МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
11.11.2015 N 2268/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
11 листопада 2015 р. за N 1420/27865

Порядок
підготовки нотаріально оформлених
документів для їх консульської легалізації

1. Цей Порядок визначає процедуру підготовки Міністерством юстиції України нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації з метою реалізації Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04 червня 2002 року N 113, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 26 червня 2002 року за N 535/6823.

2. Процедура підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації включає:

прийом документів та реєстрацію заяви;

з’ясування, чи підлягає документ консульській легалізації та чи немає підстав для відмови;

звірку відповідності підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, наявним у справах Міністерства юстиції України або витребуваним відповідно до пункту 9 цього Порядку;

проставлення штампа, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, якщо документи відповідають зазначеним у цьому пункті вимогам;

реєстрація документів для їх консульської легалізації.

3. У підготовці документів для їх консульської легалізації відмовляється, якщо:

1) текст документів неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

2) документи написані чи підписані олівцем;

3) документи отримані через засоби факсимільного зв’язку;

4) у документах уживається декілька мов одночасно;

5) документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, не прошиті, а аркуші не понумеровані і не скріплені підписом та печаткою;

6) Міністерство юстиції України не має повноважень для підготовки документів для їх консульської легалізації;

7) підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі.

4. Особа, уповноважена на прийом документів для підготовки документів для їх консульської легалізації, вносить відповідний запис до журналу обліку заяв щодо підготовки документів для їх консульської легалізації.

5. Особа, уповноважена на підготовку документів для їх консульської легалізації, за результатом розгляду поданих документів приймає одне з таких рішень:

здійснює підготовку документів для їх консульської легалізації;

відмовляє в підготовці документів для їх консульської легалізації.

Відмова в підготовці документів для їх консульської легалізації здійснюється особою, уповноваженою на прийом документів, в усній формі із зазначенням підстав для відмови та роз’ясненням порядку звернення до Міністерства юстиції України для отримання відповіді в письмовому вигляді.

Про повернення документів із зазначенням підстав для відмови особою, уповноваженою на прийом документів, на заяві проставляється відповідна відмітка, а особою, якій відмовлено, - підпис про надання їй роз’яснення та отримання нею документів.

6. У разі прийняття рішення про здійснення підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації особа, уповноважена на здійснення відповідних процедур:

1) звіряє відповідність підпису нотаріуса, а також відбитка печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, наявним у справах Міністерства юстиції України або витребуваним відповідно до пункту 9 цього Порядку;

2) проставляє на поданому офіційному документі штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса відповідно до зразків, наведених у додатках 1 та 2 цього Порядку, та скріплює його печаткою структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належить підготовка документів для їх консульської легалізації;

3) реєструє документ для їх консульської легалізації в журналі реєстрації документів для їх консульської легалізації.

7. Проставлення штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису нотаріуса, здійснюється на вільному від тексту місці документа або на його зворотному боці чи на окремому аркуші.

У разі проставлення штампа, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса на окремому від документа аркуші документ з аркушем зі штампом, що засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, скріплюється шляхом прошивання ниткою (стрічкою) білого або червоного кольору в спосіб, який унеможливлює їх роз’єднання без пошкодження аркуша. Кількість скріплених аркушів підтверджується підписом особи, уповноваженої на підготовку документів для їх консульської легалізації, з проставленням печатки структурного підрозділу Міністерства юстиції України, до повноважень якого належить підготовка документів для їх консульської легалізації.

8. Строк підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації становить один робочий день.

Строк підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації може бути продовжено Міністерством юстиції України:

1) до трьох робочих днів - у зв’язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за підготовку нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);

2) до двадцяти робочих днів - у зв’язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

9. У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа та у зв'язку з необхідністю отримання додаткової інформації або роз'яснень для отримання такого зразка, інформації, роз'яснень Міністерством юстиції України готується та надсилається запит до відповідного органу.

10. Підготовка нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації здійснюється за заявою особи, яка подає такі документи, зразок якої наведено в додатку 3 цього Порядку.

11. Для підготовки документів для їх консульської легалізації фізичні особи та представники юридичних осіб пред’являють документ, що посвідчує особу, та подають до Міністерства юстиції України:

заяву;

нотаріально оформлені документи, що підлягають процедурі консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної/юридичної особи подається також довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї фізичної/юридичної особи.

При поданні документів родичами першого ступеня споріднення фізичної особи замість довіреності надаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтва про народження, шлюб тощо).

12. Документи, подані для підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, видаються тільки особі, яка їх подавала.

У разі неможливості отримання такою особою документів їх видача можлива тільки на підставі довіреності або іншого документа, що підтверджує повноваження діяти від імені цієї особи, у тому числі письмової заяви про згоду на отримання документів представником.

13. Прийом та видача документів, поданих для підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, здійснюються Міністерством юстиції України відповідно до графіка, затвердженого наказом Міністерства юстиції України.

14. Після подання документів для їх консульської легалізації заявнику видається корінець заяви, який пред’являється ним під час видачі документів.

15. Заяви, подані для підготовки документів для подальшої консульської легалізації, реєструються у журналі обліку заяв щодо підготовки документів для їх консульської легалізації, який повинен містити такі графи:

реєстраційний номер заяви;

дата подачі заяви;

прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, яка звернулась за підготовкою документів для їх консульської легалізації;

загальна кількість документів, доданих до заяви (від фізичних/юридичних осіб);

кількість документів, повернутих у зв’язку з відмовою (згідно з пунктом 3 цього Порядку);

назва країни, де буде використовуватися документ;

прізвище та ініціали спеціаліста, який здійснив прийом заяви;

примітки.

16. Усі документи, на яких проставлено штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, реєструються в журналі реєстрації документів для подальшої консульської легалізації, який повинен містити такі графи:

порядковий номер документа;

дата реєстрації документа;

прізвище та ініціали уповноваженої особи Міністерства юстиції України, яка засвідчила справжність попереднього підпису нотаріуса;

назва документа або його короткий зміст;

прізвище та ініціали нотаріуса, найменування нотаріального округу чи назва державної нотаріальної контори та реєстраційний номер нотаріальної дії;

назва країни, для якої подано документи;

прізвище та ініціали фізичної особи або найменування юридичної особи, від імені чи на ім’я якої виданий документ;

примітки.

17. Журнал обліку заяв щодо підготовки документів для їх консульської легалізації та журнал реєстрації документів для їх консульської легалізації повинні бути прошнуровані, пронумеровані, скріплені печаткою та підписані керівником відповідного підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо підготовки документів для їх консульської легалізації та проставляє штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного або приватного нотаріуса, уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії, і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса. На останній сторінці журналів зазначається: "У цьому журналі пронумеровано та прошнуровано ______ аркушів".

18. На запит будь-якої заінтересованої особи посадова особа підрозділу Міністерства юстиції України, що реєструє заяви щодо підготовки документів для їх консульської легалізації, зобов’язана перевірити, чи відповідають зроблені в ньому записи відомостям, унесеним до реєстраційних журналів.

Директор Департаменту цивільного, фінансового законодавства та
законодавства з питань земельних відносин О.М. Ференс

Додаток 1
до Порядку підготовки нотаріально
оформлених документів для їх
консульської легалізації (пункт 6)

Штамп,
який засвідчує справжність попереднього підпису державного нотаріуса,
уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії,
і справжність відбитка гербової печатки державної нотаріальної контори

Штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису державного нотаріуса... (Додаток 1) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 2
до Порядку підготовки нотаріально
оформлених документів для їх консульської
легалізації (пункт 6)

Штамп,
який засвідчує справжність попереднього підпису приватного нотаріуса,
уповноваженого відповідно до закону вчиняти нотаріальні дії,
і справжність відбитка гербової печатки приватного нотаріуса

Штамп, який засвідчує справжність попереднього підпису приватного нотаріуса... (Додаток 2) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 3
до Порядку підготовки нотаріально
оформлених документів для їх
консульської легалізації (пункт 10)

Заява
для підготовки нотаріально оформлених документів
для їх консульської легалізації

Заява для підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації (Додаток 3) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".