Як обліковувати питну воду і каву для співробітників

Для створення працівникам комфортних умов на роботі багато керівників підприємств і організацій проводять обладнання кімнат прийому їжі, забезпечують працівників питною водою, чаєм, кавою, цукром, або встановлюють в офісі автомати для їх приготування, а також різні пристрої для підігріву чи охолодження води.

Тому нерідко постає питання: як оформити в бухгалтерському обліку придбання води, чаю, кондитерських виробів, призначених для споживання в офісі працівниками та відвідувачами офісу, різноманітних пристроїв, які сприяють більш комфортній роботі підлеглих.

Це актуально і особливо з урахуванням змін, які відбулись протягом 2015 року у податково-прибутковому обліку та обліку ПДВ.

Відповідно до ст. 4 Закону N 4004 громадяни мають право на безпечні для здоров'я і життя питну воду та умови праці.

Отже, на законодавчому рівні роботодавець має забезпечити працівників питною водою, потрібною для підтримання фізіологічних потреб під час трудової діяльності.

Крім того, роботодавець зобов'язаний забезпечити водою певні категорії працівників (ст. 167 КЗпП України), а саме працівників гарячих цехів газованою солоною питною водою. Перелік цехів і виробничих ділянок, де організовується постачання газованої солоної води, визначається органами санітарного та епідемічного контролю за погодженням з власником або уповноваженим ним органом.

Питна вода, призначена для споживання людиною, повинна відповідати санітарним нормам та гігієнічним вимогам згідно з Наказом N 400 (СанПІН).

Податок на прибуток

З 2015 року базу для нарахування (розрахунку) податку на прибуток платники податків визначають заданими бухгалтерського обліку. Тобто так званих господарських та негосподарських витрат вже немає для цілей оподаткування прибутку.

А оновлений розд. III "Податок на прибуток" ПК України стосовно витрат на купівлю для працівників води, кави, чаю чи цукру не передбачає подальшого коригування фінансового результату до оподаткування.

Тому, для, обліку таких витрат застосовуємо лише бухоблікові правила без жодних податкових коригувань. Таку позицію займає і ДФСУ (Лист N 11999/6/99-99-19-01-01-15).

Але винятком може бути, наприклад, придбання основних засобів, які не будуть використовуватися у господарській діяльності (кавомашини або інші пристрої).

У цьому випадку "високодохідні" платники податку на прибуток (річний обсяг доходу більше 20 млн грн) амортизацію по таким основним засобам не будуть враховувати для зменшення об'єкту оподаткування. Також і "малодохідні" платники податку, які за власним бажанням коригують фінансовий результат на податкові різниці, вимушені будуть збільшити фінансовий результат до оподаткування на суму амортизації по невиробничим основним засобам для працівників яких підрозділів придбавались зазначені продукти харчування, а бо у решті випадків на субрахунок 949 "Інші витрати операційної діяльності".

Якщо мова йде про забезпечення водою працівників, яке пов'язане з охороною праці, а саме забезпечення газованою солоною водою працівників гарячих цехів і виробничих дільниць (ст. 167 КзпП України, ст. 7 Закону про охорону праці), то витрати на її купівлю списуватимуться безпосередньо на рахунок 91 "Загальновиробничі витрати".

Крім того, підприємства купують не тільки воду, але і пристрої для її зберігання, розливу або приготування чаю і кави. Це можуть бути кулери, кавомашини або автомати, помпи і таке інше.

Зазвичай в бухгалтерському обліку придбання таких пристроїв відображається залежно від їх вартості і терміну використання у складі основних засобів (рахунок 10), малоцінних необоротних матеріальних активів (субрахунок 112), малоцінних та швидкозношуваних предметів (рахунок 22).

Нагадаємо, що вартісний критерій основних засобів у податковому обліку з 01.09.2015 р. встановлено у розмірі 6000 грн (без урахування ПДВ). Але, матеріальні активи віднесені для цілей податкового обліку до основних засобів згідно з вартісними обмеженнями, які діяли до 01.09.2015 p., а саме 2500 грн, не потребують виключення зі складу основних засобів.

Такі засоби залишаються у складі основних засобів при здійсненні податкового обліку до повної їх амортизації до залишкової вартості на рівні ліквідаційної (Лист N 23971/6/99-99-19-02-02-15).

Нагадаємо, що у бухгалтерському та у податковому обліку доцільно встановлювати однаковий вартісний критерій для основних засобів.

Використання кавомашин або автоматів важко пов'язати з господарською діяльністю, тому їх доцільно обліковувати як невиробничі основні засоби, тобто на субрахунку 109 "Інші основні засоби". При цьому, у бухгалтерському обліку невиробничі основні засоби підлягають амортизації, а саме з місяця, наступного за введенням в експлуатацію (п. 29 П(С)БО 7).

Але тепер звернімо увагу на норму пп. 138.3.2 п. 138.2 ст. 138 розд. III ПК України, згідно з якою не підлягають амортизації та проводяться за рахунок відповідних джерел фінансування витрати на придбання, самостійне виготовлення, ремонт, реконструкцію та інші поліпшення невиробничих основних засобів.

У цьому ж підпункті наведено визначення невиробничих основних засобів - це основні засоби, які не беруть участі в господарській діяльності підприємства.

Отже пп. 138.3.2 п. 138.2 ст. 138 розд. III ПК України забороняє нараховувати амортизацію за невиробничими основними засобами, що трактується як обов'язок "високодохідних" платників податку на прибуток або "малодохідних" платників податку, які за власним бажанням розраховують податкові різниці, коригувати фінансовий результат на нараховану амортизацію за невиробничим основними засобами.

Деякі підприємства орендують пристрої та засоби для розливу питної води. Законодавство України не має ніяких обмежень, що стосуються оренди таких пристосувань. В бухгалтерському обліку орендовані пристрої та засоби для розливу питної води варто обліковувати на забалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи".

А ось бутлі, в яких поставляється питна вода, як правило, надаються на поворотній основі. При цьому при первісному замовленні води підприємство окремо сплачує їх заставну вартість. В таких випадках облік такої тари ведеться на забалансовому субрахунку 023 "Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні", а суму коштів, сплачених як заставу - на забалансовому рахунку 05 "Гарантії та забезпечення надані".

Звернемо увагу, що в таких випадках при першому отриманні питної води у товарній накладній окремим рядком буде вказано "вода питна" та окремим рядком тара (наприклад, "бутель 18,9 л"), а вже при повторному отриманні - тільки "вода питна".

ПДВ

Господарське чи негосподарське направлення витрат, на відміну від податково-прибуткового обліку, у ПДВ-обліку не втратило актуальності. До 01.07.2015 р. вхідний ПДВ за товарами (послугами), придбаними у зв'язку з використанням в негосподарській діяльності, до податкового кредиту не включався (п. 198.3 ст. 198 розд. V ПК України). А як відомо довести зв'язок витрат на придбання працівникам бутильованої або фасовоної води, кави, чаю та цукру з господарською діяльністю вкрай важко. Навіть представники Феміди в таких випадках ставали на бік фіскалів. Тому на податковий кредит із ПДВ розраховувати не доводилось.

З 01.07.2015 р. операції з придбання у платника ПДВ товарів (послуг), які планується використовувати в негосподарській діяльності, відображаються таким чином: спочатку за першою подією увесь вхідний ПДВ включається до податкового кредиту (у будь-якому разі), а потім, коли стане відомим напрям використання придбаних товарів (послуг), нараховуються податкові зобов'язання виходячи з вартості придбаних товарів (послуг) (п. 189.1 ст. 189 розд. V ПК України) та не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду з типом причини "13-Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не в господарській діяльності" складається і реєструється в ЄРПН в установлені терміни зведена податкова накладна (п. 198.3 - 198.5 ст. 198 розд. V ПК України). Таким чином нейтралізується раніше отриманий "негосподарський" податковий кредит.

Але, якщо товари (послуги), необоротні активи придбані без ПДВ (придбані у неплатників-ПДВ, звільнені від оподаткування тощо), то у разі їх призначення для використання та/або початку використання в операціях, що не є об'єктом оподаткування, звільнених від оподаткування, що здійснюються платником податку в межах балансу, та в операціях, що не є господарською діяльністю, нарахування податкових зобов'язань не здійснюється незалежно від дати їх придбання (Лист N 29163/7/99-99-19-03-02-17).

ПДФО та військовий збір

Згідно з підпунктом "а" пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 розд. ІV ПК України до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, одержаний як додаткове благо, зокрема у вигляді харчування, безоплатно одержаного платником податку, крім випадків, визначених ПК України для оподаткування прибутку підприємств.

Проте оподаткування доходів фізичних осіб, у тому числі одержаних у вигляді додаткового блага, виходячи з положень ПК України розглядається лише в разі їхнього одержання безпосередньо конкретним платником податку.

Вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу, а тому не можуть розглядатися як об'єкт обкладення ПДФО.

Такий висновок містить консультація в Інформаційно-довідковому ресурсі "ЗІР" (категорія 103.02).

Оскільки об'єктом оподаткування військовим збором з 2015 року є всі доходи, визначені ст. 163 розд. IV ПК України (як і ПДФО), то придбання води за рахунок роботодавця не оподатковується й військовим збором.

Єдиний внесок на загальнообов'язкове
державне соціальне страхування (ЄСВ)

Спожиті питна вода, кава та інші продукти не можуть бути ідентифіковані відносно кожного працівника, а тому їх неможливо розподілити між ними та відвідувачами офісу, цеху (клієнтами, перевіряючими тощо).

Бажано у колективному договорі зазначити, що забезпечення водою проводитися з метою дотримання безпечних і нешкідливих для здоров'я умов праці, та її вартість не входить до складу фонду оплати праці. Якщо колективного договору на підприємстві немає, це ж можна зазначити в Положенні про оплату праці на підприємстві.

Приклад. Підприємство уклало договір про постачання води, кави та цукру. При першому отримані води підприємство сплатило вартість води, кави та цукру - 480 грн (у т.ч. ПДВ - 80 грн), заставну вартість бутлів - 360 грн (у т.ч. ПДВ

- 60 грн), та уклало договір на придбання кавомашини вартістю 7200 грн (у т.ч. ПДВ - 1200, 00 грн). Термін експлуатації кавомашити - 2,5 роки (30 місяців). Метод амортизації - прямолінійний.

На підприємстві відсутня довідка СЕС про невідповідність якості проточної питної води нормам СанПІН, у колективному договорі прописані умови щодо забезпечення водою адміністративного персоналу. Підприємство є платником податку на прибуток, але не коригує фінансовий результат до оподаткування на податкові різниці.

Порядок відображення придбання питної води, кави, цурку та кавомашини та їх використання наведемо у таблиці.

Список використаних документів

КЗпП України - Кодекс законів про працю України

ПК України - Податковий кодекс України

Закону N 4004 - Закон України від 24.02.1994 р. N 4004-ХІІ "Про забезпечення санітарного та епідемічного благополуччя населення"

Закону про бухоблік - Закон України від 16.07.99 р. N 996-ХІV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"

Закону про охорону праці - Закон України від 14.10.1992 р. N 2694-ХІІ "Про охорону праці" в редакції від 21.11.2002 p. N 229-IV

Наказ N 400 - Наказ Міністерства охорони здоров'я України від 12.05.2010 р. N 400 "Про затвердження Державних санітарних норм та правил "Гігієнічні вимоги до води питної, призначеної для споживання людиною"

П(С)БО 7 - Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 7 "Основні засоби", затверджена наказом Мінфіна України від 27.04.2000 р. N 92

Лист N 11999/6/99-99-19-01-01-15 - Лист ДФСУ від 09.06.2015 р. N 11999/6/99-99-19-01-01-15 "Щодо роз'яснення проблемних питань, що виникають у процесі практичного застосування податкового законодавства"

Лист N 29163/7/99-99-19-03-02-17 -Лист ДФСУ від 07.08.2015 N 29163/7/99-99-19-03-02-17 "Щодо порядку складання та реєстрації податкових накладних"

Лист N 23971/6/99-99-19-02-02-15 - Лист ДФСУ від 10.11.2015 р. N 23971/6/99-99-19-02-02-15 "Щодо визначення граничної вартості малоцінних необоротних матеріальних активів"

"Консультант бухгалтера" N 23 (795) 7 грудня 2015 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)