Які документи підтверджують добові витрати у відрядженні
У загальному випадку первинні документи -це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі - Положення № 88). Як сказано вище, під час складання первинних документів має бути дотримано вимог щодо обов'язкових реквізитів, передбачених п. 2.4 Положення № 88, і такі документи й є підставою для записів у бухгалтерському обліку.
Що ж буде підтвердним документом для визнання у бухобліку добових витрат?
Для виплати добових витрат потрібен наказ про відрядження та інші розрахункові документи, що підтверджують витрати у відрядженні, які засвідчують фактичне перебування працівника у відрядженні. Однак, чи достатньо буде для визнання добових витрат одного наказу про направлення у відрядження?
Якщо, наприклад, працівник відбув на один день у відрядження на власному чи службовому автомобілі, то жодних документів, окрім наказу про відрядження, не буде. А розрахункові документи, що підтверджують придбання пального (і подорожній лист на службове авто, якщо такий документ передбачений обліковою політикою підприємства), він не зобов'язаний додавати до авансового звіту. Вважаємо, що у цьому випадку цілком достатньо буде наказу про відрядження та затвердженого керівником авансового звіту, з чим погоджується і Мінфін у листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433.
Але при документальному підтвердженні інших витрат у відрядженні слід врахувати таке:
- первинними документами є транспортні квитки, електронні квитки (за наявності посадкового талона), багажні квитанції, страхові поліси, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433, лист ДПСУ від 27.04.2011 р. № 11953/7/15-0317);
- розрахунки готівкою у відрядженні, у т. ч. за найм житла, для включення їх до авансового звіту мають бути підтверджені відповідним розрахунковим документом (одного готельного рахунку недостатньо) .
Розрахунковим документом називають документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо), що підтверджує зокрема факт продажу товарів, надання послуг, надрукований і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну (абз. 17 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (далі - РРО). За відсутності розрахункових документів навіть суд не вбачає підстав для відшкодування витрат, понесених у відрядженні. Так у випадку, коли як підтвердження витрат у відрядженні надано документ, який не є розрахунковим, такі суми визнають надміру витраченими (див. ухвалу Вищого адміністративного суду України від 11.07.2013 р. за справою № 2а-5212/11/1070).
Але у цьому випадку комунальні і державні підприємства працівникові можуть компенсувати непідтверджені документально витрати як додаткове благо. Це можливо, коли витрати не включено до авансового звіту через відсутність підтвердних документів чи через їх невідповідність установленим вимогам та коли аванс взагалі не видавався. Однак тоді з наданої суми додаткового блага теж доведеться утримати ПДФО і військовий збір. А для працівників бюджетних установ можливості надати додаткове благо не передбачено, оскільки вони витрачають бюджетні кошти.