ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ
НАКАЗ
15.12.2016 N 660
(з основної діяльності)
Про затвердження Інструкції
про порядок ведення обліку, зберігання,
використання і знищення документів та
інших матеріальних носіїв інформації, що
містять службову інформацію в ДСНС
На виконання пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. N 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію" наказую:
1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в ДСНС (далі - Інструкція), що додається.
2. Керівникам департаментів та інших самостійних структурних підрозділів апарату ДСНС, територіальних органів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДСНС забезпечити вивчення, неухильне виконання вимог Інструкції та постійний контроль за правильним її застосуванням.
Про проведену роботу доповісти до 30 січня 2017 року через Адміністративний департамент (Гончаров В.В.).
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ ДСНС від 30.12.2013 N 800 (із змінами).
4. Цей наказ набирає чинності з 1 січня 2017 року.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова М. Чечоткін
Затверджено
Наказ ДСНС України
15.12.2016 N 660
Інструкція
про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення
документів та інших матеріальних носіїв інформації,
що містять службову інформацію в ДСНС
Загальна частина
1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в ДСНС (далі - Інструкція) визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, в апараті ДСНС України, ГУ (У) ДСНС України в областях та м. Києві, підрозділах центрального підпорядкування ДСНС України, навчальних та науково дослідних установах, підрозділах, установах і організаціях сфери управління ДСНС України (далі - установи).
2. В установі утворюється Комісія з питань роботи із службовою інформацією (далі - Комісія), яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються відповідним наказом.
З урахуванням особливостей діяльності установи за рішенням її керівника можуть утворюватися кілька таких комісій за напрямами діяльності установи.
3. Основними завданнями Комісії ДСНС України є:
складення на підставі пропозицій структурних підрозділів ДСНС України та з урахуванням вимог законодавства Переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік відомостей) і подання його на затвердження Голові ДСНС України;
перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;
розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
розслідування фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;
розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена Переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;
вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.
4. Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються керівником установи, його заступниками, керівниками структурних підрозділів у резолюції до такого документа.
Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів установи, які не є її працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.
6. Організація в установі роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з діловодства або документального забезпечення, а за його відсутності - на окрему посадову особу (далі - служба діловодства).
Облік, формування справ, зберігання та використання документів, інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію щодо охорони державної таємниці, провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в установі за забезпечення режиму секретності (далі - РСО).
Облік, формування справ, зберігання та використання документів, , інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.
Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.
7. Служба діловодства ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також членів постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів установи, які не є її працівниками, з Інструкцією під підпис.
8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з:
мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";
питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К";
питань спеціальної інформації, - відмітка "СІ".
Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.
9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 9 Інструкції, повинні:
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто Комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.
12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в установах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.
Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої чинним законодавством.
13. Оформлення реквізитів документів з грифом "Для службового користування" та порядок їх розташування здійснюється відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242, та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" в установах здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа керівника установи з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.
16. У разі ліквідації установи рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.
17. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.
Приймання та реєстрація документів
18. Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", крім документів, зазначених в абзаці другому цього пункту, здійснюється централізовано службою діловодства.
Приймання та реєстрації документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ" здійснюється структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації..
19. У разі надходження у неробочий час конвертів (паковань) з документами з грифом "Для службового користування" вони приймаються начальником чергової зміни установи, який, не розкриваючи, передає їх наступного робочого дня до служби діловодства під розписку в журналі обліку конвертів (паковань) за формою згідно з додатком 1.
20. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.
21. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається працівником служби діловодства, відповідальним за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", крім кореспонденції з відмітками "Літер "М", "Літер "К", "СІ". При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів, зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
22. Конверти (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в установі, під розписку в журналах обліку конвертів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів". Документи з грифом "Для службового користування" з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації, що надійшли до служби діловодства, передаються структурним підрозділам чи посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в установі, під розписку в журналах обліку конвертів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів".
23. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа, зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправнику, другий зберігається у службі діловодства.
24. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправнику без їх розгляду.
25. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа із зазначенням скороченого найменування установи одержувача документа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження - реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", а також з відміткою "Особисто" відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.
26. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
27. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:
"90/375 ДСК; 01-777/161 ДСК; 123 ДСК".
На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М" або "СІ", наприклад:
"М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК".
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
"До вх. 90/375 ДСК від 01.09.2016".
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Супровідний лист, який має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
28. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4 або в електронній базі даних.
У разі коли в установі створюється незначна кількість розпорядчих документів з грифом "Для службового користування" дозволяється їх групувати разом з іншими розпорядчими документами відкритого доступу.
29. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
30. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.
У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
31. Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" в установі повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, електронній базі даних).
Облік видань з грифом "Для службового користування"
32. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в установі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
33. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
Облік електронних носіїв інформації
34. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться службою діловодства у журналі за формою згідно з додатком 7.
35. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
36. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.
37. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 35 і 36 Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
38. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.
39. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
40. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.
Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.
41. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в установі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в установі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.
Друкування і розмноження документів
42. Друкування і розмноження в установі документів з грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Обробка службової інформації здійснюється з використанням інформаційних систем лише після створення в них комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю. Реєстрація користувачів виконується адміністратором безпеки інформаційної системи для кожного користувача окремо.
Усі роботи в інформаційній системі повинні реєструватися у журналі оператора безпосередньо виконавцем робіт (користувачем) та автоматизовано у відповідному протоколі інформаційної системи.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками установи, які мають допуск до роботи з такими документами.
43. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника, наприклад:
"Для службового користування"
Прим. N 3".
Установа, яка є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:
"Для службового користування"
Прим. N 2
Копіюванню не підлягає".
Відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:
"Для службового користування"
Літер "М"
Прим. N 2"
або
"Для службового користування"
Літер "К"
Прим. N 2",
або
"Для службового користування"
"СІ"
Прим. N 2".
44. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:
"Для службового користування"
Прим. N 4
Додаток
до наказу ДСНС України
18.08.2016 N 400 дск".
У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:
"Додаток: План заходів від 14.08.2016 N 01-25/7 дск на 5 арк., прим. N 2. "
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:
"Для службового користування"
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. N 1".
45. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
46. На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника документа, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:
"Надруковано три примірники.
Прим. N 1 - Мін’юсту
Прим. N 2 - Мінфіну
Прим. N 3 - до справи N 02-10
Пункт 7 Переліку відомостей
ІС N 1 дск
НЖМД N 80
19.11.2016".
47. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список (аркуш, розрахунок) розсилки, що підписується особою, яка підписала документ, або керівником структурного підрозділу, в якому його підготовлено, а на кожному примірнику зазначається тільки одна адреса. Список розсилки складається на зворотному боці останнього аркуша примірника, що залишається у справі в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:
"Прим. N 1-8 - за списком на розсилку
Прим. N 9 - до справи N 02-10
Пункт 7 Переліку відомостей
ІС N 1 дск
НЖМД N 80
19.11.2016".
Список розсилки може складатися на окремому аркуші та узгоджується з особою, яка підписала документ, або керівником структурного підрозділу, в якому його підготовлено.
48. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:
"Марченко
247 00 00"
49. Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
50. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється у спеціально обладнаному приміщенні засобами копіювально-розмножувальної техніки, що визначені наказом установи, з дотриманням вимог нормативних документів з питань технічного захисту інформації.
Службою діловодства або іншим структурним підрозділом, визначеним наказом установи, розмноження, додаткове розмноження документів здійснюється з дозволу керівника установи (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції керівника установи.
Керівник установи може в установленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.
Дозвіл керівника установи (його заступника) на розмноження розпорядчого документа установи може складатися на зворотному боці останнього аркуша примірника, що залишається у справі установи.
51. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
52. Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 50 Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
53. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.
Надсилання документів
54. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.
У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.
Надсилання конвертів (паковань) з відмітками "Літер "К" та "СІ" в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку.
Надсилання документів з грифом "Для службового користування" за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою "Літер "К", які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку.
Передача службової інформації (надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.
55. Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.
Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 44 Інструкції.
56. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
57. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
58. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 57 Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
59. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".
60. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
61. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К" або "СІ", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К" або "СІ", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
62. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.
Формування виконаних документів у справи
63. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М", а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою "СІ".
Документи, що стосуються охорони державної таємниці в установі, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі (РСО) працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
64. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".
65. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад:
"04-10 ДСК".
66. На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".
67. У разі коли в установі створюється понад 50 документів кожного виду (накази, інструкції, плани, листи тощо) на рік з грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами.
68. У разі коли в установі створюється менш ніж 50 документів кожного виду на рік з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004.
У разі коли в установі створюється незначна кількість розпорядчих документів з грифом "Для службового користування", дозволяється їх групувати разом з іншими розпорядчими документами відкритого доступу відповідно до їх видів та строків зберігання. Реєстрація розпорядчих документів з грифом "Для службового користування" починається на початку кожного року валовою нумерацією з документами відкритого доступу з першого номера. Після долучення їх до справи на обкладинці тому справи зазначається позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
69. Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
70. Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
71. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються у спеціально обладнаних для цього режимних приміщеннях в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
72. Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації установи або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
73. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначаються Адміністрацією Держспецзв’язку.
Користування документами
74. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника установи або його заступників, керівників підрозділів установи.
Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у службі діловодства чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції керівника установи або затвердженого керівником установи (керівником структурного підрозділу установи) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.
Допуск працівників установи до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого наказом установи.
75. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11. У разі службової необхідності документи з грифом "Для службового користування" можуть видаватися за картками обліку видачі документа (справи) за формою згідно з додатком 12 особам, визначеним керівником установи або яким вони були адресовані і підлягають поверненню того ж самого дня.
76. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
77. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису, який складається за формою згідно з додатком 13.
78. Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) установи (далі - архів установи), видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 14.
Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архіву установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.
79. Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
80. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівника установи або його заступника можуть видаватися працівникам інших установ.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
81. Копії документів та витяги з них засвідчуються керівником служби діловодства (РСО, керівниками структурних підрозділів або посадовими особами, відповідальними в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації) або іншою визначеною в інструкції установи посадовою особою, наприклад:
"Згідно з оригіналом
Завідувач Сектору мобілізаційної роботи (підпис) П.Ф. Павленко
20 листопада 2016 року".
82. Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.
83. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом "Для службового користування" у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Робочі зошити реєструються у службі діловодства у журналах, що ведуться за формою, згідно з додатком 15.
Аркуші робочих зошитів повинні бути пронумеровані, прошиті та опечатані.
На зворотньому боці останнього аркуша робочого зошита робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів. Який засвідчується підписом працівника служби діловодства (РСО, структурних підрозділів, відповідальних в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації (у разі створення), скріпленим відповідною печаткою. На обкладинці робочого зошита у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування", прізвище виконавця та реєстраційний номер зошита.
84. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
85. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до установи запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", перегляд такого документа здійснюється з урахуванням вимог пункту 87 Інструкції з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Автору запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачу виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачу. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
Перегляд документів з грифом
"Для службового користування"
86. Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.
Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:
справ для їх передачі до архіву установи;
документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
87. Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
88. За рішенням Комісії строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
89. Рішення Комісії оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву установи, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
90. Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
91. На обкладинках справ та документах не закінчених у діловодстві гриф "Для службового користування" погашається працівником служби діловодства, а на справах, переданих на архівне зберігання - працівником архіву установи шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
Підготовка справ до передачі на
архівне зберігання та знищення
92. Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
Кожний аркуш документів, долучених до тому справи з грифом "Для службового користування", нумерується арабськими цифрами валовою нумерацією. Номери проставляються простим м’яким олівцем у правому верхньому куті аркуша перед текстом документа. Аркуші ознайомлення із документами або з резолюціями керівників, а також передбачені пунктом 47 Інструкції списки розсилання документів нумеруються у справі разом з такими документами та вносяться до внутрішнього опису.
У кінці кожної закінченої справи (тому) з грифом "Для службового користування" на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, який складається за формою згідно з додатком 16.
Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються архівом установи у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання оправляються у тверду обкладинку.
93. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини)" з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".
94. Під час передачі справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим у встановленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
95. Знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" здійснюється:
із складанням акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому, за формою згідно з додатком 17, який розглядається експертною комісією з проведення експертизи цінності документів та затверджується керівником установи;
із складанням акта за формою згідно з додатком 18, який розглядається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи та затверджується керівником установи;
без складання акта з відміткою про знищення у відповідних облікових формах.
Відповідно до акта за формою згідно з додатком 17 (з розглядом експертною комісією з проведення експертизи цінності документів) знищуються:
1) справи, включені до номенклатури справ;
2) журнали та картотеки обліку документів, строк зберігання яких минув;
3) документи та інші матеріальні носії службової інформації, за винятком довідково-інформаційних документів, надісланих до відома, а також їх зайвих копій;
4) видання з грифом "Для службового користування", що зберігаються у бібліотеках.
Відповідно до акта за формою згідно з додатком 18 (з розглядом комісією з питань роботи із службовою інформацією) знищуються:
1) документи та інші матеріальні носії службової інформації, надіслані до відома;
2) зайві примірники організаційно-розпорядчої, конструкторської, нормативної, науково-дослідної, дослідно-конструкторської, проектно-конструкторської, технологічної та іншої технічної документації з грифом "Для службового користування", а також довідково-інформаційні матеріали, документація та література;
3) документи з грифом "Для службового користування" нормативно-правового, нормативно-технічного, організаційно-розпорядчого характеру та методичні документи установи вищого рівна, які втратили чинність;
4) чернетки та проекти документів, що містять службову інформацію;
5) браковані у процесі розмноження примірники (аркуші), друкарський брак, виявлений під час друкування документів, що містять службову інформацію;
6) окремі аркуші технічних документів, замінені відповідно до "Повідомлення про зміни";
7) робочі зошити виконавців;
8) електронні носії службової інформації.
96. Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
97. Відібрані комісіями, у складі не менше трьох осіб, для знищення документи, справи, журнали і картки обліку вносяться до відповідного акта окремою позицією. Дані про документи і справи, внесені до акта, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у облікових формах.
Якщо справа складається з кількох томів, кожний том записується окремо, а в графі "Назва справи чи документа" замість назви другого і наступних томів пишуться слова "Те саме".
Якщо документи з грифом "Для службового користування" включають до акта разом з документами відкритого доступу, то в графі "Заголовок справи" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".
В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:
"Справи N 25 ДСК, N 30 ДСК, N 80 ДСК знищено шляхом спалення.
Члени експертної комісії установи:
(підпис) Б.Б. Марченко
(підпис) А.А. Бойко
(підпис) П.П. Нетреба
10 лютого 2016 р.".
98. Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання службою діловодства (архівом) установи робиться відмітка "Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. N __".
99. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом "Для службового користування", можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.
Знищення документів, інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію щодо охорони державної таємниці, з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації, здійснюється РСО, структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в установі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації у порядку визначеному в цьому розділі Інстрікції.
Забезпечення збереженості документів
та проведення перевірки їх наявності
100. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою відповідною номенклатурою справ до моменту їх передачі на архівне зберігання.
101. Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником установи відповідно до вимог Інструкції про порядок виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у системі Державної служби України з надзвичайних ситуацій, затвердженої наказом ДСНС України від 26.02.2013 N 50 (із змінами).
Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
У разі потреби з об'єктивних причин пов'язаних з оперативною діяльністю допускається зберігання документів грифом "Для службового користування" у робочих папках виконавців, оформлених встановленим порядком. Документи з грифом "Для службового користування", що зберігаються у робочих папках виконавців, своєчасно включаються до внутрішніх описів за встановленою формою, які постійно зберігаються у таких робочих папках.
102. Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 101 Інструкції.
Для ведення записів, що містять службову інформацію, виконавцям видаються робочі зошити.
Порядок оформлення робочого зошита визначено у пункті 83 Інструкції.
103. Передача документів з грифом "Для службового користування" структурним підрозділам здійснюється через службу діловодства (РСО, мобілізаційну службу, службу спеціального зв’язку (у разі створення) з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.
Одержання у службі діловодства документів з грифом "Для службового користування", передача всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівнику того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм покладається на посадових осіб, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування" у цих структурних підрозділах.
Список посадових осіб, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування" у структурних підрозділах затверджується наказом установи за поданням керівників структурних підрозділів установи.
104. Забороняється переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без повідомлення служби діловодства. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) установи або служба діловодства за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
У виняткових випадках з урахуванням важливості та характеру документів з грифом "Для службового користування" керівник установи (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої із залишенням у томі справи довідки-замінника за формою згідно з додатком 20.
Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.
105. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі установи, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника установи (його заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
106. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
107. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівник установи (його заступник) ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
108. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним наказом установи.
До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
109. Перевірка наявності справ та видань з грифом "Для службового користування" в архівах та бібліотеках, де зберігається понад 1000 таких справ та видань, проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.
110. Результати перевірок, зазначених у пунктах 108 і 109 Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 21.
Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт керівника установи та керівника служби діловодства.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установа, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв’язку.
111. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.
112. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
113. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
114. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт за формою згідно з додатком 22, що підписується членами Комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівникові установи на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника установи не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
115. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.
116. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства (архівом установи) до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
117. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи для включення її до справи.
Охорона службової інформації під
час міжнародного співробітництва
118. Рішення про можливість прийому установою іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається керівником установи або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.
119. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує структурний підрозділ з питань зовнішніх відносин, а в установах, де такий підрозділ відсутній, - посадова особа, визначена керівником установи у розпорядчому документі (далі - підрозділ зовнішніх відносин).
120. Підрозділом зовнішніх відносин разом з іншими структурними підрозділами установи, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю структурного підрозділу технічного захисту інформації (особи, відповідальної за виконання такої роботи) розробляється програма прийому іноземців (далі - Програма), яка повинна містити:
відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в установі;
мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність установи, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;
список посадових осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в установі (із зазначенням змісту таких завдань);
перелік структурних підрозділів установи (із зазначенням приміщень, цехів, дільниць, лабораторій), які відвідуватимуться іноземцями;
перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;
маршрути і порядок пересування іноземців територією установи;
інші необхідні заходи.
Програма затверджується керівником установи або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.
121. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, керівник установи або за його дорученням керівник підрозділу зовнішніх відносин своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія Програми.
122. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф "Для службового користування" та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються Комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження Програми.
Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується керівником установи.
123. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:
дані щодо підстав проведення експертної оцінки;
назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;
назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;
сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;
пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;
найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.
124. Носії інформації з грифом "Для службового користування" можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.
125. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф "Для службового користування" підлягає перегляду відповідно до пункту 86 Інструкції.
126. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу керівника установи, якому відповідно до пункту 4 Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого керівником на прийняття такого рішення.
127. В установах, що систематично здійснюють прийом іноземців, виділяються і обладнуються окремі приміщення для роботи з іноземцями.
Підготовка інших приміщень установи для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом "Для службового користування", приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.
Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками структурного підрозділу технічного захисту інформації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 23, що ведеться структурним підрозділом зовнішніх відносин установи.
128. Повноваження осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються Програмою, а також письмовими дорученнями керівника установи та керівника підрозділу зовнішніх відносин. Працівники установи, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.
129. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території установи без супроводу, відвідувати службові приміщення, не передбачені Програмою.
130. Підрозділ зовнішніх відносин за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання Програми, в якому зазначаються:
відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;
інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);
інформація, отримана від іноземців;
пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.
131. Звіт про виконання Програми затверджується керівником установи. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органу СБУ, а також за рішенням керівника установи іншим заінтересованим установам.
132. Програма, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання Програми зберігаються у підрозділі зовнішніх відносин в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.
133. Керівники установ, що приймають іноземців, зобов’язані здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
134. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог чинного законодавства.
135. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які, у разі направлення, виконують консультативно-дорадчу функцію в ДСНС України на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.
136. У разі направлення іноземних радників, питання щодо охорони службової інформації під час їх роботи, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються відповідно до чинного законодавства.
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 19)
Журнал
обліку конвертів (паковань) з грифом
"Для службового користування"
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 23)
Акт
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 28)
Журнал
реєстрації вхідних документів з грифом
"Для службового користування"
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 28)
Журнал
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
"Для службового користування"
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 30)
Реєстраційно-контрольна картка
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 32)
Журнал
обліку та розподілу видань з грифом
"Для службового користування"
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 34)
Журнал
обліку електронних носіїв інформації,
на які планується записувати службову інформацію
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 50)
Замовлення
на розмноження документа
з грифом "Для службового користування"
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 53)
Журнал
обліку розмножених документів
з грифом "Для службового користування"
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 74)
Замовлення
на видачу справ з грифом
"Для службового користування"
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 75)
Журнал
обліку видачі справ з грифом
"Для службового користування"
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 75)
Картка
обліку видачі документа
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 77)
Внутрішній опис
документів справи
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 78)
Замовлення
на видачу справ з архівного
підрозділу (архіву) установи
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 83)
Журнал
обліку робочих зошитів
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 92)
Засвідчувальний напис справи (тому)
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 95)
Акт
про вилучення для знищення документів з грифом
"Для службового користування",
що не внесені до Національного архівного фонду
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 95)
Акт
Про знищення документів з грифом
"Для службового користування"
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 97)
Акт
про відібрання для знищення та знищення
електронних носіїв службової інформації
Додаток 20
до Інструкції
(пункт 104)
Довідка-замінник
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 110)
Акт
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом
"Для службового користування" та організації роботи з ними
Додаток 22
до Інструкції
(пункт 114)
Акт
про результати розслідування фактів втрати
документів (справ) з грифом "Для службового користування"
та/або розголошення службової інформації
Додаток 23
до Інструкції
(пункт 127)
Журнал
обліку зустрічей з іноземними делегаціями,
групами та окремими іноземцями
Додатки 1-23 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".