КОНСУЛЬТУЄ ЗОЛОЧІВСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Від теорії до практики: заповнюємо
картки аналітичного обліку касових
та фактичних видатків

Більшість бюджетних установ отримують бюджетні кошти лише на виконання власних повноважень. Бухгалтерський облік у таких установах полягає в обліку видатків та контролі за їх законним та цільовим витрачанням. Ми вже розглядали вимоги до обліку видатків бюджетних установ* та складання бюджетної звітності. У цій статті ми приділимо увагу одному із основних регістрів бюджетного обліку - карткам аналітичного обліку касових та фактичних видатків. Також ми розглянемо можливість ведення цих документів за допомогою програми Microsoft Excel.

Використовуємо картки
аналітичного обліку видатків

Досить часто перед бухгалтерами бюджетних установ постає питання щодо доцільності ведення карток аналітичного обліку касових та фактичних видатків. Адже обсяги касових видатків можна визначити за кредитовими оборотами рахунків: 31 "Рахунки в банках" та 32 "Рахунки в казначействі" у розрізі відповідних субрахунків, а обсяги фактичних видатків будуть відповідати дебету субрахунків класу 8 "Витрати", які передбачені Планом рахунків та відображені у відповідних меморіальних ордерах. Отже, цілком можливо використовувати вказані джерела під час складання звітності.

Однак розпорядники та одержувачі бюджетних коштів повинні вести аналітичний облік касових та фактичних видатків. Така необхідність випливає з вимог до складання окремих форм бюджетної звітності з обліку видатків загального та спеціального фондів, визначених Порядком N 44.

Крім того, у меморіальних ордерах N 2 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)" (форма N 381 (бюджет)) та N 3 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)" (форма N 382 (бюджет)), у яких відображаються витрачання бюджетних коштів з рахунків бюджетних установ, не передбачено визначення кодів економічної класифікації для проведених операцій зі списання коштів. Це дещо ускладнює перевірку відповідності проведених витрат встановленим кошторисним асигнуванням в розрізі окремих КЕКВ.

Повноцінний контроль за цільовим витрачанням коштів та дотриманням затверджених асигнувань неможливий без застосування Картки аналітичного обліку касових видатків та Картки аналітичного обліку фактичних видатків, форми яких затверджено наказом N 100. Приклади заповнення карток див. далі

Приклади заповнення карток для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Розпорядники бюджетних коштів відкривають окремі картки: для обліку коштів загального і спеціального фондів за кожним кодом програмної класифікації видатків та за кожним видом коштів спеціального фонду.

Взаємозв'язок між даними первинних документів, рахунків та облікових регістрів синтетичного бухгалтерського обліку і даними звітності під час складання карток аналітичного обліку касових та фактичних видатків зображено на рис. 1, 2.

Робота з ведення карток обліку видатків за кожним джерелом фінансування потребує багато часу та уваги відповідальних виконавців. Тому використання комп'ютерної техніки для обліку касових та фактичних видатків може значно спростити роботу бухгалтерів бюджетних установ.

Аналітичний облік касових
та фактичних видатків у
програмі MICROSOFT EXCEL

Якщо в установі з великим обсягом видатків немає спеціалізованої програми з бухгалтерського обліку, аналітичний облік касових та фактичних видатків можна вести в програмі Microsoft Excel.

Для цього спочатку потрібно створити до кожної картки касових та фактичних видатків окремий файл.

Рис. 1. Схема відображення в обліку
та звітності касових видатків

Рис. 2. Схема відображення в обліку та
звітності фактичних видатків

Рисунки 1, 2 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

У програмі Excel кожний файл є книгою, яка складається з окремих листів (рядок закладок внизу вікна). Клікнувши на них мишкою, можна гортати таку книгу і переходити з листа на лист. Створимо у файлі 12 листів (за кількістю місяців). Для того щоб додати лист, слід навести мишкою на назві листа, клікнути правою кнопкою миші, вибрати в підменю "Вставка"-> "Лист". Для зручності користування потрібно кожному листу присвоїти назву (порядковий номер) місяця, клікнути правою кнопкою миші на назві листа, вибрати в підменю "Перейменувати".

Вибрати потрібний лист та занести до нього всі реквізити картки, передбачені Порядком N 100 (див рис. 3).

Рис. 3. Картка аналітичного обліку касових
видатків у програмі Microsoft Excel

Рисунок 3 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Далі скопіювати заповнений лист на інші листи. Для цього потрібно клікнути мишкою у лівому верхньому кутку над цифрою 1, щоб виділити лист. На панелі інструментів вибрати команду "Копіювати", перейти на наступний лист, виділити весь лист та вибрати команду "Вставити".

Розглянемо роботу з картками в програмі Excel на прикладі заповнення Картки аналітичного обліку касових видатків.

Після введення щоденних даних з виписок Казначейства (установи банку) всі підсумки підбиваються в автоматичному режимі.

Наприклад: щоб відобразити підсумок у клітинках колонки за КЕКВ 2270, потрібно виконати такі дії:

1) клікнути мишкою на необхідній комірці (у нашому випадку К20);

2) написати "="та ввести формулу: сума необхідних комірок: по черзі клікаємо на необхідні комірки (у нашому випадку L20 (з числом 1400), М20 (з числом 50) та N20 (з числом 600)), проставляючи між ними знак "+";

3) натиснути Enter. Інші варіанти:

1) після переведення курсора у рядок формул ввести формулу, як зображено на рис. 4, натиснути Enter;

2) ввести у комірку К20 формулу "=СУММ(L20:N20)". Виконавши ці дії, отримаємо результат - число 2050,00.

Аналогічно обчислюємо результати у підсумкових колонках за КЕКВ 2000 та КЕКВ 2200. Під час копіювання вмісту комірки в комірки інших рядків колонки відбувається також копіювання формул.

Щоб відобразити підсумки у рядку "Усього", зробіть таке:

1) поставте курсор у комірку В25;

2) введіть формулу "=СУММ(В19:В24)";

3) натисніть Enter - з'явиться результат (число 14449,30);

4) скопіюйте вміст комірки в інші комірки рядка. Для відображення підсумків у рядках "За місяць" та "З початку року" слід клікнути мишкою на відповідній комірці, перейти в рядок формул та ввести формули, наведені на рис. 4. Далі скопіювати вміст комірок в інші комірки рядка.

Рис. 4. Приклади використання формул
під час обчислення підсумків

Рисунок 4 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Для того щоб сума касових видатків з початку року автоматично відображалась у рядку "касові видатки на початок наступного місяця", потрібно клікнути мишкою в комірці "касові видатки на початок місяця", поставити знак "=", перейти на лист попереднього місяця, навести мишку на відповідну комірку видатків з початку року і натиснути Enter. Необхідно впевнитись, що у рядку формул відобразився цей шлях (рис. 5).

Рис. 5. Зв'язок між карткою аналітичного
обліку касових видатків поточного
та попереднього місяців

Рисунок 5 для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Аналогічно у програмі Excel заповнюємо картку аналітичного обліку фактичних видатків.

Які видатки вважаються
відшкодованими?

До відшкодованих видатків відносяться суми, які надійшли на рахунки установи на відновлення касових видатків та зменшення фактичних видатків, які були проведені у звітному році. Наприклад, відшкодування працівниками вартості послуг зв'язку за особисті міжміські телефонні переговори, для орендодавців це будуть суми, які надійшли від орендарів як відшкодування вартості спожитих комунальних послуг. Кошти відновлюються за тими КЕКВ, за якими були здійснені видатки.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо на реєстраційні (поточні) рахунки надійшли суми відшкодування касових видатків, які були проведені із загального фонду бюджету в минулому році, вони не відносяться на відновлення касових видатків установи, а зараховуються до доходу загального фонду відповідного бюджету.

Відшкодування касових видатків відображається в момент зарахування сум на поточний чи реєстраційний рахунок в Казначействі (установі банку) і записується за дебетом синтетичних рахунків 31 "Рахунки в банках" та 32 "Рахунки в казначействі" у розріз відповідних субрахунків Плану рахунків.

Відшкодування фактичних видатків відображається у меморіальному ордері N 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами" в момент їх здійснення відповідно до актів на списання, накладних, актів виконаних робіт тощо і записується за кредитом субрахунків класу 8 "Витрати" Плану рахунків.

Суми відшкодованих касових та фактичних видатків записуються на зворотному боці відповідних карток.

Взаємозв'язок між касовими та
фактичними видатками

Касові та фактичні видатки нерозривно пов'язані між собою. Аналіз цього взаємозв'язку допоможе знайти помилки в обліку розподілу видатків та з'ясувати причини невідповідності сум касових і фактичних видатків за рахунок впливу дебіторської і кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок та кінець звітного періоду.

Взаємозв'язок касових та фактичних видатків здійснюється за допомогою формули

Фактичні видатки = Касові видатки + Дебетовий залишок на початок року - Дебетовий залишок на кінець року (періоду) - Кредитовий залишок на початок року + Кредитовий залишок на кінець року (періоду).

У такий спосіб ув'язуються видатки за кожним КЕКВ окремо за видатками загального та спеціального фондів. У таблиці (див.далі) наведено окремі приклади ув'язки показників касових та фактичних видатків за КЕКВ загального фонду і форм фінансової та бюджетної звітності.

Ув'язка показників касових та фактичних видатків

Відповідальність за порушення
обліку видатків

Картки аналітичного обліку касових та фактичних видатків є регістрами бухгалтерського обліку, від правильності ведення яких залежить повнота та достовірність інформації, відображеної в окремих формах бюджетної звітності.

Тому за відсутність аналітичного обліку видатків установи або ведення його з порушенням установленого порядку передбачена адміністративна відповідальність за ст. 164-2 КпАП у вигляді штрафу від 136 грн до 255 грн.

За несвоєчасне складання регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних відповідають особи, які склали та підписали ці документи (п. 8 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік).

Головні тези

- Ведення карток аналітичного обліку касових та фактичних видатків необхідне для контролю за цільовим використанням коштів у розрізі КЕКВ та з метою забезпечення достовірності інформації під час складання звітності.

- Використання програми Microsoft Excel спростить роботу бухгалтерів бюджетних установ з ведення карток касових та фактичних видатків, якщо в установі немає спеціалізованих бухгалтерських програм.

- Касові та фактичні видатки нерозривно пов'язані між собою. Аналіз цього взаємозв'язку допоможе знайти помилки в обліку розподілу видатків та з'ясувати причини невідповідності сум касових і фактичних видатків за рахунок впливу дебіторської і кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок та кінець звітного періоду.

- Видатки зменшуються на суми, що надійшли на реєстраційні рахунки на відновлення касових видатків, проведених у звітному році. Якщо видатки проводились із загального фонду в минулому році, то кошти, що надійшли на їх відновлення, зараховуються до доходів загального фонду відповідного бюджету.

- Особи, які відповідають за бухгалтерський облік в установах, можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності за відсутність ведення чи недостовірність інформації, відображеної в регістрах аналітичного обліку.

Використані документи

КпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. N 8073-Х.

Закон про бухгалтерський облік - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 p. N 996-XIV.

Порядок N 44 - Порядок складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затверджений наказом МФУ від 24.01.2012 р. N 44.

Порядок N 100 - Порядок складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ, затверджений наказом ДКУ від 06.10.2000 р. N 100.

План рахунків - План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджений наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

_________

* Ознайомитися із загальними вимогами до обліку видатків можна у статті "Витрати в бюджетних установах: важливий не тільки облік", газета "Бухгалтерія: бюджет", N 47/2014, с. 16.

Світлана Різниченко,
начальник відділу бухгалтерського обліку
та звітності фінансового управління
Золочівської РДА