КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Юридичний департамент

Трудова книжка - основний документ громадянина, що
підтверджує його трудову діяльність

(Частина I. Частину II див. в консультації від 24.06.2015 р. )

Трудова книжка громадянина є основним та найважливішим документом про його трудову, професійну діяльність. Трудова книжка є підтвердженням набутого впродовж життя стажу роботи (досвіду) громадянина.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації.

Так, до трудової книжки мають заноситися відомості про навчання у вищих навчальних закладах, час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі; час служби у Збройних силах України та інших військах; час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років; період одержання допомоги по безробіттю тощо.

Трудова книжка є так званим «трудовим паспортом» кожної працюючої людини. Відповідно до ч. 1 ст. 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Порядок ведення трудових книжок, їхнього зберігання, виготовлення, постачання й облік установлений постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» (із змінами, далі - постанова № 301) та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58, зареєстрованим у Мін'юсті України 17.08.93 р. за № 110 (із змінами, далі - Інструкція).

Так, згідно з п. 2 постанови № 301 під час влаштування на роботу працівники зобов'язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.

Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше віп п'яти днів після прийняття на роботу, студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів - не пізніше від п'яти днів після початку проходження стажування.

Отже, відповідно до чинного законодавством під час прийняття на роботу на працівника покладається обов'язок подати власникові чи уповноваженому ним органу (роботодавцю) трудову книжку, оформлену в установленому порядку, а на роботодавця - забезпечити належне ведення трудової книжки працівника.

Слід зазначити, що трудові книжки раніше встановленого зразка не підлягають обміну.

Якою мовою потрібно
вести трудову книжку

За пунктом 2.1 Інструкції трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.

Записи про звільнення у трудовій книжці засвідчують окремо як український, так і російський тексти.

Ураховуючи, що відповідно до ст. 10 Конституції України та ст. 6 Закону України «Про засади державної мовної політики» державною мовою України є українська мова як обов'язковий засіб спілкування на всій території України під час здійснення повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування (мова актів, роботи, діловодства, документації тощо), а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначаються законом, доцільно, щоб трудова книжка працівника, котрий уклав трудовий договір на території України, велася відповідно до національного законодавства.

Отже, заповнення трудових книжок працівників має провадитися українською мовою.

Не буде вважатися порушенням загальновстановлених правил ведення офіційного діловодства, якщо записи будуть унесені до трудової книжки українською мовою в російськомовній її частині попередніх зразків.

На кого має вестися трудова книжка

За пунктом 1.1 Інструкції трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки ведуться на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності.

Слід зазначити, шо на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Робота за сумісництвом, оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться на бажання працівника власником або уповноваженим ним органом (п. 2.14 Інструкції).

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві оформлюється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києві - в Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, Автономній Республіці Крим - у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях - в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м. Севастополі - в міській державній адміністрації. Ці організації роблять відмітки в трудових книжках про прийняття на роботу і про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок наймачів (п. 2.21 Інструкції).

Трудові книжки на фізичних осіб, які виконують роботу певних обсягів за укладеними цивільно-правовими договорами, не ведуться, оскільки вони не є найманими працівниками (не перебувають у трудових відносинах з роботодавцем). Такі відносини регулюються цивільним законодавством.

Відповідно до п. 1.4 Інструкції особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із Збройних сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі - Збройні сили України та інші війська) та військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Чи може підприємець завести
трудову книжку на себе

Під час провадження підприємницької діяльності підприємець ні з ким не перебуває в трудових відносинах, і це означає, шо трудова книжка на нього не ведеться. Оскільки відповідно до ст. 48 КЗпП ведення трудових книжок передбачено на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи.

Таким чином, підприємець не має права заводити трудову книжку на себе. Це право мають підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також підприємці - на своїх найнятих працівників, з якими укладено трудові договори.

Оформлення підприємцем трудової книжки найманого працівника

За пунктом 2.21-1 Інструкції трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо в працівників.

Записи в трудовій книжці найманого працівника вносяться підприємцем після оформлення належним чином трудового договору та видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення - в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Під час прийняття працівника на роботу підприємець повинен унести такий запис до його трудової книжки:

- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» заголовком зазначається, наприклад, «Підприємець Іванчук О. С.»;

- під цим заголовком у графі 1 - порядковий номер запису, який уноситься;

- у графі 2 - дата прийняття на роботу (наприклад, «06.05.2015»);

- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» - запис про прийняття на роботу (наприклад, «Прийнято на роботу....»);

- у графі 4 трудової книжки - реквізити наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Якщо трудові відносини припиняються, підприємцю доцільно внести до трудової книжки працівника такий запис про звільнення:

- у графі 1 - порядковий номер запису, який уноситься;

- у графі 2 - дату звільнення з роботи;

- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» - запис про звільнення з роботи (наприклад, «Звільнений з роботи....» із зазначенням підстави звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП);

- у графі 4 трудової книжки працівника зазначаються реквізити наказу (розпорядження) про звільнення з роботи.

Відомості, що вносяться
до трудової книжки

Трудова книжка складається із титульної сторінки і таких розділів: відомості про роботу; відомості про нагородження; відомості про заохочення; відомості про призначення пенсії.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення - в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи про тимчасове переведення або переміщення на іншу роботу в разі простою або за виробничої потреби до трудової книжки не вносяться. До трудової книжки не вносяться також записи щодо перебування осіб у соціальній відпустці (у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), а також у відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною, що надається відповідно до медичного висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку.

Дати зазначаються арабськими цифрами: число та місяць - двозначними, роки - чотиризначними. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 21 листопада 1998 р., у графі 2 трудової книжки записується «21.11.1998».

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, занесеним до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

До трудової книжки вносяться:

- відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

- відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

При цьому записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заносяться.

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вноситься на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність унесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження, записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Якщо було виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

За потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а за його відсутності - вищою організацією, якій було підпорядковано підприємство, а в разі її відсутностї - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу провадиться на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Слід також зазначити, що відповідно до п. 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.93 р. № 637, за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні потрібні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їхнє виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Унесення до трудової книжки запису про прийняття на роботу провадиться в такому порядку:

- у графі 3 як заголовок записують повне найменування підприємства, установи, організації (на практиці з цією метою виготовляється штамп відповідного розміру з повною назвою);

- у графі 1 нижче заголовка зазначають порядковий номер запису;

- у графі 2 - дату прийняття на роботу;

- у графі 3 - назву посади (роботи) або професії відповідно до професійної назви роботи, а також розряд (категорію) і назву структурного підрозділу (відділу, цеху тощо) (записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій);

- у графі 4 - номер і дату наказу (розпорядження).

Окремим рядком до трудової книжки вносять з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі відомості:

- про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

- час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах на навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- час навчання у вищих навчальних закладах (у тому числі час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдо-говірної тематики) та час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли навчальні заклади вносять записи про навчання на денних відділеннях для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки;

- роботу як членів колгоспу - в тому разі, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

- час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, в тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

- період одержання допомоги по безробіттю - безробітним особам заноситься в трудову книжку органом Державної служби зайнятості населення.

Ці записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на такому підприємстві.

Головний спеціаліст,
Ігор БИЦЬ

"Праця i зарплата" N 23 (939), 17 червня 2015 р.
Передплатний iндекс: 30214