ПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
27.09.2010 N 21-2

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
27 жовтня 2010 р. за N 988/18283

Про затвердження Порядку ведення органами
Пенсійного фонду України обліку надходження
сум платежів

(Із змінами, внесеними згідно з
Постановами Пенсійного фонду
N 25-1 від 19.12.2012
N 20-1 від 28.10.2013
N 26-1 від 10.12.2014)

Відповідно до статті 12 Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" та Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування" та пункту 12 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2007 N 1261, правління Пенсійного фонду України постановляє:

1. Затвердити Порядок ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум платежів, що додається.

(Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову правління Пенсійного фонду України від 19.01.2002 N 2-4 "Про затвердження Порядку ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження платежів зі збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та інших платежів", зареєстровану в Міністерстві юстиції України 01.03.2002 за N 212/6500.

3. Департаменту надходження доходів (Литвиненко В.В.) та юридичному управлінню (Рябцева Т.Б.) подати цю постанову на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління В.М.Короневського.

5. Ця постанова набирає чинності з 1 січня 2011 року.

Голова правління Б.Зайчук

Погоджено:

Міністр праці та соціальної політики України В. Надрага

Голова Державного комітету України з питань регуляторної
політики та підприємництва М. Бродський

За дорученням першого заступника Керівника Спільного представницького
органу профспілок, заступник Голови Федерації
професійних спілок України С.Я. Українець

Віце-президент Спілки орендарів і
підприємців України Богдан Ільченко

Голова Спільного представницького органу сторони
роботодавців на національному рівні О.В. Мірошниченко

Затверджено
Постанова правління
Пенсійного фонду України
27.09.2010 N 21-2

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
27 жовтня 2010 р. за N 988/18283

Порядок
ведення органами Пенсійного фонду України
обліку надходження сум платежів

(Заголовок Порядку із змінами, внесеними
згідно з Постановою Пенсійного фонду
N 20-1 від 28.10.2013)

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування" та інших нормативно-правових актів.

(Пункт 1.1 розділу І із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

1.2. Порядком установлюється механізм здійснення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, сум збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, сум штрафів та пені, що застосовуються до платників, на яких покладено обов'язок нараховувати, обчислювати та сплачувати страхові внески на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування (далі - платники), сум фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, різниці між сумою пенсії, призначеної за Законом України "Про наукову і науково-технічну діяльність", та сумою пенсії, обчисленої відповідно до інших законодавчих актів, на яку має право науковий працівник, регресних вимог, адміністративних штрафів (далі - платежі).

(Пункт 1.2 розділу І із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

1.3. Облік надходження сум платежів ведеться спеціалістами відділу обліку надходження платежів управлінь Пенсійного фонду України у районах, містах та районах у містах, а також у містах та районах (далі - органи Пенсійного фонду).

Проведення операцій з обліку сум платежів спеціалістом відділу обліку надходження платежів органів Пенсійного фонду здійснюється в автоматичному режимі в хронологічному порядку за датами здійснення операцій на підставі документів, які підтверджують правильність та своєчасність цих операцій.

(Пункт 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

1.4. Облік, контроль і складання звітності щодо сум платежів проводяться органами Пенсійного фонду в автоматичному режимі. У рамках автоматизованої інформаційної системи існують робочі місця відділу обліку надходження платежів, за допомогою яких забезпечується виконання операцій, у тому числі ведення карток особових рахунків платників, формування довідкової інформації та складання звітності.

1.5. Обов'язковою вимогою до автоматизованого робочого місця є захист, архівування та збереження даних, забезпечення можливості доступу до бази даних, у тому числі минулих звітних періодів (у режимі перегляду), виведення карток особових рахунків на друк та екран комп'ютера.

II. Документи, на підставі
яких проводиться облік сум платежів

2.1. Органи Пенсійного фонду для ведення обліку сум платежів одержують документи від органів Державного казначейства України, платників, банків та інших органів відповідно до чинного законодавства України.

2.2. Документами, на підставі яких здійснюється облік сум нарахованих платежів шляхом занесення інформації про суми, що підлягають сплаті платниками, до карток особових рахунків платників, є:

а) самостійно визначені платником:

звіти щодо сум нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за періоди до 01.01.2011 року;

(Абзац другий підпункту "а" пункту 2.2 розділу ІІ в редакції Постанови Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

звіти щодо сум нарахованого збору на обов'язкове державне пенсійне страхування;

б) розраховані відповідним органом Пенсійного фонду:

вимога про сплату недоїмки;

рішення органу Пенсійного фонду про застосування штрафів та пені;

рішення про скасування або зміну раніше прийнятого рішення про нарахування сум штрафів та пені або вимоги про сплату недоїмки внаслідок їх оскарження до органів Пенсійного фонду у встановленому порядку;

розрахунки фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій;

повідомлення про суму витрат на фінансування різниці між сумою пенсії, призначеної відповідно до Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність", і сумою пенсії, обчисленою відповідно до інших законодавчих актів;

(Абзац сьомий підпункту "б" пункту 2.2 розділу ІІ виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

в) рішення судів, що набрали законної сили, про визнання недійсним відповідного рішення органу Пенсійного фонду про застосування штрафів, пені, вимоги про сплату недоїмки, скасування раніше нарахованих сум платежів;

г) документи, що свідчать про оскарження рішення про застосування штрафів, пені, вимоги про сплату недоїмки до відповідних органів Пенсійного фонду у встановленому порядку:

заява (скарга) платника про перегляд рішення органу Пенсійного фонду;

рішення органу Пенсійного фонду про повне (часткове) задоволення скарги платника;

рішення Пенсійного фонду України, прийняте за розглядом скарги платника;

ґ) документи, що свідчать про оскарження рішення органу Пенсійного фонду в суді;

д) документи, які засвідчують початок або припинення процедур до платника, передбачених Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".

2.3. Внесення даних про нарахування, зменшення, списання сум платежів здійснюється відповідальними працівниками відділів обліку надходження платежів органів Пенсійного фонду у такому порядку:

2.3.1. Документи, що підтверджують нараховані суми платежів, самостійно визначені платником у звітності, завантажуються до автоматизованої інформаційної системи в автоматичному режимі. З електронної бази звітності дані про нараховані суми платежів платника вносяться до карток особових рахунків платників в автоматичному режимі.

2.3.2. Суми платежів, за якими здійснюється процедура оскарження до органів Пенсійного фонду у встановленому порядку, вносяться до карток особових рахунків платників із зазначенням терміну сплати відповідних сум платежів після її закінчення.

2.3.3. За документами, що надходять від судів, нараховані суми платежів вносяться працівниками органів Пенсійного фонду до карток особових рахунків платників.

Рішення суду, що набрало законної сили, є підставою для обліку сум платежів у картках особових рахунків платників.

2.3.4. На підставі документів, передбачених процедурою банкрутства відповідно до законодавства, працівники відділу обліку платежів органів Пенсійного фонду проводять відповідні операції в окремій картці особового рахунку платника.

2.3.5. Списання боргу у випадках, передбачених законодавством, проводиться зі знаком "мінус" у відповідних графах за видами нарахованих сум платежів відповідно до вимог чинного законодавства.

2.4. Документами, що підтверджують сплату платником сум платежів, є:

2.4.1. Одержані від органів Державного казначейства України виписки з рахунків відповідно до Порядку відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 22 червня 2012 року N 758, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 18 липня 2012 року за N 1206/21518.

(Підпункт 2.4.1 пункту 2.4 розділу II із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

2.4.2. Копії квитанцій на переказ готівки, одержані від банків або надіслані поштовим переказом.

2.5. Інформація про надходження сум платежів заноситься до карток особових рахунків платників не пізніше наступного робочого дня з моменту одержання документів, що підтверджують їх сплату.

2.6. Органи Пенсійного фонду за бажанням платника звіряють суми, що надійшли за всіма видами платежів.

III. Порядок ведення карток
особових рахунків платників

3.1. З метою обліку нарахованих і сплачених сум платежів автоматично формуються картки особових рахунків платників на підставі документів, зазначених у розділі II цього Порядку.

(Пункт 3.2 розділу ІІІ виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

3.2. Для обліку платежів, контроль за нарахуванням та сплатою за якими покладено на органи Пенсійного фонду, є такі форми карток особових рахунків платників:

(Пункт 3.2 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

3.3. У картках особових рахунків платників, передбачених пунктом 3.2 цього розділу, відображаються дані про платника, його ознака та інформація про стан розрахунків (суми нарахованого та сплаченого платежу, суми боргу або надміру сплачені) та інше.

(Пункт 3.3 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

3.4. Усі вартісні операції в картках особових рахунків платників здійснюються в гривнях та копійках.

IV. Облік нарахованих сум платежів

4.1. Відображенню в картках особових рахунках платників підлягають нараховані:

суми платежів, самостійно визначені платником;

суми платежів, нараховані (зменшені, списані) відповідним органом Пенсійного фонду;

розстрочені суми при розірванні договору розстрочення.

4.2. Порядок обліку нарахованих сум платежів у картках особових рахунків платників:

4.2.1. Суми платежів, самостійно визначені платником, обліковуються в картках особових рахунків платників шляхом автоматичного перенесення даних з електронної бази звітності платників.

Облік нарахованих сум платежів, що самостійно визначені платником, відображається у графах "Нараховано до сплати" за даними місячного, квартального або річного звіту платника.

(Абзац третій підпункту 4.2.1 пункту 4.2 розділу ІV виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 20-1 від 28.10.2013)

4.2.2. Суми платежів, нарахованих (зменшених) відповідним органом Пенсійного фонду, проводяться у картках особових рахунків за даними реєстру виданих вимог про сплату недоїмки та нарахування пені, журналу обліку рішень про застосування фінансових санкцій, розрахунків або повідомлень-розрахунків у частині узгоджених сум.

Облік сум платежів, нарахованих відповідним органом Пенсійного фонду, відображається в картці особового рахунку платника у графах:

"Донараховано за результатами перевірки органом Пенсійного фонду";

"Донараховано за результатами звірки з органом виконавчої влади, що забезпечує реалізацію єдиної державної податкової політики";

(Абзац четвертий підпункту 4.2.2 пункту 4.2 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

"Нараховано відповідно до повідомлень-розрахунків";

"Належить до сплати штрафів";

"Нараховано пені";

"Належить до сплати фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій";

"Належить до сплати фактичних витрат на виплату пенсій науковим працівникам";

"Нараховано відповідно до розрахунку".

(Пункт 4.2 розділу IV доповнено новим абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

4.2.3. Розстрочені суми, що залишилися несплаченими, при розірванні договору розстрочення або відповідного рішення за умовами, передбаченими законодавством, включаються до відповідної графи "Належить до сплати" картки особового рахунку платника за тим видом платежу, за яким надано розстрочення, датою розірвання договору або прийняття відповідного рішення органом Пенсійного фонду.

4.3. Проведення операцій в картках особових рахунків платників здійснюється в хронологічному порядку.

4.4. Для забезпечення контролю за правильністю рознесення до карток особових рахунків платників показників працівники відділів обліку надходження платежів щомісяця проводять звірки показників щодо нарахованих відповідними органами Пенсійного фонду сум платежів у розрізі платників з відповідними журналами обліку. У разі виникнення розбіжностей проводяться заходи для усунення причин розбіжностей.

V. Облік надходження сум платежів

5.1. Облік надходження сум платежів до органів Пенсійного фонду в картках особових рахунків платників проводиться на підставі документів, зазначених у пункті 2.4 розділу II цього Порядку.

5.2. Для забезпечення контролю за повнотою та своєчасністю розрахунків платників за видами платежів органи Пенсійного фонду проводять облік надходження сум платежів згідно з їх призначенням.

5.3. Показники про надходження сум платежів повинні бути відображені в картках особових рахунків платників.

При обробці документів про сплату сум платежів в автоматичному режимі платіж заноситься до картки особового рахунку платника, який відповідає його виду та рахунку, відкритому відповідним органом Пенсійного фонду для його зарахування.

Відповідальною особою, яка проводить їх обробку, за зовнішніми ознаками перевіряються дані заповнення реквізиту "Призначення платежу".

5.4. Операції здійснюються в картках особових рахунків платників у хронологічному порядку. Облік надходження сум платежів у картках особових рахунків платників здійснюється в порядку календарної черговості настання строків сплати відповідних сум платежів.

5.5. Облік надходження сум платежів з окремих видів господарських операцій (операції з торгівлі ювелірними виробами із золота (крім обручок), платини і дорогоцінного каміння, набуття права власності на легкові автомобілі, що підлягають першій державній реєстрації в Україні (крім випадків забезпечення легковими автомобілями інвалідів згідно із законодавством та успадкування легкових автомобілів відповідно до закону), купівлі-продажу нерухомого майна, крім випадків, встановлених абзацом першим пункту 9 статті 1 Закону України "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування", надання послуг стільникового рухомого зв'язку), з купівлі іноземної валюти у безготівковій та/або готівковій формі, коштів за регресними вимогами, адміністративних штрафів ведеться в окремих реєстрах надходжень за видами платежів за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.

(Пункт 5.5 розділу V в редакції Постанови Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012; із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 26-1 від 10.12.2014)

5.6. Облік розстрочених сум платежів ведеться в картках особових рахунків сплати розстрочених сум, не сплачених у строки, встановлені законодавством, для відповідних платежів (боргу).

VI. Особливості обліку сум штрафів та пені

6.1. Облік сум штрафів та пені, нарахованих органом Пенсійного фонду, проводиться на підставі даних журналу обліку рішень про застосування фінансових санкцій за датою настання строку їх сплати.

6.2. Суми штрафів та пені в картках особових рахунків платників обліковуються у графах: "Належить до сплати штрафів", "Зараховано штрафів", "Нараховано пені", "Зараховано пені".

VII. Облік повернення помилково сплачених сум

7.1. Облік сплачених сум за платежами, які на певну дату надійшли понад суми, що належать до сплати, визначені як безпосередньо у звітності платника, так і за іншими документами, відображається відповідним органом Пенсійного фонду в картках особових рахунках платників у графі "Переплата".

7.2. Суми помилково сплачених платежів зараховуються в рахунок майбутніх платежів або повертаються платникам на підставі заяви.

VIII. Підведення підсумків в картках
особових рахунків платників

В картках особових рахунків платників підсумки за місяць та підсумок, який наростає з початку року, підводяться щомісяця, крім підсумкових рядків, що відображають сальдо розрахунків (надміру сплачені та суми боргу) та повторюють ті самі суми, що були розраховані при проведенні останньої облікової операції.

IX. Перевірка карток особових рахунків платників

9.1. Не менше ніж раз на квартал працівниками відділу обліку надходження платежів відповідного органу Пенсійного фонду, які визначаються начальником відділу обліку надходження платежів, проводиться вибіркова перевірка правильності проведених облікових операцій в картках особових рахунків платників.

За наявності помилково (надміру) сплачених сум на початок року сальдо розрахунків на звітну дату має дорівнювати помилково (надміру) сплаченій сумі на початок року плюс сплачена сума за звітний період мінус нарахована сума за звітний період.

За наявності боргу на початок року сальдо розрахунків на звітну дату має дорівнювати боргу на початок звітного періоду плюс нарахована сума за звітний період мінус сплачена сума за звітний період.

9.2. За бажанням платника органами Пенсійного фонду проводиться звірення розрахунків за всіма платежами, які сплачуються ним за звітний період. За платежами, за якими виникли розбіжності, за бажанням платника друкуються картки особових рахунків платників.

(Абзац пункту 9.2 розділу IX в редакції Постанови Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

Звірення розрахунків оформляється складанням акта, про що робиться відмітка у книзі обліку актів звірення розрахунків платників, яка ведеться у відділі обліку надходження платежів, за формою згідно з додатком 2. Акт звірення складається у розрізі карток особових рахунків платників у довільній формі з використанням можливості програмного забезпечення.

При збігові сальдо розрахунків за даними платника з даними органу Пенсійного фонду розрахунки на 1 січня вважаються звіреними. Якщо сальдо розрахунків на 1 січня за даними платника не збігається з даними відповідного органу Пенсійного фонду, то акт звірення є підставою для здійснення перевірки в порядку, встановленому законодавством.

X. Закриття карток особових рахунків платників

10.1. В картках особових рахунків платників після проведення всіх облікових операцій за останнє число грудня в автоматичному режимі підводяться підсумки за рік нарахованих і сплачених сум платежів.

10.2. Проведення розрахункових операцій в картках особових рахунків платників із закриття звітного року та підведення підсумків проводиться в автоматичному режимі засобами відповідного програмного забезпечення.

10.3. У разі зміни місцезнаходження або місця проживання платника за межі території обслуговування органу Пенсійного фонду працівники відділів обліку надходження платежів проводять такі операції:

в картках особових рахунків платників після проведення всіх облікових операцій, включаючи нарахування фінансових санкцій на суми боргу, в автоматичному режимі підбивають підсумки нарахованих, сплачених сум платежів;

орган Пенсійного фонду за попереднім місцезнаходженням платника передає інформацію до відділу обліку надходження платежів органу Пенсійного фонду за новим місцезнаходженням платника на підставі карток особових рахунків платників із зазначенням суми боргу або помилково (надміру) сплачених сум платежів, що не сплачені платником на день передачі залишків і термін сплати яких настане після дати зняття з обліку;

орган Пенсійного фонду за його новим місцезнаходженням відображає суми боргу чи помилково (надміру) сплачені суми платежів за даними карток особових рахунків платників у відповідних реєстрах та письмово повідомляє про взяття на облік переданих сум щодо платника орган Пенсійного фонду за попереднім місцезнаходженням;

після проведення зазначених операцій та отримання повідомлення про взяття на облік переданих сум з органу Пенсійного фонду за новим місцезнаходженням залишки в картках особових рахунків платника за його попереднім місцезнаходженням знімаються;

дані щодо нарахувань і надходжень платника, що знявся з обліку, враховуються у звітності відповідного органу Пенсійного фонду до кінця поточного року.

У разі якщо попереднім місцезнаходженням або місцем проживання платника були Автономна Республіка Крим або місто Севастополь, орган Пенсійного фонду за новим місцезнаходженням або місцем проживання платника не пізніше наступного робочого дня з дня отримання відомостей про внесення змін до відомостей про юридичну особу або про фізичну особу - підприємця за архівними даними відображає суми боргу чи помилково (надміру) сплачені суми платежів у відкритих картках особових рахунків платника.

(Пункт 10.3 розділу X доповнено абзацом згідно з Постановою Пенсійного фонду N 26-1 від 10.12.2014 - зміни діють протягом дії Закону України "Про створення вільної економічної зони "Крим" та про особливості здійснення економічної діяльності на тимчасово окупованій території України")

10.4. При повній ліквідації платника - юридичної особи або у разі смерті фізичної особи, оголошення її померлою, визнання її недієздатною, визнання її безвісно відсутньою в обліку проводяться такі операції:

за платниками, які не мають заборгованості, картка платника закривається, облікові показники враховуються у звітності поточного року;

за платниками - юридичними особами, які мають заборгованість, на підставі відомостей з реєстраційної картки про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи та даних картки особового рахунку керівник відповідного органу Пенсійного фонду видає наказ про списання сум заборгованості такого платника;

за платниками - фізичними особами, які мають заборгованість, на підставі відомостей з реєстраційної картки про проведення державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця у разі її смерті, оголошення її померлою або визнання її недієздатною, визнання фізичної особи - підприємця безвісно відсутньою, відомостей про смерть від органу державної реєстрації актів цивільного стану, що подаються протягом десяти робочих днів з дня державної реєстрації смерті особи, відповідно до Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року N 52/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 18 жовтня 2000 року за N 719/4940 (зі змінами), копій свідоцтва про смерть фізичної особи, рішення суду про оголошення її померлою або визнання її недієздатною, визнання її безвісно відсутньою та даних картки особового рахунку керівник відповідного органу Пенсійного фонду видає наказ про списання сум заборгованості такого платника.

Списані суми боргу відображаються у відповідних графах карток особових рахунків платників зі знаком "мінус".

(Пункт 10.4 розділу X в редакції Постанови Пенсійного фонду N 26-1 від 10.12.2014)

(Розділ XI "Відомості про платників, які мають борг" виключено на підставі Постанови Пенсійного фонду N 26-1 від 10.12.2014)

Директор департаменту надходження доходів В.В. Литвиненко

Додаток 1
до Порядку ведення органами
Пенсійного фонду України
обліку надходження сум
єдиного внеску
на загальнообов'язкове
державне соціальне
страхування
та інших платежів

Реєстр N ______
обліку платежів
_________________________________________
(назва платежу)

Директор департаменту надходження доходів В.В. Литвиненко

(Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)

Додаток 2
до Порядку ведення органами
Пенсійного фонду України
обліку надходження сум
єдиного внеску
на загальнообов'язкове
державне соціальне
страхування
та інших платежів

Книга
обліку актів звірення розрахунків платників з
___________________________________________________
(назва управління Пенсійного фонду України у районі, місті або районі у місті,
районі у місті, а також у місті та районі )

Директор департаменту надходження доходів В.В. Литвиненко

(Додаток 2 із змінами, внесеними згідно з Постановою Пенсійного фонду N 25-1 від 19.12.2012)