ДЕРЖАВНА ФІНАНСОВА ІНСПЕКЦІЯ УКРАЇНИ
ЛИСТ
17.11.2015 N 21-14/326
Щодо роз'яснення з формування звіту (ф. N 1-ДВА)
Відповідно до п. 16 Порядку N 1001[1] та Інструкції про складання та подання форми звітності N 1-ДВА (піврічна)[2] підрозділи внутрішнього аудиту міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, обласних та Київської міської державних адміністрацій мають подавати в термін до 20 січня та 20 липня до Держфінінспекції щопіврічну звітність про результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту.
____________
[1] Порядок утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади..., затверджений постановою Уряду від 28.09.2011 N 1001.
[2] Інструкція про складання та подання форми звітності N 1-ДВА..., затверджена наказом Мінфіну від 27.03.2014 N 347.
Зокрема, така звітність передбачає надання підрозділами внутрішнього аудиту інформації щодо стану організації та функціонування внутрішнього контролю у системі відповідного органу (розділ IV звітності за формою N 1-ДВА) за такими аспектами:
- опис існуючої системи внутрішнього контролю за кожним із його п'яти компонентами (внутрішнього середовища, управління ризиками, заходами контролю, інформації та комунікації, моніторингу). Існування такої системи за вказаними компонентами має підтверджуватись переліком внутрішніх розпорядчих документів (із зазначенням їх реквізитів);
- визначення недоліків організації системи внутрішнього контролю (її компонентів), виявлених за результатами внутрішніх аудитів, проведених підрозділами внутрішнього аудиту;
- вжиття заходів щодо удосконалення системи внутрішнього контролю (її компонентами), у тому числі за результатами наданих аудиторських рекомендацій, а також тих, що не були виконані, причини їх невиконання.
Така інформація опрацьовується Держфінінспекцією та включається до піврічних звітів про розвиток державного внутрішнього фінансового контролю в Україні, які направляються до Мінфіну та Кабінету Міністрів України, а також розміщуються на веб-сайті Держфінінспекції (dkrs.gov.ua) у рубриці "Внутрішній аудит в державному секторі" / "Результати діяльності підрозділів внутрішнього аудиту".
Водночас за результатами опрацювання звітності (ф. N 1-ДВА) Держфінінспекція встановила відсутність єдиних підходів до надання інформації за розділом IV "Інформація щодо стану організації і функціонування внутрішнього контролю у системі ЦОВВ, в ОДА" звітності (ф. N 1-ДВА).
Так, деякі органи надають інформацію щодо організації та функціонування системи внутрішнього контролю лише в підрозділі внутрішнього аудиту. Інші органи інформують про результати проведених внутрішніх аудитів, проте, недоліків системи внутрішнього контролю в розрізі її компонентів не зазначають. Практично у всіх органах відсутня інформація про вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю, у тому числі ті, що здійснені за результатами наданих аудиторських рекомендацій. Також інформація не містить переліку заходів з удосконалення системи внутрішнього контролю, що не були виконані, причин їх невиконання.
З огляду на зазначене, для визначення єдиних підходів до наповнення розділу IV "Інформація щодо стану організації і функціонування внутрішнього контролю у системі ЦОВВ, в ОДА" звітності (ф. N 1-ДВА) направляємо структуру з відповідними роз'ясненнями, за якою міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, обласні та Київська міська державні адміністрації, мають подавати Держфінінспекції інформацію щодо стану організації і функціонування внутрішнього контролю (додається).
Перший заступник Голови О. Г. Шкуропат
Додаток
до листа Держфінінспекції
17.11.2015 N 21-14/326
Структура
інформації щодо стану організації і функціонування
внутрішнього контролю у системі міністерств, інших
центральних органах виконавчої влади, у державних
адміністраціях(розділ IV звітності (ф. N 1-ДВА))
I. Стан організації та функціонування системи внутрішнього
контролю в системі міністерств, інших центральних органах виконавчої
влади, в обласних та Київській міській державних адміністраціях
(далі - установа)
1.1. Опис існуючої системи внутрішнього контролю за його п'яти компонентами в системі установи
Підтвердження функціонування системи внутрішнього контролю за її компонентами (внутрішнє середовище, управління ризиками, заходи контролю, моніторинг, інформація та комунікація) здійснюється на підставі переліку затверджених в установі внутрішніх розпорядчих документів, із обов'язковим зазначенням реквізитів таких документів (дати та номера прийняття такого документа).
При заповненні цього розділу доцільно користуватися Методичними рекомендаціями з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах, затвердженими наказом Мінфіну від 14.09.2012 N 995.
Крім того, слід використовувати роз'яснення Держфінінспекції (лист від 11.08.2014 N 21-14/442), яке надавалось для виконання пп. 2 п. 2 протокольних рішень, прийнятих на нараді, проведеній 24.06.2014 Мінфіном за дорученням Прем'єр-міністра України від 13.06.2014 N 20428/1/1-14.
Слід зазначити, що для виконання зазначених протокольних рішень переважна частина установ у 2014 році прозвітувала про:
- розробку та затвердження внутрішніх розпорядчих документів в частині створення робочої групи для вироблення стратегічних напрямів для запровадження системи внутрішнього контролю в установі;
- здійснення інвентаризації наявних завдань та функцій, виконання яких законодавчо закріплено за установою;
- запровадження системи управління ризиками в частині здійснення структурними підрозділами діяльності щодо визначення ризиків, які впливають на досягнення мети та стратегічних цілей діяльності установи, здійснення їх оцінки, визначення способів реагування на них, розроблення заходів контролю для мінімізації впливу на ризики.
1.1.1. Опис функціонування першого компонента внутрішнього контролю - внутрішнього середовища за такими його елементами:
особиста і професійна чесність, етичні цінності керівництва усіх рівнів та працівників (наводиться перелік внутрішніх розпорядчих документів, які регулюють питання поведінки та етики стосунків (Кодекс етики), у сфері запобігання корупції);
організаційною структурою (наводиться перелік внутрішніх розпорядчих документів, наприклад, про затвердження:
- структури установи;
- положень про структурні підрозділи;
- посадових інструкцій працівників;
- розподілу функціональних обов'язків між керівником установи та його заступникам;
- переліку усіх функцій і їх відповідальних виконавців (співвиконавців), у т. ч. за формування та виконання бюджетних програм, управління об'єктами власності;
- здійснення процесів та операцій у відповідній сфері, зокрема, з питань бухгалтерського обліку, інвентаризації, оплати праці, використання автомобільної техніки та ПММ, будівництва та ремонтно-будівельних робіт, відчуження та реалізації майна, відряджень, діловодства, претензійно-позовної роботи);
принципи і правила управління людськими ресурсами та компетентністю персоналу (наводиться перелік внутрішніх розпорядчих документів, які визначають порядок проведення навчань і підвищення кваліфікації, оцінок, заохочень і просування по службі, добору кадрів з відповідною освітою та досвідом, а також підтримки та підвищення фахових знань і навичок персоналу. Наприклад, накази про порядок проведення щорічної оцінки; іспитів кандидатів на заміщення вакантних посад, направлення на навчання та підвищення кваліфікації, затвердження особистих річних планів та планів самоосвіти, участі у конкурсі "Кращий державний службовець").
1.1.2. Опис функціонування другого компонента внутрішнього контролю - управління ризиками
наводиться перелік затверджених внутрішніх розпорядчих документів в установі, які визначають порядок документування системи управління ризиками (ідентифікація ризиків, їх оцінку, а також визначення способів реагування на ризики).
1.1.3. Опис функціонування третього компонента внутрішнього контролю - заходів контролю
наводиться перелік затверджених в установі внутрішніх розпорядчих документів щодо запроваджених заходів контролю, які регулюють питання:
правила та процедури авторизації та підтвердження шляхом отримання дозволу відповідальних осіб на виконання операцій через процедуру візування, погодження та затвердження (наприклад, щодо визначення осіб, які мають право надавати дозвіл (приймати рішення) щодо тих чи інших процесів і операцій);
розподілу обов'язків та повноважень, ротації персоналу, що зменшує кількість ризиків помилок чи втрат;
контролю за доступом до ресурсів та облікових записів, закріплення відповідальності за збереження і використання ресурсів, що зменшує ризик їх втрати чи неправильного використання (наприклад, укладання договорів про матеріальну відповідальність, видача довіреностей, встановлення режимів доступу до інформаційних ресурсів);
контролю за достовірністю проведених операцій, перевірка процесів та операцій до та після їх проведення, звірка облікових даних з фактичними (наприклад, здійснення планових та позапланових інвентаризацій, перевірок якості поставленої продукції; здійснення контрольних заходів, зокрема, з питань бухгалтерського обліку, претензійно-позовної роботи, кадрової роботи);
оцінки загальних результатів діяльності, окремих функцій та завдань шляхом оцінювання їх ходу та результатів на предмет ефективності та результативності, відповідності нормативно-правовим актам та внутрішнім регламентам, правилам та процедурам (наприклад, оцінка ефективності виконання бюджетних програм відповідальними виконавцями, проведення службових розслідувань за фактами порушень законодавства);
систематичного перегляду роботи кожного працівника (нагляду) (наприклад, проведення щорічної оцінки держслужбовців);
інших правил та процедур, у тому числі визначених регламентом, внутрішніми документами щодо системи контролю за виконанням документів, правил внутрішнього трудового розпорядку працівників (наприклад, створення і функціонування внутрішніх перевірочних комісій з різних напрямів діяльності, зокрема, з питань пожежної безпеки та сигналізації, таємного діловодства, вилучення та знищення документів, розгляд скарг, заяв).
1.1.4. Опис функціонування четвертого компонента внутрішнього контролю - моніторинг
наводиться перелік затверджених в установі внутрішніх розпорядчих документів щодо здійснення постійного моніторингу діяльності установи для визначення та коригування відхилень у системі внутрішнього контролю, а також періодичних оцінок виконання окремих функцій, завдань (наприклад, здійснення моніторингу за процедурою закупівлі товарів, робіт і послуг за державні та/або власні кошти, моніторингу використання державного майна).
1.1.5. Опис функціонування п'ятого компонента внутрішнього контролю - інформація та комунікація
наводиться перелік затверджених в установі внутрішніх розпорядчих документів щодо збору інформації, її документування, передачі та використання для належного виконання і оцінювання функцій та завдань (наприклад, затвердження графіка документообігу; системи єдиного документообігу; порядку надання інформації зовнішнім користувачам, у т. ч. за зверненням громадян, депутатськими зверненнями, на запити до доступу до публічної інформації; процедури висвітлення інформації на офіційному веб-сайті, у засобах масової інформації).
1.2. Вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю або окремих її компонентів в системі установи
Надається інформація про вжиття заходів, спрямованих на запровадження системи внутрішнього контролю та управління ризиками європейського зразка відповідно до законодавства України та доручень Уряду, Мінфіну та рекомендацій Держфінінспекції. Така інформація може містити такі аспекти щодо:
- діяльності робочої групи з вироблення стратегічних напрямів для запровадження системи внутрішнього контролю в установі;
- здійснення в установі інвентаризації наявних завдань та функцій, виконання яких законодавчо закріплено за установою;
- діяльності структурних підрозділів щодо визначення ризиків, які впливають на досягнення мети та стратегічних цілей діяльності установи, здійснення їх оцінки, визначення способи реагування на них, розроблених заходів контролю для мінімізації впливу ризиків;
- стану виконання плану заходів з удосконалення системи внутрішнього контролю та управління ризиками (у разі його затвердження).
1.3. Заходи щодо удосконалення системи внутрішнього контролю або окремих її компонентів в системі установи, що не були виконані, і причини їх невиконання (наводиться перелік заходів, які не виконано, а також зазначаються ключові причини невиконання таких заходів).
II. Оцінка системи внутрішнього контролю за результатами
проведених внутрішніх аудитів
2.1. Недоліки організації системи внутрішнього контролю або окремих її компонентів в системі установи, виявлені за результатами проведених протягом року внутрішніх аудитів
наводяться типові недоліки в організації системи внутрішнього контролю, встановлені на відповідних об'єктах внутрішнього аудиту.
2.2. Вжиті заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю або окремих її компонентів у системі установи за результатами наданих аудиторських рекомендацій підрозділом внутрішнього аудиту
Наводиться перелік заходів, вжитих об'єктами внутрішнього аудиту за результатами наданих аудиторських рекомендацій. Зазначаються лише ключові (найважливіші) заходи, впровадження яких вплинуло на удосконалення системи внутрішнього контролю, із зазначення наслідків такого впливу.
Крім того, наводяться приклади вжиття заходів (лише головні, значущі), за якими забезпечено результативність, досягнуто економічний ефект від впровадження аудиторських рекомендацій (розшифровка рядка 22310 розділу III "Результативність внутрішнього аудиту" звітності N 1-ДВА).
2.3. Заходи з удосконалення системи внутрішнього контролю або окремих її компонентів у системі установи, що не були виконані, і причини їх невиконання (наводиться перелік заходів, які не виконано об'єктами внутрішнього аудиту, а також зазначаються ключові причини невиконання таких заходів).