ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ГЕОДЕЗІЇ, КАРТОГРАФІЇ ТА КАДАСТРУ

НАКАЗ
24.06.2015 N 147

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру
N 193 від 20.09.2017 р.)

Про затвердження Порядку обліку, зберігання
та використання печаток і штампів Державної служби України
з питань геодезії, картографії та кадастру

Відповідно до пункту 64 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, наказую:

1. Затвердити Порядок обліку, зберігання та використання печаток і штампів Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру, що додається.

2. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова М. П. Мартинюк

Затверджено
Наказ Держгеокадастру
24.06.2015 N 147

Порядок
обліку, зберігання та використання печаток і штампів
Державної служби України з питань геодезії,
картографії та кадастру

1. Порядок обліку, зберігання та використання печаток і штампів Державної служби України з питань геодезії, картографії та кадастру (далі - Держгеокадастр) розроблений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, для забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання та використання печаток і штампів.

2. Печатки і штампи виготовляються за дозволом керівництва Держгеокадастру.

Керівники структурних підрозділів готують доповідну записку на ім'я керівника Держгеокадастру з обґрунтуванням необхідності виготовлення печатки, штампу.

Погоджена керівником доповідна записка передається до Адміністративного департаменту для подальшого виготовлення печатки або штампу.

3. Виготовлені печатки, штампи видаються службою діловодства відповідальним працівникам під підпис у журналі обліку та видачі печаток та штампів, у якому проставляються їх відбитки.

Відбиток печатки чи штампа робиться в журналі обліку печаток і штампів (додаток 1) на окремому аркуші. Це робиться для зручності передачі печаток і штампів іншим працівникам та виключення дублювання обліку їх у цьому журналі.

Журнал обліку та видачі печаток і штампів включається до номенклатури справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Відділом бухгалтерського обліку та звітності здійснюється передача печаток і штампів матеріально-відповідальній особі за актом прийому-передачі.

4. Гербова печатка Держгеокадастру проставляється на оригіналах документів на підписи Голови та його заступників відповідно до переліку документів, які зазначено у додатку 6 до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242.

Відбиток гербової печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".

5. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах.

Особи, які персонально відповідають за облік і зберігання печаток і штампів, визначаються наказом Держгеокадастру.

Передача стороннім особам, винесення печаток і штампів за межі Держгеокадастру без дозволу керівника, а також безоблікова передача іншим працівникам категорично забороняється.

6. Печатки і штампи в разі звільнення, переведення особи, визначеної відповідальною за їх зберігання та використання, передаються до служби діловодства, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів.

Відділ бухгалтерського обліку та звітності здійснює передачу печаток і штампів іншій матеріально відповідальній особі за актом прийому-передачі.

У разі втрати або викрадення печатки чи штампа особа, яка це виявила, негайно доповідає керівництву Держгеокадастру та інформує службу діловодства, де ця печатка або штамп обліковується, вживає заходів для їх розшуку.

Про визнання печатки із зображенням Державного Герба України недійсною повідомляються заінтересовані органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші юридичні і фізичні особи, у разі необхідності відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації.

7. Особисті номерні металеві печатки, призначені для опечатування службових кабінетів, режимних приміщень, сейфів, металевих шаф та спеціальних сховищ, виготовляються на замовлення керівників структурних підрозділів.

Облік та видача особистих номерних печаток здійснюється в порядку, установленому пунктом 3 Порядку.

8. Печатки і штампи знищуються у разі:

пошкодження або зношення;

реорганізації структурного підрозділу Держгеокадастру.

Печатки і штампи знищуються комісією, яка утворюється наказом Держгеокадастру.

Комісія складає відповідний акт про знищення печаток і штампів.

Знищені залишки печаток і штампів передаються на зберігання до архіву Держгеокадастру.

Печатки і штампи знищуються шляхом подрібнення кліше печатки або штампа.

9. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щороку комісією, яка утворюється наказом Держгеокадастру.

Про перевірку наявності печаток, штампів робляться відмітки у журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом довільної форми, що доводиться до відома Голови Держгеокадастру.

10. Оприбуткування печаток і штампів здійснюється на підставі документів, які підтверджують факт отримання їх відповідальною особою, яка визначена наказом Держгеокадастру та буде нести відповідальність за збереження печаток і штампів.

Заступник директора департаменту - начальник відділу
діловодства Адміністративного департаменту Т. О. Чебан

Додаток
до Порядку обліку, зберігання та
використання печаток і штампів

Журнал
обліку та видачі печаток і штампів