ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА УКРАЇНИ
НАКАЗ
18.09.2015 N 223
Про організацію роботи органів прокуратури України
у галузі міжнародного співробітництва
Відповідно до статей 2, 9, пункту 1-1 розділу XIII "Перехідні положення" Закону України "Про прокуратуру", з метою забезпечення належної організації роботи органів прокуратури України у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження та здійснення ефективного нагляду на зазначеному напрямі наказую:
1. Установити, що міжнародне співробітництво під час кримінального провадження та наглядова діяльність на зазначеному напрямі здійснюються органами прокуратури України відповідно до Конституції України, чинного законодавства, міжнародних договорів України, а також загальновизнаних принципів і норм міжнародного права. При цьому органи прокуратури України повинні дотримуватися принципів взаємної поваги до національного суверенітету і прав людини, добросовісного виконання зобов'язань та невтручання у внутрішні справи іноземних держав.
2. Визначити головними напрямами взаємодії органів прокуратури України із компетентними установами іноземних держав та міжнародними організаціями:
2.1. Виконання у межах компетенції органів прокуратури зобов'язань України за міжнародними договорами про міжнародне співробітництво під час кримінального провадження, зокрема щодо надання міжнародної правової допомоги, видачі осіб (екстрадиції), перейняття кримінального провадження та з інших передбачених такими договорами питань.
2.2. Установлення, підтримання та розвиток контактів із компетентними установами іноземних держав і міжнародними організаціями, проведення заходів міжнародного співробітництва - зустрічей, переговорів, конференцій, семінарів, круглих столів та тренінгів, а також реалізацію проектів і програм співпраці.
2.3. Удосконалення договірної бази співробітництва, механізмів та процедур надання правової допомоги шляхом укладання міжвідомчих угод, які стосуються компетенції прокуратури, та участі в підготовці міжнародних договорів України у галузі співробітництва під час кримінального провадження, а також законодавства з цих питань.
3. Першому заступнику та заступникам Генерального прокурора України, заступнику Генерального прокурора України - Головному військовому прокурору, заступнику Генерального прокурора України - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури (після призначення), керівникам структурних підрозділів центрального апарату, регіональних та місцевих прокуратур забезпечити додержання у своїй діяльності вимог міжнародних договорів та законодавства України у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження. Підвищувати та зміцнювати авторитет органів прокуратури України на міжнародній арені.
3.1. Керівникам регіональних та місцевих прокуратур безпосередню діяльність у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження здійснювати винятково у випадках, коли це прямо передбачено відповідними міжнародними договорами України, або в межах повноважень, наданих їм законодавством і наказами Генеральної прокуратури України.
4. Організацію роботи та здійснення нагляду у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження покласти на управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, структурні підрозділи з міжнародно-правових доручень регіональних прокуратур або спеціально визначених відповідними наказами працівників прокуратур, де такі підрозділи не створені.
5. На управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України покласти:
5.1. Забезпечення реалізації функцій органів прокуратури, виконання яких потребує застосування норм міжнародних договорів України у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження або взаємодії з компетентними установами іноземних держав та міжнародними організаціями.
5.2. Здійснення контролю за виконанням прокуратурами нижчого рівня вимог міжнародних договорів та законів України, якими врегульовано питання міжнародного співробітництва під час кримінального провадження, а також надання необхідної методичної та практичної допомоги.
5.3. Організацію розгляду та безпосередній розгляд у межах компетенції запитів про міжнародну правову допомогу, екстрадицію і перейняття кримінального провадження на підставі міжнародних договорів, законодавства України, відомчих угод, а в окремих випадках - без договору, на основі загальновизнаних принципів і норм міжнародного права, а також підготовку рішень за такими запитами.
5.4. Розгляд матеріалів, підготовку висновків і пропозицій, а також документів, спрямованих на їх реалізацію, щодо:
- додержання вимог міжнародних договорів та законодавства держави з питань правової допомоги українськими органами, дії або рішення яких оскаржуються чи перевіряються;
- можливості та доцільності укладання нових і приєднання до чинних угод про міжнародне співробітництво під час кримінального провадження з огляду на зобов'язання за міжнародними договорами України.
5.5. Забезпечення участі представників прокуратури України в заходах міжнародного характеру (зустрічах, переговорах, конференціях, семінарах, нарадах тощо), проведення таких заходів в Україні із залученням іноземних фахівців з метою вивчення сучасної прокурорської та слідчої практики, організації навчання працівників прокуратури за кордоном.
5.6. Організаційне забезпечення службових відряджень працівників органів прокуратури за кордон на підставі наказів Генеральної прокуратури України та відповідно до правил, установлених Інструкцією про організаційно-протокольне забезпечення заходів міжнародного співробітництва в органах прокуратури України.
5.7. Координацію діяльності структурних підрозділів Генеральної прокуратури України у межах реалізації програм та заходів міжнародного співробітництва, обміну досвідом із компетентними установами іноземних держав та міжнародними організаціями, підготовки договорів із питань міжнародного співробітництва під час кримінального провадження, у сфері протидії злочинності та удосконалення правової бази співробітництва, а також надання їм консультативної і методичної допомоги.
5.8. Підготовку та здійснення заходів міжнародного характеру, спрямованих на розвиток міжнародного співробітництва, а також удосконалення ділових стосунків Генеральної прокуратури України з органами прокуратури, іншими компетентними установами іноземних держав та з міжнародними організаціями.
5.9. Взаємодію з відповідними підрозділами Міністерства юстиції України та інших центральних органів виконавчої влади, судами і правоохоронними органами з питань міжнародно-правового співробітництва.
5.10. Здійснення у встановленому порядку та відповідно до компетенції контактів із посольствами та консульськими установами іноземних держав, представництвами міжнародних організацій в Україні, участь за дорученням керівництва Генеральної прокуратури України у зустрічах із представниками цих установ з питань діяльності органів прокуратури.
5.11. Забезпечення зв'язків із міжнародними установами та організаціями, засобами масової інформації, дипломатичними представництвами України за кордоном та іноземними посольствами в Україні з питань, що віднесені до компетенції органів прокуратури.
6. Керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України:
6.1. За зверненням управління міжнародно-правового співробітництва, погодженим із заступником Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків, у визначений строк надавати висновок про:
- законність та обґрунтованість прийнятого у кожному кримінальному провадженні рішення про його передання за кордон, а також наявність підстав для подальшого розслідування в Україні при надходженні кримінального провадження з-за кордону. У разі прийняття рішення про неможливість забезпечення такого розслідування в Україні висновок із цього приводу погоджувати із заступником Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків;
- відповідність законодавству України дій або рішень українських органів досудового розслідування та/або процесуальних керівників під час виконання запиту іноземного компетентного органу;
- законність процесуальних рішень у кримінальному провадженні та наявність підстав для звернення із запитом про видачу особи, встановленої чи затриманої на території іноземної держави, або відмови від такого звернення. Принципово реагувати на факти відмови ініціатора розшуку від наміру вимагати видачу особи (екстрадицію) в Україну.
6.2. За зверненням управління міжнародно-правового співробітництва, погодженим із заступником Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків, у межах компетенції організовувати виконання запитів іноземних компетентних органів про надання міжнародної правової допомоги.
6.3. Контролювати стан досудового розслідування та судового розгляду кожного кримінального провадження, що надійшло до Генеральної прокуратури України з-за кордону в порядку перейняття, а також стосовно особи, виданої в Україну для притягнення до кримінальної відповідальності, у тому числі тимчасово виданої особи. Перевіряти законність та обґрунтованість прийнятих процесуальних рішень.
6.4. З метою забезпечення подальшого повідомлення компетентного органу іноземної держави невідкладно інформувати управління міжнародно-правового співробітництва про остаточне процесуальне рішення у кримінальних провадженнях, передбачених пунктом 6.3 цього наказу, з одночасним наданням висновку про його законність та обґрунтованість і належно засвідченої копії процесуального рішення.
7. Керівникам регіональних та місцевих прокуратур у межах компетенції забезпечувати належну організацію нагляду у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження.
7.1. Вживати заходів щодо забезпечення виконання прокурорами нижчого рівня та органами досудового розслідування вимог статті 575 КПК України щодо видачі особи (екстрадиції). Організовувати вивчення матеріалів кримінального провадження стосовно встановленої або затриманої за кордоном особи зі складанням висновку щодо обґрунтованості звернення, наявності умов для екстрадиції такої особи та відповідності документів органу досудового розслідування вимогам міжнародних договорів і чинного законодавства України.
7.2. З метою своєчасного одержання від ініціатора розшуку відповідного запиту не пізніше 60 годин із моменту затримання, у тому числі в порядку статті 208 КПК України, або встановлення на території України особи, яка вчинила злочин за її межами, згідно з вимогами частини 4 статті 582 КПК України та статті 574 КПК України інформувати про це факсимільним зв'язком і поштою управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України або Міністерство юстиції України, якщо питання видачі такої особи належить до його компетенції. Про кожен випадок затримання або взяття під варту громадянина іноземної держави, який розшукується з метою екстрадиції, негайно повідомляти Міністерство закордонних справ України. Відповідно до статті 36 Віденської Конвенції про консульські зносини забезпечувати співробітникам дипломатичного представництва або консульської установи держави, громадянином якої є така особа, побачення із затриманим (заарештованим).
7.3. Забезпечувати організацію нагляду за додержанням правоохоронними органами України вимог статей 208, 582 КПК України при затриманні розшукуваної особи за умови наявності звернення компетентного органу іноземної держави, яке повинно містити інформацію, передбачену міжнародним договором. У разі, якщо у зверненні компетентного органу іноземної держави не вказано необхідних даних, невідкладно доручати уповноваженій службовій особі їх одержання.
7.4. За кожним фактом затримання іноземця або особи без громадянства, розшукуваних компетентними органами іноземних держав для притягнення до кримінальної відповідальності чи виконання вироку суду, проводити перевірку наявності законних підстав для затримання, відповідності процесуального оформлення затримання законодавству України, своєчасності і повноти виконання органом, що здійснив затримання, вимог статей 208, 581, 582 КПК України, зокрема щодо роз'яснення затриманій особі її прав, отримання від неї пояснень або заяв. Про результати перевірки впродовж 60 годин повідомляти управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України.
7.5. При надходженні звернення іноземного компетентного органу, зазначеного у пункті 7.3 цього наказу, звертатися до слідчого судді з клопотанням про застосування тимчасового арешту такої особи на строк, передбачений кримінальним процесуальним законодавством або відповідним міжнародним договором України, до надходження запиту про її видачу. Разом із клопотанням на розгляд слідчого судді надавати відповідні документи, передбачені міжнародним договором України та статтею 583 КПК України. Таким же чином забезпечувати звернення з клопотанням про тримання особи під вартою у порядку статті 597 КПК України.
7.6. Забезпечувати участь прокурора, який має достатній фаховий рівень у галузі міжнародного співробітництва, у розгляді слідчим суддею клопотань про тимчасовий, екстрадиційний арешт, а також про наявність підстав для подальшого тримання особи під вартою. Вживати передбачених КПК України заходів до апеляційного оскарження винесеної слідчим суддею ухвали, яка суперечить вимогам кримінального процесуального законодавства або міжнародного договору України. У разі оскарження до слідчого судді рішень відповідних центральних органів України про видачу особи забезпечувати участь прокурора, який проводив екстрадиційну перевірку, у судовому розгляді таких скарг у порядку, передбаченому статтею 591 КПК України. Регіональній прокуратурі надавати слідчому судді матеріали, які підтверджують законність і обґрунтованість рішення про видачу особи.
7.7. Забезпечувати додержання законних прав особи у процесі видачі (екстрадиції), а також при перейнятті кримінального провадження від іноземної держави. При надходженні запиту про видачу невідкладно письмово повідомляти особу про її право звертатися з проханням щодо застосування спрощеного порядку видачі згідно з положеннями статті 588 КПК України.
7.8. Керівникам регіональних прокуратур у разі прийняття рішення про видачу особи з відстрочкою забезпечувати контроль за досудовим розслідуванням, судовим провадженням, відбуванням особою покарання, ходом її лікування, а також триманням під вартою. Про закінчення досудового розслідування, результати судового провадження, відбуття покарання та закінчення лікування, а також про звільнення особи з-під варти невідкладно інформувати управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. Вживати заходів щодо застосування до такої особи відповідно до статті 584 КПК України екстрадиційного арешту для її фактичної передачі запитуючій стороні.
7.9. При одержанні регіональними або місцевими прокуратурами повідомлення іноземного правоохоронного органу або іншої іноземної установи чи органу МВС України, у тому числі Робочого апарату Укрбюро Інтерполу, про затримання чи встановлення іноземним компетентним органом особи, яка розшукується українськими правоохоронними органами з метою видачі (екстрадиції) в Україну, не пізніше 60 годин з часу отримання такого повідомлення факсимільним та поштовим відправленням через регіональні прокуратури інформувати Генеральну прокуратуру України про намір вимагати видачу (екстрадицію) особи.
7.10. Керівникам регіональних прокуратур негайно організовувати перевірку матеріалів кримінального провадження та законності дій органів досудового розслідування і прокуратури у разі відмови від підготовки запиту про видачу (екстрадицію) особи в Україну або у разі прохання не виконувати направлений запит. Про результати інформувати управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України.
7.11. Вживати заходів до попередження порушень українськими органами досудового розслідування конституційних прав громадян при оголошенні особи у міжнародний розшук та вирішенні питань, пов'язаних із її екстрадицією.
7.12. Забезпечувати додержання вимог міжнародних договорів та статті 576 КПК України щодо меж кримінальної відповідальності осіб, виданих в Україну, у кримінальному провадженні на стадії досудового розслідування та під час судового провадження.
7.13. Забезпечувати додержання вимог міжнародних договорів та статті 598 КПК України щодо меж призначення покарання особі, кримінальне провадження стосовно якої перейнято від іноземного компетентного органу.
7.14. При здійсненні нагляду за додержанням правоохоронними органами України вимог статей 552, 600 КПК України щодо порядку підготовки запиту про міжнародну правову допомогу та передання кримінального провадження особливу увагу звертати на відповідність змісту та форми запиту, додатків до нього положенням міжнародних договорів, у тому числі заявам чи застереженням запитуваної держави.
7.15. За необхідності виконання на території іноземної держави процесуальних дій, дозвіл на проведення яких в Україні надається прокурором або судом, вживати заходів для забезпечення додержання органом досудового розслідування вимог частини 2 статті 562 КПК України.
7.16. Забезпечувати виконання запиту іноземної держави про проведення процесуальних дій, який надійшов з уповноваженого (центрального) органу або безпосередньо з іноземної компетентної установи, відповідно до вимог статті 558 КПК України та з дотриманням місячного строку проведення слідчих (розшукових) дій з дати надходження звернення до безпосереднього виконавця.
7.17. У разі неможливості виконання запитуваних процесуальних дій у встановлений законом строк за п'ять днів до його закінчення вживати заходів для забезпечення надходження до уповноваженого (центрального) органу обґрунтованого клопотання про необхідність продовження строку виконання запиту. При проведенні великої кількості запитуваних процесуальних дій та отриманні значних за обсягами матеріалів невідкладно надсилати їх відповідними частинами до уповноваженого (центрального) органу або іноземного компетентного органу (за наявності вказівки уповноваженого (центрального) органу України).
7.18. Організовувати перевірку матеріалів, складених за результатами виконання іноземного запиту, щодо повноти, всебічності, законності здійснення запитуваних процесуальних дій та їх належного оформлення, у тому числі наявності підпису уповноваженої службової особи та печатки органу, яким їх складено, а також у передбачених міжнародним договором випадках - перекладу цих документів.
7.19. Забезпечувати перевірку структурними підрозділами з міжнародно-правових доручень або спеціально визначеними відповідними наказами працівниками регіональних прокуратур, де такі підрозділи не створені, запитів українського органу досудового розслідування про надання міжнародної правової допомоги та передання кримінального провадження щодо їх відповідності вимогам чинного законодавства та міжнародних договорів України.
7.20. При оскарженні до суду відповідно до вимог статті 572 КПК України рішень, дій або бездіяльності органів досудового розслідування у зв'язку з виконанням запиту про міжнародну правову допомогу вживати заходів для забезпечення обов'язкової участі у судовому засіданні прокурора, який здійснює нагляд за додержанням законів під час проведення відповідним органом досудового розслідування.
7.21. До клопотань українського органу досудового розслідування про передання кримінального провадження компетентному органу іншої держави долучати висновок регіональної прокуратури щодо законності та обґрунтованості притягнення особи до відповідальності, повноти розслідування в Україні, наявності процесуальних строків (із обов'язковим зазначенням дати їх закінчення), належності оформлення матеріалів кримінального провадження, можливості їх спрямування для перейняття провадження компетентним органам іноземної держави.
7.22. Не допускати випадків порушення клопотання про передання кримінального провадження іноземному компетентному органу до виконання у повному обсязі на території України всіх необхідних та можливих за відсутності підозрюваного процесуальних дій.
7.23. Клопотання слідчого або прокурора про видачу особи в Україну чи про передання кримінального провадження іншій державі надсилати до Генеральної прокуратури України листом за підписом керівника регіональної прокуратури.
7.24. Забезпечувати контроль за станом досудового розслідування та судового розгляду кожного кримінального провадження, що надійшло з-за кордону в порядку перейняття, а також за рапортом підрозділів з міжнародно-правових доручень або спеціально визначених відповідними наказами працівників регіональних прокуратур, де такі підрозділи не створені, - стосовно особи, виданої в Україну для притягнення до кримінальної відповідальності, у тому числі тимчасово виданої особи. Перевіряти законність та обґрунтованість прийнятих процесуальних рішень.
7.25. З метою забезпечення подальшого повідомлення компетентного органу іноземної держави невідкладно інформувати управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України про остаточне процесуальне рішення у кримінальних провадженнях, передбачених пунктом 7.24 цього наказу, із одночасним наданням висновку про його законність та обґрунтованість і належно засвідченої копії процесуального документа.
7.26. Принципово реагувати на порушення законодавства з питань міжнародного співробітництва під час кримінального провадження, вживати заходів до відновлення порушених прав осіб, притягнення винних до відповідальності.
8. Матеріали, доручення або звернення, у тому числі скарги, заяви і повідомлення, які надходять з-за кордону або стосуються дій іноземних громадян чи установ, розглядати управлінню міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України виключно у межах положень, передбачених пунктами 5.3, 5.4 цього наказу. В інших випадках матеріали, доручення і звернення розглядати відповідним структурним підрозділам Генеральної прокуратури України, а також прокуратурам нижчого рівня в межах їх компетенції.
9. Керівникам структурних підрозділів Генеральної прокуратури України, регіональних прокуратур інформувати управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України про необхідність проведення заходів міжнародного характеру, а також надавати допомогу в їх організації. При підготовці таких заходів забезпечувати своєчасне надання якісних довідкових, аналітичних та інформаційних матеріалів.
10. Основними критеріями оцінки ефективності прокурорської діяльності у галузі міжнародного співробітництва під час кримінального провадження визначити:
10.1. Дотримання встановлених процедур, строків, повноти, а також належної якості підготовки та виконання запитів про правову допомогу у кримінальному провадженні.
10.2. Забезпечення прав громадян та юридичних осіб, інтереси яких зачіпаються при наданні та отриманні міжнародної правової допомоги під час кримінального провадження.
11. Затвердити і ввести в дію Інструкцію про організаційно-протокольне забезпечення заходів міжнародного співробітництва в органах прокуратури України, що додається.
Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника та заступників Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків, керівників регіональних прокуратур.
Наказ Генерального прокурора України від 22.11.2014 N 8гн "Про організацію роботи органів прокуратури України у галузі міжнародно-правового співробітництва" вважати таким, що втратив чинність.
Генеральний прокурор України державний
радник юстиції 2 класу В. Шокін
Затверджено
Наказ Генеральної прокуратури України
18.09.2015 N 223
Інструкція
про організаційно-протокольне забезпечення
заходів міжнародного співробітництва
в органах прокуратури України
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає порядок організації в органах прокуратури:
- зустрічей, переговорів, консультацій та інших протокольних заходів з представниками іноземних держав і міжнародних організацій, а також їх візитів в Україну;
- виїздів працівників органів прокуратури у закордонні службові відрядження та візитів керівництва Генеральної прокуратури України за кордон;
- листування з державними установами іноземних держав та міжнародними організаціями (їх представництвами).
2. Порядок організації в органах прокуратури України зустрічей
з представниками іноземних держав та міжнародних організацій
2.1. Офіційні контакти працівників органів прокуратури з представниками іноземних держав і міжнародних організацій здійснюються виключно у порядку та обсягах, передбачених законодавством України, міжнародними договорами нашої держави та міжвідомчими угодами Генеральної прокуратури України.
2.2. Зустрічі з представниками іноземних держав і міжнародних організацій в органах прокуратури України за своєю метою та тематичною спрямованістю поділяються на:
а) візити знайомства;
б) робочі зустрічі;
в) консультації, переговори та бесіди;
г) протокольні заходи.
2.3. Візити знайомства здійснюються керівниками представництв іноземних держав і міжнародних організацій в Україні та мають на меті знайомство і налагодження ділових контактів із Генеральним прокурором України, його заступниками, а також з іншими керівниками органів прокуратури.
2.4. Робочі зустрічі передбачають обговорення стану та перспектив співробітництва, підписання за їх наслідками підсумкових дво- чи багатосторонніх документів, а також участь у заходах міжнародного співробітництва (конференції, семінари, форуми, симпозіуми, круглі столи, тренінги тощо).
2.5. Консультації, переговори та бесіди мають конкретну цільову спрямованість, зокрема: обговорення проектів відомчих угод прокуратури, стану співпраці у конкретному кримінальному провадженні, визначення більш ефективних та прийнятних форм застосування окремих норм міжнародних договорів, центральним органом із виконання яких є Генеральна прокуратура України, тощо.
2.6. Протокольні заходи - прийоми з нагоди візитів іноземних делегацій, свят і ювілейних дат, офіційні обіди (вечері), зустрічі та проводи іноземного гостя (делегації) при прибутті та від'їзді з України.
2.7. Звернення щодо організації в органах прокуратури зустрічей з представниками іноземних держав або міжнародних організацій (іноземними делегаціями) разом із необхідними пропозиціями щодо їх реалізації доповідаються керівництву Генеральної прокуратури України управлінням міжнародно-правового співробітництва, а керівникам регіональних прокуратур - підрозділом із міжнародно-правових доручень або спеціально визначеними відповідними наказами працівниками, якщо такі підрозділи не створені. Відповідні звернення підлягають реєстрації у встановленому для службової кореспонденції порядку.
2.8. Організація в органах прокуратури зустрічей з іноземними гостями здійснюється за умови погодження відповідних пропозицій з посадовими особами, зазначеними в пункті 2.9 цієї Інструкції, як правило, не пізніше ніж за 10 календарних днів до запропонованої (можливої) дати зустрічі. Звернення обов'язково повинно містити інформацію щодо мети зустрічі, переліку питань для обговорення, осіб, які братимуть участь у зустрічі, із зазначенням їх посад, за можливості - біографічну довідку про керівника делегації, а також довідкові матеріали інформаційного характеру.
2.9. Рішення про згоду на зустріч приймається:
а) Генеральним прокурором України, його першим заступником або заступником - при проведенні заходу в Генеральній прокуратурі України;
б) керівниками регіональних прокуратур за погодженням із керівництвом Генеральної прокуратури України у разі проведення зустрічей в очолюваних ними прокуратурах.
2.10. За дорученням керівництва відповідної прокуратури зустріч із представниками іноземних держав або міжнародних організацій може бути проведена начальником структурного підрозділу з урахуванням відповідності його посади службовому статусу гостя (керівника делегації).
2.11. У кожному конкретному випадку з керівництвом відповідної прокуратури погоджуються питання щодо мети зустрічі, тематики або предмета переговорів, представників прокуратури, які братимуть у ній участь, позиції з обговорюваних питань.
2.12. Залежно від предмета обговорення під час зустрічі може бути передбачено підписання спільних документів, проведення офіційного обіду (вечері) на честь особи, яка очолює іноземну делегацію (на честь делегації), обмін пам'ятними подарунками та сувенірами, фотографування, прес-конференцію тощо.
2.13. У Генеральній прокуратурі України організаційне та протокольне забезпечення зустрічей покладається на управління міжнародно-правового співробітництва, яке з цією метою взаємодіє з іншими підрозділами Генеральної прокуратури України. У регіональних прокуратурах ця робота здійснюється підрозділами з міжнародно-правових доручень або спеціально визначеними відповідними наказами працівниками, якщо такі підрозділи не створені, у взаємодії з іншими підрозділами.
2.14. Управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, відповідальний працівник регіональної прокуратури вносять пропозиції стосовно:
- складу учасників із боку прокуратури;
- необхідності залучення окремих підрозділів прокуратури до підготовки тематичних матеріалів для зустрічі;
- приміщення, в якому проводитиметься цей захід;
- запрошення представників засобів масової інформації;
- придбання сувенірів для взаємного обміну тощо.
2.15. Після прийняття керівництвом відповідної прокуратури рішення про зустріч управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, відповідальний працівник регіональної прокуратури забезпечують:
- попереднє узгодження з ініціаторами місця, дати, часу та тривалості заходу;
- участь у ньому представників української сторони, а також у разі необхідності - перекладачів;
- подання до відділу перепусток Генеральної прокуратури України (охороні прокуратур регіонального рівня) списку запрошених;
- зустріч іноземних учасників та їх супровід до місця проведення заходу;
- у разі необхідності - фотографування (відеозйомку) заходу.
2.16. Проведення в органах прокуратури України зустрічей представників іноземних держав і міжнародних організацій та їх делегацій здійснюється відповідно до Протокольного порядку (додаток 1 до цієї Інструкції). Опис окремих видів протокольних заходів наводиться в додатку 2 до цієї Інструкції.
2.17. Підготовка місця проведення протокольних заходів, відповідне обладнання приміщення, забезпечення чаєм, кавою, мінеральною водою учасників, придбання у разі необхідності подарунків та сувенірів здійснюється управлінням міжнародно-правового співробітництва у взаємодії з управлінням матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України (відповідним підрозділом регіональної прокуратури).
2.18. Під час зустрічі за вказівкою керівництва можуть застосовуватися засоби технічної фіксації. Після закінчення зустрічі відповідальним за її проведення працівником складається письмовий протокол, у якому відображаються хід та результати обговорення, досягнуті домовленості, викладаються пропозиції щодо їх реалізації, а також зазначаються відомості про те, чи передавалася іноземцям інформація з грифом обмеження доступу.
2.19. За результатами прийому іноземців управлінням міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України складається звіт, у якому у стислій формі зазначаються: відомості про іноземців; зміст проведених із ними бесід; інформація, яка використовувалася чи була їм передана, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації; інформація, отримана від іноземців; відповідні пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців. У звіті також зазначається, чи передавалася іноземцям інформація з грифом обмеження доступу. Відповідно до пункту 731 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 N 939, примірники звіту надсилаються до підрозділу забезпечення охорони державної таємниці Генеральної прокуратури України для передачі органу Служби безпеки України.
2.20. Повідомлення про зустрічі керівництва Генеральної прокуратури України після погодження з ним тексту, як правило, розміщується управлінням зв'язків із громадськістю та засобами масової інформації на офіційному веб-порталі Генеральної прокуратури України та передається до засобів масової інформації.
2.21. Відомості та інформація, у тому числі конфіденційного характеру, можуть бути надані представникам іноземних держав або міжнародних організацій виключно на підставі письмового запиту, який за своїми змістом і формою відповідає чинному законодавству України, міжнародним договорам України, міжвідомчим угодам Генеральної прокуратури України, у передбачених ними межах.
2.22. Про всі спроби представників компетентних установ іноземних держав і міжнародних організацій отримати відомості та інформацію без законних підстав, намагання перевести офіційні контакти з працівниками органів прокуратури України на неформальну основу невідкладно повідомляти керівництво Генеральної прокуратури України.
3. Порядок організації в органах прокуратури
візитів іноземних делегацій в Україну
3.1. Візити до органів прокуратури України за своїм значенням, статусом особи, яка очолює іноземну делегацію (генеральний прокурор, керівник установи юстиції, правоохоронного органу іноземної держави або особа, що виконує аналогічні функції, інші представники іноземних держав та міжнародних організацій), поділяються на:
а) офіційні візити;
б) робочі візити;
в) візити проїздом;
г) візити у статусі особистого гостя.
3.2. Офіційні візити до органів прокуратури України належать до вищої категорії візитів. У їх рамках передбачається проведення зустрічей, переговорів, підписання спільних документів та офіційний прийом (сніданок, обід, вечеря). Можлива організація для делегації культурної програми, зокрема відвідання театрів та музеїв. Якщо програмою офіційного візиту передбачено організацію поїздок у регіони України, делегацію супроводжує представник управління міжнародно-правового співробітництва та/або працівник іншого структурного підрозділу, визначений керівництвом Генеральної прокуратури України.
3.3. До категорії робочих візитів належать такі, що мають конкретну цільову спрямованість, у тому числі проведення консультацій, робочих зустрічей, а також участь у заходах міжнародного співробітництва (конференції, семінари, форуми) та святкуванні ювілейних дат.
3.4. У разі проїзду (перельоту) іноземних гостей (візит проїздом) через місто Київ їх зустрічає на вокзалі (в аеропорту) залежно від рангу керівника делегації заступник Генерального прокурора України, керівник управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, його заступник або інший працівник органів прокуратури України. В окремих випадках за наявності попередньої домовленості можуть організовуватися зустрічі (бесіди) глави іноземної делегації з Генеральним прокурором України, іншими посадовими особами органів прокуратури України. Офіційні протокольні заходи при цьому не проводяться. Якщо делегація зупиняється в іншому місті України, її зустрічають та проводжають керівники відповідних регіональних прокуратур за вказівкою керівництва Генеральної прокуратури України.
3.5. Візити в Україну іноземних гостей на особисте запрошення Генерального прокурора України належать до категорії візитів у статусі особистого гостя. Такого гостя на вокзалі (в аеропорту) зустрічає (проводжає) посадова особа, визначена Генеральним прокурором України. Організація візиту особистого гостя забезпечується управлінням міжнародно-правового співробітництва у взаємодії з управлінням матеріально-технічного забезпечення Генеральної прокуратури України.
3.6. Рівень прийому, фінансування витрат та обслуговування іноземної делегації визначається категорією візиту і враховує принцип взаємності.
3.7. Пропозиції щодо організації візитів представників (делегацій) іноземних держав і міжнародних організацій підлягають реєстрації в порядку, встановленому для службової кореспонденції. Як правило, вони мають бути надіслані не пізніше ніж за 30 календарних днів до запропонованої (можливої) дати початку візиту. Звернення обов'язково повинно містити інформацію щодо мети та термінів візиту, переліку питань для обговорення, пропозицій щодо запланованих до підписання документів, даних про склад делегації із зазначенням посад, біографічну довідку про керівника делегації, побажання щодо програми візиту, а також довідкові матеріали інформаційного характеру стосовно тематики переговорів.
3.8. Рішення щодо можливості здійснення візиту іноземної делегації, прийнятних термінів його проведення та тривалості з урахуванням висловлених пропозицій приймається виключно Генеральним прокурором України або особою, яка виконує його обов'язки.
3.9. Управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України забезпечує направлення запрошення членам делегації та готує узгоджену з ними програму візиту. У програмі візиту зазначається дата та час проведення окремих заходів, опис їх змісту, дані щодо осіб, відповідальних за забезпечення кожного з них. Програма візиту залежно від його категорії може передбачати проведення переговорів, зустрічей та бесід, підписання спільних документів, офіційний обід (сніданок, вечерю) на честь особи, яка очолює іноземну делегацію (на честь делегації), культурну програму, обмін пам'ятними подарунками та сувенірами, а також інші заходи з урахуванням побажань глави делегації, рівня та складу делегації.
3.10. Якщо програмою візиту передбачено проведення переговорів, зустрічей та бесід, управління міжнародно-правового співробітництва спільно з іншими структурними підрозділами Генеральної прокуратури України, до компетенції яких належать відповідні питання, готує інформаційно-аналітичні матеріали, проекти підсумкових документів (звіт, протокол, спільна заява, комюніке тощо) та матеріали за результатами цих заходів (у тому числі на прохання запитуючої сторони).
3.11. Організаційне та протокольне забезпечення візитів іноземних делегацій в органах прокуратури України здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 2.9 - 2.14 цієї Інструкції.
3.12. Управління зв'язків із громадськістю та засобами масової інформації після погодження тексту з керівництвом Генеральної прокуратури України розміщує на офіційному веб-порталі Генеральної прокуратури України та передає до засобів масової інформації повідомлення про візити іноземних гостей (делегацій).
4. Порядок виїздів працівників органів прокуратури України
у закордонні службові відрядження
4.1. Виїзд працівників органів прокуратури України у закордонні службові відрядження здійснюється в разі необхідності:
а) присутності на заходах правоохоронних органів інших держав щодо надання правової допомоги під час кримінального провадження за клопотаннями правоохоронних органів України, за умови отримання згоди на це запитуваної сторони;
б) участі в переговорах та робочих зустрічах із представниками правоохоронних та інших державних органів зарубіжних країн або міжнародних організацій у складі державних делегацій та делегацій Генеральної прокуратури України;
в) проходження навчання або стажування;
г) участі в міжнародних заходах (симпозіумах, конференціях, семінарах тощо).
4.2. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонним службовим відрядженням, здійснюється:
- Кабінетом Міністрів України - у частині валютних витрат (проживання, добові, побутове обслуговування, транспортні витрати тощо);
- прокуратурою, у якій працює особа, що виїздить у відрядження, - у частині витрат на відрядження за період проїзду територією України (включаючи зупинку у готелі) відповідно до порядку, встановленого для службових відряджень у межах України;
- приймаючою стороною, за винятком випадку, передбаченого підпунктом "а" пункту 4.1 цієї Інструкції;
- міжнародною організацією або її представництвом в Україні.
4.3. Фінансування витрат, пов'язаних із закордонними службовими відрядженнями працівників прокуратури, з інших джерел забороняється.
4.4. Перебуваючи на території іноземної держави, працівники прокуратури України повинні додержуватися законодавства країни перебування. Будь-яке втручання з їх боку в дії співробітників іноземних правоохоронних органів, проведення слідчих дій самостійно, вжиття заходів, не передбачених планом-завданням, а також таких, що можуть зашкодити державним інтересам України, забороняється.
4.5. Обов'язковою умовою для виїзду у відрядження за кордон є наявність письмового запрошення або згоди міжнародної організації чи урядової установи іноземної держави, її посольства чи представництва в Україні. У виключних випадках із цією метою може використовуватися запрошення посольства України у відповідній країні.
4.6. Дозвіл на виїзд у закордонне службове відрядження надається Генеральним прокурором України або виконувачем його обов'язків шляхом накладення резолюції на рапорті працівника, що відряджається за кордон, погодженому з керівництвом регіональної прокуратури або з керівником структурного підрозділу Генеральної прокуратури України та заступником Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків.
4.7. У рапорті зазначаються:
а) персональні дані працівника або кожного з групи працівників, які направляються у відрядження, - посада, прізвище, ім'я, по батькові, контактний телефон;
б) країна, до якої планується виїзд, та орган, який є приймаючою стороною;
в) мета та обґрунтування необхідності виїзду за кордон;
г) запланований термін відрядження та дата виїзду;
ґ) населені пункти, перебування в яких заплановано;
д) вид транспорту;
е) пропозиції щодо джерел фінансування витрат, включаючи проїзд та зупинку в готелі на території України;
є) дані про наявність у зазначених працівників дійсних службових (дипломатичних) паспортів та їх атрибути (серія та номер паспорта, дата видачі і термін дії, орган, що видав паспорт). У разі необхідності оформлення працівникам, які відряджаються, службових (дипломатичних) паспортів до рапорту додаються відповідні копії належних їм паспортів громадянина України, 2 кольорові фотокартки паспортного формату (3,5 х 4,5 см), копія довідки про присвоєння ідентифікаційного коду та довідка з місця роботи, у якій указано займану посаду та класний чин (військове звання);
ж) план роботи у відрядженні з обов'язковим визначенням обсягу роботи кожного працівника, що відбуває за кордон.
4.8. У випадках, коли вирішується питання про відрядження до країн, для в'їзду в які необхідно отримати візи, до рапорту (листа) додається оригінал запрошення або згоди приймаючої установи на приїзд конкретних осіб.
4.9. Після отримання дозволу Генерального прокурора України або виконувача його обов'язків на виїзд у відрядження рапорт разом із запрошенням (згодою на приїзд) приймаючої сторони та іншими документами не пізніше ніж за 15 діб до запланованої дати виїзду передається до управління міжнародно-правового співробітництва.
4.10. За потреби оформлення в'їзних віз працівниками, що відряджаються, заповнюються відповідні візові анкети, а також надаються необхідні для отримання віз особисті документи. У випадку, якщо за вимогами посольства відповідної іноземної держави для отримання візи необхідна особиста присутність особи, такий працівник прокуратури повинен прибути для співбесіди у визначений день та час.
4.11. Документи для оформлення службових паспортів і віз, а також для забезпечення від'їжджаючих іноземною валютою, проекти наказів про відрядження працівників органів прокуратури України готуються управлінням міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. Працівники цього структурного підрозділу за необхідності забезпечують від'їжджаючих квитками на відповідний вид транспорту, вибираючи при цьому найбільш економний маршрут.
4.12. Підставою для виїзду працівників органів прокуратури України в закордонне службове відрядження є наказ Генерального прокурора України або виконувача його обов'язків.
4.13. Кошторис видатків на відрядження за кордон для подання Кабінету Міністрів України підписується головним бухгалтером і затверджується заступником Генерального прокурора України згідно з розподілом обов'язків.
4.14. Працівники, відрядження яких фінансується за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, повинні до початку відрядження отримати в підрозділі бухгалтерського обліку цієї установи валютні кошти, що видаються на підставі відповідного розпорядження за зверненням Генеральної прокуратури України. У разі необхідності одержати кошти можуть за відповідною довіреністю працівники управління міжнародно-правового співробітництва.
4.15. За потреби працівники органів прокуратури, які від'їжджають у закордонне відрядження, отримують від працівників управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України консультативно-дорадчу допомогу та інформацію щодо країни, до якої вони виїздять.
4.16. Упродовж 7 днів після закінчення відрядження особою, що перебувала за кордоном, подається до управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України звіт встановленої форми (додаток 3), у якому, зокрема, відображається:
а) фактична тривалість відрядження із зазначенням країн, до яких здійснювався виїзд;
б) мета виїзду;
в) інформація про результати відрядження (виконання завдання).
4.17. Звіт, що передається до управління міжнародно-правового співробітництва, повинен бути погоджений з безпосереднім керівником для працівників Генеральної прокуратури України або керівником регіональної прокуратури в разі виїзду у відрядження працівника прокуратури нижчого рівня. У випадку відрядження групи її керівником складається єдиний звіт, у якому, крім згаданих даних, зазначається кількість і прізвища працівників, які виїздили за кордон.
4.18. Упродовж 3 робочих днів із моменту повернення на територію України працівники органів прокуратури, які перебували у відрядженні за кордоном, повинні здати службові (дипломатичні) паспорти відповідальному працівнику управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України. Ці документи передаються на зберігання до Міністерства закордонних справ України згідно з Положенням про дипломатичний паспорт України та Положенням про службовий паспорт України, затвердженими Указом Президента України від 12.05.2015 N 264/2015.
4.19. Упродовж 3 робочих днів після повернення працівники, відрядження яких фінансувалося за рахунок коштів Кабінету Міністрів України, повинні особисто відзвітувати в підрозділі бухгалтерського обліку цієї установи за витрачені протягом поїздки валютні кошти відповідно до норм та порядку, встановлених актами Кабінету Міністрів та Міністерства фінансів України, які є чинними на час відрядження. Якщо відрядження частково фінансувалося з бюджету органів прокуратури, відряджені особи звітують упродовж зазначеного строку про витрати в цій частині в підрозділі бухгалтерського обліку органу прокуратури.
5. Особливості організації візитів за кордон
керівництва Генеральної прокуратури України
5.1. Візити працівників органів прокуратури України за кордон за своїм значенням, статусом особи, яка очолює українську делегацію, та особливостями їх здійснення поділяються на категорії, зазначені в пункті 3.1 цієї Інструкції. Крім того, керівники Генеральної прокуратури України та інші працівники органів прокуратури можуть виїжджати у відрядження за кордон у складі офіційних державних делегацій вищого рівня (візит Президента України, керівництва Верховної Ради України, урядові делегації тощо). Візити у відповідь здійснюються на запрошення приймаючої сторони після відвідування іноземною делегацією України.
5.2. Підготовка програми закордонного візиту керівництва Генеральної прокуратури України здійснюється відповідним підрозділом іноземної установи та узгоджується управлінням міжнародно-правового співробітництва
5.3. Якщо програмою візиту передбачено проведення зустрічей, переговорів, консультацій та бесід, управлінням міжнародно-правового співробітництва спільно з іншими структурними підрозділами Генеральної прокуратури України готуються інформаційно-аналітичні матеріали з питань, запланованих до обговорення.
5.4. Управлінням міжнародно-правового співробітництва (за необхідності разом із посольством України у відповідній державі та приймаючою стороною) вживаються заходи з метою забезпечення:
а) зустрічі при прибутті керівництва Генеральної прокуратури України до іноземної держави;
б) бронювання готелю та проживання під час візиту;
в) організації зустрічей та переговорів, проведення яких передбачене програмою візиту;
г) придбання сувенірів та подарунків (разом з управлінням матеріально-технічного забезпечення), якщо в рамках візиту передбачається обмін ними;
ґ) зустрічі керівництва Генеральної прокуратури України після повернення із закордонного відрядження.
5.5. Управління зв'язків із громадськістю та засобами масової інформації після погодження тексту з керівництвом Генеральної прокуратури України розміщує на офіційному веб-порталі Генеральної прокуратури України та передає до засобів масової інформації повідомлення про візит.
6. Порядок листування з державними установами іноземних
держав та міжнародними організаціями (їх представництвами)
6.1. До листування з органами прокуратури, юстиції та іншими державними установами іноземних держав, а також із міжнародними організаціями, їх представництвами в Україні застосовуються правила, передбачені Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України. Водночас це листування має особливий характер і повинно відповідати певним додатковим вимогам встановленої практики, контроль за додержанням якої покладається на управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України.
6.2. Для листування використовується державна мова України. Лист може супроводжуватися перекладом іноземною мовою, якщо бажано довести його зміст до відома адресата якнайшвидше або запобігти можливим неточностям при перекладі адресатом.
6.3. Листи оформлюються на офіційних бланках відповідної прокуратури. На листах, адресованих державній установі зарубіжної країни або міжнародній організації (їх посадовим особам), підпис працівника прокуратури та переклад іноземною мовою засвідчуються гербовою печаткою відповідної прокуратури (печаткою бюро перекладів).
6.4. Рекомендації щодо використання окремих формулювань при підготовці листів державним установам іноземних держав або міжнародним організаціям (їх посадовим особам) залежно від типу повідомлення та його змісту наводяться в додатку 4.
Управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України
Додаток 1
Протокольний порядок
проведення в органах прокуратури України
зустрічей з іноземними гостями (делегаціями)
Організаційно-протокольне забезпечення зустрічей з представниками іноземних держав і міжнародних організацій покладається у Генеральній прокуратурі України на управління міжнародно-правового співробітництва, а в регіональних прокуратурах - підрозділи з міжнародно-правових доручень та спеціально визначених відповідними наказами працівників, якщо такі підрозділи не створені.
I. Прибуття делегації
Іноземних гостей (делегацію), які прибувають до прокуратури, зустрічає відповідальний за проведення заходу працівник управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України, а в разі проведення зустрічі в регіональній прокуратурі - працівник підрозділу з міжнародно-правових доручень або інший спеціально визначений відповідним наказом працівник, якщо такі підрозділи не створені.
Іноземні гості (делегація) у супроводі відповідального працівника прокуратури проходять до будинку через центральний вхід.
Як правило, іноземні гості проходять до приміщення Генеральної прокуратури України через центральний вхід по вул. Різницькій, 13/15. За умови відповідної попередньої домовленості високі гості можуть прибувати на своїх транспортних засобах безпосередньо у двір Генеральної прокуратури України з вулиці Гусовського.
Відповідальний працівник прокуратури супроводжує іноземних гостей (делегацію) до зали, де планується проведення зустрічі.
Якщо гості прибули завчасно, їм може бути запропоновано коротке ознайомлення з окремими приміщеннями відповідної прокуратури. У цьому випадку приблизно за 5 хвилин до початку зустрічі гостей підводять до зали, де вона відбуватиметься.
II. Приміщення, які використовуються для
проведення міжнародних зустрічей
Для проведення зустрічей в органах прокуратури використовуються придатні для цієї мети приміщення.
У Генеральній прокуратурі України для проведення зустрічей використовуються відповідно обладнані приміщення, вибір одного з яких залежить від кількісного складу делегації, рівня іноземних учасників та тривалості зустрічі. Для зустрічей з іноземними гостями, як правило, використовується кімната офіційних заходів Генерального прокурора України (5-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В), кімнати офіційних заходів (6-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В та 1-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9), малі зали (4-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9, та 4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15).
За необхідності можуть використовуватися більші зали, а саме: зала на 140 осіб (7-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В) і зала на 515 осіб (2-й та 3-й поверхи будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В).
III. Оформлення зали та перебіг зустрічі
У разі проведення зустрічі з керівником державної установи або главою дипломатичного представництва зарубіжної країни в залі встановлюється Державний Прапор України та державний прапор держави-гостя. Якщо високий гість є керівником міжнародної організації або главою її представництва, у залі встановлюється Державний Прапор України та прапор цієї міжнародної організації.
Кожен прапор встановлюється на окремому флагштоку (настільній підставці). Всі прапори повинні бути на флагштоках (підставках) однієї висоти.
На столі для переговорів відповідно до кількості учасників заздалегідь розкладаються блокноти, ручки, ставиться необхідна кількість пляшок із мінеральною водою та склянок.
Представники засобів масової інформації займають визначені для них місця у залі до початку зустрічі.
Керівник відповідної прокуратури разом з іншими українськими учасниками зустрічі вітає іноземного гостя та членів делегації у залі біля входу. Як правило, під час вітання здійснюється фото- або відеозйомка.
Після привітання всі учасники займають місця за столом відповідно до посадових рангів. У разі великої кількості учасників їх розташування за столом забезпечується за допомогою попередньо розставлених іменних табличок.
При цьому представники української сторони розташовуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти. Місця ліворуч від керівників української та іноземної делегацій призначені для перекладачів.
У разі, коли зустріч відбувається у малій залі (4-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9) або кімнаті офіційних заходів (1-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9), представники української сторони розміщуються за столом переговорів обличчям до входу, гості - за столом навпроти (типові схеми розташування учасників зустрічі N 3, N 4).
При проведенні зустрічі у малій залі (4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15) місце між Генеральним прокурором України (керівником української делегації) та іноземним гостем (керівником іноземної делегації) призначене для перекладача (типова схема розташування учасників зустрічі N 6).
За відсутності перекладачів Генеральний прокурор України (керівник української делегації) та керівник іноземної делегації сідають поруч (іноземний гість - праворуч). При цьому місце ліворуч від Генерального прокурора України (керівника української делегації) призначене для наступного за рангом українського учасника зустрічі, праворуч від керівника делегації - наступного за рангом іноземного гостя (типова схема розташування учасників зустрічі N 5).
Переговори (обговорення) розпочинаються коротким вступом господаря з привітанням гостей, представленням українських учасників, визначенням основних питань обговорення. Ознайомча частина займає 8 - 10 хвилин. Протягом цього часу подаються чай та кава. Представники засобів масової інформації занотовують основні теми обговорення та орієнтовно через 10 - 15 хвилин після початку бесіди залишають залу, якщо інше не передбачено домовленостями сторін.
Переговори з української сторони веде вищий за посадою працівник прокуратури, який може надавати слово для окремих повідомлень іншим українським учасникам зустрічі.
Загальна тривалість бесіди становить, як правило, 45 - 50 хвилин, а візиту знайомства - 30 - 35 хвилин. Після її закінчення може відбутися обмін сувенірами та спільне фотографування керівників делегацій або всіх учасників зустрічі.
IV. Завершення зустрічі
Вищий за посадою працівник прокуратури з української сторони прощається з іноземним гостем (керівником делегації) та делегацією біля виходу із зали.
У супроводі працівника прокуратури, який його (її) зустрічав, іноземний гість (делегація) залишає будівлю відповідної прокуратури.
Управління міжнародно-правового співробітництва
Генеральної прокуратури України
Типова схема N 1
розташування учасників зустрічі
Кімната офіційних заходів Генерального прокурора України
Кількість посадочних місць: 16
(5-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В)
Типова схема N 2
розташування учасників зустрічі
Кімната офіційних заходів
Кількість посадочних місць: 27
Наявні місця для представників ЗМІ
(6-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15, корпус В)
Типова схема N 3
розташування учасників зустрічі
Мала зала
Кількість посадочних місць: 40
Наявні місця для представників ЗМІ
(4-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9)
Типова схема N 4
розташування учасників зустрічі
Кімната офіційних заходів
Кількість посадочних місць: 13
(1-й поверх будівлі по вул. Гусовського, 9)
Типова схема N 5
розташування учасників зустрічі
Мала зала
Кількість посадочних місць: 33
Наявні місця для представників ЗМІ
(4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15)
Типова схема N 6
розташування учасників зустрічі із перекладачем
Мала зала
Кількість посадочних місць: 33
Наявні місця для представників ЗМІ
(4-й поверх будівлі по вул. Різницькій, 13/15)
Типові схеми для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 2
Види протокольних заходів
За участі представників іноземних держав та міжнародних організацій, зокрема у рамках їх візитів в Україну, можуть проводитися протокольні заходи:
1) зустріч при прибутті іноземного гостя (делегації) в Україну;
2) прийоми - ланч, фуршет, обід, вечеря, коктейль;
3) від'їзд іноземного гостя (делегації).
1. Зустріч іноземного гостя на залізничному вокзалі чи в аеропорту проводиться у разі прибуття в Україну керівника закордонної державної установи або глави міжнародної організації (далі - високий гість).
Зустрічає високого гостя перший заступник або заступник Генерального прокурора України (один із керівників відповідної регіональної прокуратури). У зустрічі також беруть участь керівник управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України або його заступник (працівник підрозділу регіональної прокуратури з міжнародно-правових доручень або спеціально визначений відповідним наказом працівник, якщо такі підрозділи не створені).
На церемонію зустрічі в аеропорту (на вокзалі) можуть запрошуватися відповідальні працівники дипломатичного представництва відповідної іноземної держави (міжнародної організації) в Україні.
За рішенням керівництва прокуратури, яка приймає гостей, зустріч може фотографуватися з виготовленням для високого гостя та членів делегації фотоальбомів на пам'ять про візит. Фотоальбоми вручаються високому гостю під час останньої зустрічі з керівником відповідної прокуратури або під час церемонії проводів в аеропорту (на залізничному вокзалі).
Якщо серед членів делегації є жінки (високий гість, дружина високого гостя або член делегації), особи, які їх зустрічають, беруть із собою квіти для вручення під час церемонії зустрічі.
За потреби для проведення зустрічі замовляється зала офіційних делегацій або VIP-зала та необхідна кількість автомобілів відповідного класу, включаючи представницькі, з розрахунку один автомобіль не більше ніж для трьох осіб. У разі необхідності організовується супровід колони автомобілів, які перевозять делегацію, спеціалізованими автомобілями поліції.
Під час здійснення необхідних процедур із прикордонного та митного оформлення високому гостю, членам делегації та особам, які їх зустрічають, пропонуються кава, чай та напої в попередньо замовленій окремій залі.
Вища посадова особа, яка зустрічає високого гостя (делегацію), проводить їх до автомобілів та разом із ними їде до готелю, де попередньо замовляється (бронюється) відповідна кількість номерів.
2. За формою проведення протокольні заходи поділяються на ланч, фуршет, обід, вечерю, коктейль.
Ланч належить до денних прийомів з іменним розсаджуванням за основним столом. Його влаштовують між 12 та 15 годинами тривалістю 1 - 1,5 години, з яких 45 - 60 хвилин гості перебувають за столом, а 15 - 30 хвилин - за кавою. Кава, чай можуть подаватися як за основним столом, так і в іншій залі.
Фуршет відрізняється від ланчу тим, що при його влаштуванні не передбачено іменного розміщення за основним столом, а гості самі беруть страви й напої та обирають столи, за які сідають.
Коктейль розпочинається між 17 та 19 годинами і триває 1,5 - 2 години. Прийом проводиться стоячи. У запрошенні зазначається час початку і закінчення прийому. Гості можуть приходити і залишати приміщення у будь-який момент указаного часу.
Найбільш представницьким видом прийому є обід. Він проводиться, як правило, між 19 та 21 годинами з іменним розміщенням запрошених осіб. У залі прийому встановлюються державні прапори країни-гостя та України.
Вечеря розпочинається о 21 годині і пізніше. Від обіду вона відрізняється лише часом проведення і тим, що перша страва не подається.
На ланчі, обіди, вечері необхідно прибути в точно зазначений у запрошенні час, привітати господарів заходу і зайняти місця за столом згідно з планом розташування. По завершенні першим залишає місце прийому керівник, потім підлеглі йому посадові особи за посадовим старшинством.
У разі, коли під час протокольного заходу передбачається обмін короткими промовами чи тостами, господар повинен заздалегідь передати текст свого виступу високому гостю для ознайомлення й підготовки промови у відповідь.
Першим промову виголошує господар, а потім - гість, на честь якого влаштовано прийом.
Промова господаря повинна, як правило, передбачати привітання на адресу високого гостя (керівника іноземної делегації), виклад положень, що стали приводом для зустрічі, прийняту форму побажання гостям здоров'я, процвітання, щастя й інших гараздів.
Міжнародним дипломатичним протоколом не передбачені промови чи тости інших учасників заходу, однак в окремих випадках керівники делегацій можуть надавати слово учасникам прийому. Можливе завершення прийому тостом господаря під келих шампанського.
З метою надання прийому більшої урочистості на його початку можуть організовуватися концерти майстрів мистецтв (тривалістю до 20 хвилин), під час яких запрошеним особам подаються напої (аперитив).
3. Завершальним протокольним заходом є від'їзд високого гостя, що передбачає необхідність відповідної підготовки. Як правило, високого гостя проводжає в аеропорт (на залізничний вокзал) та сама посадова особа, що й зустрічала. Однак рішенням керівництва відповідної прокуратури проведення цього заходу може також бути доручено іншому працівнику прокуратури аналогічного посадового рівня.
Церемонія проводів високого гостя здійснюється аналогічно церемонії його зустрічі.
Управління міжнародно-правового співробітництва Генеральної прокуратури України
Додаток 3
Звіт
про закордонне відрядження
Звіт про закордонне відрядження (Додаток 3) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".
Додаток 4
Рекомендації
щодо листування з державними установами
зарубіжних країн, міжнародними організаціями
та їх представництвами
Листування з державними установами зарубіжних країн, міжнародними організаціями та їх представництвами має особливий характер та повинно відповідати певним вимогам і міжнародним звичаям, що склалися.
Листування з іноземними посольствами, представництвами та міжнародними організаціями здійснюється керівництвом Генеральної прокуратури України, безпосередньо управлінням міжнародно-правового співробітництва або іншими підрозділами центрального апарату, керівництвом регіональних прокуратур.
Вибір форми кореспонденції залежить від типу повідомлення та його змісту. Проте можливо визначити основні види (форми) зазначеного листування:
1) особисті листи;
2) поточні (вербальні) листи.
Особисті листи надсилаються у зв'язку з непересічними подіями, святами, ювілеями та з інших питань, що мають важливе значення. Такі листи містять відповідну тематичну інформацію. Лист складається від першої особи того, хто його підписує, і починається зі звертання "Шановний пане Генеральний прокурор (Міністр, Посол, Голова...!)". Далі наводиться основна текстова частина листа. Закінчується лист компліментом (формулою ввічливості), яким автор засвідчує свою повагу. Характер компліменту повинен ґрунтуватися на принципах взаємності, особливо у випадку направлення листа-відповіді.
Якщо лист починається звертанням "Пане..." (без слова "шановний" або "вельмишановний"), то завершується він словами "з повагою" (без означень "щирою" чи "глибокою"). Це свідчить про намір автора зробити лист більш стриманим. Приклади особистих листів:
Зазначення адресата
(Вельми-) Шановний __!
Маю честь засвідчити Вам свою повагу та у зв'язку (з нагоди) _________ поздоровити Вас (і весь колектив ___) ___________.
Я щиро вдячний за Ваші зусилля, спрямовані на зміцнення та розвиток наших ділових стосунків у конструктивному та взаємовигідному руслі. Дозвольте висловити впевненість у тому, що і надалі у Вашій особі ми будемо мати не тільки надійного партнера, а й щирого друга.
З (глибокою) повагою
(особистий підпис).
Зазначення адресати
(Вельми-) Шановний ______!
Прошу Вас прийняти мою щиру вдячність за Ваше дружнє привітання з нагоди.
Повністю поділяю Вашу думку, що ______, і сподіваюсь на подальший успішний розвиток нашого співробітництва.
З (глибокою) повагою
(особистий підпис).
Форма звертання залежить від конкретного випадку. У листі до Генерального прокурора доречним є варіант: "Шановний пане Генеральний прокурор!", до Міністра - "Шановний пане Міністр!" тощо. При цьому наведення посади адресата бажано використовувати у разі першого звернення. Надалі після налагодження відповідних стосунків звертатися необхідно із зазначенням імені та по батькові (для країн СНД) або прізвища - "Шановний Іване Івановичу!", "Шановний пане Лоуренс!".
Поточні (вербальні) листи починаються і завершуються компліментом. На початку вони містять також повну назву установи, яка пише лист, та повну назву установи-адресата.
У завершальному компліменті використовуються скорочені назви.
Приклад тексту поточного (вербального) листа:
Генеральна прокуратура України засвідчує свою високу повагу Посольству Королівства Нідерланди в Україні та у зв'язку з листом від __________ N _________ має честь повідомити наступне.
________________________________
________________________________
Управління міжнародно-правового
співробітництва Генеральної прокуратури України