КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Юридичний департамент
Трудова книжка - основний документ громадянина, що
підтверджує його трудову діяльність
(Частина II. Частину I див. в консультаціїї від 17.06.2015 р.)
Відповідність запису про найменування роботи
(посади) Класифікатору професій
У разі прийняття працівника на роботу запис про найменування його роботи, професії або посади повинен провадитися для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Національному класифікаторі України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327.
Зазначені записи повинні відповідати записам штатного розпису, а також наказу про прийняття на роботу.
Недотримання такого порядку може призвести до виникнення проблем під час оформлення працівникові пільгової пенсії. Отже, працівник має бути зацікавлений у тому, щоб назва його посади (професії) відповідала законодавству.
Якщо було допущено помилку щодо невідповідності назви посади (професії) Класифікатору професій, роботодавець повинен ужити заходів для її виправлення.
Виправлення провадиться через видавання відповідного наказу по підприємству про внесення змін до штатного розпису, в якому зазначається дата їхнього внесення, після чого видається наказ про переведення працівника з дня внесення змін до штатного розпису з посиланням на цей наказ. Після цього до трудової книжки працівника вноситься запис про переведення його на іншу посаду.
Слід зауважити, що зміна найменування посади вважатиметься зміною істотних умов праці, про яку працівник має бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.
Частиною 4 ст. 32 КЗпП передбачено: якщо колишні істотні умови праці не може бути збережено, а працівник не згоден на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється за п. 6 ст. 36 КЗпП.
Поєднання професійних назв, якщо зазначене не передбачене Класифікатором професій, не допускається.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу на такому підприємстві, в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати (ст. 49 КЗпП).
Щодо видачі трудової книжки в разі звільнення
Записи в трудовій книжці під час звільнення з роботи мають провадитися в точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи про роботу і нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
При цьому для осіб працездатного віку слід зазначити час, тривалість та місце проходження працівником підвищення кваліфікації за останні два роки перед звільненням.
Власник або уповноважений ним орган (роботодавець) повинен видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення.
У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
У такому разі днем звільнення буде вважатися день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника, а раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про потребу отримати трудову книжку.
Слід зазначити, що пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмової згоди працівника.
Трудові книжки та їхні дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються впродовж двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їхні дублікати) зберігаються в архіві підприємства впродовж 50 років, а по закінченні цього строку їх можна знищити в установленому порядку.
Трудова книжка видається працівникові виключно в разі його звільнення. Якщо працівник не звертається за одержанням трудової книжки, доцільно письмово повідомити його про потребу отримати трудову книжку, яка зберігається на підприємстві. З метою уникнення подальших можливих судових проблем та виплати компенсації - середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу за затримку видачі трудової книжки роботодавцю доцільно все-таки її видати в день звільнення.
Якщо працівник помер (або якщо є судове рішення про оголошення особи померлою), трудова книжка може бути видана його найближчим родичам під розписку або надіслана поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі «Відомості про роботу» і дати запису у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв'язку зі смертю», далі заповнюється графа 4 - зазначаються дата і номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку.
Вкладиш до трудової книжки та її дублікат
Відповідно до п. 3.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58, зареєстрованим у Мін'юсті України 17.08.93 р. за № 110 (далі - Інструкція), якшо в трудовій книжш заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 x 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і зазначаються серія і номер вкладиша. Під час кожної наступної його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія та номер вкладиша.
За пунктом 5.1 Інструкції особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше від 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» під час заповнення дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування і на це підприємство вже працював, то під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 - найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться на бажання працівника.
Якщо в поданих документах зазначено, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Потім у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
Якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносять тільки ті дані, що є в документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їхньому власникові. Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Такими документами є довідки, видані працівникові за всіма попередніми місцями роботи, в яких містяться відомості про періоди роботи, підтверджені виданими на цих підприємствах наказами про прийняття, звільнення працівника, обіймання певної посади, нагороди тощо, підписані посадовими особами і засвідчені печаткою.
Отже, особа, яка втратила трудову книжку, має право звернутися до власника за останнім місцем роботи за дублікатом, а власник зобов'язаний видати його.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власникові. Під час працевлаштування на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки (пункт 5.5 Інструкції).
Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв'язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.
Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.
У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власникові.
Облік трудових книжок
на підприємстві, в установі, організації
За пунктом 3 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. № 301 (далі - постанова № 301) трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах й організаціях, а під час звільнення працівника трудова книжка видається йому під підпис у журналі обліку.
Згідно із п. 6.3 Інструкції власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Пунктом 7.1 Інструкції передбачено, що на підприємстві має вестися документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок (Книга обліку бланків трудових книжок та Книга обліку руху трудових книжок).
Ці книги обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
До Книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них уносяться всі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час влаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам знову.
Трудові книжки працівників доцільно зберігати за алфавітом, у великих установах - за структурними підрозділами й за алфавітом.
У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особистій картці й у книзі обліку.
Відповідно до п. 6.1 Інструкції під час оформлення трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їхніх бланків унаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
Відповідальність за організацію ведення обліку,
зберігання і видачу трудових книжок
Пунктом 4 постанови № 301 передбачено, що відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках - іншу відповідальність.
Наявність матеріальної заборгованості перед підприємством не є підставою для затримання видачі трудової книжки під час звільнення працівника.
Головний спеціаліст,
Ігор БИЦЬ
"Праця i зарплата" N 24 (940), 24 червня 2015 р.
Передплатний iндекс: 30214