Лимит кассы: нюансы установления и пересмотра; ответственность1
К учету кассовых операций следует относиться внимательно, поскольку в случае выявления нарушения к предприятию могут быть применены весьма внушительные штрафные санкции. Рассмотрим вопросы, связанные с расчетом и установлением лимита кассы, а также с ответственностью за его несоблюдение.
Лимит кассы: основы
Необходимость установления лимита кассы предусмотрена п. 2.7 Положения N 637. Определение термина "лимит остатка наличности в кассе" (далее - лимит кассы) приведено в п. 1.2 Положения N 637 - это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе в нерабочее время.
Пунктом 2.8 Положения N 637 установлено следующее: "Предприятия могут держать в нерабочее время в своих кассах наличную выручку (наличность) в пределах, не превышающих установленный лимит кассы. Наличная выручка (наличность), превышающая установленный лимит кассы, обязательно сдается в банки для ее зачисления на банковские счета".
Для кого лимит кассы не устанавливается
Из общих "лимитных" правил есть исключения. Так, без лимита кассы могут работать:
- банки (п. 2.7 Положения N 637):
- предприниматели (п. 2.7 Положения N 637);
- религиозные организации (религиозные общины, управления и центры, монастыри, религиозные братства, миссионерские общества (миссии), духовные учебные заведения), не осуществляющие производственной или другой вид предпринимательской деятельности (п. 5.6 Положения N 637).
Какие поступления наличности не считаются сверхлимитными
Прежде всего речь идет о суммах, перечисленных в п. 2.10 Положения N 637. В частности, ограничения по лимиту кассы не распространяются на наличность:
1) полученную в кассу из банка и предназначенную для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов;
2) полученную в кассу в качестве выручки и предназначенную для выплат, относящихся к фонду оплаты труда в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег.
Наличность, предназначенная на эти нужды, не считается сверхлимитной. Однако это не значит, что такую наличность можно держать в кассе всегда.
Предусмотрено ограничение: наличность на указанные выплаты можно хранить в кассе в течение трех рабочих дней2.
Обращаем внимание: наличность, полученную для выдачи займов работникам предприятия или выплаты алиментов, нельзя хранить в кассе предприятия в размерах сверх установленного лимита в течение трех рабочих дней. НБУ в Письме N 11-113/1277-3888 доходчиво разъяснил, что такие выплаты не относятся к фонду оплаты труда в соответствии с Инструкцией N 5. По этой причине не может храниться в кассе предприятия в течение трех дней наличность, предназначенная для выплат пособия по временной нетрудоспособности (см. Письмо N 11-113/1569-4857).
Кроме того, не считают сверхлимитными денежные средства (п. 5.9 Положения N 637):
- в день их поступления, если их сдали в банк, в сумме, превышающей лимит, не позднее следующего рабочего дня банка;
- которые были выданы на следующий день на цели, связанные с деятельностью предприятия (без предварительной сдачи в банк и одновременного получения из кассы банка);
- которые поступили в кассу предприятия в выходные и праздничные дни и были сданы в сумме, превышающей установленный лимит, на следующий рабочий день банка и предприятия или выданы на следующий рабочий день на цели, связанные с деятельностью предприятия.
Как установить лимит кассы
Предприятие самостоятельно определяет лимит кассы.
Из п. 5.2 Положения N 637 следует, что для этого необходимо составить два документа:
- заполнить Расчет установления лимита остатка наличности в кассе (приложение 8 к Положению N 637) и заверить его подписью главного (старшего) бухгалтера и директора;
- издать приказ (распоряжение) об установлении лимита кассы.
При этом предприятие определяет сумму лимита с учетом режима и специфики его работы, отдаленности от банка, объема кассовых оборотов (поступлений и расходов) по всем счетам, установленных сроков сдачи наличности, продолжительности операционного времени банка, наличия договоренности предприятия с банком об инкассации и т. п. (п. 5.4 Положения N 637).
Напомним, что в соответствии с п. 5.3 Положения N 637 существуют два метода расчета кассового лимита:
- исходя из среднедневного поступления наличности в кассу;
- исходя из среднедневной выдачи наличности из кассы.
Рассмотрим их.
Суть первого метода заключается в определении показателя среднедневного поступления наличности в кассу, который рассчитывается как результат деления наличных поступлений за любые три месяца подряд из последних двенадцати на количество рабочих дней предприятия в указанном трехмесячном периоде.
В Письме N 11-213/4081-11692 разъясняется, что при установлении лимита кассы по среднедневным поступлениям в расчет включаются наличные поступления как от реализации, так и внереализационные поступления, в том числе и возвращенные неиспользованные подотчетные суммы и прочие поступления.
Согласно п. 1.2 Положения N 637 внереализационные поступления представляют собой "поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в том числе погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, бесплатно полученные средства, возмещение материальных убытков, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, прочие поступления".
Аналогичный вывод сделан и в отношении взносов в уставный капитал в Письме N 11-113/3889-10550, а также наличности, поступившей в кассу комиссионера от покупателей за реализованные товары, принадлежащие комитенту (см. Письмо N 11-113/731-1992 и разъяснение специалистов ГФСУ в подкатегории 109.16 "ЗІР").
Обращаем внимание на то, что при расчете лимита по среднедневным поступлениям не принимаются во внимание суммы наличности, поступившие из банка (см. приложение 8 к Положению N 637).
Второй метод основан на расчете показателя среднедневной выдачи наличности, который определяется как результат деления сумм, выплаченных из кассы на разные нужды, в том числе на командировку (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий, дивидендов), за любой трехмесячный период из последних двенадцати на количество рабочих дней предприятия в таком периоде.
Подтверждают это и специалисты НБУ в Письме N 11-113/818-2372.
В Письме N 11-113/3889-10550 говорится, что для расчета лимита кассы по этому показателю принимаются во внимание и суммы, выплаченные из кассы учредителю данного предприятия в размере его доли в уставном капитале. Сюда также относят денежные средства, выданные под отчет для приобретения любого имущества или оплаты работ и услуг; денежные средства, внесенные на текущий счет; выданные займы; израсходованные на другие нужды (см. подкатегорию 109.16 "ЗІР").
И .наконец при расчете лимита на основании показателя среднедневной выдачи наличности из кассы учитываются суммы наличности, выданные из кассы предприятия для сдачи ее в банк (Письмо N 11-113/818-2372).
Особенности установления лимита
отдельным субъектам хозяйствования
Лимит кассы в обособленных подразделениях
В п. 5.2 Положения N 637 указано, что для каждого предприятия и его обособленного подразделения составляется отдельный расчет лимита остатка наличности в кассе.
Неустановление лимита кассы автоматически делает его нулевым (п. 5.8 Положения N 637), а всю поступившую наличность, не сданную или не использованную в соответствии с требованиями Положения N 637, - сверхлимитной.
Величину лимита кассы для обособленного подразделения рассчитывают в общеустановленном порядке.
О том, как производить расчет "обособленных" лимитов кассы, разъясняется в Письме N 11-115/4341-12531. Действительно, лимиты устанавливаются отдельно по центральной кассе и отдельно по каждому обособленному подразделению. Для разных подразделений лимиты могут устанавливаться за три разных месяца подряд из последних двенадцати. Естественно, при установлении лимита в обособленном подразделении следует исходить из движения денежных средств именно в этом подразделении, а не в центральной кассе предприятия.
А из Письма N 11-115/4301-12445 следует, что если обособленное подразделение имеет несколько касс, то устанавливается один лимит на все кассы этого подразделения.
Все обособленные подразделения предприятия могут сдавать сверхлимитную выручку либо в кассу предприятия, либо в банк для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (п. 2.8 Положения N 637). Подтверждает такую возможность выбора и НБУ в Письме N 11-117/1518/5387.
Лимит кассы для сельхозпредприятий
Существуют также нюансы при определении лимита кассы для сельхозпредприятий. Пункт 5.5 Положения N 637 гласит:
"Предприятия, производящие и перерабатывающие сельскохозяйственную продукцию, <...> могут устанавливать (пересматривать) лимит кассы на период заготовки и переработки сельскохозяйственной продукции согласно фактическим показателям их кассовых оборотов (поступлений и выдачи наличности) за любые три месяца сезона производства (переработки) сельскохозяйственной продукции предыдущего года".
Таким образом, при расчете лимита кассы сельхозпредприятия могут брать любые три месяца сезона производства, а необязательно идущие подряд.
Что касается периода заготовки и переработки сельхозпродукции, то, учитывая отсутствие определения данного термина в нашем законодательстве, сельхозпредприятия могут установить длительность этих периодов самостоятельно.
Положение N 637 говорит о пересмотре лимита кассы буквально в одном пункте. В соответствии с п. 5.11 этого Положения лимит кассы может пересматриваться в связи с изменениями законодательства Украины или при наличии соответствующих факторов объективного характера (изменения в поступлениях/расходах наличности, внутреннего трудового распорядка/графиков сменности и т. п.).
Итак, формулировка п. 5.11 Положения N 637 свидетельствует о том, что установленный лимит кассы может быть пересмотрен, но не вменяет этот пересмотр в обязанность предприятиям. Так что пересмотр лимита кассы является правом, а не обязанностью предприятия.
Этот вывод подтверждают и специалисты НБУ. В частности, в Письмах N 11-113/1903-5427 и N 11-113/5438-22292 сообщалось, что требований относительно обязательного пересмотра установленного лимита в связи с сокращением объемов поступления наличности Положение N 637 не содержит.
Однако, если изменение режима работы предприятия повлекло изменения в поступлениях/расходах наличности, лимит кассы, на наш взгляд, целесообразно пересмотреть. Не секрет, что налоговики склонны требовать пересмотра установленного лимита, например, в связи с уменьшением поступлений в кассу. Но судебные органы уже отмечали: в случае уменьшения наличных поступлений/расходов лимит кассы пересматривается предприятием самостоятельно (Определение N К/9991/33605/11).
Более того, в рассматриваемом вопросе существует и прямая поддержка судебных органов. Так, Высший административный суд Украины согласился, что пересматривать лимит кассы - это право, а не обязанность предприятия. На основании этого суд вынес решение в пользу предприятия и отказал налоговикам в их требовании признать превышение предприятием лимита кассы (см. Определение N К/9991/53976/12). Однако справедливости ради отметим, что судьи не всегда поддерживают эту точку зрения (см., например, Определение N К/9991/89648/11).
Ответственность за нарушение лимита кассы
При наличии в кассе сверхлимитных денежных средств к предприятию применяют штраф в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (абзац 1 ст. 1 Указа N 436).
Выше мы уже подчеркивали, что если лимит кассы не установлен, то его сумма равна нулю, и, соответственно, любые остатки наличности в кассе будут считаться сверхлимитными. Подобным образом высказываются и налоговики в подкатегории 109.21 "ЗІР".
Но штрафа не будет, если на следующий день после оприходования денег в кассе сверхлимитную наличность сдадут в банк или выдадут на хознужды.
Кроме того, если проверяющие выявят неправильный расчет суммы лимита кассы (в частности, его завышение), то они выясняют, в течение какого времени (в днях) и какие сверхлимитные суммы не сдавались в установленные сроки в банк и по какой причине, а также определяют общую сумму сверхлимитных остатков (п. 7.23 Положения N 637). Так что здесь тоже наклевывается штраф.
Более того, за несоблюдение лимита кассы отдельную ответственность несут и должностные лица. К ним применяют штраф в размере от 8 до 15 нмдг (от 136 до 255 грн) за первое нарушение и от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 грн) - за второе в течение года (ст. 164-2 КУоАП). На применение таких админсанкций обращают внимание и представители МВД Украины в Письме N 12/6-1354.
И еще один "ответственный" момент. В некоторых бухгалтерских изданиях (не старых, а за 2015 год) высказывается позиция, что штраф за нарушение лимита кассы относится к административно-хозяйственным санкциям в понимании статей 238, 239 ХК Украины. В обоснование своей позиции специалисты ссылаются на п. 2 Письма N 1776/100/13-08, Письмо N 870-0-2-09-22, Письмо N 11-113/3036-8220.
Напомним, что в свое время с налоговиками велась упорная борьба за признание того факта, что санкции за нарушения наличных норм являются административно-хозяйственными и поэтому на них должны распространяться сроки давности, установленные в ст. 250 ХК Украины3. В соответствии с ней такие санкции могут применяться к субъектам хозяйствования только в течение шести месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через один год.
Однако с 01.01.2011 г. данный вопрос утратил былую актуальность (по крайней мере, в отношении "наличных" нарушений, допущенных субъектами в периоды начиная с названной даты). Дело в том, что Законом N 2756 с 01.01.2011 г. были внесены изменения, в том числе, и в ст. 250 ХК Украины - она была дополнена частью 2, которая сейчас имеет следующий вид:
"Действие настоящей статьи не распространяется на штрафные санкции, размер и порядок взыскания которых определены Налоговым кодексом Украины, Законом Украины "О банках и банковской деятельности" и другими законами, контроль за соблюдением которых возложен на органы доходов и сборов".
Кстати, ряд тогдашних президентских Указов, включая и Указ N 436, фактически приравниваются к законам (согласно "Переходным положениям" Конституции Украины), так что бороться за применение годового срока давности из ч. 1 ст. 250 ХК Украины на том основании, что он установлен не законом, а Указом Президента, по нашему мнению, стало уже некорректно (начиная с 01.01.2011 г.).
В общем, лимит кассы - дело все-таки штрафоопасное, но мы уверены, что наша статья поможет избежать штрафов.
_____________________________________
1Статья любезно предоставлена нам журналом "Бухгалтер" N 21 (833)/2016 (подписной индекс 74201)
2В некоторых случаях (в частности, для работников отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов) наличность на указанные нужды может храниться в их кассах в течение пяти рабочих дней.
3См., например, "Вестник налоговой службы Украины" N 49/2008 на с. 29, Письмо N 5419/6/29-7015/278.
Список использованных документов
КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях
ХК Украины - Хозяйственный кодекс Украины
Закон N 2756 - Закон Украины от 02.12.2010 г. N 2756-VI "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в связи с принятием Налогового кодекса Украины"
Указ N 436 - Указ Президента Украины от 12.06.1995 г. N 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности"
Положение N 637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. N 637
Инструкция N 5 - Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомста Украины от 13.01.2004 г. N 5
Письмо N 11-113/1569-4857 - Письмо НБУ от 13.05.2005 г. N 11-113/1569-4857 "Относительно срока сдачи в банк сумм невыплаченной помощи по временной нетрудоспособности"
Письмо N 11-113/1277-3888 - Письмо НБУ от 11.04.2006 г. N 11-113/1277-3888 "О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине"
Письмо N 11-113/1903-5427 - Письмо НБУ от 19.05.2006 г. N 11-113/1903-5427 "Относительно перерасчета установленного лимита остатка наличности в кассе"
Письмо N 11-213/4081-11692 - Письмо НБУ от 02.11.2006 г. N 11-213/4081-11692 "О порядке расчета лимита остатка наличности в кассе предприятия"
Письмо N 11-115/4301-12445 - Письмо НБУ от 22.11.2006 г. N 11-115/4301-12445 "О предоставлении разъяснений [относительно ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине]"
Письмо N 11-115/4341-12531 - Письмо НБУ от 23.11.2006 г. N 11-115/4341-12531 "Относительно расчета лимита остатка наличности для каждого обособленного подразделения"
Письмо N 11-113/731-1992 - Письмо НБУ от 26.02.2007 г. N 11-113/731-1992 "Относительно порядка расчета лимита остатка наличности в кассе предприятия"
Письмо N 11-113/3036-8220 - Письмо НБУ от 10.08.2007 г. N 11-113/3036-8220 "О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине"
Письмо N 11-113/3889-10550 - Письмо НБУ от 16.10.2007 г. N 11-113/3889-10550 "Относительно учета наличных взносов в уставный капитал при расчете лимита кассы предприятия"
Письмо N 11-113/818-2372 - Письмо НБУ от 29.02.2008 г. N 11-113/818-2372 "Относительно порядка расчета лимита остатка наличности в кассе предприятия"
Письмо N 12/6-1354 - Письмо МВД Украины от 19.06.2008 г. N 12/6-1354 "Относительно применения норм статьи 164-4 Кодекса Украины об административных правонарушениях"
Письмо N 1776/100/13-08 - Письмо Высшего административного суда Украины от 24.10.2008 г. N 1776/100/13-08 "О некоторых вопросах практики решения споров по делам при участии органов государственной налоговой службы (по материалам дел, рассмотренных в кассационном порядке Высшим административным судом Украины)"
Письмо N 11-113/5438-22292 - Письмо НБУ от 01.12.2009 г. N 11-113/5438-22292 "О предоставлении разъяснения [относительно целесообразности пересмотра лимита остатка наличности в кассе]"
Письмо N 870-0-2-09-22 - Письмо Минюста Украины от 02.12.2009 г. N 870-0-2-09-22 "Относительно применения штрафов за нарушение норм регулирования обращения наличности"
Письмо N 5419/6/29-7015/278 - Письмо ГНАУ от 18.03.2011 г. N 5419/6/29-7015/278 "Относительно особенностей ведения кассовых операций"
Письмо N 11-117/1518/5387 - Письмо НБУ от 30.04.2013 г. N 11-117/1518/5387 "Относительно ведения кассовых операций обособленными подразделениями предприятия"
Определение N К/9991/89648/11 - Постановление Высшего административного суда Украины от 24.04.2014 г. N К/9991/89648/11 "Об отмене решения о применении штрафных (финансовых) санкций" (http://reyestr.court.gov.ua/Review/38746899)
Определение N К/9991/53976/12 - Постановление Высшего административного суда Украины от 15.09.2014 г. N К/9991/53976/12 "Об отмене решения о применении штрафных (финансовых) санкций" (http://reyestr.court.gov.ua/Review/40747417)
Определение N К/9991/33605/11 - Постановление Высшего административного суда Украины от 10.11.2014 г. N К/9991/33605/11 "О признании недействительным решения о применении штрафных (финансовых) санкций" (http://reyestr.court.gov.ua/Review/41990513)
Алла Погребняк
"Консультант бухгалтера" N 13 (809) 04 липня 2016 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)