Нюанси готівкових розрахунків у підприємців

Загалом, здійснення підприємницької діяльності приватними підприємцями неможливо без готівкових розрахунків. Саме ці суб’єкти господарювання використовують готівку найбільш широко, а чинне законодавство передбачає для них більш м’які правила касової дисципліни.

Тож, розглянемо яких правил повинен дотримуватись підприємець у сфері готівкового обігу (прийомі та видачі готівки), щоб не потрапити під адміністративні та фінансові санкції передбачені на сьогодні законодавством.

Вимоги до оприбутковування готівки

Уся отримана готівка має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися.

За загальним правилом всі готівкові розрахунки здійснюють через:

1) реєстратори розрахункових операцій (РРО) або з використанням Книги обліку розрахункових операцій (КОРО) та розрахункових книжок (РК) (Положення N 13);

2) касу з оформленням прибуткових та видаткових касових ордерів (додатки 2, 3 до Положення N 637) та веденням Касової книги (додаток 5 до Положення N 637);

3) установи банків шляхом внесення готівки на відповідні рахунки.

Кожен спосіб проведення готівкових розрахунків має свої правила оприбуткування готівки та його документальне підтвердження. Розглянемо кожний з них окремо.

Якщо є РРО чи РК або "звільнення"

Нагадаємо, коло суб’єктів господарювання, які мають використовувати у своїй діяльності РРО, визначено ст. 3 Закону про РРО. Так, в цей перелік потрапляють суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу.

Касові апарати та РК не застосовуються у виняткових випадках, визначених ст. 9 Закону про РРО.

Можливість здійснювати розрахункові операції без РРО, але з використанням РК та КОРО передбачено ст. 10 Закону про РРО. Такою можливістю вправі скористатися підприємці, види діяльності яких наведені у Переліку N 1336.

Тож, у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень у КОРО на підставі фіскальних, звітних чеків РРО або даних РК.

При цьому, податківці та НБУ також вимагають від підприємців робити одразу запис і у Книзі доходів (і витрат). Бо, вважають, такий НЕ запис в обох Книгах несвоєчасною або не повністю оприбуткованою готівкою (Лист N 8795/7/23-7017/538, Лист N 50-01015/25464). А це на хвилинку штраф у 5-кратному розмірі не оприбуткованої суми (абзац 3 п. 1 Указу 436).

Ще й можуть "приплюсувати" адміністративний штраф за неправильне ведення Книги доходів (і витрат) - від 51 до 136 грн (ст. 164-1 КУпАП).

Що стосується зовсім "звільнених" підприємців від РРО та РК, то в п. 1.2 Положення N 637 зазначається, що оприбуткування готівки - це проведення підприємствами і підприємцями обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій.

Тому в такому випадку (у випадку "звільнення") оприбуткуванням готівки буде вважатися проведення обліку готівки, що надійшла, у платників єдиного податку в Книзі обліку доходів, а у підприємців на загальній системі оподаткування - у Книзі обліку доходів і витрат, у кінці дня.

Якщо була зроблена помилка під час оприбуткування готівки у Книзі доходів (і витрат), треба пам’ятати, що виправлення здійснюються шляхом створення нового запису з відображенням від’ємного (зі знаком "-") або позитивного (зі знаком "+") значення, яке засвідчується візою "виправленому вірити" і своїм підписом (Порядок N 579, Порядок N 481).

Хоча, "загальносистемникам" дозволяється виправляти помилки шляхом закреслювання помилкового запису та внесенням нового, який засвідчується підписом (консультація в категорії 104.08 "ЗІР").

В електронних формах Книги доходів (і витрат) виправляти потрібно за допомогою створення додаткового рядка.

Нагадаємо! При виправленні на титульному аркуші Книги (зміна прізвища, ІПН тощо) можна до фіскалів не звертатись. Закреслюємо і вносимо нові дані.

А ось у разі зміни податкової адреси (місця проживання), пов’язаної зі зміною адміністративного району, необхідно зареєструвати нову Книгу у контролюючому органі за новим місцем обліку (консультація в категорії 107.07 "ЗІР").

Оприбуткування через касу

Порядок ведення касових операцій у національній валюті України підприємствами (підприємцями), а також окремі питання організації роботи з банками готівкою визначає Положення N 637.

Положення N 637 поширюється не тільки на юридичних осіб, але і на приватних підприємців, тому підприємцям також необхідно визначитися з самим поняттям "каси" для них.

Каса - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення N 637).

Тобто у підприємця касою може вважатися те місце, де він:

- проводить готівкові розрахунки: приймає гроші від покупців; виплачує гроші (видає зарплату, витрати на відрядження тощо);

- зберігає готівкові кошти, касові документи (про них далі більш детально), Книгу обліку доходів (для єдиноподатників) або Книгу обліку доходів і витрат (для загальносистемників).

Тобто підприємець може визначити для себе касу як місце, де знаходяться він сам (або касир підприємця) і його місце для зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. І визнаватиметься касою навіть якщо буде "курсуватиме" разом з підприємцем.

У вимогах щодо ведення та заповнення Касової книги, зазначених в п. 4.2 Положення N 637, жодного слова не сказано про приватного підприємця.

Крім того, п. 3.10 Положення N 637 визначено, що прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери і видаткові відомості мають заповнюватися бухгалтером.

Отже, до підприємців, що здійснюють свою діяльність без створення юридичної особи, Положенням N 637 не висуваються вимоги щодо ведення та заповнення Касової книги, оформлення касових операцій прибутковими та видатковими касовими ордерами (Лист N 50-01015/25464). З вищенаведеними роз’ясненнями цілком згодні й податківці (консультація в категорії 109.15 "ЗІР").

Але, функції таких касових документів у приватного підприємця буде виконувати Книга обліку доходів (і витрат), а також КОРО.

Внесення готівки на рахунок в банк

Приватним підприємцям не обов’язково відкривати поточні рахунки у банках. Але якщо рахунок усе-таки є, і є бажання внести туди готівку, зверніть увагу на деякі нюанси поповнення свого "банківського" гаманця.

Загальносистемники. Пункт 177.2 ст. 177 розд. IV ПК України відносить до доходу підприємця на загальній системі оподаткування виручку у грошовій та не грошовій формі, а саме:

- виручку у вигляді безготівкових грошових коштів, що надійшли на банківський рахунок чи в готівковій формі безпосередньо підприємцю чи його працівникам на місці здійснення розрахунків (у тому числі відсотки банку);

- виручку в натуральній (негрошовій формі);

- суми штрафів і пені, що отримані від інших суб’єктів підприємництва за договорами цивільно-правового характеру за порушення умов договорів та інші доходи, які пов'язані із здійсненням підприємницької діяльності.

Отже, внесення власних коштів на поточний рахунок не є виручкою у грошовій формі. Можливо колись ця сума і була виручкою, яка надійшла в касу, але вона не є виручкою у момент надходження на поточний рахунок. Податківці не заперечують (консультація в категорії 104.04 "ЗІР").

Єдиноподатники. Для даної категорії підприємців позиція у податківців зовсім протилежна.

Власні кошти, внесені на розрахунковий рахунок, який відкрито для здійснення підприємницької діяльності, включаються до доходу (консультація в категорії 107.04 "ЗІР"). Звичайно, з такою позицією дуже важко погодитися.

Пояснюється така позиція тим, що суми власних коштів, які вносяться підприємцем на рахунок, відсутні у переліку доходів, які не включаються до складу доходу платника єдиного податку, визначених п. 292.11 ст. 292 гл. 1 розд. XIV ПК України, в ньому лише є: пасивні доходи у вигляді процентів, дивідендів, роялті, страхові виплати і відшкодування, а також доходи, отримані від продажу рухомого та нерухомого майна, яке належить на праві власності фізичній особі та використовується в її господарській діяльності.

Другим аргументом фіскали наводять норми Інструкції N 492, де визначено, що поточні банківські рахунки для фізичних осіб - резидентів поділяються на: поточні рахунки фізичних осіб - підприємців, які відкриваються для здійснення підприємницької діяльності та поточні рахунки фізичних осіб, які не є підприємцями.

Тому при внесенні готівки на рахунок в банку при заповненні реквізиту "призначення платежу" треба вказати, що це саме "внесення готівкової виручки".

Бажано вказувати ще й період, за який вноситься готівкова виручка, тобто внесення готівкової виручки за ", і він повинен співпадати з датою(ами) у Книзі доходів аби не довелось дублювати ту ж саму виручки декілька разів після внесення її на розрахунковий рахунок.

Обмеження у сфері готівкового обігу

Згідно з п. 2.8 Положення N 637 підприємства (тобто тільки юридичні особи) можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують установлений ліміт каси.

Такий ліміт підприємства встановлюють самостійно, використовуючи розрахунок ліміту каси, тобто на підставі розрахунку середньоденного отримання в каси готівки або її середньоденної видачі з каси. Встановлений ліміт затверджується наказом по підприємству.

Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки.

Як ми вже з’ясували формально каса у приватних підприємців є, але, як бачимо з тексту п. 2.8 Положення N 637 вимоги щодо встановлення ліміту каси, тобто граничного розміру суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час, обходять підприємців стороною.

Також для фізичних осіб - підприємців, на відміну від юридичних осіб, не встановлюється термін здачі готівки в банк. Це означає, що готівкова виручка у підприємця може зберігатися в будь-якому розмірі і без обмеження по днях. І здавати таку виручку в банк також не обов’язково.

Згідно з п. 2.9 Положення N 637 готівкова виручка може бути використана підприємцем для забезпечення потреб, що виникають у ході господарської діяльності. Тобто, приватні підприємці мають право вільно користуватися коштами з розрахункового рахунку, який відкрито для здійснення підприємницької діяльності, за умови сплати всіх податків, зборів та інших платежів, передбачених чинним законодавством.

Уважними в своїх витратах треба бути лише загальносистемникам, у яких всі понесені витрати повинні бути документально підтверджені. Наприклад,

- виплачену заробітну плату підтверджують за допомогою складання розрахунково-платіжної відомості;

- придбані за готівку товари/роботи/послуги за допомогою отриманих розрахункових документів (касових чи товарних чеків, розрахункових квитанцій тощо).

Але, певні обмеження підприємцям у сфері готівкового обігу доведеться дотримуватись. І це ліміт на розрахунки готівкою.

Підприємці мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та/або з фізичними особами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум розрахунків готівкою, установлених Постановою N 210.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться тільки через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів без відкриття рахунку, шляхом перерахування коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку для подальшого їх перерахування на поточні рахунки.

Згідно з п. 1 Постанови N 210, встановлена наступна гранична сума розрахунків готівкою:

- підприємців між собою протягом одного дня в розмірі 10 000 грн;

- між фізичною особою та підприємцем протягом одного дня в розмірі 50 000 грн.

Зазначені обмеження не поширюються на розрахунки з бюджетами та державними цільовими фондами; добровільні пожертвування та благодійну допомогу; використання коштів, виданих на відрядження.

А ось якщо працівник у відрядженні, який діє від імені підприємства, витрачає власні кошти на придбання ТМЦ для потреб підприємства (документи будуть виписані на ім'я підприємства), то йому слід вкластися в 10-тисячне обмеження (Лист N 27-011/3958).

Також, діятимуть обмеження при оплаті за товари за рахунок готівкових коштів, отриманих за допомогою електронного платіжного засобу.

Не обмежується розрахунки готівкою кількістю платіжних документів. Тобто, це не обов’язково повинен бути строго один документ, яким оформляються готівкові розрахунки, а можуть бути і кілька таких платіжних документів - важливо, щоб при цьому загальна сума по всім документам за день не виявилася більше встановленого граничного розміру.

Тому, щоб не порушувати готівкові обмеження, часто користуються схемою "дроблення" або розстроченням платежу.

Не обмежується розрахунки і кількістю суб’єктів (підприємств/підприємців), з якими здійснюються розрахунки готівкою протягом дня. Знову ж таки, головне, щоб протягом дня сума готівкових розрахунків не перевищували зазначені граничні суми.

Якщо підприємці здійснюють готівкові розрахунки без відкриття поточного рахунку шляхом внесення до банків готівки для подальшого її перерахування на рахунки інших підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки для платників коштів є готівковими, а для отримувачів коштів - безготівковими (п. 2.5 Положення N 637).

Перевищення готівкового ліміту загрожує, штрафом у розмірі від 1700 до 3400 (ст. 163-15 КУпАП), а з повторне порушення - від 8500 до 17 000 грн.

Зазначені штрафні санкції не застосовуються лише до звичайних громадян - не підприємців.

Розрахункові документи

Навіть якщо приватні підприємці звільняються від обов’язку ведення якихось касових документів, але при розрахунках із споживачами вони повинні видавати розрахунковий документ встановленої форми, оскільки така вимога міститься в Законі про захист прав споживачів.

Так, згідно з ч. 11 ст. 8 Закону про захист прав споживачів під час продажу товару/послуг продавець зобов'язаний видати споживачеві розрахунковий документ встановленої форми, що засвідчує факт купівлі, з позначкою про дату продажу.

Розрахунковий документ - це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів (абзац 15 ст. 2 Закону про РРО).

Якщо використовуємо РРО, то розрахунковим документом є фіскальний чек за формою N ФКЧ-1 (додаток 1 до Положення N 13), якщо застосовуємо РК, то складається розрахункова квитанція за формою N РК-1 (додаток 3 до Положення N 13).

В інших випадках обрати, який саме розрахунковий документ складати при отриманні готівки, може сам підприємець (крім випадку застосування РРО).

За бажанням хоч касовий ордер, але насторожує роз’яснення фахівців ДФС (консультація в категорії 109.158 "ЗІР"), в якому вони зауважують, що приватні підприємці - платники єдиного податку, які здійснюють готівкові розрахунки з покупцями, не ведуть Касову книгу та не виписують прибуткові касові ордери.

Такі платники податків на вимогу покупця надають касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, що підтверджує факт продажу товарів.

Що стосується форм наведених документів, то бажано формувати їх так, щоб вони відповідали вимогам Положення N 13:

- товарний чек відповідав фіскальному чеку за формою ФКЧ-1 (додаток 1 до Положення N 13, за виключенням зазначення в ньому фіскального номера РРО, та заміни напису "Фіскальний чек" на "Товарний чек");

- розрахункова квитанція - як форма N РК-1 (додаток 3 до Положення 13);

- документ довільної форми, який би поєднував в собі і товарний і розрахунковий документи, за допомогою якого споживач у спірній ситуації зміг би захистити свої права.

Список використаних документів

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення

ПК України - Податковий кодекс України

Законі про захист прав споживачів - Закон України від 12.05.1991 р. N 1023-ХІІ "Про захист прав споживачів" у редакції від 01.12.2005 р. N 3161-IV

Закон про РРО - Закон України від 06.07.1995 р. N 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" у редакції від 01.06.2000 р. N 1776-ІІІ

Указ 436 - Указ Президента України від 12.06.1995 р. N 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки"

Інструкція N 492 - Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. N 492

Перелік N 1336 - Перелік окремих форм та умов проведення діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, яким дозволено проводити розрахункові операції без застосування реєстраторів розрахункових операцій з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, затверджений Постановою КМУ від 23.08.2000 р. N 1336

Положення N 13 - Положення про форму та зміст розрахункових документів, затверджене наказом Мінфіну України від 21.01.2016 р. N 13

Положення N 637 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. N 637

Порядок N 481 - Порядок ведення Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи - підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міндоходів України від 16.09.2013 р. N 481

Порядок N 579 - Порядок ведення книги обліку доходів для платників єдиного податку першої, другої та третьої груп, які не є платниками податку на додану вартість, та третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, затверджений наказом Мінфіну України від 19.06.2015 р. N 579

Постанова N 210 - Постанова НБУ від 06.06.2013 р. N 210 "Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою"

Лист N 8795/7/23-7017/538 - Лист ДПВУ від 05.05.2010 р. N 8795/7/23-7017/538 "Роз'яснення з питань оприбуткування готівки"

Лист N 27-011/3958 - Лист НБУ від 30.01.2014 р. N 27-011/3958 "Щодо граничної суми готівкових розрахунків при погашенні заборгованості перед фізичною особою за придбані товарно-матеріальні цінності для потреб фірми за власні кошти"

Лист N 50-01015/25464 - Лист НБУ від 16.04.2015 р. N 50-01015/25464 "Щодо порядку застосування касових документів, належного оприбуткування підприємцями готівки

Ірина Бубирь

"Консультант бухгалтера" N 10 (830) 29 травня 2017 року
Передплатний індекс: 22789 (змішана російська/українська мова)