АУДИТОРСЬКА ПАЛАТА УКРАЇНИ

РІШЕННЯ
27.11.2008 N 196/7

Про затвердження Порядку проведення
перевірок матеріалів скарг, які надходять
до Аудиторської палати України

( Із змінами, внесеними згідно з
Рішеннями Аудиторської палати
N 215/9 від 20.05.2010
N 307/6 від 29.01.2015 )

Керуючись статтею 12 Закону України "Про аудиторську діяльність" від 22 квітня 1993 року N 3125-XII (в редакції Закону від 14.09.2006 N 140-V), з метою здійснення організації контролю за якістю аудиторських послуг Аудиторська палата України ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Порядок проведення перевірок матеріалів скарг, які надходять до Аудиторської палати України (додається).

2. Секретаріату Аудиторської палати України забезпечити оприлюднення цього рішення.

Голова Аудиторської палати України С.О.Столярова

Додаток
до рішення Аудиторської
палати України
27.11.2008 N 196/7

Порядок
проведення перевірок матеріалів скарг,
які надходять до Аудиторської палати України,
щодо недотримання аудиторськими фірмами
та аудиторами законодавства України,
стандартів аудиту, норм професійної етики аудиторів,
рішень Аудиторської палати України
при наданні ними аудиторських послуг

Розділ I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про аудиторську діяльність", рішення Аудиторської палати України від 27.09.2007 N 182/3 "Про затвердження Концептуальної основи контролю аудиторської діяльності в Україні" з метою встановлення єдиних правил і процедур здійснення перевірок матеріалів скарг, які надходять до Аудиторської палати України (далі - АПУ), щодо недотримання аудиторськими фірмами та аудиторами законодавства України, стандартів аудиту, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ при наданні ними аудиторських послуг.

Перевірки матеріалів скарг, які надходять до АПУ, здійснюються Комітетом з контролю якості аудиторських послуг (далі - Комітет) відповідно до положень цього Порядку та інших нормативних документів, затверджених АПУ. ( Абзац другий пункту 1.1 в редакції Рішення Аудиторської палати N 215/9 від 20.05.2010 ) ( Пункт 1.1 із змінами, внесеними згідно з Рішенням Аудиторської палати N 307/6 від 29.01.2015 )

1.2. У цьому Порядку наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

Стандарти завдань - визначені Міжнародними стандартами аудиту, надання впевненості та етики, які прийняті АПУ в якості Національних стандартів аудиту, Міжнародні стандарти аудиту (МСА), Міжнародні стандарти завдань з огляду (МСЗО), Міжнародні стандарти завдань з надання впевненості (МСЗНВ), Міжнародні стандарти супутніх послуг (МССП), видані Радою з міжнародних стандартів аудиту та надання впевненості (РМСАНВ) Міжнародної федерації бухгалтерів (МФБ).

Норми професійної етики аудиторів - етичні вимоги, визначені Кодексом етики професійних бухгалтерів, що є невід'ємною частиною Міжнародних стандартів аудиту, надання впевненості та етики.

Скарга - письмове звернення фізичної або юридичної особи до АПУ, в якому чітко ідентифіковано особу, що звертається, місце її проживання (місцезнаходження), дата складання скарги та в якому викладені факти та/або обставини, що свідчать або можуть свідчити про недотримання з боку аудиторів та/або аудиторських фірм вимог Закону України "Про аудиторську діяльність", інших нормативно-правових актів України, стандартів завдань, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ при здійсненні ними аудиторської діяльності.

Скаржник - фізична або юридична особа, яка звертається до АПУ зі скаргою.

Суб'єкт аудиторської діяльності - аудиторська фірма або аудитор, який у встановленому порядку набув статусу фізичної особи-підприємця, відомості про яких включені до Реєстру аудиторських фірм та аудиторів.

Суб'єкт скарги - суб'єкт аудиторської діяльності, на якого вказує у своїй скарзі скаржник як на порушника вимог Закону України "Про аудиторську діяльність", інших нормативно-правових актів України, стандартів завдань, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ при здійсненні ним аудиторської діяльності.

Професійні обов'язки - обов'язки суб'єктів аудиторської діяльності дотримуватись вимог Закону України "Про аудиторську діяльність", інших нормативно-правових актів України, стандартів завдань, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ при здійсненні ними аудиторської діяльності.

Неналежне виконання професійних обов'язків - порушення суб'єктами аудиторської діяльності професійних обов'язків при наданні ними аудиторських послуг.

Стягнення - захід впливу як міра юридичної відповідальності, що застосовується з боку АПУ до аудитора або аудиторської фірми у разі неналежного виконання останніми професійних обов'язків.

Аудит, аудитор, аудиторська діяльність, Реєстр аудиторських фірм та аудиторів та інші терміни використовуються в цьому Порядку у значеннях, визначених Законом України "Про аудиторську діяльність".

1.3. Надходження до АПУ скарги не є підставою для ініціювання та здійснення з боку АПУ зовнішньої перевірки системи контролю якості аудиторських послуг суб'єкта аудиторської діяльності. Дія цього Порядку не поширюється на здійснення зовнішніх перевірок систем контролю якості аудиторських послуг.

Розділ II. Порядок визнання письмового
звернення до АПУ скаргою

2.1. Письмові звернення, які надходять до АПУ, приймаються Секретаріатом АПУ та реєструються відповідно до вимог Інструкції про порядок розгляду звернень, що надходять до АПУ.

2.2. Прийняття рішення щодо відповідності або невідповідності письмового звернення визначенню скарги згідно з п. 1.2 цього Порядку здійснює Голова АПУ або уповноважений ним працівник Секретаріату АПУ. У разі потреби, з метою прийняття цього рішення Голова АПУ може залучати до обговорення будь-яких працівників АПУтазовнішніхекспертів. Факт прийняття рішення фіксується на першій сторінці оригіналу скарги з зазначенням дати прийняття рішення.

2.3. Після прийняття рішення щодо відповідності письмового звернення визначенню скарги оригінал скарги з доданими до нього документами (за їх наявності) в цей же день передається Комітету. Копія скарги зберігається у Секретаріаті АПУ.

Розділ III. Облік скарг Комітетом

3.1. Голова Комітету в день отримання скарги від Секретаріату АПУ забезпечує фіксацію факту її отримання в книзі реєстрації скарг, що ведеться Комітетом за формою, встановленою відповідно до вимог цього Порядку.

Розділ IV. Перевірка матеріалів скарги та підготовка звіту
за результатами перевірки

4.1. Упродовж одного календарного дня віддати реєстрації скарги в книзі реєстрації скарг голова Комітету визначає зі складу штатних працівників уповноважену особу Комітету для її розгляду. Уповноважена особа Комітету готує та направляє суб'єкту скарги листом з оголошеною цінністю з описом вкладення (далі - лист) повідомлення про факт надходження скарги (далі - повідомлення) із фіксацією дати його відправлення у книзі реєстрації скарг.

Уповноважена особа Комітету може здійснити дублювання відправленого поштою повідомлення із застосуванням засобів факсимільного зв'язку, електронної пошти або будь-яким іншим способом, що забезпечує отримання повідомлення адресатом в найкоротший термін.

4.2. Зазначене у п. 4.1 цього Порядку повідомлення має, зокрема, містити:

- інформування суб'єкта скарги про факт і дату надходження до АПУ скарги, що стосується його аудиторської діяльності;

- вимогу до аудитора чи керівника суб'єкта скарги у разі необхідності особисто прибути до АПУ (до м. Києва) у визначений головою Комітету термін для ознайомлення зі змістом скарги та надання пояснень щодо інформації, наведеної в скарзі;

- перелік документів, які мають бути надані суб'єктом скарги до Комітету для проведення перевірки матеріалів скарги.

4.3. Перелік документів, зазначених у п. 4.2 цього Порядку, визначає голова Комітету, виходячи зі змісту скарги та необхідності забезпечення всебічної, повної й об'єктивної перевірки матеріалів скарги у встановлені цим Порядком терміни.

4.4. Аудитор або керівник суб'єкта скарги, на адресу якого направлено повідомлення, повинні впродовж погодженого з ними терміну:

4.4.1. Прибути до АПУ, якщо така вимога зазначена у повідомленні.

4.4.2. Ознайомитися зі скаргою та власноручно зробити витяг із неї (за бажанням).

4.4.3. Надати (надіслати) голові Комітету або уповноваженій ним особі документи, вказані у повідомленні.

4.4.4. Надати (надіслати) голові Комітету або уповноваженій ним особі письмові пояснення щодо викладених у скарзі фактів та/або обставин.

Дата надання (надходження) вказаних у цьому пункті документів і пояснень підлягає обов'язковій реєстрації у книзі реєстрації скарг.

4.5. У разі виникнення поважних причин аудитор або керівник суб'єкта скарги зобов'язані у строк, визначений п. 4.4 цього Порядку, повідомити особисто голову Комітету або уповноважену ним особу про наявність і тривалість таких обставин із подальшим наданням до Комітету підтверджувальних документів щодо виникнення поважних причин і виконати вимоги, викладені у повідомленні, впродовж п'яти календарних днів після закінчення (припинення) таких обставин.

До поважних причин, що можуть перешкодити аудитору або керівнику суб'єкта скарги, на адресу якого направлено повідомлення, у визначений п. 4.4 строк виконати вимоги, що містяться в такому повідомленні, відносяться: хвороба з наданням листка непрацездатності встановленої форми, перебування у закордонному відрядженні.

4.6. Перевірка скарги по суті може здійснюватися співробітниками Комітету одним із двох способів: шляхом невиїзної або виїзної перевірки. Невиїзна перевірка здійснюється співробітниками Комітету в м. Києві з використанням наявних і наданих суб'єктом скарги документів та пояснень щодо предмету скарги. Виїзна перевірка передбачає виїзд не менше двох співробітників Комітету для проведення перевірки матеріалів скарги за місцезнаходженням суб'єкта скарги.

4.7. За наслідками вивчення та аналізу:

- змісту скарги та доданих до неї документів (за їхньої наявності);

- документів, зазначених у пп. 4.4.3 та 4.4.4 цього Порядку;

- інших документів і відомостей, що стосуються скарги або пов'язані з нею, в тому числі, але не виключно, відомостей про суб'єкта скарги, які містяться в АПУ голова Комітету повинен прийняти рішення про проведення перевірки скарги шляхом здійснення невиїзної перевірки або скласти та подати Голові АПУ вмотивоване подання для отримання дозволу на здійснення виїзної перевірки (далі - вмотивоване подання).

Прийняття головою Комітету рішення щодо проведення невиїзної перевірки фіксується у книзі реєстрації скарг із зазначенням дати цього рішення.

4.8. Голова АПУ після отримання від голови Комітету вмотивованого подання приймає рішення про здійснення виїзної перевірки шляхом підписання відповідного направлення для її проведення або дає вказівку щодо здійснення невиїзної перевірки.

Факт прийняття Головою АПУ рішення щодо виїзної перевірки фіксується у книзі реєстрації скарг із зазначенням дати такого рішення, якою визнається дата підписання Головою АПУ відповідного направлення на здійснення виїзної перевірки.

4.9. Виїзна перевірка не може тривати більше трьох календарних днів.

4.10. Аудитор або керівник суб'єкта скарги, щодо яких Головою АПУ прийнято рішення про проведення виїзної перевірки, у строки, зазначені у відповідному направленні, повинні за своїм місцезнаходженням надати вказаним у направленні співробітникам Комітету всі затребувані ними документи та відомості, у тому числі належним чином засвідчені копії цих документів, а також письмові пояснення.

4.11. За наслідками здійснення виїзної або невиїзної перевірки складається звіт про результати перевірки матеріалів скарги (далі - звіт). Звіт повинен містити такі елементи (розділи):

- заголовок,

- адресат,

- вступний розділ;

- описовий розділ;

- фактичні результати перевірки за скаргою;

- дата звіту;

- підпис голови Комітету та співробітників Комітету, які здійснювали перевірку.

4.12. Заголовок звіту повинен чітко ідентифікувати скаргу, а також вказувати на те, яка саме перевірка була здійснена під час її розгляду (виїзна або невиїзна). Наприклад: "Звіт про результати виїзної перевірки матеріалів скарги, яка надійшла до АПУ від [назва скаржника], щодо недотримання аудиторською фірмою [назва суб'єкта скарги] стандартів аудиту та норм професійної етики під час виконання завдання [вказати якого]".

4.13. З урахуванням потенційних адресатів звіт має складатися не менше ніж у трьох примірниках, один з яких залишається у справах Комітету, другий направляється голові Комісії АПУ з контролю якості та професійної етики, а третій - на ім'я аудитора або керівника суб'єкта скарги. У разі обґрунтованого збільшення кількості адресатів число примірників звіту повинно відповідно збільшуватися.

4.14. У вступному розділі звіту вказується така інформація: щодо аудитора - прізвище, ім'я, по батькові аудитора, номер сертифіката аудитора та дата його видання, місце проживання; щодо аудиторської фірми - повна назва аудиторської фірми, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, номер Свідоцтва про включення до Реєстру аудиторських фірм та аудиторів та дата його видачі.

У вступному розділі звіту також наводяться такі відомості:

- дата надходження до АПУ скарги;

- скаржник;

- дата прийняття скарги до розгляду Комітетом;

- дата початку та дата закінчення перевірки;

- місце проведення перевірки;

- прізвища, імена, по батькові та посади співробітників Комітету, що брали участь у здійсненні перевірки (у разі проведення виїзної перевірки - із зазначенням номеру та дати направлення на перевірку).

4.15. Описовий розділ звіту містить стислий зміст викладених скаржником у скарзі фактів і обставин, які свідчать або можуть свідчити про недотримання суб'єктом скарги вимог Закону України "Про аудиторську діяльність", інших нормативно-правових актів України, стандартів завдань, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ при здійсненні ним аудиторської діяльності.

Описовий розділ звіту має містити ідентифікацію та класифікацію питань, порушених у скарзі, і які відповідно до Порядку застосування до аудиторів (аудиторських фірм) стягнень за неналежне виконання професійних обов'язків віднесені до кола питань дисциплінарного провадження, зокрема:

- позиціонування суб'єкта аудиту на ринку аудиторських послуг (цінова і рекламна політика; аудиторська звітність);

- дотримання норм професійної етики аудиторів;

- дотримання вимог незалежності;

- дотримання вимог стандартів завдань;

- процедури до і під час прийняття відповідного завдання;

- процес виконання та документування виконання завдання;

- звітність за результатами виконання завдання.

В описовому розділі звіту також наводиться перелік документів і відомостей, які були отримані та використані при проведенні перевірки.

4.16. У розділі звіту, який містить фактичні результати перевірки, має зазначатися характер та обсяг процедур, які були виконані під час перевірки, а також наводитись перелік:

- отриманих доказів, якими обґрунтовуються фактичні результати перевірки матеріалів скарги;

- конкретних статей і пунктів законодавчих актів, стандартів завдань, норм професійної етики аудиторів, рішень АПУ, якими обґрунтовуються висновки перевірки щодо наявності або відсутності порушень з боку суб'єкта скарги при наданні ним аудиторських послуг.

У розділі звіту, який містить фактичні результати перевірки, зазначається, що у разі незгоди суб'єкта скарги з фактичними результатами перевірки письмові вмотивовані зауваження та/або додаткові пояснення до звіту можуть бути надані суб'єктом скарги безпосередньо Комісії АПУ з контролю якості та професійної етики впродовж п'яти календарних днів з дати отримання суб'єктом скарги примірника звіту.

4.17. Дата звіту має відповідати календарній даті, станом на яку співробітниками Комітету отримані й оцінені всі необхідні та наявні документи і відомості, пов'язані з розглядом скарги, а також повністю завершені будь-які та всі процедури перевірки скарги по суті.

4.18. Дата звіту, що є датою закінчення перевірки, не може бути пізнішою від двадцять восьмого календарного дня з дати реєстрації скарги в книзі реєстрації скарг. Термін проведення перевірки підлягає автоматичному подовженню на відповідний період за наявності обставин, зазначених у п. 4.5 цього Порядку, на строк дії таких обставин, а також може бути подовжений і в інших випадках за рішенням Голови АПУ.

4.19. Перевірка матеріалів скарги не передбачає в ході її здійснення оцінювання співробітниками Комітету обґрунтованості або необґрунтованості професійних суджень аудитора, якщо суб'єктом скарги дотримано вимоги стандартів завдань та норм професійної етики аудиторів і порядку висловлення професійних суджень під час виконання відповідних завдань.

4.20. Упродовж трьох календарних днів від дати звіту голова Комітету або уповноважена особа Комітету передає до Секретаріату АПУ відповідну кількість належно оформлених примірників звіту для подальшого направлення адресатам звіту.

4.21. Секретаріат АПУ забезпечує направлення з супровідним листом одного примірника звіту суб'єкту скарги з метою надання йому можливості реалізувати право щодо надання письмових вмотивованих зауважень та/або додаткових пояснень до звіту безпосередньо Комісії АПУ з контролю якості та професійної етики.

4.22. Комісія АПУ з контролю якості та професійної етики після отримання примірника звіту на своєму черговому засіданні розглядає його одночасно із письмовими вмотивованими зауваженнями та/ або додатковими поясненнями, що надійшли від суб'єкта скарги.

Якщо за наслідками такого розгляду виявляються факти щодо неналежного виконання професійних обов'язків суб'єктом скарги, Комісія АПУ з контролю якості та професійної етики готує та надає свої висновки до Дисциплінарної комісії АПУ.

4.23. Відповідно до Порядку застосування до аудиторів (аудиторських фірм) стягнень за неналежне виконання професійних обов'язків Дисциплінарна комісія АПУ на своєму черговому засіданні розглядає висновки Комісії АПУ з контролю якості та професійної етики та примірник звіту одночасно з письмовими вмотивованими зауваженнями та/або додатковими поясненнями від суб'єкта скарги. За наслідками такого розгляду Дисциплінарна комісія АПУ разом із Комісією АПУ з контролю якості та професійної етики забезпечує підготовку спільного узгодженого проекту рішення АПУ за результатами перевірки матеріалів скарги. Цей проект рішення АПУ передається для розгляду та прийняття відповідного рішення на черговому засіданні АПУ в порядку, встановленому Регламентом АПУ.

4.24. Невиконання або неналежне виконання з боку суб'єкта скарги вимог, викладених у п. 4.4, 4.10 та/або інших пунктах цього Порядку, що перешкоджає проведенню перевірки матеріалів скарги і прийняттю відповідного рішення за результатами такої перевірки, є підставою для направлення головою Комітету до Дисциплінарної комісії АПУ відповідного подання для відкриття дисциплінарного провадження.

Дисциплінарне провадження має передбачати за своїм результатом (у разі підтвердження фактів і обставин, викладених у поданні голови Комітету) застосування до суб'єкта скарги стягнення у вигляді виключення з Реєстру аудиторських фірм та аудиторів.

4.25. Не пізніше двадцять восьмого календарного дня від дати реєстрації скарги в книзі реєстрації скарг головою Комітету має бути складений і поданий на підпис Голові АПУ разом із супровідною запискою проект листа-повідомлення скаржнику щодо поточного стану розгляду його скарги.

Лист-повідомлення скаржнику за підписом Голови АПУ щодо поточного стану розгляду скарги має бути відправлений Секретаріатом АПУ на адресу скаржника не пізніше тридцятого календарного дня з дати реєстрації скарги в книзі реєстрації скарг.

4.26. Якщо на дату складання такого листа-повідомлення АПУ не прийняла рішення по суті скарги і має його прийняти в подальшому, в листі-повідомленні скаржнику зазначається, що він буде письмово поінформований додатково про результати такого рішення АПУ.

Факт направлення листа-повідомлення скаржнику фіксується в книзі реєстрації скарг із зазначенням дати відправлення.

Розділ V. Забезпечення контролю за розглядом скарг

5.1. Процес розгляду всіх скарг має фіксуватися в книзі реєстрації скарг з використанням інформації, отриманої, в тому числі, від Секретаріату АПУ.

5.2. Книга реєстрації скарг зберігається у Комітеті та надається для ознайомлення і контролю Голові АПУ на його вимогу.

5.3. Завірені підписом голови Комітету витяги з книги реєстрації скарг надаються упродовж трьох календарних днів з дати надходження письмових звернень головам комісій АПУ та завідувачу Секретаріату АПУ.

Розділ VI. Забезпечення конфіденційності
при веденні діловодства та перевірок за скаргами

6.1. Усі особи, які відповідно до цього Порядку залучаються до процесу перевірки матеріалів скарги і у зв'язку з цим отримують доступ до відповідних документів і відомостей, повинні забезпечити конфіденційність інформації, яка стане їм відома у зв'язку зі здійсненням своїх повноважень.

6.2. До конфіденційної інформації згідно з цим Порядком відносяться:

- зміст скарг, які надходять до АПУ відповідно до вимог цього Порядку;

- файли (аудиторська документація) з відповідного завдання (завдань), які надаються суб'єктом аудиторської діяльності для перевірки;

- відомості, що відображені у книзі реєстрації скарг;

- письмові зауваження та додаткові пояснення, які надаються суб'єктами скарг Комітету та комісіям АПУ у зв'язку з розглядом скарг;

- звіти та проекти звітів за наслідками виїзних або невиїзних перевірок, які підготовлені співробітниками Комітету.

6.3. Зазначені у п. 6.1 цього Порядку особи зобов'язані впродовж трьох років зберігати у таємниці інформацію і відомості, що стали їм відомі у зв'язку зі здійсненням своїх повноважень у відповідності з цим Порядком і рішеннями АПУ; не розголошувати та не використовувати отриману інформацію для будь-яких цілей, окрім тих, що пов'язані з розглядом скарг, без попередньої письмової згоди суб'єктів аудиторської діяльності.

6.4. Усі співробітники Комітету, які в будь-який спосіб залучаються до процесу перевірки матеріалів скарг, зобов'язані один раз на рік складати і підписувати заяви-зобов'язання щодо нерозголошення конфіденційної інформації, до якої вони отримують доступ у зв'язку зі здійсненням своїх повноважень із фіксацією в цих заявах-зобов'язаннях переліку такої конфіденційної інформації.

Відповідальність за наявність і збереження зазначених у цьому пункті заяв-зобов'язань щодо забезпечення конфіденційності покладається на голову Комітету.

6.5. Зобов'язання щодо конфіденційності та невикористання інформації не поширюються на загальнодоступну інформацію, а також на відповідні державні органи, яким така інформація повинна надаватись відповідно до чинного законодавства.

Розділ VII. Аналіз і узагальнення результатів перевірок
матеріалів скарг (процедури зовнішнього моніторингу
з питань контролю аудиторської діяльності)

7.1. Інформація, документи та відомості, отримані в процесі перевірок матеріалів скарг, і прийняті АПУ відповідні рішення за результатами таких перевірок підлягають аналізу, узагальненню та подальшому використанню, зокрема, при формуванні Плану зовнішніх перевірок систем контролю якості аудиторських фірм та аудиторів.

Розділ VIII. Заключні положення

8.1. З моменту набуття чинності цим Порядком усі інші рішення АПУ чинні в частині, що не суперечить цьому Порядку.

8.2. Цей Порядок діє до прийняття АПУ і набуття чинності Положення про моніторинг із питань контролю аудиторської діяльності.