Авансовий звіт: правила складання
Форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт - його ще називають авансовий звіт - затверджено наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. № 845 (далі Наказ № 845). Порядок заповнення авансового звіту, затверджений Наказом № 845 (далі - Порядок № 845) повторює загальні норми з п. 170.9 ПКУ щодо строків подання авансового звіту й особливостей оподаткування надміру витрачених коштів (а також містить посилання на вже неіснуючий пп. 140.1.7 ПКУ). Заповненню ж авансового звіту присвячено лише 2 абзаци п. 5 Порядку № 845. Отож, розглянемо, як правильно заповнити авансовий звіт.
Таблиця
Особливості заповнення авансового звіту
| № з/п |
Назва графи авансового звіту | Хто заповнює | Пояснення до заповнення |
| Лицьовий бік авансового звіту | |||
| 1 | Номер авансового звіту | Підзвітна особа проставляє номер згідно журналу (відомості) реєстрації авансових звітів який ведеться в бухгалтерії | Як правило, авансові звіти нумеруються послідовно по мірі їх надходження до бухгалтерії. Тому доречно ввести журнал для їх реєстрації чи вести аналітичну відомість реєстрації в електронному вигляді, де фіксувати, зокрема, дані про номер авансового звіту, особу, що його склала, куди було відрядження, на який період, дату прийняття звіту бухгалтерією, дату його затвердження, затверджену суму витрат, перевитрату чи залишок, а також робити відмітку про їх погашення |
| 2 | Дата складання авансового звіту | Підзвітна особа | Зазначається фактична дата складання авансового звіту. Цей реквізит має співпадати з датою подання авансового звіту, проставленою бухгалтером на відривній частині (Розписка). Оскільки саме дата, вказана на відривній частині авансового звіту засвідчує, вчасно чи ні було відзвітовано про використання підзвітних коштів |
| 3 | «Найменування податкового агента» | Підзвітна особа | Тут вказують найменування юрособи чи само зайнятої особи, яка надавали кошти під звіт |
| 4 | «Код за ЄДРПОУ» | Підзвітна особи | Вказують код ЄДРПОУ юрособи-податкового агента |
| 5 | «Відділ»/ «Посада», «Цех»/ «Професія» | Підзвітна особа | Зазначають місце роботи (відділ, цех) та посаду (професію) особи, якій видали кошти під звіт |
| 6 | «П.І.Б.» | Підзвітна особа | Наводять повністю прізвище, ім'я та по батькові підзвітної особи (відповідно до її паспортних даних). |
| 7 | «Податковий номер (серія і номер паспорту*)» | Підзвітна особа | У даному реквізиті наводять номер облікової карти підзвітної особи, або її серію і номер паспорта, якщо така особа через свої релігійні переконання відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (має відповідну відмітку у паспорті) |
| 8 | «Призначення авансу» | Підзвітна особа | Зазначають, на які цілі видавались кошти під звіт. Приміром: «На відрядження», «На господарські потреби», «На придбання канцтоварів» тощо. |
| 9 | «Залишок попереднього авансу/Перевитрата» | Підзвітна особа | У цій графі вказують (за наявності) суму попереднього авансу (в гривнях із копійками), не поверненого на дату складання авансового звіту або не погашену на таку дату суму перевитрати, про яку уже було відзвітовано. Якщо немає ані залишку попереднього авансу, ані перевитрат, то в цих графах проставляється прочерк |
| 10 | «Одержано (від кого, № та дата)» | Підзвітна особа | Зазначають, суму отриманого авансу, а також спосіб, яким такий аванс було отримано (видано із каси, перераховано на особистий картковий рахунок або знято з за допомогою корпоративної платіжної картки). Якщо кошти видають із каси на підставі видаткового касового ордеру, то запис може бути слідуючим: «З каси за ВКО № 45 від 05.08.2015 р.» Якщо кошти було перераховано на особистий картковий рахунок, то вказати дату та номер платіжного доручення. У разі ж якщо кошти знято за допомогою корпоративної платіжної картки, то необхідно вказати номер рахунку та документ, що підтверджує факт зняття готівки. |
| 11 | «Сума (грн, коп.)» | Підзвітна особа, а в окремих випадках - за допомогою бухгалтера | Так, якщо мова іде про видачу коштів під звіт у гривнях, то зазначається цифрою сума виданих коштів у гривні із копійками. Якщо під звіт видавалась іноземна валюта (приміром, на закордонне відрядження), то з форми звіту напрошується, що складати авансові звіти потрібно лише в нацвалюті - гривнях. Тобто всі витрати у валюті потрібно переводити в гривню за допомогою офіційного курсу (крос-курсу) НБУ Крім того, підтвердні документи містять суми понесених витрат у відрядженні в інвалюті. |
| 12 | «Усього отримано» | Підзвітна особа | Зазначають загальну суму виданих коштів під звіт. Як варіант, можна записати таким чином: «65 452,00 грн (у т. ч. 1000 дол. США та 500 евро)» Однак, зважаючи на те, що чітких правил заповнення авансового звіту не затвердженого, то у разі зазначення просто загальної суми отриманих коштів у гривнях (без уточнення «у т. ч.») - не буде помилкою, оскільки усі інші дані є на зворотному боці авансового звіту. |
| 13 | «Витрачено» | Підзвітна особа | У цій графі вказують фактично витрачену суму коштів на підставі підтвердних документів. Ця сума повинна бути дорівнювати показнику з рядку «Усього» зворотного боку авансового звіту |
| 14 | «Залишок» | Підзвітна особа | Вказують суму авансу, яка залишилася невикористаною. Цю суму підзвітна особи повинна повернути в касу (або на поточний рахунок особи, яка видавала кошти під звіт)у чітко встановлені строки. |
| 15 | «Залишок унесений в сумі » |
Бухгалтерія | Тут вказують суму залишку коштів, яку підзвітна особа повернула, а також спосіб повернення таких коштів (на поточний рахунок чи в касу). |
| 16 | «Перевитрата» | Підзвітна особа | Зазначають суму фактичних витрат (підтверджених документально), які перевищують суму виданого авансута яка підлягає компенсації |
| 17 | «Перевитрата видана в сумі » | Бухгалтерія | В цій графі зазначають суму фактичних витрат (підтверджених документально), які перевищують суму виданого авансу, що компенсуються підзвітній особі. А також зазначають, на підставі якого документа було повернуто такі кошти. |
| 18 | Дата і підпис | Бухгалтерія | Ставиться дата повернення залишку (видачі перевитрати) та підпис бухгалтера |
| 19 | «Додаток доку- ментів» |
Підзвітна особа | Вказують кількість підтвердних документів, які підзвітна особа додає до авансового звіту. |
| 20 | «Звіт затверджено в сумі» | Керівник | Вказується прописом сума фактично витрачених коштів у відрядженні, яка відображається у облікових регістрах. |
| 21 | «Керівник (підпис)» | Керівник | Керівник установи, затверджує суму витрат за авансовим звітом своїм підписом |
| 22 | «Звіт перевірено» 1 | Бухгалтерія | Вказується сума фактичних витрат у відрядженні після перевірки усіх наданих підзвітною особою документів і вказаних на їх підставі сум у авансовому звіті |
| 23 | «Дата» «Бухгалтер » |
Бухгалтерія | Зазначають дату перевірки авансового звіту та підпис бухгалтера, який його перевірив |
| 24 | «Дебет/Кредит» | Бухгалтерія | Після перевірки авансового звіту бухгалтер зазначає рахунки бухобліку, на яких відображатимуться витрати, понесені у відрядженні за авансовим звітом та суму таких витрат |
| 25 | «РОЗПИСКА» | Бухгалтерія | Бухгалтер, який отримав авансовий звіт, заповнює розписку про те, що він прийняв звіт для проведення перевірки (саме дата вказана в розписці вважається датою подання авансового звіту). Тут зазначається П.І.Б. підзвітної особи, дата отримання авансового звіту, сума коштів, витрачена підзвітною особою, а також кількість оригіналів підтвердних документів, які було прикріплено до авансового звіту. Розписка скріплюється підписом бухгалтера. |
| 25 | Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження чи під звіт | Бухгалтерія | У разі наявності надміру витрачених коштів, не повернутих підзвітною особою у встановлені терміни (або не підтверджених документально чи підтверджених неналежним документом), бухгалтер повинен після нарахування усіх виплат за звітний місяць розрахувати та утримати ПДФО і військовий збір (оскільки для військового збору не передбачено окремого поля, доведеться цю інформацію вписувати в авансовий звіт додатково). Такий розрахунок внизу підписує бухгалтер, що його складає. Також зазначається дата складання розрахунку. Крім того, підзвітну особу потрібно ознайомити під підпис із таким розрахунком. Про ознайомлення свідчить підпис підзвітної особи та дата підпису. |
| Зворотній бік авансового звіту | |||
| 26 | «Дата документа» | Підзвітна особа | Зазначають дату документа (розрахункового), що підтверджує факт оплати підзвітною особою послуг |
| 27 | «Кому, за що і на підставі якого документа заплачено» | Підзвітна особа | Указуються така інформація: - дані про контрагента, який виписав документ, (назва особи); - зміст операції (оплата проїзду, добові, оплата проживання в готелі тощо); - найменування та реквізити документа, на підставі якого здійснювалась оплата (рахунок, транспортний квиток тощо) та сума витрат. Крім того, якщо такі витрати були понесені в інвалюті, то доречно буде звернутися за допомогою до бухгалтера й навести порядок перерахунку суми витрат з інвалюти в гривні. |
| 28 | «Сума (грн, коп.) | Підзвітна особа | Як і у випадку заповнення графи «Сума» на лицьовій стороні авансового звіту, при заповненні цього рядка є певні особливості. Так, якщо витрати були понесені в гривні, то в цьому рядку просто зазначається сума понесених витраті з підтвердного документа Якщо ж витрати були здійснені в інвалюті, то логічно буде тут через дріб навести суму витрат в іноземній валюті (із розрахункового документа) та її еквівалент в гривнях. Для цього і знадобиться розписати детально перерахунок витрат із інвалюти в гривні, який ми рекомендували навести в попередній графі. |
| 29 | «Дебет рахунку» | Бухгалтерія | Вказується дебет рахунку, на який слід віднести витрати, здійснені підзвітною особою |
| 30 | «Усього» | Підзвітна особа | Зазначається загальний підсумок фактичних витрат, здійснених підзвітною особою у відрядженні. Ця сума повинна відповідати сумі коштів, вказаній в графі «Витрачено» на лицьовій стороні авансового звіту. |
| 31 | «Підпис підзвітної особи»/ «Дата» | Підзвітна особа | Своїм підписом підзвітна особа засвідчує правильність даних, внесених при заповнення авансового звіту, також вказується дата складання авансового звіту. |