МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

НАКАЗ
22.09.2015 N 610

Про схвалення Концепції створення системи електронного
документообігу у Міністерстві енергетики та вугільної
промисловості України

З метою створення у Міненерговугілля системи електронного документообігу та запровадження електронного цифрового підпису НАКАЗУЮ:

1. Схвалити Концепцію створення системи електронного документообігу в Міненерговугілля, що додається.

2. Контроль за виконання цього наказу залишаю за собою.

Міністр В. Демчишин

Затверджую
Міністр енергетики та вугільної
промисловості України
____________________ В. Демчишин
" ____ " _____________ 2015 р.

Концепція
створення системи електронного документообігу
у Міненерговугілля

I. Обґрунтування потреби запровадження (створення) системи електронного документообігу у Міненерговугілля

Програмою діяльності Кабінету Міністрів України, схваленою Верховною Радою України 11 грудня 2014 року, передбачено відмову від паперового документообігу та впровадження електронного урядування.

Постановою Кабінету Міністрів України від 27.05.2015 N 351 "Деякі питання підготовки проектів актів законодавства в електронній формі" ухвалено введення в експлуатацію з 1 вересня 2015 року Системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ), яка забезпечить функціонування у державі міжвідомчого електронного документообігу.

Наразі Відділ документообігу та контролю виконання документів Міненерговугілля працює з автоматизованою системою "Діловодство", що забезпечує:

електронний облік та реєстрацію документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, зокрема - організаційно-розпорядчих документів, а також - резолюцій/ завдань/ доручень керівництва та отриманих відповідей про виконання);

контроль термінів виконання;

зберігання стислих відомостей про справи;

пошук документа за окремим реквізитом або кількома.

Забезпечити інтеграцію з СЕВ ОВВ та підтримувати електронний документообіг з Секретаріатом Кабінету Міністрів України ця система не спроможна.

Вживані скорочення (абревіатури)

СЕВ ОВВ - Система електронної взаємодії органів виконавчої влади

СЕВ - Система електронної взаємодії;

СЕД - Система електронного документообігу;

ЕЦП - Електронний цифровий підпис;

КСЗІ- Комплексна система захисту інформації,

ПЗ - Програмне забезпечення.

Визначення понять

Варто розрізняти поняття "діловодство" та "документообіг", які не є тотожними.

Діловодство - діяльність, що охоплює документування та організацію роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Організація роботи з документами - створення умов для відповідного руху, пошуку і зберігання документів, а також контролю виконавської дисципліни.

Документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення документів (у разі потреби із застосуванням перевірки цілісності та підтвердженням факту одержання таких документів).

Це рух документів між пунктами обробки з моменту отримання або створення до завершення виконання або відправлення (знищення, передання на відповідне зберігання).

Документообіг у Міненерговугілля організовано рухом (циркуляцією) потоків документів між пунктами обробки інформації (робочі місця працівників) та пунктами технічної обробки документів.

Використання паперового документообігу унеможливлює належне підтримання електронного документообігу з іншими органами влади та призводить до внутрішніх проблем, серед яких:

великий документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх (службових) документів, розгляд яких суттєво шкодить оперативності реагування та збільшує терміни виконання робіт;

додаткові матеріальні витрати на підготовку паперових документів;

потреба скликати наради у керівників різних рівнів для розгляду паперового документа, що неминуче тягне відповідні організаційні та матеріальні витрати, а також гаяння робочого часу (натомість робота з електронним документом відбувається на робочому місці фахівця);

страждає виконавська дисципліна;

зростає кількість форм звітності;

виникає загроза витоку інформації з візами тощо.

Традиційні (паперові) методи роботи з документами у сучасних умовах є неефективними. Світовий досвід засвідчує зростання продуктивності праці користувачів системи електронного документообігу (СЕД) на 25 - 50 %. Завдяки електронним документам та автоматизації документообігу скорочується час обробки одного документа більш ніж на 75 % та зменшуються витрати на зберігання документів на 80 %.

За прогнозом компанії XPLOR співвідношення кількості паперових та електронних документів через п'ять років становитиме 50 % на 50 %, через десять років - 30 % на 70 %; кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових документів підвищується лише на 7 %. Очевидною є невідворотність переходу від паперових технологій організації документообігу до комп'ютерних.

Також відповідно до постанови Верховної Ради України від 11.12.2014 N 26-VIII "Про Програму діяльності Кабінету Міністрів України" заплановано відмовитись від паперового документообігу протягом 2015 2016 років.

Отже, постала нагальна потреба відмови від паперового документообігу та заміни його електронним.

Правові підстави

Правовий статус безпаперового документообігу з застосуванням електронного цифрового підпису в органах державної влади визначено законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис".

Порядок здійснення електронного документообігу та застосування електронного цифрового підпису визначається постановами Кабінету Міністрів України:

від 28.10.2004 N 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності";

від 28.10.2004 N 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади", від 27.05.2015 N 351 "Деякі питання підготовки проектів актів законодавства в електронній формі";

від 17.07.2009 N 733 "Про електронний обмін службовими документами органами виконавчої влади".

Механізм роботи з електронними документами впорядковано вимогами документів відповідних органів:

наказ Міністерства юстиції України від 01.11.2012 N 1600/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису";

наказ Міністерства юстиції України , Адміністрації державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України 20.08.2012 N 1236/5/453 "Про затвердження вимог до форматів, структури та протоколів, що реалізуються у надійних засобах електронного цифрового підпису";

наказ Міністерства освіти, молоді та спорту від 20.10.2011 N 1207 "Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення".

II. Перешкоди запровадженню СЕВ ОВВ у Міненерговугілля

Основними причинами гальмування процесу переходу від паперового (класичного) до електронного (безпаперового) документообігу є:

неготовність окремих керівників та співробітників до прозорості власної діяльності, що є принциповою складовою системи електронного документообігу;

консерватизм персоналу, незацікавленість у навчанні та підвищенні власного кваліфікаційного рівня;

упереджене ставлення до використання електронних цифрових підписів, обумовлене нерозумінням механізму дії СЕД;

небажання застосовувати сучасну інформаційну систему на практиці, (натомість є випадки коли користувач СЕД виконує відповідну роботу вручну, без допомоги комп'ютера);

наявність матеріалів, які об’єктивно не можна відобразити у електронній формі;

особливості забезпечення юридичної сили електронних документів, зокрема шляхом впровадження електронного цифрового підпису (ЕЦП);

складність переведення наявних документів з паперової форми в електронну;

відсутність засобів для автоматизації повного життєвого циклу документів та застосування електронних цифрових підписів;

інші перешкоди технічного, матеріального, організаційного змісту.

Для уникнення зазначених перешкод створенню дієвої системи електронного документообігу потрібно враховувати такі чинники:

1. Принципова воля керівництва органу

Лише розуміння керівництвом важливості та особливостей технології процесу, особиста готовності до розв'язання проблем, а також безпосередня участь у роботі як користувача системи електронного документообігу дозволять досягти прийнятного результату.

Подолання негативного ставлення до СЕД є передумовою такої роботи, адже переваги безпаперового документообігу очевидні:

доступність інформації,

прозорість руху документів,

відсутність потреби зберігання паперових копій (не потребують створення фізичних умов для зберігання та матеріальних витрат);

пришвидшення розгляду документів і зменшення середньої тривалості опрацювання одного документа;

посилення виконавської дисципліни завдяки глобальній автоматизації процесу і налагодженню механізму взаємодії підрозділів;

оперативність, синхронність, одночасність колективної роботи з документами (один і той самий документ можуть опрацьовувати синхронно кілька працівників одночасно, при чому кожен перебуває на власному робочому місці).

Серед аргументів "проти":

психологічний бар'єр (суб’єктивна перешкода);

юридичні суперечності, пов'язані з тимчасовим паралельним функціонуванням паперового та електронного документообігів;

ймовірність зниження змістовності та культури викладу й оформлення документів.

Отже, доцільно створити належні умови для організації, розвитку та підвищення ефективності робочого процесу, а також докласти зусиль до подолання недоліків, тимчасових та суб'єктивних перешкод.

2. Електронний цифровий підпис

Легітимність документообігу - ось перше завдання під час упровадження безпаперових технологій документообігу.

Електронний цифровий підпис розв'язує проблему легітимізації та достовірності документів.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) - різновид електронного підпису, який за юридичним статусом прирівнюється до власноручного (у разі виконання технічних умов, визначених законом!); це унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, яка його підписала.

Електронний цифровий підпис підтверджує незмінність редакції документа, а у випадку внесення до документа будь-яких коригувань засвідчує, що документ втратив легітимність і не має юридичної сили.

3. Телекомунікаційна інфраструктура

Для впровадження внутрішньої СЕД у Міненерговугілля достатньо ресурсу розвиненої локальної мережі, до якої мають доступ усі працівники. Водночас подальший розвиток та поширення безпаперових технологій документообігу на всю систему органів влади вимагає під’єднання до СЕВ ОВВ, яка забезпечує зовнішній обмін електронними документами між установами та інституціями.

Для впровадження безпаперового електронного документообігу потрібні потужні системи, спроможні забезпечувати повний цикл такого документообігу.

Сьогодні впровадження повноцінної дієвої (повнофункціональної) системи електронного документообігу у Міненерговугілля є актуальним завданням у сфері впровадження сучасних інформаційних технологій.

III. Мета створення системи електронного документообігу

Метою модернізації системи електронного документообігу у Міненерговугілля є автоматизація та оптимізація окремих етапів та процесів діловодства і документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису у відповідності з сучасними вимогами законодавства.

IV. Визначення оптимального варіанта створення системи
електронного документообігу

Один з варіантів створення СЕД - організація окремої локальної системи документообігу та поетапне впровадження програми на обмеженій кількості робочих місць.

Недоліки зазначеного варіанту - часова тривалість; значні матеріальні витрати на поетапне впровадження системи; загроза некоректного під’єднання додаткових модулів системи. Цей шлях не відповідає засадам комплексності розв'язання завдань.

Другий варіант - впровадження СЕД одночасно на всіх визначених робочих місцях, що дозволить здійснити проект у стислі терміни та отримати виправданий результат. Отже варіант одночасного повного впровадження СЕД та СЕВ ОВВ у Міненерговугілля є оптимальним.

V. Шляхи і способи створення системи електронного
документообігу у Міненерговугілля

Оновлена система СЕД потребує інтеграції у СЕВ ОВВ, бути веб-оріентованою та відповідати вимогам чинного законодавства в частині захисту інформації (зокрема враховувати рекомендації Держспецзв’язку до захисту інформації та відмови від програмного забезпечення, розробленого у Російській Федерації).

За інформацією адміністратора СЕВ ОВВ, на сьогодні до системи взаємодії інтегровано такі СЕД:

1. Мегаполіс v. 2.57;

2. АСКОД ІІ v. 10.3.8.141;

3. ДокПроф степ 2.0;

4. SharePoint;

5. InterDoc.

Відповідно до Переліку засобів технічного захисту інформації, дозволених для забезпечення технічного захисту державних інформаційних ресурсів та інформації, вимога щодо захисту якої встановлена законом (http://dstszi.kmu.gov.ua/dstszi/control/uk/publish/ article?art_id=131520&cat_id=39181), є такі СЕД з рівнем довіри Г2:

З урахуванням зазначеного оновлена СЕД має відповідати таким вимогам:

Бути продуктом вітчизняного розробника.

Мати експертний висновок на відповідність вимогам НД ТЗІ з рівнем гарантій не нижче Г2.

Бути інтегрованою з СЕВ ОВВ.

Відповідати вимогам чинних нормативно-правових документів, що регламентують ведення діловодства в органах державної влади.

Мати сучасну архітектуру: повноцінний, функціональний тонкий (web) клієнт (що не потребує підтримки на клієнті іншого програмного забезпечення крім браузеру для використання на клієнті будь яких операційних систем).

Підтримувати роботу з ЕЦП.

Мати мобільний додаток для смарттелефонів та планшетів.

Наявність підсистеми роботи через E-mail, яка дозволяє керівництву виконувати основні операції роботи з документами без входу до самої Системи, використовуючи тільки знайомий E-mail клієнт.

Містити інтегрований редактор HTML документів, який не вимагає встановлення на комп'ютері користувача жодних додаткових програмних засобів.

Дозволяти перегляд документів будь яких форматів без встановлення спеціалізованого програмного забезпечення.

Мати вбудований у Систему електронний архів документів, що дозволяє створити централізований, корпоративний архів електронних документів будь якого розміру.

VI. Очікувані результати запровадження системи
електронного документообігу

Створення та впровадження системи електронного документообігу у Міненерговугілля забезпечить:

автоматизацію та оптимізацію процесів діловодства і документообігу, зокрема: приймання, реєстрацію, попередній розгляд і підготовку до доповіді керівництву;

облік резолюцій до документів та доведення (передання) до безпосередніх виконавців;

узгодження та візування проектів вихідних документів, формування справ, передачі на зберігання в архів тощо;

прискорення обміну інформацією між структурними підрозділами апарату та підвідомчими установами Міністерства;

оптимізацію інформаційних потоків між Міністерством, іншими органами державної влади та Кабінетом Міністрів України;

належний постійний контроль за виконанням доручень керівництва до актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України;

створення єдиного архіву документів та супровідної інформації, що поліпшить якість обробки документів і скоротить час на прийняття управлінських рішень;

відповідний рівень безпеки під час роботи з документами та запровадження у СЕД Міністерства електронного цифрового підпису.

VII. Оцінка фінансових, матеріально-технічних і трудових
ресурсів для створення системи електронного документообігу
у Міненерговугілля

Фінансування заходів створення системи електронного документообігу у Міністерстві здійснюватиметься за рахунок державного бюджету, інших джерел, передбачених законом.

Обсяг фінансування потребує щорічного уточнення під час складання проекту державного бюджету (та, за потреби, - відповідного коригування) .

За оцінкою фахівців вітчизняних компаній-розробників документообігу ринкова вартість впровадження систем електронного документообігу, інтегрованого з СЕВ ОВВ в 2016 році із розрахунку на 1 робоче місце в центральному органі виконавчої влади може досягнути близько 16,5 тис.грн., що буде складати для 212 працівників апарату Міністерства близько 3,5 млн. грн.

Зазначена вартість враховує - вартість робіт з впровадження, у тому числі з використанням ЕЦП, ліцензії СЕДО, створення КСЗІ та навчання та придбання ліцензійного загальносистемного ПЗ.

Також для забезпечення ефективного використання електронного документообігу необхідно придбати відповідне периферійне обладнання на суму близько 1,2 млн. грн.

Таким чином потреби фінансування на 2016 рік становлять близько 4,7 млн. грн.

Заступник Міністра О. Светелік