Переміщення основних засобів і запасів у межах установи:
документальне оформлення

При надходженні основних засобів і запасів до бюджетної установи слід дотримуватися певних правил та вимог щодо документального оформлення. Розглянемо, які документи потрібно заповнювати при переміщенні матеріальних цінностей у межах установи.

Переміщення запасів. Особливості бухгалтерського обліку основних засобів визначає Національне положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202 (далі - НП(С)БОДС 121) і Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб'єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі - Методрекомендації з бухобліку запасів).

Для видачі запасів зі складу використовуються типові форми, затверджені наказом Держ-казначейства від 18.12.2000 р. № 130, зокрема: накладна (вимога) типової форми № З-3; Меню-вимога на видачу продуктів харчування типової форми № З-4, забірна картка типової форми № З-5. Але це не вичерпний перелік документів, на практиці часто використовується ще й видаткова відомість тощо. Таким документом може бути і видаткова відомість чи інший документ, якщо його використання передбачено наказом про облікову політику.

Однак у випадку з запасами досить часто їх переміщення зі складу для використання в роботі закінчується вибуттям запасів, тому документи на переміщення стають одночасно й підставою для списання запасів. Адже дані до меморіального ордеру № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів (форма № 396 (бюджет)) заносять з первинних документів про витрачання матеріалів (накладних на видачу, забірних карток та ін.).

Переміщення основних засобів. Правила бухгалтерського обліку основних засобів визначає Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 р.№ 1202 (далі - НП(С)БОДС 121) і Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб'єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі - Методрекомендації з бухобліку ОЗ).

Однак у цих документах визначено особливості відображення основних засобів у бухгалтерському обліку. Єдине що у абз. 6 п. 5 Методрекомендацій з бухобліку ОЗ зазначено, що надходження, переміщення та вибуття гуманітарної допомоги бухгалтерська служба та матеріально відповідальні особи відображають в облікових регістрах окремо від матеріальних цінностей, придбаних за рахунок коштів інших джерел надходжень.

Тому не залишається нічого іншого, як використовувати типові форми, затверджені наказом Головного управління Держказначейства, Держкомстату від 02.12.1997 р. № 125/70. Але, на жаль, цим наказом не передбачені форми для переміщення основних засобів. Тому на практиці бюджетні установи розробляють самостійно форми накладних для внутрішнього переміщення й беруть за основу при їх розробці форму накладної (вимоги) форми № З-3. Щоправда застосування таких накладних для переміщення основних засобів варто передбачити у наказі про облікову політику.

Документи аналітичного обліку необоротних активів систематизуються за датами здійснення операцій та оформляються меморіальним ордером № 9 (форма 438 (бюджет)), який є накопичувальною відомістю про вибуття та переміщення необоротних активів.

Однак видача необоротних активів зі складу не значить, що об'єкт знаходиться в експлуатації. Він може знаходитися певний час не підключеним або не використовуватися. Дуже часто техніку ще потрібно налаштувати та підготувати до експлуатації. Тому в роботі бухгалтери користуються ще й Актом введення об'єкт в експлуатацію, адже від дати введення в експлуатацію залежить, коли починати нарахування амортизації. Застосування такої форми теж слід передбачити у наказі про облікову політику установи.