МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я УКРАЇНИ

НАКАЗ
29.07.2013 N 661

Про затвердження Порядку інформаційно-організаційного
та документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони
здоров'я України

(Із змінами, внесеними згідно з Наказом
Міністерства охорони здоров'я
N 143 від 25.02.2014)

Відповідно до Положення про Міністерство охорони здоров'я України, затвердженого Указом Президента України від 13 квітня 2011 року N 467, у зв'язку з впорядкуванням системи документообігу і з метою оптимізації процедури підготовки та проведення нарад у Міністерстві охорони здоров'я України НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок інформаційно-організаційного та документального забезпечення підготовки та проведення нарад у Міністерстві охорони здоров'я України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра охорони здоров'я України, при підготовці та проведенні нарад забезпечити дотримання норм цього Порядку.

(Пункт 3 фактично втратив чинність у зв'язку з втратою чинності Наказу Міністерства охорони здоров'я N 884 від 29.12.2007, до якого вносились зміни)

3. Розділ 5 Регламенту роботи апарату МОЗ України, затвердженого наказом МОЗ України від 29 грудня 2007 року N 884, виключити.

У зв'язку з цим розділи 6-9 вважати відповідно розділами 5-8.

4. Визнати такими, що втратили чинність:

наказ МОЗ України від 7 лютого 2011 року N 70 "Про внесення змін до Регламенту роботи апарату МОЗ України";

наказ МОЗ України від 15 серпня 2011 року N 511 "Про внесення змін до Регламенту роботи апарату МОЗ України".

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Р. Богачева.

Міністр Р. Богатирьова

Затверджено
Наказ Міністерства охорони
здоров'я України
29.07.2013 N 661

Порядок
інформаційно-організаційного та документального
забезпечення підготовки та проведення
нарад у Міністерстві охорони
здоров'я України

Розділ І. Загальні положення

1. Для погодженого, виваженого вирішення питань з найважливіших напрямів діяльності у сфері охорони здоров'я та організації роботи апарату у МОЗ України проводяться:

апаратні наради;

наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я;

оперативні наради;

селекторні наради;

міжвідомчі наради.

2. Наради можуть бути:

за періодичністю проведення - планові та позапланові (позачергові);

за місцем проведення - виїзні та стаціонарні;

за способом проведення - відкриті та закриті;

за складом учасників - прості, розширені та спільні.

3. Наради проводяться під головування Міністра охорони здоров'я України (далі - Міністр), першого заступника або заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату (далі - заступники Міністра) за участі керівників структурних підрозділів МОЗ України, центральних органів виконавчої влади, діяльність яких спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра охорони здоров'я України (далі - Служби), підпорядкованих МОЗ України підприємств, закладів, установ та організацій (далі - юридичні особи сфери управління МОЗ України), центральних органів виконавчої влади.

4. Матеріали до наради (доповідні записки, проект порядку денного, довідки, аналітичні матеріали, проекти рішень і наказів, список запрошених осіб тощо) готуються структурними підрозділами МОЗ України, Службами (у разі необхідності - з перевіркою на місцях) і попередньо погоджуються з Міністром або іншою посадовою особою, яка її проводитиме.

5. Терміни надання пропозицій до порядку денного нарад і строки підготовки матеріалів до них визначаються цим Порядком.

6. Додаткові (позачергові) питання включаються до порядку денного наради за рішенням Міністра або іншої посадової особи, яка її проводить.

7. Особи, що беруть участь у нараді, обов'язково реєструються. Хід засідання протоколюється.

8. На нарадах питання розглядаються по суті з обов'язковим прийняттям рішень по кожному пункту порядку денного, в яких визначаються відповідні заходи, відповідальні особи та строки виконання. Прийняті за результатами наради рішення включаються до протоколу (протокольні доручення) або оформлюються окремим документом - "Рішення наради".

Розділ II. Апаратні наради

9. Апаратні наради проводяться щотижня у п'ятницю о 09.00 у великій залі засідань (конференц-залі), розташованій на 2-му поверсі адміністративної будівлі апарату МОЗ України за адресою: м. Київ, вул. Грушевського, 7, якщо інше не передбачено дорученням Міністра чи заступників Міністра.

10. Організація проведення апаратних нарад покладається на Департамент інформаційно-організаційного та документального забезпечення (далі - Департамент), а підготовка матеріалів - на структурний підрозділ, визначений відповідальним за підготовку питань.

11. До апаратної наради готуються:

проект порядку денного;

короткі аналітичні довідки з кожного питання порядку денного з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій та довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питань порядку денного;

проект рішення апаратної наради або пропозиції до протокольних доручень;

список учасників;

список осіб, які запрошені до обговорення питань порядку денного апаратної наради, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, займаної посади;

пропозиції до вступного та заключного слова головуючого (за потреби).

12. Проект порядку денного апаратної наради формується Департаментом на підставі пропозицій заступників Міністра, керівників структурних підрозділів, Служб, Плану основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України на поточний рік і включає визначення загальної теми, назви і регламенту основної доповіді та виступів, прізвище, ім'я та по батькові доповідача та виступаючих. При цьому у назвах доповіді і виступів мають бути відображені: проблеми, недоліки, шляхи їх усунення тощо. Проект порядку денного повинен містити актуальні поточні питання, які виносяться на нараду, включаючи і позапланові (додаток 1).

13. Список учасників та запрошених формується Департаментом. Постійними учасниками апаратних нарад є керівники та представники структурних підрозділів МОЗ України, Служб та окремих юридичних осіб сфери управління МОЗ України. До участі в апаратних нарадах на підставі пропозицій заступників Міністра, керівників структурних підрозділів, Служб можуть запрошуватися представники центральних та місцевих органів влади, місцевого самоврядування, міжнародних організацій, інститутів громадянського суспільства, юридичних осіб сфери управління МОЗ України, які безпосередньо задіяні у виконанні або співвиконанні питань порядку денного апаратної наради тощо (додаток 2).

Особи, запрошені на нараду для розгляду окремих питань, беруть участь лише у розгляді тих питань, на які вони запрошені, або можуть брати участь у розгляді інших питань порядку денного з дозволу головуючого.

У разі неможливості взяти участь у нараді особисто керівники:

Служб завчасно повідомляють про це заступника Міністра - керівника апарату, зазначивши причину своєї відсутності та пропозиції щодо делегування повноважного представника;

структурних підрозділів МОЗ України та юридичних осіб сфери управління МОЗ України завчасно повідомляють про це Департамент, зазначивши причину своєї відсутності та пропозиції щодо делегування повноважного представника.

Учасники та запрошені на апаратну нараду реєструються особисто. Процедуру реєстрації забезпечує Департамент.

14. Проект порядку денного апаратної наради затверджується Міністром або заступником Міністра - керівником апарату. Затверджений порядок денний, зареєстрований Департаментом у встановленому порядку, та список учасників і запрошених передаються Міністру, заступникам Міністра та учасникам наради не пізніше 16.00 год. щосереди.

15. Короткі аналітичні довідки з кожного питання порядку денного з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій та довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питань порядку денного, проект рішення апаратної наради або пропозиції до протокольних рішень та пропозиції до вступного та заключного слова формуються структурним підрозділом, Службою, керівник або представник якого визначений доповідачем чи виступаючим на апаратній нараді (далі - відповідальний виконавець). Аналітичні довідки, довідкові матеріали, проект рішення або пропозиції до протокольних рішень, підписані керівником підрозділу щочетверга до 14.00 год., подаються відповідальним виконавцем до Департаменту для формування зведеного пакета матеріалів до апаратної наради для Міністра та заступників Міністра.

Аналітична довідка має містити повне, достовірне і об'єктивне висвітлення суті питання, проблем та недоліків. Пропозиції щодо вирішення проблем повинні

бути стислими, конкретними, зрозумілими, з обов'язковим визначенням відповідальних виконавців і строків виконання.

Якщо з того чи іншого питання раніше приймалися управлінські рішення, то довідка має відображати результати їх виконання, а за потреби - обґрунтовані пропозиції щодо їх доповнення чи зміни на поточний момент.

Співвиконавці забезпечують подання необхідної інформації відповідальному виконавцю та беруть участь у розробленні матеріалів до розгляду питання.

Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку матеріалів до апаратної наради покладається на керівника структурного підрозділу МОЗ України, Служби, визначеного відповідальним за розгляд питання.

16. Проект рішення апаратної наради підписується керівником підрозділу МОЗ України, визначеного відповідальним, і погоджується із заступником Міністра відповідно до розподілу обов'язків, з керівниками самостійних структурних підрозділів МОЗ України, Служби.

У разі виникнення розбіжностей щодо проекту рішення наради керівники зацікавлених структурних підрозділів МОЗ України, координованих ЦОВВ, візують його "із зауваженнями", а свої пропозиції викладають в окремій довідці, що додається до проекту.

Рішення, прийняті на апаратній нараді, оформлюються відповідальним виконавцем не пізніше ніж у п'ятиденний строк окремим документом. Протокол апаратної наради оформляється Департаментом у дводенний строк. Рішення і протокол апаратної наради підписуються головуючим і доводяться до відома учасників апаратної наради у паперовому та електронному форматі.

17. Департамент забезпечує збір, узагальнення та тиражування матеріалів з усіх питань порядку денного апаратної наради і до 18.00 год. кожного четверга передає їх Міністру, заступникам Міністра.

18. Головуючому на апаратній нараді подаються:

порядок денний апаратної наради з визначенням доповідача та виступаючих з кожного питання;

аналітичні довідки (інформаційні матеріали) з питань порядку денного апаратної наради з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій та довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці, тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного;

проект рішення апаратної наради;

список зареєстрованих учасників апаратної наради;

список запрошених осіб із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад.

19. Департаментом перед початком наради в установленому порядку проводиться реєстрація осіб, які доповідають, а також осіб, які запрошені на нараду. У разі відсутності когось із них, вносяться зміни до списків, а також до порядку денного.

20. Департамент забезпечує ведення протоколу наради, у якому фіксується хід обговорення винесених на розгляд питань, та доручення керівництва Міністерства.

21. Протокол апаратної наради та матеріали зберігаються протягом двох років у Департаменті, після чого передаються до архіву МОЗ України відповідно до вимог Інструкції з діловодства МОЗ України, затвердженої наказом МОЗ України від 03.03.2012 N 152. Їх копії можуть бути видані на письмовий запит у встановленому порядку.

Розділ III. Наради з окремих питань
діяльності у сфері охорони здоров'я

22. Наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я проводяться у дні, визначені Міністром або заступником Міністра.

23. Організація проведення наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я покладається на структурний підрозділ, визначений відповідальним за підготовку питань.

24. До наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров' я готуються:

проект порядку денного;

короткі аналітичні довідки з кожного питання порядку денного з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій та довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), які безпосередньо стосуються питань порядку денного;

проект рішення наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я або пропозиції до протокольних рішень;

список осіб, які запрошені для участі в обговоренні питань порядку денного наради з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я, із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад;

пропозиції до вступного та заключного слова;

тези основної доповіді та виступів, які забезпечуються мультимедійною презентацією.

25. Підготовка усіх матеріалів здійснюється відповідно до пунктів 13-17 цього положення з урахуванням того, що усі питання збору, узагальнення інформації, формування порядку денного, списків учасників, проектів рішень, реєстрацію учасників, ведення протоколу тощо здійснює структурний підрозділ, визначений відповідальним за підготовку питань.

Розділ IV. Оперативні наради

26. З метою розгляду та оперативного вирішення окремих питань, що належать до повноважень МОЗ України, Міністр або заступник Міністра проводять оперативні наради.

Порядок денний та матеріали до нього подаються учасникам оперативної наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань - у день її проведення.

Рішення, прийняті на оперативній нараді, оформлюються у дводенний строк протоколом.

Протокол наради підписує головуючий.

Організація проведення оперативної наради покладається на структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Розділ V. Селекторні наради

27. З метою оперативного вирішення окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я, що належать як до повноважень МОЗ України, так і до повноважень місцевих органів виконавчої влади, Міністр або заступник Міністра проводять селекторні наради.

Селекторні наради можуть проводитися на базі студій міжміського телефонного зв'язку (конференц-зв'язку) "Укртелекому", селекторної студії Кабінету Міністрів України або з використанням системи захищеної багатоканальної системи зв'язку.

28. Підготовка усіх матеріалів здійснюється відповідно до пункту 25 цього Положення.

Розділ VI. Міжвідомчі наради

29. Для вирішення питань міжвідомчого характеру у Міністерстві можуть проводитися міжвідомчі наради із залученням представників інших органів виконавчої влади.

Порядок денний та матеріали до нього надсилаються учасникам міжвідомчої наради за два дні до початку її проведення.

Організація міжвідомчих нарад покладається на заступника Міністра та структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Контроль за виконанням доручень, наданих на нарадах, здійснює відповідний структурний підрозділ.

30. Підготовка усіх матеріалів здійснюється відповідно до пункту 25 цього Положення.

Заключні положення

31. Організація і проведення нарад з окремих питань діяльності у сфері охорони здоров'я, оперативних, селекторних та міжвідомчих нарад покладається на заступника Міністра та структурний підрозділ, до компетенції якого належать питання, що розглядатимуться.

Підготовка матеріалів до виїзних, спільних (міжвідомчих) та селекторних нарад здійснюється відповідно до цих вимог.

32. Підготовка матеріалів до проведення нарад відповідно до Плану основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України на поточний рік покладається на структурні підрозділи, визначені відповідальними за підготовку матеріалів.

33. У разі проведення наради з окремими структурними підрозділами МОЗ України відповідальність за підготовку та подання матеріалів покладається на керівника відповідного структурного підрозділу.

Підготовка усіх матеріалів здійснюється відповідно до пункту 25 цього Положення.

34. Особи, які виступають з доповідями, зобов'язані подати тексти виступів до Департаменту або структурного підрозділу, визначеного відповідно до Плану основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України на поточний рік або іншого доручення керівництва Міністерства відповідальним за підготовку матеріалів з метою долучення їх до матеріалів наради.

35. За результатами наради відповідальний виконавець готує протокол (додаток 4), який подається на підпис головуючому на нараді не пізніше двох робочих днів, враховуючи день проведення наради. Структурний підрозділ, що визначений згідно з Планом основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України на поточний рік або іншим дорученням керівництва Міністерства відповідальним за підготовку матеріалів, готує та подає на підпис головуючому на нараді рішення наради (додаток 5). Строк доопрацювання рішення наради та подання його на підпис не повинен перевищувати п'яти днів, включаючи день проведення наради. Затверджене рішення наради реєструється у встановленому порядку відділом документозабезпечення та контролю Департаменту (далі - відділ документозабезпечення та контролю).

36. Після реєстрації структурний підрозділ, відповідальний за підготовку матеріалів до наради, тиражує необхідну кількість примірників і забезпечує розсилання рішення наради. Один примірник рішення наради в обов'язковому порядку передається до відділу документозабезпечення та контролю для організації контролю за виконанням рішення.

37. Підготовка матеріалів, оформлення рішень нарад, які проходитимуть під головуванням заступників Міністра, покладається на структурні підрозділи МОЗ України, що виступають ініціаторами їх проведення.

38. Розсилання підписаних рішень нарад, які проходитимуть під головуванням заступників Міністра, здійснюється в порядку, визначеному цим Порядком.

39. Контроль за виконанням заходів, передбачених рішеннями нарад, які проходитимуть під головуванням заступників Міністра, покладається на структурні підрозділи, які здійснювали їх підготовку.

40. Матеріали до наради з питань, визначених Планом основних організаційних заходів Міністерства охорони здоров'я України на поточний рік, тиражуються структурним підрозділом, відповідальним за підготовку матеріалів не пізніше 12.00 дня, що передує проведенню наради, і передаються Міністру та заступникам Міністра.

Директор Департаменту інформаційно-організаційного
та документального забезпечення Ю. Сіденко

Додаток 1
до Порядку інформаційно-організаційного та
документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони
здоров'я України

Порядок денний апаратної наради

1. Перше питання порядку денного (текст питання).

Виступ: ПІБ (до 5 хв.).

Співдоповідь: ПІБ(до 3 хв.).

Обговорення.

2. Друге питання порядку денного (текст питання).

Виступ: ПІБ (до 5 хв.).

Співдоповідь ПІБ (до 3 хв.).

Обговорення.

3. Різне.

Прийняття рішення.

Закриття наради.

Підпис керівника структурного підрозділу МОЗ України

__________

Примітка.

Інформація з питань, внесених до порядку денного апаратної наради, подається в динаміці.

Додаток 2
до Порядку інформаційно-організаційного та
документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони здоров'я України

Список учасників апаратної наради МОЗ України

"____" _______________ 2013 року

Підпис керівника структурного підрозділу МОЗ України

Додаток 3
до Порядку інформаційно-організаційного та
документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони
здоров'я України

Міністерство охорони здоров'я України

Протокол апаратної наради

Присутні: ПІБ, посада, керівники структурних підрозділів МОЗ України (списокучасників додається).

Головує: ПІБ, посада.

Вступне слово: ПІБ, посада.

Порядок денний:

1. Назва питання порядку денного.

Виступили: (Прізвище, ім'я та по батькові).

1.1. Завдання до питання першого порядку денного має містити: кому доручено, що саме доручено, строк виконання.

Підпис головуючого на нараді

Додаток 4
до Порядку інформаційно-організаційного та
документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони
здоров'я України

Проект

Міністерство охорони здоров'я України

Рішення (апаратної наради)

Зазначається назва питання

Зазначається коротка інформація до питання.

1. У постановляючій частині чітко формулюються завдання, які мають містити: кому доручено, що саме доручено, строк виконання, і на кого поставлено контроль за ходом виконання рішення.

Підпис головуючого на нараді

Додаток 5
до Порядку інформаційно-організаційного та
документального забезпечення підготовки та
проведення нарад у Міністерстві охорони здоров'я України

Перелік
структурних підрозділів Міністерства
охорони здоров'я України