує в АСКОД, засвідчує та відправляє зазначеним каналом зв'язку електронну його копію.

У разі виявлення при перевірці службою діловодства невідповідностей в електронному документі, не встановлення виконавцем ознаки "головний документ" електронний документ не експортується в СЕВ, виконавцеві через поле "Примітка" надсилається інформація про виявлені недоліки. Виконавець зобов'язаний негайно усунути виявлені недоліки та в телефонному режимі поінформувати службу діловодства;

2) перевіряє продубльовані на папері електронні документи на відповідність електронним його примірникам, у разі потреби проставляє на них штрих-код з реєстраційним номером, сканує їх в АСКОД, конвертує адресовані лише одному адресатові (за умови зазначення у реквізиті документа "Адресат" повної адреси), відправляє через поштове відділення зв'язку N 8 у м. Києві.

Перевірені службою діловодства адресовані учасникам СЕВ документи, що згідно з вимогами законодавства дублюються на папері, відправляються службою діловодства іншими каналами зв'язку.

Підписаний на папері документ, адресований декільком адресатам, що не є учасниками СЕВ, службою діловодства сканується в АСКОД та передається виконавцю для конвертування та оформлення поштового відправлення, а до реєстраційної картки електронного документа вноситься Інформація про відправлення документа через відділ.

Службою діловодства виконавцеві передаються незалежно від кількості адресатів також документи, що потребують відправлення рекомендованим, з оголошеною цінністю листом, а також міжнародні поштові відправлення.

Виконавець виготовляє необхідну кількість примірників документа, поміщає їх у підписані конверти (конверти не заклеюються), оформляє поштове відправлення відповідно до вимог Правил поштового зв'язку та передає службі діловодства для відправлення.

У службі діловодства перевіряється вміст конвертів, відповідність адреси, зазначеної на конверті адресі на самому документі та в його реєстраційну картку вноситься інформація про дату та спосіб відправлення документа за конкретною адресою, оформляються поштові відправлення.

297. Служба діловодства забезпечує відправлення електронних документів через СЕВ та в паперовій формі не пізніше наступного робочого дня після їх отримання для відправлення.

298. Служба діловодства має право не прийняти документ на відправлення та повернути його виконавцю в разі виявлення недоліків в оформленні документа.

Виконавець зобов'язаний негайно усунути виявлені службою діловодства недоліки та повернути документ для відправлення. У разі повернення документа на папері службі діловодства до 13:00 він відправляється датою повернення, а пізніше - датою наступного робочого дня.

299. Дату і час відправлення електронного документа фіксується автоматично адміністратором СЕВ у електронній реєстраційній картці документа.

Про дату і час доставлення електронного документа адресатові адміністратором СЕВ повідомляється в автоматичному режимі. У разі надходження від адміністратора СЕВ повідомлення про помилку при експортуванні електронного документа служба діловодства разом зі службою інформаційного забезпечення вживає заходів щодо її усунення, після чого повторно експортує документ у СЕВ. Двічі не доставлений СЕВ електронний документ, направляється адресатові на папері іншими каналами зв'язку. Відтворення електронного документа на папері забезпечується виконавцем.

Електронний документ вважається прийнятим адресатом, якщо від нього надійшло відповідне електронне повідомлення. Дата і час, зазначені в його повідомленні, в автоматичному режимі фіксуються в реєстраційній картці вихідного документа.

Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа не здійснюється.

У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа виконавець забезпечує обов'язкове надсилання відповідного документа у паперовій формі.

300. Після реєстрації вихідного документа виконавець уносить до реєстраційної картки вхідного документа інформацію про результат його розгляду. Якщо відповідь є остаточною, порушені у вихідному документі питання вирішено, закривається резолюція та документ долучається до справи.

Організація контролю за виконанням документів

301. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких установлено завдання, а також виконання яких підлягає обов'язковому контролю.

Документи, що надійшли до Мінекономрозвитку до відома, для врахування в роботі (документи інформаційного характеру), на контроль не беруться.

Обов'язково контролюється:

виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;

надання відповідей на запити на інформацію, звернення громадян;

виконання наказів, доручень керівництва Мінекономрозвитку, рішень колегії, протокольних рішень апаратних нарад.

302. Організацію контролю в Мінекономрозвитку здійснює державний секретар, а в структурних підрозділах - керівник підрозділу.

Державний секретар організовує та контролює виконанням апаратом Мінекономрозвитку завдань, установлених актами законодавства, протокольними рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр- міністра України, резолюціями Першого віце-прем'єр-міністра та віце-прем'єр- міністрів України, наказами Мінекономрозвитку, дорученнями Міністра, його першого заступника та заступників. Державний секретар вносить у разі потреби пропозиції Міністрові та його заступникам щодо уточнення строків виконання та виконавців, визначених у відповідних дорученнях.

Одночасно для забезпечення організації та здійснення контролю за виконанням завдань, наданих Міністром державним службовцям і працівникам апарату, та першим заступником Міністра, заступниками Міністра - державним службовцям структурних підрозділів державної політики, вони доводяться ними до відома державного секретаря.

З питань своєчасного виконання структурними підрозділами державної політики завдань Мінекономрозвитку та наданих доручень державний секретар взаємодіє з першим заступником Міністра та заступниками Міністра та щотижня проводить наради з керівниками структурних підрозділів, іншими державними службовцями та працівниками апарату Мінекономрозвитку з питань організації виконання Мінекономрозвитку встановлених завдань.

303. Контроль за виконанням документів покладається на сектор контролю за виконанням доручень органів державної влади (далі - службу контролю).

У структурних підрозділах контроль за виконанням документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство.

304. Строк виконання документа може встановлюватися в нормативно- правовому акті, наказі або резолюції керівництва Мінекономрозвитку.

Строки виконання документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати реєстрації. У разі коли останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, днем закінчення строку є перший за ним робочий день.

305. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться в додатку 24.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Мінекономрозвитку (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається в тексті документа або резолюції.

306. Документи, у яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з дати реєстрації документа в Мінекономрозвитку.

307. У разі коли завдання потребує термінового виконання обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання (з позначкою "терміново" - до семи календарних днів, "негайно", "невідкладно" - до трьох календарних Днів).

308. Керівником самостійного структурного підрозділу - співвиконавцем завдання в резолюції встановлюється строк виконання завдання для підпорядкованого структурного підрозділу - не пізніше завершення першої половини встановленого строку виконання для головного виконавця.

309. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінено лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або державним секретарем.

У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням керівника самостійного структурного підрозділу - головного виконавця документа, яке подається на ім'я державного секретаря не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення встановленого строку, а стосовно документа, у якому не зазначено строк, - до закінчення 30-денного строку від дати його реєстрації.

310. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа за підписом державного секретаря, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.

У разі зміни строків виконання визначається новий строк. Такі зміни вносяться в АСКОД службою контролю.

311. Узяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва Мінекономрозвитку.

312. Контроль за виконанням документів включає:

узяття документів на контроль;

визначення форм і методів контролю;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

контроль за строком та станом виконання;

зміна в разі необхідності строків виконання документів;

зняття документів з контролю;

направлення виконаного документа до справи;

облік, узагальнення та аналізування результатів виконання документів;

інформування керівництва про хід і результати виконання.

313. Контроль за виконанням документів здійснюється через АСКОД. У разі порушення строку виконання документа служба контролю здійснює за допомогою АСКОД аудит виконання документа та подає державному секретареві розгорнуту інформаційну довідку про причини невчасного виконання завдання.

Перевірка стану виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання.

314. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання та зазначення в електронній реєстраційній картці вихідного документа-відповіді про те, що така відповідь є остаточною.

Зняття документа з контролю можливе також за умови прийняття посадовою особою, яка дала завдання та поставила його на контроль, або керівником вищого рівня рішення про припинення виконання. Про своє рішення відповідна посадова особа інформує державного секретаря.

315. В електронну реєстраційну картку документа вносяться дані про його виконання, закриваються резолюції, документ долучається головним виконавцем до справи структурного підрозділу - головного виконавця документа. Якщо документ містить багато пунктів, він долучається до справи структурного підрозділу, визначеного головним виконавцем першого пункту документа.

Документ, на який надано проміжну відповідь, з контролю не знімається та до справи не долучається. Документи, роботу над яким не завершено в діловодному році, вважається перехідним і долучаються до справи діловодного року, у якому він виконаний.

316. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється службою контролю станом на перше число кожного місяця і подається державному секретарю у вигляді зведень про виконання документів.

Інформаційно-довідкова робота з документами

317. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням бази даних АСКОД.

Пошук документа в АСКОД здійснюється за реквізитами (зміст, назва виду документа, дата прийняття, дата реєстрації, реєстраційний номер, автор тощо). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

318. Вихідні документи Мінекономрозвитку опрацьовуються централізовано службою діловодства: електронні - в день їх реєстрації, на папері - у день їх одержання на відправку від структурних підрозділів чи не пізніше наступного робочого дня, якщо документ передано на відправку за чверть години до закінчення робочого часу.

319. Реєстрація всієї вихідної кореспонденції здійснюється автоматично в АСКОД під час накладання на електронний документ підписантом електронного цифрового підпису.

У разі технічних збоїв у роботі АСКОД працівник служби діловодства реєструє, як виняток, у ручному режимі вихідний документа, підписаний на папері, наносить на нього штрих-код з реєстраційним номером та датою документа, створює шляхом сканування документа в АСКОД його електронну копію, засвідчує її своїм електронно-цифровим підписом та встановляє на електронну копію документа ознаку "головний документ".

320. На відправку електронні документи до служби діловодства надходять через АСКОД, а на папері передаються службою підписанта чи безпосереднім виконавцем.

321. Вихідні документи Мінекономрозвитку надсилаються адресатам як в електронній, так і в паперовій формах з використанням засобів поштового зв'язку, електронною поштою, через СЕВ, передаються представнику адресата, а також фельдзв'язком.

Засвідчені в установленому порядку копії документів, інформаційні матеріали тощо відправляються лише з супровідним листом. Пересилання таких документів без супровідного листа заборонено.

322. Відправлення електронних документів через СЕВ здійснюється виключно працівником служби діловодства після завершення перевірки цілісності вихідного електронного документа.

323. Через СЕВ надсилаються вихідні електронні документи (у випадку, зазначеному в абзаці другому пункту 319, засвідчені електронні копії), крім проектів актів законодавства, експертних висновків до законопроектів, документів, що містять персональні дані, фінансового характеру, супровідних листів до наказів Мінекономрозвитку, що підлягають державній реєстрації, адресовані учасникам СЕВ (перелік учасників СЕВ розміщено на офіційному сайті ДП "Держінформресурс").

Усім іншим адресатам, що не є учасниками СЕВ, документи надсилаються на папері з використанням інших каналів зв'язку.

324. Відправлені через СЕВ електронні документи, якщо це не передбачено законодавством, на папері не дублюються, а створені на папері документи у передбаченому абзацом другим пункту 319 випадку зберігається у справі структурного підрозділу.

325. Проекти, унесених на розгляд Кабінету Міністрів України, урядових комітетів актів законодавства, експертні висновки до законопроектів, супровідні листи до погоджених Мінекономрозвитку проектів актів законодавства, наказів Мінекономрозвитку, що підлягають державній реєстрації, документи, що містять персональні дані, фінансового характеру надсилаються на папері.

326. Вихідний електронний документ вважається надісланим адресатові, якщо від адміністратора СЕВ надійшло повідомлення про його доставлення та за умови, що адресат не відхилив документ.

327. У разі надходження від адресата повідомлення про відхилення електронного документа, або інформування адміністратором СЕВ про помилку, що виникла під час експортування документа, працівник служби діловодства повторно надсилає електронний документ, а якщо і повторно електронний документ не було доставлено виконавець забезпечує дублювання його на папері та передає до служби діловодства для відправлення іншими каналами зв'язку.

Відомості про відхилення електронного документа в автоматичному режимі вносяться в реєстраційно-контрольну картку вихідного електронного документа.

Виконавець зобов'язаний відстежувати проходження та доставляння адресатові свого електронного документа.

328. Двічі відхилений адресатом електронного документа дублюється на папері незалежно від строків зберігання.

329. Електронний документ, у реєстрації якого відмовлено через зараження вірусом, знищується служба інформаційного забезпечення відповідно до вимог законодавства. Про знищення відхилених із зазначених причин вихідних електронних документів складається електронний акт, створений у форматі для текстових електронних документів, робиться запис у АСКОД. Для повторного надсилання такого електронного документа він створюється повторно.

У разі виявлення адресатом шкідливого програмного коду служба інформаційного забезпечення негайно повідомляє про це уповноважений орган з питань захисту інформації.

330. Поштові відправлення, крім адресованих вищим та центральним органам державної влади, структурними підрозділами до служби діловодства передаються разом з підписаним конвертом.

Оформлення поштових відправлень має відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку.

331. Поштові відправлення розподіляються на два види: внутрішні (пересилаються в межах України: місцеві по Києву та іногородні - за межі Києва (Київська область окремо від інших областей), та міжнародні (пересилаються за межі України: країни СНД та окремо країни далекого зарубіжжя)).

Міжнародні поштові відправлення передаються згідно зі складеними в трьох примірниках списками, підписаними начальником структурного підрозділу, що готував документ.

332. Документи, що потребують підтвердження їх одержання адресатом, відправляються рекомендованим чи з оголошеною цінністю поштовими відправленнями.

Структурні підрозділи передають зазначену кореспонденцію разом зі списками (рекомендовані - у трьох примірниках, цінні - у двох примірниках), підписаними керівниками цих підрозділів.

333. Конверти, у яких вміщено цінні поштові відправлення, передаються до служби діловодства у відкритому вигляді із сформованим структурним підрозділом у двох примірниках описом вміщених у конверт документів (один примірник опису вкладається в конверт).

Працівник служби діловодства перевіряє відповідність вкладень у конверті опису, у разі виявлення невідповідності конверт повертається структурному підрозділу.

334. Кожне поштове відправлення підлягає оцінюванню залежно від ваги та виду відправлення (просте, рекомендоване, рекомендоване з повідомленням про вручення, з оголошеною цінністю) та маркуванню шляхом нанесення відповідного кліше маркувальної машини, у якому відбивається дата, ціна відправлення та реквізити Мінекономрозвитку.

335. Оформлені в установленому порядку поштові відправлення працівником служби діловодства о 15:00 доставляються до поштового відділення зв'язку N 8 м. Києва.

336. Вихідна кореспонденція на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, центральних органів виконавчої влади відправляється о 14:00 службою діловодства згідно з реєстрами через службу фельдзв'язку.

Кореспонденція, що надійшла на відправку після 13:00, відправляється датою наступного робочого дня.

337. Вихідні документи, адресовані Кабінету Міністрів України, та його Секретаріату, на папері передається о 14:00 згідно з журналом до його експедиції.

Відтворені на папері вихідні документи, що надійшла до служби діловодства після 14:00, передається до експедиції Секретаріату Кабінету Міністрів України датою наступного робочого дня, а у разі необхідності їх негайного доставляння передавання до служби діловодства Секретаріату Кабінету Міністрів України забезпечує структурний підрозділ-розробник.

338. На паперових формах документів, які підлягають поверненню до Мінекономрозвитку, за повідомленням виконавця праворуч службою діловодства на верхньому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

339. Документи у паперовій формі, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті зазначаються реєстраційні індекси всіх вкладених документів.

340. Документи, що доставляються фельд'єгерською службою, передаються адресатам згідно з реєстрами, сформованими службою діловодства.

341. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюється лише за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, окремим вихідним документом.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

342. Номенклатура справ - це систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві Мінекономрозвитку, із зазначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ установлює в Мінекономрозвитку єдиний порядок формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ та є основою для складення описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Для систематизації документів на паперових та електронних носіях використовується єдина номенклатура справ. Справи, що формуються лише з оригіналів електронних документів, у графі "Примітка" зведеної номенклатури справ містять відмітку "ЕД".

343. У Мінекономрозвитку складаються номенклатури справ самостійних структурних підрозділів (додаток 25) і зведена номенклатура справ (додаток 26).

Зведена номенклатура справ Мінекономрозвитку побудована за структурним принципом.

344. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу розробляється у трьох примірниках (один - електронний) не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності, схвалюється його експертною комісією, погоджується керівником служби діловодства та підписується керівником самостійного структурного підрозділу. Один примірник підписаної номенклатури справ у паперовому та в електронному вигляді передається службі діловодства.

Керівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за повноту охоплення номенклатурою справ усіх документів, що створюються в процесі діяльності підрозділу.

345. Номенклатура справ самостійного структурного підрозділу складається з двох частин: секретаріату самостійного структурного підрозділу та справ відділів, що входять до його складу. При цьому використовуються положення по самостійний структурний підрозділ, номенклатури та описи справ за попередні роки, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 N 578/5, зареєстрований у Мін'юсті 17.04.2012 за N 571/20884 (далі - Перелік), та враховуються завдання Мінекономрозвитку на наступний рік.

Методична допомога самостійним структурним підрозділам у складанні номенклатур справ надається службою діловодства.

346. До номенклатури справ включаються назви справ, що відображають усі ділянки роботи, яка документується в Мінекономрозвитку, зокрема справи постійних та тимчасових рад, комісій, комітетів а також:

не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж усього строку їх вирішення або ведення;

справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій тощо);

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень Мінекономрозвитку або припинення його діяльності, наприклад, справи ліквідаційної комісії чи комісії з реорганізації.

До номенклатури справ включаються тільки оригінали документів, крім наказів щодо особового складу структурних підрозділів, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій працівників самостійного структурного підрозділу. До номенклатури справ уносять також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

347. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

1) у графі 1 "Індекс справи" проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Мінекономрозвитку (згідно з переліком індексів структурних підрозділів центрального апарату Мінекономрозвитку) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 2711-01, де 2711 - індекс відділу у складі департаменту, 01 - порядковий номер справи. За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині), наприклад: т. 1, т. 2 тощо;

2) у графі 2 "Заголовок справи (тому, частини)" зазначаються заголовки справ (томів, частин). Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи. Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних конструкцій.

Під час формулювання заголовків справ ураховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються в такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування Мінекономрозвитку, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи), стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа, дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, уживається термін "справа", наприклад: "Особова справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, уживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) щодо проведення огляду стану діловодства та архівної справи у структурних підрозділах Мінекономрозвитку". Термін "документи" уживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа. У такому разі видовий склад документів не зазначається, наприклад: "Документи до протоколів засідання конкурсної комісії з визначення претендентів на посаду керівників державних підприємств".

У заголовках справ, призначених для систематизації документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор, наприклад: "Протоколи засідань колегії Мінекономрозвитку".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів України про затвердження і зміну штатного розпису". У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань формування державного замовлення на підготовку фахівців". У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з питань проведення конкурсних торгів".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), у якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства економічного розвитку і торгівлі України на 2017 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства економічного розвитку і торгівлі У країни за 2016 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок.

На початку розміщуються заголовки справ стосовно документів, що надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

У кожній з цих груп документи розміщуються також з урахуванням важливості та строків зберігання. Відмітка про наявність копій документів у справі розміщується після заголовка, наприклад: "Накази щодо особового складу відділу вихідної кореспонденції та архіву за 2016 рік (копії)".

3) графа 3 "Кількість справ (томів, частин)" номенклатури заповнюється після закінчення діловодного року.

4) у графі 4 "Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей згідно з Переліком" зазначаються строки зберігання справ, номери статей згідно з Переліком. Допускається посилання на статті Переліку із зазначенням строків їх зберігання, при цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених Переліком, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК Мінекономрозвитку за погодженням з ЕПК ЦЦАВО України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Строки зберігання встановлено ЕПК ЦЦАВО України, протокол N від ".

Для справ, сформованих з тиражованих копій документів, установлюється строк зберігання "Доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі для документів постійного зберігання) без посилання на статтю Переліку.

Строк зберігання справи "Для службового користування" не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК".

5) у графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи, справи, що ведуться в електронній формі, посадових осіб, відповідальних за формування справ, передання справ до архіву Мінекономрозвитку, іншого структурного підрозділу чи інших установ (у разі реорганізації) для їх продовження тощо.

348. Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ самостійних структурних підрозділів.

349. Зведена номенклатура справ Мінекономрозвитку складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЕПК). Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий передається до архіву Мінекономрозвитку для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, третій і четвертий надсилаються до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВОВ України).

350. Зведена номенклатура справ Мінекономрозвитку схвалюється комісією Міністерства з проведення експертизи цінності документів (далі - ЕК) та один раз на п'ять років або невідкладно в разі зміни структури, функцій та характеру роботи Мінекономрозвитку погоджується ЕПК, після чого затверджується державним секретарем.

351. Після затвердження зведеної номенклатури справ Мінекономрозвитку у паперовому вигляді її електронна форма заноситься в АСКОД службою інформаційних технологій. На підставі зведеної електронної номенклатури справ Мінекономрозвитку відбувається автоматичне створення облікових даних, що додаються до електронної реєстраційної картки вхідного, створюваного в Мінекономрозвитку документа: заголовок справи, строк зберігання. Технічне забезпечення процесу автоматичного додавання відомостей із зведеної номенклатури справ до реєстраційно-контрольної картки електронного документа здійснюється службою інформаційного забезпечення.

352. Зведена номенклатура справ Мінекономрозвитку щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

353. У разі змін у структурі Мінекономрозвитку відповідальний за діловодство у структурному підрозділі вносить зміни до номенклатури справ та передає таку інформацію в електронному та паперовому вигляді службі діловодства для внесення змін до зведеної номенклатури справ Міністерства.

354. У разі ліквідації структурного підрозділу відповідальний за діловодство у структурному підрозділі закриває номенклатуру справ, з унесенням у графу 5 "Примітки" інформації про номер опису, згідно з яким справу передано до архіву, чи номер акта, згідно з яким документи відібрано до знищення.

355. У разі реорганізації структурного підрозділу шляхом злиття, зміни до номенклатури справ уносяться шляхом об'єднання номенклатур справ підрозділів та уточнення їх заголовків.

356. У разі реорганізації структурного підрозділу шляхом поділу здійснюється уточнення заголовків його справ, у графі "Примітка" зазначається інформація про передавання згідно з актом справ та документів до іншого структурного підрозділу. Структурний підрозділ, що виокремився, готує номенклатуру справ, до якої увійдуть передані згідно з актом справи.

357. У разі реорганізації структурного підрозділу шляхом перейменування без зміни функцій відповідальним за діловодство у структурному підрозділі уточнюється тільки назва підрозділу.

358. Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатуру справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи резервні номери наприкінці номенклатури.

359. Номенклатура справ закривається підсумковим записом про їх кількість (додаток 27). Підсумковий запис робиться відповідальним за діловодство у самостійному структурному підрозділі у другому місяці наступного за діловодним роком та його дані вносяться також до зведеної номенклатури справ.

Після закриття номенклатури внесення до неї будь-яких змін не допускається.

На підставі підсумкових записів у номенклатурі справ структурних підрозділів службою діловодства робиться підсумковий запис зведеної номенклатури справ, який підписує керівник служби діловодства. Про фактичну наявність зведених за рік справ повідомляється архів Мінекономрозвитку.

Формування справ

360. Формування справ - це систематизація виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в Мінекономрозвитку формуються в структурних підрозділах.

Справи, що становлять секретаріат самостійного структурного підрозділу, формуються безпосередньо відповідальним за діловодство в такому підрозділі.

Відповідальність за повноту і правильність формування справ у структурних підрозділах несуть їх керівники та відповідальні за діловодство.

361. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

долучати до справ тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

об'єднувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років) і особових справ;

долучати до справ лише оригінали або в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії;

до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

не допускати включення до справ чернеток, особистих документів, копій та документів, що підлягають поверненню;

окремо об'єднувати документи постійного і тимчасового зберігання. Як виняток, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішення одного питання, можуть тимчасово об'єднуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання зазначені документи повинні включатися до окремих справ згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи включаються документи постійного зберігання, а до іншої - тимчасового;

за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

362. Документи формуються у справи в хронологічному або логічному порядку.

363. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені наказами Мінекономрозвитку, групуються разом з відповідними наказами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі списки за видами і хронологією.

364. Накази з основної діяльності Мінекономрозвитку, адміністративно-господарських питань та особового складу групуються в різні справи.

365. Накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання.

Накази з особового складу, що стосуються різних напрямів діяльності Мінекономрозвитку (приймання на роботу, звільнення; преміювання; відрядження; відпустки тощо), формуються в окремі справи. Якщо різних видів наказів з особового складу створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового зберігання.

366. Документи засідань колегії Мінекономрозвитку групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

367. Протоколи засідань колегії Мінекономрозвитку об'єднуються у справи в хронологічному порядку і за номерами, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

368. Доручення Кабінету Міністрів України і документи, пов'язані з їх виконанням, об'єднуються у справи за напрямами діяльності Мінекономрозвитку. У справі документи систематизуються за датами доручень. Хронологія встановлюється за датою реєстрації документа в Мінекономрозвитку.

Документ-відповідь розміщується за документом-дорученням/запитом. Документи, пов'язані з виконанням документа-доручення/запиту, розміщуються у хронологічному порядку за документом - відповіддю Мінекономрозвитку.

Доручення Кабінету Міністрів України з адміністративно-господарських питань (прискорення виконання доручення, залучення до виконання інших установ, притягнення винних у невиконанні доручення до відповідальності тощо) розміщуються в окремі справи тимчасового зберігання.

369. Затверджені плани, звіти, кошториси об'єднуються у справи окремо від проектів цих документів.

370. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

371. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 N 64 (Порядок N 64), зареєстрованим в Мін'юсті 15.04.2016 за N 567/28697.

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в Мінекономрозвитку, документи групуються в хронологічному порядку по мірі їх поповнення.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додаються до особової справи в разі необхідності (ці відомості вноситься працівником департаменту персону до особової картки державного службовця).

372. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Мінекономрозвитку систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формуються щомісяця в межах року.

373. Номенклатурою справ визначається конкретний перелік документів, оригінали яких створюються в електронному вигляді.

Лише в електронні справи формуються документи тимчасового зберігання, крім фінансових, бухгалтерських, кадрових документів. Електронні та паперові справи формуються за єдиним принципом. Формування електронних справ здійснюється в автоматичному режимі шляхом визначення номера справи, до якої долучається документ. В автоматичному режимі формується і внутрішній опис вміщених у справу документів.

374. Документи постійного та тривалого зберігання формуються як в електронні, так і в паперові справи.

Після завершення виконання документів постійного та тривалого зберігання створюється паперовий примірник електронного документа шляхом роздрукування його з АСКОД з усіма обов'язковими для даного виду документа реквізитами. На окремому аркуші роздруковується електронний аркуш внутрішнього погодження документа, який засвідчується печаткою "Для документів" у службі діловодства.

Реквізити вхідних електронних документів постійного та тривалого строку зберігання, що були створені в Мінекономрозвитку після їх надходження (резолюція, відмітка про виконання документа), друкуються на окремому аркуші паперу, який містить зміст реквізиту, дату їх створення, ініціали та прізвище підписанта. У нижньому полі лицьового боку бланка із зазначеними реквізитами в службі діловодства проставляється печатка Мінекономрозвитку "Для документів".

375. Електронні справи (томи справ) постійного та тривалого строку зберігання формуються тільки після формування справ (томів) з паперовими примірниками цих електронних документів і вони мають повністю відповідати справам з паперовими примірниками цих електронних документів.

376. Електронні документи формуються у справи згідно зі зведеною номенклатурою справ Мінекономрозвитку. Для цього до кожної електронної реєстраційної картки електронного документа головним виконавцем документа вносять відомості про номер електронної справи, до якої долучається вхідний документ (при реєстрації вихідного та внутрішнього документа обов'язково зазначається номер справи, до якої долучається документ). Документи, пов'язані між собою, долучаються до однієї справи. Електронні документи, що віднесені до однієї справи, мають бути логічно пов'язані між собою за допомогою відомостей про них в АСКОД.

377. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у структурних підрозділах Мінекономрозвитку здійснюється службою діловодства.

Зберігання документів у структурних підрозділах Мінекономрозвитку.

378. Документи постійного та тривалого зберігання з часу створення (надходження) і до передання до архіву Мінекономрозвитку (два роки після завершення діловодного року) зберігаються за місцем їх формування в самостійних структурних підрозділах.

379. Документи тимчасового зберігання зберігаються протягом установленого строку безпосередньо в структурному підрозділі і до архіву передаються лише в разі ліквідації структурного підрозділу, а в разі реорганізації структурного підрозділу передаються згідно з актом структурному підрозділу, до якого перейшли його функції.

380. Справи самостійного структурного підрозділу, що становлять його секретаріат, зберігаються у відповідального за діловодство в самостійному структурному підрозділі протягом строку, визначеного Переліком.

Справи, що формуються з документів з основної діяльності відділів/секторі в, зберігаються безпосередньо у відділах/секторах.

381. Відповідальність за формування та збереження документів у справах відділу/сектору несе його керівник та працівники, визначені у графі "Примітки" номенклатури справ відповідальними за їх формування.

382. Керівники самостійних структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

Залишення документів поза справами забороняється. Відповідальність за включення документа до відповідної справи несе його виконавець.

383. Для зберігання паперових справ у діловодстві використовуються картонні теки із клапанами або зав'язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ окремо за кожен діловодний рік. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси справ згідно з номенклатурою та рік. Для роботи рекомендується на дверцятах шаф розміщувати копії номенклатури справ структурного підрозділу.

Електронні справи зберігаються в АСКОД, використовуючи можливості якого за пошуковими даними "Справа" здійснюється перегляд усіх уміщених документів.

384. Магнітні та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегії Мінекономрозвитку зберігаються в її секретаря. На коробках носіїв інформації робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії відповідає за їх зберігання.

385. Видача справ у тимчасове користування здійснюється на мотивований запит:

структурного підрозділу Мінекономрозвитку - з письмового дозволу керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу;

представника інших установ - з письмового дозволу державного секретаря.

Доступ сторонніх осіб до справ та документів без мотивованого письмового запиту заборонено.

386. На видану справу складається картка-замінник, у якій зазначаються індекс та заголовок справи, найменування структурного підрозділу чи установи, прізвище особи, якій видано справу, її підпис, дата видачі та повернення справи, підпис особи, яка видала справу. До картки-замінника долучається мотивований запит з резолюцією керівника.

Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

387. Вилучення документів зі справи забороняється. Як виняток вилучення документів допускається з дозволу державного секретаря за рішенням судово-слідчих органів з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином їх копій, копії документа, що є підставою для вилучення, та протоколу про вилучення документів.

Вилучені зі справи документи мають повернутися протягом шести місяців, а в разі долучення їх до справи судово-слідчий орган має поінформувати про це. Якщо оригінал документа долучається до судової справи, у справі залишається засвідчена в установленому порядку його копія.

388. У разі втрати документів і справ, що числяться за номенклатурою, керівники структурних підрозділів уживають заходів щодо їх розшуку.

У разі негативного результату розшуку державний секретар за поданням керівника служби діловодства створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву Мінекономрозвитку. На підставі довідки служба діловодства складає акт про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах, який підписує керівник служби діловодства, візує керівник архіву та затверджує державний секретар.

V. Порядок підготовки справ до передання для архівного зберіганняЕкспертиза цінності документів

389. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду України (далі - НАФ) або вилучення з нього, установлення строків зберігання документів, що не підлягають унесенню до НАФ, та вилучення документів, що не мають науково- практичної цінності та строки зберігання яких закінчилися, до знищення.

Експертиза цінності електронних документів та відповідних документів з паперовим носієм інформації проводиться одночасно і за одними і тими ж принципами, критеріями та в одному і тому ж порядку.

390. Внесення документів Мінекономрозвитку до НАФ здійснюється тільки на підставі рішення ЕПК ЦЦАВО України про схвалення описів справ постійного зберігання та його затвердження державним секретарем.

391. Експертиза цінності документів у Мінекономрозвитку проводиться в поточному діловодстві під час складання номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання та в архіві Мінекономрозвитку у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ до передавання на державне зберігання.

392. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Мінекономрозвитку та самостійних структурних підрозділах утворюються ЕК. ЕК у своїй роботі керується Типовим положенням про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженим наказом Мін'юсту від 19.06.2013 N 1227/5 та зареєстрованого в Мін'юсті 25 червня 2013 року за N 1062/23594.

393. Склад експертної комісії Мінекономрозвитку, головою якої є державний секретар, затверджується наказом.

Склад ЕК самостійного структурного підрозділу затверджується керівником підрозділу. Очолює ЕК заступник керівника самостійного структурного підрозділу. До складу зазначеної комісії повинно входити не менше трьох осіб.

394. Експертиза цінності документів у самостійних структурних підрозділах проводиться щороку безпосередньо особами, відповідальними за діловодство, разом з ЕК самостійного структурного підрозділу під методичним керівництвом служби діловодства.

395. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ: постійного зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; тимчасового зберігання (до 10 років включно); ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюється на підставі номенклатури справ, а також Переліку шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

396. Строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи.

397. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою встановлено наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, вилучені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення нових справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів.

398. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві зі справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання вилучаються виявлені дублетні документи, документи, що не стосуються справи, чернетки, неоформлені копії, металеві скріплення.

399. За результатами експертизи цінності документів структурні підрозділи готують справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для передавання до архіву Мініекономрозвитку, зокрема: здійснюється оформлення справ, складання описів справ структурних підрозділів згідно з формою (додаток 28) та на підставі номенклатур справ формуються переліки справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, для включення до акта про вилучення для знищення документів Міністерства, не внесених до НАФ.

400. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з особового складу та переліки справ (додаток 29), що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, розглядаються ЕК одночасно.

401. Схвалений ЕК структурного підрозділу перелік справ, що підлягають знищенню, подається службі діловодства для формування проекту акта (додаток 30) про вилучення документів, не внесених до НАФ, для знищення та внесення його на розгляд ЕК Мінекономрозвитку.

402. Експертиза цінності електронних документів передбачає також проведення за допомогою технічно-програмних засобів таких перевірок:

зведення та відтворення всіх даних із АСКОД, пов'язаних з електронними документами;

наявності електронних документів та правильності їх оформлення;

відповідності паперових примірників електронних документів (електронних справ) документам, що містяться в електронних справах.

У разі виявлення недоліків уживаються заходи щодо їх усунення.

403. Після передавання структурними підрозділами справ постійного зберігання та з особового складу до архіву Мінекономрозвитку, надання службі діловодства переліку справ, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання, на підставі рішення ЕК Міністерства складаються річні розділи описів справ постійного зберігання, з особового складу (додаток 31, 32), а також акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (додаток 33).

404. У разі встановлення під час експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що внесені до номенклатури, відповідними структурними підрозділами здійснюється їх розшук, У разі негативного результату розшуку державний секретар за поданням служби діловодства створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву Мінекономрозвитку.

На підставі довідки служба діловодства складає акт (додаток 34) про нестачу справ (документів) у структурних підрозділах, який підписує особа, відповідальна за архів, візує керівник служби діловодства та затверджує державний секретар.

405. Відбір документів для подальшого зберігання здійснюється на підставі Переліку шляхом перегляду кожного аркуша справи.

Відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ забороняється.

406. Зведений акт про вилучення до знищення документів, сформований службою діловодства, виноситься на розгляд ЕК Мінекономрозвитку та після схвалення разом з описами справ постійного зберігання та з особового складу подається в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦЦАВО України.

407. Погоджені акти затверджуються державним секретарем, після чого службою діловодства справи централізовано передаються на перероблення, (справи з грифом "Для службового користування", "Конфіденційно" на перероблення передаються в подрібненому вигляді).

Підприємство, що здійснює знищення справ, надає відповідний про це акт, який долучаються до акта про вилучення до знищення документів, не внесених до НАФ. Знищувати справи структурним підрозділам самостійно забороняється.

408. До акта про вилучення до знищення документів, не внесених до НАФ, уносяться також електронні справи, а в графі "Примітка" акта навпроти відповідного заголовка справ проставляється відмітка "ЕД".

Складання описів справ

409. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації в межах архівного фонду.

410. Структурні підрозділи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу через рік після завершення справ у діловодстві.

411 На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Мінекономрозвитку такі описи (додаток 35) складаються обов'язково.

412. Описи справ структурного підрозділу складаються щороку згідно з додатком 28, посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги служби діловодства.

Описи справ складаються у трьох примірниках, один з яких електронний, окремо на справи постійного, тривалого зберігання, з особового складу та в разі передавання - тимчасового зберігання (додаток 35).

413. Номер опису справ структурного підрозділу Мінекономрозвитку складається з індексу структурного підрозділу з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, у якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу департаменту персоналу (індекс 22), що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2017 році, матимуть, відповідно, такі номери: 22П-2017; 22Т-2017; 22ОС-2017.

414. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

одна й та ж справа як у паперовій, так і в електронній формі в описі справ зазначається під одним номером;

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості стану справ, про наявність копій документів у справі та наявність справи в електронному вигляді;

справи відносяться до того року, у якому їх запровадили в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

плани, звіти, кошториси і документи до них відносяться до того року, на який або за який їх складено, незалежно від дати їх складання;

перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, які розпочато в одному структурному підрозділі та передано для продовження до іншого, належать тому підрозділу, де їх завершено, при цьому назва першого підрозділу береться в дужки.

415. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, першого і останнього номерів справ, а також визначаються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ, а також загальна кількість електронних справ, які містяться в описі).

416. Опис справ самостійного структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням Його посади, погоджується керівником служби діловодства і затверджується керівником самостійного структурного підрозділу. Перед погодженням опис справ подається на розгляд ЕК самостійного структурного підрозділу для схвалення.

417. Один примірник паперової форми опису справ та Його електронний варіант передається разом зі справами до архіву Мінекономрозвитку, а інший на папері залишається як контрольний примірник у самостійному структурному підрозділі. На всіх примірниках опису справ на папері має бути відмітка архівіста про прийняття справ на зберігання до архіву Мінекономрозвитку.

418. На підставі описів справ самостійних структурних підрозділів архів Мінекономрозвитку щороку готує річний розділ зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу (додатки 31, 32).

Для забезпечення передавання архівних електронних справ постійного зберігання створюється додатковий електронний примірник річного розділу справ постійного зберігання.

419. Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 31) складається у п'ятьох примірниках (п'ятий - електронний), які після схвалення ЕК Мінекономрозвитку в установленому порядку подаються для погодження ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються державним секретарем.

Один примірник затвердженого опису на папері подається ЦДАВО України, другий - зберігається як недоторканний в архіві Мінекономрозвитку, третій, четвертий та п'ятий (електронний) використовуються архівом та службою діловодства для поточного пошуку справ (після завершення строку зберігання справ в архіві - на папері залишаються в архіві Мінекономрозвитку, третій та четвертий примірники передаються разом зі справами до ЦДАВО України, а електронний залишається в службі діловодства).

420. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку до числа 9999.

421. Річний розділ зведеного опису справ тривалого зберігання складається у трьох (один - електронний) примірниках, схвалюється ЕК Мінекономрозвитку, погоджується ЕПК ЦДАВО і затверджується державним секретарем. Перший примірник річного розділу опису на папері зберігається в архіві Мінекономрозвитку як недоторканний, а другий та електронний примірник є робочими і використовуються службою діловодства.

Систематизація заголовків справ у описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ Мінекономрозвитку за відповідний рік і нумеруються у валовому порядку до числа 999.

422. Річний розділ зведеного опису справ з особового складу (додаток 32) складається в чотирьох (один - електронний) примірниках, підписується укладачем, схвалюється ЕК Мінекономрозвитку, погоджується ЕПК ЦДАВО, після чого затверджується державним секретарем.

Перший примірник річного розділу опису справ з особового складу зберігається в архіві Мінекономрозвитку як недоторканний, а другий та електронний є робочим і використовується в роботі, третій надсилається для контролю ЦДАВО.

423. Зведений опис справ з особового складу складається за формою, наведеною у додатку 32. Опис містить документи, що створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці Міністерства, та згідно з номенклатурою справ мають строк зберігання понад 10 років.

424. Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою в такій послідовності:

накази з особового складу, що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

облікові документи (списки працівників Мінекономрозвитку);

журнали обліку наказів з особового складу;

картки з обліку особового складу;

особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесного звання), атестаційні справи, персональні справи;

контракти, трудові договори, що змінюють накази з особового складу;

бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);

документи на атестацію;

документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

нагородна документація;

документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, тощо).

425. Особові справи вносять до опису за роком звільнення посадових осіб в алфавітному порядку їх прізвищ, групуючи за алфавітом в окремі справи- наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:

"15. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери "А" по літеру "К".

16. Те саме, з прізвищами з літери "Л" по літеру "Я".

Усі справи-наряди вміщують внутрішній опис (додаток 36) усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку заведено справу.

426. Особові картки формуються у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад:

"Особові картки звільнених працівників (ф. Т-2) з прізвищами з літери "А" по літеру "Н".

427. Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку, розміщуючи прізвища працівників за алфавітом.

428. На особові справи, особові картки на особові справи та картки звільнених працівників складаються окремі описи.

429. Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з особового складу, нумеруються у валовому порядку до числа 999.

430. Річні розділи зведеного опису справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу складаються через два роки після завершення справ у діловодстві та передавання справ на зберігання до архіву Мінекономрозвитку.

431. Справи кожного року становлять річний розділ опису. Відомості про наявність електронних справ додаються через дріб у графі "Кількість справ" зведеного опису в тому самому рядку, у якому зазначено заголовок відповідної справи з паперовим примірником електронних документів. Порядок унесення заголовків справ у річний розділ зведеного опису аналогічний порядку формування описів справ структурними підрозділами. Перед включенням заголовків справ до річного розділу зведеного опису звіряється заголовок з описами справ структурних підрозділів.

432. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ Мінекономрозвитку, розміщуються наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

433. Зведені описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації.

434. Сумарний облік справ закріплюється в підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ.

Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами і словами) фактичну кількість справ, унесених до опису, а також зазначають особливості нумерації справ (наявність літерних та пропущених номерів). Наприклад:

У цей опис включено 250 (двісті п'ятдесят) справ з N 1 по N 250, у тому числі:

літерні номери: 50а, 145а, 1456;

пропущені номери: 170, 205.

435. Кожну зміну загальної кількості справ в описі, пов'язану з надходженням, вибуттям, об'єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, що є підставою для внесення запису. Наприклад:

"До опису включено справу N 78-а. Підстава: акт про перевіряння наявності і стану справ від 17.11.2015 N 3;

Справи N 58 і 70 вилучено. Підстава: акт про вилучення справ з НАФ від 12.01.2015 N 1;

Справу N 200 розформовано. Документи справи N 200 частково включено в справу N 180. Справи 134 і 136 об'єднано. Підстава: акт від 19.11.2015 N 1".

Після внесення в опис додаткових записів складається новий підсумковий запис до нього.

У разі вибуття справ з опису в графі "Примітка" проти кожної справи, що вибула, роблять позначку "Вибула".

436. У підсумковому записі річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання зазначається загальна кількість електронних документів, що містяться в цих справах.

До річного розділу опису справ уносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У такому разі в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались у діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за рік , N ".

437. Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису, який розміщують наприкінці річного розділу зведеного опису. Форма засвідчувального напису до розділу опису наведена у додатку 38.

Оформлення справ

438. Справи Мінекономрозвитку підлягають оформленню під час їх заведення в діловодстві та під час підготовки їх до архівного зберігання.

Оформлення справ здійснюється працівниками структурних підрозділів під методичним керівництвом служби діловодства та архіву.

Залежно від строків зберігання здійснюється повне або часткове оформлення справ.

439. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються в теках із зав'язками, швидкозшивачах, не підшиваються, не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом "Для службового користування" та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

440. Оформлення справ постійного і тривалого зберігання, у тому числі з особового складу, передбачає систематизацію документів у справі, нумерацію аркушів у справі, складення внутрішнього опису (додаток 37) документів, наявність засвідчувального напису (додаток 38) про кількість аркушів і особливості фізичного стану та формування справи; підшивання, оформлення обкладинки (титульного аркуша) (додаток 39).

441. Систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і щодо них складається окремий опис.

442. Нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, включених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем. Аркуші засвідчувального напису та внутрішнього опису нумеруються окремо.

Застосування чорнил, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів справи, аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису забороняється.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами в справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуш формата, більшого, ніж формат А4, підшивається з одного боку і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюється на формат А4.

Аркуш з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо) підклеєні до документа одним боком то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті у справи конверти з вкладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

Підшиті у справи документи з власною нумерацією аркушів зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів справи в діловодстві здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається застосування літерних номерів аркушів.

443. Внутрішній опис (додаток 37) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки, номери аркушів, справи, на яких розташовано кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наведено цифрами і словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі "Примітки" з посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

444. Засвідчувальний напис (додаток 38) справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації.

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, що розміщується в кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти, тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша.

У засвідчувальному написі зазначаються цифрами і літерами кількість аркушів у справі та окремо через знак "+" (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису.

У засвідчувальному написі зазначаються такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних та пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними документами (фотографіями, кресленнями, вирізками тощо); номери великоформатних аркушів; номери конвертів з вкладеннями і кількість аркушів вкладень.

Засвідчувальний напис підписується особою, яка його склала. Усі наступні зміни в складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначаються в засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдовувальний документ (наказ, акт).

У разі значного обсягу перенумерації аркушів у справі в кінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

445. Оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються у тверду обкладинку з картону, при цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. У разі коли текст документів надруковано надто близько до лівого краю нарощуються корінці документів папером тієї самої якості, що носії тексту документів.

446. Оформлення обкладинок справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу виконують за формою, наведеною в додатку 39. Обкладинки виготовляються друкарським способом, а змінна інформація заповнюється від руки.

Перед передавання справ до архіву в текст на їх обкладинках уносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів (зміст документів справи відображається в заголовку чітко, стисло, узагальнено, без втрати конкретних характеристик об'єкта описування). У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на наявність копій документів у справі). Заголовок справи на обкладинці має відповідати заголовку в описі справ структурного підрозділу.

На обкладинках справ проставляються дати документів, включених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "У справі є документи за... роки".

Дати не зазначаються на обкладинках справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ.

На обкладинках справ зазначають кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису).

На обкладинці справи проставляється номер справи згідно з описом і за погодженням зі службою діловодства - номер опису і фонду зберігання.

У разі зміни найменування Мінекономрозвитку (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки, наприклад:

МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІЧНОГО РОЗВИТКУ І ТОРГІВЛІ УКРАЇНИ
(МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ)
Департамент персоналу
(Департамент кадрового забезпечення та проходження державної служби)

Написи на обкладинках справ постійного та тривалого зберігання робляться розбірливо чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

447. Оформлення електронних справ здійснюється автоматично в АСКОД шляхом формування електронного внутрішнього опису вміщених у справу електронних документів. Автоматизація створення електронного внутрішнього опису документів у справі забезпечується наявністю в реєстраційно-контрольній картці електронного документа відомостей про кількість аркушів кожного примірника електронного документа.

Перед початком створення внутрішнього опису перевіряється наявність таких відомостей. У разі виявлення неточностей у даних про кількість аркушів документа особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі, уносить до реєстраційно-контрольної картки документа відповідні корективи.

Електронні описи справ підписуються аналогічно паперовим їх формам електронними цифровими підписами.

Обкладинка архівної електронної справи складається службою діловодства і за формою вона є окремим електронним документом, що містить відомості про:

код Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України - 349434-5;

код Мінекономрозвитку - 00014769;

найменування Мінекономрозвитку та структурного підрозділу;

номер архівного фонду - Р-337;

номер опису - 51;

номер електронної справи згідно з описом;

номер тому;

строк зберігання справи;

заголовок справи;

кінцеві дати електронних документів, включених до тому справи; порядкові номери архівних електронних документів у справі; індекси електронних документів; дати електронних документів; заголовки електронних документів; імена файлів архівних електронних документів.

Створення обкладинки архівної електронної справи завершується накладанням на неї електронного цифрового підпису керівника служби діловодства.

Передання справ до архіву Мінекономрозвитку

448. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Мінекономрозвитку в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

449. Справи, не внесені до НАФ, до архіву Мінекономрозвитку не передаються, а після закінчення строку їх зберігання за рішенням ЕК Мінекономрозвитку, погодженим ЕПК, передаються службі діловодства для передання на перероблення.

450. Електронні документи знищуються працівником служби технічної підтримки на підставі електронного акта про вилучення до знищення електронних документів, не внесених до НАФ. Цей акт створюється у форматі для текстових електронних документів та відповідає схваленому ЕК Мінекономрозвитку, погодженому ЕПК ЦДАВО та затвердженому державним секретарем у паперовій формі акту про вилучення до знищення документів. Знищення електронних документів проводиться методом, що не дозволяє відновити інформацію.

451. Передання справ до архіву Мінекономрозвитку здійснюється згідно з графіком, затвердженим державним секретарем.

Передання електронних справ постійного та тривалого зберігання до архіву Мінекономрозвитку відбувається за допомогою електронних засобів. Для приймання зазначених справ створюються автоматизовані робочі місця працівників архіву, технічні вимоги до яких визначено Порядком.

На підставі затвердженого графіка структурні підрозділи передають також і електронні справи, заздалегідь поінформувавши про це службу технічної підтримки та архів і надавши службі технічної підтримки відомості про ці справи.

452. Справи тимчасового зберігання передаються до архіву в разі ліквідації Міністерства або в разі передачі Міністерством відповідних функцій іншій установі.

453. Справи, сформовані у відділах, що входять до складу самостійного структурного підрозділу, впорядковані згідно з цією Інструкцією (постійного, тривалого зберігання - прошиті, з внутрішнім описом; тимчасового зберігання - непрошиті, з переліком номерів документів, розміщених у справі чи томі), передаються працівниками, відповідальними згідно з приміткою в номенклатурі справ за їх формування, відповідальному за діловодство в самостійному структурному підрозділі.

Відповідальний за діловодство в самостійному структурному підрозділі складає опис (додаток 28) справ самостійного структурного підрозділу та передає справи до архіву Мінекономрозвитку.

458. Передання справ постійного та тривалого зберігання на відповідальне зберігання до ЦДАВО здійснюється через 15 років зберігання в архіві Мінекономрозвитку. У зазначений строк передаються на постійне зберігання і електронні архівні справи.

Для передавання архівних електронних справ службою діловодства створюються електронні примірники річних розділів описів справ.

Передавання архівних електронних справ на постійне зберігання оформляється електронним актом про приймання-передавання документів Мінекономрозвитку на постійне зберігання.

Заступник начальника управління документального забезпечення -
начальник відділу вихідної кореспонденції та архіву
К. М. Бідна

Додаток 1
до пункту 20 Інструкції

Вимоги
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується шрифт Times New Roman, розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати жирний шрифт (прямий або курсив).

Реквізит документа "Підпис" друкується жирним шрифтом.

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 мм) рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 мм) - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Текст наказів, що подаються для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 мм) з використанням шрифту Times New Roman розміром 14 друкарських пунктів через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту "Текст") - 73 мм (28 друкованих знаків).

У разі якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм - для абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат";

104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 мм від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються без відступу від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. У разі друкування тексту на обох сторонах аркуша парні сторінки нумерують у верхньому лівому куті аркуша, а непарні - у верхньому правому. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на обох сторонах аркуша.

Додатки 2 - 39

Додатки 2-39 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".