Якщо працівник змінив прізвище

Громадяни набувають прав і обов'язків та здійснюють їх під своїм ім'ям (ч. 1 ст. 28 ЦК України). Ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається з прізвища, власного імені та по батькові (далі - П.І.Б.), якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншості, до якої вона належить.

Коли громадяни можуть змінити своє ім'я

Вступ до шлюбу, розлучення, бажання позбутися неблагозвучного імені та багато інших причин, після яких люди змінюють прізвище, ім'я, по батькові, а то і все відразу.

Отже, через певні обставини фізична особа може змінити свої П.І.Б. і для цього їй необхідно подати відповідну заяву до органу державної реєстрації актів цивільного стану (далі - РАЦС) за місцем проживання.

Про факт державної реєстрації акта цивільного стану органами РАЦСу видається відповідне свідоцтво. Бланки свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану виготовляються за затвердженими Кабінетом Міністрів України зразками та їх описами (ч. 1 ст. 18 Закону N 2398),

Внесення змін до актового запису цивільного стану проводиться за заявою:

- особи, щодо якої складено актовий запис;

- одного з батьків, опікуна, піклувальника дитини;

- опікуна недієздатної особи;

- спадкоємців померлого;

- представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви. Після цього в паспорті зроблять відмітку про те, що він підлягає обміну протягом місяця.

Зміна імені не тягне за собою припинення або зміну цивільних, трудових прав і обов'язків фізичної особи, які були набуті нею під колишнім ім'ям.

Зміна П.І.Б. розпочинається з обміну паспорта. Ця процедура проводиться в місячний строк за місцем постійного проживання фізичної особи через центри надання адміністративних послуг.

За недотримання строків обміну паспорта фізична особа притягується до адміністративної відповідальність у вигляді попередження або штрафу від 1 до 3 НМДГ (від 17 до 51 грн) (ст. 199 КУпАП).

Крім паспорта і податкового номера, громадянам доведеться також змінювати закордонний паспорт (за його наявності), військовий квиток, водійське посвідчення і технічний паспорт на автомобіль, - кредитні картки, переоформити поточні та депозитні рахунки в банку тощо.

Зміни в ідентифікаційному номері облікової картки платника податку

Після того, коли громадянкою (громадянином) отримано новий паспорт із новим П.І.Б., настає час для походу до податкової інспекції.

Фізичні особи - платники податків зобов'язані подавати контролюючим органам відомості про зміну даних, які вносяться до Облікової картки або Повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви за формою N 5ДР (додаток 11) або за формою N 5ДРП (додаток 12) відповідно (п. 1 розд. IX Положення N 779).

Фізичні особи подають зазначені Заяви особисто або через законного представника чи уповноважену особу до контролюючого органу за місцем проживання, у разі зміни місця проживання - до контролюючого органу за новим місцем проживання, або за місцем отримання доходів, або за місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування.

Для заповнення Заяви використовуються дані документа, що посвідчує особу громадянина, та інших документів, які подаються у разі зміни таких даних.

Якщо змінювалося П.І.Б., у цьому випадку особа, крім паспорта громадянина України, пред'являє свідоцтво про шлюб (за наявності), свідоцтво про розірвання шлюбу (за наявності), свідоцтво про зміну імені (за наявності) (абзац 2 п. 1 розд. VIII Положення N 779).

Якщо зазначені документи видані не українською мовою, необхідно подати засвідчені в установленому законодавством порядку переклади цих документів українською мовою (після пред'явлення повертаються) та їх копії.

Внесення змін до Державного реєстру та окремого реєстру Державного реєстру здійснюється протягом 5 робочих днів від дня подання Заяви до контролюючого органу за місцем проживання фізичної особи. У разі звернення до контролюючого органу за місцем отримання доходів або за місцезнаходженням іншого об'єкта оподаткування строк внесення змін до Державного реєстру може бути продовжено до 10 робочих днів (п. 5 розд. IX Положення N 779).

Заява про зміну даних, які вносяться до Облікової картки, стосовно фізичної особи, яка не досягла 16 років або є неповнолітньою і ще не отримала паспорта, подається одним з батьків (усиновителем, опікуном, піклувальником) за наявності документа, що посвідчує його особу, та свідоцтва про народження дитини. Якщо зазначені документи видані не українською мовою, необхідно подати засвідчені в установленому законодавством порядку переклади цих документів українською мовою (після пред'явлення повертаються) та їх копії.

Заява про зміну даних, які вносяться до Облікової картки, стосовно фізичної особи, яка визнана недієздатною або обмежено дієздатною, подається особою, яка призначена опікуном (піклувальником), за наявності документа, що посвідчує особу, яка визнана недієздатною, та документа, який посвідчує особу опікуна (піклувальника), та рішення про встановлення опіки (піклування).

Якщо Заява за формою N 5ДРП містить дані про новий паспорт фізичної особи, то така Заява подається фізичною особою виключно особисто. Контролюючий орган після внесення змін до окремого реєстру Державного реєстру вносить до нового паспорта громадянина України (сьома, восьма або дев'ята сторінки) відмітку про наявність права здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта, - форму якої наведено в додатку 9 до Положення N 779, та реєструє Заяву за формою N 5ДРП у журналі за формою, наведеною в додатку 10 до цього Положення.

При внесенні змін до окремого реєстру Державного реєстру дата взяття на облік не змінюється.

Пунктом 14 підрозд. 10 розд. XX ПК України було передбачено, що до 1 січня 2016 року не застосовувалися штрафні санкції за неподання або порушення строку подання фізичними особами до контролюючих органів відомостей про зміну даних, які вносяться до Державного реєстру фізичних осіб - платників податків.

З 1 січня 2016 року за таке порушення накладатиметься штраф у розмірі 85 грн згідно з п. 119.1 ст. 119 гл. 11 розд. II ПК України.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 170 грн.

Кадрова частина роботи

У разі зміни П.І.Б. необхідно попросити співробітника принести вам оригінали документів, що підтверджують зміну П.І.Б. (наприклад, свідоцтво про шлюб або його розірвання, про зміну імені), а також паспорт з новими даними (коли його буде отримано) і зняти з них копії.

Відносно зміни П.І.Б. працівник зобов'язаний повідомити свого роботодавця. Процедура внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника, який змінив своє ім'я, як правило, починається із отримання від нього заяви. Хоча вимагати від працівника заяву про внесення змін в облікові та кадрові документи, а також видавати відповідний наказ не обов'язково.

Трудовим законодавством не встановлено обов'язку складати таку заяву. Але на той випадок, якщо ви вирішите, що зайві папери вам не зашкодять, ми наводимо зразок заяви на рис. 1.

Директору ТОВ "Парнас"
Лебедеву О. В.
від касира Поліщук Л. В.

Заява

У зв'язку зі вступом у шлюб і зміною прізвища прошу змінити в облікових та інших документах підприємства прізвище "Поліщук" на "Берегову".

До заяви додаю:

1) свідоцтво про шлюб (копія), серія 1-ТП N004616, видане Відділом актів реєстрації цивільного стану Полтавського міського управління юстиції 25.11.2015 р, (копія);

2) паспорт, серія МН N 876932, виданий Київським РВПМУ УМВС України в Полтавській області 23.12.2015р. (копія);

3) реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Рис. 1

Після отримання заяви бухгалтер чи працівник кадрової служби звіряє копії документів, що були додані до заяви, з оригіналами, завіряє їх належним чином і передає весь пакет документів, на розгляд керівникові підприємства. Керівник підприємства проставляє на заяві відповідну резолюцію.

Більшість роботодавців не вимагають від працівників заяв, обмежуючись лише отриманням копій документів, що підтверджують зміну П.І.Б. У такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дата їх подання/одержання, а також підписи працівника, що надав документи про зміну П.І.Б., та бухгалтера чи працівника кадрової служби, який прийняв їх.

Порядок видачі наказу

Серед обов'язкових відомостей і умов трудовий договір повинен містити дані про працівника і роботодавця, які уклали такий договір. На практиці багато суперечок викликає питання про необхідність внесення змін в трудовий договір і про оформлення цієї процедури в зв'язку із зміною прізвища працівника.

Більшість підприємств вважають за потрібне видавати наказ у разі зміни П.І.Б. Рекомендована назва такого наказу - "Наказ про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівника".

Використовувати поширену формулювання на кшталт "З такого-то числа вважати Поліщук Береговою у зв'язку з реєстрацією шлюбу...", на наш погляд, це некоректно. Можна подумати, що без наказу роботодавця Поліщук не буде вважатися Береговою? Береговою вона вважається на підставі свідоцтва про реєстрацію шлюбу, а не на підставі наказу свого роботодавця.

Неправильною є і інша поширена формулювання - "внести зміни у персональні дані працівника". Змінювати персональні дані працівника - це повноваження спеціальних державних органів, а не кадрової служби роботодавця. Кадрова служба лише вносить зміни в документи, що містять персональні дані, на підставі документів про зміну персональних даних працівників, виданих спеціальними державними органами.

На підставі такого наказу будуть вноситися зміни в трудову книжку працівника, особисту картку працівника, особовий рахунок працівника і інші кадрові та бухгалтерські документи, що містять персональні дані працівника. Такий наказ належить до розряду наказів по особовому складу. Типової форми такого наказу немає, а тому при його складанні слід керуватися загальними правилами оформлення документів, визначеними Наказом N 55. Зразок наказу наведемо на рис. 2.

ТОВ "Парнас"

НАКАЗ

Про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників

ЗМІНИТИ:

Прізвище Поліщук Людмила Василівна, касира бухгалтерії, на прізвище БЕРЕЖНА, в документах, що містять персональні дані працівників установи, у зв'язку зі зміною прізвища. Підстава: 1. Заява Поліщук Л. В. від 18.01.2016 р.

2. Свідоцтво про шлюб (копія), серія 1-ТП N 004616, видане Відділом актів реєстрації цивільного стану Полтавського міського управління юстиції 25.11.2015 р. (копія);

3. Паспорт, серія МН N 876932, виданий Київським РВ ПМУ УМВС України в Полтавській області 23.12.2015 р. (копія);

4. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Рис. 2

З наказом про внесення змін в документи, що містять персональні дані, знайомлять під розпис всіх зацікавлених осіб: самого працівника, а за необхідності відповідних працівників кадрової служби та бухгалтерії.

Датою внесення змін до облікових та інших документів підприємства, що містять персональні дані працівника, який змінив П.І.Б., вважатиметься дата видання наказу про внесення таких змін.

На підставі наказу проводиться внесення необхідних змін в документи, що містять персональні дані працівників, повноважними співробітниками роботодавця.

Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін до трудового договору, укладеного з працівником у письмовій формі, у разі зміни П.І.Б.

На практиці використовуються два варіанти:

- у тексті трудового договору закреслюються попередні дані працівника і вписуються нові з посиланням на документ, що послужив підставою для внесення таких змін. Проставляються дата внесення змін і підпису особи, які вносили зміни, і працівника;

- зміни у П.І.Б. і паспортних даних працівника оформляються окремим документом у вигляді додатку до трудового договору.

Вносимо зміни в трудову Книжку працівника

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів (п. 2.13 Інструкції N 58).

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє П.І.Б., дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів (рис. 3).

Рисунок 3 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Якщо трудова книжка працівника доповнена вкладишем, то дані працівника слід змінити не лише на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки, а й на титульному аркуші вкладиша.

Зміни, що вносяться в Книгу обліку руху
трудових книжок

Чинними-нормативними актами не визначено порядок внесення змін до Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

У випадку зміни П.І.Б. буде достатньо закреслити колишнє прізвище (ім'я, по батькові) працівника і вписати нове. Тут же або на полі Книги обліку руху трудових книжок навпроти змінених даних працівника (в разі відсутності вільного місця у графі зі зміненими даними), працівник, який вносив зміни, повинен проставити дату внесення змін, свій підпис та реквізити документа (наказу), що став підставою для внесення змін.

Зміни, що вносяться до Особової картки працівника

Зміни, пов'язані зі зміною працівником П.І.Б., вносяться до тексту Особової картки наступним чином: у п. 1 розд. І "Загальні відомості" особової картки працівника однією рискою закреслюються колишні дані працівника, і поряд (або вище) вписуються нові. Далі у полі Особової картки поряд з унесеними змінами або нижче в графі "Додаткові відомості" працівник, який вносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату внесення змін і свій підпис.

Деякі кадровики у разі, якщо працівник змінив П.І.Б., заповнюють на працівника нову Особову картку з уже зміненими особистими даними працівника, роблячи при цьому і в старій, і в новій Особовій картці запис про те, що Особову картку було замінено у зв'язку зі зміною П.І.Б. працівника.

У випадку зміни імені військовозобов'язаним працівником або працівником-призовником особа, відповідальна за ведення персонального обліку призовників та військовозобов'язаних в установі, зобов'язана:

- протягом 5 днів внести відповідні зміни до Особової картки такого працівника;

- до 5-го числа місяця, наступного за місяцем унесення змін, повідомити військовий комісаріат донесенням за формою додатка 1 до Інструкції N 660, про зміни, що відбулися в облікових даних працівника.

Зміна імені працівника у формі N 1ДФ

У Податковому розрахунку за формою N 1ДФ не вказується П.І.Б. працівника, а відображається лише його податковий номер, який при зміні імені не змінюється.

Тому роботодавець, подаючи Податковий розрахунок за формою N 1ДФ, не повідомляє фіскальний орган про зміну працівником імені. Адже це вже зробив сам працівник, коли вносив зміни до облікової картки платника податків.

Обмін страхового свідоцтва, якщо застрахована особа змінила прізвище

Страхове свідоцтво є єдиним для всіх видів загальнообов'язкового державного соціального страхування документом суворої звітності, що підтверджує право застрахованої особи на одержання послуг та матеріального забезпечення за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням (п. 2 Порядку N 1306).

Якщо відомості, що включаються до страхового свідоцтва, з часом зазнали змін, застрахована особа у місячний термін з дня настання змін зобов'язана через страхувальника подати органу Пенсійного фонду заяву про обмін страхового свідоцтва разом з копіями підтверджуючих документів п. 14 Порядку N 1306).

Зміна імені працівника у звіті з ЄСВ

Пенсійний фонд України бере дані про фізичну особу з останнього поданого Звіту за формою N Д4. Тому в разі зміни імені працівником в таблиці 6 форми N Д4 за місяць, у якому було видано наказ' про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників, просто вказується нове П.І.Б. працівника.

Список використаних документів

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення

ПК України - Податковий кодекс України

ЦК України - Цивільний кодекс України

Закон N 2398 - Закон України від 01.07.2010 N 2398-VI "Про державну реєстрацію актів цивільного стану"

Інструкція N 58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, Мінюсту України, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. N 58

Інструкція N 660 - Інструкція з організації ведення військового обліку військовозобов'язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затверджена наказом Міністерства оборони України від 15.12.2010 р. N 660

Наказ N 55 - Наказ (Державний стандарт) Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. N 55 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003"

Положення N 779 - Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, затверджене наказом Міндоходів України від 10.12.2013 р. N 779

Порядок N 1306 - Порядок видачі свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений Постановою КМУ від 22.08.2000 р. N 1306

"Консультант бухгалтера" N 3 (799) 8 лютого 2016 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)